25 BAB II KERANGKA TEORITIS A. Tinjauan Pustaka Sebelum

25
BAB II
KERANGKA TEORITIS
A. Tinjauan Pustaka
Sebelum memasuki pokok permasalahan, penulis akan terlebih dahulu
menjabarkan beberapa pengertian umum mengenai pengetahuan, ketrampilan,
kepuasaan dan berbagai pengertian mengenai sistem informasi akuntansi. Penjabaran
ini berguna untuk mendasari dan memperkuat penelitian yang dilakukan penulis.
1. Konsep Sistem Informasi Akuntansi
Tercapainya tujuan perusahaan, baik jangka pendek maupun jangka panjang,
bergantung pada kondisi ekonomi di lingkungan perusahaan tersebut. Untuk
mengetahui perkembangan ekonomi yang ada, perusahaan sangat membutuhkan
informasi dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan perusahaan.
Adanya keterkaitan dan kesinambungan dalam pengumpulan
data dan
informasi yang didukung oleh kinerja yang baik akan membentuk sistem informasi
yang handal dan efektif. Dalam pihak manajemen, terutama dalam proses
perencanaan dan pengendaliaan berperan penting dalam pelaksanaan sistem
informasi. Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem informasi yang
langsung menyajikan informasi-informasi untuk pengambilan keputusan,sehingga
perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya secara efektifdan efisien salah satu
sub sistem terpenting dalam lingkungan “management information system” adalah
sistem informasi akuntansi.
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
26
1.1 Pengertian Sistem
Sistem informasi memiliki peranan yang sangat penting dalam sebuah
perusahaan yaitu untuk membantu penentuan metode yang akan digunakan untuk
mengumpulkan, mengklarifikasi, mengolah semua transaksi keuangan perusahaan
sehingga dapat menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen dalam
melakukan pengendalian internal, sehingga terjadi saling kontrol antara satu sama
lainnya, memberikan dan menyediakan informasi keuangan, mempermudah
pengawasan serta mempermudah pengawasan serta mempermudah pengendalian
terhadap perencanaan dan hasil yang telah dicapai perusahaan.
Menurut Romney et. al. (2006:02) ,
“ System is a series of two or more components that interact interrelated for
a purpose “
1.2 Pengertian Informasi
Informasi memegang peranan yang sangat penting dalam suatu organisasi,
karena itu apabila sistem tidak didukung dengan informasi yang cukup, sistem
tersebut akan sulit untuk mendukung pengambilan keputusan yang tepat.
Menurut Romney et. al. (2006:13), mendefinisikan informasi sebagai berikut :
“ Information is data that has been organized and processed so that it becomes
more meaningful. "
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
27
Karakteristik informasi yang berguna, yaitu :
1. Relevansi
Informasi itu relevan jika mengurangi ketidakpastian, memperbaiki kemampuan
pengambilan keputusan untuk membuat prediksi. Mengkonfirmasikan atau
memperbaiki ekspektasi mereka sebelumnya.
2. Andal
Informasi itu andal jika bebas dari kesalahan atau penyimpangan, dan secara
akurat mewakili kejadian atau aktivitas di organisasi.
3. Lengkap
Informasi itu lengkap jika tidak menghilangkan aspek-aspek penting dari
kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktifitas-aktifitas diorganisasi
4. Tepat Waktu
Informasi itu tepat waktu jika diberikan pada saat yang tepat untuk
memungkinkan
pengambilan
keputusan
menggunakan
dalam
membuat
keputusan.
5. Dapat Dipahami
Informasi dapat dipahami jika disajikan dalam bentuk yang dapat dipakai dan
jelas.
6. Dapat diverifikasi
Informasi dapat diverifikasi jika dua orang dengan pengetahuan yang baik,
bekerja secara independen dan masing-masing akan menghasilkan informasi yang
sama.
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
28
Dari kutipan tersebut dapat disimpulkan bahwa hubungan informasi dengan
situasi keputusan untuk mencapai tujuan perusahaan yang relevan, informasi juga
harus mampu memberikan ketepatan waktu, ketepatan informasi serta dapat
dipergunakan sebagai dasar pengambilan keputusan baik saat ini maupun saat yang
akan datang.
1.3 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Hall (2007:08), mendefinisikan sitem informasi adalah sebagai
berikut :
“A series of formal procedures by which data is collected, processed into
information and distributed to the users.”
Tujuan sistem informasi menurut Hall (2007:21), adalah:
1) Supporting the provision of management;
2) Support management decision making;
3) Support the daily operations of the company..
Sedangkan menurut Romney et. al. (2006:03);
” Information systems are organized ways to collecting, entering, processing
data and storing data, as well as an organized ways to store, manage, control and
report such information so that organizations can achieve the goals that have been
created.”
Berdasarkan pengertian sistem dan informasi, maka suatu sistem informasi
adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhankebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan.
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
29
1.4 Pengertian Akuntansi
Hongren et, al. (2003:4) mendefinisikan akuntansi sebagai berikut:
“Accounting is the information system that measures business activity,
processes the information into reports, and communicates the results to decision
makers”
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa akuntansi bertujuan
menghasilkan informasi yang digunakan oleh pihak-pihak didalam perusahaan dan
berbagai pihak diluar perusahaan yang memiliki kepentingan terhadap kegiatan usaha
tersebut.
Sedangkan menurut Kieso (2002:2), akuntansi bisa didefinisikan secara tepat
dengan menjelaskan tiga karakteristik penting dari akuntansi:
1) Identifying, measuring, and communicating financial information
about
2) the economic entity to
3) Concerned user.
Akuntansi menurut American Accounting Association yang tertulis dalam
buku yang ditulis oleh Hall (2007:12) adalah
“Accounting as the process identifiying, measuring and communicating
economic information to permit informed judgements and decisions of the
information.”
Dari pengertian tersebut, dikatakan bahwa akuntansi merupakan suatu proses
pengidentifikasian, pengukuran dan pengkomunikasian informasi ekonomi untuk
menyediakan laporan yang handal untuk membuat keputusan bagi pengguna laporan
keuangan.
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
30
Di dalam pembahasan ini ternyata akuntansi mempunyai tiga proses, sebagai
berikut :
1) Mengidentifikasi bukti-bukti yang berasal dari kegiatan-kegiatan ekonomi
perusahaan.
2) Mencatat bukti-bukti tersebut yang termasuk dalam proses ini adalah
mengklasifikasikan dan menyimpannya dengan cara teratur dan sistematis.
3) Informasi yang berupa laporan akuntansi yang sering disebut laporan
keuangan harus dikomunikasikan selama proses penyiapan dan penyebaran
informasi tersebut menjadi berarti bagi pemakai.
Menurut Ardiyos (2007:34) metode pencatatan Akuntansi terdapat dua metode,
yaitu :
1) Metode pencatatan berbasis kas ( cash basis )
Ialah basis akuntansi yang mengakui pengaruh transaksi dan peristiwa lainnya
pada saat kas atau setara kas diterima atau dibayar yang digunakan untuk
pengakuan pendapatan, belanja dan pembiayaan
2) Metode pencatatan berbasis akrual ( accrual basis )
Ialah basis akuntansi yang mengakui pengaruh transaksi dan peristiwa lainnya
pada saat transaksi dan peristiwa tersebut terjadi tanpa memperhatikan saat kas
atau setara kas diterima.
1.5 Pengertian Sistem Akuntansi
Untuk mengetahui, mengawasi, dan mengambil keputusan dengan tepat yang
harus dilakukan oleh manajemen maka diperlukan berbagai macam informasi antara
lain berupa informasi akuntansi. Informasi tersebut disusun dari data keuangan
perusahaan dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan dan untuk itu perlu adanya
suatu sistem yang mengatur arus dan pengelolaan data akuntansi pada perusahaan.
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
31
Pengertian Sistem Akuntansi menurut Mulyadi (2001:3) adalah
Sistem Akuntansi adalah organisir formulir, catatan, dan laporan yang
dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Dari definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok
adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, buku pembantu dan
laporan.
Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah suatu kerangka dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan disusun sesuai dengan suatu skema
menyeluruh
untuk
melaksanakan
suatu
kegiatan
atau
mengumpulkan,
mengklasifikasikan, mengikhtisarkan dan melaporkan informasi operasi keuangan
sebuah perusahaan. Dan sistem diciptakan untuk menangani sesuatu yang berulang
kali atau secara urut terjadi.
1.6 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Marshall Romney et, al. (2006:6), mendefinisikan Sistem Informasi Akuntasi
sebagai berikut :
“A system that collects, records, and processes data to produce information
for decision makers.”
Sedangkan menurut Wilkinson et. al. (2000:7), Sistem Informasi Akuntansi
dijelaskan sebagai :
“A unified structure within an entity, such as business firm, that employs
physical resources, and other components to transform economic data into
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
32
accounting information, with the purpose of the information needs of a variety of
users.”
Berdasarkan kedua definisi diatas, maka dapat dikatakan bahwa sistem
informasi akuntansi merupakan kegiatan sumber daya manusia mulai dari
mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengelola dan menganalisa data untuk diubah
menjadi informasi keuangan, agar dapat dikomunikasikan kepada beragam
pengambil keputusan, misalnya kantor pajak, penanaman modal, maupun para
kreditur (pihak ekstern) dan pihak perusahaan sendiri, yang dapat dikerjakan secara
manual atau terkomputerisasi dapat diubah menjadi tiga cara yaitu manual,
komputerisasi dan perpaduan antara manual dan komputerisasi. Penerapan salah satu
dari tiga cara tersebut tergantung dari keberadaan perusahaan dan modernisasi pola
pikir pihak manajemen perusahaan.
Untuk dapat menghasilkan informasi yang diperlukan oleh para pembuat
keputusan, sistem informasi akuntansi harus melaksanakan tugas-tugas sebagai
berikut :
1) Mengumpulkan transaksi dan data lain dan memasukannya ke dalam sistem,
2) Memproses data transaksi,
3) Menyimpan data untuk keperluan dimasa mendatang,
4) Menghasilkan informasi yang diperlukan dengan memproduksi laporan, atau
memungkinkan para pemakai untuk melihat sendiri data yang tersimpan
dikomputer,
5) Mengendalikan seluruh proses sedemikian rupa sehingga informasi yang
dihasilkan akurat dan dapat dipercaya.
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
33
Romney et. al. (2006:3) membagi Sistem Informasi Akuntansi menjadi lima
komponen, yaitu:
1) Sumber Daya Manusia
Manusia yang mengoperasikan sistem dan melaksanakan berbagai fungsi.
2) Prosedur-prosedur
Rangkaian alur baik manual maupun yang terotorisasi, yang dilibatkan dalam
mengumpulkan, memproses dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas
organisasi.
3) Data
Data tentang proses-proses bisnis organisasi.
4) Perangkat Lunak (software)
Software yang dipakai untuk memproses data organisasi.
5) Infra struktur Teknologi Informasi
Seperti komputer, peralatan pendukung (peripheral device) dan peralatan untuk
komunikasi jaringan.
Kelima komponen tersebut secara bersama-sama memungkinkan suatu
Sistem Informasi Akuntansi memenuhi tiga fungsi dasar pentingnya dalam
organisasi, yaitu :
1) Mengumpulkan
dan
menyimpan
data
tentang
aktivitas-aktivitas
yang
dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitasaktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut,
agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan
dapat meninjau ulang hal-hal yang terjadi.
2) Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk
membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan.
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
34
3) Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga asset-asset organisasi,
termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat
dibutuhkan, akurat dan handal.
Sistem adalah kumpulan dari dua komponen atau lebih yang saling
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Informasi adalah data yang sudah diproses
sehingga mempunyai nilai lebih. Sedangkan akuntansi sendiri adalah proses
identifikasi, pengukuran, dan proses komunikasi informasi ekonomi agar pemakai
informasi dapat mengambil pertimbangan dan keputusan berdasarkan informasi
tersebut.
Dengan demikian Sistem Informasi Akuntansi dapat diartikan sebagai
kumpulan dari dua komponen atau lebih yang saling terintegrasi atau bekerjasama
untuk menghasilkan suatu informasi akuntansi atau keuangan.
Sistem Informasi Akuntansi memiliki lima siklus sub system, yaitu :
1) Siklus Pendapatan (Revenue Cycle)
Siklus ini mencatat munculnya pendapatan dari penjualan produk atau jasa yang
dihasilkan oleh siklus konversi.
2) Siklus Pembelian (expenditure cycle)
Siklus ini memfokuskan pada aktivitas pembelian, baik pembelian bahan baku,
bahan pembantu maupun barang dagangan.
3) Siklus Penggajian (payroll cycle)
Siklus penggajian ini meliputi aktivitas sewa, pelatihan, dan penggajian
karyawan.
4) Siklus Produksi (Production Cycle)
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
35
Siklus ini mencangkup kegiatan mengubah input menjadi barang dan jasa yang
bisa dijual dan hanya perusahaan manufaktur yang mempunyai siklus ini.
5) Siklus Finansial (financing cycle)
Siklus ini berfungsi untuk menampung transaksi akuntansi yang mencatat
penyerahan modal dari pemilik dan kreditor, penggunaan modal untuk
memperoleh aktiva produktif dan pelaporannya.
Kelima siklus diatas memberikan data transaksi pada general ledger dan
reporting system (siklus pencatatan) untuk pencatatan dan komunikasi yang
berhubungan dengan penyiapan laporan keuangan dan laporan manajerial lainnya.
2. Sistem Informasi Penjualan
2.1 Definisi Penjualan
Penjualan merupakan kegiatan yang paling utama dalam perusahaan, yang
terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa yang dilakukan secara tunai maupun
kredit. Oleh karena itu, dibutuhkan informasi yang dapat menunjang kegiatan
tersebut. Dengan adanya sistem penjualan yang baik diharapkan dapat meningkatkan
volume penjualan.
Definisi penjualan menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standar
Akuntansi Keuangan (1994:23) adalah sebagai berikut :
“Arus kas masuk, dari manfaat ekonomi yang timbul dari aktifitas normal
perusahaan selama satu periode bila arus kas masuk itu mengakibatkan kenaikan
ekuitas, yang tidak berasal dari kontribusi penananman modal.”
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
36
Dari definisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa penjualan adalah arus
kas masuk mandaat ekonomi yang timbul dari aktivitas normal perusahaan yaitu
menjual barang dagangan selama satu periode.
Beberapa standar yang di atur oleh SAK oleh IAI (2007:23.2) melalui PSAK
23 yang berhubungan dengan Penjualan:
1) Pendapatan diakui apabila besar kemungkinan manfaat ekonomi masa depan
akan mengalir ke perusahaan dan manfaat ini dapat diukur dengan andal.
2) Pendapatan dari penjualan barang harus diakui bila seluruh kondisi berikut
dipenuhi:
3) Perusahaan telah memindahkan risiko secara signifikan dan memindahka
manfaat kepemilikan barang kepada pembeli;
4) Perusahaan tidak lagi mengelola atau melakukan pengendalian efektif atas
barang yang dijual;
5) Jumlah pendapatan tersebut dapat diukur dengan andal;
6) Besar kemungkinan manfaat ekonomi yang dihubungkan dengan transaksi akan
mengalir kepada perusahaan tersebut;
7) Biaya yang terjadi atau yang akan terjadi sehubungan transaksi penjualan dapat
diukur dengan andal.
2.2 Jenis- jenis Penjualan
Penjualan sering digolongkan menurut jenis hubungan pembeli yang terlihat
dalam penjualan. Dalam hal ini Baridwan (2002:45) mengemukakan jenis-jenis
dalam penjualan yang dikelompokkan menjadi lima jenis, antara lain :
1) Penjualan tunai
Penjualan tunai yaitu penjualan pada umumnya terjadi secara kontan dimana
pembeli langsung membayar secara tunai atas barang atau jasa yang dibeli.
2) Penjualan secara kredit
Penjualan secara kredit yaitu penjualan dimana pembeli akan membayar atas
barang atau jasa dalam waktu tertentu.
3) Penjualan secara tender
Penjualan secara tender yaitu penjualan yang dilaksanakan melalui prosedur
tender untuk memenuhi kebutuhan pihak pembeli yang membuka tersebut. Untuk
memenangkan tender, selain harus memenuhi berbagai prosedur untuk
pemenuhan dokumen tender (bidbond) dll, juga harus dapat bersaing dengan
pihak lainnya.
4) Penjualan secara konsinyasi
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
37
Penjualan secara konsinyasi yaitu menjual barang dengan menitipkan barang
kepada pembeli juga sebagai penjual.
5) Penjualan secara ekspor
Penjualan secara ekspor yaitu penjualan yang dilaksanakan dengan pihak luar
negeri yang mengimpor barang tersebut. Biasanya penjualan ekspor
memanfaatkan prosedur “letter of credit”.
Dari kutipan diatas dapat dijelaskan bahwa aktivitas penjualan merupakan
sumber pendapatan perusahaan. Aktivitas penjualan harus dikelola dengan baik agar
sasaran penjualan dapat tercapai.
2.3 Fungsi yang terkait Sistem Informasi Penjualan
Fungsi yang terkait Sistem Informasi Penjualan, yaitu :
1) Mendapatkan pesanan dari pembeli
Pelanggan memesan melalui surat, telepon, fax, atau langsung datang ke toko dan
membeli barang dari pramuniaga.
2) Memeriksa kredit pelanggan
Fungsi ini berada dibawah fungsi keuangan atau fungsi kredit dimana dalam
transaksi penjualan kredit bertanggung jawab untuk meneliti status kredit
pelanggan. Untuk pesanan secara kredit perlu dilakukan pemeriksaan yang lebih
teliti guna menghindari kedit macet dikemudian hari yang dapat merugikan
perusahaan.
3) Memasukkan pesanan penjualan
Pesanan yang telah disetujui selanjutnya dimasukan ke prosedur pemrosesan
penjualan seperti pengecekan persediaan di gudang, pembuatan dokumendokumen pendukung dan lain-lain.
4) Merakit barang yang dikirim
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
38
Barang-barang yang dipesan harus secara fisik dipindahkan ke pangkalan
pengiriman. Terdiri dari pengambilan barang dari gudang dengan menggunakan
tiket pengambilan atau copy surat pesanan penjualan dan memindahkannya ke
pangkalan pengiriman.
5) Mengirimkan barang pesanan
Barang dikemas lengkap dengan slip pembayaran lalu dikirim kepelanggan .
6) Menagih pelanggan
Mengirimkan faktur (invoice) kepada pelanggan yang telah jatuh tempo.
7) Menerima dan menyetorkan pembayaran tunai
Uang tunai dari pelanggan dapat diterima melalui pos atau langsung dikirim
ditempat penjualan. Setiap penjualan tunai segera dicatat pada saat uang diterima.
Cara lain menerima uang tunai adalah melalui tagihan kotak pos (Locking Box
Collection System), yaitu pelanggan mengirimkan bukti pembayarannya ke kotak
pos, menyetorkan pembayaran ke rekening perusahaan kreditor dan menyiapkan
daftar rinci barang yang dipesan untuk perusahaan tersebut.
8) Menyelenggarakan catatan piutang
Catatan piutang yang terpisah harus ditangani untuk setiap pelanggan yang aktif.
Setiap tagihan didebitkan ke rekening, sementara setiap penerimaan dikreditkan
ke rekening lain. Saldo piutang akan muncul pada rekening selama pembayaran
belum dilakukan sepenuhnya.
9) Membukukan transaksi ke buku besar umum
Ikhtisar transaksi penjualan dan penerimaan kas secara tunai dilakukan ke buku
besar umum.
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
39
10) Menyiapkan laporan-laporan keuangan yang dibutuhkan
Ikhtisar penjualan dan penerimaan tunai berkaitan dengan daftar jurnal, juga
dibutuhkan laporan keuangan mulai dari jadwal jatuh tempo piutang sampai data
analisis penjualan.
11) Fungsi-fungsi terkait lainnya
Fungsi-fungsi lain meliputi komisi wiraniaga, biaya produktif, retur dan
kelonggaran penjualan, prosedur penagihan dan penerimaan tunai lain-lain, serta
pemesanan tanda.
2.4 Bagian yang Terkait Dalam Penjualan
Penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar
penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Bagian-bagian yang terkait dalam
penjualan adalah bagian pesanan penjualan, bagian kredit, bagian gudang, bagian
pengiriman dan bagian billing.
Fungsi dari tiap-tiap bagian tersebut adalah sebagai berikut:
1) Bagian pesanan penjualan (sales order department)
Dalam perusahaan kecil, fungsi pesanan penjualan dapat dipegang oleh seorang
karyawan dalam bagian penjualan. Tetapi dalam perusahaan besar bagian
pesanan penjualan merupakan suatu bagian yang berdiri sendiri dibawah bagian
penjualan.
Fungsi bagian pesanan penjualan adalah:
a) Mengawasi semua pesanan yang diterima.
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
40
b) Memeriksa surat pesanan yang diterima dari langganan atau salesmen dan
melengkapi informasi yang kurang, yang berhubungan spesifikasi produk
dan tanggal pengiriman.
c) Meneliti jaminan kredit yang dipakai oleh konsumen, dan meminta
persetujuan penjualan kredit ke bagian kredit.
d) Menentukan tanggal pengiriman.
e) Membuat surat perintah pengiriman (shipping order) dan back order beserta
tembusan-tembusannya.
f) Membuat catatan mengenai pesanan-pesanan yang diterima dan mengikuti
pengirimannya sehingga dapat diketahui pesanan-pesanan mana yang belum
diketahui.
g) Mengadakan hubungan dengan pembeli mengenai barang-barang yang
dikembalikan oleh pembeli, membuat catatan dan mengeluarkan bukti
memorial (journal voucher) untuk bagian piutang.
2) Bagian kredit
Dalam sistem penjualan, setiap pengiriman barang untuk memenuhi pesanan
pembeli yang syaratnya kredit, harus mendapat persetujuan dari bagian kredit.
Fungsi bagian kredit adalah:
a) Menyetujui pemberian kredit yang diajukan oleh bagian pesanan penjualan.
b) Membuat catatan atas seluruh langganan.
c) Mengirimkan persetujuan kredit kepada bagian pengiriman barang, agar
barang yang dipesan segera dikirim.
d) Mengirimkan kembali surat pesanan yang ditolak.
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
41
3) Bagian Pengiriman
Pengiriman hanya boleh dilakukan apabila ada surat pengiriman yang sah.
Fungsi bagian pengiriman adalah:
a) Menyiapkan barang-barang yang akan dikirim.
b) Melakukan pengiriman barang atas perintah bagian kredit.
c) Mengisi surat pengantar barang yang akan dikirimkan bersama dengan
barang. Surat pengantar tersebut oleh pelanggan dikembalikan ke bagian
billing.
d) Mengembalikan barang-barang yang rusak dari pembeli.
4) Bagian billing
Fungsi bagian billing adalah:
a) Mencatat bukti-bukti pengiriman barang yang telah ditandatangani oleh
pengirim barang.
b) Membuat faktur penjualan yang dikirimkan kepada bagian penagihan satu
lembar (asli), tembusan bagian akuntansi.
c) Menghitung biaya pengiriman barang, pajak penjualan dan biaya lainnya.
d) Memeriksa kebenaran perhitungan faktur.
2.5 .Dokumen yang Digunakan dalam Siklus Penjualan
1) Purchase Order Form (surat pesanan)
Adalah
lembaran yang dikirim oleh pemesan sebagai tanda bukti adanya
permintaan barang untuk dikirim.
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
42
2) Picking List (kartu pengambilan barang)
Adalah lembaran yang berisi daftar jenis barang dan jumlah setiap barang yang
dipesan oleh pemesan. Dokumen ini sebagai perintah kebagian gudang untuk
menyiapkan barang sesuai permintaan pembeli.
3) Packing Slip (slip pengepakan)
Adalah lembaran yang berisi daftar jumlah dan keterangan setiap barang yang
dimasukkan ke dalam pengiriman tersebut. Dokumen ini dilampirkan pada
barang yang akan dikirim pada waktu pengiriman barang tersebut.
4) Delivery Order (dokumen pengiriman)
Adalah dokumen legal yang menyebutkan tanggung jawab atas barang yang
dikirimkan.
5) Invoice (faktur penjualan)
Adalah
lembar yang memberitahu pelanggan
mengenai jumlah yang harus
dibayarkan dan kemana harus mengirimkan pembayaran atau dokumen
penagihan ke pelanggan.
6) Remittance Advice (daftar pengiriman uang)
Adalah dokumen yang menunjukkan jumlah uang yang diterima dari pelanggan
atas peranannya.
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
43
3. Sistem Informasi Penerimaan Kas
3.1 Definisi Penerimaan Kas
Sumber utama penerimaan kas perusahaan berasal dari pelunasan piutang dari
debitur atas penjualan secara kredit atau diperoleh melalui penjualan secara tunai
yang dilakukan oleh perusahaan
Menurut Wilkinson, et. al. (2000:416) :
“The revenue cycle is a series of business activities and related information
processing activities that kept recurring to provide goods and services to its
customers and collect cash as payment of the sales.”
Pengertian kas menurut IAI (2007 : 3.3) dalam buku Standar Akuntansi
Keuangan :
“Kas adalah mata uang kertas dan logam baik berupa rupiah maupun valuta
asing yang masih berlaku sebagai alat pembayaran yang sah.”
Kas merupakan aktiva yang paling likuidm yang merupakan media
pertukaran srandar dan dasar pengukuran akuntansi untuk semua pos-pos lainnya.
Kas umumnya diklasifikasikan sebagai aktiva lancer dan pada praktiknya kas dibagi
menjadi dua yaitu kas kecil dan kas besar atau bank. Agar dapat dilaporkan sebagai
kas, suatu pos harus dapat dengan segera digunakan untuk membayar kewajiban
lancar dan harus bebas dari setiap restriksi kontraktual yang membatasi
pemakaiannya dalam melunasi hutang.
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
44
3.2 Fungsi yang Terkait Pada Sistem Informasi Penerimaan Kas
Beberapa fungsi uang terkait pada sistem informasi penerimaan kas adalah :
1) Fungsi Sekretaris
Fungsi sekretaris bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat
pemberitahuan (remittance advice) melalui pos dari para debitur.
2) Fungsi Penagihan
Fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan piutang kepada
debitur peruusahaan berdasarkan daftar piutang yang dibuat oleh fungsi
sekretaris.
3) Fungsi Kas
Fungsi kas bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretaris dan
fungsi penagihan.
4) Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari
piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam
kartu piutang.
5) Fungsi Pemeriksaan Internal
Fungsi
pemeriksaan
internal
bertanggung
jawab
dalam
melaksanakan
perhitungan yang ada pada fungsi kas secara periodik.
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
45
3.3 Dokumen yang Digunakan Pada Sistem Informasi Penerimaan Kas
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas, antara lain :
1) Surat Pemberitahuan
Dokumen yang dibuat oleh debitur untuk memberitahukan maksud dari
pembayaran yang dilakukannya.
2) Daftar Surat Pemberitahuan
Merupakan rekapitulasi p enerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretaris atau
fungsi penagihan
3) Bukti Setoran Bank
Dokumen yang dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima
dari piutang ke bank.
4) Kwitansi
Dokumen penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi debitur yang
melakukan pembayaran hutang.
5) Laporan
Hasil dari berbagai dokumen-dokumen yang digunakan untuk manajemen agar
dapat menghasilkan keputusan terbaik untuk perusahaan.
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
46
4. Pengendalian Internal
Sejalan dengan semakin luas dan kompleksnya perusahaan, pimpinan
perusahaan dihadapkan pada realita keterbatasannya untuk dapat memonitor semua
kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya secara langsung. Oleh karena itu
diperlukan suatu pengendalian internal yang memadai yang daoat digunakan sebagai
alat bantu manajemen dalam memastikan tercapainya sasaran dan tujuan perusahaan
4.1 Pengertian pengendalian Internal
Pengendalian internal merupakan istilah yang telah umum dan banyak
digunakan untuk berbagai kepentingan, istilah Pengendalian Internal diambil dari
terjemahan istilah “Internal Control” meskipun demikian penulis menterjemahkan
sebagai pengawasan internal, untuk istilah tersebut hal ini tidaklah menjadi masalah
karena tidak mengurangi pengertian Pengendalian Internal secara umum.
Sebagaimana
diketahui
bahwa
definisi
pengendalian
internal
yang
dikemukakan Sistem pengendalian internal menurut Arens et. al. (2010:310), adalah :
“system of internal control consists of policies and procedures designed to
provide management with reasonable assurance that the company's goals and
objectives. Policies and procedures are often referred to as control (control), and
collectively, they create an internal control the entity in question.”
Amin
Widjaja
(2011:86)
menyebutkan
komponen-komponen
yang
berhubungan dengan pengendalian internal seperti yang dikemukakan oleh COSO,
terdiri dari lima komponen, yaitu:
1) Lingkungan Pengendalian (Environtment Control)
Berhubungan dengan beberapa faktor yang disusun organisasi untuk
mengontrol kesadaran para karyawannya. Faktor tersebut berhubungan
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
47
dengan integritas, nilai etika, filosofi manajemen, dan operating style. Hal ini
juga termasuk cara manajemen menetapkan otoritas dan tanggung jawab,
mengatur, dan mengembangkan sumber daya manusia serta perhatian dan
petunjuk dari board of directors.
Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi, memengaruhi
kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian
merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian yang efektif,
menyediakan disiplin dan struktur. Lingkungan pengendalian termasuk
tingkah laku, kewaspadaan, kebijakan, dan tindakan manajemen dan dewan
komisaris mengenai pengendalian internal entitas dan kepentingannya bagi
entitas.
2) Penilaian Resiko (Risk Assessment)
Merupakan proses identifikasi dan analisis terhadap resiko yang dapat
menghambat pencapaian tujuan pengendalian internal. Untuk tujuan
pelaporan keuangan, proses penentuan resiko entitas termasuk bagaimana
manajemen mengidentifikasi resiko yang relevan terhadap persiapan laporan
keuangan yang disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip-prinsip
akuntansi yang berlaku umum, memperkirakan signifikansinya, menentukan
kemungkinan kejadiannya, dan memutuskan tindakan untuk mengelolanya.
3) Aktivitas Pengendalian (Control Activities)
Merupakan kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi
untuk menangani resiko-resiko yang mungkin telah ada. Control activities
mencakup:
a. Pemisahan tugas dan tanggung jawab yang jelas.
b. Otorisasi yang sesuai atas transaksi dan aktivitas.
c. Perancangan dan penggunaan dokumen serta catatan akuntansi yang
memadai.
d. Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan akuntansinya yang memadai.
e. Pemeriksaan kinerja secara independen, baik kinerja individu maupun
organisasi.
4) Informasi dan komunikasi (Information and Communication)
Sistem informasi perusahaan adalah sekumpulan dari prosedur (baik
otomatis maupun manual) dan pencatatan dalam memulai, mencatat,
memproses, dan melaporkan kejadian atas proses-proses yang terjadi dalam
organisasi, serta komunikasi berhubungan dengan menyediakan pemahaman
atas peraturan dan tanggung jawab tertentu.
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
48
5) Pengawasan (Monitoring)
Manajemen harus mengawasi pengendalian internal untuk memastikan
bahwa pengendalian internal organisasi berjalan sesuai dengan tujuan yang
diharapkan.
Metode utama untuk mengawasi kinerja pengawasan mencakup:
a. Supervisi yang efektif, mencakup melatih dan mendampingi pegawai,
mengawasi kinerja mereka, mengoreksi kesalahan dan melindungi asset
dengan cara mengawasi pegawai yang memiliki akses ke hal-hal tersebut.
b. Pelaporan yang bertanggung jawab, mencakup anggaran, laporan
kinerja dan prosedur untuk menyelidiki selisih yang jumlahnya signifikan
dan prosedur untuk menindaklanjuti penyimpangan dari rencana.
c. Audit internal, mencakup peninjauan ulang keandalan dan integritas
informasi keuangan dan operasional serta menyediakan penilaian
keefektifan pengendalian internal.
Menurut Boynton et. al. (2006 : 373),
Internal control is a process, implemented by the board of directors, management
and other personnel in an entity, which is designed to mnyediakan reasonable
assurance regarding the achievement of objectives in the following categories:
1) Reliability of financial reporting.
2) Compliance with applicable laws and regulations.
3) Effectiveness and efficiency of operations.
Standar Profesi Akuntan Publik Seksi 319 Pertimbangan atas Pengendalian
Intern dalam Audit Laporan Keuangan
paragraph 06 yang ditulis oleh IAI
(2006:319.2) mendefinisikan pengendalian intern sebagai berikut :
“Suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan
personel lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang
pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini:
1) Keandalan pelaporan keuangan
2) Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
3) Efektivitas dan efisiensi operasi.
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
49
Dari definisi pengendalian tersebut, terdapat beberapa konsep dasar berikut
ini (Mulyadi, 2002):
1) Pengendalian intern merupakan suatu proses. Pengendalian intern merupakan
suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian intern itu sendiri
bukan merupakan suatu tujuan. Pengendalian intern merupakan suatu rangkaian
tindakan yang bersifat pervasif dan menjadi bagian tidak terpisahkan, bukan
hanya sebagai tambahan, dari infrastruktur entitas.
2) Pengendalian intern dijalankan oleh orang. Pengendalian intern bukan hanya
terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh orang dari
setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen dan
personel lain.
3) Pengendalian intern dapat diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai,
bukan keyakinan mutlak, bagi manajemen dan dewan komisaris entitas.
Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan
pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian
menyebabkan pengendalian intern tidak dapat memberikan keyakinan mutlak.
4) Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan:
pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi.
Dengan pengertian dan konsep dasar tersebut, maka kita dapat memahami
bahwa pengendalian internal merupakan suatu proses yang terdiri dari kebijakan dan
prosedur yang dibuat untuk dilaksanakan oleh orang-orang untuk memberikan
keyakinan yang memadai dalam pencapaian tujuan-tujuan tertentu yang saling
berkaitan. Dengan adanya penerapan pengendalian internal dalam setiap operasi
perusahaan, maka diharapkan tidak akan terjadi tindakan-tindakan penyelewengan
yang dapat merugikan perusahaan, misalnya penggelapan (fraud) baik yang
dilakukan secara sengaja maupun tidak sengaja,
4.2 Tujuan Pengendalian Internal
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
50
Tujuan pengendalian internal adalah untuk memberikan keyakinan memadai
dalam pencapaian tiga golongan tujuan menurut Arens et. al. (2010:310):
1) Reliability of financial information
2) Compliance with applicable laws and regulations
3) Effectiveness and efficiency of operations
Karena tidak semua tujuan pengendalian internal tersebut relevan dengan audit
atas laporan keuangan, tanggung jawab auditor dalam mematuhi standar pekerjaan
lapangan kedua.
Pengendalian internal menurut IAI SPAP (2006:319.2) mendefinisikan sebagai
berikut :
“Pengendalian interen adalah suatu proses yang dilakukan oleh dewan
komisaris, manajemen dan personil dari suatu entitas yuang dirancang untuk
memberikan kepastian yang memadai bahwa tujuan organisasi berupa efektivitas
dan efisiensi usaha, pelaporan keuangan yang dapat diandalkan, dan ketaatan pada
peraturan dan perundangan yang berlaku dapat dicapai.”
Menurut Chussing (2007):
“Pengendalian internal meliputi rencana organisasi dan semua metode yang
terkoordinasi dan tindakan atau ukuran yang ditetapkan didalam suatu perusahaan
untuk mengamankan harta (kekayaan) nya, mencek ketelitian dan keandalan data
akuntansinya, meningkatkan efisiensi operasi dan mendorong ketaatan terhadap
kebijaksanaan yang ditetapkan oleh manajemen.”
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
51
Dari definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sasaran utama pengendalian
internal adalah
1) Melindungi asset perusahaan (yaitu sumber daya, termasuk data dan informasi)
2) Memastikan ketepatan dan keandalan data akuntansi, artinya menjaga agar data
bebas dari kesalahan dan menyediakan hasil tang konsisten bila memproses data
yang serupa.
3) Mendorong efisiensi di semua operasi perusahaan
4) Mendorong kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang ditetapkan
manajemen.
Struktur pengendalian internal perusahaan terdiri dari kebijakan dan prosedurprosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan-tujuan
perusahaan dapat dicapai.
4.3 Fungsi-fungsi Pengendalian Internal
Menurut Sawyer dan Dittenhofer (2005:67) pengendalian internal dapat dirancang
untuk memiliki tiga fungsi, yaitu :
1) Preventive Control
Is to prevent the occurrence of a problem they occur or arise. Such as hiring
employees who are competent and reliable separation of duties to prevent
intentional violations.
2) Detective Control
Detective control measure is needed to measure the effectiveness of preventive
control and comparison of such notes to the criteria, supplies of physical
examination, and analysis of variance.
3) Corrective Control
Do in case things are not supposed to and has been in the detection. This covers
procedural controls implemented to identify the cause of the problem, correct the
error or trouble caused, and change the system so that future problems can be
minimized or eliminated.
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
52
4.4 Komponen – Komponen Pengendalian Internal
Pengendalian internal terdiri atas beberapa unsur-unsur, namun hendaknya
tetap diingat bahwa unsur-unsur tersebut saling berhubungan dalam suatu sistem.
Menurut Committee of Sponsoring Organizations of the Tradeway/COSO
yang ada dalam buku Arens (2010 : 318) yang meliputi unsur-unsur pokok
pengendalian intern adalah:
1) Environmental Control, an organization that affects the atmosphere of awareness
of mastery (control consciousness) of all employees. Control environment is the
basis of the other components because it involves discipline and structure.
2) Risk Assessment, is the process of identifying and assessing / measuring the risks
faced in achieving its objectives. Once identified, management must decide how
to manage / control them.
3) Control Activities, the policies and procedures should be established to assure
management that all directives are implemented. Control activities are
implemented at all levels of organization and data processing.
4) Information and communications, two elements that can help management carry
out its responsibilities. Management should establish effective information
systems and timely. This is among others related to the accounting system
consisting of ways and recording (records) to identify, combine, analyze, classify,
record and report transactions that arise as well in order to create accountability
(accountability) asset and debt restructuring.
5) Pemantauan (Monitoring), suatu proses penilaian sepanjang waktu atas kualitas
pelaksanaan pengendalian internal dan dilakukan perbaikan jika dianggap perlu.
4.5 Hubungan SIA dengan Pengendalian Internal
Tujuan dari pengendalian internal pada suatu sistem akuntansi adalah
mencegah adanya kesalahan dalam pekerjaan akuntansi,baik yang disengaja maupun
tidak. Jika suatu kesalahan dapat dicegah terjadi, maka dianggap bahwa laporan
akuntansi yang dihasilkan sistem Akuntansi tersebut akan menyajikan informasi yang
dapat diandalkan.
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
53
Pada dasarnya ada empat unsur pokok yang harus ada bila suatu organisasi atau
perusahaan menghendaki adanya system pengendalian internal yang baik, seperti
yang dikemukakan oleh AICPA dalam buku karangan Mulyadi (2001:163) yaitu :
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang diberikan perlindungan yang
cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap-tiap bagian
organisasi
4. Karyawan yang memiliki kuantitas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab.
Sistem pengendalian internal tidak dimaksudkan untuk menghilangkan semua
kemungkinan
terjadinya
kesalahan
atau
penyelewengan
tetap
mengurangi
kemungkinan terjadinya kesalahan dan penyelewengan maka hal ini dapat diketahui
dan diatasi dengan cepat. Sistem pengendalian internal juga merupakan alat untuk
mencegah pemborosan yang tidakperlu dalam segala aspek kegiatan perusahaan dan
untuk mengurangi penggunaan sumber daya yang tidak efisien dan efektif.
4.6 Keterbatasan Struktur Pengendalian Internal
Manajemen bertanggung jawab untuk menyusun, melaksanakan, dan
mengawasi berjalannya sistem pengendalian internal. Sistem apapun pada dasarnya
baik akan tetapi menjadi rusak apabila tidak diterapkan secara efektid dan efisien.
Mulyadi (2001:183) mengemukakan bahwa keterbatasan struktur pengendalian intern
adalah sebagai berikut :
1.
2.
3.
4.
5.
Kesalahan dalam pertimbangan
Gangguan
Kolusi
Pengabaian oleh manajemen
Biaya lawan manfaat
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
54
Dan beberapa bentuk kecurangan yang biasa terjadi pada perusahaan menurut
Ardiyos (2007:74) adalah sebagai berikut :
1. Lapping, yaitu tindak penipuan yang dilakukan seseorang dengan
tujuan menyamarkan penyalahgunaan dana, pada umumnya dana
yang dibayarkan klien/nasabah perusahaan terkait.
2. Kitting, adalah rekening bank dari satu bagian/divisi dari suatu
kelompok perusahaan yang sama, terjadi penarikan cek pada tanggal
jatuh tempo milik bagian lain dari perusahaan tersebut tetapi dicatat
dalam buku besar bagian pertama sebagai pengeluaran yang terjadi
setelah tanggal jatuh tempo.
3. Menambah beban pembelian-pembelian yang dilakukan oleh
perusahaan dengan pembelian yang bersifat pribadi dalam nominal
tertentu.
4. Pencurian atau penggelapan uang.
5. Memperbesar jumlah biaya yang diperkirakan
6. Mengantongi uang dari piutang tak tertagih yang telah dihapus.
4.7 Pengendalian Internal Atas Penjualan
Pengendalian Internal yang digunakan dalam prosedur penjualan adalah :
1) Organisasi
Dilakukan pemisahan fungsi dan tugas dari fungsi-fungsi yang berhubungan
dengan prosedur penjualan serta transaksi yang harus dilakukan oleh lebih dari
satu fungsi
a. Fungsi penjualan terpisah dari fungsi kredit
b. Fungsi akuntansi terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit
c. Fungsi akuntansi terpisah dari fungsi kas
2) Dilakukan otorisasi dan prosedur pencatatan agar setiap transaksi telah disetujui
oleh pihak yang berwenang dengan adanya tanda tangan pada dokumen sumber
atau dokumen pendukung.
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
55
a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjual dengan
menggunakan forulir surat order penjualan
b. Persetujuan kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda
tangan pada credit copy
c. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan
tanda tangan faktur penjualan
3) Diciptakan praktek kerja yang sehat
a. Surat
order
pengiriman
bernomor urut
tercetk
dan
pemakaiannya
dipertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan.
b. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung
jawabkan oleh fungsi penagihan.
4.8 Pengendalian Internal Atas Penerimaan Kas
Pengendalian internal yang digunakan dalam prosedur penerimaan kas :
1) Organisasi
a) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan
kas
b) Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi penagihan
2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a) Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama
perusahaan atau bilyet giro
b) Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang
harus ditagih untuk dibuat oleh fungsi akuntansi
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
56
3) Praktik yang sehat
a) Hasil perhitungan kas harus direkam dalam berita acara perhitungan kas dan
disetor penuh ke bank
b) Para penagih, kasir dan kas dalam perjalanan harus diasuransikan
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335
57
B. KERANGKA PEMIKIRAN
Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian
Internal atas Penjualan barang dan
Penerimaaan Kas pada PT. Atap Teduh Lestari
Cabang Kalimalang
Teori:
Komponen sistem Informasi akuntansi :
1.
2.
3.
4.
5.
Penerapan sistem
Informasi Akuntansi
Penjualan Barang Dan
Penerimaan Kas
Sumber Daya Manusia
Prosedur
Data
Perangkat Lunak
Infrastruktur Teknologi Informasi
Komponen Aktifitas Pengendalian
Internal:
1.
2.
3.
4.
5.
PT. Atap Teduh Lestari Cabang
Kalimalang
Penerapan Pengendalian
Internal Penjualan
Barang Dan Penerimaan
Kas
Pemisahan Tugas
Otorisasi
Dokumentasi
Pengendalian Fisik dan Informasi
Pemeriksaan Kinerja
6.
Analisis dan Pembahasan
Kesimpulan dan Saran
Gambar 2.1
Analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal dlm penjualan brg dan penerimaan kas pd pt.atap teduh lestari cabang kalimalang
Audie moary mouchlis
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi-Universitas Trisakti, 2012, telp. 5663232 ext. 8335