39 BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Gambaran Umum

BAB 3
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1
Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1
Sejarah Perusahaan
PT. Sinar Alam Semesta Abadi adalah perusahaan yang bergerak dalam
bidang supplier of Modern Building Materials. Berdiri pada tahun 2000
berdasarkan akta notaris no: 25 yang disahkan oleh Aswendi Kamuli,SH
kemudian mengalami perubahan no 81 dengan nama notaris Ingrid
Lannywaty,SH. PT. Sinar Alam Semesta Abadi beralamatkan di Kompleks Ruko
Modernland Jl. Hartono Raya Blok R No.9 Tangerang. Perusahaan ini di pimpin
oleh Bapak Alamsyah, selaku Direktur Utama.
PT. Sinar Alam Semesta Abadi menjadi salah satu supplier untuk produkproduk Modern Building Materials antara lain : Interior Design, Paints, Floors,
Wall, Ceiling, Sanitary, Tile Art of Glass, List profile, Roof. Kualitas produk
yang dipasarkan adalah produk-produk yang berkualitas tinggi. Demi menjaga
kepuasan pelanggan kami menjual produk-produk dengan berbagai merk sesuai
dengan kebutuhan pelanggan.
Dalam menjalankan aktivitas usahanya, PT. Sinar Alam Semesta Abadi
ini memiliki sumber daya manusia yang solid dan professional. PT. Sinar Alam
Semesta Abadi mempekerjakan tenaga kerja/ karyawan tetap yang berkerja dari
senin sampai sabtu.
39
3.1.2
Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Tugas
Pengorganisasian merupakan penyusunan struktur organisasi dimana pengaturan
susunan kerja dan tanggung jawab serta nama-nama unit kerja dalam perusahaan.
Struktur organisasi merupakan alat untuk mencapai tujuan perusahaan, dimana
melalui struktur organisasi akan tercipta suatu kerja sama yang efektif antar bagian
organisasi dalam mencapai tujuan perusahaan dan ada batas yang jelas antara
wewenang dan tanggung jawab pada setiap kegiatan yang dilakukan perusahaan.
40
Direktur /
Pemimpin
Manager
Umum
Manager
Penjualan
Bag.
Penjualan
Bag.
Pengiriman
Sekretaris
Manager
Pembelian
Bag.
Quality
Control
Bag.
Pembelian
Manager
Keuangan
Bag.
Gudang
Manager
Maketing
Bag.
Keuangan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
41
42
Uraian Tugas
Adapun tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari tiap tingkatan dalam struktur
organisasi PT. Sinar Alam Semesta Abadi adalah :
1. Direktur / Pemimpin
− Mengawasi jalannya dan perkembangan perusahaan.
− Meneliti serta menganalisa perkembangan perusahaan dari segala segi
sekaligus mengambil langkah-langkah guna memajukan perusahaan sesuai
dengan perkembangan ekonomi dan moneter.
2. Manager Umum
− Membuat keputusan-keputusan penting pada perusahaan.
− Melakukan evaluasi hasil kerja para manager.
− Memeriksa seluruh laporan yang ada pada perusahaan.
− Membuat perjanjian-perjanjian dengan pihak luar.
3. Manager Penjualan
− Menetapkan kebijakan-kebijakan untuk meningkatkan hasil penjualan.
− Mengawasi kerja bagian penjualan dan bagian pengiriman dalam
melaksanakan kegiatan perusahaan.
− Bertanggung jawab atas omset penjualan dan membina hubungan baik
dengan pelanggan.
− Bertanggung jawab terhadap komplain dari pelanggan mengenai kualitas
barang yang dijual.
4. Manager Pembelian
− Menetapakan kebijakan-kebijakan dalam proses pembelian barang.
43
− Bertanggung jawab atas segala yang terjadi pada proses pembelian barang.
− Membina hubungan baik dengan supplier dan pemasok.
− Mengawasi
kinerja
bagian
pembelian
dan
bagian
gudang
dalam
melaksanakan kegiatan perusahaan.
5. Manager Keuangan
− Memonitor saldo kas perusahaan.
− Memonitor hutang dan piutang perusahaan.
− Mengawasi dan melaksanakan pembukuan transaksi perusahaan sesuai
dengan sistem akuntansi yang diterapkan.
− Bertanggung jawab keabsahan dan kelengkapan dokumen keuangan.
− Menyusun laporan keuangan bulanan perusahaan.
6. Manajer Marketing
− Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan di bidang pemasaran
− Mengawasi anggaran biaya guna kegiatan promosi
− Mengikuti terus perkembangan pasar di berbagai wilayah pemasaran.
7. Bagian Penjualan
− Menawarkan produk kepada pelanggan.
− Menerima Purchase Order dari pelanggan.
− Membuat Faktur Penjualan.
− Bertanggung jawab kepada Manager Penjualan.
8. Bagian Pengiriman
− Menerima barang dari gudang berdasarkan Faktur Penjualan dan Surat Jalan.
44
− Memeriksa dan mencocokan jenis dan kuantitas barang yang akan dikirim
berdasarkan Surat Jalan dan Faktur Penjualan.
− Mengatur dan melakukan pengiriman kepada pelanggan.
− Meminta otorisasi Surat Jalan dan Faktur Penjualan dari pelanggan.
− Bertanggung jawab kepada Manger Penjualan.
9. Bagian Pembelian
− Membuat order pembelian barang-barang yang dibutuhkan perusahaan.
− Melakukan pesanan barang yang akan dibeli kepada pemasok.
− Melakukan retur pembelian kepada pemasok apabila diperlukan.
− Membuat laporan kepada Manager Pembelian mengenai barang yang akan
dipesan.
− Bertanggung jawab kepada Manager Pembelian.
10. Bagian Gudang
− Membuat laporan mengenai jenis, jumlah dan kondisi barang di gudang.
− Bertanggung jawab atas penerimaan dan penyimpanan barang sesuai dengan
order pembelian dan pengeluaran barang dari gudang sesuai dengan pesanan
pelanggan.
− Membuat Surat Jalan
− Bertanggung jawab kepada Manager Pembelian
11. Bagian Quality Control
− Memeriksa barang pada saat dikirim dari supplier.
− Bertanggung jawab atas kualitas barang yang akan dijual.
− Mengembalikan barang yang tidak memenuhi standar/rusak kepada supplier.
45
− Bertanggung jawab kepada Manager Pembelian.
12. Bagian Keuangan
− Menerima faktur-faktur untuk diarsip secara permanen.
− Membandingkan Faktur Penjualan dan Surat Jalan sebagai dasar pencatatan
piutang dagang perusahaan.
− Menerima uang pembayaran dari pelanggan.
− Bertanggung jawab kepada Manager Keuangan.
13. Sekretaris
− Membantu tugas Manger Marketing dalam hal urusan pemasaran.
− Membuat laporan mengenai biaya promosi.
− Bertanggung jawab kepada Manajer Marketing.
3.2
Sistem yang Berjalan
3.2.1
Prosedur
Sistem penjualan PT.Sinar Alam Semesta Abadi dimulai pada saat
pelanggan baru mendatangi Bagian Penjualan secara langsung bila pelanggan
setuju untuk memesan maka bagian penjualan akan mencatat data pelanggan
pada buku pelanggan. Atau proses penjualannya bisa dimulai pada saat
pelanggan yang telah ada/tetap menghubungi bagian penjualan melalui telepon,
fax dan mendatangi secara langsung untuk melakukan pesanan, kemudian
Bagian Penjualan PT. Sinar Alam Semesta Abadi akan mengecek data pelanggan
pada buku pelanggan. Sebelum memesan pelanggan akan memberikan/ membuat
Purchase Order (PO) terlebih dahulu. Berdasarkan PO tersebut maka Bagian
46
Penjualan akan melakukan pengecekan barang terlebih dahulu pada buku
persediaan. Apabila barang tidak tersedia maka pesanan akan ditolak. Namun
bila barang tersedia barulah Bagian Penjualan akan membuat Faktur Penjualan
(FP) sebanyak 1 rangkap berdasarkan PO pelanggan.Kemudian FP tersebut akan
diberikan ke Bagian Gudang.
Berdasarkan FP 1 rangkap Bagian Gudang akan menyediakan barang
yang dipesan dan juga mengupdate jumlah stok barang pada Buku Persediaan.
Setelah barang siap Bagian Gudang akan menerbitkan Surat Jalan (SJ) sebanyak
2 rangkap. Kemudian barang, FP 1 rangkap dan SJ 2 rangkap tersebut diberikan
ke Bagian Pengiriman untuk dikirimkan ke pelanggan. Setelah pelanggan
menerima barang, maka FP 1 rangkap dan SJ 2 rangkap ditandatangani oleh
pelanggan. Kemudian SJ rangkap ke-2 yang telah ditanda tangani diberikan
kepada pelanggan sebagai bukti barang telah diterima.
Bagian Pengiriman akan memberikan FP signed dan SJ signed rangkap
ke-1 ke Bagian Keuangan. Berdasarkan FP signed dan SJ signed rangkap ke-1
maka Bagian Keuangan akan melakukan pencatatan piutang pada buku piutang
pelanggan. Kemudian FP signed dan SJ signed rangkap ke-1 akan di arsip
sementara sampai pelanggan melakukan pembayaran.
Pada saat mendekati jatuh tempo Bagian Keuangan akan menghubungi
pelanggan untuk melakukan penagihan. Pelanggan melakukan pembayaran
melalui transfer rekening atas nama perusahaan. Kemudian pelanggan
diwajibkan untuk mengefax bukti transfer tersebut ke Bagian Keuangan.
Setelah Bagian Keuangan menerima bukti transfer, maka Bagian
Keuangan akan mengecek pembayaran yang dilakukan pelanggan tersebut pada
47
rekening perusahaan. Bagian Keuangan akan menerbitkan Kwitansi Pelunasan.
Kemudian Kwitansi Pelunasan dan FP signed akan diberikan kepada pelanggan
sebagai bukti pelunasan dan mengirimkannya. Setelah itu Bagian Keuangan akan
menghapus status piutang pelanggan terebut pada buku piutang.
Pada akhir periode Bagian Keuangan akan mengarsip SJ signed rangkap
ke-2 secara permanen dan membuat jurnal penjualan serta jurnal umum.
49
3.2.3
Identifikasi Event
Event
Internal Agent
Start when
Activities in the event
assuming
responsibility
1. Menerima
Bagian Penjualan
Pesanan
Saat menerima
PO dari
pelanggan
- Pelanggan datang/ via
telp
- Menerima PO dari
pelanggan
- Mengecek data
pelanggan
- Mengecek stok barang
dari Buku Persediaan
- Membuat Faktur
Penjualan (FP)
2. Menyiapkan
Barang
Bagian Gudang
Saat menerima
FP dari Bagian
Penjualan
- Menyiapkan barang
sesuai FP
- Mengupdate jumlah stok
barang pada Buku
Persediaan
- Menyerahkan Barang,
FP & SJ ke Bagian
Pengiriman
50
3. Mengirimkan
Bagian Pengiriman Saat Barang, FP - Mengirimkan barang
Barang
& SJ diserahkan - Meminta tanda tangan
oleh Bagian
pelanggan pada FP & SJ
Gudang
4. Pencatatan
Bagian Keuangan
Piutang
Saat menerima
FP signed dan
SJ signed
- Membandingkan FP
signed dengan SJ signed
- Mencatat piutang
pelanggan pada Buku
Piutang Pelanggan
- Mengarsip sementara FP
signed & SJ signed
5. Melakukan
Bagian Keuangan
Penagihan
Saat mendekati - Menghubungi pelanggan
jatuh tempo
untuk melakukan
penagihan via telp
6. Menerima
Pembayaran
& Pelunasan
Piutang
Bagian Keuangan
Saat pelanggan - Menerima bukti transfer
membayar
lewat fax
- Mengecek pembayaran
pada rekening
perusahaan
- Membuat Kwitansi
Pelunasan
- Melakukan pelunasan
piutang
51
7. Menjurnal
Bagian Keuangan
Saat akhir
periode
- Mengarsip secara
permanen SJ signed
rangkap ke-2
- Menjurnal
Tabel 3.1 Event Tabel Sistem Berjalan
52
3.2.3.1 Overviev Activity Diagram pada Sistem yang Berjalan
Gambar 3.3 Overview Activity Diagram
53
3.2.4
Workflow Table
Event
1. Menerima Pesanan
Internal Agent
Pelanggan
Activities
1. Pelanggan datang langsung atau via
telp/fax
2. Memberikan Purcahase Order (PO)
Bagian Penjualan
3. Mengecek data pelanggan pada
buku pelanggan
4. Mengecek stok barang pada Buku
Persediaan
4.1 Jika barang tidak ada, pesanan akan
di pesanan akan ditolak
4.2 Jika barang ada, maka membuat
Faktur Penjualan (FP) 1 rangkap
5. Menyerahkan FP 1 rangkap ke
Bagian Gudang
6. Mengarsip PO dari pelanggan
secara permanen
2. Menyiapkan
Barang
Bagian Gudang
7. Menerima FP 1 rangkap dari
Bagian Penjualan
8. Menyiapkan barang sesuai FP 1
rangkap
9. Mengupdate jumlah stok barang
pada Buku Persediaan
54
10. Membuat Surat Jalan (SJ) 2
rangkap
11. Menyerahkan barang, FP 1 rangkap
& SJ 2 rangkap ke Bagian
Pengiriman
3. Mengirimkan
Bagian Pengiriman 12. Menerima barang, FP 1 rangkap &
SJ 2 rangkap dari Bagian Gudang
Barang
13. Mengirimkan barang, FP 1 rangkap
& SJ 2 rangkap ke pelanggan
Pelanggan
14. Menerima barang, FP 1 rangkap &
SJ 2 rangkap
15. Menandatangani FP 1 rangkap & SJ
2 rangkap
Bagian Pengiriman 16. Menerima FP 1 rangkap & SJ 2
rangkap yang telah ditanda tangani
17. Memberikan SJ signed rangkap ke1 ke pelanggan sebagai bukti
barang telah diterima
Pelanggan
18. Menerima SJ signed rangkap ke-1
Bagian Pengiriman 19. Menyerahkan FP signed & SJ
signed rangkap ke-2 ke Bagian
Keuangan
55
4. Pencatatan Piutang
Bagian Keuangan
20. Menerima FP signed & SJ signed
rangkap ke-2 dari Bagian
Pengiriman
21. Membandingkan FP signed dengan
SJ signed rangkap ke-2
22. Mencatat piutang pelanggan ke
Buku Piutang Pelanggan
23. Mengarsip sementara FP signed &
SJ signed rangkap ke-2
5. Melakukan
Bagian Keuangan
24. Menghubungi pelanggan via
telepone
Penagihan
25. Melakukan penagihan
Pelanggan
26. Menyetujui pembayaran via transfer
27. Mengefax bukti transfer
6. Menerima
Bagian Keuangan
28. Menerima bukti transfer via fax
Pembayaran &
29. Mengecek rekening perusahaan
Pelunasan Piutang
30. Membuat Kwitansi Pelunasan
31. Mengirimkan FP signed dan
kwitansi pelunasan ke pelanggan
Pelanggan
32. Menerima Kwitansi Pelunasan &
FP signed
Bagian Keuangan
33. Melakukan pelunasan status piutang
pelanggan
56
7. Menjurnal
Bagian Keuangan
34. Mengarsip SJ signed rangkap ke-2
secara permanen
35. Menjurnal
Tabel 3.2 Workflow Table Sistem Berjalan
57
3.2.4.1 Detailed Diagram Event Menerima Pesanan Barang
Pelanggan
Bag.Penjualan
Bag.Gudang
Mendatangi/ telp
perusahaan
Membuat Surat Pesanan
SP
SP
Memberikan SP
Ke bag.penjualan
Menerima SP
Mengecek data
Pelanggan
Mengecek stok
Barang
Tidak ada
Ada
Pesanan ditolak
Membuat Faktur Penjualan
FP
Menyerahkan FP ke
Bag.gudang
Menerima FP
Mengarsip SP
Gambar 3.4 Detailed Diagram Event Menerima Pesanan
58
3.2.4.2 Detail Diagram Event Menyiapkan Barang
Gambar 3.5 Detailed Digram Event Menyiapkan Barang
59
3.2.4.3 Detailed Diagram Mengirimkan Barang
Gambar 3.6 Detailed Diagram Event Mengirimkan Barang
60
3.2.4.4 Detailed Diagram Event Pencatatan Piutang
Gambar 3.7 Detailed Diagram Event Pencatatan Piutang
61
3.2.4.5 Detailed Diagram Event Melakukan Penagihan
Bag.Keuangan
Pelanggan
Menghubungi Pelanggan
Via telp
Melakukan Penagihan
Menyetujui pembayaran
Via transfer
Mengefax bukti transfer
Gambar 3.8 Detailed Diagram Event Melakukan Penagihan
62
3.2.4.6 Detailed Diagram Event Menerima Pembayaran dan Pelunasan Piutang
Gambar 3.9 Detailed Diagram Event Menerima Pembayaran dan Melakukan
Pelunasan Piutang
63
3.2.4.7 Detailed Diagram Event Menjurnal
Gambar 3.10 Detailed Diagram Event Menjurnal
64
3.2.5
Formulir dan Laporan pada Sistem Berjalan
Adapun formulir yang berkaitan dengan sistem penjualan dan piutang
dagang PT. Sinar Alam Semesta Abadi adalah sebagai berikut :
1. Purcahase Order (PO)
Dibuat oleh pelanggan, berisi spesifikasi barang beserta harga nya yang akan
dipesan oleh pelanggan tersebut.
2. Faktur Penjualan (FP)
Dibuat oleh Bagian Penjualan berdasarkan Purchase Order (PO) dari
pelanggan. FP ini dibuat sebanyak 1 rangkap dengan uraian sebagai berikut :
• FP berwarna putih akan diserahkan ke Bagian Keuangan untuk penagihan
dan setelah ada pembayaran piutang oleh pelanggan maka akan
diserahkan kepada pelanggan.
3. Surat Jalan (SJ)
Dibuat oleh Bagian Gudang sebanyak 2 rangkap dengan uraian sebagai
berikut :
• SJ rangkap ke 1 berwarna putih akan diserahkan ke Bagian Pengiriman
untuk kemudian diserahkan kepada pelanggan saat penerimaan barang.
• SJ rangkap ke 2 berwarna kuning akan diserahkan ke Bagian Keuangan
untuk penagihan dan setelah ada pembayaran piutang oleh pelanggan
maka akan diarsip permanen.
4. Kwitansi Pelunasan
Dibuat oleh Bagian Keuangan setelah menerima pembayaran dari pelanggan
sebagai bukti pembayaran telah diterima.
65
Dan laporan yang berkaitan dengan sistem penjualan dan piutang dagang
PT. Sinar Alam Semesta Abadi adalah sebagai berikut :
1. Laporan Penjualan
Laporan ini dibuat oleh Bagian Keuangan untuk mengetahui banyaknya
jumlah penjualan pada setiap periode.
3.3 Analisis Temuan Survey
1.
Temuan
Adanya Penumpukan Piutang karena belum adanya kebijakan dari
perusahaan tentang limit kredit pembelian, sehingga pelanggan dapat
terus melakukan pembelian.
Kriteria
Seharusnya perusahaan menetapkan kebijakan limit kredit yang jelas
bagi setiap pelanggan. Perusahaan dapat menolak pesanan apabila
pelanggan telah melampaui limit kredit yang telah ditetapkan
Sebab
Perusahaan selama ini mementingkan hubungan baik dengan setiap
pelanggan sehingga pelanggan dapat terus memesan secara kredit
Akibat
Karena banyaknya hutang pelanggan yang belum dibayarkan, piutang
perusahaan terus menumpuk sehingga perusahaan mengalami kerugian
Rekomendasi Perusahaan menetapkan kebijakan mengenai limit kredit bagi setiap
pelanggan. Penetapan limit kredit tersebut ditentukan berdasarkan
Kredibilitas pelanggan
66
2.
Temuan
Tidak jelasnya Jangka waktu kredit dan tidak adanya view yang
menampilkan piutang jatuh tempo maupun yang telah jatuh tempo
Kriteria
Seharusnya ada ketetapan jangka waktu kredit yang jelas pada saat
dibuatnya Faktur Penjualan dan adanya view piutang yang mendekati
jatuh tempo per periodenya.
Sebab
Karena adanya kepercayaan dari perusahaan bahwa pelanggan pasti akan
membayar sehingga perusahaan sering mengabaikan pembayaran yang
terus tertunda.
Akibat
Terus terjadinya penundaan pembayaran oleh pelanggan dari jatuh
tempo yang seharusnya sehingga perusahaan mengalami kerugian.
Rekomendasi Perusahaan menetapkan jangka waktu kredit 5/15,2/3. Yang berarti
apabila pelanggan membayar sebelum 15 hari akan mendapatkan diskon
5% dan apabila pelanggan membayar lebih dari 30 hari akan dikenakan
denda 2%. Dan dibuatnya view piutang yang akan mendekati tanggal
jatuh
tempo
pembayaran
per
periode,
sebagai
acuan
dalam
mengingatkan Bagian Piutang perihal piutang yang akan jatuh tempo
dan piutang yang telah jatuh tempo.
67
3.
Temuan
Faktur Penjualan hanya dibuat 1 rangkap
Kriteria
Seharusnya Faktur Penjualan lebih banyak rangkap.
Sebab
Perusahaan merasa tidak terlalu membutuhkan FP sebagai arsip. Karena
perusahaan telah mengarsip PO sebagai ganti dari FP.
Akibat
Tidak adanya dokumen Faktur Penjualan sebagai bukti untuk diarsip.
Apabila terjadi kesalahan pengiriman barang.
Rekomendasi Dibuatnya Faktur Penjualan sebanyak 4 rangkap sebagai bukti kepada
pelanggan, untuk diarsip oleh bagian akuntansi dan bagian penjualan
sebagai bukti telah terjadinya transaksi penjualan.
68
4.
Temuan
Adanya rangkap jabatan dan tugas yang ada, yaitu : Bagian Keuangan
merangkap sebagai Bagian Akuntansi, Bagian Piutang dan juga sebagai
Bagian Penagihan.
Kriteria
Seharusnya ada pemisahan jabatan dan tugas yang jelas
Sebab
PT. Sinar Alam Semesta Abadi merupakan perusahaan keluarga dengan
dana dan jumlah karyawan yang terbatas.
Akibat
Karena adanya rangkap jabatan dan tugas, terjadi penumpukan tugas dan
penyelewengan dana dari pembayaran pelanggan.
Rekomendasi Adanya penambahan karyawan dan pemisahan fungsi-fungsi yang jelas
dalam menangani kegiatan operasional perusahaan, yaitu :
•
Pencatatan piutang dan pembuatan Surat Tagih dilakukan oleh
Bagian Piutang
•
Penagihan piutang ditangani oleh Bagian Penagihan
•
Penjurnalan dan membuat laporan akhir ditangani oleh Bagian
Akuntansi
69
5.
Temuan
Kurang lengkapnya Laporan yang ada pada perusahaan
Kriteria
Seharusnya dibuat laporan yang lebih lengkap dan terperinci.
Sebab
Laporan yang dibuat masih manual dan perusahaan menganggap belum
diperlukannya laporan-laporan yang lebih terperinci.
Akibat
Manajemen perusahaan tidak dapat mengambil keputusan secara efektif
dan efisien.
Rekomendasi Dibuatnya laporan yang lebih terperinci yaitu :
•
Laporan Daftar Pelanggan
•
Laporan Daftar Barang per Tipe
•
Laporan Daftar Barang per Ukuran
•
Laporan Penjualan per Pelanggan
•
Laporan Penjualan per Periode
•
Laporan Penjulan per Barang Terlaris
•
Laporan Penagihan Piutang Pelanggan
•
Laporan Piutang per Pelanggan
•
Laporan Analisis Umur Piutang
•
Laporan Pelunasan Piutang Pelanggan
70
6.
Temuan
Data-data yang digunakan oleh perusahaan termasuk pencatatan data
customer dan produk masih secara manual.
Kriteria
Seharusnya pencatatan data-data customer dan produk sudah secara
otomatis. Hal ini dimaksudkan agar dapat meningkatkan efisiensi kinerja
perusahaan.
Sebab
Hal ini terjadi karena perusahaan merasa pencatatan data secara manual
masih dapat digunakan.
Akibat
Perusahaan kesulitan mencari data pelanggan yang ada dan data produk
yang dimiliki.
Rekomendasi Sebaiknya pencatatan data pelanggan dan produk dilakukan secara
otomatis sehingga data yang ada menjadi lebih aman karena tidak akan
mudah hilang. Dan memudahkan perusahaan dalam proses pencarian
data.
71
7.
Temuan
Tidak adanya Surat Tagih pada waktu melakukan penagihan ke
pelanggan.
Kriteria
Seharusnya ada Surat Tagih pada saat penagihan.
Sebab
Karena selama ini perusahaan melakukan penagihan piutang kepada
pelanggan hanya menggunakan Faktur Penjualan.
Akibat
Tidak adanya bukti telah dilakukannya penagihan, karena selama ini
penagihan hanya dilakukan berdasarkan Faktur saja.
Rekomendasi Dibuatnya Surat Tagih sebagai bukti ke pelanggan bahwa penagihan
telah dilakukan dan sebagai bukti bahwa Bagian Penagihan telah
melakukan penagihan.
72
8.
Temuan
Tidak adanya Pending Pesanan (Back Order) pada sistem yang berjalan.
Kriteria
Seharusnya perusahaan mengadakan Pending Pesanan apabila stock
barang yang dipesan oleh pelanggan tidak mencukupi.
Sebab
Karena selama ini perusahaan selalu menolak pesanan apabila stock
barang tidak mencukupi.
Akibat
Pelanggan merasa kecewa karena jumlah barang yang dipesan tidak
terpenuhi sehingga pelanggan memilih untuk memesan barang ke
perusahaan lain
Rekomendasi Mengusulkan di adakannya Pending Pesanan dengan mengirimkan
terlebih dahulu barang yang ada dan sisa nya di pending dengan
maksimal waktu pending selama 1 bulan.
73
3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi
Informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan antara lain :
1. Tidak adanya penentuan limit kredit.
Informasi yang dibutuhkan adalah adanya suatu ketetapan dalam penentuan limit
kredit oleh perusahaan.
2. Tidak jelasnya jangka waktu kredit
Informasi yang dibutuhkan adalah adanya suatu ketetapan dalam pemberian jatuh
tempo kredit yang diberikan perusahaan
3. Kurang lengkapnya Faktur Penjualan
Informasi yang diperlukan yaitu adanya penambahan rangkap Faktur Penjualan
sebanyak 4 rangkap
4. Adanya perangkapan jabatan Bagian Keuangan merangkap Bagian Akuntansi,
Bagian Penagihan dan Bagian Piutang.
Perubahan yang diperlukan adanya pemisahan jabatan :
•
Bagian Piutang mengurus pencatatan piutang pelanggan, menerbitkan Surat
Tagih dan mengurus pelunasan piutang pelanggan.
•
Bagian Penagihan akan melakukan penagihan kepada pelanggan
•
Bagian Akuntansi khusus mengarsip dan menjurnal dan membuat laporanlaporan
5. Kurang lengkapnya laporan-laporan yang ada
Laporan-laporan yang diperlukan yaitu :
•
Laporan Daftar Pelanggan
•
Laporan Daftar Barang per Tipe
74
•
Laporan Daftar Barang per Ukuran
•
Laporan Penjualan per Pelanggan
•
Laporan Penjualan per Periode
•
Laporan Penjulan per Barang Terlaris
•
Laporan Penagihan Piutang Pelanggan
•
Laporan Piutang per Pelanggan
•
Laporan Analisis Umur Piutang
•
Laporan Pelunasan Piutang Pelanggan
6. Tidak adanya database pelanggan dan barang
Database yang diperlukan oleh perusahaan yaitu database pelanggan dan database
barang
7. Tidak adanya Surat Tagihan
Informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan yaitu adanya penerbitan Surat Tagihan
sebanyak 2 rangkap
8. Tidak adanya Pending Pesanan (Back Order) pada sistem yang berjalan.
Informasi yang diperlukan oleh perusahaan yaitu adanya Pending Pesanan sehingga
dibutuhkan Surat Pending Pesanan.