BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Komputer merupakan

BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Komputer merupakan sarana pengolahan data dalam membantu manusia
untuk dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan lebih cepat, tepat
dan akurat. Aplikasi ilmu teknologi pada manajemen menciptakan sebuah sistem
informasi yang telah mengakomodasikan hampir keseluruhan kebutuhan
manajemen. Teknologi informasi telah memberikan solusi yang terbaik untuk
meningkatkan kerja organisasi dan mengelola sumber daya yang menjadikan
efektif dan efisiensi.
Alat Tulis Kantor ( ATK ) merupakan alat penunjang pekerjaan dalam
suatu perusahaan walaupun sekilas dianggap tidak penting, tetapi sebenarnya
bagian ini merupakan faktor penunjang kebutuhan dalam suatu pekerjaan. Oleh
karena itu masalah pengadaan ATK menjadi sangat penting untuk diperhatikan
dan dikelola dengan baik sehingga semua permintaan yang diinginkan oleh suatu
perusahaan tersebut dapat terpenuhi dengan manajemen yang baik.
Sistem Informasi pengadaan ATK pada PT. Astragraphia masih
menggunakan metode manual dengan menggunakan buku-buku catatan. Hal ini
dapat mengakibatkan data yang selalu bertumpuk dan apabila ada pihak yang
membutuhkan data-data tentang pemakaian ATK maka pencarian data akan
memakan waktu yang cukup lama.
Perancangan Sistem Informasi pengadaan ATK dari sistem manual ke
sistem yang berbasis komputer, memberikan berbagai kemudahan bagi pegawai di
dalam setiap Divisi pada PT. Astragraphia dalam proses penginputan data,
pemrosesan data, pencetakan laporan-laporan dan penyajian informasi yang akurat
pada setiap bagian yang terkait sehingga dapat menciptakan anggaran yang sehat
dan transparan. Dalam hal ini penulis mempersempit ruang lingkup permasalahan
yang akan dibahas, Sistem Informasi Pengadaan ATK dengan judul “Perancangan
Sistem Informasi E-Procurement Alat Tulis Kantor (ATK) pada PT. Astragraphia
“.
1
2
1.2. Perumusan Masalah
Sistem yang baik adalah sistem yang mampu menampilkan informasi
dengan cepat dan mudah dimengerti oleh user yang membutuhkan. Dengan hal
tersebut maka dapat dirumuskan masalah yang dihadapi penulis dalam pembuatan
sistem ini, yaitu:
a.
Membuat dan menghasilkan suatu laporan yang akurat untuk dapat
menyimpan, menampilkan dan mengedit data yang dapat digunakan
sebagai informasi.
b.
Dapat memonitoring permintaan pengadaan ATK secara cepat.
c.
Memudahkan karyawan melakukan permintaan pengadaan ATK
1.3.
Ruang Lingkup
Untuk memudahkan dalam penyelesaian tugas akhir ini maka perlu kiranya
dibuat suatu batasan masalah. Adapun batasan masalah penelitian ini yaitu
pengolahan pendokumentasian alat tulis kantor dalam setiap Divisi pada PT.
Astragraphia yang meliputi proses permintaan ATK, pemesanan ATK,
penyerahan ATK, monitoring jumlah ATK, Penerimaan Barang sampai dengan
proses pembuatan laporan. Aplikasi ini tidak membahas sampai Merancang sistem
Procurement untuk memenuhi kebutuhan produksinya, mulai pengecekan
penawaran harga dari supplier, serta mengurus retur akan barang ,serta evaluasi
kerja.
1.4.
Tujuan dan Manfaat
1.4.1.
Tujuan
Penelitian yang dilakukan mempunyai tujuan sebagai berikut:
1. Melakukan observasi terhadap sumber-sumber objek penelitian dalam
setiap Divisi pada PT. Astragraphia.
2. Melakukan identifikasi terhadap kendala-kendala yang ada pada sistem
yang berjalan.
3. Memberikan kemudahan kepada karyawan untuk setiap Divisi pada PT.
Astragraphia dalam penginputan, dan pemrosesan data serta dalam
penyajian laporan secara cepat dan akurat.
3
1.4.2. Manfaat
Dari hasil penelitian yang dilakukan, diharapkan dapat memberi manfaat
sebagai berikut:
1. Menghasilkan laporan hasil observasi yang akan menjadi landasan
melakukan
analisis
terhadap
kebutuhan
sistem
tersebut,
guna
meningkatkan kinerja pemakai sistem tersebut.
2. Terindentifikasi kendala-kendala setiap Divisi pada PT. Astragraphia
khusus dibagian pengolahan alat tulis kantornya.
1.5.
Metode Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1.
Penelitian Lapangan ( Field Reseach )
Penelitian yang
melakukan mengadakan pengamatan langsung ke
Bagian Umum pada PT. Astragraphia yang merupakan sumber
informasi yang sangat penting yang dapat membantu dalam analisa dan
untuk langkah selanjutnya dalam rangka pembangunan sistem yang
akan dibuat. Dalam pengumpulan data penulis menggunakan dua cara
yaitu:
a. Wawancara
Yaitu metode pengumpulan data dengan cara melakukan tanya
jawab langsung dengan para pengguna, dalam hal fungsi dan
desain serta memahami akan hal yang akan dikembangkan
sesuai dengan permasalahan penelitian. Hal ini dilakukan agar
data yang diperoleh adalah data yang benar-benar akurat.
Mengetahui apa dan bagaimana dari kegiatan pengolahan data
serta informasi apa saya yang dibutuhkan oleh pengguna.
4
b. Observasi
Yaitu metode pengumpulan data dengan cara mengamati dan
mengetahui secara langsung jalannya sistem yang sedang
berjalan saat ini dan proses kerja dari tugas masing-masing serta
melihat fortmat-format laporan yang digunakan saat ini.
2.
Penelitian Kepustakaan
Penelitian yang Mencari topik-topik bahasan dan data teoritis yang
bersumber dari buku-buku ilmiah, internet dan tulisan yang berkaitan
dengan komputer dan masalah-masalah yang berkaitan dengan
penelitian ini.
1.6. Metode Rekayasa Perangkat Lunak
Adapun penulis dalam melakukan perancangan E-Procurement dengan
menggunakan metode UML (Unified Modelling Languange), dan metode
Waterfall yaitu pendekatan secara sistematis dan urut, mulai dari level kebutuhan
sistem lalu menuju ke tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Penjelasan dari
tahap-tahap yang dilakukan di dalam model ini menurut Pressman :
a. System / Informasi Engineering and Modeling permodelan ini
diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan
diaplikasikan ke dalam bentuk software. Hal ini sangat penting,
mengingat software harus dapat berinteraksi dengan elemen-elemen
yang lain seperti hardware, database, dsb. Tahap ini sering disebut
dengan Project Definition.
b. Software Requirements Analysis proses pencarian kebutuhan
diintensifkan dan difokuskan pada software. Untuk mengetahui sifat
dari program yang akan dibuat, maka para software engineer, misalnya
fungsi yang dibutuhkan, user interface, dsb. Dari 2 aktivitas tersebut
(pencarian kebutuhan sistem dan software) harus didokumentasikan
dan ditunjukkan kepada pelanggan.
5
c. Design Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan
diatas menjadi representasi ke dalam ke dalam bentuk “blueprint”
software
sebelum
coding
dimulai.
Desain
harus
dapat
mengimplementasikan kebutuhan yang telah disebutkan pada tahap
sebelumnya. Seperti 2 aktivitas lainnya sebelumnya, maka proses ini
juga harus didokumentasikan sebagai konfigurasi dari software.
d. Coding Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah
computer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk
yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa
pemrograman
melalui
proses
coding.
Tahap
ini
merupakan
implementasi dari tahap design yang secara teknis nantinya dikerjakan
oleh programmer.
e. Testing / Verification Sesuatu yang dibuat haruslah diuji cobakan.
Demikian juga dengan software. Semua fungsi-fungsi software harus
diuji cobakan, agar software bebas dari error, dan hasilnya harus
bener-bener sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan
sebelumnya.
f. Maintenance Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk
didalamnya adalah pengembangan,karena software yang dibuat tidak
selamanya hanya seperti itu. Ketika dijalankan mungkin saja masih ada
error kecil yang tidak ditemukan sebelumnya, atau ada penambahan
fitur-fitur yang belum ada pada software tersebut. Pengembangan
diperlukan ketika adanya perubahan dari eksternal perusahaan seperti
ketika ada pergantian sistem operasi, atau perangkat lainnya.
6
1.7. Sistematika Penulisan
Untuk memahami lebih jelas tugas ini, maka materi–materi yang tertera
pada tugas ini dikelompokkan menjadi beberapa sub – sub bab dengan sistematika
penyampaiannya sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Berisi tentang Latar Belakang, Perumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat
Penelitian, Ruang Lingkup Penelitian dan Sistematika Penulisan.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini berisikan teori yang berupa Pengertian dan Definisi diambil dari
kutipan buku yang berkaitan dengan penyusunan tugas ini.
BAB III : ANALISA SISTEM BERJALAN
Pada bab ini berisikan gambaran tentang Sistem Informasi Pengadaan
Alat Tulis Kantor, uraian masalah dan analisa masalah pada sistem yang
berjalan.
BAB IV : RANCANGAN SISTEM USULAN
Pada bab ini akan menerangkan tentang usulan yang berupa tahap
rancangan dan desain sistem mengenai prosedur sistem.
BAB V : PENUTUP
Terdiri dari
kesimpulan dan saran mengenai hasil riset dan penelitian
secara keseluruhan pada aplikasi dan rancangan sistem usulan yang telah
di bahas pada bab sebelumnya dan saran–saran untuk penerapan sistem
dimasa yang akan datang.