Definisi Knowledge Management

BAB II
Landasan Teori
2.1
Definisi Data, Informasi, hingga Knowledge
Organisasi bisnis yang melakukan pengolahan data, mengumpulkan, dan
menghasilkan informasi, akan menghadapi risiko kondisi seperti berikut :
•
Tidak tersalurkannya informasi dengan baik dalam organisasi,
•
Sering bersifat berlebihan,
•
Tersebar luas sehingga mengakibatkan sangat sulit untuk diakses (file kertas
maupun file komputer),
•
Diasumsikan sebagai informasi yang cerdas dan
•
Tidak dikelola sesuai dengan alur kerja
Untuk menghasilkan knowledge yang bernilai tinggi, terlebih dahulu organisasi
memerlukan sistem untuk melakukan strukturisasi seluruh data dan informasi yang
dimiliki. Karena tanpa data dan informasi tidak akan dapat menghasilkan knowledge.
Untuk memudahkan pemahaman dalam melakukan strukturisasi data, informasi dan
knowledge, perlu diketahui perbedaan di antara ketiganya, seperti berikut :
•
Data merupakan fakta-fakta mentah, antara lain berupa gambar, angka yang
disajikan tanpa suatu konteks. Lembar kerja dalam spreadsheets tanpa disertai
dengan analisis dan interpretasi data.
7
8
•
Informasi adalah data yang telah tersusun dan disertai dengan referensi terhadap
suatu hubungan (konteks) yang mempunyai arti, untuk membantu pengambilan
keputusan.
•
Knowledge adalah informasi yang dilengkapi dengan pemahaman pola
hubungan dari informasi disertai pengalaman, baik individu maupuk kelompok
dalam organisasi. Knowledge merupakan penerapan informasi yang diyakini
dapat langsung digunakan untuk mengambil suatu keputusan untuk bertindak.
2.1.1
Tipe Knowledge dalam Organisasi
Seukuran apapun suatu organisasi, pasti memiliki aset knowledge.
Jika
ditinjau lebih lanjut, terdapat dua tipe Knowledge sebagai berikut
1.
Tacit Knowledge adalah knowledge yang sebagian besar berada dalam
organisasi. Tacit knowledge adalah sesuai yang kita ketahui dan alami, namun
sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap. Tacit Knowledge sangat sulit
untuk dipindahkan kepada orang lain, karena knowledge tersebut tersimpan pada
masing-masing pikiran (otak) para individu dalam organisasi sesuai dengan
kompetensinya.
2.
Explicit knowledge adalah pengetahuan dan pengalaman tentang “bagaimana
untuk”, yang diuraikan secara lugas dan sistematis.
9
Klasifikasi Knowledge
Mudah dikomunikasikan?
Terdokumentasi?
Tidak
Tidak
Explicit
Ya
Ya
Implicit atau tersembunyi
Ya
Tidak
Tidak
Ya
Tacit
Premium
Tabel 2.1 : Tipe Klasifikasi Knowledge
2.1.2
Sifat Knowledge dalam Perusahaan
Untuk membangun knowledge menjadi asset perusahaan, perlu diketahui sifat-
sifat knowledge seperti yang terdapat pada tabel di bawah ini
Diantara tacit dan explicit knowledge ada yang disebut implicit knowledge atau
knowledge yang tidak tampak.
Premium Knowledge adalah knowledge yang berguna bagi perusahaan untuk
menghasilkan produk dan jasa dengan daya saing yang tinggi dalam rangka
menghadapi para pesaing. Premium knowledge dapat diartikan sebagai tacit
knowledge para ahli dalam perusahaan yang terdokumentasi. Misalnya, komunikasi
para ahli yang menghasilkan knowledgebase dan prima. Melalui premium knowledge
perusahaan harus dapat menciptakan sistem pertahanan bagi knowledge nya agar
tidak mudah ditiru dan berguna untuk memperpanjang umur daya saing bisnis.
10
2.1.3 Perubahan Tacit Knowledge ke Explicit Knowledge
Memadukan seluruh tacit, implicit, explicit, dan premium knowledge dalam
berbagai tingkatan, merupakan sistem dan mekanisme yang diciptakan oleh
Knowledge Management. Perpaduan itu, akhirnya bermuara menjadi knowledge yang
explicit, yaitu menjadi knowledge yang dapat diungkapkan, didokumentasikan, dan
dilakukan kodifikasi. Akhirnya knowledge itu setiap saat dapat dimanfaatkan dan
dipahami oleh semua orang untuk diterapkan.
Tacit knowledge disampaikan kepada orang lain melalui proses sosialisasi
dalam tim kerja (teamwork) dan pelatihan penyuluhan (coaching).
Kemudahan
seseorang untuk menghubungi rekan sekerja yang mempunyai kompetensi atau
keahlian dalam satu bidang (connect people to people), juga merupakan sesuatu yang
penting dalam organisasi.
Setelah itu kita menerima dan membagikan knowledge kepada orang lain agar
knowledge menjadi explicit. Proses tersebut dinamakan eksternalisasi. Knowledge
yang telah diterima dan diserap, kemudian disusun secara sistematis dan
dikelompokkan. Tahap ini dinamakan kombinasi.
Pada akhirnya knowledge yang bersifat explicit tersebut dapat dipelajari,
dipahami dan dikembangkan sesuai dengan kemampuan masing-masing individu.
Proses ini disebut internalisasi.
Knowledge yang telah mengalami proses internalisasi, kembali menjadi tacit
knowledge, yang kemudian perlu diubah menjadi explicit knowledge demikian
seterusnya. Melalui siklus ini, dari waktu ke waktu aset knowledge organisasi akan
menjadi semakin kaya dan berkembang.
11
2.1.4
Tantangan Perubahan dalam Knowledge Management
Ada dua tantangan dalam perubahan yang terjadi. Tantangan pertama
perubahan dari tacit ke explicit knowledge, yakni membentuk budaya organisasi
untuk saling berbagi pengetahuan (knowledge-sharing) diantara semua anggota
organisasi. Tantangan berikutnya adalah membiasakan diri untuk selalu membuat
dokumentasi dari seluruh aktivitas yang ada. Jika seluruh pengetahuan telah
terdokumentasi, maka akan menjadi mudah bagi organisasi untuk mendistribusikan
dan membagikan seluruh pengetahuan yang ada ke semua pihak yang berkompeten.
Jika budaya knowledge-sharing dan dokumentasi telah terbentuk, barulah
penggunaan teknologi informasi akan sangat membantu dalam :
•
Penyimpanan dokumentasi teks, suara, grafik, gambar, dan video;
•
Mempercepat akses pengambilan informasi (information retrieval);
•
Memperlancar dan mempercepat komunikasi knowledge-sharing; dan
•
Melakukan simulasi dan analisis keputusan
2.2
Definisi Knowledge Management
Belum ada definisi standar dari Knowledge Management. Setiap pakar
Knowledge Management mempunyai pendekatan yang berbeda terhadap Knowledge
Management. Berikut adalah definisi knowledge Management dari berbagai tokoh :
1.
Knowledge Management is an integrated systematic approach to identifying,
managing, and sharing all of an enterprise’s information assets, including
12
databases, documents, policies and procedures, as well as previously
unarticulated
expertise
and
experience
held
by
individual
workers.
Fundamentally it is about making the collective information and experience of
an enterprise available to individual worker. (Regina Yu-July 2002).
2.
The systematic process of finding, selecting, organizing, distiling and presenting
information in a way that improves an employee’s comprehension in a specific
area of interest. Knowledge Management helps an organization to gain insight
and understanding from its own experience. Specific knowledge Management
activities help focus the organization on acquiring, storing and utilizing
knowledge for such things as problem solving, dinamic learning, strategic
planning and decision making. It also protect intellectul assets from decay, adds
to firm intelligence and provides increased flexibility. (A Paulson, June 23,
1999)
3.
Knowledge Management is the conceptualising of an organisation as an
integrated knowledge system, and the Management of the organisation for
effective use of that knowledge. Where knowledge refers to human cognitive and
innovative processes and the artefacts that support them. (University of
Technology Sydney).
4.
Knowledge Management can be defined as a way to create a continous earning
organization by means of increasing the chances of knowledge capturing and
sharing, thus facilitating correct interpretation, decision making ang
forecasting, (www.knowledgeclicks.com)
13
Dari berbagai konsep itu dapat dirangkum bahwa Knowledge Management
merupakan
sistem
menggolongkan
yang
dibuat
untuk
menciptakan,
mendokumentasikan,
dan menyebarkan knowledge dalam organisasi. Sehingga,
knowledge mudah digunakan kapan pun diperlukan, oleh siapa saja sesuai dengan
tingkat otoritas dan kompetensinya.
Knowledge Management mengelola seluruh elemen sistem berupa dokumen,
basis data, kebijakan, dan prosedur lengkap, beserta informasi tentang pengalaman,
keahlian, dan kecakapan sumber daya manusia secara individu maupun kolektif, yang
dimiliki organisasi dengan bantuan teknologi informasi.
Pengelolaan elemen sistem Knowledge Management ditujukan agar perusahaan
menjadi selalu kreatif, inovatif serta efisien. Sehingga, mempunyai daya saing tinggi
untuk jangka waktu yang panjang.
Dengan sistem tersebut perusahaan akan dapat
semakin cepat menyusun
strategi dan bertindak untuk menyikapi setiap perubahan dan dinamika yang terjadi di
dalam maupun di luar organisasi. Melalui sistem itu pula, perusahaan akan dapat
terus meningkatkan nilai (value) bisnisnya sesuai dengan kompetensi inti yang
dimiliki. Karena knowledge organisasi selalu berkembang dari waktu ke waktu.
2.2.1
Kekuatan Sumber Daya Manusia dan Teknologi
Dari rangkuman berbagai pendapat dan pendekatan oleh berbagai kalangan
yang
menerapkannya,
Knowledge
Management
juga
membawa
kesadaran
manajemen, yakni kesiapan sumber daya manusia merupakan syarat sebelum sebuah
teknologi digunakan dalam organisasi. Knowledge Management juga memperjelas
14
pengertian bahwa teknologi dan strategi organisasi memerlukan pemahaman yang
utuh dari keduanya.
Betapapun canggihnya teknologi yang dimiliki oleh suatu organisasi,
kegunaannya sangat tergantung kepada sumber daya manusia yang berada di
belakang. Knowledge Management juga memperjelas pengertian bahwa teknologi
dan strategi strategis organisasi memerlukan pemahaman yang utuh dari keduanya.
2.2.2
Manfaat Knowledge Management Dalam Organisasi Bisnis
Lima manfaat KM menurut Chase International Survey (1997) yang dapat
menjadi sumber inspirasi awal bagi perusahaan yaitu :
•
Meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan .
•
Meningkatkan respons terhadap pelanggan .
•
Meningkatkan efisiensi cara kerja dan proses .
•
Meningkatkan kemampuan dalam berinovasi .
•
Meningkatkan jumlah produk atau jasa .
Dari sinilah inovasi dapat terus dilakukan. Inovasi tidak lagi hanya tanggung
jawab bagian penelitian dan pengembangan, melainkan semua orang/kelompok dalam
organisasi. Selanjutnya, orientasi dan respons terhadap pelanggan tidak lagi hanya
menjadi tanggung jawab bagian pemasaran dan customer service, namun menjadi
nafas seluruh organisasi. Efisiensi cara kerja dan proses yang selalu dievaluasi akan
membuat organisasi dapat bekerja lebih cerdas dalam memanfaatkan sumber daya
yang ada dari waktu ke waktu. Tidak adanya media dan forum komunikasi di semua
15
lini yang transparan membuat evaluasi cara kerja dalam organisasi jarang dibahas
secara khusus. Karena, semua orang hanyut dalam kesibukan rutin.
Semua manfat Knowledge Management dapat dipetik, karena adanya
kemudahan mengakses informasi yang dibentuk oleh berbagai dokumentasi
pengalaman terdahulu.
Akses informasi yang cepat dan mudah, tidak selalu
bertumpu pada dokumentasi yang tersimpan dalam komputer, namun karena adanya
budaya organisasi untuk melakukan knowledge-sharing melalui media dan forum
yang bersifat formal maupun informal.
Muara dari semua teknik dan metode manajemen (termasuk Knowledge
Management) bagi kebutuhan bisnis, yakni bagaimana perusahaan dapat
melayani kebutuhan pelanggan dengan melakukan beberapa hal berikut.
•
Menangkap informasi.
•
Meningkatkan keluwesan dan adaptasi perusahaan.
•
Beroperasi dengan fixed assets dan overhead.
•
Sumber Daya Manusia, persediaan dan fasilitas yang optimal.
•
Menciptakan, berbagi knowledge, dan terus belajar.
•
Memberdayakan karyawan.
•
Melakukan inovasi.
•
Memperpendek waktu produksi.
•
Menghasilkan produk yang bermutu.
•
Mempercepat pelayanan.
tetap
16
Pelayanan kebutuhan pelanggan mustahil dapat dilakukan, apabila perusahaan
tidak terus menerus memfokuskan diri, dalam memperbarui dan meningkatkan mutu
knowledge karyawan maupun tim dalam pekerjaannya.
2.3 Tujuh Langkah Menyelaraskan Knowledge Management
dengan Tujuan Perusahaan
Setelah bisnis inti teridentifikasi secara lengkap dengan visi dan misi yang
telah dimiliki oleh perusahaan, langkah strategis berikutnya yakni menyelaraskan
Knowledge Management dengan tujuan organisasi.
MENDIAGNOSIS
TINGKAT KNOWLEDGE PERUSAHAAN
T
U
J
U
A
N
O
R
G
A
N
I
S
A
S
I
MENGADAKAN SHARING VISION
SECARA PERIODIK
MEMBENTUK ORGANISASI PEMBELAJAR
MEMBANGUN
BUDAYA KNOWLEDGE SHARING
MENGUBAH
SETIAP KNOWLEDGE MENJADI TINDAKAN
D
O
K
U
M
E
N
T
A
S
I
MENGUKUR EFEKTIVITAS KM
MELEMBAGAKAN KM
Gambar 2.1: Langkah Menyelaraskan Knowledge Management
dengan Tujuan Perusahaan
17
2.3.1
Mendiagnosis Tingkat Knowledge Perusahaan
Untuk menyikapi setiap tuntutan perubahan, diperlukan kecerdasan perusahaan
untuk menyikapi semua tuntutan itu. Lalu bagaimana perusahaan dapat mengetahui
tingkat knowledge atau kecerdasan perusahaan (corporate intelligence) untuk dapat
meningkatkan laba, mindshare, kecepatan dalam inovasi, dan time to market yang
pendek dapat dilakukan dengan cara pengumpulan data tentang tingkat knowledge
dari setiap orang guna mencari jawaban pada setiap diagram dalam diagram Delphi
Group ini.
Sumber Informasi
Tahu
Tidak
Tahu
Tahu
Tidak Tahu
I
II
Tahu apa yang
Tahu apa yang
diketahui
tidak diketahui
III
IV
Tidak tahu apa
Tidak tahu apa
yang diketahui
yang tidak
diketahui
Gambar 2.2: Diagram Delphi Group
Penjelasan :
Kuadran
I
Tabel 2.2: Tabel Tingkat Knowledge dan Kesadaran
Menggambarkan Tingkat Knowledge dan Kesadaran
Adanya sumber daya knowledge perusahaan dan secara efektif telah
digunakan.
II
Mengetahui kekurangan knowledge apa yang diperlukan
18
III
Memiliki Sumber daya knowledge namun tidak mengetahuinya dan
tidak digunakan secara efektif.
IV
Tidak mengetahui sumber daya knowledge yang sebenarnya
diperlukan dalam organisasi
2.3.2
Mengadakan Sharing Vision Secara Periodik
Aktivitas sharing vision adalah menjelaskan dan mendiskusikan visi, misi, dan
nilai yang dianut organisasi, dalam bentuk yang mudah dioperasikan oleh seluruh
lapisan organisasi.
Untuk menuju perusahaan yang bertumpu pada knowledge,
sharing vision mempunyai penekanan membangun dan mengasah kemampuan
analisis setiap pesertanya. Oleh karena itu data dan informasi kondisi perusahaan
yang termutakhir sangat berperan dalam analisis dan keputusan tindakan selanjutnya.
2.3.3
Membentuk Organisasi Pembelajar
Jika knowledge merupakan penerapan dari informasi melalui pengalaman yang
nyata, maka knowledge adalah kemampuan untuk melakukan tindakan.
Belajar
merupakan proses meningkatkan kemampuan atau mengisi ‘amunisi’ untuk bertindak
dan menghasilkan sesuatu. Untuk meningkatkan inovasi melalui knowledge,
diperlukan budaya organisasi untuk selalu belajar.
Konsep learning organization atau organisasi pembelajar, yang antara lain
diawali riset Christ Arygris dari Harvard tahun ‘70an, adalah metode untuk
membentuk organisasi pembelajar. Konsep ini menjadi semakin populer dan
19
diaplikasikan sejak munculnya pemikiran Peter Senge pada tahun 1990-an, dalam
buku The Fifth Discipline (Lima Disiplin).
Menurut Senge, untuk menciptakan organisasi pembelajar, diperlukan lima
disiplin, yaitu sebagai berikut :
1. Keahlian pribadi (personal mastery).
Mengembangkan keahlian pribadi yang selaras dengan kebutuhan organisasi
untuk mencapai tujuan.
2. Berpikir sistem (system thinking).
Kemampuan untuk memandang setiap masalah secara komprehensif. Selain itu,
juga mengerti hubungan antara satu hal dengan hal lain dan hubungan sebab
akibat dalam organisasi.
3. Membangun visi bersama (shared visioning).
Kemampuan organisasi untuk menciptakan makna yang dalam dan penuh arti
agar dicapai oleh semua orang. Orang belajar dan mengatasi masalah bukan
karena diindoktrinasi, tetapi karena mereka ingin melakukannya.
4. Pembelajaran tim (tim learning).
Mengembangkan kemampuan tim secara bersama untuk mencapai tujuan
organisasi.
5. Model mental (mental modeling).
Mengembangkan model mental kita, tentang bagaimana gambaran kita dalam
memandang dunia dan bagaimana kita mengambil tindakan. Kita sering tidak
menyadari bahwa cara bersikap dan bertindak sangat dipengaruhi oleh bagaimana
cara pandang kita terhadap sesuatu.
20
Pengertian belajar adalah berbagi informasi dan pengetahuan yang diperoleh
semua pelaku organisasi melalui berbagai media dan cara. Belajar secara individual
dalam organisasi merupakan sesuatu yang bermanfaat. Namun, apabila dilakukan
melalui kerjasama tim, maka akan menghasilkan kekuatan yang luar biasa.
Dalam organisasi pembelajar, pelatihan yang dilakukan dalam organisasi,
merupakan aktivitas yang dilakukan secara terus menerus dan berkesinambungan
sesuai dengan visi dan misi organisasi. Meningkatnya penggunaan teknologi, sering
berakibat pada penciutan tenaga kerja. Namun di sisi lain teknologi sangat
memerlukan keahlian dan ketrampilan manusia penggunanya. Budaya belajar akan
memberi peluang bagi semua karyawan yang mampu dan mau belajar, untuk dapat
tetap bekerja di perusahaan.
Organisasi yang selalu belajar , akan mempunyai
kemampuan untuk
menyelesaikan diri dengan perubahan secara lebih cepat. Penyesuaian diri yang cepat
akan membuat perusahaan dapat mempertahankan keberadaannya di antara para
pesaing. Hal itu, tentu akan sangat teoretis, jika kita ingin menerapkan organisasi
pembelajar namun tidak mengetahui apa saja aktivitas dalam organisasi pembelajar
ini. Organisasi pembelajar merupakan kepiawaian organisasi yang dilakukan melalui
lima aktivitas berikut.
1. Memecahkan masalah secara sistematis
2. Melakukan percobaan
3. Belajar dari pengalaman masa lalu
4. Belajar dari yang lain
5. Berbagi knowledge
21
2.3.4
Membangun Budaya Knowledge-Sharing
Dalam organisasi knowledge-sharing merupakan napas dari organisasi. Dalam
penerapan Knowledge Management sebagai proses berbagi pengetahuan dalam
organisasi, yang paling menentukan adalah Sumber daya manusia dan budaya
perusahaan.
Yang lainnya adalah Sistem Informasi dan strategi informasi serta
Struktur organisasi .
Namun kendala dalam knowledge-sharing adalah sumber daya manusianya
yang enggan melakukan knowledge-sharing.
Alasan mengapa orang tidak mau
melakukan knowledge-sharing, yakni sebagai berikut :
1. Mau berbagi pengetahuan, namun tidak cukup waktu untuk itu.
2. Tidak mempunyai ketrampilan dalam Knowledge Management.
3. Tidak mengerti tentang Knowledge Management dan manfaatnya.
4. Tidak ada komitmen dari manajer senior.
5. Tidak ada dana untuk Knowledge Management.
6. Kegagalan untuk mendorong knowledge-sharing sebagai budaya.
Tabel Amrit Tiwana (2001) dibawah ini menunjukkan mengapa orang enggan
melakukan knowledge-sharing dan solusinya.
Tabel 2.3: Tabel Alasan dan Solusi Orang Segan Melakukan Knowledge Sharing
Sebab
Solusi
Budaya
Knowledge
merupakan
keamanan posisi/kedudukan
Penghargaan
Ya
22
dalam pekerjaan
Takut tidak mendapat nilai Ya
Ya
dan adanya rasa kecurigaan
Kehilangan
kepemilikan
Ya
dalam hal keahlian
Takut melakukan kesalahan
Kurangnya
Ya
pemahaman Ya
akan pentingnya nilai untuk
meningkatkan pengetahuan
secara terus menerus.
Kurangnya
mekanisme Ya
knowledge sharing
Kurangnya
waktu
untuk Ya
melakukan tukar menukar
pengetahuan
dan
pengalaman
Tidak
adanya
menggunakan
kemauan Ya
teknologi
untuk berbagi pengetahuan
Ya
23
2.3.5
Mengubah setiap Knowledge Menjadi Tindakan
Budaya organisasi pembelajar, telah dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan
organisasi namun akan sia-sia jika pengetahuan yang diperoleh tidak diterapkan
dalam organisasi.
Penerapan Knowledge Management bagi organisasi yakni untuk memperkecil
dan menghilangkan kesenjangan antara kekayaan knowledge dengan tindakan
(action). Lalu mensejajarkan jumlah kekayaan knowledge dengan kekayaan tindakan
yang terfokus bagi pencapaian tujuan dan sasaran-sasaran organisasi.
Kerangka Kerja Zack untuk menganalisis kesenjangan knowledge dan tindakan
yang diperlukan :
APA YANG HARUS
DIKETAHUI
PERUSAHAAN
HUBUNGAN STRATEGY
KE KNOWLEDGE
KESENJANGAN
KNOWLEDGE
APA YANG HARUS
DILAKUKAN
PERUSAHAAN
KESENJANGAN
STRATEGY
APA YANG HARUS
DIKETAHUI
PERUSAHAAN
HUBUNGAN
KNOWLEDGE KE
STRATEGY
APA YANG HARUS
DILAKUKAN
PERUSAHAAN
Gambar 2.3: Kerangka Kerja Zack
Untuk menganalisis antara knowledge dan tindakan diperlukan pemetaan yang
dapat dilakukan dengan mengetahui tiga klasifikasi knowledge berikut.
1. Core knowledge merupakan knowledge inti yang diperlukan sebuah organisasi.
24
2. Advanced knowledge, adalah knowledge yang membuat keunggulan bersaing
sehingga perusahaan, sekaligus mampu berhadapan langsung dengan pesaingnya.
3. Inovative knowledge, merupakan knowledge yang membuat perusahaan dapat
mengubah ‘ aturan main ‘ yang digeluti dan membuat perusahaan menjadi
pemimpin di jalurnya.
2.3.6
Mengukur Efektivitas Knowledge Management
Efektif atau tidaknya seluruh aktivitas Knowledge Management, perlu
dievaluasi melalui pengukuran efektivitas.
Berikut ini beberapa tehnik yang dapat dipakai untuk mengukur keluaran dari
aktivitas Knowledge Management :
a. Melakukan survey untuk mengetahui berapa banyak orang mendapatkan manfaat
dari diterapkannya Knowledge Management.
b. Menemukan berbagai contoh persoalan yang terjadi dalam organisasi yang
akhirnya dapat dihindari/diselesaikan dengan Knowledge Management.
c. Seberapa mudah orang dapat mengakses informasi yang diperlukan ketika
bekerja.
2.3.7
Melembagakan Knowledge Management
Jika Knowledge Management telah diterapkan perusahaan, melembagakan
knowledge Management baik secara formal maupun informal menjadi suatu
kebutuhan. Manfaatnya adalah untuk mengorganisasi seluruh aktivitas Knowledge
25
Management sejak strategi perencanaan, penerapan, hingga pengukuran tingkat
efektivitas Knowledge Management. Beberapa pendekatan untuk melembagakan
Knowledge Management :
1. Membentuk komunitas praktisi (Community of practice) guna memfasilitasi
knowledge-sharing, sebagai wujud aktivitas organisasi pembelajar.
Dapat dibedakan menjadi tiga golongan berikut :
Komunitas Praktisi dalam satu departemen
Komunitas Praktis lintas departemen/fungsi
Komunitas Praktis antar perusahaan
2. Memasukkan knowledge Management sebagai program departemen sumber daya
manusia.
3. Mengaplikasikan langsung Knowledge Management tools dengan teknologi
informasi.
4. Membentuk departemen khusus Knowledge Management.
2.4 Peran
Teknologi
Informasi
dalam
Knowledge
Management
Teknologi modern telah memungkinkan setiap orang untuk mendapatkan
informasi atas semua topik. Internet sebagai salah satu media yang memungkinkan
informasi dapat diakses oleh setiap orang. Kemudahan akses terhadap informasi
membuktikan bahwa masyarakat sedang berada pada abad informasi.
Dengan
26
menyadari bahwa pentingnya informasi dan pengetahuan, serta didukung oleh
teknologi web, membuat perusahaan-perusahaan sekarang ini tertarik pada knowledge
Management.
Adapun
teknologi-teknologi
informasi
yang
mendukung
knowledge
Management adalah sebagai berikut :
Intranet
Intranet adalah jaringan yang beroperasi di dalam organisasi dengan
menggunakan protokol TCP/IP, yang merupakan protokol yang sama digunakan
untuk internet. Oleh karena protokol yang digunakan sama maka organisasi dapat
menggunakan WEB browser dan WEB server yang sama seperti yang digunakan
dalam internet. Intranet merupakan jaringan di dalam organisasi, sehingga tidak
dapat diakses oleh orang di luar organisasi. Penggunaan intranet mendatangkan
keuntungan yang cukup besar kepada organisasi yang menyediakan fasilitas
internet seperti World Wide Web, surat elektronik dan penggunaan dokumen
secara bersama-sama. Dengan hanya menggunakan WEB browser para pengguna
dalam perusahaan mengakses semua informasi atau pengetahuan perusahaan.
Situs WEB sangat berguna untuk mendapatkan dan mengelola isi yang secara
berkala berubah dan dapat dihubungkan dengan situs-situs yang lain.
Contoh aplikasi web base yang memanfaatkan teknologi intranet dan internet
adalah Corporate Portal dimana semua informasi yang diperlukan perusahaan
dimanage dalam satu halaman portal. Jadi di dalam halaman tersebut terdapat
semua channel yang berkaitan dengan aktifitas dan informasi yang berhubungan
dengan karyawan perusahaan.
27
Dengan
menggunakan
Corporate
portal,
para
pekerja
pengetahuan
(knowledge worker) di perusahaan dapat berkolaborasi satu sama lain dan juga
memungkinkan adanya partisipasi pihak luar/eksternal, dengan memberikan akses
kepada mereka untuk masuk ke dalam sistem ERP perusahaan guna mengetahui
progress dari order mereka (outstanding receipts, delivery updates), dalam hal ini
Corporate Portal berfungsi sebagai front-end sistem berfungsi sebagai front-end
sistem yang menjadi jembatan dalam mengakses back-end sistem (sistem ERP
perusahaan).
Dan karena karakteristiknya yang Web enable dengan koneksi
internet, maka para karyawan dapat dengan mudah dari mana saja dan kapan saja
mengakses sitem ERP melalui halaman Portal ini untuk melakukan tukar menukar
informasi.
Document Management Systems
Sistem pengelolaan dokumen merupakan penyimpanan dari dokumen penting
perusahaan dan juga merupakan penyimpanan dari pengetahuan explicit. Sistem
ini merupakan alat yang sangat berharga dalam penciptaan dan proses dokumen
yang kompleks. Sistem pengelolaan dokumen unggul dalam pengendalian suatu
proses dari pembuatan dokumen, pemrosesan dan peninjauan.
Beberapa
organisasi menerapkan sistem manajemen pengetahuan dengan menggunakan
sistem pengelolaan dokumen karena dengan berkembangnya organisasi maka
semakin banyak dokumen atau pengetahuan explicit yang dihasilkan dalam
perusahaan, sehingga akan semakin sulit dalam mengelola dan mencari dokumen
yang diinginkan .
Information Retrieval Engines
28
Mesin pencari informasi ini dapat ditemukan dalam bentuk search engine di
internet dimana information retrieval engines menggunakan natural language
query dalam menemukan informasi yang kita butuhkan. Mesin pencari menjadi
pendukung sistem manajemen pengetahuan dalam pencarian informasi baik yang
berupa dokumen, presentasi, gambar, video, diskusi, situs-situs dan sebagainya.
Relational and Object Databases
Object databases dan object relational databases banyak diterapkan di dalam
perusahaan-perusahaan
dalam
bentuk
sistem
informasi
seperti
aplikasi
transaction processing system. Teknologi berbasis obyek (object oriented) ini
menjadi sangat penting dalam mendukung sistem knowledge Management.
Untuk dapat memaksimalkan penggunaan teknologi database object, diperlukan
sebuah standar komunikasi seperti SQL (Structured Query Language) dan ODBC
(Open Database Connectivity) supaya pengguna dapat mengakses informasi
melalui relational database mereka.
Electronic Publishing System
Dengan kehadiran internet, intranet, atau extranet menyebabkan manajemen
dan distribusi dari pengetahuan menjadi lebih kompleks. Perusahaan-perusahaan
yang terdepan berusaha mengintegrasikan sistem penerbitan elektronik ke dalam
sistem manajemen pengetahuan mereka. Dengan mengintegrasikan sistem
penerbitan elektronik ke sistem manajemen pengetahuan mengijinkan pemakain
untuk
menampilkan
informasi
dengan
format
yang
konsisten
tanpa
memperdulikan sumber, penerbit ataupun lokasi penerbitan. Sebagai bahasan
yang independen untuk sebuah isi, HTML (Hyper Text Markup Language)
29
menjadi sangat penting dalam aplikasi sistem manajemen pengetahuan. Ia
menyediakan sebuah presentasi yang kaya dan menampilkan struktur dari isi yang
asli dengan mengijinkan pengaksesan melalui WEB browser.
Groupware and Work Flow System
Organisasi menggunakan sistem groupware ketika pemakai dalam sebuah
kelompok atau departemen membutuhkan kolaborasi atau komunikasi dalam
bertukar pikiran. Hal ini menjadikan Groupware menjadi teknologi yang sangat
penting dalam pertukaran pengetahuan tacit. Groupware mengijinkan percakapan
yang formal dan khusus dimana pemakai tidak dapat melakukan suatu
komunikasi secara real time. Proses transfer pengetahuan sering terjadi pada
suatu keadaan khusus dimana kebutuhan akan pengetahuan yang spesifik timbul
pada suatu tempat di dalam organisasi, tetapi organisasi juga mempunyai jumlah
besar dari proses formal yang membutuhkan pengaturan dalam penggerakan
informasi. Workflows system memungkinkan pemakai untuk menyusun proses
transfer pengetahuan ketika mereka membutuhkan sebuah metode penyebaran
informasi yang baku.
Data Warehouse dan Data Mining Tools
Organisasi-organisasi sekarang ini sedang membentuk gudang data dan
melengkapi manajer bisnis mereka dengan alat pencarian data untuk
mengoptimalkan pelanggan, penyedia dan proses-proses internal yang ada
sekarang ini dan juga untuk menemukan hubungan kerja sama yang baru dengan
mereka.
Penerapan dan penggunaan gudang data menjadi semakin luas
diterapkan sejak setiap orang yang terdapat dalam organisasi berbasis
30
pengetahuan membutuhkannya dalam membuat keputusan berdasarkan sejumlah
data yang komplek. Sistem manajemen pengetahuan harus menyediakan suatu
cara untuk menjelaskan dan menyediakan akses ke laporan yang umum sehingga
pemakai tidak perlu mengenal lebih baik tentang alat pecarian data secara teknik
dalam menentukan data secara teknik dalam menentukan data dan juga akses ke
laporan pada topik yang mereka cari.