abstrak - Faculty e-Portfolio

“ANALISA PENGUKURAN KINERJA LAPORAN PERUSAHAAN
PERKAYUAN DENGAN MENGGUNAKAN ERP SAP R/3 DI PT X”
Zeplin Jiwa Husada Tarigan
Dosen Fakultas Teknologi Industri, Jurusan Teknik Industri-Universitas Kristen Petra
E-mail : [email protected] : [email protected]
ABSTRAK
Pengukuran kinerja laporan pada perusahaan dengan menggunakan ERP SAP R/3
memberikan kontribusi yang baik bagi perusahaan dan laporan yang didapatkan dari
ERP merupakan hasil entry data aktual dari perusahaan. Penerapan ERP SAP R/3
pada perusahaan memberikan kondisi yang baik dari perusahaan diantaranya
peningkatan pengukuran kinerja supplier terhadap kualitas material 80-85 %,
ketepatan waktu pengiriman 70-75 % dan kenaikan harga material sebesar 2 %. Pada
bagian produksi didapatkan kenaikan rendemen menjadi 34 %, ketepatan
penyelesaian produk sebesar 60-65 % dan ketepatan waktu pengiriman 70-75 %. Dan
pada bagian inventori data-data persediaan didapatkan tiap waktu bila manajemen dan
staff membutuhkan data serta keakurasian data didapat sangat baik yakni 90-95 %.
Sedangkan pada bagian engineering didapatkan setiap produk mempunyai BOM dan
routing yang telah diakomodasikan biaya produk jadi.
1. PENDAHULUAN
Pengukuran kinerja area atau bagian pada perusahaan sulit untuk dikontrol
kebenarannya karena bentuk laporan yang selama ini digunakan dalam bentuk laporan
yang disampaikan pada saat rapat kerja tiap bulannya saat pembahasan hasil bulan
sebelumnya. Kondisi yang demikian menumbuhkan dan memberi kesempatan kepada
pimpinan setiap departemen untuk memberikan laporan-laporan yang terjadi pada
areanya. Namun ada beberapa laporan yangdisampaikan tidak sesuai dengan hasil
actual produksi, maka kepala departemen sering melakukan penambahan hasil
produksi dengan menambahkannya pada alokasi inventori atau penambahan jumlah
afkir produksi.
Pengukuran kinerja dilakukan berdasarkan laporan bulanan dari departemen
keuangan perusahaan terhadap hasil penilaian aktifitas-aktifitas departemen produksi
dan departemen lainnya. Hasil penilaian pengukuran kinerja ini sering tidak sesuai
dengan keadaan actual karena laporan yang dibuat oleh kepala departemen produksi
sudah dilakukan penambahan atau pengurangan. Disisi lain bentuk laporan yang
diberikan tidak dapat dianalisa oleh top manajemen perusahaan atau pemilik
perusahaan dengan cepat karena data yang didapatkan hanya tiap bulan saja (data
relatif sedikit). Keadaan ini dapat dipahami oleh manajemen perusahaan atau pemilik
perusahaan dan didukung oleh perkembangan teknologi informasi yang sudah
terintegrasi yakni SAP R/3. Penerapan teknologi ERP SAP R/3 dapat memberikan
potensi-potensi baru bagi keuntungan perusahaan sehingga memantapkan keunggulan
perusahaan dalam menghadapi persaingan global.
Teknologi ERP SAP R/3 dapat memberikan analisa data secara langsung
kepada manajemen perusahaan dan aktifitas-aktifitas harian setiap departemen pada
perusahaan. Disamping itu informasi yang didapatkan cepat serta memberikan laporan
kepada seluruh staff dan manajemen yang memerlukan hasil analisa data yang berasal
dari analisa data aktual yang dientry ke SAP.
2. PENGUKURAN KINERJA LAPORAN MANAJEMEN
Pengukuran kinerja laporan manajemen tiap bulannya banyak dilakukan oleh
perusahaan yakni pada saat tutup buku bulanan, namun ada juga perusahaan yang
lebih mengedepankan analisa data. Oleh karena kondisi yang demikian maka sering
sekali terdapat bentuk hasil laporan yang tidak akurat dan memerlukan tenaga
administrasi yang cukup banyak.
Pengukuran kinerja laporan manajemen perusahaan menyangkut pada area :
a. Pembelian (Purchasing)
Departemen pembelian berfungsi sebagai departemen yang menyediakan
material dan sub material perusahaan. Bagian pembelian melakukan penyediaan
material dan sub material dengan melakukan pengukuran terhadap kualitas, ketepatan
supplier dalam menguruim dan harga. Pada perusahaan PT “X” kondisi ini dilakukan
rapat setiap minggu untuk membahasnya, akan tetapi sering terjadi laporan keadaan 2
minggu yang lalu.
b. Produksi
Laporan produksi di departemen melalui pengumpulan laporan-laporan yang
dilakukan pada setiap mesin. Laporan-laporan ini umumnya di record oleh
administrasi, kemudian dianalisa dan selanjutnya baru dibuatkan laporan harian
sebagai bentuk informasi. Laporan produksi tidak terlepas dari delivery produk dan
kualitas produk. Hal ini memerlukan pengecekan dan pengendalian di lapangan
produksi, serta manajemen produksi juga melakukan pengawasan guna mengetahui
keadaan actual. Disamping itu biaya selama produksi tidak dapat diketahui dengan
cepat, dan umumnya satu bulan sekali saat dilakukan tutup buku bulanan.
c. Shipping
Penentuan waktu shipment selalu berdasarkan kesepakatan perusahaan dengan
konsumen. Penentuan waktu ini sering sekali mengalami keterlambatan pengririman.
Kondisi keterlambatan pengiriman baru diketahui oleh manajemen perusahaan
berdasarkan laporan bagian gudang atau bagian assembly perusahaan. Pengukuran
ketepatan pengiriman selama ini dilakukan berdasarkan koordinasi rapat dan data-data
yang diperlukan kurang memadai.
d. Inventory
Laporan persediaan perusahaan selama ini dilakukan tiap bulan sekali dan
dapat dilakukan tiap minggu bila dibutuhkan oleh departemen lain. Kondisi ini sering
membawa pengaruh terhadap peningkatan biaya lembur karyawan. Disisi lain laporan
inventory dilakukan berdasarkan jumlah material atau sub material, sedangkan
laporan inventory menyangkut biaya hanya dilakukan tiap bulan dan sering
mengalami keterlambatan karena harus menunggu stock akhir bulan.
e. Engineering
Rekayasa industri pada perusahaan PT “X” belum dilakukan sehingga setiap
produk belum ditentukan penyusunnya atau Bill of Material dan rute proses setiap
produk atau routingnya. Kondisi yang demikian adanya kecendrungan pemakaian
bahan baku yang berlebihan dan saling berganti antara production order di dalam
produksi. Akibat hal ini mengakibatkan pada bagian pembelian mengalami kesulitan
dalam merencanakan pembelian material dan sub material.
Disisi lain berakibat pada penentuan biaya setiap unit produk karena itu sering
sekali penentuan biaya produk umumnya dilakukan berdasarkan pengalaman yang
telah ada. Laporan terhadap biaya produk yang berasal dari BOM dan routing belum
pernah dilakukan.
3. TEKNOLOGI ERP SAP R/3
4. PENGUKURAN KINERJA LAPORAN MANAJEMEN ERP SAP R/3
Pengukuran kinerja laporan yang dilakukan perusahaan setelah menerapkan
teknologi ERP SAP R/3 mengalami peningkatan yang baik, yang mana sebelumnya
sering terjadi kesalahpahaman antara departemen dan umumnya departemen yang
mempunyai peranan strategis mempunyai kekuatan untuk mengatur departemendepartemen
lainnya.
Akibat
kondisi
yang
demikian
menyebabkan
ketidakharmonisan antara departemen yang satu dengan lainnya.
terjadi
Menyadari keadaan ini maka pihak manajemen perusahaan dan pengusaha
menerapkan teknologi yang terintegrasi yakni SAP R/3. Dengan adanya ERP maka
pihak top manajemen atau pengusaha dapat mengawasi dan mengendalikan setiap
departemen dalam perusahaan. Disamping itu pengukuran kinerja laporan manajemen
perusahaan dilakukan dengan cepat sehingga koordinasi antara departemen dapat
ditingkatkan dan kepentingan informasi antara departemen didapatkan dengan cepat
dan diketahui secara bersama-sama.
Pengukuran kinerja laporan manajemen perusahaan dapat dilakukan
berdasarkan area departemen diantaranya :
a. Pembelian (Purchasing)
Bagian pembelian dapat melakukan pengecekan semua purchase order yang
telah dilakukan karena semua terrecord di dalam program ERP SAP R/3. Disamping
jumlah order setiap purchase order dan pengiriman akan pemenuhan order terrecord di
ERP SAP R/3 berdasarkan hasil entry. Dengan kondisi ini diketahui pemenuhan
material dan sub material selama diterapkan ERP SAP R/3 didapatkan kualitas
material dan pemenuhan kualitasnya rata-rata 80-85 % dan ketepatan pengiriman 7075 % serta peningkatan biaya selama 6 bulan 2 %.
b. Produksi
Penggunaan ERP SAP R/3 pada bagian planning production yang
memberikan instruksi kerja pada bagian produksi dan menentukan record-record yang
diperlukan untuk setiap production order pada work center. Pada penerapannya
memudahkan untuk melakukan pengendalian di unit produksi serta memudahkan hasil
analisa terhadap kinerja produksi. Berdasarkan hasil laporan pada perusahaan
didapatkan rata-rata rendemen mengalami kenaikan dari 32 % menjadi 34 %, dan
waktu ketepatan penyelesaian produk terhadap planning production setiap order
sebesar 60-65 % (terlihat pada Gambar 1) yang sebelumnya tidak dapat dianalisa. Dan
analisa biaya tiap order dapat diketahui untuk setiap production order (terdapat
contoh pada Tabel 1).
10
Routing 1
10
20
30
40
Gudang Jadi
Finishing
Routing 2
10
20
30
40
50
60
10
20
70
Routing 5
Packing
Assembly
Routing 3
Gudang Spare part
Skrup 3/4
30
Kotak Box
10
20
Routing 4
Gambar 1. Routing untuk Produk MFI NP II Bed C King Cordovan
Gambar 2. Contoh Planning Production pada Produksi
Tabel 1. Contoh Biaya Pada Sebuah Production Order
ZFIN
80100432
Production Order Number :'300000006181
MFI NP II BED C KING CORDOVAN
Cost Elemen Machine Hours
Plan
Act
Plan
Selisih
Qty
Act
Selisih
Cost
13320/G1302
Mesin CNC Brema Panel1
0.333
0
9,464
0
-0.333
-9,464
13320/F0802
0.333
0
11,655
0
-0.333
-11,655
13320/F0702
Wide Belt Sander Panel 1
Double Profil Sander Panel
1
0.333
0
11,637
0
-0.333
-11,637
13320/G0902
Wide Belt Sander Panel 1
0.333
0
10,578
0
-0.333
-10,578
13325/N1102
0.333
0
9,464
0
-0.333
-9,464
13320/H1302
Mesin CNC Brema Panel 2
Double Run Tenoner Panel
1
0.333
0
11,675
0
-0.333
-11,675
13330/K0102
Conveyor Mouri Cabinet
0.333
0
15,612
0
-0.333
-15,612
13325/N2502
Beban Bahan baku ZRCL
108,432
7028237
110,131
7,138,368
1,699
110,131
13325/N2302
Round Tenoner Panel 2
0.333
0
11,675
0
-0.333
-11,675
13310/A0102A
Moulding 8 Spindle A Solid
0.333
2.167
4,492
29,234
1.834
24,742
13310/A1502
Multi Mourtising Solid
0.333
5.083
1,948
29,730
4.75
27,782
13310/A2302
Vertical Sander Solid
0.333
3.75
1,164
13,103
3.417
11,939
13310/A2402
Drum Sander Solid
0.333
4.083
1,240
15,201
3.75
13,961
108436
7028252.083
210735
7225636
1710.087
96,795
c. Shipping
Bagian shipping di dalam perusahaan terdapat pada bagian marketing sebelum
dilakukan penerapan ERP SAP R/3 dan analisa ketepatan shipment juga
tidak
dilakukan. Namun setelah diterapkan ERP SAP R/3 didapatkan hasil analisa data
dengan rata-rata ketepatan selama pengiriman 6 bulan 70-75 % . Gambar 2
merupakan contoh penentuan tanggal pengiriman oleh PPIC perusahaan
Gambar 2. Contoh Penentuan Tanggal Pengiriman
d. Inventory
Gambar 3. Contoh Data Production Order Pada Gudang Barang Jadi
Penentuan inventori barang jadi diproses produksi dapat diketahui dari planning
production untuk mengetahui komponen mana yang berada pada bagian proses
produksi, sedangkan untuk mengetahui produk barang jadi dapat diketahui dari
laporan gudang yang terdapat pada ERP SAP R/3. Gambar 3 merupakan production
order yang masih berlangsung dan sudah selesai yang terdapat pada gudang barang
jadi. Berdasarkan hasil analisa yang dilakukan oleh perusahaan dengan menggunakan
ERP SAP R/3 maka setiap waktu dapat diketahui banyaknya inventori dan biaya yang
terdapat pada inventory tersebut. Setelah diterapkan pada perusahaan maka akurasi
keadaan stock di bagian perusahaan didapatkan 90-95 % selama 6 bulan terakhir.
e. Engineering
Kondisi engineering yang terkait dengan BOM dan routing serta biaya yang
terkandung di dalamnya. Saat ERP diterapkan maka dibentuk departemen R & D
(Research and Development) yang mendesain BOM dan routing untuk setiap produk
serta rencana biaya tiap produk.
Kondisi yang demikian diatas dari beberapa area departemen di dalam
perusahaan didapatkan bentuk kinerja laporan manajemen perusahaan lebih baik dan
masalah-maslah yang terjadi dapat diketahui sedini mungkin oleh setiap departemen.
Berdasarkan hasil analisa yang dilakukan terhadap pengukuran kinerja laporan
manajemen didapatkan mengalami peningkatan yang baik.
5. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil analisa didapatkan hasil kinerja laporan manajemen
perusahaan mengalami peningkatan yang baik, bila dibandingkan sebelum dan
sesudah ERP SAP R/3 diterapkan antara lain:
- Bagian pembelian yang sebelumnya tidak dilakukan pengukuran terhadap kinerja
laporan manajemen perusahaan, akan tetapi setelah menggunakan ERP SAP R/3
didapatkan pengukuran kinerja supplier terhadap kualitas material rata-rata 80-85 %,
ketepatan waktu pengiriman 70-75 % dan kenaikan harga 2 %.
- Bagian produksi mengalami kenaikan rendemen dari 32 % menjadi 34 %, ketepatan
penyelesaian produk yang sebelumnya tidak dianalisa akan tetapi setelah diterapkan
menjadi 60-65 % dari total production order.
- Bagian shipping yang sebelumnya tidak pernah dilakukan analisa akan tetapi setelah
diterapkan didapatkan ketepatan waktu pengiriman 70-75 %.
- Bagian inventory yang sebelumnya dapat dipantau hanya tiap bulan dengan
mengetahui jumlah dan biayanya akan tetapi setelah diterapkan maka dapat diketahui
tiap transaksi dari ERP SAP R/3. Kondisi ini memberikan akurasi sebesar 90-95 %.
- Bagian engineering yang sebelumnya tidak pernah dirancang, namun setelah
penerapan ERP SAP R/3 setiap produk mempunyai BOM dan routing serta disediakan
juga alternatif pembuatan BOM dan routing.
5. Daftar Pustaka
[1] Buck-Emden, R., 2000. The SAP R/3 System : An introduction to ERP and
Business Software Technology. Harlow, England : Addison-Wesley, an imprint of
Pearson Education Limited
[2] Hamilton, S., 2002. Maximizing Your ERP System a Practical Guide Manager,
Mcgraw-Hill
[3] QAD 78-0502A printed in the U.S.A August 2000 MFG/Pro eB
[4] SAP R/3 Mysap.com
[5] Welti, S., 2003. Successful SAP R/3 Implementation Practical Management of
ERP Projects