bab ii kerangka teori - Perpustakaan Universitas Mercu Buana

BAB II
KERANGKA TEORI
2.1.
Komunikasi
Komunikasi adalah prasyarat kehidupan manusia. Kehidupan akan tampak
hampa atau tiada kehidupan sama sekali apabila tidak ada komunikasi.
Komunikasi adalah alat (instrumen) yang dipakai manusia untuk melangsungkan
interaksi sosial, baik secara individu dengan individu, individu dengan kelompok
ataupun kelompok dengan kelompok.
Komunikasi adalah arus yang telah mengalir sepanjang sejarah manusia,
yang selalu memperluas wawasan seseorang dengan jalur-jalur informasinya.
Hampir seluruh kegiatan manusia dari mulai bangun tidur hingga tidur kembali
adalah kegiatan komunikasi. Ini artinya, komunikasi sebagai suatu proses sosial
yang sangat mendasar dan vital dalam kehidupan manusia.
Dikatakan mendasar karena setiap manusia, baik yang primitif maupun
yang modern berkeinginan mempertahankan suatu persetujuan mengenai berbagai
aturan sosial melalui komunikasi. Dikatakan vital, karena setiap individu memiliki
kemampuan untuk berkomunikasi dengan individu-individu lainnya (dan dengan
begitu menetapkan kredibilitasnya sebagai anggota masyarakat) sehingga
meningkatkan kesempatan individu tersebut untuk tetap hidup.
10
2.1.1 Pengertian Komunikasi
Komunikasi adalah suatu proses pembentukan, penyampaian, penerimaan
dan pengolahan pesan yang terjadi dalam diri seseorang dan atau diantara dua
orang atau lebih dengan tujuan tertentu.
Proses komunikasi dapat dibandingkan dengan tata cara produksi dan
konsumsi. Proses ini melibatkan produksi makna (production of meaning),
melalui penggunaan bahan-bahan mentah yang terdiri dari kata-kata, gambargambar, lambang-lambang, dan tindakan-tindakan komunikator, serta konsumsi
makna (consumtion of meaning) melalui pendengaran, penglihatan, sentuhan,
perasaan, dan penciuman yang dilakukan oleh khalayak.8
Komunikasi yang terjadi antar manusia merupakan kegiatan utama
manusia sebagai makhluk sosial yang selalu berinteraksi dalam kelompok kecil
maupun besar. Menurut Harold Lasswell (1960) :
Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan
siapa, mengatakan apa, dengan saluran apa, kepada siapa, dan dengan
akibat atau hasil apa?9
Definisi komunikasi dari Harold Lasswell tersebut secara eksplisit dan
kronologis menjelaskan tentang lima komponen yang terlibat dalam komunikasi.
Yakni siapa (perilaku komunikasi pertama yang punya inisiatif sebagai sumber),
mengatakan apa (isi informasi yang disampaikan), kepada siapa (perilaku
komunikasi lainnya yang dijadikan sasaran penerima), melalui saluran apa
(alat/saluran penyampaian informasi), dan dengan akibat apa (hasil yang terjadi
8
H. Frazier Moore, Humas, PT Remaja Rosdakarya, Bandung, 2005, hlm. 88
dalam Sasa Djuarsa Sendjaja, Pengantar Ilmu Komunikasi, Universitas Terbuka, Jakarta, 2003,
hlm. 1.11
9
11
pada diri penerima). Definisi ini menunjukkan bahwa komunikasi adalah suatu
upaya yang disengaja serta mempunyai tujuan.
Agar komunikasi berlangsung harus terdapat sumber (source) dan
penerima (receiver) yang memiliki pengalaman yang sama. Jelasnya, jika
penerima tidak memiliki pengetahuan yang sama dengan pengirim mengenai
bahasa atau sandi, konsep, sistem nilai, dan sebagainya, maka pengiriman makna
akan terhambat atau benar-benar gagal.
Pentingnya kesamaan (commones) pengalaman ini terletak pada fakta
bahwa komunikator harus memiliki pengetahuan dan pemahaman yang cukup
mengenai penerima atau komunikan untuk menyampaikan konsep-konsep yang
dapat dipahami agar dapat disandi ke dalam lambang-lambang sebagaimana
dimaksudkan oleh si komunikator. Gangguan (noise) menunjukkan hambatan
dalam proses atau peristiwa komunikasi, dari ketidakpahaman statis menjadi
ketidakpahaman verbal. Akhirnya umpan balik (feedback) menunjukkan
pengiriman kembali pesan yang diterima komunikan kepada komunikator.10
2.2.
Komunikasi Organisasi
Organisasi tidak mungkin berada tanpa komunikasi. Dalam kenyataannya
masalah komunikasi senantiasa muncul dalam proses organisasi. Komunikasilah
yang memungkinkan orang mengorganisasi. Komunikasi memungkinkan orang
untuk mengkoordinir kegiatan mereka untuk mencapai tujuan bersama, dan
komunikasi tidak hanya menyampaikan informasi atau mentransfer makna saja.
10
Ibid., hlm. 90
12
Tetapi orang atau individu membentuk makna dan mengembangkan harapan
mengenai apa yang sedang terjadi di sekitar mereka dan antara mereka satu sama
lain melalui pertukaran simbol.
Apabila tidak ada komunikasi, para pegawai tidak dapat mengetahui apa
yang dilakukan rekan sekerjanya, pimpinan tidak dapat menerima
masukan informasi, dan para penyelia memberikan instruksi, koordinasi
kerja tidak dapat dilakukan, dan organisasi akan runtuh karena ketiadaan
komunikasi.11
Memang, komunikasi bukanlah sebagai obat mujarab yang mampu
mengobati segala macam penyakit, tetapi paling tidak dengan adanya komunikasi
yang harmonis maka unsur-unsur yang ada dalam organisasi tercipta saling
pengertian dan saling memahami di antara mereka. Pada saat itulah prasangka,
beda pengertian, beda pendapat dan konflik bisa dihindari atau bisa diminimalisir
sekecil mungkin.
2.2.1 Pengertian Komunikasi Organisasi
Komunikasi dalam organisasi dapat menentukan jalannya proses suatu
organisasi dalam mencapai tujuannya. Komunikasi akan selalu terjadi dalam
setiap kegiatan organisasi dengan tujuan untuk menciptakan saling pengertian dan
kerjasama pada setiap angota organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.
Komunikasi organisasi adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang
menciptakan, memelihara dan mengubah organisasi.12
11
Keith Davis dan John W. Newstrom, Perilaku Dalam Organisasi (7th Edition), Erlangga,
Jakarta, 1993, hlm. 151
12
R. Wayne Pace dan Don F Faules, Komunikasi Organisasi : Strategi Meningkatkan Kinerja
Perusahaan, PT Remaja Rosdakarya, Bandung, 2001, hlm. 33
13
Stephen P. Robbins menyatakan, organisasi adalah suatu kesatuan sosial
yang dikoordinasikan secara sadar dengan batas yang relatif dapat ditentukan, dan
berfungsi secara berkesinambungan untuk mencapai tujuan bersama.13
Definisi ini mengandung beberapa unsur, yaitu :
1. Kesatuan sosial, berarti bahwa organisasi itu terdiri dari kelompok
manusia yang tentunya berinteraksi satu sama lain.
2. Koordinasi secara sadar, berarti bahwa interaksi manusia itu diatur
sehingga merupakan kesatuan yang berjalan kearah tertentu.
3. Batas tertentu, berarti bahwa organisasi membedakan antara anggota
(bagian organisasi) dan bukan anggota (bukan bagian dari organisasi).
4. Kesinambungan, berarti bahwa oranisasi dibentuk untuk waktu yang tidak
terbatas, sehingga merupakan usaha yang berjalan.
5. Tujuan bersama, berarti bahwa organisasi dibentuk untuk mencapai
sesuatu yang tidak bisa diacapai oleh para anggotanya secara individual.
Menurut Roger, komunikasi adalah darah kehidupan yang mengalir dalam
organisasi. Komunikasi meliputi seluruh kegiatan dalam organisasi yang dapat
menghasilkan alat kerja yang penting di mana akan timbul saling pengertian serta
kerjasama diantara anggota organisasi.14
Oleh karena itu, komunikasi dalam organisasi memiliki peranan yang
sangat penting dalam mencapai tujuan organisasi. Komunikasi organisasi menurut
Goldhaber didefinisikan sebagai proses menciptakan dan saling menukar pesan
13
14
Sentanoe Kertonegoro, Manajemen Organisasi, Widya Press, Jakarta, 1994, hlm. 23
Roger, Communication in Organization, New York, 1976, hlm. 6
14
dalam suatu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk
mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang saling berubah-ubah.15
2.2.2 Tujuan dan Fungsi Komunikasi Organisasi
Kegiatan atau upaya komunikasi yang dilakukan tentunya mempunyai
tujuan tertentu. Tujuan yang dimaksud di sini menunjuk pada suatu hasil atau
akibat yang diinginkan oleh pelaku komunikasi. Menurut Wilbur Schramm,
tujuan komunikasi dapat dilihat dari dua perspektif kepentingan yakni :
kepentingan sumber / pengirim / komunikator dan kepentingan penerima /
komunikan. Dengan demikian maka tujuan komunikasi yang ingin dicapai dapat
digambarkan sebagai berikut :16
A.
Tujuan komunikasi dari sudut kepentingan sumber :
1. Memberikan informasi
2. Mendidik
3. Menyenangkan/menghibur
4. Menganjurkan suatu tindakan/persuasi
B.
Tujuan komunikasi dari sudut kepentingan penerima:
1. Memahami informasi
2. Mempelajari
3. Menikmati
4. Menerima atau menolak anjuran
15
Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, PT Bumi Aksara, Jakarta, 2002, hlm. 67
dalam Sasa Djuarsa Sendjaja, Pengantar Ilmu Komunikasi, Universitas Terbuka, Jakarta, 2003,
hlm. 2.19
16
15
Sementara itu, Harold D. Lasswell (1948:2.19-2.20), seorang ahli ilmu
politik yang kemudian menekuni komunikasi, mengatakan bahwa komunikasi
mempunyai 4 (empat) fungsi sosial :17
1. Pengawasan lingkungan
Fungsi ini menunjuk pada upaya pengumpulan, pengolahan, produksi dan
penyebarluasan informasi mengenai peristiwa-peristiwa yang terjadi baik di
dalam ataupun di luar lingkungan masyarakat. Upaya ini selanjutnya
diarahkan pada tujuan untuk mengendalikan apa yang terjadi dilingkungan
masyarakat.
2. Korelasi diantara bagian-bagian dalam masyarakat untuk pencapaian
konsensus mengenai lingkungan.
Fungsi ini menunjuk pada upaya memberikan interpretasi atau penafsiran
informasi mengenai peristiwa-peristiwa yang terjadi. Atas dasar interpretasi
informasi ini diharapkan berbagai kalangan atau bagian masyarakat
mempunyai pemahaman, tindakan atau reaksi yang sama atas peristiwaperistiwa yang terjadi. Dengan kata lain melalui fungsi korelasi ini
komunikasi diarahkan pada uapaya pencapaian konsensus.
3. Sosialisasi (transmisi nilai-nilai/warisan sosial dari suatu generasi ke generasi
selanjutnya).
Fungsi ini menunjuk pada upaya pendidikan dan pewarisan nilai-nilai, normanorma, dan prinsip-prinsip dari satu generasi ke generasi lainnya atau dari satu
17
Ibid., hlm. 2.19-2.20
16
anggota/kelompok
masyarakat
ke
anggota-anggota/kelompok-kelompok
masyarakat lainnya.
4. Hiburan
Fungsi ini menunjuk pada tujuan untuk menghibur.
Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial,
tindak komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat
fungsi, yaitu : fungsi informatif, regulatif, persuasif dan intergratif.18
1. Fungsi Informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemprosesan informasi
(information processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu
organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik
dan tepat waktu.
Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat
melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran
manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi
ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan
karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan,
disamping itu juga informasi, tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan
kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
2. Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku
dalam suatu organisasi.
18
Sasa Djuarsa Sendjaja, Teori Komunikasi, Universitas Terbuka, Jakarta, 2002, hlm. 4.8
17
Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap
fungsi regulatif ini.
Pertama, atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen
yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi
yang disampaikan.
Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak
bergantung pada :
1. Keabsahan pimpinan dalam menyampaikan perintah,
2. Kekuatan pimpinan dalam menyampaikan perintah,
3. Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pimpinan sekaligus
sebagai pribadi,
4. Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan
Kedua, berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada
dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian
peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
3. Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan
selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini,
maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada
memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan
akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering
memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
4. Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang
memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.
Ada dua saluran komunikasi yang dapat muwujudkan hal tersebut, yaitu saluran
komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut
(newsletter, bulletin) dan laporan kemajuan organisasi; juga saluran komunikasi
informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja,
pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini
18
akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri
karyawan terhadap organisasi.
2.3.
Aliran Informasi Komunikasi Organisasi
Salah satu tantangan besar dalam komunikasi organisasi adalah bagaimana
menyampaikan informasi ke seluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima
informasi dari seluruh bagian organisasi. Proses ini berhubungan dengan aliran
informasi. Aliran informasi dapat menentukan iklim dan moral organisasi, yang
pada gilirannya akan berpengaruh pada aliran informasi.
Informasi tidak mengalir secara harfiah. Kenyataannya, informasi sendiri
tidak bergerak. Yang sesungguhnya terlihat adalah penyampaian suatu pesan,
interpretasi penyampaian tersebut, dan penciptaan penyampaian lainnya.
Penciptaan, penyampaian, dan interpretasi pesan merupakan proses yang
mendistribusikan pesan-pesan ke seluruh organisasi.
Maka, aliran informasi dalam suatu organisasi adalah suatu proses
dinamik, dalam proses inilah pesan-pesan secara tetap dan
berkesinambungan diciptakan, ditampilkan dan diinterpretasikan.19
Proses ini berlangsung terus dan berubah secara konstan artinya,
komunikasi organisasi bukanlah sesuatu yang terjadi kemudian berhenti.
Komunikasi terjadi sepanjang waktu.
Dalam komunikasi organisasi informasi dapat berpindah secara formal
dari seseorang yang otoritasnya lebih tinggi kepada orang lain yang otoritasnya
lebih rendah-komunikasi ke bawah; informasi yang bergerak dari suatu jabatan
19
R. Wayne Pace dan Don F Faules, Komunikasi Organisasi : Strategi Meningkatkan Kinerja
Perusahaan, PT Remaja Rosdakarya, Bandung, 2001, hlm. 170
19
yang otoritasnya lebih rendah kepada orang yang otoritasnya lebih tinggikomunikasi keatas; informasi yang bergerak diantara orang-orang dan jabatanjabatan yang sama tingkat otoritasnya-komunikasi horizontal; atau informasi yang
bergerak diantara orang-orang dan jabatan-jabatan yang tidak menjadi atasan
ataupun bawahan satu dengan yang lainnya dan mereka menempati bagian
fungsional yang berbeda-komunikasi lintas saluran.20
2.3.1 Komunikasi ke atas
Semua karyawan dalam perusahaan kecuali pimpinan mungkin akan
melakukan komunikasi ke atas. Meminta informasi kepada seseorang yang
memiliki otoritas lebih tinggi, memberikan permohonan atau komentar merupakan
alasan tujuan dari komunikasi ini.
Komunikasi keatas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi
mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi.21
Fungsi komunikasi dari bawah ke atas ini adalah penyampaian informasi
tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan; penyampaian
informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak
dapat diselesaikan oleh bawahan; penyampaian saran-saran perbaikan dari
bawahan; penyampaian keluhan dari bahwan tentang dirinya sendiri
maupun pekerjaannya.22
Para anggotanya organisasi selalu ingin didengar oleh para atasannya.
Keinginan demikian dimanfaatkan untuk menyampaikan berbagai hal seperti
laporan hasil pekerjaan, masalah yang dihadapi, baik yang sifatnya kedinasan
maupun yang sifatnya pribadi, saran-saran yang menyangkut pelaksanaan tugas
20
R. Wayne Pace dan Don F Faules, op.cit. hlm. 184
Ibid., hlm. 189
22
Sasa Djuarsa Sendjaja, Teori Komunikasi, Universitas Terbuka, Jakarta, 2002, hlm. 4.5
21
20
masing-masing dan bahkan juga, dalam organisasi yang dikelola dengan gaya
yang demokratik, kritik membangun demi kepentingan organisasi.
Ada empat jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari bawahan
kepada atasan :23
1. Informasi mengenai apa yang dilakukan bawah-pekerjaan, prestasi,
kemajuan dan rencana-rencana untuk waktu mendatang,
2. Informasi mengenai penjelasan persoalan-persoalan kerja yang belum
terpecahkan bawahan yang mungkin memerlukan beberapa macam
bantuan,
3. Informasi mengenai saran atau gagasan untuk perbaikan dalam unitunit mereka atau dalam organisasi,
4. Informasi mengenai bagaimana pikiran dan perasaan bawahan tentang
pekerjaan mereka, rekan mereka dan organisasi,
Planty dan Machaver (1952) mengemukakan tujuh prinsip sebagai
pedoman program komunikasi keatas.24
1. Program komunikasi keatas yang efektif harus direncanakan
2. Program
komunikasi
keatas
yang efektif berlangsung secara
berkesinambungan
3. Program komunikasi keatas yang efektif menggunakan saluran rutin
4. Program komunikasi keatas yang efektif menitikberatkan kepekaan
dan penerimaan dalam pemasukan gagasan dari tingkat yang lebih
rendah
23
24
dalam R. Wayne Pace dan Don F Faules, op.cit. hlm. 190
dalam R. Wayne Pace dan Don F Faules, op.cit. hlm. 193
21
5. Program komunikasi keatas yang efektif mencakup mendengarkan
secara obyektif
6. Program komunikasi keatas yang efektif mencakup tindakan untuk
menanggapi masalah
7. Program komunikasi keatas yang efektif menggunakan berbagai media
dan metode untuk meningkatkan aliran informasi
2.3.2 Komunikasi ke bawah
Komunikasi ini berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran
manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Komunikasi demikian
merupakan wahana bagi manajemen untuk menyampaikan berbagai hal kepada
para bawahannya, perintah, instruksi, kebijaksanaan baru, pengarahan, pedoman
kerja, nasihat dan teguran.
Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi
mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang
berotoritas lebih rendah.25
Kesemuanya itu dalam rangka usaha manajemen untuk lebih menjamin
bahwa tindakan, sikap dan perilaku para karyawan sedemikian rupa sehingga
kemampuan organisasi untuk mencapai tujuan dan berbagai sasarannya semakin
meningkat
yang
pada
gilirannya
memungkinkan
organisasi
memenuhi
kewajibannya kepada para anggotanya.
Fungsi komunikasi dari atas ke bawah ini adalah; pemberian atau
penyampaian instruksi kerja (job instruction); penjelasan dari pimpinan
tentang mengapa suatu tugas perlu dilaksanakan (job retionnale);
penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku
25
Ibid., hlm. 184
22
(procedures and practices); pemberian motivasi kepda karyawan untuk
bekerja lebih baik.26
Ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada
bawahan (Katz & Kahn, 1996) :27
1. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan,
2. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan,
3. Informasi mengenai kebijakan dan praktik – praktik organisasi,
4. Informasi mengenai kinerja pegawai,
5. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of
mission)
Ada enam kriteria yang sering digunakan untuk memilih metode
penyampaian informasi kepada para pegawai (Level & Galle, 1988) :28
1. Ketersediaan.
Metode-metode
yang
tersedia
dalam
organisasi
cenderung dipergunakan, setelah menginventarisasikan metode yang
tersedia, organisasi dapat memutuskan metode apa yang dapat
ditambahkan untuk satu program keseluruhan yang lebih efektif.
2. Biaya. Metode yang dinilai paling murah cenderung dipilih untuk
penyebaran informasi rutin dan yang tidak mendesak. Bila diperlukan
atau diinginkan penyebaran informasi yang tidak rutin dan mendesak,
metode yang lebih mahal tetapi lebih cepat dapat digunakan.
26
Sasa Djuarsa Sendjaja, Teori Komunikasi, Universitas Terbuka, Jakarta, 2002, hlm. 4.5
dalam R. Wayne Pace dan Don F Faules, op.cit. hlm. 185
28
Ibid., hlm. 185
27
23
3. Pengaruh. Metode yang tampaknya memberi pengaruh atau kesan
paling besar sering dipilih daripada metode yang baku.
4. Relevansi. Metode yang tampak paling relevan dengan tujuan yang
ingin dicapai akan lebih sering dipilih. Bila tujuannya singkat dan
sekedar
menyampaikan
informasi,
dapat
dilakukan
dengan
pembicaraan diikuti oleh memo. Bila tujuannya menyampaikan
masalah yang rinciannya rumit, metode laporan teknis tertulis adalah
metode yang mungkin akan dipilih.
5. Respons. Metode yang dipilih akan dipengaruhi oleh ketentuan apakah
dikehendaki atau diperlukan respons khusus terhadap informasi
tersebut.
6. Keahlian. Metode yang tampaknya sesuai dengan kemampuan
pengirim untuk menggunakannya dan dengan kemampuan penerima
untuk memahaminya cenderung digunakan daripada metode yang
tampaknya diluar kemampuan komunikator atau diluar kemampuan
pemahaman pegawai yang menerimanya.
2.3.3 Komunikasi Horizontal
Komunikasi ini berlangsung ketika orang-orang yang berada pada level
yang sama dalam unit kerja yang sama. Komunikasi demikian merupakan wahana
antar karyawan untuk saling bekerjasama dalam hal pekerjaan serta memupuk
komunikasi yang baik antar rekan sekerja.
24
Komunikasi horizontal terdiri dari penyampaian informasi diantara rekanrekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individuindividu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam
organisasi dan mempunyai atasan yang sama.29
Fungsi komunikasi horizontal ini adalah : memperbaiki koordinasi tugas,
upaya pemecahan masalah, saling berbagi informasi, upaya memecahkan konflik,
dan membin hubungan melalui kegiatan bersama.
Ada enam jenis informasi yang biasa dikomunikasikan diantara rekanrekan sejawat :30
1. Informasi mengenai koordinasi penugasan kerja
2. Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan
3. Informasi bagaimana memecahkan masalah
4. Bagaimana memperoleh pemahaman bersama
5. Bagaimana mendamaikan, berunding dan menengahi perbedaan
6. Bagaimana menumbuhkan dukungan antar personal
2.3.4 Komunikasi Lintas Saluran
Komunikasi ini muncul dari keinginan pegawai untuk berbagi informasi
melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi
atas maupun bawahan mereka.
Fayol (1916–1940), menunjukkan bahwa komunikasi lintas-saluran
merupakan hal yang pantas, bahkan perlu pada suatu saat, terutama bagi pegawai
tingkat lebih rendah dalam suatu saluran.
29
30
Ibid., hlm. 195
Ibid., hlm. 195
25
Pentingnya komunikasi lintas-saluran dalam organisasi mendorong Keith
Davis (1967) untuk menyatakan bahwa penerapan tiga prinsip berikut akan
memperkokoh peranan komunikasi spesialis staf :31
1. Spesialis staf harus dilatih dalam keahlian berkomunikasi
2. Spesialis staf perlu menyadari pentingnya peranan komunikasi mereka
3. Manajemen harus menyadari peranan spesialis staf dan lebih banyak
lagi memanfaatkan peranan tersebut dalam komunikasi organisasi
Jenis informasi yang biasa dikomunikasikan diantara individu-individu
dalam komunikasi lintas saluran :32
1. Informasi mengenai data
2. Informasi mengenai laporan kerja
3. Informasi mengenai rencana kegiatan
4. Informasi mengenai koordinasi kerja
5. Bagaimana memberikan dukungan dan solusi mengenai pekerjaan di
semua bagian organisasi
2.4
Komunikasi Organisasi Dalam Perspektif PR
Secara struktural Pulic Relations merupakan bagian integral dari suatu
kelembagaan
atau
organisasi.
Public
Relations
dalam
organisasi
menyelenggarakan komunikasi timbal balik antara organisasi atau lembaga
dengan publiknya baik intern maupun ekstern. Komunikasi timbal balik tersebut
ditujukan untuk menciptakan saling pengertian (public understanding) dan
31
32
dalam R. Wayne Pace dan Don F Faules, op.cit. hlm. 199
Ibid., hlm. 197
26
dukungan (public support) bagi tercapainya tujuan, kebijakan serta tindakan
perusahaan.
Menurut Frank Jefkins, public relations adalah sesuatu yang merangkum
keseluruhan komunikasi yang terencana, baik ke dalam maupun ke luar, antara
suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan
spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian.33
Sasaran humas adalah sasaran komunikasi manajemen. Dalam usaha
mencapai tujuan manajemen secara efektif, salah satunya adalah hubungan
dengan karyawan (employee relations) sebagai publik internal. Rhenald Kasali
mengatakan bahwa, public relations adalah suatu pendekatan strategis dengan
menggunakan konsep-konsep komunikasi dengan cara membujuk (persuasive).
Tugas public relations adalah membina hubungan yang baik dengan berbagai
pihak.34
Pengertian humas sebagai fungsi yang melekat pada manajemen
organisasi, tujuan utamanya adalah membentuk goodwill, toleransi, kerjasama,
saling mempercayai, saling pengertian, dan saling menghargai serta untuk
membentuk opini publik yang positif berdasarkan prinsip-prinsip hubungan yang
harmonis, baik hubungan ke dalam (internal relations), maupun ke luar (external
relations).35
Berdasarkan ciri khas kegiatan public relations, maka fungsi public
relations menurut Cutlip, Centre dan Canfield adalah :
33
Frank Jefkins, Public Relations, Erlangga, Jakarta, 1992, hlm. 9
Rhenald Kasali, Manajemen PR, Pustaka Utama Grafiti, Jakarta, 1990, hlm. 284
35
Rosadi Roslan, Praktik dan Solusi Public Relations dalam Situasi Krisis dan Pemulihan Citra,
Ghalia Indonesia, Jakarta, 1999, hlm. 31
34
27
a. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.
b. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dengan menyebarkan
informasi dari organisasi ke publiknya dan menyalurkan opini publik pada
organisasi.
c. Melayani publik dan memberikan sumbangan saran kepada pimpinan
manajemen demi kepentingan umum.
d. Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publiknya,
sebagai khalayak sasarannya.36
Ada tiga hal yang sangat mempengaruhi tingkat efektifitas humas internal, yaitu :
a. Keterbukaan pihak manajemen.
b. Kesadaran pengakuan pihak manajemen akan nilai dan arti penting
komunikasi dengan pegawai.
c. Keberadaan seorang manajer komunikasi (kepala humas) yang tidak hanya
ahli dan berpengalaman, tetapi juga didukung oleh sumber daya teknis.37
Kunci sukses suatu komunikasi organisasi dalam Public Relations, sangat
tergantung pada prinsip pelaksanaan komunikasi yang efektif dengan para
karyawan dan orang-orang yang ada di dalam perusahaan itu sendiri. Fungsi
manajemen yang dilaksanakan PR ini selain diterapkan ke dalam setiap strategi,
juga sebagai pegangan dalam melaksanakan tugasnys melakukan kegiatan yang
sesuai dengan visi misi perusahaan tempat ia berada. Dari visi misi perusahaan
tersebut maka dapat diterapkan objective yang diinginkan.38
36
dalam Frida Kusumastuti , Dasar-Dasar Humas, Ghalia Indonesia, Jakarta, 2002, hlm. 23-24
Frank Jefkins, Public Relations, op.cit., hlm. 172
38
Rhenald Kasali, op.cit., hlm. 57
37
28
Dari sinilah seorang PR dapat menetapkan objective internal yang
mendukung objective perusahaan secara menyeluruh.39
Objective ini dapat
direalisasikan dengan menggunakan teknik-teknik komunikasi efektif yang
dimiliki oleh PR.
2.5
Kepuasan Kerja Karyawan
Komunikasi dengan karyawan merupakan kunci utama suksesnya program
humas modern. Fungsi komunikasi internal adalah mengusahakan agar para
karyawan mengetahui apa yang sedang dipikirkan manajemen dan mengusahakan
agar manajemen mengetahui apa yang sedang dipikirkan oleh karyawan.
Komunikasi internal menimbulkan problema pelik. Salah satu gejala yang paling
meyakinkan dari rusaknya kondisi dalam suatu organisasi adalah rendahnya
kepuasan kerja (job satisfaction). Dalam bentuknya yang lebih sinis gejala itu
bersembunyi di belakang pemogokan liar, pelambanan kerja, mangkir dan
pergantian pegawai. Gejala itu mungkin juga merupakan bagian dari keluhan,
rendahnya prestasi, rendahnya kualitas produk, penerimaan yang dilakukan
pegawai, masalah disipliner, dan berbagai kesulitan lain.
Sebaliknya, kepuasan kerja yang tinggi diinginkan oleh pimpinan
perusahaan karena dapat dikaitkan dengan hasil positif. Kepuasan kerja yang
tinggi merupakan tanda organisasi yang dikelola dengan baik dan pada dasarnya
merupakan hasil manajemen perilaku yang efektif. Kepuasan kerja adalah ukuran
proses pembangunan iklim manusia yang berkelanjutan dari suatu organisasi.
39
Ibid., hlm. 62
29
Menurut Keith Davis & John W Newstrom, kepuasan kerja merupakan
seperangkat perasaan karyawan tentang menyenangkan atau tidaknya pekerjaan
mereka. Sebagai sekumpulan perasaan, kepuasan kerja bersifat dinamik. Para
pemimpin perusahaan tidak dapat menciptakan kondisi yang dapat menimbulkan
kepuasan kerja sekarang dan kemudian mengabaikannya begitu saja. Kepuasan
kerja
dapat
menurun
secepat
timbulnya-biasanya
lebih
cepat-sehingga
menghruskan para pemimpin perusahaan untuk memperhatikannya setiap saat.40
Indikator-indikator yang menunjang tercapainya kepuasan kerja karyawan,
antara lain :41
1. Kepuasan kerja umum
Merupakan hal-hal yang menimbulkan kepuasan kerja dan ketidakpuasan
secara spesifik. Dengan kata lain, hal tersebut mengungkapkan bagaimana
perasaan pegawai tentang pekerjaan mereka, bagian pekerjaan menimbulkan
perasaan itu, dan perasaan siapa saja yang terlibat (misalnya, pegawai biasa
atau staf ahli). Antara lain adalah sebagai berikut :
a. Kepuasan terhadap pelayanan karyawan
b. Ketidakpuasan terhadap pelayanan karyawan
c. Kepuasan terhadap kelompok karyawan tertentu
d. Ketidakpuasan terhadap kelompok karyawan tertentu
40
Keith Davis dan John W. Newstrom, Perilaku Dalam Organisasi, Penerbit Erlanggan, 1995,
hlm. 106
41
Ibid., hlm 112
30
e. Bagian/departemen mana yang sangat terpengaruh
2. Komunikasi
Hal yang juga penting dari kepuasan kerja adalah komunikasi. Terutama
komunikasi ke atas sangat bermanfaat apabila pegawai didorong untuk
mengomentari hal-hal yang ada dalam pikiran mereka ketimbang sekedar
menjawab pertanyaan tentang berbagai topik yang penting bagi pimpinan.
Antara lain adalah sebagai berikut :
a. Adanya komunikasi yang mengalir ke semua arah
b. Melakukan komunikasi ke atas untuk bertukar pikiran/pendapat
3. Perubahan sikap
Seseorang merasakan kepuasan dalam pekerjaannya jika didukung pula oleh
sikap yang baik dari pimpinan terhadap kesejahteraan pegawai.
Antara lain adalah sebagai berikut :
a. Adanya kesempatan untuk mengeluarkan uneg-uneg/keluhan
b. Adanya perhatian pimpinan kepada karyawan
4. Kebutuhan pelatihan (traning needs)
Biasanya pegawai diberikan kesempatan untuk mengungkapkan perasaan
tentang seberapa baik penyelia mereka melaksanakan bagian-bagian tertentu.
Karena para pegawai mengalamai tindakan penyeliaan itu, persepsi mereka
dapat menyediakan data yang bermanfaat tentang kebutuhan pelatihan bagi
para penyelia perusahaan.
Antara lain adalah sebagai berikut :
a. Adanya kesempatan bagi karyawan untuk mengikuti pelatihan (training)
31
b. Adanya pendelegasian pekerjaan yang jelas
c. Pimpinan memberikan instruksi pekerjaan yang jelas
5. Perencanaan dan pemantauan perubahan
Para pimpinan yang waspada menyadari perlunya mengkaji reaksi pegawai
terhadap perubahan kebijaksanaan dan program penting. Hal ini bermanfaat
untuk mengidentifikasikan berbagai masalah yang mungkin timbul dan
memungkinkan pimpinan untuk menilai tanggapan aktual terhadap perubahan
dan menelaah keberhasilan dan kegagalannya.
a. Mengidentifikasikan masalah
b. Mengkaji kembali program/perubahan kebijaksanaan
c. Mengadakan evaluasi terhadap perubahan yang telah dilakukan
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa kepuasan kerja yang ada pada
penelitian ini adalah kepuasan terhadap suasana kerja yang tercipta dari pola
komunikasi yang berkembang di perusahaan.
Stephen P. Robins, mengatakan terdapat faktor-faktor yang mendorong
kepuasan kerja adalah sebagai berikut :
1. Pekerjaan yang secara mental menantang
Karyawan cenderung lebih menyukai pekerjaan yang dapat memberikan
kesempatan untuk menggunakan keterampilan dan kemampuan mereka.
2. Ganjaran yang pantas
Karyawan menginginkan sistem upah dan kebijakan promosi yang adil,
didasarkan pada tuntutan pekerjaan, tingkat keterampilan individu dan
32
standar pengupahan komunitas serta kebijakan dan praktik promosi yang
adil.
3. Kondisi kerja yang mendukung
Karyawan peduli pada lingkungan kerja, baik untuk kenyamanan pribadi
maupun untuk memudahkan mengejakan tugas dengan baik. Selain itu,
karyawan lebih menyukai bekerja dengan fasilitas dan alat pendukung
yang memadai.
4. Atasan dan rekan sekerja yang mendukung
Mempunyai rekan sekerja yang ramah dan mendukung, serta atasan yang
ramah dan dapat memahami, menawarkan pujian untuk kinerja yang baik,
mau mendengarkan pendapat karyawan akan dapat menghantar kepada
kepuasan kerja yang meningkat di antara karyawan.42
Menurut Abraham Maslow (1943), dalam teorinya yaitu teori hirarki
kebutuhan (hierarchy of needs theory) menyatakan bahwa setiap manusia
memiliki lima kebutuhan dengan urutan sebagai berikut :
1. Kebutuhan fsikologis (physiological need), berupa makan, minum, tempat
tinggal dan kebutuhan fisik lainnya
2. Kebutuhan akan jaminan keamanan (safety needs), yaitu rasa aman dan
terlindung dari resiko fisik dan mental
3. Kebutuhan sosial (social needs), berupa persahabatan, keakraban,
penerimaan dan keterikatan
42
Stephen P. Robins, Perilaku Organisasi, Pherlindo, Jakarta, 1996, hlm. 198
33
4. Kebutuhan harga diri (need esteem), yaitu perasaan ingin dihormati,
diakui, disegani dan kewibawaan
5. Kebutuhan aktualisasi diri (self actualization needs), yaitu prestasi
perkembangan dan tanggung jawab.43
Sedangkan menurut Coleman, kepuasan kerja adalah respons seseorang
terhadap bermacam-macam lingkungan kerja yang dihadapinya, diantaranya
adalah respons terhadap :44
1. Komunikasi organisasi
Merupakan sikap karyawan dalam menilai komunikasi organisasi yang
berjalan di perusahaan tempatnya bekerja.
2. Supervisor (kepemimpinan)
Merupakan sikap karyawan dalam hal menilai kepemimpinan yang
dijalankan oleh atasannya.
3. Kompensasi (upah dan gaji)
Merupakan sikap karyawan dalam menilai imbalan, gaji atau penghargaan
yang selama ini berjalan.
4. Promosi
Merupakan sikap karyawan dalam menilai jenjang karir dan penghargaan
yang diberikan perusahaan.
5. Hubungan interpersonal
Merupakan sikap karyawan dalam menilai hubungan yang terjadi antar
karyawan ditempatnya bekerja.
43
44
dalam Sentanoe Kertonegoro, Manajemen Organisasi, Widya Press, Jakarta, 1994, hlm. 128
Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, PT Bumi Aksara, Jakarta, 1995, hlm. 90
34
6. Kebijakan atasan dan perusahaan
Merupakan sikap karyawan dalam menilai setiap kebijakan yang
dikeluarkan oleh atasan maupun perusahaan.
2.6.
Hipotesa Teoritis
Frank Jefkins menyatakan bahwa, internal public relations adalah salah
satu kunci manajemen sukses untuk menuntut pengelolaan terbuka dan menutup
celah antara manajemen dan karyawan.45 Dan sejak dahulu telah diketahui secara
luas bahwa salah satu cara yang sangat ampuh untuk menciptakan hubungan yang
lebih baik antara kedua belah pihak adalah komunikasi tatap muka.46
Dalam penelitian mengenai pengaruh aliran informasi terhadap tingkat
kepuasan kerja karyawan ini dapat dirumuskan satu hipotesa yang dapat memberi
jawaban sementara bagi permasalahan. Hipotesa teoritis dalam penelitian ini
adalah. ”Terdapat pengaruh aliran informasi terhadap tingkat kepuasan kerja
karyawan PT Grafitama Delta Kreasi”.
45
46
Frank Jefkins, Public Relations Techniques, loc.cit., hlm. 355
Frank Jefkins, Public Relations, op.cit., hlm. 179