BAB II

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1
Kerangka Berfikir
Teori-teori yang dipakai dalam penyusunan tesis ini berlandaskan pada ruang
lingkup Manajemen Proyek dan Prosedur Operasional Baku, sehingga akan dikemukakan
teori apa saja dari kedua disiplin ilmu tersebut yang mendukung dan mendasari
penyusunan tesis ini.
1. Manajemen Proyek
a.
Pengetahuan Manajemen Proyek (Project Management Body of Knowledge,
PMBoK)
b. Manajemen Proyek Website
2. Prosedur Operasional Baku
2.2
Manajemen Proyek
2.2.1
Pengetahuan Manajemen Proyek
Manajemen Proyek merupakan aplikasi dari disiplin ilmu pengetahuan,
keahlian, alat dan teknik untuk memetakan kegiatan dalam upaya untuk
memenuhi kebutuhan dan harapan para stakeholder dari suatu proyek tertentu.
(William, 2000)
Upaya pemenuhan kebutuhan dan harapan para stakeholder tersebut dapat
bervariasi tergantung keseimbangannya dalam penyesuaian permintaan antar:
o ruang lingkup, waktu, dan kualitas;
o stakeholder dengan berbagai kebutuhan dan harapan yang berbeda;
o persyaratan yang dapat diidentifikasi (kebutuhan) dan persyaratan yang tidak
dapat diidentifikasi (harapan).
9 Knowledge Areas
Project Portfolio
Core Functions
Scope
Management
Time
Management
Cost
Management
Comunication
Management
Risk
Management
Tools & Techniques
Stakeholder’s needs & expectations
Project Integration Management
HR
Management
Project 1
Project 2
Project 3
Project 4
Project 5
Quality
Management
Enterprise
Success
Project
Success
Procurement
Management
Facilitating Functions
Gambar 2-1
Alur Manajemen Proyek
Sumber: Duncan, William R., A Guide to the Project Management Body of Knowledge,
Pennsylvania: Project Management Institute, 2000.
Dalam penjelasan secara lebih detail, disiplin ilmu Manajemen Proyek ini
selanjutnya dibagi dalam 9 buah area pengetahuan, yaitu: Manajemen Integrasi,
Manajemen Ruang Lingkup, Manajemen Waktu, Manajemen Biaya, Manajemen
Kualitas, Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM), Manajemen Komunikasi,
Manajemen Resiko, dan Manajemen Pengadaan.
2.2.2
Manajemen Proyek Website
Dilihat dari sudut pandang bisnis dan perkembangannya, manajemen
proyek merupakan yang paling penting dalam menentukan faktor penyebab
kesuksesan dan juga kegagalan suatu proyek tertentu. Pusat perhatian dalam
manajemen proyek yang baik pada perusahaan pengembang website menjadi
sangat penting ketika baik investor maupun klien yang potensial sedang
menganalisa dan mengevaluasi perusahaan karena hal pertama yang diperhatikan
adalah memastikan apakah perusahaan tersebut telah memiliki kemampuan
manajemen proyek yang telah stabil, dewasa dan berdaya guna. (Shelford &
Remillard, 2003)
1) Menentukan Proyek
Proyek website merupakan suatu upaya sementara yang menggunakan
teknologi internet guna mencapai tujuan khusus dengan menciptakan atau
menekankan suatu produk yang unik. Untuk mengukurnya sebagai suatu proyek,
maka harus dilakukan beberapa hal sebagai berikut:
•
Memproduksi suatu hasil yang unik.
•
Batasi jangka waktu, dengan menentukan waktu awal, tengah dan
akhir.
•
Membutuhkan kerja.
•
Diupayakan untuk memenuhi tujuan yang seharusnya memang dapat
dicapai.
Penentuan proyek diawali dengan dokumen singkat yang kreatif, yang
dalam hal ini mengandung penjelasan tingkat tinggi mengenai tujuan bisnis dan
prasyarat fungsional, diusulkan oleh stakeholder proyek dan digunakan untuk
mengawali suatu proyek.
Dokumentasi suatu proyek yang baik dapat mengkomunikasikan
karakteristik dari website yang sedang dirancang. Dokumen-dokumen ini
mengandung tujuan bisnis dan dasar fungsional dari pengembangan proyek
website. Dan dalam upaya untuk melengkapi prasyarat dari dokumentasi proyek
yang baik berisikan:
•
Project Charter
•
Statement of Work
•
Wireframe Mockups
•
Content Map
•
Application flow diagrams
•
Technical specifications
Dokumentasi proyek yang baik juga harus mengandung penilaian
kebutuhan di mana mencakup proses sedang berjalan yang biasanya dilaksanakan
dalam beberapa pertemuan resmi dengan stakeholder proyek. Berikut adalah
beberapa tip dalam melaksanakan suatu penilaian kebutuhan:
•
Menyediakan kuesioner bagi stakeholder proyek yang membantu mereka
dalam menjelaskan pemikiran mereka tentang inisiatif baru mereka.
•
Mengumpulkan contoh dari proyek sekarang yang mirip, dan kemudian
tentukan persamaan dan perbedaan antara proyek sekarang dan inisiatif yang
diusulkan.
•
Komunikasikan ide secara visual dengan diagram dan sketsa.
•
Tinjau ulang setiap ada konsep yang penting guna mendemonstrasikan
pengertian dari permasalahan, menjelaskan poin-poin penting, dan juga untuk
memastikan.
•
Jelajahi tujuan proyek pada tingkat detail yang lebih tinggi daripada yang
pernah didiskusikan pada pertemuan awal.
•
Cari tahu apa saja faktor yang menentukan hasil yang sukses bagi proyek,
dan bagaimana hasil ini dapat diukur.
•
Menanyakan dengan klien tentang imajinasi mereka bagaimana website
akan berubah seiring dengan perjalanan waktu.
•
Mengumpulkan saran-saran bagi peningkatan di masa depan.
2) Seni Perencanaan
Kunci dari proses perencanaan adalah penjadwalan proyek, yang
menjelaskan jangka waktu kegiatan dan kapan akan dimulai. Perencanaan dalam hal
ini membutuhkan langkah-langkah berikut yang harus dipersiapkan sebagai bagian
dari tangung jawab inti pelaksana proyek:
• Mengembangkan Struktur Rincian Kerja (Work Breakdown Structure, WBS)
dengan mengidentifikasi fase dan kegiatan proyek. Konsultasikan dengan tim
untuk memperinci kegiatan-kegiatan menjadi tugas-tugas.
• Precedence Diagramming Methods (PDM) merupakan suatu metode yang
mengkonstruksikan suatu diagram jaringan proyek untuk mewakili semua
kegiatan dan hubungannya guna menggambarkan ketergantungan.
• Identifikasi ketergantungan antar kegiatan dan sorot hal ini dalam jadwal dengan
catatan khusus. Ketergantungan yang besar adalah suatu resiko, jadi pastikan
untuk mengingatkan dan identifikasi hal tersebut ke stakeholder proyek.
• Identifikasi kegiatan yang dapat dijalankan secara serempak atau dengan cara
paralel (sebagai contoh, model data dan desain grafis).
• Perkirakan upaya dan jangka waktu dari setiap kegiatan dalam konsultasi dengan
tim.
• Tentukan biaya dari masing-masing kegiatan dalam hal jam-kerja karyawan,
sub-kontraktor, perangkat keras, dan juga lisensi perangkat lunak.
• Usulkan jadwal proyek dan analisa hasilnya.
• Dapatkan persetujuan, mendayagunakan sumber daya, dan jadwalkan penugasan
kerja.
3) Alur Kerja
Alur kerja meliputi standar dan protokol yang diikuti oleh tim produksi
sebagai output dari satu langkah dalam proses menjadi input bagi langkah
selanjutnya. Dalam proyek website, alur kerja pada dasarnya merupakan suatu jalur
yang diikuti melalui organisasi sebagaimana hal ini ditransformasikan dari input
(misalnya desain grafis) menjadi suatu output (halaman situs yang selesai).
Alur kerja yang terancang dengan baik memiliki beberapa hal berikut:
• Menurunkan jumlah usaha yang dibutuhkan guna melacak milestone dan
memecahkan permasalahan yang berkaitan dengan handoff.
• Memperkuat budaya kerjasama tim.
• Mendukung kepentingan dari rencana proyek.
• Menghilangkan praduga yang beresiko.
Mengembangkan dan mendokumentasikan standar alur kerja adalah hal
yang terpenting guna memelihara lingkungan produksi yang efisien dan sukses.
Berikut adalah manfaat yang dapat diperoleh dari dokumentasi alur kerja produksi
organisasi bagi setiap individu yang terlibat:
• Meningkatkan handoff antar anggota tim yang berbeda.
• Menciptakan pengertian yang lebih baik, dan juga penghargaan, akan masingmasing tanggungjawab individu anggota tim.
• Menyediakan faktor predictability dan repeatability yang lebih besar dalam
proyek.
• Membongkar segala praduga yang salah tentang bagaimana proses bekerja dan
menyediakan suatu forum untuk mengkoreksinya.
• Mempresentasikan proses tersebut sebagai suatu nilai jual di pertemuan bisnis
dengan klien.
Dalam hal memulai dokumentasi proses produksi diperlukan identifikasi
dan penjelasan dari beberapa komponen berikut ini, seperti: fase, deliverable,
ketergantungan, sumber daya, aturan, dan aturan atas deliverable.
Dokumen analisa alur kerja adalah suatu format yang baik dalam
mempresentasikan penemuan karena hal ini mengundang pertanyaan “Bagaimana
kita menempatkan kebutuhan-kebutuhan ini?” dan membuka jalur bagi
rekomendasi. Analisa alur kerja dapat mengandung beberapa hal berikut ini:
• Pengenalan yang menjelaskan apa saja yang ditempatkan — menjelaskan
proses alur kerja organisasi, mengapa ditempatkan (klarifikasi, dokumentasi,
revisi, kesulitan proyek, dan lain sebagainya) dan bagaimana cara
mengumpulkan informasi yang dipresentasikan dalam dokumen (wawancara,
studi kasus, dan lain-lain).
• Ringkasan proses alur kerja yang berlaku sekarang, hal ini dapat termasuk
catatan mengenai permasalahan yang ada.
• Diskusi lebih detail tentang permasalahan yang ditemukan.
• Bagan yang menunjukkan fase produksi.
• Penjelasan tentang deliverable.
• Penjelasan tentang aturan tim.
• Ringkasan akan penemuan-penemuan tersebut.
2.3
Prosedur Operasional Baku
2.3.1
Kebutuhan akan Kebijakan dan Prosedur
Kebijakan dan prosedur memainkan suatu peranan penting dalam
lingkungan perusahaan di mana karyawan membuat keputusan. Melalui sistem
kebijakan dan prosedur yang tepat, maka visi perusahaan menjadi suatu bagian
yang integral dari operasional perusahaan. Bagi para pembuat keputusan,
kebijakan dan prosedur menyediakan batasan, pilihan dan panduan umum. (Page,
2003).
Kebijakan
merupakan
suatu
serangkaian
tindakan
tertentu
yang
dilaksanakan sebagai suatu panduan menuju tujuan dan strategi bisnis yang dapat
diterima. Sedangkan prosedur merupakan suatu metode di mana kebijakan dapat
dicapai, menyediakan petunjuk yang diperlukan guna melanjutkan pernyataan
kebijakan.
Terdapat tiga pengendalian internal yang sama pentingnya pada semua
perusahaan, yaitu:
1.
Pengendalian Administratif, adalah yang non-keuangan dan
meliputi semua kegiatan bisnis.
2.
Pengendalian Pembukuan, meruapakan bagian keuangan dan
menyediakan pemeriksaan keuangan dan saldo perusahaan dalam
suatu bentuk sistem akuntansi.
3.
Pengendalian
Proses
Data,
yang
dapat
meliputi
baik
pengendalian administratif maupun akuntansi atau yang terkait
dengan
input,
proses
dan
output
dari
transaksi
yang
terkomputerisasi.
Terdapat beberapa alasan bisnis mengapa diperlukan dokumentasi bagi
kebijakan dan prosedur, yaitu:
1.
Setiap pekerjaan memiliki hambatan yang mengelilinginya.
2.
Kebijakan dan prosedur memungkinkan para manager dan karyawannya untuk
mengerti dengan jelas akan tanggungjawab masing-masing individu dan
kelompok.
3.
Kebijakan dan prosedur menjelaskan batasan akan pekerjaan sehingga masingmasing karyawan mengerti akibat tanggung jawabnya terhadap yang lain ketika
dia melakukan keputusan yang diambil.
4.
Kebijakan dan prosedur memungkinkan para manajer untuk memutuskan yang
mana tindakan atau keputusan karyawan yang tidak perlu dikarenakan salah
penilaian atau menyalahi aturan.
5.
Kebijakan dan prosedur menyediakan kebebasan bagi individu untuk membuat
suatu keputusan dalam melaksanakan tugas-tugas mereka dalam batasan yang
telah ditentukan dan untuk menghindari pengendalian yang berlebihan dari
pihak manajer.
6.
Kebijakan dan prosedur memungkinkan pihak manajemen untuk melatih
pengendalian dengan pengecualian tertentu, dibandingkan daripada dengan
menelaah setiap tindakan dan keputusan dari karyawan mereka.
Bila telah diputuskan bahwa suatu kebijakan dan prosedur dibutuhkan
dalam perusahaan, maka sebaiknya ditentukan yang harus mengatur dan
mengkoordinasikan fungsi ini. Biasanya, CEO/Pimpinan perusahaan akan
menunjuk suatu departemen tertentu yang akan mengatur tanggungjawab penting
ini.
Individu yang memiliki wewenang persetujuan akhir juga merupakan
seseorang yang dapat memberikan saran atau petunjuk dalam mengembangkan
kebijakan dan prosedur dan/atau dalam memecahkan konflik antar departemen
mengenai ide, saran, atau usulan awal. Hal ini terlihat sesuai, bahwa bagian
prosedur melaporkan secara langsung ke individu yang memiliki wewenang
persetujuan akhir bagi semua kebijakan dan prosedur. Namun bila jenis struktur
pelaporan ini masih juga tidak dapat dicapai, atau tidak mungkin, maka
seharusnya mempertimbangkan panduan berikut ini:
1.
CEO/Pimpinan
perusahaan
seharusnya
mengizinkan
pendirian,
dan
pemeliharaan yang berlangsung, dari suatu sistem kebijakan dan prosedur.
2.
CEO/Pimpinan perusahaan sebaiknya menerbitkan surat yang merancang
departemen/divisi yang bertanggungjawab terhadap kebijakan dan prosedur dan
individu yang bertanggung jawab bagi wewenang persetujuan akhir.
3.
Seharusnya menjadi suatu hal yang umum bila kebijakan dan prosedur yang
diusulkan dapat dikaji ulang baik oleh pihak senior manajemen maupun
CEO/Pimpinan perusahaan, sebelum didistribusikan lebih lanjut dan diterapkan.
2.3.2
Manajemen Formulir
Manajemen Formulir merupakan suatu program yang bertujuan untuk
mengendalikan formulir dalam organisasi. Terdiri dari tiga fungsi dasar: kendali,
rancang, dan analisa. Tujuan utama dari manajemen formulir adalah:
1.
Menyediakan formulir yang efisien pada tingkat biaya proses dan cetak yang
paling rendah, konsisten dengan aturan formulir dalam sistem informasi, dan
2.
Memproduksi formulir efektif dan menarik yang akan memperkuat image
perusahaan, namun tetap konsisten dengan pertimbangan efisiensi biaya proses
dan cetak.
Tujuan dari Manajemen Formulir ini adalah untuk:
1.
Mengurangi jumlah tipe formulir
2.
Mengurangi jumlah formulir aktual yang digunakan
3.
Mengurangi jumlah kesalahan
4.
Memproduksi sistem bisnis yang lebih efisien
5.
Mengembangkan panduan dan standar rancangan formulir
6.
Memperluas penggunaan formulir yang mudah difahami.
Rancangan formulir adalah rekayasa layout jenis dan tampilan dari suatu
bentuk formulir. Hal ini menentukan bagaimana informasi atas formulir dapat
diatur dan ditayangkan dengan cara yang terbaik. Ide rancangan formulir ini pada
dasarnya sama dengan formulir elektronik dan kertas. Adapun formulir yang baik
seharusnya:
1.
Mudah dibaca dan dimengerti.
2.
Mudah untuk diisi atau dilengkapi.
3.
Mudah digunakan atau diproses.
4.
Mempermudah masuknya data.
5.
Mengurangi kemungkinan tingkat kesalahan.
6.
Menciptakan sikap mental yang mendukung operasional bisnis.
2.3.3
Koordinasi Konsep dan Persetujuan
Sebelum konsep dasar ditulis, sebaiknya memilih format penulisan yang
sesuai dan sistem penomoran yang baku. Ketika analis prosedur mengomentari
konsep dasar awal, perlu diperhatikan bagaimana panduan yang dipresentasikan
di dalam konsep tersebut. Jika panduannya terlalu luas, maka akan mungkin gagal
untuk mengkoordinasikan orang yang bekerja saling melengkapi. Pendekatan ini
dapat menghasilkan kerancuan bagi pengguna. Sedangkan jika panduan tersebut
terlalu kaku, atau terlampau sempit, maka akan sulit untuk mengubah begitu
sekali ditegakkan. Analis prosedur seharusnya berhati-hati dalam memilih suatu
pendekatan yang tidak terlalu kaku maupun terlalu luas. Penulisan kebijakan da
prosedur menjadi seni, suatu pengetahuan yang dapat dipelajari.
Bagi analis prosedur agar efektif, maka penting sekali untuk juga
menyetujui dokumen konsep akhir dari kebijakan atau prosedur, dengan alasan:
Kredibilitas, Pengakuan, dan Referensi.
2.3.4
Implementasi dan Pelatihan
Suatu kebijakan atau prosedur dianggap telah diterapkan jika telah
terdistribusi ke manual holder. Terdapat dua alat yang sangat efektif dalam
memastikan bahwa kebijakan atau prosedur tersebut telah difahami, yaitu melalui
penggunaan control point dan pelatihan. Yang dimaksud dengan control point di
sini adalah individu atau divisi yang dapat memiliki pengaruh dalam memastikan
bahwa kebijakan atau prosedur telah diikuti dengan menjadi “penjaga” dari
panduan. Penerapan kedua adalah melalui pelatihan, di mana studi menunjukkan
bahwa jika individu telah terlatih dengan baik maka setelah distribusi kebijakan
atau prosedur baru tersebut maka mereka akan menjadi lebih efektif.
Tujuan dari program pelatihan adalah untuk mengirimkan hasil yang baik,
di mana individu akan menjadi lebih efektif setelah mengikuti pelatihan. Pelatihan
dalam organisasi dapat didefinisikan sebagai proses resmi yang digunakan untuk
mengembangkan sikap, pengetahuan dan keahlian dalam diri karyawan sehingga
membuat mereka menjadi lebih mampu bekerja dengan kinerja yang efektif.
Manfaat dari diadakannya pelatihan termasuk:
• Kepuasan yang lebih besar dari pekerjaan.
• Meningkatnya pendapatan dan keamanan kerja.
• Peluang yang lebih luas akan kemajuan/kenaikan/promosi.
• Percaya diri dan respek terhadap sesama rekan kerja.
• Adanya rasa menguasai suatu disiplin ilmu.
2.3.5
Perbaikan
Begitu kebijakan atau prosedur ditulis, disetujui, didistribusikan,
diterapkan, dan dilatihkan, maka diharapkan isinya tidak akan berubah dalam
jangka waktu panjang. Namun, perubahan tidak dapat dielakkan karena berbagai
alasan, seperti: perubahan dalam visi, misi dan strategi perusahaan, proses bisnis
inti, manajemen, hukum, atau malah prosedurnya yang juga tidak efektif.
Berbagai bentuk perubahan ini dapat mengakibatkan adanya perbaikan, di mana
hal ini dapat berbentuk penambahan atau pengurangan formulir, pengubahan teks
dan ilustrasi. Kebijakan atau prosedur yang telah ditentukan namun tidak
mencerminkan praktek kerja yang berlaku sekarang, adalah sama efektifnya
dengan tidak memiliki panduan tertulis.
Kebijakan dan prosedur boleh diperbaiki secara kolektif, atau secara individu. Ketika
memperbaiki kebijakan atau prosedur, analis prosedur sebaiknya menerapkan semacam
kriteria uji tertentu untuk memutuskan apakah kebijakan atau prosedur tersebut memang
membutuhkan perbaikan.