Rancang Bangun Enterprise Collaboration Platform Berbasis
advertisement
1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kolaborasi adalah proses yang mendasar dari bentuk kerjasama yang melahirkan kepercayaan, integritas dan terobosan melalui keterpaduan pada semua aspek organisasi. Kolaborasi merupakan hal yang mutlak diperlukan dalam setiap organisasi. Kolaborasi menyelesaikan visi bersama, mencapai hasil positif bagi khalayak yang mereka layani, dan membangun sistem yang saling terkait untuk mengatasi masalah dan peluang. Kolaborasi juga melibatkan berbagai sumber daya dan tanggung jawab untuk secara bersama merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi program-program untuk mencapai tujuan bersama. Tanpa adanya kolaborasi tentu akan menyulitkan operasional perusahaan. Di dalam perusahaan, kolaborasi memungkinkan setiap anggota untuk bekerjasama secara lebih mudah dan efektif melalui koordinasi dan komunikasi. Koordinasi pada dasarnya adalah integrasi dan sinkronisasi upaya anggota kelompok sehingga memberikan kesatuan tindakan dalam mengejar tujuan bersama. Koordinasi memerlukan perencanaan, pengorganisasian, pembagian, hingga pengendalian. Koordinasi akan sulit dicapai tanpa adanya keberhasilan dalam komunikasi. Salah satu penentu keberhasilan komunikasi adalah terjalinnya pertukaran informasi dengan baik. Seiring dengan pergeseran dari era industri ke era informasi masyarakat telah berubah menjadi masyarakat informatif, dampaknya saat ini komunikasi menjadi hal yang krusial bagi manusia dalam kehidupan global. Demikian pula dengan pola komunikasi yang semakin berkembang dan muncul kebutuhan baru untuk bertukar informasi jarak jauh. Dari sudut pandang organisasi, terjalinnya pertukaran informasi yang baik dapat memberikan pengaruh positif yang dapat meningkatkan kinerja dari organisasi tersebut. Pertukaran informasi yang baik akan memicu meningkatnya kolaborasi dalam perusahaan yang memungkinkan setiap anggota untuk dapat bekerjasama secara lebih mudah dan lebih efektif. Dalam sebuah survey yang diadakan oleh Fortune Magazine tentang komunikasi dalam perusahaan, mereka mencatat bahwa kebanyakan dari anggota perseroan mengharapkan adanya komunikasi yang lebih intens lagi dari manajemen. Dalam survey 1 2 yang melibatkan karyawan karyawan perusahaan besar di Amerika Serikat tersebut, tercatat 84% responden menyatakan bahwa mereka tidak mendapatkan informasi yang cukup dari manajemen puncak, 75% menyatakan perusahaan tidak memberikan pengarahan mengenai perubahan perubahan peraturan dan target perusahaan, dan 74% menyatakan bahwa pesan dari manajemen adalah hal yang penting untuk mereka. Berdasarkan survey itu pula, salah satu hal yang menjadi perhatian adalah 83% dari responden tidak memiliki email kantor dan mereka bergantung kepada atasan langsungnya untuk mendapatkan informasi terbaru dari manajemen Secara teori, menyampaikan pesan manajemen ke karyawan melalui atasan langsung merupakan hal yang normal, tapi pada kenyataannya hal tersebut bukan hal yang baik. Tidak semua atasan langsung memiliki kemampuan komunikasi yang memadai, kerap kali pesan penting dari manajemen menguap dalam penyampaiannya. Hal lain yang menjadi pertimbangan adalah waktu penyampaian. Informasi belum tentu sampai di semua karyawan di waktu yang sama hanya karena para atasan belum menyampaikan kepada bawahannya. Sejalan dengan peningkatan kebutuhan akan komunikasi, teknologi mobile juga berkembang sangat pesat. Apabila dahulu handphone hanya digunakan untuk aktivitas sederhana seperti menelepon dan mengirim pesan singkat, saat ini perangkat mobile telah mengubah gaya hidup penggunanya. Smartphone masa kini telah dilengkapi perangkat keras dan perangkat lunak yang berbeda dengan handphone generasi awal. Perkembangan teknologi maupun fitur fiturnya memberikan pengalaman yang berbeda bagi penggunanya. Konektivitas yang tersedia membuat smartphone dapat mengakses informasi serta aplikasi secara online dan realtime. Internet memegang peranan penting sebagai media dalam proses pertukaran informasi jarak jauh. Layanan layanan mutakhir seperti surat elektronik (surel), jejaring sosial, hingga pesan instan memungkinkan pertukaran informasi secara cepat dan aktual tanpa dibatasi oleh batasan geografis. Menurut temuan Nielsen Smartphone Insights pada Februari 2014, kepemilikan smartphone di Indonesia mencapai 23% dari total kepemilikan telepon genggam, bertumbuh 5% dibandingkan tahun sebelumnya. Dari jumlah itu, Nielsen On Device Meter (ODM) mencatat bahwa pengguna menghabiskan waktu rata-rata 140 menit per hari untuk menggunakan smartphone mereka. Dari total waktu aktif tersebut, 37 menit digunakan untuk pesan instan, 27 menit untuk browsing, 23 menit untuk aplikasi utilitas, 17 menit untuk permainan, 15 menit untuk multimedia, dan sisanya untuk aktivitas lain. 3 Menurut pandangan penulis, pesan instan menjadi preferensi bagi masyarakat karena mendukung kepraktisan dan kecepatan dalam percakapan. Rata-rata percakapan melalui pesan instan berlangsung selama 20 detik, sehingga membuat teknologi komunikasi ini menjadi sarana yang efisien untuk mendapatkan jawaban yang cepat dari sebuah pertanyaan. Selain itu, jika dibandingkan dengan panggilan telepon, penggunaan pesan instan secara umum lebih murah dan dianggap tidak terlalu mengganggu. Berdasarkan fenomena perkembangan teknologi dan permasalahan yang telah disebutkan, penulis mengusulkan sebuah solusi penerapan aplikasi enterprise collaboration platform pada institusi perusahaan. Aplikasi ini diharapkan menjawab permasalahan- permasalahan yang ada. Aplikasi ini akan berperan sebagai media kolaborasi, koordinasi, komunikasi, hingga sebagai basis pengetahuan untuk mendukung pelaksanaan kolaborasi itu sendiri. Hasil yang diharapkan dari penelitian ini adalah sebuah aplikasi enterprise collaboration platform. Adapun manfaat yang diharapkan dari aplikasi ini adalah menjadi sarana untuk mempermudah kolaborasi di perusahaan secara cepat, murah, dan efektif. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, masalah yang dihadapi dapat dirumuskan sebagai berikut: - Bagaimana membangun sistem yang mempermudah penyampaian informasi dari manajemen ke setiap anggota perseroan secara cepat, hemat, dan efektif? - Bagaimana menjaga komunikasi personal ataupun kolaboratif antar anggota perseroan secara real-time untuk mendukung operasional pekerjaan? - Bagimana membangun sistem yang mempermudah kolaborasi dalam perusahaan? - Bagaimana membangun sistem basis pengetahuan yang dapat dengan mudah diakses oleh setiap anggota perseroan? 1.3 Tujuan Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk menyelesaikan masalah pada latar belakang dengan rincian sebagai berikut: - Membangun sistem yang mempermudah penyampaian informasi dari manajemen ke setiap anggota perseroan secara cepat, hemat, dan efektif. - Mengembangkan aplikasi dengan fitur komunikasi personal maupun kolaboratif yang dapat mendukung operasional pekerjaan. 4 - Membangun sistem dengan fitur yang mempermudah kolaborasi dalam perusahaan. - Mengembangkan sistem basis pengetahuan yang dapat dengan mudah diakses oleh setiap anggota perseroan. 1.4 Batasan Agar penulisan skripsi ini lebih terarah dan sesuai kebutuhan, maka pembahasan hanya difokuskan pada perancangan aplikasi yang digunakan oleh setiap anggota perseroan, meliputi: - Perancangan dan pembuatan aplikasi enterprise collaboration platform berbasis Android dan MQTT. - Perancangan dan pembuatan web service, basis data, dan aplikasi backend untuk mendukung kebutuhan aplikasi enterprise collaboration platform. - Aplikasi ini ditujukan secara awal untuk perseroan dengan studi kasus PT Visionet Internasional. - 1.5 1.5.1 Tidak membahas masalah keamanan jaringan dan investasi implementasi. Metode Penelitian Metode Analisis Dalam proses penelitian ini dilakukan beberapa metode analisis, yaitu: - Studi Literatur Membaca literatur yang berkaitan dengan sistem operasi Android, MQTT (Message Queue Telemetry Transport), Unified Modeling Language (UML), Web Services, Web API, SQL Server. Literatur ini dapat berupa berbagai media seperti buku, jurnal, buku elektronik (e-book), ataupun artikel. - Observasi Langsung Mengumpulan data melalui proses pengamatan langsung atau peninjauan secara cermat dan langsung di dalam lingkup perusahaan. Dengan observasi ini diharapkan dapat mempelajari bagaimana proses kolaborasi yang sudah berjalan di dalam perusahaan. - Wawancara Melakukan wawancara terhadap departemen- departemen terkait di PT Visionet Internasional untuk mengetahui kebutuhan yang ada. 5 Departemen- departemen terkait yang diwawancarai mencakup MIS, Sales and Marketing, Field Operation, Training and Development, dan Human Resources. 1.5.2 Metode Perancangan Pengembangan aplikasi ini menggunakan metode Extreme Programming atau biasa disebut metode XP. Metode XP merupakan salah satu dari sekian banyaknya metodologi dalam rekayasa perangkat lunak dan juga merupakan bagian dari metodologi pengembangan perangkat lunak agile. Secara umum XP dapat dijabarkan sebagai sebuah pendekatan pengembangan perangkat lunak yang mencoba meningkatkan efisiensi dan fleksibilitas dari sebuah proyek pengembangan perangkat lunak dengan mengkombinasikan berbagai ide sederhana tanpa mengurangi kualitas software yang akan dibangun. Extreme Programming dikembangkan oleh Beck, Cunningham, dan Jeffries. Pengembangan perangkat lunak dengan metode Extreme Programming dijalankan berdasarkan lima dasar, yakni : komunikasi (communication), kesederhanaan (simplicity), umpan balik (feedback), keberanian (courage), dan menghormati (respect) Tahapan-tahapan dari Extreme Programming sendiri terdiri dari planning seperti memahami kriteria pengguna dan perencanaan pengembangan, designing seperti perancangan prototype dan tampilan, coding termasuk pengintegrasian, dan yang terakhir adalah testing.