perancangan sistem informasi akuntansi penjualan pada pt. artik

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI PENJUALAN
PADA PT. ARTIK FURNITURE & INTERIOR
Muhammad Fisabi Setiaadi
Universitas Bina Nusantara
Jl. Kebon Jeruk Raya No.27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530
Telp. (62-21)5350660
[email protected]
Anderes Gui, S.Kom.,SE.,MM
Abstrak
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis sistem akuntansi penjualan pada PT Artik
Furniture & Interior, membangun sebuah database sistem dan informasi yang dibutuhkan oleh
manajemen dan merancang sistem informasi akuntansi penjualan tunai maupun kredit untuk
mendukung kegiatan penjualan serta menghasilkan informasi yang lengkap. Sehingga
mempermudah perusahaan dalam melakukan proses penjualan tunai maupun kredit. Metodologi
yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kepustakaan, mencakup mempelajari buku,
serta melakukan penelitian dengan melakukan pencatatan, pengumpulan dan penganalisis
laporan serta wawancara kepada pihak perusahaan. Hasil yang diperoleh dari penelitian ini
adalah kebutuhan akan sistem informasi akuntansi penjualan. Dengan adanya sistem informasi
akuntansi penjualan yang baru dapat membantu pihak manajemen dalam mengambil keputusan,
meningkatkan kinerja perusahaan serta pencatatan penjualan lebih terorganisir.
Kata Kunci
Sistem, Informasi, Akuntansi, Penjualan
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Pada dasarnya perusahaan didirikan untuk mencapai berbagai tujuan, salah satunya
adalah menjaga kelangsungan hidup perusahaan dan untuk mendapatkan laba. Semakin pesatnya
perkembangan ekonomi sejalan dengan perkembangan dunia usaha, maka dalam suatu
perusahaan terdapat beberapa faktor yang menuntut pihak manajemen untuk bekerja lebih efisien
agar mampu bersaing dan mempertahankan perusahaan yaitu faktor internal dan eksternal.
Dalam menjalankan kegiatan operasi suatu perusahaan semakin luas pimpinan tidaklah
terlepas dari berbagai masalah, baik dibidang manajemen, produksi, penjualan, pengelolaan kas,
dan juga sistem informasi yang dibutuhkan. Tanpa sistem informasi suatu organisasi perusahaan
tidak dapat merencanakan dan mengawasi aktivitas yang kompleks.
Dari berbagai macam bidang diatas, sangat diperlukan prosedur dan sistem yang
memadai sehingga menjamin kelancaran informasi yang diperlukan dan menjaga kemungkinan
yang dapat merugikan perusahaan. Sistem tersebut melibatkan fungsi-fungsi yang ada pada
sistem penjualan seperti fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi gudang, fungsi pengiriman, dan
fungsi akuntansi. Fungsi-fungsi tersebut ditunjukkan dengan adanya formulir-formulir yang
dibuat untuk setiap fungsi, seperti faktur penerimaan kas pada fungsi kas, faktur penjualan pada
fungsi penjualan, surat barang keluar pada fungsi gudang, dan faktur-faktur lain untuk melakukan
kesalahan dan produk yang dihasilkannya, sebagai patokannya yaitu semakin tinggi penjualan
maka semakin sehat dan semakin menguntungkan suatu perusahaan yang berarti peluang untuk
memperoleh laba juga semakin besar. Pada sistem akuntansi penjualan perlu diciptakan suatu
hubungan sehingga seluruh penjualan dan segala pemasukan dari penjualan dapat dicatat secara
wajar supaya tidak terjadi kecurangan antara penerima barang dengan penjual barang.
Suatu perusahaan baik perusahaan dagang maupun industri tidak terlepas dari kegiatan
penjualan, penjualan tersebut dapat dikenal dengan dua sistem yakni, sistem penjualan tunai dan
sistem penjualan kredit. Oleh karena itu, perusahaan dapat menentukan bagaimana prosedur yang
harus diterapkan oleh perusahaan sehingga perusahaan dapat melakukan persaingan dan tujuan
perusahaan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Dimana penjualan juga sangat berguna dalam
penyampaian informasi demi penentuan keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai laba,
dengan adanya sistem penjualan yang baik akan memperlancar kegiatan operasional perusahaan
khususnya kegiatan penjualan.
Sistem informasi penjualan sangat bermanfaat bagi perusahaan sebagai sarana
menciptakan sistem pengawasan dalam suatu perusahaan, maka penulis berniat mengambil judul
“PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PADA PT. ARTIK
FURNITURE & INTERIOR”
1.2
Ruang Lingkup
Dalam penelitian ini, kami akan membahas tentang penjualan tunai dan penjualan kredit
pada PT. Artik Furniture & Interior, yang meliputi:
1.
Penjualan tunai, yang meliputi:
a.
Menerima order penjualan
b.
Mengecek persediaan
c.
Menyiapkan barang
d.
Menyiapkan faktur
e.
Mengirimkan barang dan faktur
f.
Menerima pembayaran
g.
Membuat jurnal
h.
Membuat laporan
2.
1.3
Penjualan kredit, yang meliputi:
a.
Menerima order penjualan
b.
Melakukan persetujuan kredit
c.
Mengecek persediaan
d.
Menyiapkan barang
e.
Membuat faktur
f.
Mengirimkan barang dan faktur
g.
Melakukan penagihan
h.
Menerima pembayaran
i.
Membuat jurnal
j.
Membuat laporan
Tujuan dan Manfaat
Tujuan yang ingin dicapai adalah:
1.
Melakukan analisis mengenai sistem penjualan yang sedang berjalan pada PT. Artik
Furniture & Interior.
2.
Mengidentifikasi permasalahan dan kebutuhan informasi yang dihadapi dalam sistem
penjualan pada PT. Artik Furniture & Interior.
3.
Merancang sistem informasi penjualan sebagai solusi atas permasalahan yang dihadapi pada
PT. Artik Furniture & Interior.
Manfaat yang diperoleh dari sistem informasi penjualan pada PT. Artik Furniture & Interior
adalah:
1.
Menghasilkan informasi yang lebih akurat dari transaksi penjualan yang ada pada PT. Artik
Furniture & Interior.
2.
1.4
Mengatasi permasalahan yang ada pada perusahaan di bagian penjualan
Metodologi
Metodologi yang kami lakukan dalam pengumpulan data yang diperlukan adalah
sebagai berikut:
A. Metode Analisis
Dalam metode analisis ini terbagi menjadi dua bagian, yaitu;
1. Studi Kepustakaan
Metode ini dilakukan dengan cara membaca, mengumpulkan, dan mempelajari
data dan teori-teori yang berhubungan dengan topic penelitian melalui buku-buku serta
bahan-bahan referensi lainnya yang digunakan sebagai landasan teori.
2. Studi Lapangan
Metode ini dilakukan dengan melakukan penelitian secara langsung
kepada PT. Artik Furniture & Interior agar mendapatkan informasi dan data
yang lebih akurat dan mengetahui keadaan perusahaan secara langsung.
3. Wawancara
Melakukan wawancara langsung dengan beberapa staff yang
bersangkutan dengan sistem informasi penjualan dan juga melakukan
pengumpulan data dan informasi yang menunjang dalam penyusunan Tugas
Akhir.
B. Metode Perancangan
Metode perancangan berorientasi Object Oriented Analysis and Design (OOAD) yang
dinotasikan dalam bentuk UML
a.
Event table
b.
Workflow table
c.
Overview Activity Diagram (OAD) dan Detailed Activity Diagram (DAD)
d.
Use Case Diagram
e.
Class Diagram
f.
Rancangan database
g.
Rancangan formulir
h.
Rancangan layar
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1
Teori Umum
2.1.1
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Jones dan Rama (2006, p5) menyatakan bahwa: “The accounting information system is
a subsystem of a Management Information System that provides accounting and financial
information, as well as other information obtained in routine processing of accounting
transaction.” Yang berarti bahwa sistem informasi akuntansi adalah susbsistem dari Sistem
Informasi Manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, sama baiknya
dengan informasi lain yang diperoleh dalam pemrosesan transaksi akuntansi rutin.
Menurut Romney dan Steinbart (2003, p6) berpendapat bahwa: “Accounting information system
is a system that collects, records, stores, and processes data to produce information for decision
makers.” Yang berarti bahwa sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang
mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data agar menghasilkan informasi yang
berguna untuk pengambilan keputusan.
Jadi sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang mengumpulkan, mencatat,
menyimpan, dan memproses data agar menghasilkan informasi akuntansi dan keuangan untuk
membantu proses pengambilan keputusan.
BAB 3
SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
Event Table
Tabel 1 Event Table Prosedur Penjualan Tunai
Event
Internal
Agent
Start When
Activities
Menerima
pesanan
Bagian
Penjualan
Pelanggan
melakukan
pemesanan via
telepon / email
Mengecek data pelanggan,
mengecek persediaan barang,
membuat Quotation, dan
mengirimkannya ke
pelanggan.
Melakukan
Penjualan
Bagian
Penjualan
Menerima Purchase
Order (PO) melalui
email/fax
Menerima PO melalui
email/fax, menginput data
pelanggan (apabila pelanggan
baru), memfotocopy PO dan
diserahkan ke Bagian Gudang.
Menyiapkan
Barang
Bagian
Gudang
Menerima fotocopy
PO dari Bagian
Penjualan
Menerima fotocopy PO,
menyiapkan barang, membuat
Surat Jalan (SJ) dua rangkap,
memberikan barang dan SJ ke
Bagian Pengiriman, melakukan
konfirmasi ke Bagian
Penjualan atas barang yang
sudah disiapkan
Membuat
Faktur
Bagian
Penjualan
Menerima
konfirmasi dari
Bagian Gudang atas
barang yang sudah
disiapkan
Membuat faktur tiga rangkap
dan diserahkan ke Bagian
Pengiriman
Mengirimkan
Barang
Bagian
Pengiriman.
Menerima barang,
SJ dua rangkap dan
faktur tiga rangkap.
Mengirimkan barang, SJ dua
rangkap dan faktur tiga
rangkap ke pelanggan untuk
ditanda tangani dan
menyerahkan SJ rangkap ke-1
dan faktur rangkap ke-1 ke
pelanggan. Membawa kembali
SJ rangkap ke-2 (ttd) untuk
diserahkan ke Bagian Gudang
dan faktur rangkap ke-2 dan
ke-3 (ttd) ke Bagian Keuangan
beserta
Pembayaran
Menerima
Pembayaran.
Bagian
Keuangan.
Menerima
pembayaran dan
faktur rangkap ke-2
dan ke-3.
Mencocokan pembayaran
yang berupa bukti transfer
bank/cek/giro/uang tunai
(cash) dengan faktur rangkap
ke-2 dan ke-3 (ttd),
menyerahkan faktur rangkap
ke-3 ke Bagian Akuntansi.
Membuat
Jurnal.
Bagian
Akuntansi.
Menerima faktur
rangkap ke-3.
Melakukan pencatatan Jurnal
Penerimaan Kas (JPK), Jurnal
Penjualan Tunai (JPT).
Membuat
Laporan.
Bagian
Akuntansi
Pada akhir bulan.
Membuat Laporan Penjualan
Tunai (LPT) dan Laporan
Penerimaan Kas (LPK).
Tabel 2 Event Table Prosedur Penjualan Kredit
Event
Internal
Agent
Menerima
Pesanan.
Bagian
Penjualan.
Pelanggan
melakukan
pemesanan via
telepon/email.
Mengecek status pelanggan
dan limit kreditnya,
mengecek persediaan
barang, membuat
Quotation, dan
mengirimkannya ke
pelanggan.
Melakukan
Penjualan.
Bagian
Penjualan.
Menerima Purchase
Order (PO) melalui
email/fax.
Menerima PO melalui
email/fax, memfotocopy PO
dan diserahkan ke Bagian
Gudang.
Menyiapkan
Barang.
Bagian
Gudang.
Menerima fotocopy
PO dari Bagian
Penjualan.
Menerima fotocopy PO,
menyiapkan barang,
membuat Surat Jalan (SJ)
dua rangkap, memberikan
barang dan SJ ke Bagian
Pengiriman, melakukan
konfirmasi ke Bagian
Penjualan atas barang yang
sudah disiapkan.
Membuat
Faktur.
Bagian
Penjualan.
Menerima
konfirmasi dari
gudang atas barang
yang sudah
Membuat faktur tiga
rangkap dan diserahkan ke
Bagian Pengiriman.
Start When
Activities
disiapkan.
Mengirimkan
Barang.
Bagian
Pengiriman.
Menerima barang, SJ
dua rangkap dan
faktur tiga rangkap.
Mengirimkan barang, SJ dua
rangkap dan faktur tiga
rangkap ke pelanggan untuk
ditandatangani dan
membawa kembali SJ (ttd)
rangkap ke-2 untuk
diserahkan ke Bagian
Gudang dan faktur (ttd)
rangkap ke-1 dan ke-3 ke
Bagian Keuangan untuk
melakukan penagihan saat
jatuh tempo
Melakukan
Penagihan.
Bagian
Pengiriman.
Saat jatuh tempo.
Menerima faktur (ttd)
rangkap ke-1 dari Bagian
Keuangan, mendatangi
pelanggan dan
memberikannya kepada
pelanggan.
Menerima
Pembayaran.
Bagian
Keuangan
Menerima
Pembayaran.
Menerima pembayaran,
menerima faktur (ttd)
rangkap ke-2, memberikan
faktur (ttd) rangkap ke-3 ke
Bagian Akuntansi.
Membuat
Jurnal.
Bagian
Akuntansi.
Menerima faktur
(ttd) rangkap ke-3.
Melakukan pencatatan
Jurnal Penjualan Kredit (JPK)
Membuat
Laporan.
Bagian
Akuntansi.
Pada akhir bulan.
Membuat Laporan Penjualan
Kredit
(LPKr).
Gambar 1 Overview Activity Diagram Penjualan Tunai
Gambar 2 Overview Activity Diagram Penjualan Kredit
BAB 4
RANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN
Event Table
Tabel 3 Event Table PT. Artik Furniture & Interior Prosedur Penjualan Tunai
Event
Internal
Agent
Menerima
Pesanan
Bagian
Penjualan
Pelanggan
melakukan
pemesanan via
telepon/email/fax
Mengecek data pelanggan,
mengecek persediaan barang
di Gudang, membuat
Quotation / Surat Penawaran
Harga (SPH), dan
mengirimkannya ke
pelanggan.
Melakukan
Penjualan
Bagian
Penjualan
Menerima Purchase
Order (PO) dari
pelanggan
Menerima PO, menginput
data pelanggan (apabila
pelanggan baru), membuat
Surat Perintah Kerja
Start When
Activities
(SPK)
Menyiapkan
Barang
Bagian
Gudang
Menerima Surat
Permintaan
Pengeluaran Barang
(SPK)
Menerima SPK, menyiapkan
barang, membuat Surat Jalan
(SJ) dua rangkap, memberikan
konfirmasi ke Bagian
Penjualan bahwa barangtelah
disiapkan, memberikan barang
dan SJ ke Bagian Pengiriman.
Membuat
Faktur /
Invoice
Bagian
Penjualan
Menerima konfirmasi
bahwa barang telah
disiapkan
Membuat Invoice tiga rangkap
berdasarkan SPK dan
diserahkan kepada Bagian
Pengiriman.
Mengirimkan
Barang
Bagian
Pengiriman
Menerima barang, SJ
dua rangkap dan
Invoice tiga rangkap
Mengirimkan barang, SJ dua
rangkap dan Invoice tiga
rangkap untuk ditanda tangani
dan membawa kembali SJ (ttd)
rangkap ke-2 untuk
diserahkan ke Bagian Gudang,
Invoice (ttd) rangkap ke-2 dan
ke-3 ke Bagian Keuangan.
Menerima
Pembayaran
Bagian
Keuangan
Menerima
pembayaran dan
Invoice (ttd) rangkap
ke-2 dan ke-3
Mencocokan pembayaran
berupa bukti transfer
bank/cek/giro/uang tunai
(cash) dengan Invoice (ttd)
rangkap ke-2 dan ke-3,
membuat Nota Tanda Terima
(NTT) dua rangkap,
menyerahkan NTT rangkap ke1 dan Invoice (ttd) rangkap ke3 ke Bagian Akuntansi.
Membuat
Jurnal
Bagian
Akuntansi
Menerima NTT
Melakukan pencatatan Jurnal
Penerimaan Kas (JPK) dan
Jurnal Penjualan.
Membuat
Laporan
Bagian
Akuntansi
Pada saat akhir bulan
NTT rangkap ke-1
dan Invoice (ttd)
rangkap ke-3
Membuat Laporan
Pendapatan (LP), Laporan
Penerimaan Kas (LPK),
Laporan Barang yang sering
dibeli, Laporan Pelnggan yang
sering membeli
Tabel 4 Event Table PT. Artik Furniture & Interior Prosedur Penjualan Kredit
Event
Internal
Agent
Menerima
Pesanan
Start When
Activities
Bagian
Penjualan
Pelanggan melakukan
pemesanan via
telepon/email/fax
Mengecek limit kredit
pelanggan, mengecek
persediaan barang, membuat
Quotation / Surat Penawaran
Harga (SPH), dan
mengirimkannya ke
pelanggan.
Melakukan
Penjualan
Bagian
Penjualan
Menerima Purchase
Order (PO) dari
pelanggan
Menerima PO, membuat
Surat Perintah Kerja (SPK)
Menyiapkan
Barang
Bagian
Gudang
Menerima Surat
Perintah Kerja (SPK)
Menerima SPK, menyiapkan
barang, membuat Surat Jalan
(SJ) dua rangkap,
memberikan konfirmasi atas
barang yang telah disiapkan
ke Bagian Penjualan,
memberikan barang dan SJ
dua rangkap ke Bagian
Pengiriman.
Membuat
Faktur /
Invoice
Bagian
Penjualan
Menerima konfirmasi
bahwa barang telah
disiapkan
Membuat Invoice tiga
rangkap berdasarkan SPK dan
diserahkan kepada Bagian
Pengiriman beserta SJ dua
rangkap.
Mengirimkan
Barang
Bagian
Pengiriman
Menerima barang, SJ
dua rangkap dan
Invoice tiga rangkap
Mengirimkan barang, SJ dua
rangkap dan Invoice tiga
rangkap untuk ditanda
tangani dan membawa
kembali SJ (ttd) rangkap ke-2
untuk diserahkan ke Bagian
Gudang, Invoice (ttd) rangkap
ke-1 dan ke-3 ke Bagian
Keuangan.
Melakukan
Penagihan
Bagian
Pengiriman
Saat jatuh tempo
Menerima Invoice (ttd)
rangkap ke-1 dari Bagian
Keuangan, mendatangi
pelanggan dan
memberikannya kepada
pelanggan.
Menerima
Pembayaran
Bagian
Keuangan
Menerima
Pembayaran
Menerima pembayaran,
menerima Invoice (ttd)
rangkap ke-2, membuat Nota
Tanda Terima (NTT) sebanyak
dua rangkap, memberikan
Invoice (ttd) rangkap ke-3 dan
NTT rangkap ke-1 ke Bagian
Akuntansi.
Membuat
Jurnal
Bagian
Akuntansi
Menerima Invoice
(ttd) rangkap ke-3
dan NTT rangkap ke-1
Melakukan pencatatan Jurnal
Penjualan.
Membuat
Laporan
Bagian
Akuntansi
Pada akhir bulan
Membuat Laporan Penjualan
Kredit (LPK), Laporan Barang
yang sering dibeli dan
Laporan Pelanggan yang
sering membeli.
Gambar 3 Overview Activity Diagram Penjualan Tunai
Gambar 4.2 Overview Activity Diagram Penjualan Kredit
BAB 5
SIMPULAN DAN SARAN
5.1
Simpulan
Berdasarkan penelitian terhadap sistem informasi akuntansi penjualan pada PT Artik
Furniture & Interior, maka dapat disimpulkan bahwa:
1.
Pengendalian Intern PT. Artik Furniture & Interior masih kurang baik, karena belum
menggunakan formulir perusahaan dengan nomor urut tercetak sehingga dapat disalah
gunakan oleh pihak yang tidak
2.
berwenang.
Kurangnya laporan penjualan yang dihasilkan PT. Artik Furniture & Interior sehingga
pengambilan keputusan yang dihasilkan oleh manajemen kurang akurat.
3.
Kurangnya dokumen pendukung dalam pembayaran seperti Bukti Penerimaan Kas. Sehingga
di buatlah formulir Bukti Penerimaan Kas agar perusahaan memiliki bukti yang akurat setiap
menerima
4.
pembayaran dari pelanggan.
Perusahaan masih menggunakan sistem secara manual sehingga dalam pencarian data
membutuhkan waktu yang lama. Untuk mengatasi masalah tersebut maka di buatlah
rancangan sistem penjualan.
5.2
Saran
Beberapa saran yang dimanfaatkan dalam perkembangan dan kemajuan perusahaan
adalah sebagai berikut:
1.
Memberikan pelatihan kepada karyawan yang akan menggunakan sistem penjualan tersebut
sehingga sistem penjualan yang dirancang dapat berguna bagi perusahaan.
2.
Memback-up data secara periodic terhadap sistem sehingga apabila data hilang atau rusak,
perusahaan masih memiliki back-up datanya.
3.
Mengembangkan sistem ke Bagian lain, tidak hanya di Bagian Penjualan, seperti Bagian
Penggajian dan Bagian Pembelian. Sehingga dapat saling terhubung antara Bagian yang satu
dengan yang lainnya.
4.
Adanya Bagian IT dalam perusahaan yang menangani sistem tersebut. Apabila terjadi
masalah pada sistem ada Bagian IT yang bisa mengatasinya lebih cepat.
DAFTAR PUSTAKA
Connolly, Thomas M. & Begg, Carolyn E. (2002). Database System : A Pratical Approach to Design,
Implementation, and Management. Edition. Addison-Wesley, USA.
Kotler, Philip, B., Lindas S., Adam, A., Gary. (2004). Marketing. (6th Edition). Prentice Hall, Oklahoma.
Narko. (2002). Sistem Akuntansi. Edisi ke-1 Yogyakarta : Yayasan Pustaka Nusatama.
O’Brien, James A. (2005). Introduction to Information System. (12th Edition). McGraw – Hill.
Rama, Dasaratha V, Jones, Fredrick L. (2006). Accounting Information System. (1st Edition). Canada:
Thomson South - Western.
Romney, M. B. Steinbart, P. J. (2003). Accounting Information Systems.
(9th Edition). New Jersey:
Prentice Hall.
Sutabri, Tata. (2004). Sistem Informasi Manajemen. Andi, Yogyakarta.
Warren, Carl S., Reeve, James M., Fess, Philip E. (2006). Accounting.
(21th Edition). Thompson South
Western.
Whitten, Jeffery L., Bentley, Lonnie D., & Dittman, Kevin C. (2004). Metode Desain & Analisis Sistem.
(Edisi 6). Andi, Yogyakarta.
Riwayat Hidup
Nama
: Muhammad Fisabi Setiaadi
Tempat/tanggal lahir
: Jakarta/04 Juni 1991
Pendidikan terakhir
: Diploma 3 di Universitas Bina Nusantara
Jurusan
: Komputerisasi Akuntansi
Tahun lulus
: 2014
Pengalaman kerja
:
2012-sekarang
: Bagian Keuangan di PT. Dwima Raksa Mandiri
Pengalaman Organisasi
:
2011-sekarang
: Ketombe AutoClub Jakarta sebagai Ketua