BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Komunikasi Komunikasi adalah suatu transaksi, proses simbolik yang menghendaki orang-orang mengatur lingkungannya dengan membangun hubungan antar sesama manusia, melalui pertukaran informasi, untuk menguatkan sikap dan tingkah laku orang lain, serta berusaha mengubah sikap dan tingkah laku.1 Kegiatan komunikasi sesungguhnya tidak hanya bersifat informasi, ada tujuan lain selain agar penerima pesan mengerti dan tahu akan sesuatu, tapi penerima pesan pun harus menjadi yakin akan informasi yang ia dapat sehingga ia mau mengubah apa yang selama ini diyakininya. 2 Dengan demikian, komunikasi yang efektif dapat diartikan sebagai penerimaan pesan oleh komunikan atau receiver sesuai dengan pesan yang dikirim sender atau komunikator, kemudian receiver atau komunikan memberikan respons yang positif sesuai dengan yang diharapkan. Jadi, komunikasi efektif terjadi apabila terdapat aliran informasi dua arah antara komunikator dan komunikan dan informasi tersebut sama-sama direspons sesuai dengan harapan kedua pelaku komunikasi tersebut (komunikator dan komunikan).3 1 2 3 Hafied Cangara, Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta:PT Raja Grafindo Perkasa, 2007, hal. 19-20 Rosady Ruslan, Kiat dan Strategi Kampanye Public Relations, Jakarta:PT Raja Grafindo Persada, 2007, hal.27 Kadar Nurjaman dan Khaerul Umam, Komunikasi & Public Relation, Bandung:CV Pustaka Setia, 2012, hal.45 9 10 Pentingnya komunikasi juga dirasakan pada aktivitas Public Relations sebagai penyelenggara hubungan komunikasi antara perusahaan dengan khalayaknya. Public Relations secara tidak langsung dituntut untuk memahami, menggunakan dan memanfaatkan teknologi komunikasi dalam upaya menyampaikan pesan kepada publik dan memperoleh informasi yang berasal dari luar perusahaan. Pentingnya seorang Public Relations perusahaan adalah dapat menciptakan program kerja yang positif dalam membangun citra perusahaan. 2.2. Pengertian Public Relations (Humas) Pada dasarnya, humas (hubungan masyarakat) merupakan bidang atau fungsi tertentu yang diperlukan oleh setiap organisasi, baik itu organisasi yang bersifat komersil (perusahaan) maupun organisasi yang nonkomersil. 4 Kebutuhan akan kehadirannya tidak bisa dicegah, terlepas dari kita menyukainya atau tidak karena humas merupakan salah satu elemen yang menentukan kelangsungan suatu organisasi secara positif.5 Ardianto menjelaskan bahwa: Public Relations adalah salah satu sub bidang ilmu komunikasi, kendati secara praktis, komunikasi adalah backbone (tulang punggung) kegiatan Public Relations. Konsep lainnya dari Public Relations adalah sebagai “jembatan” antara perusahaan atau organisasi dengan publiknya, terutama tercapainya mutual understanding (saling pengertian) antara perusahaan dengan publiknya.6 Public Relations adalah manajemen dari semua komunikasi dalam organisasi dan antara organisasi dengan audiens luar. Tujuannya adalah untuk 4 5 6 M.Linggar Anggoro, Teori & Profesi Kehumasan, Jakarta:PT Bumi Akasara, 2008, hal.1 Ibid, hal.1 Elviano Ardianto, Public Relations Pendekatan Praktis untuk menjadi Komunikator, Orator, Presenter, dan Juru Kampanye Handal, Bandung:Widya Padjajaran, 2009, hal.1 11 menciptakan pemahaman yang lebih baik antara organisasi dengan audiensnya. Dan Public Relations adalah manajemen dari semua hubungan yang penting bagi sebuah organisasi. Keadaan akan menentukan audiens atau sub-audiens mengenai mana yang paling penting dan memerlukan prioritas perhatian setiap saat.7 Sedangkan definisi kerja Public Relations yang resmi dari IPRA (International Public Relations Association) dalam Rumanti adalah sebagai berikut: Public Relations is a distinctive management function which helps establish and maintain mutual lines of communications, understanding, acceptance and cooperations between an organization and its publics; involves the managementof prolemsor issues; helps management to keep informedor and responsive to public opinion; defines and emphasizes the responsibility of management to serve the public interest; helps management keep abrease of effectively utilize change, serving as an early warning system to help anticipate trends, and uses research and sound and ethical communication techniques as its principle tools. (Public Relations merupakan fungsi manajemen yang khas yang mendukung pembinaan dan pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya mengenai komuniksasi, pengertian, penerimaan dan kerja sama, melibatkan manajemen dalam permasalahan dan persoalan; membantu manajemen memberikan penerangan dan tanggapan dalam hubungan dengan opini publik; menetapkan dan menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani kepentingan umum; menopang manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif, bertindak sebagai sistem peringatan yang dini dalam membantu mendahului kecenderungan; dan mengunakan penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana utama).8 2.2.1.Fungsi Public Relations Wasesa menjelaskan fungsi humas sebagai berikut: “fungsi humas adalah membangun persepsi public hingga sesuai dengan kebijakan manajemen”.9 7 8 9 Sandra Oliver, Strategi Public Relations, Jakarta:Erlangga,2007, hal.4 Sr.Maria Assumpta Rumanti, Dasar-Dasar Public Relations Teori dan Praktik, Jakarta:PT Gramedia Widiasarana Indonesia, 2002, hal.12 Silih Agung Wasesa, Strategi Public Relations, Jakarta:Gramedia, 2006, hal.63 12 Kriyantono mengemukakan bahwa, fungsi Public Relations adalah menciptakan citra positif terhadap organisasi dengan cara: 1. Mempertahankan komunikasi yang harmonis (good communications). 2. Meningkatkan saling pengertian antara perusahaan dengan publiknya (mutual understanding). 3. Menjaga sikap dan perilaku dirinya dan anggota organisasi (good morals & manners).10 2.2.2. Tugas Public Relations Menurut Sr.Maria Assumpta Rumanti bahwa 5 tugas pokok Public Relations, yaitu: 1. Menyelenggarakan dan bertanggungjawab atas penyampaian informasi secara lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada public, supaya public mempunyai pengertian yang benar tentang organisasi atau perusahaan, tujuan serta kegiatan yang dilakukan. 2. Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum atau masyarakat. Disamping itu juga, menjalankan dan bertanggungjawab terhada kehidupan kita bersama dengan lingkungan. 3. Memperbaiki citra organisasi. Bagi Public Relations, menyadari citra yang baik tidak hanya terletak pada bentuk gedung, presentasi, publikasi, dan seterusnya, tetapi mencerminkan 10 terletak organisasi pada yang (1) bagaimana dipercayai, organisasi memiliki bisa kekuatan, Rachmat Kriyantono, Teknik Praktis Riset Komunikasi, Jakarta: Kencana Prenada Media Group, 2006, hal.293-294 13 mengadakan perkembangan secara berkesinambungan yang selalu terbuka untuk dikontrol dan dievaluasi; (2) dapat dikatakan bahwa citra tersebut merupakan gambaran komponen yang kompleks. 4. Tanggungjawab social. Public Relations merupakan instrument untuk bertanggungjawab terhadap semua kelompok yang berhak terhadap tanggungjawab tersebut. 5. Komunikasi. Public Relations mempunyai bentuk komunikasi yang khusus, komunikasi timbal balik, maka pengetahuan komunikasi menjadi modalnya. Dalam fungsinya, komunikasi itu sentral. Perlu juga untuk dimiliki adalah pengetahuan manajemen dan kepemimpinan, struktur organisasi.11 2.2.3. Ruang Lingkup Public Relations Menurut Rumanti, ruang lingkup Public Relations terbagi menjadi dua yaitu : 1. Internal Public Relations Sasaran Public Relations adalah publik internal, publik internal adalah orang-orang yang berada di dalam atau yang tercangkup dalam suatu organisasi, yaitu seluruh karyawan dari staf sampai karyawan terbawah. 11 Sr.Maria Assumpta Rumanti, Dasar-Dasar Public Relations Teori dan Praktik, Jakarta:PT Gramedia Widiasarana Indonesia, 2002, hal.39-42 14 2. Eksternal Public Relations Public eksternal adalah orang-orang yang berada di luar organisasi yang ada hubungannya dan diharapkan ada hubungannya dengan organisasi tersebut.12 Sedangkan menurut Ruslan, ruang lingkup tugas Public Relations dalam sebuah organisasi/lembaga antara lain meliputi aktivitas sebagai berikut: 1. Membina hubungan ke dalam (publik internal) Yang dimaksud dengan publik internal adalah publik yang menjadi bagian dari unit/badan/perusahaan atau organisasi itu sendiri. Seorang Public Relations harus mampu mengidentifikasi atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif di dalam masyarakat, sebelum kebijakan itu dijalankan oleh organisasi. 2. Membina hubungan keluar (publik eksternal) Yang dimaksud publik eksternal adalah publik umum (masyarakat). Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran publik yang positif terhadap lembaga yang diwakilinya. Dengan adanya kegiatan ataupun peranan Public Relations dalam suatu perusahaan akan mempermudah perusahaan untuk meningkatkan citra positif perusahaan melalui proses komunikasi yang diterapkan oleh perusahaan.13 12 13 Ibid, hal.89 Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi: Konsepsi dan aplikasinya, Edisi Revisi cetakan ke-10, Jakarta:PT Raja Grafindo Persada, 2010, hal.22 15 2.2.4. Proses kerja Public Relations Public Relations adalah bagian proses perubahan dan pemecahan masalah di organisasi yang dilakukan secara ilmiah. Berikut ini adalah empat langkah proses Public Relations yang dikemukakan oleh Scott M.Cutlip, Allen H.Center dan Glen M.Broom: 1. Mendefinisikan problem (atau peluang). Langkah pertama ini mencakup penyelidikan dan memantau pengetahuan, opini, sikap dan perilaku pihakpihak yang terkait dengan, dan dipengaruhi oleh, tindakan dan kebijakan organisasi. Pada dasarnya ini adalah fungsi inteligen organisasi. Fungsi ini menyediakan dasar untuk semua langkah dalam proses pemecahan problem dengan menentukan “Apa yang sedang terjadi saat ini?” 2. Perencanaan dan pemrograman. Informasi yang dikumpulkan dalam langkah pertama digunakan untuk membuat keputusan tentang program publik, strategi tujuan, tindakan dan komunikas, taktik, dan sasaran. Langkah ini akan mempertimbangkan temuan dari langkah dalam membuat kebijakan dan program organisasi. Langkah kedua ini akan menjawab pertanyaan “Berdasarkan apa kita tahu tentang situasi, dan apa yang harus kita lakukan atau apa yang harus kita ubah,dan apa yang harus kita katakana?” 3. Mengambil tindakan dan berkomunikasi. Langkah ketiga adalah mengimplementasikan program aksi dan komunikasi yang didesain untuk mencapai tujuan spesifik untuk masing-masingpublik dalam rangka mencapai tujuan program. Pertanyaan dalam langkah ini adalah “siapa 16 yang harus melakukan dan menyampaikannya, dan kapan, dimana, dan bagaimana caranya?” 4. Mengevaluasi program. Langkah terakhir dalam proses ini adalah melakukan penilaian atas persiapan, implementasi, dan hasil dari program. Penyesuaian akan dilakukan sembariprogram diimplementasi, dan hasil dari program. Penyesuaian akan dilakukan sembari program diimplementasikan, dan didasarkan pada evaluasi atas umpan balik tentang bagaimana program itu berhasil atau tidak. Program akan dilanjutkan atau dihentikan setelah menjawab pertanyaan “Bagaimana keadaan kita sekarang atau seberapa baik langkah yang telah kita lakukan?”. Masing-masing langkah adalah penting, namun proses dimulai dengan pengumpulan data untuk mendiagnosis problem. Informasi dan pemahaman yang terbentuk di langkah pertama akan mendorong dan memandu langkah berikutnya dalam proses tersebut. Dalam praktiknya, tentu saja, diagnosis, perencanaan, implementasi, dan evaluasi tidak dapat dipisah-pisah secara tegas seperti itu, sebab proses ini berkelanjutan dan bersifat siklis dan diaplikasikan dalam setting yang dinamis.14 Dalam menjalankan proses kerja tersebut Public Relations merancang aktifitas publikasi yang akan dilakukan untuk memudahkan perusahaan dalam menjalankan visi dan misi perusahaan yang bertujuan untuk membangun citra perusahaan. 14 Scott M.Cutlip,et al, Effective Public Relations Edisi Kesembilan, Jakarta:Kencana Prenada Media Group, 2006, hal.320-321 17 2.3. Publikasi Publikasi merupakan bagian dari aktivitas yang dilakukan public relations dalam kegiatannya untuk membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya. Seperti yang dipaparkan oleh Ruslan bahwa: “Setiap fungsi dan tugas public relations adalah menyelenggarakan publikasi atau menyebarluaskan informasi melalui berbagai media tentang aktivitas atau kegiatan perusahaan atau organisasi yang pantas untuk diketahui oleh publik.” 15 Menurut Philip dan Herbert M. Baus dalam Ruslan menyebutkan bahwa: Publikasi (publication) merupakan tugas public relations atau Humas dalam menceritakan atau menyampaikan sebanyak mungkin pesan atau informasi mengenai kegiatan perusahaan kepada masyarakat luas, dengan kata lain publikasi merupakan kegiatan terpenting dan menjadi ujung tombak dari kegiatan PR/Humas.16 Kriyantono berpendapat bahwa : “Humas dituntut menjaga arus informasi agar berjalan dua arah timbal balik. Kegiatan menyampaikan dan menyebarkan informasi ini disebut kegiatan publikasi. Publikasi berasal dari kata “publicare” yang artinya “untuk umum”. Jadi publikasi adalah kegiatan mengenalkan perusahaan sehingga umum (publik dan masyarakat) dapat mengenalnya.17 Sedangkan yang di maksud dengan publisitas adalah suatu dampak atau hasil (result)18 dari aktifitas publikasi yang dilakukan oleh perusahaan. Dampak itu tidak selamanya bisa dikendalikan atau diatur sesuai dengan pihak yang bersangkutan. Publisitas memunculkan suatu citra berdasarkan informasi tertentu. citra tidak selamanya mencerminkan kenyataan yang sesungguhnya atas suatu hal, karena citra semata-mata terbentuk berdasarkan informasi yang tersedia. Dengan 15 16 17 18 Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi, Jakarta:PT Raja Grafindo Persada, hal.13 Ibid, hal.60 Rachmat, Kriyantono, Public Relations Writing, Jakarta: Kencana Prenada Media Group, 2008, hal.40 Frank Jefkins, Public Relations, Jakarta:Erlangga, 2003, hal.19 18 demikian, informasi yang benar, akurat, tidak memihak, lengkap, dan memadai itu benar-benar penting bagi muncul-nya citra yang tepat. 19 2.3.1. Jenis dan bentuk Publikasi Publikasi merupakan suatu langkah yang diterapkan perusahaan untuk menginformasikan produknya atau pesan yang ingin disampaikan secara langsung maupun tidak langsung kepada para pelanggannya. Jenis publikasi dapat disimpulkan menjadi 4, yaitu: 1. Pure Publicity Pemanfaatan ruang untuk publikasi dalam peliputan peristiwa biasa yang mempunyai nilai berita. 2. Paid Publicity Menyampaikan publikasi dalam bentuk berita atau sejenisnya dalam media massa dengan cara membayar atau menyewa waktu siaran atau ruangan dalam elektronik atau cetak. 3. Free Ride Publicity Kegiatan publikasi yang berkepentingan tidak banyak usaha tetapi sudah dapat perhatian dari media massa. 4. Tie-In Publicity Kegiatan publikasi yang mempergunakan suatu peristiwa penting yang menggambarkan masyarakat luas atau sesuatu yang berkembang popular dikalangan masyarakat.20 19 Ibid, hal.19 19 Salah satu media perusahaan yang sering dipergunakan saat ini sebagai pelaksanaan dari aktifitas publikasi Public Relations adalah media website. 2.4. Website Menurut Soemirat dan Ardianto bahwa internet adalah: “Internet merupakan jaringan longgar dari ribuan jaringan komputer yang menjangkau jutaan orang di seluruh dunia.”21 Website perusahaan adalah sarana komunikasi yang pertama kali dan paling popular dilihat oleh individu ketika membutuhkan informasi tentang suatu perusahaan atau organisasi. Karena itu, pada abad ini setiap perusahaan mesti melengkapi sarana komunikasinya dengan membuat website. 22 Alamat website menjadi lebih dari sekadar “homepage” perusahaan. Web menjadi rumah “virtual” perusahaan. Bagi konsumen, web adalah tempat menemukan perusahaan sehingga web menjadi rumah nyata bagi perusahaan senyata alamat fisiknya. Bagi sejumlah besar perusahaan, web adalah poin kontak primer, tempat orang tahu dimana menemukan alamat perusahaan. Web adalah tempat perusahaan mengadakan open house dan tempat konsumen tahu bahwa karpet selamat datang selalu diletakkan di luar.23 20 21 22 23 Imam Slamet, Diktat Azas-Azas Publicity. Bandung:Grafika, hal.38 Soleh Soemirat Soleh dan Elvinaro Ardianto, Dasar-dasar Public Relations.Bandung: PT Remaja Rosda Karya, 2008, hal.188 Rachmat Kriyantono, Public Relations Writing, Jakarta: Kencana, 2008, hal.260 Ibid, hal.260 20 Menurut Soemirat dan Ardianto keuntungan Public Relations dalam menggunakan internet: 1. Informasi cepat sampai pada publik 2. Siapa pun dapat mengakses internet 3. Tidak terbatas oleh ruang dan waktu 4. Internet dapat membuka kesempatan melakukan hubungan komunikasi dalam bidang pemasaran secara langsung. 24 2.2.1. Website Sebagai Pembangun Citra Idris mengemukakan bahwa: “Pada dasarnya, pembangunan citra perusahaan dapat diperbesar melalui website, karena interaksi melalui web sama personalnya dengan kontak tatap muka.”25 Iriantara dalam Idris mengatakan bahwa: “Salah satu manfaat media baru (website), terkait citra adalah meningkatkan kredibilitas.”26 Menurut Louis K. Falk dalam Kriyantono, memberikan tips mengelola website dengan baik melalui enam aturan, yaitu: 1. Setiap link yang ditawarkan harus online (no dead links) Semua link harus aktif. Jangan sampai saat di-klik ternyata tidak aktif. 24 25 26 Op.cit. hal.191 Idris, Ika Karlina, dkk.. Potret Manajemen Media di Indonesia, Yogyakarta: Total Media, 2010 hal.235 Ibid , hal.235 21 2. Tersedia kontak informasi (contact information) Jika pengguna memerlukan informasi lebih, seharusnya diberi tahu bagaimana mendapatkannya. 3. Penataan penempatan informasi (placement of information) Karena kita membaca dari kiri ke kanan, informasi yang lebih penting seharusnya ditempatkan pada sisi kiri layar untuk memastikan dibaca lebih dahulu oleh pengakses website. 4. Pewarnaan (use of color) Gunakan warna yang memungkinkan isi pesan dalam layar website dapat dengan mudah dibaca. Warna juga berfungsi agar tampilan lebih menarik asal tidak mengganggu upaya membaca informasi. 5. Mudah penggunaan Informasi dalam website mesti siap tersedia dan ditempatkan dalam ututan logis. Hyperlinks mesti akurat dan ditandai secara jelas. Setiap level dalam website seharusnya memungkinkan pengakses untuk kembali lagi pada level sebelumnya dan melangkah ke level berikutnya (previous &forwar level). 6. Bertujuan Tujuan website akan menentukan kuantitas dan tipe informasi di dalamnya.27 27 Rachmat Kriyantono, Public Relations Writing, Jakarta:Kencana, 2008, hal.262 22 Berdasarkan penjelasan di atas bahwa website dapat membangun citra sebuah perusahaan karena informasi perusahaan yang ingin disampaikan kepada khalayak dapat tersebar melalui media ini. 2.5. Citra Perusahaan Kriyantono menjelaskan: “Citra adalah gambaran yang ada dalam benak publik tentang perusahaan. Citra adalah persepsi publik tentang perusahaan menyangkut pelayanannya, kualitas produk, budaya perusahaan, perilaku perusahaan atau perilaku individu-individu dalam perusahaan dan lainya.” 28 Citra perusahaan (Corporate Image) menurut Rhenald Kasali adalah: “Citra perusahaan yang baik dimaksudkan agar perusahaan dapat tetap hidup dan orang-orang di dalamnya terus mengembangkan kreatifitas bahkan memberikan manfaat yang lebih berarti bagi orang lain”.29 Ada beberapa jenis citra (image) menurut Frank Jefkins adalah sebagai berikut:30 1. Citra bayangan (mirror image) Citra yang dianut oleh orang dalam mengenai pandangan luar terhadap organisasinya. Citra ini seringkali tidaklah tepat, bahkan hanya sekedar ilusi, melalui penelitian yang mendalam mengenai citra akan segera terungkap bahwa citra bayangan itu hampir selalu tidak tepat, atau tidak sesuai dengan kenyataan yang sesungguhnya. 28 29 30 Ibid, hal.9 Rhenald Kasali, Manajemen Public Relations, Jakarta:Grafiti, 2008, hal.30 Frank Jefkins, Public Relations, Jakarta:Erlangga, 2003, hal.19 23 2. Citra yang berlaku (current image) Suatu citra atau pandangan yang dianut oleh pihak-pihak luar mengenai suatu organisasi. Citra yang berlaku tidak selamanya bahkan jarang sesuai dengan kenyataan karena semata-mata terbentuk dari pengalaman atau pengetahuan orang-orang luar yang biasanya serba terbatas. Biasanya pula citra ini cenderung negatif. 3. Citra yang diharapkan (wish image) Suatu citra yang diinginkan oleh pihak manajemen. Citra ini juga tidak sama dengan citra sebenarnya. Biasanyan citra yang diharapkan itu lebih baik atau lebih menyenangkan daripada citra yang ada. Citra yang diharapkan itu biasanya dirumuskan dan diterapkan untuk sesuatu yang relatif baru, ketika khalayak belum memiliki informasi yang memadai mengenainya. 4. Citra perusahaan (corporate image) Citra dari suatu organisasi secara keseluruhan, jadi bukan sekedat citra atas produk dan pelayanannya. citra ini terbentuk dari banyak hal, seperti sejarah atau riwayat hidup perusahaan yang gemilang, keberhasilan dan stabilitas di bidang keuangan, kualitas produk, keberhasilan ekspor, hubungan industri yang baik, reputasi sebagai pencipta lapangan kerja, kesediaan turut memikul tanggungjawab mengadakan riset. 5. Citra majemuk (multiple image) sosial, dan komitmen 24 Banyaknya jumlah pegawai (individu), cabang, atau perwakilan dari sebuah perusahaan atau organisasi dapat memunculkan suatu citra yang belum tentu sama dengan citra organisasi atau perusahaan tersebut secara keseluruhan. Untuk menghindari hal yang tidak diinginkan, variasi citra harus ditekan seminimal mungkin dan citra perusahaan secara keseluruhan harus ditegakkan. Manfaat citra, citra lembaga yang baik dan kuat mempunyai manfaatmanfaat sebagai berikut:31 1. Daya saing jangka menengah dan panjang yang mantap 2. Menjadi perisai selama krisis 3. Menjadi daya tarik eksekutif handal 4. Meningkatkan efektifitas strategi pemasaran 5. Penghematan biaya operasional. Citra yang baik adalah citra yang tidak dapat dipoles agar lebih indah. Suatu citra yang lebih baik sebenarnya bisa dimunculkan kapan saja, termasuk di tegah terjadinya musibah ata sesuatu yang buruk. Caranya adalah dengan menjelaskan secara jujur apa yang menjadi penyebabnya, baik itu informasi yang salah atau suatu perilaku yang keliru.32 31 32 Sutojo siswanto, membangun citra perusahaan, Jakarta:PT Darmamulia pustaka, 2007, hal.3-7 Op.cit., hal.23