41 bab 3 analisis sistem informasi akuntansi siklus penjualan

41
BAB 3
ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENJUALAN,
PENAGIHAN PIUTANG, DAN PENERIMAAN KAS YANG SEDANG
BERJALAN PT RACKINDO SETARA PERKASA
3.1
Profile Perusahaan
PT Rackindo Setara Perkasa merupakan perusahaan manufaktur yang
bergerak dalam bidang furniture. Kegiatan perusahaan meliputi penjualan,
pemasaran, dan pengiriman produk baik dalam kota maupun luar kota. Untuk
wilayah Jakarta dan sekitarnya biasanya perusahaan menjual langsung
berdasarkan pemesanan dari pelanggan. Sedangkan untuk wilayah luar jakarta
biasanya perusahaan hanya menjual pada pelanggan dengan kapasitas pembelian
yang banyak. Fokus utama dari perusahan ini adalah memproduksi mebel set
kamar seperti meja rias, kursi meja rias, lemari pakaian, dan lain-lain.
Perusahaan ini memproduksi 3 macam merk yang berbeda antara lain Benevit,
Graver, dan Popular. Dengan Notaris yang bernama JL. Waworuntu, Pengesahan
Kehakiman dilakukan dengan Nomor C2-29535HT.01.01.TH.98 dan Nomor
Akte Pendirian 333 Th 1991 dan dengan pendiri sekaligus pemilik Tjong Sian
Wie. Perusahaan ini berdiri pada tahun 1991.
PT Rackindo Setara Perkasa terletak di Herlambang Complex, Jl. Kamal
Indah I Kav. 15-17, Kamal - Kalideres Jakarta Barat 11820, DKI Jakarta,
Indonesia sebagai tempat kegiatan produksi dan perkantorannya. Perusahaan ini
mempekerjakan karyawan sekitar ±100 orang. PT Rackindo Setara Perkasa ini
membuat produk rakitan mereka sendiri lengkap beserta partikel-partikel juga
42
aksesoris lainya sebelum akhirnya dipasang sendiri oleh I pengguna mebel
tersebut.
Perusahaan ini memiliki 5 orang sales yang bertujuan untuk menagih
piutang yang terjadi antara agen-agen besar dan perusahaan ini, antara lain
terdapat di Jakarta Barat, Jakarta Pusat, Jakarta Timur, Jakarta Selatan, dan
Jakarta Utara. Untuk penagihan luar kota mereka akan melakukan penagihan
melalui bagian pemasaran kantornya
3.2
Visi dan Misi Perusahaan
Visi dan Misi dari Perusahaan Rackindo Setara Perkasa adalah :
Visi :
1. Perusahaan menawarkan kualitas penjualan terbaik.
2. Terus berinovasi terhadap kualitas produk, memenuhi harapan pelanggan,
dan mendapatkan kepercayaan.
Misi :
Membangun relasi yang baik dengan pelanggan yang sudah ada dan
mengembangkan relasi ke wilayah yang belum terjangkau sebelumnya dengan
menyediakan produk terbaik dan layanan secara efektif untuk kepentingan
pelanggan, dan karyawan.
43
3.3
Struktur Organisasi Perusahaan
Direktur Utama
Manajer
Pemasaran
Salesman
Manajer
Produksi
Gudang Jadi
Manajer
Personalia
Mekanik
Manajer
Akuntansi
Akuntansi
Laminasi
Cutting
Bording
Edging
Finishing
Accessories
Packaging
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Rackindo Setara Perkasa
Sumber : Direktur PT Rackindo Setara Perkasa – Tahun 2008
3.4
Tugas dan Wewenang Organisasi
Tugas dan wewenang dari masing-masing bagian yang berada di dalam
struktur organisasi PT Rackindo Setara Perkasa yaitu sebagai berikut :
44
1.
Direktur Utama
Tugas :
a. Memantau kinerja karyawan dan proses bisnis yang berlangsung agar
tidak keluar jalur dari prosedur yang telah ditetapkan sehingga dapat
mencapai visi dan misi perusahaan.
b. Bertanggung jawab mengawasi kinerja perusahaan.
Wewenang :
a. Menyetujui program penjualan yang diajukan direktur pemasaran.
b. Mengotorisasi surat penawaran harga.
c. Mengambil keputusan atas informasi yang telah didapatkan untuk dapat
mencapai visi dan misi perusahaan.
d. Menentukan gaji untuk setiap karyawan yang bekerja di PT Rackindo
Setara Perkasa.
e. Memecat karyawan yang telah melanggar peraturan yang sebelumnya
telah ditetapkan oleh lembaga perlindungan buruh.
2.
Manajer Pemasaran
Tugas :
a.
Merencanakan dan melaksanakan strategi penjualan dan pemasaran.
b.
Membuat surat jalan kerja ketika pelanggan setuju untuk memesan
produk.
c.
Bertanggung jawab dan memberikan laporan penjualan unit setiap bulan
kepada direktur utama.
d.
Melakukan penagihan kepada pelanggan di luar Jakarta.
45
Wewenang:
a.
Membuat keputusan yang menyangkut pekerjaan proyek dan penjualan.
b.
Meninjau serta menilai kinerja dari masing-masing karyawannya.
3. Manajer Produksi
Tugas :
a.
Bertanggung jawab dan memberikan laporan produksi setiap bulan
kepada direktur.
b. Menyetujui anggaran dan harga pokok penjualan.
Wewenang :
a. Mengotorisasi perencanaan produksi.
b. Mengotorisasi pelaksanaan produksi.
5. Manajer Personalia
Tugas :
a. Bertanggung jawab dan mengawasi kinerja karyawan
b. Bertanggung jawab mengurus jadwal kerja, penggajian, dan perijinan.
Wewenang :
a. Mengotorisasi surat pengajuan perijinan.
6. Manajer Akuntansi
Tugas :
a. Bertanggung jawab dan memberikan laporan keuangan bulanan kepada
direktur.
b. Memantau kegiatan arus kas perusahaan baik arus kas masuk maupun
arus kas keluar sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
46
Wewenang :
a. Mengambil keputusan atas hal-hal yang terkait dengan fungsi keuangan
dan akuntansi perusahaan.
b. Mengotorisasi faktur penjualan yang akan diberikan kepada pelanggan.
7. Salesman
Tugas :
a. Menjual dan memasarkan produk kepada pelanggan.
b. Memastikan tingkat kepuasan pelanggan akan produk yang dipesan.
c. Melakukan penagihan kepada pelanggan di Jakarta dan sekitarnya.
Wewenang:
a. Mengotorisasi kegiatan yang berkatian dengan penjualan dan penagihan
8. Gudang Jadi
Tugas :
a. Mengirimkan produksi yang dipesan.
b. Memeriksa persediaan barang.
Wewenang :
a. Mengotorisasi bukti pengeluaran barang.
b. Mengotorisasi bukti pengiriman barang.
9. Mekanik
Tugas :
a. Mengawasi proses produksi.
b. Bertanggung jawab dalam penggunaan mesin produksi.
47
10. Akuntansi
Tugas :
a. Membuat faktur penjualan yang akan diberikan kepada pelanggan.
b. Membuat laporan keuangan perusahaan bulanan dan tahunan.
c. Mengumpulkan, mengelola, dan menyajikan data serta informasi yang
menyangkut transaksi perusahaan.
d. Menerima dan menyimpan bukti penerimaan dan pengeluaran kas.
e. Menghitung pembayaran gaji karyawan.
f. Membuat jurnal atas transaksi-transaksi yang terjadi setiap hari.
g. Memeriksa piutang pelanggan yang akan jatuh tempo.
h. Menyusun anggaran perusahaan setiap tahunnya.
i. Menentukan limit kredit pelanggan.
j. Melakukan penilaian keuangan pelanggan.
Wewenang :
a. Mengawasi persiapan pembayaran gaji dan hutang.
b. Mengotorisasi purchase order untuk supplier.
c. Mengotorisasi pembayaran yang berkaitan dengan kegiatan operasional
perusahaan.
d. Memberikan gaji kepada karyawan sesuai dengan perjanjian dan
persetujuan direktur.
48
3.4
Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Siklus penjualan, penagihan
piutang, dan penerimaan kas yang Berjalan
3.4.1
Dokumen-dokumen yang Digunakan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi
akuntansi siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas yang
berjalan :
1.
Surat Jalan adalah dokumen yang digunakan untuk pemesanan
barang oleh pelanggan, pengeluaran atau pengiriman barang, dan
arsip untuk bagian akuntansi.
2.
Nota/Faktur adalah dokumen yang digunakan untuk transaksi
penjualan barang dan untuk penagihan piutang kepada pelanggan.
3.
Bukti penerimaan bank masuk adalah dokumen yang menyatakan
adanya transaksi penerimaan uang melalui bank.
3.4.2
Prosedur Berjalan
Prosedur yang berkaitan dengan siklus penjualan, penagihan
piutang, dan penerimaan kas pada PT Rackindo Setara Perkasa yang
sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1.
Prosedur Penjualan Barang
Kegiatan penjualan barang diawali dari pemesanan barang oleh
pelanggan kepada manajer pemesanan. Lalu manajer pemasaran dan
pelanggan bernegosiasi mengenai harga barang yang akan dipesan oleh
pelanggan. Setelah
harga disepakati bersama, manajer pemasaran
membuat 5 rangkap surat jalan, yaitu :
49
i. Surat jalan rangkap pertama untuk pelanggan.
ii. Surat jalan rangkap kedua untuk pengeluaran barang yang akan
diberikan bagian pengiriman kepada bagian gudang barang jadi.
iii. Surat jalan rangkap ketiga diberikan kepadan bagian pengiriman
untuk menjadi arsip bahwa bagian pengiriman telah melakukan
pengiriman ke pelanggan.
iv. Surat jalan rangkap keempat dan kelima diberikan ke bagian
akuntansi untuk membuat faktur penjualan, pencatatan akuntansi,
dan sebagai arsip atas pencatatan akuntansi tersebut.
2.
Prosedur Pengeluaran dan Pengiriman Barang
Kegiatan ini diawali dengan penerimaan surat jalan dari manajer
pemasaran untuk bagian pengiriman. Kemudian bagian pengiriman
langsung ke bagian gudang untuk melakukan pengambilan barang jadi
sesuai dengan barang yang telah tercantum di surat jalan. Surat jalan
rangkap kedua diberikan kepada bagian gudang untuk mempersiapkan
barang dan sebagai arsip bagian gudang. Setelah barang disiapkan, maka
bagian pengiriman melakukan pengiriman barang jadi ke pelanggan
beserta surat jalan rangkap pertama, ketiga, keempat, dan kelima. Setelah
itu bagian pengiriman meminta tanda tangan pelanggan sebagai bukti
bahwa bagian pengiriman telah melakukan pengiriman atas barang yang
telah dipesan oleh pelanggan.
3.
Prosedur Penagihan Piutang
Kegiatan ini diawali dengan surat jalan rangkap ketiga dan
keempat yang diterima bagian akuntansi dari bagian pengiriman.
50
Kemudian bagian akuntansi membuat faktur penjualan yang digunakan
untuk melakukan penagihan atas pemesanan barang yang dilakukan oleh
pelanggan. Penagihan piutang dilakukan setelah 45 hari atau tenggang
waktu pembayaran piutang untuk pelanggan daerah Jakarta dan
sekitarnya, dan 60 hari untuk daerah di luar Jakarta. Faktur penjualan
dibuat menjadi tiga rangkap dan diberikan kepada salesman untuk
melakukan penagihan, yaitu :
i. Faktur Penjualan rangkap pertama diberikan kepada pelanggan
sebagai dokumen yang memberitahukan informasi piutang yang
harus dibayar oleh pelanggan.
ii. Faktur penjualan rangkap kedua diberikan kepada salesman
sebagi arsip bahwa salesman telah melakukan penagihan
iii. Faktur penjualan rangkap ketiga untuk bagian akuntansi.
4.
Prosedur Penerimaan Kas Bank
Kegiatan ini diawali dengan penerimaan bukti transfer dari
pelanggan yang dicocokan dengan faktur penjualan, kemudian bagian
akuntansi akan membuat bukti tanda terima sebanyak 1 rangkap :
i. Bukti tanda terima menjadi arsip bagian akuntansi.
Bagian akuntansi juga menerima bukti bank masuk sebagai
pernyataan bahwa perusahaan telah menerima uang dari pelanggan. Bukti
bank masuk tersebut juga diberikan kepada bagian akuntansi untuk
dicatat ke dalam jurnal.
51
5.
Prosedur Retur
Kegiatan ini diawali ketika pengiriman barang kepada pelanggan
dan
ada
barang
yang
tidak
sesuai
dengan
kriteria
pesanan
pelanggan.Yang termasuk kriteria barang bisa di retur adalah kelebihan
barang yang terkirim, kesalahan jenis barang, maupun barang yang rusak.
Maka dilakukan retur dengan pencoretan manual pada surat jalan yang
dikirim pada pelanggan.
3.4.3
Flowchart
Berikut ini adalah flowchart yang telah disesuaikan dengan sistem
yang berjalan pada perusahaan:
52
Gambar 3.2 Flowchart Diagram Penjualan
53
Gambar 3.3 Flowchart Diagram Pengeluaran Barang
54
Gambar 3.4 Flowchart Diagram Prosedur Penagihan Piutang
55
Gambar 3.5 Flowchart Diagram Penerimaan Kas Bank
56
Gambar 3.6 Flowchart Diagram Retur Penjualan
57
3.4.4
Rich Picture
Berikut adalah rich picture PT Rackindo Setara Perkasa yang
sedang berjalan :
Gambar 3.7 Rich Picture yang Sedang Berjalan Secara Menyeluruh
58
Proses bisnis :
1.a.
Pelanggan memesan produk kepada Sales.
1.b.
Pelanggan dapat langsung memesan produk kepada Bagian
Pemasaran.
2.
Sales
memberitahukan
kepada Bagian
Pemasaran
adanya
penjualan.
3.
Bagian Pemasaran membuat Surat Jalan.
4.
Bagian Akuntansi membuat Faktur Penjualan.
5.
Bagian Pemasaran mengirimkan Surat Jalan ke Bagian Gudang
untuk pengiriman barang.
6.
Bagian Gudang mengirimkan produk yang dipesan pelanggan
bersama dengan Surat Jalan.
7.
Pada akhir periode Bagian Akuntansi akan melakukan penagihan
melalui sales berdasarkan Faktur Penjualan.
8.
Sales akan melakukan penagihan berdasarkan Faktur Penjualan.
9.
Terjadi retur barang, Pelanggan dapat langsung mencoret barang
rusak pada Surat Jalan dan juga mencoret pada Faktur Penjualan
pada saat penagihan.
10.a.
Pelanggan melakukan pembayaran melalui kas/giro/transfer pada
Bagian Pemasaran.
10.b
Pelanggan dapat membayar langsung ke Bagian Akuntansi.
11.
Sales menunjukan bukti pembayaran kepada Bagian Akuntansi.
59
12.
Bagian Akuntansi akan membuat bukti penerimaan kas bank
apabila transaksi sudah diterima perusahaan dari pencairan giro
dan bukti transfer yang diterima.
3.5
Permasalahan yang Dihadapi dalam Siklus penjualan, penagihan piutang,
dan penerimaan kas yang Berjalan
3.5.1
Permasalahan yang Dihadapi
PT Rackindo Setara Perkasa mengalami berbagai masalah yang berkaitan
dengan siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas. Masalah yang
dihadapi saat ini adalah sebagai berikut :
1.
Untuk bagian retur tidak dibuat nota retur melainkan hanya
melakukan pencoretan pada surat jalan dan faktur penjualan.
2.
Proses pengeluaran barang yang biasanya menggunakan surat
jalan tanpa tanda tangan dari penanggung jawab pengeluaran
barang yang menyebabkan selisih persediaan barang.
3.
Belum ada prosedur yang jelas untuk proses penjualan yang
mengakibatkan keterlambatan pada proses pengiriman dan
penagihan. Hal itu disebabkan karena dokumen – dokumen yang
minimalis dan belum memenuhi kebutuhan proses bisnis
penjualan perusahaan. Juga sering adanya kesalahan barang pada
pengiriman barang, karena prosedur penjualan perusahaan hanya
menggunakan surat jalan dan faktur penjualan untuk pemesanan,
pengeluaran barang, pengiriman barang, sampai dengan penagihan
piutang.
60
4.
Selain itu terdapat masalah pada wewenang dan tanggung jawab
dari bagian-bagian tertentu sehingga tanggung jawab beberapa
bagian tertentu belum jelas, selain itu terdapat tanggung jawab
yang terlalu besar pada satu bagian tertentu.
3.5.2
Solusi untuk Masalah yang Dihadapi
Dalam menghadapi masalah yang terjadi pada perusahaan saat ini. Solusi
yang diberikan bagi perusahaan adalah :
1.
Untuk masalah retur adalah, membuat nota retur berdasarkan
invoice, agar barang retur dari perusahaan jelas dan juga untuk
mengurangi piutang pelanggan dari retur penjualan yang
dilakukan.
2.
Untuk masalah proses selisih persediaan barang pada proses
pengeluaran barang dibuat bukti pengeluaran barang. Pembuatan
bukti pengeluaran dilakukan oleh bagian gudang berdasarkan
sales order. Dan setelah itu pembuatan surat jalan berdasarkan
bukti pengeluaran barang oleh bagian pengiriman untuk
pengiriman barang kepada pelanggan.
3.
Pembuatan sistem baru untuk penjualan perusahaan secara
menyeluruh mulai dari pemesanan barang yang menggunakan
sales order yang hanya bisa dibuat oleh bagian pemasaran,
pengeluaran barang yang menggunakan bukti pengeluaran barang
yang hanya bisa dibuat oleh bagian gudang, pengiriman barang
yang menggunakan surat jalan yang hanya bisa dibuat oleh bagian
61
pengiriman, penagihan piutang yang menggunakan invoice yang
hanya bisa dibuat oleh bagian akuntansi dan keuangan, retur
penjualan yang menggunakan nota retur yang hanya bisa dibuat
oleh bagian gudang, dan untuk penerimaan kas pada perusahaan
dibuat bukti penerimaan kas dan bukti kwitansi sebagai tanda
pembayaran yang diberikan kepada pelanggan yang hanya bisa
dibuat oleh bagian akuntansi dan keuangan. Proses ini dilakukan
agar dapat mendeteksi kesalahan pengiriman barang dan
meminimalisasi serta mencegah kesalahan barang pada penjualan.
4.
Perubahan
memperbaiki
pada
struktur
pengendalian
organisasi
perusahaan
untuk
internal
perusahaan
serta
meningkatkan proses penjualan perusahaan. Seperti perubahan
dari bagian gudang menjadi dua bagian yaitu bagian gudang dan
bagian pengiriman, agar wewenang dan tanggung jawab masing –
masing bagian jelas dan mempermudah melakukan pengendalian
internal. Juga pada bagian penagihan yang dihilangkan dan
seluruh pembayaran dari pelanggan akan langsung diterima oleh
bagian akuntansi dan keuangan.