BAB I Pendahuluan

BAB I
Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Teknologi informasi salah satu teknologi yang berkembang cepat pada saat ini. Penggunaan
alat bantu komputer sebagai salah satu sarana penunjang dalam sistem informasi dapat memberikan
hasil lebih baik dan akurat untuk output sebuah sistem, tentu bila sistem didalamnya telah berjalan
dengan baik dan sesuai dengan yang diinginkan oleh user dalam perusahaan seperti PT. Yutaka
Manufacturing Indonesia.
PT. Yutaka Manufacturing Indonesia merupakan salah satu group astra yang bergerak dalam
bidang Disk Plate dan Muffler untuk komponen kendaraan roda dua atau roda empat. PT. Yutaka
Manufacturing Indonesia telah memiliki berbagai sistem untuk menyampaikan informasi kepada
pihak perusahaan.
Master Budget adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis, meliputi seluruh kegiatan
perusahaan yang dinyatakan dalam satuan unit (uang) dan berlaku jangka waktu tertentu untuk yang
akan datang. Dalam penyusunan master budget tersebut ditemukannya permasalahan yang berkaitan
dengan efisiensi waktu dan proses, sehingga dibutuhkanlah sistem informasti yang dapat
meningkatkan perkembangan teknologi dan membantu kendala-kendala dalam suatu masalah yang
timbul di suatu perusahaan khususnya dalam masalah kebutuhan budget.
Kendala-kendala dalam budgetting di PT. Yutaka Manufacturing Indonesia adalah
pendistribusian form master budget masih dalam bentuk excell, penyusunan master budget
membutuhkan waktu lama, kurangnya kontrol dalam proses permintaan budget dari tiap bagian,proses
budget simulasi yang sangat rumit,pengalokasian budget untuk setiap costcenter masih menggunakan
pivot data manual, pembuatan Budget ID sebagai identitas budget per costcenter dilakukan secara
manual, kemudian hal tersebut tentu saja membuat penyusunan report seperti Report Profit and Loss,
COGS, OPEX,dll memakan waktu yang lama,sehingga perusahaan berniat untuk membuat dan
mengembangkan sistem informasi penyusunan kebutuhan budget agar karyawan PT. Yutaka
Manufacturing Indonesia mendapatkan kemudahan dalam proses perekapan dan distribusi realisasi
budget untuk tiap user.
Untuk mengatasi permasalahan pada sistem penyusunan master budget di bagian Budgeting
PT. Yutaka, maka “Sistem Informasi Penyusunan Master Budget di PT. Yutaka Manufacturing
Indonesia” menjadi langkah yang baik untuk memperbaiki proses budgeting di PT. Yutaka. Sistem
ini diharapkan dapat mengorganisir data-data budget perusahaan dengan baik dan secara terstruktur,
sehingga mudah dipahami dan dapat membantu para pengguna dalam pengaksesan data perusahaan
1
http://digilib.mercubuana.ac.id/
yang diharapkan dapat menghasilkan keputusan dan laporan yang berkualitas baik serta dapat
mempermudah perusahaan dalam pengolahan dan penganalisaan terhadap data atau informasi yang
dapat menunjang proses bisnis perusahaan tersebut.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan urairan latar belakang, maka didapat rumusan masalah seperti yang tercantum
dibawah ini.
1.
Bagaimana cara rekap data permintaan budget user secara efektif baik dari segi waktu dan
proses?
2.
Bagaimana cara melakukan kontrol pada proses permintaan budget, sehingga tidak adanya user
yang melakukan permintaan yang bukan kebutuhannya.
3.
Bagaimana cara melakukan simulasi budget dengan mudah tanpa harus melakukan per costcenter
secara manual?
4.
Bagaimana melakukan alokasi budget untuk setiap costcenter dengan cepat dan tepat sesuai
budget yang telah disimulasikan?
5.
Bagaimana cara generate budgetid secara efektif, tanpa harus melakukan pivoting secara manual.
1.3 Batasan Masalah
Untuk lebih memusatkan pada permasalahan yang ada agar dapat dimengerti lebih jelas maka
dibuatlah batasan-batasan masalah. Adapun batasan masalah yang dibahas adalah seperti yang
tercantum dibawah ini.
1.
Aplikasi sistem informasi ini hanya menjalankan proses pembuatan master budget mulai dari
rekap permintaan, simulasi amount budget, alokasi amount budget, serta pembuatan budget id.
Aplikasi ini tidak meliputi proses pemakaian budget, kontrol pemakaian budget.
2.
Aplikasi sistem informasi ini akan dibuat desktop based sehingga hanya dapat diakses internal
perusahaan saja.
3.
Aplikasi sistem informasi ini akan menggunakan hak akses, sehingga user hanya bisa mengakses
menu atau modul-modul yang ada dalam batasan akses nya.
4.
Pada aplikasi sistem informasi ini hanya kepala bagian terkait yang dapat melakukan simulasi,
dan cetak laporan diatur berdasarkan hak akses user.
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan utama yang didapat dari penelitian ini adalah seperti yang tercantum dibawah ini.
1.
Membuat sebuah program desktop untuk memudahkan proses input dan update data kebutuhan
budget dari user.
2.
Merancang dan membuat aplikasi yang dapat mengontrol permintaan kebutuhan budget.
2
http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.
Merancang aplikasi yang dapat mencipatakan efisiensi waktu dan proses penyusunan master
budget di PT. Yutaka Manufacturing Indonesia.
Sedangkan manfaat yang didapat PT. Yutaka Manufacturing Indonesia, karyawan dan bagian
terkait dengan adanya sistem informasi penyusunan master budget ini adalah seperti yang tercantum
dibawah ini.
1.
Menambahkan kontrol terhadap permintaan budget dari user.
2.
Menciptakan kondisi penyusunan master budget yang teratur, sesuai dengan jadwal yang telah
ditentukan oleh PIC Budget.
3.
Memudahkan proses simulasi budget yang dilakukan oleh top management.
4.
Memudahkan PIC Budgeting dalam melakukan pengolahan data untuk alokasi amount budget
untuk setiap costcenter.
5.
Adanya efisiensi waktu dan proses dalam proses penyusunan master budget oleh PIC Budgeting.
1.5 Metodologi Penelitian
1.5.1
a.
Metode Pengumpulan Data
Observasi.
Pengamatan yang langsung dilakukan oleh peneliti terhadap proses penyusunan master budget
untuk mendapatkan data-data yang diperlukan.
a.
Wawancara.
Teknik pengumpulan data dengan cara mengadakan tanya jawab secara langsung dengan PIC
Budgeting dan user terkait terkait permasalahan yang diangkat untuk memperoleh data dan
informasi.
b.
Dokumentasi.
Mengumpulkan data dan informasi berupa company profile, struktur organisasi dan form
permintaan budget user, mapping antara budget class dengan costcenter. Dari data-data tersebut
dapat menjadi bahan acuan dalam penyelesaian penelitian ini.
1.5.2
Metode Analisa
Metode ini dilakukan setelah proses pengumpulan data dilaksanakan melalui beberapa teknik,
maka data yang sudah ada akan diolah dan dianalisa guna mendapatkan suatu hasil akhir yang
bermanfaat bagi penelitian ini. Dalam metode analisa sistem dilakukan melalui empat tahap, yaitu :
1.
Survey terhadap sistem yang sedang berjalan
2.
analisa terhadap temuan sistem
3.
Identifikasi kebutuhan informasi
4.
Identifikasi Persyaratan Sistem
3
http://digilib.mercubuana.ac.id/
1.5.3
Metode Pemodelan Sistem
Perancangan Aplikasi Master Budget System di PT. Yutaka MI menggunakan metode
pemodelan sistem sebagai berikut :
1.
Pembuatan Unified Model Languange (UML).
Pembuatan Unified Model Languange (UML) akan menggunakan software Microsoft Office
Visio 2010, dan akan dituangkan dalam tahap :
Pembuatan Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, dan Class Diagram
2.
Pembuatan perancangan basis data.
Pembuatan basis data akan menggunakan SQL Server 2008 dengan tools Microsoft SQL Server
2008.
3.
Pembuatan Rancangan Layar.
Pembuatan Rancangan layar akan menggunakan software Microsoft Visual Studio 2010.
1.5.4
Metode Pengembangan Sistem
Didalam melakukan pengembangan sistem penulis menggunakan paradigma waterfall.
Adapun metode waterfall mempunyai tahapan-tahapan sebagai berikut :
1.
Rekayasa perangkat lunak (Software Engineering), merupakan kegiatan untuk menentukan
software apa yang akan dibangun.
2.
Analisis perangkat lunak (Software Analysis), dilakukan dengan cara menganalisa kebutuhan
akan fungsi – fungsi perangkat lunak yang dibutuhkan.adapun fungsi – fungsi tersebut meliputi
fungsi masukan, fungsi proses, dan fungsi keluaran.
3.
Perancangan perangkat lunak (Software Design), merupakan perancangan perangkat lunak yang
dilakukan berdasarkan data – data yang telah dikumpulkan pada tahap sebelumnya.
Perancangan tersebut meliputi perancangan struktur file, struktur menu, struktur program,
format masukan (input), dan format keluaran (output).
4.
Implementasi perangkat lunak (Coding), yaitu kegiatan yang mengimplementasikan hasil dari
perancangan perangkat lunak kedalam kode program yang dimengerti oleh bhasa mesin.
5.
Pengujian perangkat lunak (Testing), memfokuskan pada logika internal dari perangkat lunak,
fungsi eksternal, dan mencari segala kemungkinan kesalahan, memeriksa apakah input sesuai
dengan hasil yang diinginkan setelah proses.
6.
Pemeliharaan perangkat lunak (Maintenance), merupakan suatu kegiatan untuk memelihara
perangkat lunak yang sudah dibuat, pemeliharaan tersebut dilakukan agar keutuhan program
dapat terjaga seperti validasi data, update data, dan integrasi data.
4
http://digilib.mercubuana.ac.id/
1.6 Sistematika Penulisan
Penulisan skripsi ini dibagi dalam lima bab. Dibawah ini merupakan gambaran singkat
mengenai pembahasan dalam masing-masing bab agar dapat mempermudah pembaca memahami
materi, dan akan diuraikan sebagai berikut :
BAB 1 PENDAHULUAN
Pada bab ini diuraikan latar belakang penulisan, ruang lingkup, tujuan dan manfaat yang
dapat diperoleh dari laporan ini, metodologi serta sistematika penulisan laporan
BAB 2 LANDASAN TEORI
Bab ini membahas mengenai kerangka teori dan kerangka pikir yang berhubungan dengan
penelitian yang dilakukan dimulai dari teori-teori dasar/umum hingga teori-teori yang berhubungan
dengan topik yang dibahas
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
Dalam bab ini dibahas mengenai struktur organisasi perusahaan, prosedur yang berlaku,
metode pengumpulan data, permasalahan yang muncul pada prosedur yang berlaku serta usulan
pemecahan masalah tersebut
BAB 4
IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
Bab ini berisi tentang hasil pengujian keseluruhan sistem administrasi apakah sesuai dengan
skenario dan harapan. Serta sarana dan prasarana yang dibutuhkan sistem.
BAB 5 PENUTUP
Dalam bab terakhir ini akan dijelaskan mengenai kesimpulan dari hasil skripsi yang diperoleh
dari seluruh hasil penelitian dan pengembangan sistem yang telah dilaksanakan, serta beberapa saran
agar sistem dapat berjalan dengan lebih baik, yang sekiranya dapat berguna bagi perusahaan
5
http://digilib.mercubuana.ac.id/