63 BAB IV PEMBAHASAN IV. Evaluasi Pengendalian Internal Pada

BAB IV
PEMBAHASAN
IV.
Evaluasi Pengendalian Internal Pada Prosedur Penjualan Kredit
Dalam pelaksanaan kegiatan operasionalnya, perusahaan harus memiliki
pengendalian internal yang memadai, terutama yang berkaitan dengan siklus
penjualannya. Siklus penjualan terdiri dari kegiatan penjualan, piutang, penagihan, dan
penerimaan kas yang merupakan sumber pendapatan utama perusahaan yang akan
digunakan untuk keperluan membiayai aktivitas perusahaan, baik operasional maupun
invenstasi, misalnya digunakan untuk perluasan dan pengembangan perusahaan. Jika
tidak terdapat pengendalian internal yang memadai, maka mungkin saja akan ada
peluang terjadi penyimpangan dan penyalahgunaan terhadap pendapatan perusahaan.
Penjualan kredit PT. Jasatama Polamedia merupakan sumber pendapatan yang
terbesar dari kegiatan operasionalnya. Dengan demikian PT. Jasatama Polamedia harus
memiliki pengendalian internal yang memadai agar dapat menjamin bahwa dalam
pelaksanaan prosedur penjualan kredit tidak terdapat praktek-praktek yang tidak sehat
yang dapat merugikan perusahaan.
Dalam bab ini, penulis akan melakukan evaluasi terhadap pengendalian internal
dari prosedur penjualan kredit yang diterapkan oleh Service Point Wilayah Tangerang
PT. Jasatama Polamedia. Berikut ini akan dijelaskan kerangka berpikir untuk
mengevaluasi pengendalian internal pada prosedur penjualan kredit pada Service Point
Wilayah Tangerang :
63
Kondisi Yang Terdapat Pada
PT. Jasatama Polamedia
Komponen Pengendalian Internal
(Menurut COSO)
Terdapat struktur organisasi
Terdapat pembagian tugas dan wewenang
Pelatihan, seleksi, dan gaya manajemen
Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit :
- Fungsi yang terkait
- Dokumen dan catatan yang diperlukan
- Otorisasi yang jelas
Lingkungan Pengendalian
Penilaian Risiko
Aktivitas Pengendalian
Informasi dan Komunikasi
Pemantauan
(Penjelasan terdapat di Bab 2)
(Penjelasan lebih jelas mengenai kondisi
perusahaan terdapat di dalam Bab 3)
Evaluasi pengendalian internal
pada prosedur penjualan kredit
(Penjelasan lebih lanjut terdapat di
dalam Bab 4)
Saran perbaikan
(Terdapat di dalam Bab 5)
Tujuan P.I
- Keandalan pelaporan keuangan
- Efektivitas dan efisiensi operasi
- Kepatuhan terhadap hukum &
peraturan yang berlaku
Gambar 4.1
Kerangka berpikir (framework) evaluasi pengendalian internal pada
prosedur penjualan kredit pada Service Point PT. Jasatama Polamedia
64
Penjelasan dari Gambar 4.1 :
Pengendalian internal suatu perusahaan dapat dikatakan sudah memadai apabila seluruh
kebijakan dan prosedur yang dilaksanakan oleh perusahaan dalam menjalankan seluruh
aktivitas perusahaannya mencakup ke dalam komponen-komponen pengendalian intern,
dan kebijakan serta prosedur yang dilaksanakan oleh perusahaan telah mencapai tujuan
dari pengendalian intern tersebut.
Dengan begitu, berikut ini akan dijelaskan gambaran pengendalian internal yang telah
dilaksanakan oleh perusahaan yang akan dijelaskan berdasarkan komponen-komponen
pengendalian internal :
1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
a. Struktur Organisasi dan Pembagian Wewenang & Tanggung Jawab
Perusahaan telah memiliki struktur organisasi yang secara umum bertujuan untuk
memisahkan tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang jelas dan tegas dalam
setiap fungsi atau bagian yang terdapat di dalam perusahaan. (Stuktur Organisasi
dapat dilihat pada Lampiran 1, sedangkan pembagian wewenang dan tanggung
jawab sudah dijelaskan pada Bab 3).
Bagi PT. Jasatama Polamedia struktur organisasi merupakan masalah yang
penting dan pokok, karena struktur organisasi merupakan gambaran secara
skematis tentang hubungan-hubungan, kerjasama dari individu-individu yang
terdapat dalam rangka mancapai suatu tujuan. Struktur organisasi pada PT.
Jasatama Polamedia terdiri dari beberapa bagian yang memiliki ruang lingkup
tugas dan fungsinya masing-masing, yang disertakan pula dengan penjabaran
wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian / fungsi.
65
b. Filosofi dan gaya manajemen
Di dalam perusahaan, antara atasan dan bawahan saling berhubungan baik, hal
ini terlihat apabila bawahan memberikan masukan atau pendapat kepada
atasannya, maka atasannya akan mendengarkan masukan tersebut dan
mempertimbangkan masukan atau saran tersebut, begitu juga sebaliknya, atasan
seringkali memberikan masukan dan motivasi kepada bawahannya dengan rasa
persaudaraan. Hal tersebut dilakukan, karena perusahaan ingin menciptkan
suasana nyaman di dalam perusahaan sehingga dengan kenyamanan tersebut,
para personel di dalam perusahaan dapat bekerja dengan baik. Dengan begitu,
gaya manajemen dalam memperlakukan bawahannya atau karyawannya dengan
baik dan selalu mendukung karyawannya dalam menjalankan pekerjaannya.
c. Nilai integritas dan etika
Perusahaan juga memiliki suatu buku pedoman dalam bekerja yang diberikan
kepada masing-masing karyawan yang diberikan oleh perusahaan saat pertama
kali karyawan tersebut diterima oleh perusahaan. Di dalam buku pedoman dalam
bekerja tersebut menjelaskan tentang visi dan misi perusahaan. Dimana visi
perusahaan yaitu menjadi perusahaan distribusi media cetak terbesar dan terluas
di Indonesia, sedangkan misi perusahaan yaitu membentuk jaringan distribusi
Kompas dan media pendukung lainnya dengan layanan prima, yang didukung
sistem administrasi dan sumber daya manusia yang professional, untuk
pengembangan usaha yang optimal dan kesejahteraan karyawan. Dengan adanya
penjelasan visi dan misi perusahaan tersebut diharapkan para karyawan akan
bekerja dengan sebaik-baiknya untuk mendukung tercapainya visi dan misi
perusahaan.
66
Selain itu, di dalam buku pedoman tersebut juga dijelaskan tentang sikap dan
etika perilaku karyawan yang harus dipatuhi pada saat berada dan bekerja di PT.
Jasatama Polamedia, serta terdapat sanksi-sanksi yang diberikan oleh perusahaan
apabila para karyawan berbuat tidak baik atau melakukan perbuatan yang dapat
merugikan perusahaan, dan terdapat peraturan-peraturan lainnya untuk menjaga
kelancaran aktivitas perusahaan.
Dengan demikian, buku pedoman dalam bekerja yang dimiliki oleh masingmasing karyawan dalam perusahaan dapat membantu karyawan dalam
menjalankan tugasnya dengan baik dan mendukung perusahaan untuk mencapai
tujuan perusahaan.
d. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia
Secara umum, perusahaan telah melakukan proses seleksi pada saat penerimaan
karyawan baru di dalam perusahaan dimana bagian sumber daya manusia lah
yang melakukan pekerjaan ini. Proses seleksi ini bertujuan untuk mendapatkan
karyawan-karyawan yang berkualitas dan kompeten dalam melaksanakan
tugasnya. Dalam proses seleksi karyawan ini, perusahaan melakukan proses
wawancara yang bertujuan untuk mencari informasi dari calon karyawan tersebut
tentang latar belakang pendidikan maupun tentang sikap dan perilaku calon
karyawan tersebut.
Agar mendapatkan karyawan yang berkualitas dan kompeten, perusahaan tidak
hanya melakukan proses seleksi dalam penerimaan karyawan baru, tetapi
perusahaan juga memberikan pelatihan-pelatihan bagi para karyawannya setiap
tahunnya, yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dan pengalaman
yang dimiliki oleh karyawannya. Perusahaan setiap 3 bulan sekali juga
67
mengadakan evaluasi terhadap kinerja karyawannya dan perusahaan melakukan
penyegaran kembali kepada para karyawannya tentang sistem dan prosedur yang
telah ditetapkan oleh perusahaan dan harus diikuti dan dipatuhi oleh para
karyawannya saat melaksanakan pekerjaannya.
Di dalam evaluasi tersebut, manajer perusahaan mengevaluasi kinerja dan
membuat penilaian hasil karya para karyawannya. Hal tersebut dilakukan oleh
manajer perusahaan untuk memberikan penghargaan kepada para karyawannya
yang telah bekerja dengan baik dan mencapai target perusahaan. Selain itu, pada
saat evaluasi tersebut manajer melakukan wawancara dengan para karyawannya,
dan para karyawan tersebut diperbolehkan mengutarakan keluhan-keluhan yang
menjadi kendala pada saat melakukan pekerjaannya dan perusahaan akan
memberikan masukan atas kendala-kendala tersebut.
Selain itu, pimpinan perusahaan ataupun manajer perusahaan selalu mejamin
hubungan yang baik dengan para karyawannya, dan antar karyawan juga saling
menjaga hubungan yang baik untuk membantu proses kelancaran kegiatan yang
ada di perusahaan. Untuk meningkatkan hubungan yang baik antara pimpinan
dan karyawan, juga untuk antar karyawan di dalam perusahaan, perusahaan
setiap tahunnya melakukan acara-acara kebersamaan yang dapat meningkatkan
hubungan yang baik dan menciptakan persaudaraan antara karyawan yang satu
dengan karyawan lainnya. Acara-acara tersebut misalnya dengan liburan bersama
ke suatu tempat dimana pada saat itu diberikan acara-acara yang dapat
mempererat hubungan antara karyawan dengan karyawan dan karyawan dengan
atasan.
68
Walupun perusahaan sudah mebuat kebijakan dalam penerimaan karyawan, tetapi
masih terdapat kekurangan di dalam proses penerimaan karyawan tersebut.
Kekurangan tersebut yaitu sebagai berikut :
•
Proses seleksi penerimaan karyawan kurang baik dan kurang ketat pada bagian
administrasi
Dalam proses seleksi penerimaan karyawan yang terdapat di dalam bagian
penjualan (administrasi), perusahaan hanya melakukan proses wawancara saja.
Dengan begitu perusahaan hanya mendapatkan informasi latar belakang
pendidikan, dan sikap serta perilakunya saja. Tetapi perusahaan tidak mengetahui
kemampuan dan kompetensi calon karyawannya tersebut dalam bidang akuntansi
dan keuangan, dimana bidang akuntansi dan keuangan tersebut diperlukan dalam
menjalankan tugas-tugasnya.
Seharusnya pada saat proses penerimaan karyawan baru, perusahaan harus
benar-benar menyeleksinya dengan baik dan ketat agar mendapatkan karyawan
yang ahli dan kompeten di bidangnya. Jika tidak begitu, perusahaan akan salah
dalam menerima karyawan tersebut sehingga perusahaan harus menggantikan
karyawan tersebut dengan karyawan yang baru. Hal ini akan membuat
perusahaan mengalami kerugian dalam waktu dan biaya. Karena proses
pergantian karyawan tersebut membutuhkan waktu yang cukup lama dan juga
membutuhkan biaya tambahan yang harus dikeluarkan oleh perusahaan.
Dengan keadaan yang seperti itu, seringkali perusahaan mendapatkan karyawan
yang kemampuan dasar akuntansi dan keuangannya kurang memadai, sehingga
karyawan tersebut dalam melaksanakan tugasnya kurang maksimal dan hasil
kerjaannya tersebut kurang baik. Dengan kondisi yang seperti ini, mengharuskan
69
perusahaan untuk mencari karyawan yang lebih baik lagi dan menggantikan
karyawan tersebut, karena dalam bagian penjualan (administrasi) merupakan
salah satu bagian yang terpenting di dalam perusahaan untuk mendapatkan
pendapatan dan keuntungan. Kondisi tersebut membuat efektivitas dan efisiensi
perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya berkurang. Karena
untuk proses perekrutan karyawan, dibutuhkan waktu dan biaya yang harus
keluar.
Untuk itu, sebaiknya pada saat seleksi penerimaan karyawan baru, perusahaan
melakukan tes pendukung yang tertulis (misalnya tes akuntansi dan keuangan
untuk karyawan di bidang administrasi penjualan) yang dapat menilai
kemampuan calon karyawan tersebut dalam masing-masing bidangnya. Dengan
begitu perusahaan akan mendapatkan karyawan yang lebih baik dan berkualitas
sehingga perusahaan dapat menjaga efektivitas dan efisiensi dari kegiatan
operasional yang dijalankan perusahaan.
2. Penilaian Risiko (Risk Assessment)
Manajemen perusahaan telah melakukan penaksiran resiko atas kemungkinan salah
saji material yang ditimbul karena :
a. Penempatan karyawan baru dalam aktivitas penjualan kredit
Untuk menghindari dan mengatasi risiko-risiko yang mungkin terjadi saat
perusahaan menempatkan karyawan baru dalam aktivitas penjualan kredit,
perusahaan tidak langsung menempatkan kepada bagian-bagian yang penting
dalam aktivitas penjualan kredit, karena karyawan tersebut masih harus diberikan
pembelajaran dan pelatihan-pelatihan yang dapat meningkatkan kemampuannya
agar karyawan tersebut dapat menjalankan aktivitas penjualan dengan baik dan
70
dapat mengatasi masalah yang timbul dalam aktivitas penjualan tersebut. Selain
itu, pada saat karyawan tersebut melaksanakan pekerjaannya, karyawan tersebut
pada mulanya masih di dampingi dan dibimbing oleh karyawan lain yang telah
berpengalaman dalam aktivitas penjualan kredit. Hal ini dilakukan agar
karyawan baru tersebut benar-benar mengerti dengan prosedur penjualan kredit
yang harus dijalankan dan dipatuhi oleh karyawan tersebut sehingga dapat
meminimalkan kesalahan yang dilakukan oleh karyawan baru tersebut.
b. Penggunaan program baru yang digunakan untuk memproses penjualan kredit
Perusahaan menerapkan program agen yang diberi nama program ADS
(Administrasi Distribusi System). Program ini baru dijalankan oleh Service Point
Wilayah Tangerang PT. Jasatama Polamedia pada tahun 2007 sampai saat ini. Di
dalam program tersebut mencatat seluruh aktivitas penjualan kredit, mulai dari
mutasi pelanggan (pelanggan baru dan pelanggan yang stop berlangganan),
laporan distribusi barang, proses kwitansi, sampai dengan cetak kwitansi tagihan
pelanggan. Program tersebut juga berfungsi dalam pengawasan piutang (baik
piutang yang sudah tertagih maupun piutang yang belum tertagih).
Dalam penggunaan program baru ini tentunya manajemen perusahaan harus
mempertimbangkan risiko-risiko yang akan timbul karena adanya program baru
yang mencatat seluruh aktivitas penjualan kredit. Dan manajemen perusahaan
PT. Jasatama Polamedia sebelum menerapkan program ini dalam perusahaan
sudah mempersiapkan atau mempertimbangkan risiko-risiko yang akan dihadapi
oleh perusahaan jika program tersebut diterapkan.
Risiko yang akan timbul saat diterapkannya program baru tersebut dalam Service
Point Wilayah Tangerang, yaitu para karyawan yang berwenang untuk
71
menggunakan program tersebut tidak terlalu paham dan masih bingung dalam
menjalankan programnya tersebut sehingga seringkali karyawan tersebut salah
dalam menginput data-data yang diperlukan dalam aktivitas penjualan kredit.
Untuk itu, sebelum manajemen perusahaan memberlakukan program baru
tersebut, perusahaan telah mempertimbangkan risiko yang akan terjadi dan
mempersiapkan cara untuk mengatasi risiko-risiko tersebut. Dengan begitu,
sebelumnya perusahaan melakukan sosialisasi kepada karyawan di bagian
penjualan yang berwenang dalam menjalankan program ADS (Administrasi
Mutasi, Administrasi inkaso, dan Adminitrasi Piutang) tentang bagaimana
menggunakan dan menjalankan program tersebut dan menjelaskan apa saja yang
terdapat dalam program tersebut. Sosialisasi program tersebut tidak hanya
kepada Administrasi Mutasi, Administrasi Inkaso, dan Administrasi Piutang
tetapi juga kepada koordinator wilayah, karena koordinator wilayah berperan
dalam mengawasi penerapan program tersebut di wilayahnya.
Selain memberikan sosialisasi, perusahaan juga melakukan pelatihan-pelatihan
kepada Administrasi Mutasi, Administrasi Inkaso, dan Administrasi Piutang
yang ditujukan agar secara teknis karyawanya dapat menjalankan dan
mempraktekan program tersebut sehingga tujuan perusahaan memberlakukan
program tersebut tercapai. Pelatihan-pelatihan tersebut secara rutin dilakukan
oleh perusahaan agar para karyawannya dapat dengan ahli menjalankan program
tersebut.
Selain itu, untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan wewenang dalam
penggunaan program tersebut, perusahaan memberikan kode pengaman
(password) pada saat menjalankan program agen tersebut. Dan kode pengaman
72
diberikan
hanya
kepada
karyawan-karyawan
yang
berwenang
dalam
menjalankan program tersebut, yaitu bagian Administrasi Mutasi, bagian
Administrasi Inkaso, dan Administrasi Piutang. Sehingga penggunaan program
agen ini tidak bisa digunakan oleh karyawan-karyawan yang tidak berwenang.
Dalam komponen pengendalian internal ini, masih terdapat kekurangan yang ada di
dalam perusahaan. Kekurangan tersebut adalah :
•
Perusahaan tidak melakukan penaksiran risiko ketika perusahaan melakukan
perluasan jaringan operasionalnya
Pada saat wilayah Tangerang menambahkan jumlah Service Point yang tersebar
di wilayah Tangerang, perusahaan belum dapat mengantisipasi masalah atau
risiko yang akan timbul akibat penambahan SP tersebut. Dengan demikian yang
terjadi di dalam perusahaan ketika jumlah SP yang ada di wilayah Tangerang
bertambah yang semula dari 7 SP menjadi 11 SP, bagian Administrasi Inkaso
yang bertugas dalam menginput setoran seluruh SP di wilayah Tangerang
mengalami kesulitan.
Administrasi Inkaso bertugas dalam menginput setoran-setoran dari seluruh SP,
jika semakin bertambahnya jumlah SP yang ada maka semakin banyak pula
setoran yang harus di input dari masing-masing SP. Dan biasanya masing-masing
SP melakukan penyetoran pada akhir bulan dan secara bersamaan. Dan karena
waktu penyetoran dari 11 Service Point itu dilakukan secara bersamaan, maka
bagian Administrasi Inkaso akan mengalami kesulitan dalam menginput
pembayaran setoran tersebut ke dalam program agen (ADS), dan seringkali
bagian Administrasi Inkaso melakukan kesalahan dalam penginputan setoran.
Dan hal ini akan mempengaruhi pencatatan dalam program agen tersebut,
73
sehingga tidak menghasilkan suatu pencatatan yang baik dan tepat. Ketika
terdapat kesalahan pencatatan tersebut, bagian Administrasi Inkaso melakukan
koreksi atas kesalahan penginputan tersebut. Koreksi tersebut bisa koreksi
tambah maupun koreksi kurang. Proses perbaikan / koreksi tersebut akan
membutuhkan waktu tambahan dari waktu yang seharusnya dan akan membuang
tenaga dari bagian Administrasi Inkaso, sehingga efektivitas dari kegiatan yang
dilakukan oleh bagian tersebut akan berkurang.
Seharusnya perusahaan membuat suatu penjadwalan waktu setoran masingmasing Service Point yang dapat mengatur kelancaran dari kegiatan tersebut,
apalagi perusahaan mempunyai Service Point yang cukup banyak. Dengan
adanya penjadwalan ini akan menghindari adanya kesalahan dalam pencatatan
setoran tersebut.
Dengan melihat banyaknya Service Point di Wilayah Tangerang, maka
perusahaan perlu untuk membuat suatu penjadwalan untuk mengatur waktu
setoran untuk masing-masing Service Point yang ada di Wilayah Tangerang.
Dengan begitu, proses penyetoran tersebut dapat berjalan dengan lancar dan
bagian Administrasi Inkaso tidak lagi mengalami kesulitan dan kesalahan dalam
menginput setoran tersebut dan dengan adanya penjadwalan tersebut dapat
menjaga efektivitas dari kegiatan tersebut.
•
Perusahaan tidak melakukan penaksiran resiko tentang keputusannya dengan
tidak membuat kebijakan terhadap piutang tak tertagih
Dengan tidak terdapatnya kebijakan tersebut, perusahaan akan mengalami risikorisiko yang dapat timbul. Dan perusahaan tidak mengantisipasi sebelumnya atas
74
risiko yang akan ditimbulkan apabila piutang yang tak tertagih tersebut dibiarkan
begitu saja dan tetap muncul di neraca.
Seharusnya piutang harus disajikan dalam laporan keuangan dengan nilai yang
dapat direalisasi, yaitu sebesar jumlah tagihan dikurangi dengan taksiran jumlah
yang tidak dapat ditagih atau diterima. Begitupun dengan prinsip akuntansi
konservatisme yang merupakan prinsip berjaga-jaga juga mengharuskan
perusahaan untuk mengakui segera kerugian yang akan terjadi dan tidak
mengakui keuntungan yang akan diperoleh.
Perusahaan tidak membentuk akun penyisihan piutang tak tertagih disebabkan
karena perusahaan menganggap pelanggan mampu membayar hutangnya
meskipun resiko piutang tak tertagih cukup tinggi.
Dengan tidak dibuatnya penyisihan atas piutang tak tertagih akan mengakibatkan
piutang perusahaan yang disajikan dalam Laporan Keuangan menjadi overstated
karena belum tentu piutang tersebut dapat terealisasi sepenuhnya. Piutang yang
besar dalam neraca perusahaan dapat membuktikan bahwa perusahaan tidak
memiliki kebijakan yang baik dalam hal pemeberian kredit dan penagihan
piutang.
Penulis menyarankan agar perusahaan membuat akun penyisihan piutang tak
tertagih untuk mengantisipasi risiko-risiko yang akan timbul apabila terjadi
piutang tak tertagih dalam jumlah yang cukup besar. Selain itu, dengan adanya
akun penyisihan piutang tak tertagih, jumlah piutang yang ada di neraca
dilaporakan secara wajar dan tidak menjadi overstated. Estimasi jumlah piutang
tak tertagih bisa didasarkan pada pengalaman perusahaan.
75
3. Aktivitas Pengendalian (Control Activities)
a. Prosedur otorisasi yang memadai
Perusahaan memiliki jenjang otorisasi yang jelas. Pengotorisasian telah
dilakukan oleh orang yang tepat dan benar-benar berwenang terhadap fungsinya
sebagai persetujuan dan pemberitahuan mengenai kegiatan operasional yang
terjadi di perusahaan.
Dalam transaksi penjualan kredit, prosedur otorisasi diatur sebagai berikut :
•
Pada saat diterima informasi dari pelanggan (baik pelanggan masuk maupun
pelanggan keluar), bagian Customer Service akan membuat Laporan Mutasi
Pelanggan yang ditujukan kepada bagian Administrasi Mutasi. LMP ini harus
mendapat otorisasi dari bagian Customer Service dan bagian Administrasi
Mutasi.
•
Pada saat penerimaan Klaim Tagihan Pelanggan, yang menentukan klaim
tersebut dapat diterima oleh perusahaan atau tidak adalah Koordinator
Wilayah. Dengan begitu, persetujuan Klaim Tagihan Pelanggan diotorisasi
oleh Koordinator Wilayah.
•
Ketika terjadi Klaim Tagihan Pelanggan yang mengharuskan petugas
pengirim media bertanggung jawab atas klaim tersebut, dimana gaji dari
petugas tersebut akan dipotong. Oleh karena itu, bagian yang berwenang
dalam pemberian otorisasi atas bukti kas keluar tersebut, yaitu bagian
Administrasi Kas Kecil.
76
•
Pada saat kwitansi tercetak dan kwitansi tersebut akan digunakan untuk
tagihan ke pelanggan, kwitansi tersebut harus diotorisasi oleh bagian
Administrasi Inkaso.
•
Ketika terjadi Koreksi Kwitansi Pelanggan (KKP) akibat terdapatnya klaim
dari pelanggan setelah proses cetak kwitansi, Form KKP ini harus mendapat
otorisasi dari penanggung jawab wilayah atau Koordinator Wilayah.
•
Apabila terjadi retur penjualan dari Sub Agen / Kanvaser (sektor eceran),
dibuatkan Form Retur Penjualan yang harus diotorisasi oleh bagian Customer
Service, dan Sub Agen atau Kanvaser yang bersangkutan.
b. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang cukup
Di dalam seluruh aktivitas penjualan kredit yang dilakukan oleh perusahaan telah
didukung oleh dokumen yang lengkap dimana setiap transaksi dilakukan dengan
penomoran yang berurutan, setiap transaksi penjualan dan perusahaan juga
memiliki catatan dan laporan-laporan yang menunjang kelancaran dan ketertiban
administrasi sehingga setiap penjualan dapat diperiksa dengan mudah. Seluruh
transaksi penjualan kredit dicatat dengan tepat waktu, terbukti dengan pencatatan
penjualan dilakukan sesuai tanggal transaksi. Selain itu pencatatan juga
dilakukan dengan menggunakan sistem komputerisasi sehingga menjadi lebih
tepat waktu.
Dalam transaksi penjualan kredit, perancangan dan penggunaan dokumen dan
catatan yang cukup telah dilakukan oleh perusahaan, sebagai berikut :
77
•
Laporan Mutasi Pelanggan (LMP) dibuat secara rutin setiap hari berdasarkan
print number dan tanggal dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh
bagian penjualan (Customer Service dan Administrasi Mutasi)
•
Form Retur Penjualan dibuat rangkap dua dengan print number berurutan dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian Customer Service.
•
Kwitansi tagihan pelanggan dibuat rangkap dua dengan print number
berurutan
dan
pemakaiannya
dipertanggungjawabkan
oleh
bagian
Administrasi Inkaso.
•
Laporan penjualan dibuat dalam bentuk rekap kwitansi (output dari program
agen) serta Laporan Penjualan dalam bentuk format excel, yang digunakan
untuk mencocokan jumlah yang ada di kedua laporan tersebut. Jumlah antara
kedua laporan tersebut harus sama. Dan laporan ini pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh bagian Administrasi Mutasi.
•
Kwitansi yang telah tertagih dibubuhi tanda ”lunas” dan disimpan rapi
berdasarkan print number oleh Administrasi Inkaso. Hal ini dilakukan agar
dapat dibedakan antara kwitansi yang telah tertagih dan kwitansi yang belum
tertagih.
•
Form Koreksi Kwitansi Pelanggan dibuat rangkap dua dengan print number
yang berurutan dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian
Administrasi Mutasi.
c. Pemisahan fungsi yang memadai
Pembagian struktur organisasi merupakan salah satu unsur dari pengendalian
intern yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur
78
organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada
unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok
perusahaan.
Pembagian tugas dan wwenang dalam perusahaan ini sudah cukup memadai,
dapat dikatakan demikian karena :
•
Fungsi pencatatan pelunasan piutang sudah terpisah dari fungsi penagihan
Dalam Service Point Wilayah Tangerang, bagian Administrasi Inkaso
bertugas untuk melakukan pencatatan pelunasan piutang yang telah disetor
oleh penagih. Yang melakukan penagihan ke pelanggan, adalah fungsi
penagihan. Setelah fungsi penagihan mendapatkan setoran dari pelanggan,
fungsi penagihan tersebut menyetorkan uang setoran tersebut ke bank, dan
bukti setornya akan diserahkan ke bagian Administrasi Inkaso, kemudian
bagian Administrasi Inkaso akan mencatatnya dengan menginput setoran
tersebut ke dalam program agen.
•
Fungsi pencatatan piutang sudah terpisah dari fungsi yang melaksanakan
transaksi penjualan
Dalam Service Point Wilayah Tangerang, fungsi yang melakukan pencatatan
piutang yaitu bagian Administrasi Inkaso, sedangkan fungsi yang
melaksanakan transaksi penjualan yaitu bagian Administrasi Mutasi dan
bagian Customer Service. Bagian Administrasi Inkaso bertugas untuk
mencatat jumlah piutang dan menginput setoran tagihan pelanggan.
Sedangkan bagian Administrasi Mutasi dan Customer Service bertugas untuk
79
membuat laporan penjualan dan mencatat jumlah barang / koran yang
dipesan oleh pelanggan.
•
Transaksi penjualan kredit sudah dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi
pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi.
Fungsi-fungsi yang terlibat dalam transaksi penjualan kredit di dalam
perusahaan sudah menjalankan fungsinya masing-masing dengan baik dan
sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab mereka yang sudah mereka
setujui pada awal mereka bekerja di dalam perusahaan.
Kecuali
fungsi
pengiriman
dan
penagihan.
Perusahaan
melakukan
perangkapan tugas, yaitu fungsi pengiriman juga merangkap sebagai fungsi
penagihan.
Hal ini dijalankan oleh perusahaan dengan maksud jika saat melakukan
penagihan kepada pelanggan, fungsi penagihan tersebut yang juga
merupakan loper atau fungsi pengiriman dalam perusahaan akan mengetahui
dengan pasti dan benar keberadaan pelanggan dan apabila pelanggan
membuat klaim atas barang / koran yang tidak diterimanya, penagih dapat
dengan cepat mengidentifikasi penyebab klaim tersebut karena penagih yang
merangkap sebagai pengirim tersebut mempunyai catatan distribusi barang /
koran yang dicatat saat barang / koran dikirimkan ke pelanggan.
Selain itu, perusahaan juga mempertimbangkan asas biaya vs manfaat.
Apabila menambah orang lagi untuk ditugaskan untuk melakukan penagihan,
perusahaan tentunya akan menambah biaya lagi dan belum tentu dengan
penambahan orang tersebut, perusahaan akan mendapatkan keuntungan yang
80
lebih baik. Dengan pertimbangan inilah yang membuat perusahaan
melakukan perangkapan tugas tersebut.
Walaupun menurut pengendalian intern melalui aktivitas pengendalian
perangkapan tugas ini tidak baik dilakukan. Tetapi dengan pertimbanganpertimbangan yang kuat yang dilakukan perusahaan untuk melakukan
perangkapan tugas tersebut masih dapat diterima. Selain itu, walaupun
terdapat perangkapan tugas, perusahaan tidak mengalami kecurangankecurangan yang berhubungan dengan uang setoran pelanggan. Seandainya
terdapat kecurangan-kecurangan yang timbul bukan disebabkan karena
adanya perangkapan tugas tapi kurangnya pengawasan dan dokumen
pendukung yang memadai atas bukti fisik kwitansi.
d. Pengendalian fisik atas kekayaan dan catatan
Cara yang paling baik dalam perlindungan kekayaan dan catatan adalah
menyediakan perlindungan secara fisik.
Pengendalian fisik atas kekayaan dan catatan ini sudah diterapkan dalam
perusahaan, yaitu sebagai berikut :
•
Perusahaan sudah melakukan perlindungan fisik terhadap barang / koran
yang akan dikirimkan kepada pelanggan
Saat barang / koran diterima dari penerbit ke Service Point-Service Point,
Customer Service akan melakukan pengecekan terhadap kondisi fisik barang
/ koran tersebut juga mengecek kelengkapan jumlah barang / koran tersebut.
Dan ketika koran tersebut sudah siap diantar ke pelanggan barang / koran
tersebut ditumpuk dengan rapi di dalam rak yang bertujuan agar barang /
koran tersebut tidak rusak. Loper / fungsi pengiriman pada saat mengirimkan
81
koran-koran tersebut disimpan di dalam tas khusus yang dibuatnya untuk
penyimpanan koran-koran tersebut dengan rapi.
•
Dokumen-dokumen / catatan-catatan pendukung dalam aktivitas penjualan
kredit sudah disimpan dengan baik dan rapi oleh masing-masing bagian di
dalam perusahaan yang bertanggung jawab atas dokumen dan catatan
tersebut.
Dokumen dan catatan seperti Form Laporan Mutasi Pelanggan, Kwitansi
tagihan pelanggan, Klaim Tagihan Pelanggan, Koreksi Kwitansi Pelanggan,
Form Retur Penjualan, serta Rekapan Laoran Penjualan telah disimpan rapi
di dalam rak dan berurutan sesuai print number dan tanggal. Hal ini
dilakukan agar proses pencatatan berjalan dengan baik, dan ketika akan
dilakukan pengecekan dan pencocokan, masing-masing bagian dalam
perusahaan dapat melaksanakannya dengan baik.
Walaupun perusahaan sudah melakukan perlindungan fisik terhadap koran dan
catatan / dokumen pendukung dengan baik, tetapi masih terdapat kekurangan yang
menimbulkan dokumen / catatan tersebut hilang dan disertai dengan penyalahgunaan
uang dilakukan oleh personel perusahaan. Kodisi tersebut akan dijelaskan sebagai
berikut :
•
Terdapat piutang pelanggan yang fisik kwitansinya tidak ada / hilang
Hal tersebut terjadi karena kwitansi tagihan pelanggan dibuat dua rangkap,
rangkap pertama diberikan kepada pelanggan sebagai bukti pelunasan tagihan
pelanggan, sedangkan rangkap kedua di bawa oleh penagih beserta uang
setorannya tersebut dan kwitansi tersebut nantinya akan diserahkan kepada
82
bagian Administrasi Inkaso dan disimpan sebagai bukti piutang yang telah
tertagih. Tetapi yang sering terjadi, penagih menghilangkan fisik kwitansi
tersebut sehingga fisik kwitansi yang harusnya diberikan ke bagian Administrasi
Inkaso tidak diberikan oleh penagih. Sehingga bagian Adminitrasi Inkaso tidak
dapat dengan cepat melakukan pencocokan antara jumlah uang tagihan yang
disetorkan dengan jumlah yang ada di fisik kwitansi yang dihilangkan tersebut.
Hal ini akan merugikan perusahaan karena, seringkali penagih tidak
menyetorkan secara penuh sejumlah piutang yang seharusnya. Penagih sengaja
menghilangkan bukti fisik kwitansi tersebut untuk menghilangkan jejak ketika
penagih tersebut mengambil uang setoran dari pelanggan.
Seharusnya perusahaan mempunyai bukti yang cukup untuk melakukan
pengecekan atau pencocokan terhadap transaksi-transaksi yang terjadi dalam
aktivitas penjualan kredit. Dengan bukti yang cukup tersebut, akan membantu
perusahaan untuk terhindar dari kecurangan-kecurangan atau penyelewengan
yang dilakukan oleh bagian-bagian yang terdapat di dalam perusahaan.
Untuk itu sebaiknya, perusahaan membuat kwitansi tagihan rangkap 3, dan
kwitansi tersebut jangan diberikan kepada penagih, tetapi dipegang atau
disimpan oleh Customer Service yang bertanggung jawab atas setoran pelanggan
dari penagih. Dengan begitu, saat penagih menerima setoran dari pelanggan dan
memberikannya ke Customer Service untuk di setorkan ke bank, sebelumnya
Customer Service dapat mengecek jumlah setoran yang diterima dari penagih
dengan jumlah setoran yang tercatat di kwitansi yang dipegang atau disimpan
oleh Customer Service. Selain itu perusahaan sebaiknya meningkatkan
pengawasan ketika penagih melakukan penagihan dan kemudian diserahkan ke
83
pihak yang berkepantingan. Dengan begitu, ketika jumlah yang diterima dari
penagih dengan jumlah yang terdapat di kwitansi tersebut tidak sama, maka
Customer
Service
dapat
langsung
dengan
segera
menyelidiki
dan
menanyakannya kepada penagih sehingga bisa langsung diproses dan bisa
dipertanggungjawabkan. Dengan begitu, perusahaan akan meminimalkan
kecurangan atau penyimpangan yang terjadi dalam perusahaan.
e. Review atas kinerja
Perusahaan telah menerapkan pengendalian intern melalui review atas kinerja,
penerapan yang dilakukan perusahaan adalah sebagai berikut :
Perusahaan menggunakan program agen (ADS) untuk memproses aktivitas
penjualan kredit. Program tersebut digunakan oleh masing-masing Service Point
di seluruh wilayah untuk memproses aktivitas penjualan kredit masing-masing
SP. Setiap bulannya Service Point-Service Point di seluruh wilayah,
mengirimkan database program tersebut ke Jasatama Pusat. Hal ini dilakukan
untuk memeriksa kebenaran akan data-data yang dimasukkan atau data-data yang
terdapat dalam program tersebut. Pemeriksaan itu dilakukan oleh bagian
keuangan yang terdapat di Jasatama Pusat. Dari pemeriksaan tersebut, akan
menghasilkan suatu penilaian kinerja para karyawan yang menggunakan
program tersebut apakah sudah cukup baik atau belum. Penilaian kinerja tersebut
dilakukan secara rutin setiap 1 bulan sekali, agar perusahaan dapat menilai
apakah tujuan atau target yang telah ditetapkan oleh perusahaan akan tercapai.
84
4. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
Perusahaan telah terdapat sistem akuntansi yang cukup memadai dengan adanya
prosedur-prosedur yang memperlihatkan bagaimana transaksi yang terjadi dicatat,
diklasifikasikan, dan kemudian dilaporkan. Dengan adanya pelaporan tersebut cukup
membuktikan adanya komunikasi tertulis.
Pelaksanaan yang dilakukan oleh perusahaan yang berhubungan dengan informasi
dan komunikasi adalah sebagai berikut :
•
Perusahaan memiliki suatu buku panduan pelaporan keuangan yang digunakan
oleh bagian keuangan dan administrasi perusahaan. Buku panduan tersebut
menjelaskan bagaimana penjualan diproses, dicatat, dan dilaporkan. Di dalam
buku tersebut juga terdapat panduan dalam membuat laporan keuangan yang
baik dan benar, yang dapat digunakan oleh karyawan dalam menyusun laporan
keuangan agar sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Dengan begitu, para karyawan dapat mengetahui standar-standar yang telah
ditetapkan oleh perusahaan dan yang harus dipatuhi oleh karyawan tersebut.
•
Perusahaan juga memiliki sistem dan prosedur yang mengatur jalannya aktivitas
penjualan kredit.
Sistem dan prosedur aktivitas penjualan kredit sudah dijelaskan oleh penulis
pada bab sebelumnya. Di dalam sistem dan prosedur penjualan kredit tersebut
dijelaskan bagaimana pesanan dari pelanggan diterima, kemudian dicatat,
kemudian diinput ke dalam program, setelah itu pesanan tersebut dikirimkan, dan
pada akhir bulan tagihan dari pesanan pelanggan tersebut dihitung dan dicetak
dalam bentuk kwitansi tagihan pelanggan sebesar akumulasi pesanan pelanggan
85
selama 1 bulan, kemudian kwitansi tersebut ditagihkan ke pelanggan.
Sebelumnya kwitansi tersebut harus mendapat persetujuan atau otorisasi dari
pihak yang berwenang. Sampai akhirnya, perusahaan menerima setoran tagihan
pelanggan tersebut, dan melakukan pencatatan atas setoran tersebut.
Sistem dan prosedur ini telah di sosialisasikan kepada bagian-bagian yang
menjalankan aktivitas penjualan kredit. Dengan begitu, para karyawan dapat
menjalankan tugasnya sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan
oleh perusahaan dan harus dipatuhi oleh para karyawannya.
5. Pemantauan (Monitoring)
Dalam perusahaan fungsi monitoring ini dilakukan oleh para manajer dan dibantu
dengan audit internal dalam perusahaan, juga dibantu oleh koordinator masingmasing wilayah di seluruh Indonesia.
•
Pemantauan yang dilakukan oleh bagian audit internal
Biasanya 1 tahun sekali audit internal melakukan pemeriksaan terhadap bagianbagian yang melaksanakan prosedur penjualan kredit (pemeriksaan ketaatan
terhadap sistem dan prosedur yang berlaku dan juga pengendalian yang
dijalankan di perusahaan). Misalnya di dalam aktivitas penjualan kredit, audit
internal akan melakukan kunjungan ke Service Point wilayah Tangerang dan
melakukan pemeriksaan dan juga wawancara tentang kinerja bagian penjualan di
Service Point Tangerang. Biasanya audit internal melakukan wawancara kepada
koordinator wilayah Tangerang dan juga bagian-bagian yang terlibat dalam
penjualan kredit, untuk menanyakan apakah terdapat masalah di dalam Service
Point Wilayah Tangerang atau tidak. Selain itu, memeriksa laporan piutang dan
86
penjualan apakah sudah mencapai target atau belum ataupun terdapat kecurangan
atau tidak.
•
Pemantauan yang dilakukan oleh manajer
Selain audit internal, manajer perusahaan setiap 3 bulan sekali melakukan
pertemuan atau rapat yang dihadiri oleh manajer-manajer per bagian di dalam
perusahaan dan para koordinator wilayah yang tersebar di seluruh wilayah
Indonesia. Rapat tersebut bertujuan untuk mengevaluasi kinerja per wilayah, dan
memecahkan masalah secara bersama ketika terdapat masalah-masalah yang
terjadi di beberapa wilayah.
•
Pemantauan yang dilakukan oleh koordinator wilayah
Koordinator wilayah juga melakukan proses penilaian melalui pendapat para
pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan oleh karyawannya dalam melayani
pelanggan setiap harinya. Penilaian ini dilakukan dengan cara setiap tahun sekali
perusahaan menyebarkan lembaran yang berisikan kritik dan saran, dimana kritik
dan saran tersebut diberikan untuk pelanggan. Dengan begitu, koordinator
wilayah dapat mengetahui kinerja para karyawannya selama memberikan
pelayanan kepada seluruh pelanggan.
Dengan melihat kondisi-kondisi yang telah dijelaskan di atas, secara keseluruhan
perusahaan sudah melakukan pengendalian internal pada prosedur penjualan kredit
cukup memadai. Pengendalian internal tersebut dilakukan oleh perusahaan untuk
meminimalkan kecurangan-kecurangan yang dapat merugikan perusahaan dan untuk
mendukung perusahaan dalam mencapai tujuan-tujuan perusahaan. Tetapi masih
87
terdapat aktivitas & prosedur dalam penjualan kredit dalam perusahaan yang tidak
mendukung terciptanya pengendalian internal dan tidak mendukung pencapaian tujuan
pengendalian internal.
Adapun aktivitas dan prosedur dalam penjualan kredit yang tidak mendukung
terciptanya tujuan pengendalian internal akan disimpulkan sebagai berikut :
Tujuan Pengendalian Internal :
Keandalan Pelaporan Keuangan
Aktivitas dan Porsedur Yang Tidak
Mendukung Tujuan Pengendalian
Internal :
Perusahaan tidak membentuk akun
penyisihan piutang tak tertagih disebabkan
karena perusahaan menganggap pelanggan
mampu membayar hutangnya meskipun
resiko piutang tak tertagih cukup tinggi.
Proses seleksi penerimaan karyawan
(bagian administrasi) yang tidak disertai
dengan tes tertulis yang mengakibatkan
perusahaan salah dalam pemilihan
karyawan dan seringkali mengharuskan
perusahaan untuk menggantikan karyawan
tersebut.
Efektivitas dan Efisiensi Operasi
Tidak terdapatnya suatu penjadwalan
terhadap waktu setoran dari masing-masing
SP yang ada di seluruh wilayah tangerang
yang mengakibatkan kesulitan dan
seringkali terdapat kesalahan dalam
penginputan setoran tersebut.
Kurangnya pengawasan terhadap fisik
kwitansi tagihan pelanggan sehingga
seringkali fisik kwitansi tersebut hilang dan
disertai dengan penyalahgunaan uang
setoran pelanggan.
88