Bab 2 - Widyatama Repository
advertisement
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengendalian Internal Untuk tercapainya tujuan suatu perusahaan, di butuhkan suatu aturan atau prosedur dan kebijakan yang menjadi pengendalian internal dalam suatu perusahaan. Dengan begitu aktivitas operasional tetap terarah dan perusahaan akan mudah dalam melakukan perbaikan. Menurut Institut Akuntan Publik Indonesia (IAPI) (2011) Pengendalian internal adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris manajemen, dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini (a) keandalan pelaporan keuangan (b) efektivitas dan efisiensi operasi dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Pengertian pengendalian internal menurut Bodnar (2010) adalah sebagai berikut : “internal control is a process effected by an entity’s board of director, management, and the other personel, designed to provide reasonable assurance regarding achievement of objectives in the following categories: 1. Reliability of financial reporting 2. Effectiveness and efficiency of operation 3. Compliance with applicable laws and regulation” 7 8 MenurutTugiman (2006) pengendalian internal adalah suatu proses dari aktivitas operasional organisasi dan merupakan bagian intergral dari proses manajemen seperti perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian. 2.1.1 Tujuan Pengendalian Internal Adanya pengendalian internal dalam suatu perusahaan untuk dijadikan acuan atau pedoman dalam melaksanakan aktivitas operasional. Dengan pengendalian internal juga perusahaan dapat dengan mudah melakukan perbaikan atas segala kekurangan yang ada di perusahaan. Sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya. Menurut COSO (2005) tujuan pengendalian internal adalah : 1. Keandalan pelaporan keuangan Untuk dapat menjalankan operasi usahanya, manajemen memerlukan informasi yang akurat. Manajemen bertanggungjawab untuk menyiapkan laporan keuangan bagi investor, kreditor, pemegang saham, dan pengguna lainnya. Adanya pengendalian internal diharapkan dapat menyediakan data-data yang dipercaya dan diandalkan, sehingga memungkinkan tersusunnya laporan keuangan yang dapat diandalkan. 2. Efektivitas dan efisiensi operasi Setiap perusahaan menginginkan hasil yang terbaik dari aktivitas yang dilakukannya dengan biaya yang kecil. Itu berarti efektivitas dan efisiensi operasi sangat diperlukan oleh perusahaan. Adanya pengendalian internal diharapkan dapat mengurangi pemborosan yang tidak perlu dalam seluruh 9 aspek usaha serta dapat mencegah penggunaan sumber daya yang tidak efisien. 3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku pengendalian internal dimaksudkan untuk meningkatkan kepatuhan karyawan terhadap hukum-hukum dan peraturan yang telah ditetapkan merupakan alat pengendalian dari berbagai kegiatan-kegiatan perusahaan yang harus ditaati dan dijalankan oleh setiap unit organisasi menurut Arens et al (2008) menyatakan bahwa tujuan dari pengendalian intern adalah : “management typicall has the following three concern, or broad objectives, in designing an effective control system : 1. reliability of financial reporting. Management is responsible for preparing financial statement for investors, creditors, and other users. Management has both legal and professional responsibility to be sure that information is fairly prepared in accordance with reporting requirements such as GAAP . 2. efficiency and effectiveness of operations.Control within an organization are mean to encourage efficient and effective use of its resources, including personel, to to optimize the company’s goals. An important part of these control its accurate information for internal decision making. Another important part of effectiveness and efficiency safe guarding asset and the record. 3. Compliance with Sarbanes-oxley act and other applicable laws and regulation. The Sarbanes oxley act of 2002 requires all public companies to issue an “ internal control report” that include the following : a. A statement that management is responsible for establishing and maintaining an adequate internal control structure and procedure for financing reporting b. An assessment of the effectiveness of the internal control structure and procedures for financial reporting as of the end of the company fiscal years. Management’s evaluating must be based on a recognized control framework that has established following a due-process 10 procedure that allows for public, private, and not for profit organization are required to follow many laws and regulation. Tujuan pengendalian intern adalah untuk menjamin ketepatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi operasi perusahaan dan mendorong ketaatan kepada kebijakan yang telah digariskan oleh pimpinan perusahaan. Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa tujuan pengendalian intern adalah untuk menunjang organisasi agar efektif dan efisien dalam tujuannya dan pengendalian intern dikatakan baik apabila telah memenuhi syarat dan dapat menguntungkan perusahaan. 2.1.2 Unsur-Unsur Pengendalian Internal Dalam menerapkan pengendalian internal pada perusahaan agar dapat terlaksana dengan baik, harus mengacu pada beberapa komponen atau unsur pendukung untuk pengendalian internal yang memadai. Menurut Sunarto (2009) terdapat lima komponen struktur pengendalian intern yang saling berkaitan, yaitu : 1. Lingkungan pengendalian 2. Perhitungan risiko 3. Informasi dan komunikasi 4. Aktivitas pengendalian 5. Pemonitoran 11 Setiap komponen meliputi sejumlah kebijakan dan prosedur pengendalian yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan pada ketiga kategori tujuan yang telah disebutkan di atas, yaitu : pelaporan keuangan, kesesuaian dan operasi. Setiap komponen struktur pengendalian intern akan dijelaskan dalam uraian di bawah ini. Penjelasan akan difokuskan pada hubungan antara masingmasing komponen dengan tujuan perusahaan dan pengendalian intern yang bersangkutan pada setiap kategori yang paling relevan terhadap audit laporan keuangan. 2.1.2.1 Lingkungan Pengendalian Mempengaruhi suasana suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran tentang pengendalian kepada orang-orangnya. Lingkungan pengendalian dalam suatu perusahaan terdiri dari berbagai faktor, yaitu : 1. Integritas dan Nilai-nilai etika. 2. Komitmen terhadap Kompentensi. 3. Dewan Komisaris dan Komite Audit. 4. Falsafah Manajemen dan Gaya Operasi. 5. Struktur Organisasi. 6. Perumusan Kewenangan dan Tanggung Jawab. 7. Kebijakan dan Praktik tentang Sumber Daya Manusia. 12 1. Integritas dan Nilai-nilai Etika Pentingnya etika profesi dalam profesi akuntansi. Meningkatnya pelaku dalam perusahaan seperti karyawan, pelanggan, pemasok, dan masyarakat luas, menuntut pula adanya standar yang tinggi untuk integritas dan nilainilai etika dari para manajer bisnis. Untuk menekankan pentingnya integritas dan nilai-nilai etika di antara para personel suatu organisasi, manajemen puncak harus : - Menciptakan iklim dengan member contoh, yaitu dengan menunjukan integritas dan berperilaku dengan standar etika yang tinggi. - Mengomunikasikan kepada semua karyawan, secara lisan dan melalui kebijakan serta aturan-aturan perilaku tertulis, bahwa semua dintuntut hal yang sama, bahwa semua karyawan mempunyai tanggung jawab untuk melaporkan tentang semua pelanggaran yang diketahuinya atau dicurigainya kepada atasannya, dan bahwa pelanggaran bisa dikenai hukuman. - Memberi pedoman moral kepada semua karyawan yang karena latar belakangnya moralnya yang buruk, membuat mereka tidak bisa membedakan antara baik dan buruk. - Mengurangi atau menghilangkan dorongan dan godaan yang bisa membuat orang menjadi tidak jujur, melanggar hukum, dan bertindak tidak etis. 13 2. Komitmen terhadap kompetensi Untuk mencapai tujuan satuan usaha, karyawan pada setiap jenjang organisasi harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaannya secara efektif. Komitmen terhadap kompetensi meliputi perkembangan manajemen tentang pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan, dan perpaduan antara intelegensia, keterampilan, dan pengalaman yang diminta untuk pengembangan kompetensi. 3. Dewan Komisaris dan Komite Audit Komposisi dewan komisaris dan komite audit memiliki dampak yang besar terhadap lingkungan pengendalian. Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas dewan komisaris dan komite audit meliputi independensi mereka dari manajemen yang berkaitan dengan proporsi anggota dewan yang berasal dari luar, pengalaman serta tingginya kedudukan mereka, seberapa jauh keterlibatan dan ketajaman pengamatan atas aktivitas manajemen, ketepatan tindakan yang diambil, seberapa sulit pertanyaan yang diajukan kepada manajemen, dan sifat serta luasnya interaksi dengan auditor intern maupun auditor ekstern. Komite audit yang hanya beranggotakan dari luar akan memberi sumbangan yang besar bagi perusahaan dalam memenuhi sumbangan yang besar bagi perusahaan dalam memenuhi tujuan pelaporan keuangan melalui pengawasan dan mendorong independensi auditor ekstern. 14 4. Falsafah Manajemen dan Gaya Operasi Banyak karakteristik, yang membentuk falsafah manajemen dan gaya operasinya, dan memiliki dampak terhadap lingkungan pengendalian. Karakteristik tersebut meliputi: - Pendekatan untuk mengambil dan memonitor risiko bisnis. - Penekanan terhadap kontak-kontak informal langsung dengan manajermanajer kunci atau pada sistem kebijakan tertulis yang formal, indikator-indikator kerja, dan laporan penyimpangan. - Kebiasaan dan tindakan terhadap pelaporan keuangan. - Pemilihan prinsip akuntansi alternatif yang tersedia secara konservatif atau agresif. - Kehati-hatian dalam mengembangkan taksiran-taksiran akuntansi. - Kebiasaan dalam mengolah informasi, fungsi akuntansi dan personalia. 5. Struktur Organisasi Struktur organisasi berpengaruh terhadap kemampuan perusahaan dalam memenuhi tujuannya, karena struktur organisasi memberikan kerangka menyeluruh untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan, serta pemonitoran aktivitas perusahaan. Pengembangan struktur organisasi perusahaan menyangkut perumusan kewenangan dan tanggungg jawab serta alur pelaporan. Struktur organisasi perusahaan biasanya dituangkan dalam bentuk bagan organisasi yang secara tepat menggambarkan hubungan kewenangan dan pelaporan. Auditor perlu memahami hubungan tersebut agar dapat menilai lingkungan pengendalian pada perusahaan 15 klien dan dampak terhadap efektifitas kebijakan dan prosedur pengendalian. 6. Perumusan Kewenangan dan Tanggung Jawab Perumusan kewenangan dan tanggung jawab merupakan lanjutan dari pengembangan struktur organisasi. Hal ini menyangkut tentang bagaimana dan kepada siapa kewenangan dan tanggung jawab diberikan. Adanya perumusan kewenangan dan tanggung jawab akan membuat setiap individu mengetahui : 1. Bagaimana tindakannya berkaitan dengan pihak lain dalam upaya pencapaian tujuan perusahaan, dan 2. Untuk hal apa masing-masing individu harus bertanggung jawab. Selain itu perusahaan menyusun suatu deskripsi jabatan yang menggambarkan dengan jelas tugas-tugas spesifik masing-masing jabatan dan hubungan pelaporannya. 7. Kebijakan dan Praktik Tentang Suber Daya Manusia Konsep dasar pengendalian intern ialah dipengaruhi dan dilaksanakan oleh manusia. Oleh Karena itu efektif tidaknya struktur pengendalian intern akan sangat bergantung pada kebijakan dan praktik tentang sumber daya manusia yang dianut, yang akan menentukan apakah personel perusahaan memiliki tingkat integritas yang diharapkan, nilai-nilai etika dan kompetensi. Praktik-praktik yang sehat mengenai hal ini menyangkut kebijakan rekrutmen yang baik serta proses skrining dalam pengangkatan 16 karyawan, orientasi pegawai baru terhadap kultur perusahaan dan sifat operasi perusahaan, kebijakan pelatihan, tindakan pendisiplinan atau pelanggaran, evaluasi, konseling, dan promosi berdasarkan kinerja yang lalu; dan program kompensasi yang memotivasi dan member penghargaan atas prestasi kinerja sumber daya manusia. 2.1.2.2 Penaksiran Risiko Ditunjukan untuk pelaporan keuangan adalah identitas, analisis, dan pengelolaan risiko entitas yang berkaitan dengan penyusunan laporan keuangan, sesuai prinsip akuntansi yang diterima umum. Penaksiran risiko manajemen harus mencakup pertimbangan khusus terhadap risiko yang timbul dari perubahan keadaan, seperti : a) Bidang baru bisnis atau transaksi yang memerlukan prosedur akuntansi yang belum pernah dikenal b) Perubahan standar akuntansi c) Hukum dari peraturan baru d) Perubahan yang berkaitan dengan revisi sistem dan teknologi bantu yang digunakan untuk pengolahan informasi e) Pertumbuhan pesat entitas yang menuntut perubahan fungsi pengolahan dan pelaporan informasi dan personel yang terlibat didalam fungsi tersebut. 17 2.1.2.3 Informasi dan Komunikasi Sistem informasi yang berhubungan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang mencakup akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang digunakan untuk mengidentifikasi, menggabungkan, menganalisis, menggolongkan, mencatat, dan melaporkan transaksi perusahaan dan menyelenggarakan pertanggung jawaban atas aktiva dan kewajiban yang bersangkutan. Komunikasi menyangkut pemberian pemahaman yang jelas tentang peran dan tanggung jawab individu berkenaan dengan struktur pengendalian intern atas pelaporan keuangan. Fokus utama sistem akuntansi adalah pada transaksi. Transaksi terdiri dari pertukaran barang dan jasa antara perusahaan dengan pihak luar, termasuk pula penyerahan atau penggunaan aktiva dan jasa dalam perusahaan sendiri. Sejalan dengan itu, maka fokus utama kebijakan dan prosedur pengendalian yang berkaitan dengan sistem akuntansi ialah bahwa transaksi harus ditangani sehingga dapat mencegah salah saji dalam asersi manajemen di laporan keuangan. Oleh karena itu, suatu sistem akuntansi yang efektif harus: - Mengidentifikasi dan mencatat hanya transaksi-transaki perusahaan yang sah yang terjadi pada periode berjalan (asersi keberadaan atau keterjadian). - Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi perusahaan yang sah yang terjadi pada periode berjalan (asersi kelengkapan). 18 - Menjamin bahwa aktiva dan kewajiban yang dicatat adalah hasil dari transaksi-transaksi yang menghasilkan hak perusahaan atas sesuatu, kewajiban perusahaan untuk membayar kepada pihak tertentu. - Mengukur nilai transaksi dengan cara tertentu yang memungkinkan pencatatan nilai moneternya secara tepat dalam laporan keuangan. - Mendapatkan informasi yang cukup rinci dari semua transaksi sehingga memungkinkan untuk menyajikannya secara tepat dalam laporan keuangan, termasuk penggolongan dan pengungkapan yang diharuskan. Sistem akuntansi perusahaan harus menghasilkan alur audit atau alur transaksi yang lengkap untuk setiap transaksi. Alur transaksi adalah rangkaian bukti yang diperoleh dengan pengodean, referensi silang, dan pendokumentasian yang menghubungkan saldo rekening dengan data asli transaksi. Alur transaksi penting artinya, baik bagi manajemen maupun auditor. Contoh, manajemen menggunakan alur tersebut dalam member jawaban atas pertanyaan yang diajukan oleh konsumen atau pemasok tentang saldo rekening. Komunikasi berarti menyakinkan bahwa personel yang terlibat dalam sistem pelaporan keuangan mengerti bagaimana kegiatan yang dilakukannya berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan orang lain, baik orang dari dalam maupun dari luar organisasi. 19 2.1.2.4 Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu meyakinkan bahwa perintah manajemen telah dijalankan.Kebijakan dan prosedur tersebut membantu menyakinkan bahwa tindakan yang diperlukan telah dijalankan untuk mencapai tujuan perusahaan. Aktivitas pengendalian yang relavan pada suatu audit laporan keuangan bisa dikelompokan dengan berbagai cara. Salah satu cara adalah sebagai berikut: 1. Pengendalian pengelolaan informasi a. Pengendalian umum b. Pengendalian aplikasi - pengotorisasian secara tepat - dokumentasi dan catatan - Pengecekan independen 2. Pembagian tugas 3. Pengawasan fisik 4. Review kerja 1. Pengendalian pengelolaan informasi Dalam suatu audit hal yang paling relevan adalah pengendalian pengolahan informasi yang diarahkan pada risiko yang berkaitan dengan pemberian otorisasi, kelengkapan, dan ketelitian transaksi. Perusahaan kebanyakan menggunakan komputer untuk mengolah informasi untuk 20 berbagai keperluan terutama dalam sistem akuntansi. Dalam hal, pengendalian pengolahan informasi sering dikelompokan sebagai berikut : a. Pengendalian umum (general control) Yang berhubungan dengan pengoperasian pusat data secara keseluruhan yang antara lain meliputi pengorganisasian pusat data, perangkat keras, dan penerapan sistem perangkat lunak beserta pemeliharaannya, termasuk juga prosedur back-up. b. Pengendalian aplikasi (application control) Yang berhubungan dengan pengolahan jenis transaksi tertentu, seperti pembuatan faktur untuk pelanggan, pembayaran kepada pemasok, dan penyiapan daftar gaji. Pengendalian yang berhubungan dengan pengolahan transaksitransaksi tertentu, baik dilakukan dengan menggunakan komputer maupun dikerjakan secara manual, dapat juga dikelompokan sebagai berikut : 1) Pengotorisasian yang tepat 2) Dokumen dan catatan lain 3) Pengecekan independen - Pengotorisasian yang tepat Tujuan utama prosedur pengotorisasian yang tepat adalah untuk menjamin bahwa transaksi telah diotorisasi oleh personel manajemen yang berwenang. Otorisasi umum berhubungan dengan kondisi umum yang menaungi transaksi yang diotorisasi, seperti daftar harga standar 21 produk dan kebijakan kredit dalan penjualan yang tidak dilakukan secara tunai. Otorisasi khusus berhubungan dengan pemberian transaksi untuk kasus-kasus tertentu. Hal ini diberlakukan, misalnya karena transaksi demikian tidak bersifat rutin, seperti misalnya dalam hal pemberian otorisasi pembelian aktiva tetap, atau penerbitan saham. - Dokumen dan catatan Dokumen merupakan bukti terjadinya transaksi berikut harga, sifat, dan syarat-syarat transaksi. Contoh dokumen-dokumen yang banyak dijumpai adalah faktur, cek, dan kontrak. Apabila dokumen harus ditandatangani atau dicap, maka dokumen juga bisa merupakan dasar untuk menetapkan pertanggungjawaban atas pelaksanaan dan pencatatan transaksi. Dokumen-dokumen yang bernomor urut tercetak bermanfaat dalam menjaga pengendalian dan pertanggungjawaban. Penomoran pada dokumen akan berguna untuk menjamin bahwa : 1) Semua transaksi telah dicatat, dan 2) Perusahaan menggunakan dokumen bernomor, maka semua dokumen yang dibatalkan karena rusak atau salah tulis harus disimpan untuk pertanggungjawaban. - Pengecekan independen Pengecekan independen menyangkut verifikasi atas : 22 1) Pekerjaan yang dilakukan sebelumnya oleh orang lain atau bagian lain,atau 2) Kebenaran penilaian dari jumlah yang dicatat. Contoh pengecekan independen dan asersi yang berhubungan dengan pengecekan tersebut adalah : - Pegawai bagian pengiriman melakukan verifikasi mengenai kecocokan antara barang yang diterima dari gudang dengan tembusa order penjualan yang telah diotorisasi sebelum mengirimkan barang (asersi keberadaan atau keterjadian, dan kelangkaan). - Pengawas di bagian penjualan mencocokan harga yang tercantum dalam faktur yang dibuat oleh petugas pembuat faktur dengan daftar harga yang telah diotorisasi manajemen, sebelum ia mengirimkan faktur tersebut kepada pembeli (asersi penilaian dan pengalokasian). - Bendahara membandingkan jumlah rupiah yang tercantum dalam cek yang dibuat oleh pegawai di bagian utang, dengan jumlah rupiah yang tercantum dalam dokumen pendukung sebelum menandatangani cek. - Pengawas di bagian akuntansi melakukan verifikasi mengenai kecocokan antara jumlah yang tercantum dalam bukti setoran ke bank yang diterima dari kasir dengan hasil cetakan komputer yang berisi jumlah total yang diposting ke piutang dagang dan kas untuk penerimaan kas harian dari debitur (asersi keberadaan atau keterjadian, kelengkapan, dan penilaian atau pengalokasian). 23 2. Pembagian tugas Pembagian tugas dimaksudkan untuk menjamin bahwa seseorang tidak melakukan perangkapan tugas yang tidak boleh dirangkap. Tugas-tugas dipandang tidak bisa dirangkap dari sudut pengendalian apabila terdapat kemungkinan seseorang melakukan kekeliruan atau ketidakberesan dan dalam posisi lain mempunyai kemungkinan untuk menyembunyikannya. 3. Pengawasan fisik Pengawasan fisik berhubungan dengan pembatasan dua jenis akses terhadap aktiva dan catatan penting, yaitu 1) Akses fisik secara langsung 2) Akses tidak melalui pembuatan atau pengolahan dokumen, seperti order penjualan yang memberi persetujuan untuk menggunakan atau menjual aktiva. Pengendalian ini terutama berhubungan dengan alat dan aturan pengamanan atas aktiva, dokumen, catatan, dan program komputer. Alat pengamanan menckup tempat penyimpanan seperti lemari antiapi, gudang berkunci, dan pengamanan di luar perusahaan seperti penitipan barang atau dokumen di bank atau gudang sewaan yang memiliki sertifikat keamanan. Aturan lain mencakup pembatasan akses masuk gudang hanya pada orang-orang yang diberi wewenang oleh perusahaan. Semacam ini dimaksudkan untuk mengurangi risiko terjadinya pencurian, relevan untuk asersi keberadaan dan keterjadian. 24 4. Review kerja Review kerja meliputi review oleh manajemen dan analisis atas : - Laporan yang berisi rincian saldo rekening seperti daftar umur piutang, atau laporan kegiatan penjualan yang disajikan menurut wilayah, divisi, petugas penjualan, jenis produk. - Hasil sesungguhnya dibandingkan dengan anggaran atau dengan data periode lalu. - Hubungan antara berbagai data yang berada seperti antara data keuangan dengan data non-keuangan. Contoh, perbandingan antara data statistik hunian hotel dengan data pendapatan. 2.1.2.5 Pemonitoran Pemonitoran (monitoring) adalah proses penilain kualitas kinerja struktur pengendalian intern. Hal itu menyangkut penilaian tentang rancangan dan pelaksanaan operasi pengendalian oleh orang yang tepat untuk setiap periode waktu tertentu. Pemonitoran bisa terjadi atas aktivitas yang sedang berlangsung. Sebagai contoh, masalah yang berhubungan dengan struktur pengendalian intern bisa menjadi perhatian manajemen karena adanya pengaduan yang diterima dari konsumen mengenai kesalahan pembuatan faktur, atau dari pemasok yang berkaitan dengan masalah pembayaran. Pemonitoran bisa juga dilakukan dengan evaluasi akhir periode. Sebagai contoh, auditor intern biasanya melakukan penilaian atas bagian dari SPI pada berbagai akhir interval waktu tertentu dan 25 melaporkan kelemahan yang ditentukan kepada manajemen atau komite audit beserta rekomendasi untuk perbaikan. 2.1.3 Keterbatasan Pengendalian Internal Menurut Sunarto (2009) keterbatasan pengendalian internal diantaranya : 1. Kesalahan dalam pertimbangan Seringkali terjadi, manajemen dan personel lainnya melakukan pertimbangan yang kurang matang dalam pengambilan keputusan bisnis, atau dalam melakukan tugas-tugas rutin karena kekurangan informasi, keterbatasan waktu, atau penyebab lainnya. 2. Kemacetan Kemacetan pada pengendalian yang telah berjalan bisa terjadi karena petugas salah mengerti dengan instruksi atau melakukan kesalahan karena kecerobohan, kebingungan, atau kelelahan.Perpindahan personel sementara atau tetap atau perubahan sistem atau prosedur, bisa juga mengakibatkan kemacetan. 3. Kolusi Kolusi atau persekongkolan yang dilakukan oleh seorang pegawai dengan pegawai lainnya, atau dengan pelanggan, atau pemasok, bisa tidak terdeteksi oleh struktur pengendalian intern. Sebagai contoh, misalnya kolusi yang dilakukan oleh tiga pegawai perusahaan, masingmasing dari bagian personalia, produksi, dan bagian penggajian, untuk melakukan pembayaran gaji kepada pegawai fiktif. 26 4. Pelanggaran oleh manajemen Manajemen bisa melakukan pelanggaran atas kebijakan atau prosedurprosedur untuk tujuan-tujuan tidak sah, seperti keuntungan pribadi, atau membuat laporan keuangan menjadi tampak baik. 5. Biaya dan manfaat Biaya penyelenggaraan suatu struktur pengendalian intern seyogyanya tidak melebihi manfaat yang akan diperoleh dari penerapan pengendalian intern tersebut. 2.1.4 Peran dan Tanggung Jawab Menurut Sunarto (2009) Setiap orang dalam organisasi memiliki tanggung jawab terhadap struktur pengendalian intern organisasi, dan merupakan bagian dari struktur tersebut. Selain itu, berbagai pihak tertentu seperti akuntan publik dan instansi tertentu bisa member informasi yang berharga terhadap organisasi dalam meningkatkan efektivitas pengendalian, walaupun mereka tidak bertanggung jawab atas efektivitas pengendalian, dan bukan merupakan bagian dari SPI. Pihak SPI dan peranannya sebagai berikut : - Manajemen Penetapan dan pemeliharaan suatu struktur pengendalian intern yang efektif merupakan tanggung jawab manajemen. Manajemen puncak wajib menciptakan iklim yang kondusif pada setiap bagian perusahaan dengan menunjukan kesadaran 27 yang tinggi terhadap perlunya pengendalian. Manajer-manajer senior dari setiap unit organisasi harus bertanggung jawab untuk mengawasi aktivitas unit organisasi yang dipimpinnya. - Dewan Komisaris atau Komite Audit Sebagai bagian dari tanggung jawab dewan, anggota dewan komisaris harus menentukan apakah manajemen telah memenuhi tanggung jawabnya dalam penetapan dan pemeliharaan struktur pengendalian intern. Komite audit harus mengawasi kemungkinan manajemen melakukan kecurangan dan mendeteksi kecurangan pelaporan keuangan, serta mengambil langkah yang diperlukan. - Auditor Intern Auditor intern harus memeriksa dan mengevaluasi kecukupan struktur pengendalian intern perusahaan secara periodik dan membuat rekomendasi tentang perbaikan-perbaikan yang diperlukan. - Personel Perusahaan Lainnya Peran dan tanggung jawab personel perusahaan lainnya yang harus memberikan informasi untuk struktur pengendalian intern dan yang akan menggunakan informasi yang dihasilkan oleh SPI harus dirumuskan dengan jelas dan menyadari perannya. Sebagai contoh, semua personel harus mengerti bahwa mereka memiliki tanggung jawab untuk mengomunikasikan dengan SPI. 28 - Akuntan Publik Hasil dari prosedur audit atas laporan keuangan, auditor ekstern bisa menemukan adanya kelemahan dalam pengendalian intern. Informasi tentang hal tersebut dikomunikasikan kepada manajemen, dewan komisaris, atau komite audit, beserta rekomendasi untuk perbaikan yang diperlukan. Akuntan publik bisa mendapat penugasan atestasi yang terpisah untuk memeriksa dan melaporkannya kepada pihak luar tentang struktur pengendalian intern suatu perusahaan. 2.2. Pengertian Piutang Menurut Martani dkk (2012) piutang merupakan klaim suatu perusahaan pada pihak lain. Hampir semua entitas memiliki piutang kepada pihak lain baik yang terkait dengan transaksi penjualan/pendapatan maupun merupakan piutang yang berasal dari transaksi lainnya. Untuk perusahaan dagang dan manufaktur jenis piutang yang muncul adalah piutang dagang dan piutang lainnya. Entitas menyebutkan piutang terkait dengan pendapatan sebagai piutang usaha. Menurut Warren (2006) piutang (Receivable) meliputi semua klaim dalam bentuk uang terhadap pihak lainnya, termasuk individu, perusahaan, atau organisasi lainnya. Piutang biasanya memiliki bagian yang signifikan dari total aktiva lancar perusahaan. Menurut Kieso et al (2007) pengertian piutang sebagai berikut : “Receivable are claims held agains customer and other for money, goods, and services” 29 Menurut Mulyadi (2008) dalam bukunya “ Sistem Akuntansi “ pengertian piutang usaha adalah sebagai berikut : “ piutang usaha merupakan klaim kepada pihak lain atas uang, barang atau jasa yang dapat diterima dalam jangka waktu 1 (satu) tahun, atau dalam 1 siklus kegiatan perusahaan. Pada umumnya disajikan dalam neraca dalam dua kelompok, yaitu piutang usaha dan non usaha.Piutang usaha adalah piutang yang timbul dari transaksi penjualan barang atau jasa dalam kegiatan normal perusahaan.Piutang usaha ini umumnya merupakan jumlah yang material dalam neraca jika dibandingkan dengan piutang non usaha.Piutang non usaha timbul seperti misalnya piutang kepada karyawan, piutang penjualan saham, piutang klaim asuransi, piutang pengembalian pajak, piutang deviden dan bunga. “ Pengertian piutang dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2007) yaitu : “ Tagihan uang perusahaan kepada para pelanggan yang diharapkan akan dilunasi dalam waktu paling lama satu tahun sejak tanggal keluarnya tagihan ” 2.2.1 Klasifikasi Piutang Klasifikasi piutang menurut Kieso et al (2007) yaitu : “ for financial purposes, receivables are classified as either current (short term) or non current (long term). Current receivables are expected to be collected within a year or during the current operating cycle, whichever is longer. All other receivables are classified as non current. Receivables are futher classified an the balance sheet as either trade or nontrade receivables. Trade receivables are amounts owed by customer for goods sold and services rendered as part of normal business operations. Trade receivables, usually the most significant an enterprise prosenness, may be subsclassified into account receivables and notes receivables. Nontrade receivables arise from a variety of transaction and can be written promises either to pay or to deliver. " Pengklasifikasian piutang ini sangat penting, karena dengan adanya pengklasifikasian ini perusahaan dapat mengukur seberapa jauh timbulnya piutang akibat adanya operasi normal perusahaan dan akibat dari bukan operasi normal perusahaan. 30 Berdasarkan uraian dan definisi piutang yang dimaksud dalam skripsi ini adalah: 1. Piutang timbul melalui penjualan barang dan jasa dalam aktivitas normal peusahaan yang dilakukan secara kredit. 2. Piutang merupakan hak kepada pihak lain yang penyelesaiannya diharapkan dalam bentuk penerimaan uang tunai. 2.2.2 Tujuan Pengendalian Internal Piutang Menurut Arens (2008) tujuan pengendaliann internal atas piutang adalah 1. Kecocokan saldo 2. Keberadaan 3. Kelengkapan 4. Akurasi 5. Klasifikasi 6. Pisah batas 7. Nilai yang dapat direalisasi 8. Hak dan kewajiban 9. Penyajian dan pengungkapan 2.2.3 Dokumen-Dokumen Menurut Mulyadi (2008) dokumen yang dilakukan dalam transaksi pencadangan kerugian piutang yaitu : 31 1. Bukti memorial 2. Daftar umur piutang 2.2.4 Fungsi Piutang Menurut Mulyadi (2008) unit organisasi yang terkait dengan piutang dalam organisasi yaitu : 1. Fungsi pemberi otorisasi kredit, dalam transaksi penghapusan piutang, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat bukti memorial atas dasar surat keputusan manajer yang berwenang untuk penghapusan piutang yang sudah tidak dapat ditagih 2. Fungsi pencatat piutang, dalam transaksi penghapusan piutang, fungsi ini betanggung jawab untuk mencatat berkurangnya piutang karena transaksi penghapusan piutang yang tidak tertagih. 3. Fungsi akuntansi umum, dalam transaksi penghapusan piutang, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi penghapusan piutang dalam jurnal umum. 2.3. Pengertian Penjualan Penjualan adalah aktivitas operasional paling penting dalam perusahaan perdagangan. Karena dengan adanya aktivitas penjualan makan tujuan perusahaan dalam mendapatkan laba akan terwujud. 32 Menurut Kotler (2000) penjualan adalah sebagai berikut : “ Sales is business transaction involving the delivery of a commodity, an item of merchandise of property, a right, or a service, in exchange for (the receipt of) cash, a promise to pay, or money equivalent, or for any combination of these item, it is recorded and reported in terms of amount of such cash, promise to pay, or money equivalent. “ 2.3.1 Pengertian Kredit Menurut Hasibuan (2007) kedit adalah, semua jenis pinjaman yang harus dibayar kembali bersama bunganya oleh pinjaman sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati. Menurut Mulyono (2001) kredit adalah, kemampuan untuk melaksanakan suatu pembelian atau mengadakan suatu pinjaman dengan suatu janji pembayarannya akan dilakukan atau ditangguhkan pada suatu jangka waktu yang disepakati. 2.3.2 Pengertian Penjualan Kredit Weygandt (2007) menyatakan bahwa penjualan kredit adalah janji lisan dari pembelian untuk membayar barang dan jasa yang dijual, biasanya dapat ditagih 30-60 hari dan merupakan piutang terbuka yang berasal dari perluasan kredit jangka pendek. 33 2.3.3 Tujuan Penjualan Menurut Pertiwi (2013) tujuan penjualan kredit yaitu : 1. Untuk meningkatkan penjualan. Perusahaan yang menjual barangnya dengan kredit, akan mampu menjual leih banyak barang dibandingkan dengan perusahaan yang menuntut pembayaran tunai, tetapi perlu diperhatikan juga biaya yang timbul karena banyaknya piutang. 2. Untuk meningkatkan laba. Investasi dalam piutang diharapkan akan meningkatkan penjualan. Dengan penjualan yang lebih tinggi maka diharapkan akan memberikan laba yang lebih besar bagi perusahaan. Ini akan terjadi bilamana kontribusi marginal barang-barang masih lebih besar daripada biaya-biaya sebagai akibat kebijakan kredit yang ditempuh perusahaan. 3. Untuk memenuhi syarat persaingan. Dikatakan adanya penjualan kredit merupakan syarat untuk memenuhi persaingan, karena bilamana perusahaan sejenis lainnya menjual secara kredit maka perusahaan juga harus menempuh kebijakan serupa. Hal ini disebabkan pelanggan atau konsumen cenderung untuk membeli barang yang syarat pembayarannya ringan, misalnya jangka waktu pembayaran yang lebih lama. Jadi penjualan kredit juga dilaksanakan untuk menarik konsumen. 34 2.3.4 Tujuan Pengendalian Internal Penjualan Kredit Tujuan pengendalian internal penjualan menurut Arens & Loebbecke yang diterjemahkan oleh Jusuf (2008) adalah sebagai berikut : 1. Penjualan yang dicatat adalah untuk pengiriman, yang dilakukan kepada pelanggan non-fiktif. 2. Transaksi penjualan diotorisasi sebagaimana mestinya. 3. Seluruh penjualan yang ada telah dicatat. 4. Penjualan yang dicatat adalah jumlah yang dikirim dan ditagih telah tercatat dengan benar. 5. Transaksi penjualan telah diklasifikasikan dengan tepat. 6. Penjualan dicatat pada tepat waktu 7. Transaksi penjualan dimasukan dengan benar dalam buku tambahan dan telah diikhtisarkan dengan benar. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan dari pengendalian internal penjualan menitikberatkan pada keberadaan, kelengkapan, otorisasi, akurasi, tepat waktu, serta posting dan pengikhtisaran dari setiap catatan transaksi penjualan yang terjadi di perusahaan. Dengan terlaksananya tujuan tersebut maka dapat terlaksanakan pula tujuan pengendalian internal secara umum yaitu meningkatkan kegiatan operasi yang efektif dan efisien, keandalan laporan keuangan, kesesuaian hukum dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 35 2.3.5 Fungsi Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2008) unit organisasi yang terkait dengan penjualan kredit adalah sebagai berikut : 1. Fungsi penjualan Dalam sistem penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab menerima surat order dari customer, mengedit order dari customer untuk menambah informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat “ back order “ pada saat diketahui tidak tersedianya sediaan untuk memenuhi order dari customer dan memo kredit untuk retur penjualan. Dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat faktur penjualan tunai yang memungkinkan fungsi penerimaan kas menerima kas dari customer dan yang merupakaan perintah kepada fungsi pengiriman untuk menyerahkan barang kepada customer. 2. Fungsi kredit Fungsi ini berada di bawah departemen keuangan yang bertanggung jawab untuk meneliti status kredit customer dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada customer. Karena hampir semua penjualan perusahaan manufaktur merupakan penjualan kredit, maka sebelum order dari 36 customer dipenuhi, harus lebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi pemberi otorisasi kredit. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat bukti memorial atas dasar surat keputusan direktur keuangan untuk penghapusan piutang yang sudah tidak dapat ditagih. 3. Fungsi gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh customer, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. 4. Fungsi pengiriman Dalam sistem penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otoriasasi dari yang berwenang. Otorisasi pengiriman barang dapat berupa surat order pengiriman yang telah ditandatangani oleh fungsi penjualan, memo debit yang ditandatangani oleh fungsi pembelian untuk barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok (retur pembelian), dan surat perintah kerja dari fungsi produksi mengenai penjualan/ pembuangan aktiva tetap yang sudah tidak dipakai lagi. 5. Fungsi penagihan Fungsi ini bertanggung jawab membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada customer, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan 37 pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi pencatatan piutang, fungsi akuntansi biaya, fungsi akuntansi umum. 6. Fungsi pencatatan piutang Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit, mencatat berkurangnya piutang karena transaksi retur penjualan, penerimaan kas dari piutang, penghapusan piutang yang tidak tertagih, dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur 7. Fungsi akuntansi biaya Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat kos produk jadi yang dijual alam buku pembantu sediaan dan mencatat kos produk yang dikembalikan oleh customer dalam transaksi retur pembelian. 8. Fungsi akuntansi umum. Fungsi ini bertanggung jawab mencatat transaksi penjualan kredit dan penjualan tunai dalam jurnal penjualan, dan transaksi retur penjualan, pencadangan kerugian piutang, dan penghapusan piutang dalam jurnal umum. 9. Fungsi penerimaan barang Fungsi ini bertanggung jawab menerima barang, baik yang berasal dari transaksi pembelian maupun yang berasal dari transaksi retur penjualan. 38 2.3.6 Dokumen-Dokumen Menurut Mulyadi (2008) Dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan kredit dibagi menjadi dua golongan: dokumen sumber (source documents), yaitu dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam catatan akuntansi, dan dokumen pendukung (corraborating documents atau dokumen penguat), yaitu dokumen yang membuktikan validitas terjadinya transaksi. Berbagai dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan kredit yaitu: Surat order pengiriman merupakan dokumen penting untuk memproses pejualan kredit kepada customer. Berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari : 1. Surat order pengiriman 2. Tembusan kredit (credit copy) 3. Surat pengakuan (acknowledgment copy) 4. Surat muat (bill of lading) 5. Slip pembungkus (packing slip) 6. Tembusan gudang (warehouse copy) 7. Arsip pengawasan pengiriman (sales order follow-up copy) 8. Arsip indeks silang (cross-index file copy) Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusan faktur penjualan terdiri dari : 39 1. Faktur penjualan (customer’s copies) 2. Tembusan piutang (account receivable copy) 3. Tembusan jurnal penjualan (sale journal copy) 4. Tembusan analisis (analysis copy) 5. Tembusan wiraniaga (salesperson copy) 2.4. Piutang Tak Tertagih Menurut Warren et al (2006) Perusahaan berupaya membatasi nilai piutang tak tertagih dengan menerapkan beragam perangkat pengendalian. Pengendalian yang paling penting di sini berhubungan dengan fungsi pengesahan kredit. Pengendalian ini biasanya melibatkan penyelidikan atas kredibilitas pelanggan, dengan menggunakan referensi dan pemeriksaan atas latar belakang pelanggan. Menurut Reeve et al (2009) Sebagian pelanggan mungkin tidak akan membayar utang mereka, hal ini dapat menyebabkan sebagian piutang menjadi tak tertagih. Tanpa melihat bagaimana kebijakan yang dipakai dalam memberikan kredit dan prosedur penagihan yang digunakan, sebagian dari penjualan secara kredit tidak akan bisa ditagih. Beban operasi yang dicatat dari piutang tak tertagih disebut beban piutang tak tertagih (Bad Debt Expense). Istilah lainnya beban piutang ragu-ragu. Menurut Reeve et al (2009) terdapat dua metode akuntansi untuk piutang tak tertagih : metode penghapusan langsung dan metode penyisihan. Metode penghapusan langsung (Direct write-off method) mencatat beban piutang tak 40 tertagih hanya pada saat suatu piutang dianggap benar-benar tak tertagih. Metode penyisihan (Allowance method) mencatat beban piutang tak tertagih dengan mengestimasi jumlah piutang tak tertagih pada akhir periode akuntansi. 1. Metode penghapusan langsung untuk piutang tak tertagih Kadang-kadang, beberapa piutang nyata-nyata tidak dapat ditagih. menurut Stice et al (2009) Cara paling sederhana untuk mengakui kerugian dari akun yang tak tertagih ini adalah mendebit akun beban, seperti beban piutang ragu-ragu (Doubtfull account expense), beban piutang sangsi (Bad debt expense), atau beban piutang tak tertagih (Uncollectible Account expense), serta menngkredit piutang usaha pada saat ditetapkan bahwa suatu piutang tidak dapat ditagih. Pendekatan ini disebut sebagai metode penghapusan langsung (direct write-off method) dan sering kali digunakan oleh bisnis kecil karena kemudahannya. Menurut Kieso et al (2007) Pendukung metode penghapusan langsung (Direct write-off method) berpendapat bahwa yang dicatat haruslah fakta, bukan estimasi. Metode ini mengasumsikan bahwa dari setiap penjualan akan dihasilkan piutang usaha yang baik, dan kejadian selanjutnya membuktikan bahwa piutang tertentu ternyata tidak tertagih serta menjadi tidak bernilai. Dari sudut pandang praktis, metode ini sederhana dan mudah diaplikasikan metode penghapusan langsung secara teoritis memiliki kelemahan karena biasanya gagal menandingkan biaya dengan pendapatan pada periode bersangkutan, atau menghasilkan piutang yang ditetapkan pada estimasi nilai 41 yang dapat direalisasi di neraca. Karenanya, pemakaian metode penghapusan langsung tidak dipandang tepat, kecuali kalau jumlah piutang tak tertagih tidak material. Menurut Reeve et al (2009) Pada metode penghapusan langsung, beban piutang tak tertagih tidak akan tidak akan dicatat sampai piutang pelanggan dianggap benar-benar tidak bisa ditagih. Pada saat itu, piutang pelanggan akan dihapus. Apabila piutang usaha yang telah dihapus, ternyata kemudian dapat ditagih, maka piutang akan dicatat kembali dengan sebuah ayat jurnal yang membalik ayat jurnal penghapusan piutang, kas yang diterima dalam pembayaran kemudian dicatat sebagai penerimaan atas pembayaran piutang. 2. Metode penyisihan untuk piutang tak tertagih Menurut Stice et al (2009) Ketika menggunakan metode penyisihan, jummlah piutang yang diestimasi menjadi tak tertagih dicatat sebagai debit piutang tak tertagih dan kredit untuk penyisihan piutang tak tertagih. Terdapat beberapa istilah untuk kedua akun ini, sebagai contoh, kemungkinan penyisihan piutang tak tertagih adalah penyisihan piutang sangsi (Allowance for bad debts) dan penyisihan piutang ragu-ragu (Allowance for doubtful accounts). Judul akun beban biasanya konsisten dengan akun penyisihan. Menurut Kieso et al (2007) Pendukung metode penyisihan (Allowance method) merasa yakin bahwa beban piutang tak tertagih harus dicatat pada periode yang sama seperti penjualan untuk mendapatkan penanding yang tepat atas beban dan pendapatan serta untuk mendapatkan nilai tercatat yang tepat atas piutang 42 usaha. Mereka mendukung pendapat bahwa, walaupun melibatkan estimasi, namun persentase piutang yang tidak akan tertagih dapat diamalkan dari pengalaman masa lalu , kondisi pasar berjalan, dan analisis atas saldo yang beredar. Banyak perusahaan membuat kebijakan kreditnya dengan menciptakan piutang tak tertagih dalam persentase tertentu.namun dalam kenyataannya, banyak yang merasa bahwa kegagalan untuk mencapai persentase ini berarti bahwa perusahaan telah kehilangan penjualan akibat kebijakan kredit yang terlalu restriktif. Menurut Reeve et al (2009) Prinsip akuntansi yang diterima umum mengharuskan perusahaan dengan jumlah piutang besar menggunakan metode penyisihan. Metode penghapusan langsung mencatat beban piutang tak tertagih hanya saat piutang tersebut diputuskan tidak dapat ditagih lagi. Sebaliknya, metode penyisihan mengestimasi jumlah piutang yang tidak dapat ditagih dan mencatat beban piutang tak tertagih berdasarkan estimasi tersebut setiap akhir periode akuntansi. Berdasarkan estimasi tersebut, beban piutang tak tertagih kemudian dicatat dengan ayat jurnal penyesuaian. Menurut Warren et al (2006) Piutang usaha diperoleh dari hasil penjualan kredit. Oleh karenanya, jumlah penjualan kredit selama suatu periode bisa digunakan untuk mengestimasi jumlah beban piutang tak tertagih. Jumlah estimasi ini ditambahkan ke saldo yang telah ada pada akun penyisihan piutang tak tertagih. 43 2.4.1 Pengakuan Pendapatan Menurut Stice et al (2009) Pengakuan pendapatan pada umumnya berhubungan dengan pengakuan piutang usaha. Oleh karena pendapatan umumnya dicatat ketika proses menghasilkan selesai dan janji pembayaran yang valid (atau pembayaran itu sendiri) diterima, maka selanjutnya piutang usaha yang timbul dari penjualan barang secara umum diakui ketika kepemilikan barang dialihkan ke pembeli yang terpercaya. 2.4.2 Manajemen Piutang Menurut Syamsuddin (2002) Untuk dapat mempertahankan langgananlangganan yang sudah ada sekarang dan untuk menarik langganan-langganan baru, perusahaan pada umumnya melakukan penjualan secara kredit. “Credit term” atau persyaratan-persyaratan kredit mungkin berbeda dari satu jenis usaha lainnya, tetapi untuk perusahaan-perusahaan yang bergerak dalam jenis usaha yang sama biasanya memberikan atau memperlakukan para langganan dengan persyaratan-persyaratan kredit yang sama atau tidak terlalu jauh berbeda satu sama lain. Tetapi tentu saja dalam hal ini masih terdapat pengecualianpengecualian karena seringkali supplier memberikan persyaratan kredit yang lunak kepada langganan-langganan tertentu baik dalam rangka membantu langganan tersebut maupun untuk menariknya agar mau menjadi langganan tetap perusahaan. 44 Penjualan kredit yang pada akhirnya akan menimbulkan hak penagihan atau piutang kepada langganan, sangat erat hubungannya dengan persyaratanpersyaratan kredit yang diberikan. Sekalipun pengumpulan piutang seringkali tidak tepat pada waktu yang sudah diterapkan, namun sebagian besar dari piutang tersebut akan terkumpul dalam jangka waktu yang kurang dari satu tahun. Maka alasan itulah piutang dimasukan sebagai salah satu komponen aktiva lancar perusahaan. Pos piutang dalam neraca biasanya merupakan bagian yang cukup besar dari aktiva lancar dan oleh karenanya perlu mendapat perhatian yang cukup serius agar perkiraan piutang ini dapat dikelola dengan cara yang seefisien mungkin. Apabila semakin cepat suatu perusahaan mengumpulkan piutang-piutangnya maka akan semakin kecil jumlah operating cash yang dibutuhkan. Menurut Stice et al (2009) Sebagai ganti dari menilai piutang usaha pada nilai sekarang yang didiskontokan, piutang dilaporkan sebagai nilai realisasi bersih (net realizable value), yaitu nilai kas yang diharapkan. Hal ini berarti bahwa piutang usaha harus dicatat sebagai jumlah bersih dari estimasi piutang tak tertagih dan diskon dagang. Tujuannya adalah untuk melaporkan piutang sejumlah klaim dari pelanggan yang benar-benar diperkirakan dapat diterima secara tunai. Menurut Syamsuddin (2002) sehubungan dengan jumlah uang yang tertanam dalam perkiraan tersebut ada tiga aspek penting dari piutang. Aspekaspek tersebut adalah standar kredit, persyaratan-persyaratan kredit atau credit terms, dan kebijakan pengumpulan piutang. 45 1. Standar Kredit Standar kredit dari suatu perusahaan didefinisikan sebagai kriteria minimum yang harus dipenuhi oleh seorang langganan sebelum dapat diberikan kredit. Hal-hal seperti nama baik langganan sehubungan dengan kredit atau pembayaran utang-utang dagangannya baik kepada perusahaan sendiri maupun kepada perusahaan-perusahaan lain, referensi-referensi kredit, ratarata jangka waktu pembayaran untuk dagang dan beberapa rasio finansial tertentu dari perusahaan langganan akan dapat memberikan suatu dasar penilaian bagi perusahaan sebelum memberikan atau melakukan penjualan kredit. 2. Persyaratan Kredit Persyaratan kredit atau credit term menunjuk kepada termyn pembayaran yang disyaratkan kepada para langganan yang membeli secara kredit, misalnya hal tersebut mungkin dinyatakan sebagai berikut : 2/10 net 30. Persyaratan ini mengandung arti bahwa pembeli akan menerima potongan tunai cash discount sebesar 2% apabila pembayaran kredit dilakukan dalam waktu paling lama 10 hari setelah awal ditawarkan (tidak membayar dalam waktu 10 hari) maka keseluruhan jumlah utangnya (piutang bagi perusahaan penjual) harus dibayar dalam waktu paling lambat 30 hari sesudah awal periode kredit. Karena hal tersebut, persyaratan kredit atau credit term meliputi tiga hal, yaitu : 46 1. Potongan tunai atau cash discount. 2. Periode potongan tunai (dalam contoh di atas 10 hari). 3. Periode kredit (dalam contoh di atas 30 hari). 3. Kebijaksanaan Pengumpulan Piutang Kebijaksanaan pengumpulan piutang suatu perusahaan adalah merupakan prosedur yang harus diikuti dalam mengumpulkan piutang-piutang bilamana sudah jatuh tempo. Sebagian dari keefektifan perusahaan dalam menerapkan kebijaksanaan pengumpulan piutangnya dapat dilihat dari jumlah kerugian piutang atau bad debt expenses, karena jumlah piutang yang dianggap sebagai kerugian tersebut tidak hanya tergantung pada kebijaksanaan pengumpulan piutang tetapi juga kepada kebijaksanaankebijaksanaan penjualan kredit yang ditetapkan. Sejumlah teknik pengumpulan piutang biasanya dilakukan oleh perusahaan bilamana langganan atau pembeli belum membayar sampai dengan waktu yang telah ditentukan adalah sebagai berikut: a. Melalui Surat. Bilamana waktu pembayaran utang dari langganan sudah lewat beberapa hari tetapi belum juga dilakukan pembayaran maka perusahaan dapat mengirim surat dengan nada “ mengingatkan “ (menegur) langganan yang belum membayar tersebut bahwa utangnya sudah jatuh tempo. Apabila utang tersebut belum juga dibayar setelah beberapa hari surat dikirimkan maka dapat dikirimkan surat kedua yang nadanya lebih keras. 47 b. Melalui Telepon. Apabila setelah dikirimkan surat teguran ternyata utang-utang tersebut belum juga dibayar, maka bagian kredit dapat menelepon langganan dan secara pribadi memintanya untuk segera melakukan pembayaran. Kalau dari hasil pembicaraan tersebut ternyata misal langganan mempunyai alasan yang dapat diterima maka mungkin perusahaan dapat memberikan perpanjangan sampai suatu jangka waktu tertentu. c.Kunjungan Personal. Teknik pengumpulan piutang dengan jalan melakukan kunjungan secara personal atau pribadi ke tempat langganan seringkali digunakan karena dirasakan sangat efektif dalam usaha-usaha pengumpulan piutang. d.Tindakan Yuridis. Bilamana ternyata langganan tidak mau membayar utang-utangnya maka perusahaan dapat menggunakan tindakan-tindakan hukum dengan mengajukan gugatan perdata melalui pengadilan. 2.4.3 Aging Schedule ( umur skedul) Menurut Hanafi (2004) Aging Schedule atau skedul umur memecah lebih lanjut informasi piutang dagang berdasarkan umur dari masing-masing rekening piutang dagang. Skedul umur menunjukan informasi yang lebih terinci. Informasi skedul umur diperoleh dari buku besar piutang dagang, karena itu manajer keuangan bisa memfokuskan pada 10% yang tidak membayar tepat waktu, karena informasi mengenai 10% tersebut bisa digali lebih lanjut.