ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI
PERENCANAAN DAN
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERIAL DENGAN METODE LOT
SIZING PADA MRP
(Studi Kasus PT. Mitra
Binamandiri Makmur
Mojokerto)
Yudhit Kristanto
04.41010.0177
Abstract
In practect of a manufacture company, a lot of problems
found in inventory plan and control. Inventory as a part of service in
raw material supplier, could not control use of raw material of a
product, too many over budget of a raw material, it’s will be bad
credit for company. Lack of material in the middle of production
process could be a cause of a late production. Production priority
thas has been planned change if lack of material happen. Usually
production unfocuse if all that thing happen.
Because of all that problems, writer search a way to solve the
problems by create a design and analysis inventory plan and control
information system with lot sizing method on MRP that could plan and
control use of raw material on PT. Mitra Binamandiri Makmur Mojokerto
as a furniture manufacture company. Hope, with this system could
decrease the problems usually come in the middle of production
process, and help the employees to control and plan the inventory
easier and faster than before.
Keywords : control, plan, inventory, production, PT. Mitra Binamandiri
Makmur
Latar Belakang
Dewasa ini industri berkembang cukup pesat, baik industri manufaktur maupun
industri jasa. Industri-industri tersebut berkembang dengan berbagai tingkatan, mulai
yang berskala besar, menengah, dan kecil. Berbagai macam produk dihasilkan dari
berbagai macam industri. Untuk industri manufaktur, produk yang dihasilkan tidak
terlepas dari kebutuhan dan penyediaan material-material yang diperlukan. Material
yang dimaksud bisa meliputi raw material, consumables material, dan tools. Ditinjau dari
segi biaya, material adalah sebagai salah satu komponen harga pokok produksi (HPP)
dari suatu produk yang dihasilkan, selain komponen tenaga (manusia dan mesin) dan
biaya overhead. Bahkan banyak produk manufaktur yang komponen materialnya
merupakan porsi terbesar dari HPP. Oleh karena itu material merupakan komponen yang
sangat penting dalam suatu industri manufaktur, baik yang berskala besar, menengah,
maupun kecil dan untuk produk apapun. Salah satu hal yang perlu dilakukan dalam
pengelolaan material adalah melakukan perencanaan dan pengendalian material
yang berhubungan dengan produksi, agar material selalu tersedia saat dibutuhkan dan
sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan, sehingga proses produksi tidak mengalami
keterlambatan, dan produk pesanan pelanggan dapat dipenuhi tepat waktu. Hal
tersebut akan dapat menjaga kepuasan pelanggan (customer satisfaction), sehingga
eksistensi dan kelangsungan perusahaan tetap terjaga. Perencanaan dan
pengendalian material antara lain berhubungan dengan kapan suatu material
dibutuhkan, berapa jumlahnya, berapa jumlah persediaan yang ada (On Hand
Inventory/OHI), kapan harus dilakukan pemesanan, kapan material harus datang,
berapa safety stock suatu material yang harus dijaga.
PT. Mitra Binamandiri Makmur adalah suatu perusahaan yang
terletak di Jl. Bypass 485 Mojokerto. Perusahaan ini bergerak dalam
bidang industri manufaktur furniture dengan hasil produksinya
adalah berbagai macam kursi (chair), meja (table), lounger, dan
legrest yang semuanya merupakan Garden Furniture, atau furniture
yang ditempatkan di luar ruangan. Sebagian besar produk yang
dihasilkan akan dipasarkan ke luar negeri seperti Jerman, Amerika
Serikat, Argentina, Australia, Brazil, dan China. Selama ini sistem
perencanaan dan pengendalian material dilakukan oleh bagian
Production Plan and Inventory Control atau PPIC, Cara yang
digunakan adalah menggunakan perkiraan material yang
diperoleh dari bagian RnD (Research and Development) dengan
menggunakan perhitungan manual. Dengan menggunakan cara
tersebut banyak terjadi masalah baik saat persiapan proses
produksi maupun saat proses produksi mulai berjalan. Masalahmasalah yang timbul seperti ketiadaan bahan karena
keterlambatan pemesanan dan kedatangannya, terjadinya
kelebihan atau kekurangan bahan. Hal tersebut bisa berakibat
keterlambatan produksi, membengkaknya HPP, dan tingkat
persediaan yang tinggi, sehingga dapat berpengaruh pada
ketepatan waktu pengiriman produk dan laba perusahaan.
Dengan adanya permasalahan di atas, dalam Tugas Akhir ini
penulis akan mencoba memberikan solusi tentang upaya
perencanaan dan pengendalian material yang digunakan untuk
membuat salah satu produk yang dihasilkan oleh PT. Mitra Binamandiri
Makmur. Produk yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini adalah
meja, yang merupakan salah satu produk dengan jumlah produksi
yang cukup tinggi dibandingkan produk-produk yang lain. Tugas Akhir
ini akan melakukan analisa dan perancangan sistem untuk
perencanaan dan pengendalian persediaan material dengan
menggunakan metode Lot Sizing pada Material Requirement Planning
(MRP). Ada tiga alternatif metode Lot Sizing yang akan dipilih untuk
melakukan perencanaan dan pengendalian persediaan material
tersebut, yaitu metode Lot For Lot (LFL), Economic Order Quantity
(EOQ), dan Period Order Quantity (POQ). Hasil dari perhitungan
masing-masing metode tersebut akan dibandingkan dan dipilih mana
yang terbaik, ditinjau dari biaya inventori yang meliputi Order Cos/Set
Up Cost dan Holding Cost. Metode yang paling baik akan digunakan
sebagai metode perencanaan pengendalian persediaan material,
untuk keperluan proses pengadaan (purchasing) dan perencanaan
produksi baik barang rakitan (assyembly) maupun barang jadi (produk
akhir), sehingga persediaan bahan maupun proses produksi
diharapkan dapat terlaksana dengan baik.
Landasan Teori
Persediaan
Persediaan menurut John E. Biegel(1992;112) dapat
didefinisikan sebagai bahan yang akan disimpan dalam gudang
untuk kemudian digunakan atau dijual. Persediaan dapat berupa
bahan baku untuk keperluan proses atau barang-barang yang
masih dalam pengolahan dan barang jadi yang disimpan untuk
dijual.
Menurut John. E. Biegel (1992;112) persediaan adalah hal
pokok sebagai fungsi yang tepat dari usaha pengelolaan atau
pembuatan.
Fungsi Persediaan
Menurut John E. Biegel(1992;115) persediaan barang jadi
secara umum dibuat karena tiga alasan :
 Untuk memungkinkan membuat barang dalam jumlah yang
ekonomis
 Untuk menyediakan permintaan dan penjualan di masa yang
akan datang (perkiraan persediaan).
 Untuk mempersiapkan suatu penyangga dalam menghadapi
gejolak permintaan nyata dari permintaan yang diramalkan
seperti fluktuasi atau persediaan keamanan (safety stock).
Material Requirement Planning
Menurut Jay Heizer (2005;160) Material Requirement Planning (MRP) adalah sebuah teknik permintaan terikat yang
menggunakan daftar kebutuhan bahan, persediaan, penerimaan yang diperkirakan, dan jadwal produksi induk untuk
menentukan kebutuhan material. Manfaat yang diperoleh perusahaan dengan menggunakan MRP adalah :

Respons yang lebih baik bagi pesanan pelanggan sebagai hasil dari jadwal yang terus menerus diperbaiki.

Respons yang lebih cepat terhadap perubahan pasar.

Pemanfaatan fasilitas tenaga kerja yang terus ditingkatkan.

Tingkat persediaan yang berkurang.
Sebuah sistem MRP adalah cara yang sangat baik untuk menentukan jadwal produksi dan kebutuhan bersih. Bagaimana
pun, ketika terdapat kebutuhan bersih, maka keputusan berapa banyak yang perlu dipesan harus dibuat. Keputusan ini
disebut keputusan penentuan ukuran lot (lot~sizing decision). Ada berbagai jalan untuk menentukan ukuran lot dalam
sebuah sistem MRP, antara lain Lot For Lot (LFL), Economic Order Quantity (EOQ), dan Period Order Quantity (POQ).
Lot For Lot
Metode Lot For Lot (LFL) adalah salah satu metode lot sizing dimana kebutuhan komponen- komponen dipenuhi sesuai
dengan jumlah permintaannya. Dengan metode lot sizing ini akan diperoleh on hand inventory (persediaan) menjadi nol.
Economic Order Quantity
Metode Economic Order Quantity (EOQ) adalah salah satu metode lot sizing dimana kebutuhan komponen-komponen
dipenuhi dengan jumlah tertentu, dimana biaya inventorinya (order cost / setup cost dan holding cost) minimal. EOQ
dinyatakan dengan rumus sebagai berikut :
EOQ
dimana,
=√2SD/H
D = kebutuhan komponen per periode
S = biaya setup / biaya order per pesanan
H = biaya penyimpanan per periode per unit
Period Order Quantity
Metode Period Order Quantity (POQ) adalah salah satu metode lot sizing dimana kebutuhan komponen-komponen
dipenuhi dengan menentukan jumlah periode permintaan yang harus dipenuhi (tidak termasuk permintaan nol) untuk
setiap kali pemesanan. Metode ini berhubungan dengan EOQ, yaitu bahwa banyaknya periode yang harus dipenuhi
kebutuhan komponennya diperoleh berdasarkan perhitungan besarnya EOQ dibagi dengan permintaan (demand) ratarata per periode.
EOI = EOQ/D = √ 2 S D / D2H
= √ 2 S / DH
Pengembangan Sistem Informasi
Menurut Andri Kristanto (2003;35) pengembangan sistem informasi yang direalisasikan dengan bantuan
komputer melalui suatu tahapan yang disebut dengan sistem analisis dan desain. Yang dimaksud dengan sistem
analisis dan desain adalah peningkatan kinerja suatu organisasi dengan tujuan perbaikan prosedur-prosedur
dan metode yang lebih baik.
Sistem desain merencanakan suatu sistem baru untuk menggantikan sistem usaha lama. Untuk itu diperlukan
analisis, yaitu proses mengumpulkan dan menginterprestasikan kenyataan-kenyataan yang ada, atau
mendiagnosa persoalan dan menggunakan keduanya untuk memperbaiki sistem.
Analisis Sistem
Menurut Jeffery L. Whitten (2004;33) analisis sistem ditujukan untuk menyediakan tim proyek dengan
pemahaman lebih menyeluruh terhadap masalah-masalah dan kebutuhan-kebutuhan yang memicu proyek.
Area bisnis dipelajari dan dianalisis untuk memperoleh pemahaman yang lebih rinci mengenai apa yang
bekerja, apa yang tidak bekerja, dan apa yang dibutuhkan.
Proses sistem analisis merupakan proses untuk mengetahui bagaimana suatu organisasi menangani operasioperasinya. Misalnya, formulir-formulir apa saja yang digunakan untuk menyimpan informasi secara manual,
seperti order-order penjualan, faktur-faktur, dan lain-lain.
Perlu juga diketahui laporan-laporan apa saja yang sekarang ini dihasilkan dan untuk apa laporan-laporan
tersebut digunakan. Misalnya, daftar catatan pemesanan kembali, order-order penjualan, stock on hand, dan
sebagainya. Juga harus diketahui kemana informasi-informasi tersebut ditujukan.
Sistem analisis ini meliputi beberapa proses, diantaranya : penyelidikan awal, studi kelayakan, dan penentuan
kebutuhan-kebutuhan sistem.
Desain Sistem
Desain sistem memberikan gambar tentang sistem yang dibangun sesuai dengan kebutuhan user. Hasil dari
desain sistem kemudian diimplementasikan sehingga akan diperoleh aplikasi yang menghasilkan output sesuai
dengan kebutuhan. Beberapa proses desain yang dilakukan antara lain :

Document Flow.

System Flow.

Data Flow Diagram.

Entity Relationship Diagram

Perancangan Input.

Perancangan Output.

Perancangan Interface Input.

Perancangan Interface Output.
PERANCANGAN SISTEM
 Blok
Diagram
 Document
Flow
 System
Flow
 Context
Diagram
 Diagram
Berjenjang
 DFD
Level 0
 ERD
CDM
 ERD
PDM
 Cek
Model DFD, CDM, PDM
 Desain
Interface Generate Laporan Produksi
 Desain
Output Laporan Produksi
KESIMPULAN
 Kesimpulan yang dapat diambil dari Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Perencanaan dan Pengendalian Persediaan Material Dengan Metode Lot Sizing pada
MRP ini adalah sebagai berikut :
 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Perencanaan dan Pengendalian
Persediaan Material Dengan Metode Lot Sizing pada MRP dapat membantu
mengurangi biaya simpan dan mengoptimalisasi tingkat persediaan, dibandingkan
dengan metode yang ada selama ini.
 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Perencanaan dan Pengendalian
Persediaan Material Dengan Metode Lot Sizing pada MRP dapat membantu
perencanaan kebutuhan material dam produksi.
 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Perencanaan dan Pengendalian
Persediaan Material Dengan Metode Lot Sizing pada MRP dapat digunakan untuk
pengadaan material dengan jumlah yang optimal dengan biaya yang ekonomis.
SARAN
 Berhubung kerterbatasan waktu dalam mengerjakan Analisis dan Perancangan Sistem
Informasi Perencanaan dan Pengendalian Persediaan Material dengan Metode Lot
Sizing pada MRP ini, maka saran kami untuk developer dan user PT. Mitra Binamandiri
Makmur adalah:
 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Perencanaan dan Pengendalian
Persediaan Material Dengan Metode Lot Sizing pada MRP ini agar dapat terintegrasi
dengan sistem lain dalam PT. Mitra Binamandiri Makmur Mojokerto.
 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Perencanaan dan Pengendalian
Persediaan Material Dengan Metode Lot Sizing pada MRP ini dapat dikembangkan
dengan membuat routing yang mencatat alur produksi dari bahan mentah menjadi
produk akhir, sehingga proses dalam menghasilkan suatu produk dapat ditelusuri
apabila terjadi kemacetan dalam proses produksi.
DAFTAR PUSTAKA





Biegel, J. E., 1992, Pengendalian Produksi Suatu Pendekatan
Kuantitatif, Akademia Pressindo, Yogyakarta.
Heizer, Jay, 2005, Manajemen Operasi, Salemba Empat, Jakarta.
Kristanto, Andri, 2003, Perancangan Sistem Informasi, Gaya Media,
Yogyakarta.
Kendall, Kendall, 2010, Analisis dan Perancangan Sistem, Indeks,
Jakarta.
Whitten, Jeffery L., 2004, Metode Desain dan Analisis Sistem, Andi,
Yogyakarta.