BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Dewasa ini

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah
Dewasa ini kemajuan teknologi dan informasi telah berkembang
dengan sangat pesat, terutama dalam hal pertukaran informasi. Informasi
sekarang ini sudah merupakan komoditi yang sangat penting dalam
meningkatkan efektifitas dan efisiensi perusahaan untuk memenangkan
persaingan dalam dunia bisnis. Semua informasi yang terjadi dalam proses
bisnis perusahaan harus dapat disajikan dengan akurat, cepat dan aktual agar
dapat memberikan keunggulan bersaing sehingga perusahaan dapat
berkompetensi dengan perusahaan lain yang tentu saja akan berpengaruh
dalam pencapaian profitabilitas perusahaan.
Tidak dipungkiri bahwa setiap perusahaan pasti bertujuan untuk
memperoleh laba yang sebesar-besarnya, sehingga proses bisnis harus
dikelola dengan efisien. Salah satu aktivitas yang berperan penting bagi
perusahaan adalah penggajian dan pengupahan. Setiap perusahaan pasti
memiliki sumber daya manusia yang merupakan salah satu sumber daya
(resources) yang penting dalam perusahaan sebagai tenaga penggerak
perusahaan. Perusahaan memiliki kewajiban untuk menjamin kesejahteraan
para pegawainya yang telah memberikan tenaga, pikiran, dan waktu mereka
dalam menggerakkan perusahaan dengan cara memberikan imbalan berupa
gaji ataupun upah yang sesuai dan tepat waktu. Hal ini menjadi penting
karena berkaitan erat dengan loyalitas pegawai terhadap perusahaan. M aka
2
dari itu, diperlukan suatu sistem penggajian dan pengupahan yang
terintegrasi dan didukung dengan sistem pengendalian internal yang baik
agar proses pencatatan dan penghitungan gaji dan upah pegawai dapat
dilakukan dengan lebih cepat dan akurat.
Pencatatan dan penyajian informasi merupakan aktivitas akuntansi,
dan
jika dikombinasikan
dengan
teknologi informasi,
maka akan
menghasilkan suatuu sistem yang disebut dengan sistem informasi akuntansi.
Sistem tersebut memiliki fungsi untuk mengumpulkan, memproses dan
mengelola data, serta menyajikan informasi yang berguna bagi para
pengambil keputusan
dalam suatu perusahaan
(Hall,
2001, p.44).
Pemanfaatan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan yang
terintegrasi dengan proses bisnis secara keseluruhan diharapkan dapat
memberikan manfaat bagi perusahaan dan pengendalian internal yang baik
untuk menjaga aset.
PT. Gipsindo Grahatama merupakan
perusahaan yang bergerak di
bidang gypsum yang memiliki 550 pegawai, dimana karyawan tetap
berjumlah 30 (tiga puluh) orang, buruh tetap 20 (sepuluh) orang, dan buruh
tidak tetap 500 orang. Aktivitas penggajian dan pengupahan perusahaan ini
sampai saat ini masih menggunakan sistem akuntansi semi terkomputerisasi,
dimana pencatatan, pengolahan, dan penyajian informasi harian masih
dilakukan secara manual. Sedangkan untuk pengolahan dan penyajian
laporan periodik sudah menggunakan komputer. Namun demikian, laporan
periodik ini selalu terlambat dihasilkan, karena kurangnya pengendalian
internal perusahaan dalam hal penetapan prosedur pelaporan, termasuk yang
3
berkaitan dengan tenggat waktu pelaporannya. Hal ini tentu saja akan
menghambat manajemen untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan
aktivitas penggajian dan pengupahan. Selain itu, akibat pencatatan transaksi
harian yang serba manual, perusahaan seringkali mengalami masalahmasalah seperti kecurangan dalam pencatatan waktu hadir (titip absen)
sehingga menyebabkan ketidakakuratan penghitungan intensif kehadiran
serta kesulitan dalam membuat rekap absensi, masalah human error dalam
penghitungan gaji dan upah karena harus dikaitkan dengan variabel-variabel
pendukungnya, masalah redudansi data karena data mengenai pegawai dan
penggajian tidak terintegrasi antara bagian Keuangan dan Human Resource
Development, masalah keamanan penyimpanan data karena data yang ada
masih disimpan dalam bentuk dokumen dan file yang tidak diproteksi
sehingga dapat menyebabkan orang-orang yang tidak berwenang dapat
melihat data tersebut. M asalah-masalah ini akan semakin besar jika jumlah
karyawannya bertambah banyak. Demi meningkatkan kualitas informasi dan
pengendalian internal yang berkaitan dengan aktivitas penggajian dan
pengupahan, maka perusahaan ingin melakukan perubahan dalam sistem
informasi akuntansinya.
Oleh karena itu penelitian ini dilakukan untuk menganalisis
permasalahan dari proses bisnis yang berjalan pada PT. Gipsindo Grahatama
dan selanjutnya membuat rancangan sistem informasi akuntansi penggajian
dan pengupahan yang dilengkapi dengan sistem pengendalian internal dan
sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk menanggulangi masalah-masalah
yang terjadi. Sehingga diharapkan dengan adanya sistem informasi akuntansi
4
penggajian dan pengupahan yang terkomputerisasi dan terintegrasi, maka
perusahaan akan sangat terbantu dalam melakukan pencatatan, pengolahan
dan penyajian informasi yang terkait dalam aktivitas penggajian dan
pengupahan
secara
cepat,
aktual
dan
akurat, mendukung
sistem
pengendalian internal karena adanya validasi sistem dan meningkatkan
efektivitas dan efisiensi bisnis yang dijalankannya. Penelitian dengan topik
sistem informasi akuntansi ini akan diangkat oleh Penulis dalam sebuah
karya tulis dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Akuntansi
Penggajian
dan
Pengupahan
pada
PT.
Gipsindo
Grahatama”.
1.2
Ruang Lingkup
Agar penulisan penelitian ini dapat berjalan dengan lebih terfokus dan
terarah pada pokok pembahasan yang dimaksud, maka Penulis akan
memfokuskan pembahasan pada masalah penggajian dan pengupahan yang
ada di PT. Gipsindo Grahatama. Secara garis besar, ruang lingkup
pembahasan dalam penelitian ini mencakup:
•
Aktivitas pengupahan yang terdiri dari: pencatatan waktu hadir buruh,
penghitungan upah, lembur, tunjangan makan, tunjangan kesehatan,
pinjaman, jamsostek, dan THR.
•
Aktivitas penggajian yang terdiri dari: pencatatan waktu hadir
karyawan, cuti, penghitungan gaji, lembur, insentif kehadiran, tunjangan
makan dan transportasi, tunjangan kesehatan, pinjaman, jamsostek,
5
bonus, THR dan pajak penghasilan yang langsung dibebankan pada
perhitungan gaji.
•
Aktivitas kepegawaian yang berhubungan dengan pembayaran gaji dan
upah. M utasi, promosi, dan demosi hanya mempengaruhi jumlah gaji
karyawan sehingga tidak akan dibahas secara mendalam dalam
penelitian ini. Kegiatan personalia seperti perekrutan karyawan baru,
pengangkatan karyawan, maupun pemutusan hubungan kerja tidak akan
dibahas di dalam penelitian ini.
•
Aktivitas pajak yang dibahas dalam skripsi ini adalah PPh Pasal 21 yang
dibebankan sebagai potongan atas penghasilan karyawan.
•
Laporan-laporan yang dihasilkan yaitu Laporan Absensi, Laporan
Lembur, Laporan Cuti, Laporan Pinjaman, Laporan Tunjangan
Kesehatan, Laporan Gaji, Laporan Upah dan Laporan Pajak serta Jurnal.
Sistem yang dirancang memiliki pengendalian internal dalam hal
pencatatan data, penyimpanan data, otorisasi dan keterbatasan akses
terhadap data tertentu.
1.3
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan sistem informasi
akuntansi penggajian dan pengupahan yang terkomputerisasi dan terintegrasi
dengan semua hal yang berkaitan dengan aktivitas penggajian dan
pengupahan.
6
Tujuan yang hendak diperoleh dari dilaksanakannya penelitian ini
adalah sebagai berikut:
•
M engidentifikasikan masalah-masalah yang ditemukan dari sistem
penggajian dan pengupahan berjalan di perusahaan.
•
M enganalisa sistem penggajian dan pengupahan yang tengah diterapkan
oleh perusahaan.
•
M enganalisis kebutuhan informasi pada sistem penggajian dan
pengupahan pada PT. Gipsindo Grahatama.
•
M erancang sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan yang
sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang akan membantu proses
pencatatan, pengolahan dan penyajian informasi sehingga dapat
meningkatkan pengendalian internal dalam sistem penggajian dan
pengupahan.
•
M erekomendasikan sistem yang dapat membantu PT. Gipsindo
Grahatama dalam menangani aktivitas penggajian dan pengupahan para
pegawai dengan baik.
Sedangkan manfaat yang dapat diperoleh dari dilaksanakannya
penelitian ini adalah sebagai berikut:
•
Perusahaan
dapat
melakukan
pencatatan
terkomputerisasi
dan
terintegrasi atas transaksi-transaksi yang berhubungan dengan aktivitas
penggajian
dan
pengupahan
sehingga
perusahaan dalam operasional sehari-hari.
meningkatkan
efisiensi
7
•
Perusahaan dapat mengeliminasi atau meminimalisasi kelemahan yang
ada dan meningkatkan kinerja perusahaan terutama dalam aktivitas
penggajian dan pengupahan.
•
Perusahaan dapat meningkatkan pengendalian internal atas sistem
penggajian dan pengupahannya, sehingga terhindar dari terjadinya
kecurangan (fraud) karyawan dan terhindar dari kerugian.
1.4
Metodologi Penelitian
Untuk menyusun dan menyelesaikan skripsi ini, Penulis akan
mengadakan penelitian yang berbentuk case study, dimana Penulis akan
berusaha mencari permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan dan
menawarkan
alternatif
pemecahannya.
M etodologi
penelitian
yang
digunakan dalam penyusunan penelitian ini adalah sebagai berikut:
•
M etode Analisis
Pengumpulan data dilakukan melalui:
1.
Studi kepustakaan (literature study)
Dalam melakukan studi kepustakaan, Penulis akan melakukan
pencarian, pengumpulan, dan pembelajaran terhadap teori-teori dari
buku, jurnal, artikel, serta bacaan-bacaan lainnyaterkait dengan
objek yang diteliti dalam penelitian ini, secara langsung maupun
tidak langsung, sehingga diperoleh dasar-dasar teori yang dapat
mendukung evaluasi dan perancangan sistem ini.
8
2.
Studi lapangan (field research)
Dalam melakukan studi lapangan, Penulis akan mengumpulkan data
dengan menggunakan beberapa teknik audit. Studi lapangan
dilakukan dengan 3 (tiga) cara, yaitu:
a.
Inquiries of the client
Penelitian dilaksanakan dengan melakukan wawancara dan
diskusi dengan pihak manajemen dan pegawai perusahaan.
Wawancara dilakukan dalam penelitian ini untuk mendapatkan
informasi mengenai sejarah
perusahaan, visi dan
misi
perusahaan, struktur organisasi dan job description unit
organisasi, serta prosedur yang berhubungan dengan aktivitas
penggajian dan pengupahan perusahaan. Diskusi dilakukan
untuk mengemukakan masalah-masalah yang selama ini
dihadapi perusahaan dan masalah-masalah lain yang belum
terdeteksi, agar usulan sistem dapat berfungsi secara tepat
sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
b.
Observation
Penelitian dilaksanakan dengan meninjau langsung kantor dan
lokasi proyek perusahaan, untuk mengidentifikasi proses bisnis
yang berjalan pada sistem penggajian dan pengupahan
perusahaan.
9
c.
Documentation
Penelitian dilaksanakan dengan menelusuri dokumen-dokumen,
baik dokumen eksternal maupun internal, yang terkait dengan
aktivitas penggajian dan pengupahan perusahaan.
d.
Prosedur Analisis
Prosedur analisis dilaksanakan dalam penelitian ini untuk
menganalisis aktivitas penggajian dan pengupahan perusahaan
dan
mengidentifikasi
data
yang
dibutuhkan
dalam
menghasilkan informasi berupa laporan absensi, laporan
lembur, laporan cuti, laporan pinjaman, laporan tunjangan
kesehatan, laporan gaji, laporan upah, serta laporan pajak.
3.
M etode Analisis dan Perancangan
Perancangan
sistem
informasi
akuntansi
penggajian
dan
pengupahan yang akan dibuat oleh Penulis dalam penelitian ini
menggunakan metode object-oriented analysis and design oleh Lars
M athiassen, yang terdiri dari:
a.
M embuat rich picture yang menggambarkan prosedur sistem
penggajian dan pengupahan.
b.
M elakukan problem-domain analysis dengan menggambarkan
event table, class diagram, dan statechart diagram.
c.
M elakukan
application-domain
analysis
dengan
menggambarkan actor table, use-case diagram, sequence
diagram, user interface, navigation diagram, dan function list.
10
d.
M elakukan architectural design dengan menggambarkan table
criteria, component diagram, dan deployment diagram.
e.
M elakukan component design dengan
membuat
model
component dan function component.
1.5
Sistematika Penulisan
Sebagai upaya untuk memberikan
gambaran yang jelas serta
mempermudah dalam memahami isi dari penelitian ini, maka secara garis
besar Penulis akan membagi penulisannya dalam 5 (lima) bab, dimana
masing-masing bab terdiri menjadi beberapa subbab. Sistematikanya yaitu
sebagai berikut:
BAB 1 PENDAHULUAN
Dalam bab ini, Penulis akan menguraikan mengenai latar belakang
penelitian,
metodologi
ruang
lingkup,
penelitian,
tujuan
serta
dan
manfaat
sistematika
penelitian,
penulisan
yang
menjelaskan isi dari setiap bab dalam penelitian ini.
BAB 2 LANDAS AN TEORI
Dalam bab ini, Penulis akan menguraikan mengenai landasanlandasan teori yang dipergunakan sebagai dasar penulisan dan
pembahasan dalam penelitian ini, antara lain teori mengenai sistem
informasi
akuntansi,
sistem dan
prosedur
penggajian
dan
pengupahan, serta teori mengenai object oriented analysis and
design. Landasan teori yang digunakan oleh penulis relevan dan
berhubungan dengan topik penelitian yang dibahas.
11
BAB 3 ANALIS IS
PENGGAJIAN
S IS TEM
DAN
INFORMAS I
PENGUPAHAN
AKUNTANS I
YANG
S EDANG
BERJALAN PADA PT. GIPS INDO GRAHATAMA
Dalam bab ini, Penulis akan menjelaskan mengenai gambaran
umum perusahaan yang meliputi struktur organisasi perusahaan,
pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian,
kebijakan kepegawaian perusahan, kebijakan penggajian dan
pengupahan yang diterapkan oleh perusahaan, prosedur sistem
penggajian dan pengupahan yang dilakukan oleh perusahaan, dan
identifikasi masalah yang dihadapi oleh perusahaan serta usulan
pemecahan masalah.
BAB 4 PERANCANGAN
S IS TEM
INFORMAS I
AKUNTANS I
PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PADA PT. GIPS INDO
GRAHATAMA
Dalam bab ini, Penulis akan membahas mengenai usulan rancangan
sistem penggajian dan pengupahan yang dibahas dengan metode
Object Oriented Analysis and Design, sesuai dengan usulan
pemecahan masalah yang digambarkan dalam Rich Picture, Class
Diagram, Statechart Diagram, Use Case Diagram, Sequence
Diagram, Navigation Diagram, Component Diagram, Deployment
Diagram, Model Component dan Function Component.
12
BAB 5 S IMPULAN DAN S ARAN
Dalam bab yang terakhir dari penulisan penelitian ini, Penulis akan
mengemukakan simpulan-simpulan dari pembahasan pada bab-bab
sebelumnya serta mencoba untuk memberikan saran-saran untuk
pengembangan sistem yang akan datang yang diharapkan dapat
bermanfaat bagi perusahaan.