55 BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisa

BAB 3
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1
Analisa Masalah
Pada sub bab ini penulis ingin menganalisa latar belakang perusahaan,
struktur organisasi, dan segala sesuatu yang berhubungan dengan PT Royal
Engineering.
3.1.1
Gambaran Perusahaan
PT Royal Engineering adalah perusahaan yang bergerak di bidang
penjualan dan service genset diesel dan chiller. Mesin diesel genset lebih dikenal
oleh masyarakat Indonesia dengan sebutan genset. Produk chiller lebih dikenal
dengan pendingin ruangan atau AC. Genset dan chiller sering digunakan oleh
industri-industri besar, perumahan, perkantoran, pertokoan-pertokoan atau mall.
Sedangkan pulau-pulau terpencil yang belum terjangkau aliran listrik hanya
mengggunakan generator.
Produk-produk Royal Engineering disupply oleh distributor-distributor
terkemuka dan sudah terbukti kualitasnya. Distributornya adalah Nasional,
Toshiba, Caterpillar, GenSet, Yanmar, Perkins, Mercedes, dan Mitsubishi.
Distributor-distributor tersebut merupakan distributor tetap untuk produk-produk
PT Royal Enginerring. Sampai saat ini PT Royal Enginerring sudah
menyediakan lebih dari 50 produk untuk setiap jenis yang dipasarkan.
55
56
3.1.2
Sejarah Perusahaan
PT Royal Engineering berdiri sejak 18 Januari tahun 1990 yang awalnya
berlokasi di Jln. Swadaya Raya Blok G no.1635 Jakarta Barat, dan sekarang
berlokasi di Jln. P.Tubagus Angke.Komp.BNI.Pesing Blok AA No.5A Jakarta
Barat. PT Royal Engineering merupakan pengembangan usaha dari kota Siantar
yang terlebih dahulu melayani penjualan diesel genset, generator, dan AVR
(Automatic Voltage Regulator). Seiring dengan berkembangnya zaman, maka PT
Royal Engineering termotivasi untuk semakin berkembang, maka dari itu
menambah satu asetnya dengan chiller/AC.
Dengan berkembangnya PT Royal Engineering maka dapat melayani
wilayah Indonesia bagian barat yang selama ini belum terlayani dengan optimal.
Pertama kali PT Royal Engineering dibuka dengan jumlah karyawan 10 orang
dan sekarang berkembang menjadi 40 orang.
3.1.3
Visi dan Misi Perusahaan
Visi dari PT Royal Engineering adalah menjadi perusahaan yang
menyediakan jasa service serta penjualan genset diesel dan chiller yang
terpercaya melalui pelayanan yang baik, pemenuhan produk-produk yang
berkualitas.
Sedangkan misi dari PT Royal Engineering adalah menyediakan pelayanan
terbaik dalam service serta penjualan genset diesel,dan chiller, dan produkproduk terkait serta memberikan dukungan dan solusi kepada customer untuk
tercapainya relasi jangka panjang yang saling menguntungkan.
57
3.1.4
Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.1.5
Tugas dan Wewenang
•
Direktur
Tugas dari seorang Direktur adalah :
-
Memantau jalannya perusahaan;
-
Melakukan
planning
atau
perencanaan
strategi
kebijakan
pengembangan perusahaan;
-
Menyusun keputusan yang penting bagi perusahaan.
Wewenang dari seorang Direktur adalah :
-
Menetapkan sasaran, tujuan jangka pendek maupun panjang;
-
Memilih produk yang akan di pesan dari supplier.
bagi
58
•
Kepala Divisi (General Manager)
Kepala Divisi bertugas mengawasi semua aktivitas perusahaan yang
berhubungan dengan kegiatan penjualan, pembelian, marketing, keuangan,
promosi, dan service. Wewenang dari Kepala Divisi adalah memberhenti
karyawan-karyawan yang dianggap lalai dalam menjalankan tugasnya.
•
Kepala Gudang dan Suku Cadang
Tugas dari Kepala Gudang dan Suku Cadang adalah :
-
Mencatat barang yang masuk dan keluar.
-
Mengirim barang pesanan sesuai pesanan customer.
-
Memastikan jumlah barang (genset diesel / chiller) dan suku cadang yang
di pesan dari supplier tidak kurang.
-
Memastikan barang masuk dan keluar dalam keadaan baik.
Kepala Gudang mempunyai wewenang terhadap kegiatan yang berlangsung
di dalam gudang.
•
Kepala Teknisi
Kepala Service bertugas mengawasi kinerja after sales service, yaitu
mengontrol kapan suatu pekerjaan harus selesai, dan mengontrol mesinmesin apa saja yang sedang atau yang akan diservice. Serta bertugas
mengawasi para mekanik yang secara langsung menangani perbaikan mesin,
dan memberi informasi kepada mekanik bila ada hal yang kurang di mengerti
oleh mekanik, serta memberikan tugas yang akan dilakukan oleh mekanik.
59
•
Kepala IT
Kepala IT bertanggung jawab mengatur jalannya fungsionalitas perangkat
teknologi informasi dalam mendukung operasional PT Royal Engineering.
Ruang lingkup pekerjaan kepala IT meliputi pemeliharaan website
perusahaan, aplikasi aplikasi pendukung lainnya, jaringan LAN, koneksi
internet, pemeliharaan hardware di perusahaan. Kepala IT mempunyai
wewenang sebagai pengambil keputusan dalam pengadaan software,
hardware maupun jaringan didalam perusahaan.
•
Network Engineer
Network Engineer memiliki beberapa tanggung jawab seperti melakukan
pemasangan, pemeliharaaan dan perbaikan terhadap hardware untuk jaringan,
dan jaringan komputer perusahaan, misalnya bila koneksi antar computer
atau hardware terputus.
•
Sistem Engineer
Sistem Engineer memiliki tanggung jawab untuk melakukan pemasangan,
pemeliharaaan dan perbaikan terhadap perangkat keras server, perangkat
keras client, printer, penyediaan pirant lunak untuk server dan client. Serta
mengupdate program bila diperlukan.
•
Kepala Penjualan (Head of Purchasing)
Kepala penjualan bertanggung jawab seputar pengadaan barang-barang untuk
kebutuhan PT Royal Engineering seperti alat-alat kantor, kebutuhan dapur
perusahaan, makanan dan minuman. Kepala penjualan mempunyai
60
wewenang sebagai pengambil keputusan dalam pengadaan kebutuhan
didalam perusahaan.
•
Kepala HRD
Kepala HRD bertanggung jawab seputar absensi karyawan, izin, sakit, cuti,
perekrutan karyawan baru, mengadakan pelatihan bagi karyawan, pengaturan
hak hak karyawan dan memberhentikan karyawan, serta mereview
performance karyawan.
•
Kepala Finance dan Accounting
Kepala Finance dan Accounting bertanggung jawab seputar keuangan
perusahaan. Kepala Finance dan Accounting bertugas me-review tugas tugas
dari stafnya, memberi laporan bulanan transaksi penjualan, pembelian, dan
pajak kepada kepala divisi.
•
Accounting Staf
Tugas dari accounting staf adalah untuk memantau kegiatan transaksi berupa
penjualan mesin dan pembelian stok barang yang terjadi di perusahaan. Serta
pembayaran pajak setiap bulannya. Accounting staf mempunyai wewenang
seputar pencatatan semua kegiatan transaksi penjualan dan pembelian
perusahaan.
•
Staf Administrasi
Membantu kelancaran proses administrasi dokumen perusahaan.
•
Kepala Customer Service
Kepala Customer Service bertanggung jawab seputar kepuasan konsumen
setelah customer membeli produk dari perusahaan. Kepala Customer Service
61
bertugas mengawasi kinerja operator-operator dalam menangani dan
melayani customer ketika customer menyampaikan keluhan. Kepala
Customer Service berkewajiban mengadakan pelatihan kepada operator
mengenai prosedur penerimaan keluhan yang baik, sopan, ramah, dan benar.
•
Operator
Operator bertugas menerima dan melayani customer ketika customer
mengadukan keluhan atau komplain.
•
Maintenance Contract
Maintenance contract bertugas membuat contract, memperpanjang contract,
dan memperbaharui contract.
3.2
Analisa Sistem Call Center yang Sedang Berjalan
Setelah penulis menganalisa PT Royal Engineering, penulis mendapatkan
gambaran sistem aplikasi Call Center yang sedang berjalan di PT Royal
Engineering. Berikut adalah diagram dan penjelasan mengenai sistem yang sedang
berjalan berbasis DOS.
62
Customer
Coordinator Tech Suport
Operator
Mulai
Menelpon PT
Royal ENgineering
Melakukan input
customer
Menyebutkan
company/contact
person/aset
Data
customer
valid?
Menerima laporan
complain
tidak
Menolak laporan
Datang ketempat
customer
ya
Melakukan input
complain
Melaporkan
complain kepada
teknisi seraca
manual
Melaporkan pada
customer bahwa
masalah telah
selesai
Menerima laporan
dari teknisi
Masalah
selesai ?
belum
Perbaiki kembali
ya
Melaporkan
kepada operator
bahwa masalah
telahselesai
secara manual
Menerima laporan
dari operator
Selesai
Gambar 3.2 Diagram Sistem Yang Sedang Berjalan
Berikut adalah penjelasan mengenai gambar diatas :
Pertama kali customer menelpon PT.Royal Engineering, lalu customer
menyebutkan nama perusahaan / contact person. Kemudian operator melakukan
input data, bila data customer valid / ada didalam database Operator akan
menginput complain dari customer, bila data customer tidak valid / tidak ada
didalam database maka Operator menolak untuk menginput complain. Setelah
menginput complain maka Operator akan melaporkan complain secara manual
63
kepada
CoordinatorTechnicalSupport.
Setelah
menerima
laporan
CoordinatorTechnicalSupport mengirim teknisi untuk memperbaiki/menangani
complain, bila permasalahan belum bisa diselesaikan pada hari itu, maka
permasalahan akan dilanjutkan pada hari berikutnya. Seteleh masalah selesai,
CoordinatorTechnicalSupport melaporkannya kepada Operator secara manual.
Setelah menerima laporan, Operator memberitahukan kepada Customer bila
permasalahan sudah diselesaikan.
3.3
Analisa Kebutuhan Sistem
Pada sub bab ini penulis ingin menjelaskan bagaimana penulis menganalisa
kebutuhan-kubutuhan yang diperlukan, permasalahan yang terjadi, dan usulan
untuk memecahan masalah yang dihadapi oleh PT Royal Engineering.
3.3.1
Wawancara Sistem Berjalan
Untuk mengetahui kesulitan apakah yang dialami dalam sistem yang
sedang berjalan saat ini, maka penulis mengadakan wawancara dengan pihak
perusahaan.
1. Menurut anda apakah sistem aplikasi Call Center yang sedang berjalan di PT
Royal Engineering saat ini sudah memberikan hasil yang memuaskan ?
Jelaskan alasan anda.
Jawab : secara fungsional tidak mengalami masalah, masalah yang kita
hadapi sekarang tampilan yang kurang manis dan biaya pemeliharaan yang
mahal.
64
2. Menurut anda, apakah operator Call Center sering mengalami kesulitan
dalam mengatasi data-data keluhan yang disampaikan customer ?
Jawab : ya, karena data-data keluhan customer sering tercecer atau tidak
terorganisir karena kurangnya integrasi sistem dengan divisi terkait sehingga
tidak jarang keluhan customer tidak bias tertangani. Dan bila salah satu
operator absen, kami sangat kesulitan untuk memproses keluhan consumen.
3. Menurut anda, bagaimana cara terbaik untuk mengatasi masalah yang
dihadapi operator seperti pada pertanyaan No.2 ?
Jawab : mungkin dengan adanya sistem aplikasi Call Center berbasis web
yang baru dapat lebih mudah mengorganisir keluhan-keluhan consumen,
sehingga terabaikannya keluhan-keluhan consumen dapat diminimalkan.
4. Menurut anda, apa saja yang perlu ditambahkan ke dalam sistem aplikasi
Call Center PT Royal Engineering saat ini ?
Jawab : mungkin perlu ditambahkan database yang lebih baik, input
complain, input customer. Dan mungkin masih banyak yang perlu
ditambahkan, seiring dengan pembuatan sistem aplikasi Call Center yang
baru.
5. Menurut anda, bila metode Call Center yang baru dibuat, dan di
implementasikan, apakah dapat meningkatkan produktifitas kerja operator ?
Jawab : pastinya, karena sesuai dengan perkembangan teknologi, menangani
keluhan consumen melalui website lebih kurang dapat banyak membantu
mengatasi keluhan consumen, yang mana menjadi kendala buat kami.
65
3.3.2
Rancangan Kuisioner
Untuk mengetahui sistem yang akan diusulkan bagi PT Royal
Engineering dalam pengadaaan sistem aplikasi Call Center berbasis web yang
baru, maka penulis menyebarkan kuesioner kepada 15 responden PT Royal
Engineering. Kuesioner yang disebarkan sebanyak tiga lembar untuk setiap
responden yaitu pihak management, kepala customer service dan operator.
Rancangan kuesioner dapat dilihat didalam halaman lampiran, yang dimulai dari
Lampiran A-1.
Dari hasil kuesioner yang dikembalikan secara lengkap, penulis mendapat
kesimpulan bahwa sebagian besar karyawan PT Royal Engineering terbiasa
menggunakan komputer dan internet dalam kegiatan pekerjaan sehari-hari.
Penulis kemudian mencermati bahwa produktifitas operator dalam menangani
keluhan dari operator sangat lambat dan tidak efektif sehingga tidak jarang suatu
keluhan bisa ditangani dalam jangka waktu lebih dari satu minggu. Penulis juga
mendapat kesimpulan bahwa sistem yang sedang berjalan mempunyai beberapa
masalah sehingga sangat perlu diganti dengan sistem aplikasi Call Center yang
baru dengan alasan tampilan GUI kurang menarik, penggunaan program yang
sulit dipelajari, tidak terintegrasi dengan divisi lain.
3.3.3
Gambaran Permasalahan
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan pada PT Royal Engineering,
penulis menemukan bahwa permasalahan yang timbul merupakan akibat dari
lemahnya koordinasi antar divisi dan seputar pemakaian program itu sendiri.
Permasalahan yang sering timbul antara lain :
66
1. Tampilan GUI (Graphical User Interface) yang kurang menarik.
2. Sulit untuk melakukan maintenance dan patching program dikarenakan
sistem tersebut terinstall dimasing masing client, sehingga akan menyita
banyak waktu bila harus maintenance seluruh komputer client.
3. Diperlukan waktu, tenaga dan biaya untuk implementasi ketika menambah
jumlah operator atau membuka cabang baru, karena antara operator atau
cabang tidak saling terhubung.
4. Penggunaan komputer kurang optimal dikarenakan aplikasi Call Center yang
lama disimpan didalam disket dan hanya bisa berjalan di mode DOS
sehingga mengharuskan pengguna untuk mem-booting komputer melalui
disket untuk masuk ke DOS. Keadaan ini menyebabkan pengguna hanya bisa
menggunakan aplikasi Call Center yang lama saja, tidak bisa menggunakan
aplikasi Windows yang lain.
5. Lemahnya integrasi antar divisi yang berkaitan seperti divisi Operator,
Coordinator Tech Support dan Maintenance Contract.
3.3.4
Usulan Pemecahan Masalah
Setelah mengetahui permasalahan yang dialami PT Royal Engineering,
maka penulis memberikan suatu usulan yaitu membangun suatu aplikasi berbasis
web yang berfungsi untuk membantu PT Royal Engineering dalam pengajuan
proses complain yang memiliki fungsi utama :
1. Membuat sistem berbasis web yang terintegrasi antar divisi yang
bersangkutan.
67
2. Memberikan laporan yang up-to-date yang dapat mempercepat dalam proses
penyelesaian complain.
3. Memberikan status penyelesaian tugas yang up-to-date.
4. Membuat suatu sistem database yang lengkap.
5. Memberikan laporan yang dapat digunakan oleh semua pihak yang
berhubungan.
6. Membantu memudahkan proses instalasi jika ada penambahan user atau
cabang baru.
7. Membantu memudahkan proses pemeliharaan sistem.
8. Membantu mengoptimalkan penggunaan komputer.
9. Bisa diakses dari mana saja dan kapan saja.
3.4
Perancangan Sistem Usulan
Bila penulis sudah membahas mengenai usulan pemecahan masalah, maka
dibutuhkan perancangan sistem usulan, agar usulan yang disampaikan dapat lebih
mengenai sasaran sesuai dengan masalah yang dihadapi. Rancangan yang akan
dibahas adalah rancangan proses, dan rancangan database. Rancangan proses
disini akan diwakili dengan UML,yang mana akan menceritakan alur-alur sistem
yang akan dibangun. Sedangkan Rancangan database akan merancang tabel-tabel
yang akan digunakan untuk menyimpan data-data yang akan digunakan atau
dibutuhkan oleh sistem.
68
3.4.1
Rancangan Proses
Berikut ini adalah beberapa proses yang dibuat penulis untuk menjelaskan
aktifitas apa saja yang dapat dilakukan didalam proses Call Center PT Royal
Engineering. Proses tersebut akan dibahas dalam bentuk Class Diagram, Use
Case, Sequence Diagram, dan Activity Diagram.
3.4.1.1 Use Case Diagram
Gambar 3.4 menunjukkan gambar use case diagram sistem usulan
dengan tujuan memenuhi kebutuhan stakeholder. Dimana didalam Gambar 3.4
terdapat 4 aktor yaitu Customer, Administrator, Operator, dan Coordinator
Technical Support, yang mana setiap aktor tersebut memiliki aktivitas yang
berbeda-beda. Pada kasus disini Customer dapat melakukan 2 hal yaitu
menelpon PT.Royal Engineering, dan melakukan komplain. Administrator
dapat melakukan 6 hal yaitu memasukan user baru, delete user, edit user,
memasukan role, edit role, dan delete role. Operator dapat melakukan 5 hal
yaitu mencari data company, mencari data contact person, memasukan data
company, contact person, dan aset, memasukan complain yang di ajukan
customer, memperbaharui maintenance. Coordinator Technical Support Modul
dapat melakukan 4 hal yaitu memasukan solution, membuat, melihat, dan
mencetak surat kerja.
69
Gambar 3.3 Use Case Diagram
70
3.4.1.2 Class Diagram
Class diagram merupakan rancangan awal dari segala kegiatan dalam
Analisa dan design beroerientasi objek, karena tanpa class diagram rancangan
suatu proses kegiatan tidak akan berjalan sesuai dengan yang direncanakan.
Gambar 3.3 menunjukan objek objek yang diperlukan dan hubungan antar
objek yang ada dalam rancangan proses sistem usulan.
Gambar 3.4 Class Diagram
71
3.4.1.3 Sequence Diagram
Dalam menggambarkan serangkaian pesan yang saling mengalami
pertukaran yang dilakukan oleh object atau actor yang terdapat pada sistem
aplikasi Call Center berbasis web tersebut, maka sequence diagram aplikasi ini
dapat digambarkan sebagai berikut. Untuk memudahkan membaca sequence
diagram, penulis meletakkan gambar-gambar tersebut ke dalam halaman
lampiran, yang dimulai dari halaman Lampiran B-1.
3.4.1.3.1
Sequence Diagram pada Company
Disini akan dijelaskan serangkaian interaksi yang dilakukan Company
terhadap PT Royal Engineering yang berupa sequence diagram, diantaranya
adalah :
• Sequence Diagram Company Call PT Royal Engineering.
Disini company menelpon ke PT. Royal Engineering
• Sequence Diagram Company Report Complain.
Disini company melakukan complain
3.4.1.3.2
Sequence Diagram pada Administrator (Admin)
Disini akan dijelaskan serangkaian interaksi yang dilakukan
Administrator didalam sistem aplikasi Call Center berbasis web yang berupa
sequence diagram, diantaranya adalah :
•
Sequence Diagram Admin login.
Disini dijelaskan admin melakukan login / masuk kedalam sistem
72
•
Sequence Diagram Admin Add User.
Disini dijelaskan admin memasukan/menginput user baru
•
Sequence Diagram Admin Edit User.
Disini dijelaskan admin melakukan edit/perubahan pada user
•
Sequence Diagram Admin Delete User.
Disini dijelaskan admin menghapus user
•
Sequence Diagram Admin Add Role.
Disini dijelaskan admin memasukan/menginput role
•
Sequence Diagram Admin Edit Role.
Disini dijelaskan admin melakukan edit/perubahan pada role
•
Sequence Diagram Admin Delete Role.
Disini dijelaskan admin menghapus role
3.4.1.3.3
Sequence Diagram pada Operator
Disini akan dijelaskan serangkaian interaksi yang dilakukan Operator
didalam sistem aplikasi Call Center berbasis web berupa yang sequence
diagram, diantaranya adalah :
•
Sequence Diagram Operator Login.
Disini dijelaskan operator login/masuk kedalam sistem
•
Sequence Diagram Operator Input Complain by Company.
Disini dijelaskan operator input/memasukan complain
•
Sequence Diagram Operator Input Complain by Contact Person.
Disini dijelaskan operator input/memasukan complain
73
•
Sequence Diagram Operator Add Company.
Disini dijelaskan operator memasukan/menginput company baru
•
Sequence Diagram Operator Search Company.
Disini dijelaskan operator melakukan pencarian company pada database
•
Sequence Diagram Operator Add Contact Person.
Disini dijelaskan operator memasukan/menginput contact person baru
•
Sequence Diagram Operator Search Contact Person.
Disini dijelaskan operator melakukan pencarian contact person pada
database
•
Sequence Diagram Operator Add Asset.
Disini dijelaskan operator memasukan/menginput asset perusahaan yang
belum terdaftar didalam database
•
Sequence Diagram Operator Renew Maintenance Contract.
Disini dijelaskan operator memperbaharui maintenance contract
3.4.1.3.4
Sequence Diagram pada Coordinator Technical Support
Disini akan dijelaskan serangkaian interaksi yang dilakukan Coordinator
Technical Support didalam sistem aplikasi Call Center berbasis web yang
berupa sequence diagram, diantaranya adalah :
•
Sequence Diagram Coordinator Login.
Disini dijelaskan coordinator login/masuk kedalam sistem
74
•
Sequence Diagram Coordinator Entry Solution.
Disini dijelaskan coordinator mengentry/memasukan solusi untuk
masalah yang ada.
•
Sequence Diagram Coordinator Make Work Order.
Disini dijelaskan coordinator membuat surat kerja
•
Sequence Diagram Coordinator Print Work Order.
Disini dijelaskan coordinator mencetak surat kerja
•
Sequence Diagram Coordinator View Work Order.
Disini dijelaskan coordinator melihat surat kerja
3.4.1.4 Activity Diagram
Dalam menggambarkan serangkaian alur aktivitas yang terdapat pada
sistem aplikasi Call Center berbasis web tersebut, maka activity diagram
aplikasi ini dapat digambarkan sebagai berikut. Untuk memudahkan
membaca activity diagram, penulis meletakkan gambar-gambar tersebut ke
dalam halaman lampiran, yang dimulai dari halaman Lampiran C-1.
3.4.1.4.1
Activity Diagram pada Company
Disini akan dijelaskan serangkaian alur aktivitas yang dilakukan
Company terhadap PT Royal Engineering yang berupa activity diagram,
diantaranya adalah :
•
Activity Diagram Company Call PT Royal Engineering.
Disini dijelaskan aktivitas company menelpon ke PT. Royal Engineering
75
•
Activity Diagram Company Report Complain.
Disini dijelaskan aktivitas company melakukan complain
3.4.1.4.2
Activity Diagram pada Administrator
Disini akan dijelaskan serangkaian alur aktivitas yang dilakukan
Administrator didalam sistem aplikasi Call Center berbasis web yang berupa
activity diagram, diantaranya adalah :
•
Activity Diagram Administrator Login.
Disini dijelaskan aktivitas administrator melakukan login/masuk kedalam
sistem
•
Activity Diagram Administrator Add User.
Disini dijelaskan aktivitas administrator menginput/mamasukan user baru
•
Activity Diagram Administrator Edit dan Delete User.
Disini dijelaskan aktivitas administrator melakukan edit/perubahan dan
menghapus data user
•
Activity Diagram Administrator Add Role.
Disini dijelaskan aktivitas administrator menginput/memasukan role baru
•
Activity Diagram Administrator Edit dan Delete Role.
Disini dijelaskan aktivitas administrator melakukan edit/perubahan dan
menghapus data role
76
3.4.1.4.3
Activity Diagram pada Operator
Disini akan dijelaskan serangkaian alur aktivitas yang dilakukan Operator
didalam sistem aplikasi Call Center berbasis web yang berupa activity
diagram, diantaranya adalah:
•
Activity Diagram Operator Login.
Disini dijelaskan aktivitas operator melukan login/masuk kedalam sistem.
•
Activity Diagram Operator Input Complain by Company.
Disini dijelaskan aktivitas operator menginput/memasukan complain
•
Activity Diagram Operator Input Complain By Contact Person.
Disini dijelaskan aktivitas operator menginput/memasukan complain
melalui contact person.
•
Activity Diagram Operator Add Company.
Disini dijelaskan aktivitas operator menginput/memasukan data company
baru.
•
Activity Diagram Operator Search Company.
Disini dijelaskan aktivitas operator melakukan pencarian data company
didalam database.
•
Activity Diagram Operator Add Contact Person.
Disini dijelaskan aktivitas operator menginput/memasukan contact person
suatu perusahaan.
•
Activity Diagram Operator Search Contact Person.
Disini dijelaskan aktivitas operator melakukan pencarian data contact
person didalam database.
77
•
Activity Diagram Operator Add Asset.
Disini dijelaskan aktivitas operator memasukan/menginput asset
perusahaan yang belum terdaftar didalam database.
•
Activity Diagram Operator Renew Maintenance Contract.
Disini dijelaskan aktivitas operator memperbaharui maintenance contract
3.4.1.4.4
Activity Diagram pada Coodinator Technical Support
Disini akan dijelaskan serangkaian alur aktivitas yang dilakukan
Coordinator Technical Support didalam sistem aplikasi Call Center berbasis
web yang berupa activity diagram, diantaranya adalah :
•
Activity Diagram Coodinator Login.
Disini dijelaskan activitas coordinator melakukan login/masuk kedalam
sistem.
•
Activity Diagram Coodinator Add Solution.
Disini dijelaskan activitas coordinator mengentry/memasukan solusi
untuk masalah yang ada..
•
Activity Diagram Coodinator Make Work Order.
Disini dijelaskan activitas coordinator membuat surat kerja
•
Activity Diagram Coodinator Print Work Order.
Disini dijelaskan activitas coordinator mencetak surat kerja
•
Activity Diagram Coodinator View Work Order.
Disini dijelaskan activitas coordinator melihat surat kerja.
78
3.4.2
Rancangan Layar
Setelah diagram perancangan proses selesai dibuat, penulis kemudian
membuat rancangan layar untuk sistem aplikasi Call Center berbasis web.
Rancangan layar ini perlu dilakukan agar tampilan sistem aplikasi Call Center
berbasis web yang baru ini sesuai dengan yang sudah didesain.
Penulis membuat rancangan layar dengan bantuan piranti lunak Corel
Draw. Penulis merancang layar untuk setiap masing masing pengguna yaitu
Operator, Coordinator Technical Support dan Administrator.Untuk memudahkan
membaca rancangan layar, penulis meletakkan gambar-gambar tersebut ke dalam
halaman lampiran, yang dimulai dari halaman Lampiran I-1, J-1 dan K-1.
3.4.3
Rancangan Database
Pada umumnya, suatu rancangan sistem membutuhkan suatu wadah untuk
menampung data yang biasa disebut database. Untuk itulah dalam aplikasi ini,
penulis juga merancang database, karena tanpa database sistem tidak akan
berjalan dan data tidak akan terorganisir dengan benar. Sebelum membuat
database diperlukan sebuah rancangan database agar data-data yang dibutuhkan
sistem menjadi teratur, dan terorganisir. Rancangan database dapat dilihat
didalam halaman lampiran, yang dimulai dari halaman Lampiran D-1.
Penulis mengumpulkan informasi mengenai PT Royal Engineering, karena tanpa
informasi yang cukup penulis tidak bisa merancang dan mendesain sistem aplikasi Call
Center berbasis web untuk PT Royal Engineering. Di bab selanjutnya penulis membahas
implementasi dan evaluasi sistem yang telah dibuat.