ICT

A. PENDAHULUAN
Perkembangan Information and Communication Technology (ICT) yang pesat telah membuka
kesempatan bagi para pelaku bisnis yang tanggap atas moderenisasi teknologi untuk
memperkuat/mengembangkan lini bisnisnya melalui implementasi e-Bussines. Berkembangnya
e-Business dimotori oleh semakin meluasnya jangkauan ICT yang direpresentasikan oleh internet.
Aktivitas bisnis yang dilakukan melalui internet dan teknologi berbasis jaringan selain mampu
menekan biaya operasional, dapat pula meningkatkan produktivitas dan mendorong partisipasi
pihak yang terkait (baik pengguna maupun pelanggan) yang lebih banyak dan cepat sehingga
terbentuk komunikasi yang baik.
Berkaca pada perusahaan-perusahaan asing kini sangat ekspansif berinvestasi di sejumlah negara
di Asia Tenggara, antara lain Samsung, LG, dan ZTE. Perlu diketahui bahwa ekspansi ke negara
lain merupakan suatu keputusan strategis yang membutuhkan pertimbangan kompleks karena
perusahaan harus memobilisasi sebagian sumberdayanya yang terbatas ke daerah baru dan resiko
akan selalu mebayangi setiap tindakan yang dilakukan. Sebagai upaya mengelola resiko yang
mungkin terjadi, penerapan konsep e-Business yang terintegrasi dalam sistem manajemen
korporasinya merupakan hal yang wajib. Menurut Kalakota dan Robinson (2000), e-business
memperlakukan dan telah memulai mencari strategi digital yang lebih efisien untuk meningkatkan
pelayanan konsumen, mengintergasikan value chain dan mempercepat arus informasi. Dampak ebusiness tercermin dari hubungan antar lokasi bisnis yang terkoordiansi secara baik, dalam hal
jenis produk, jumlah produksi, omzet, jumlah ekspor, hingga peraturan-peraturan lain yang
berlaku
B. HUBUNGAN ICT DAN E-BUSINESS
Pada dasarnya e-business dan ICT merupakan dua hal yang saling beririsan karena keduanya
saling mendukung untuk keberlangsungan suatu proses bisnis, terutama dalam aktivitas bisnis
berskala besar dan kompleks.
Namun demikian, e-business lebih erat kaitannya dalam
penggunaan jaringan internet untuk menghubungkan konsumen, pegawai dan pemasok. Menurut
Shalahudding (2008), e-business dapat menjadi aset yang stategis dan menjadi keunggulan suatu
organisasi apabila mampu dimanfaatkan dengan baik dan tepat. E-business mampu meningkatkan
keuntungan operasional apabila dapat terkait langsung dengan konsumen, pemasok dan pegawai
agar dapat berkolaborasi mendukung proses bisnis utama.
Proses bisnis utama pada suatu
organisasi biasanya terkait dengan fungsi-fungsi pada model Porter’s value chain.
1|Halaman
Pemanfaatan ICT dan e-business yang tepat telah terbukti memberikan keuntungan pada
penyelenggaraan proyek negara, pemerintah Brazil mampu menghemat US$ 1.5 juta pada dua
tahun pertama penerapan web-based online procurement system, dan berhasil mengurangi
keterlambatan proses dari dua bulan menjadi kurang dari 15 hari kerja.
Pada taraf organisasi, ICT memfasilitasi terjadinya komunikasi internal secara lebih cepat dan
pengelolaan sumberdaya yang lebih efisien. Transfer informasi melalui shared electronic files
dan jaringan komputer meningkatkan efisiensi proses bisnis seperti dokumentasi, proses data dan
fungsi-fungsi administrasi lain.
Lebih jauh lagi, ICT juga menyediakan aplikasi seperti
Knoweledge Management System (KMS) dan Enterprise Resource Planning (ERP) yang
memungkinkan organisasi untuk menyimpan, sharing, dan menggunakan knowledge dan know
how yang didapat. Sebagi contoh, database pelanggan dilengkapi dengan sejarah mengenai
korespondensi yang biasa dilakukan pelanggan, hal ini membantu manajer dan pegawai untuk
merespon secara efektif permintaan pelanggan.
Pada tingkat aktifitas yang lebih tinggi, penggunaan internet dan e-commerce berpotensi menekan
biaya transaksi,
meningkatkan kecepatan dan reliabilitas transaksi, serta memperoleh nilai
maksimum dari transaksi pada value chain mereka (OECD, 2002a). Mereka dapat pula menekan
inefisiensi yang disebabkan oleh kurangnya koordinasi antar rantai pasokan.
Interaksi B2B
melalui internet dapat dilakukan secara real-time sehingga mengurangi informasi yang tidak
sinkron antara pembeli dan pemasok serta membangun hubungan antar rekan dagang (moodley,
2002).
C. APLIKASI E-BUSINESS
E-business dapat dilakukan melalui web, internet, intranet, ekstranet atau kombinasi dari beberapa
kanal tersebut. Software khusus e-business mampu menjamin integrasi proses bisnis baik internal
maupun lintas perusahaan sesuai dengan kanal yang digunakan. E-business melibatkan proses
bisnis menyeluruh di seluruh value chain baik itu electronic purchasing, supply chain
2|Halaman
management, memproses pesanan secara elektronik, menangani pelayanan customer, dan
bekerjasama dengan rekan bisnis.
C.1. Consumer Relationship Management (CRM)
Menurut Kalakota dan Robinson (2001), CRM adalah integrasi dari strategi penjualan,
pemasaran, dan pelayanan yang terkoordinasi. Pengertian lain mengatakan bahwa ia adalah
sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan,
menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pasca penjualan
dalam sebuah organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon
pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call
center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan
layanan lapangan (field service). Dapat disimpulkan bahwa CRM merupakan strategi dan
usaha untuk menjalin hubungan dengan pelanggan dan memberikan pelayanan yang
memuaskan bagi pelanggan.
C.1.1. Sasaran dan Tujuan
Sasaran utama dari CRM adalah untuk meningkatkan pertumbuhan jangka panjang
dan profitabilitas perusahaan melalui pengertian yang lebih baik terhadap kebiasaan
(behavior) pelanggan. CRM bertujuan untuk menyediakan umpan balik yang lebih
efektif dan integrasi yang lebih baik dengan pengendalian Return On Investment
(ROI) di area ini. Otomasi Tenaga Penjualan (Sales Force Automation/SFA), yang
mulai tersedia pada pertengahan tahun 80-an adalah komponen pertama dari CRM.
SFA membantu para sales representative untuk mengatur account dan track
opportunities mereka, mengatur daftar kontak yang mereka miliki, mengatur jadwal
kerja mereka, memberikan layanan training online yang dapat menjadi solusi untuk
training jarak jauh, serta membangun dan mengawasi alur penjualan mereka, dan
juga membantu mengoptimalkan penyampaian informasi dengan news sharing.
SFA, call center dan operasi lapangan otomatis ada dalam jalur yang sama dan
masuk pasaran pada akhir tahun 90-an mulai bergabung dengan pasar menjadi CRM.
Sama seperti ERP (Enterprise Resource Planning), CRM adalah sistem yang sangat
komprehensif dengan banyak sekali paket dan pilihan. Merujuk kepada Glen
Petersen, penulis buku "ROI: Building the CRM Business Case," sistem CRM yang
paling sukses ditemukan dalam organisasi yang menyesuaikan model bisnisnya
untuk profitabilitas, bukan hanya merancang ulang sistem informasinya.
CRM mencakup metoda dan teknologi yang digunakan perusahaan untuk mengelola
hubungan mereka dengan pelanggan. Informasi yang disimpan untuk setiap
3|Halaman
pelanggan dan calon pelanggan dianalisa dan digunakan untuk tujuan ini. Proses
otomasi dalam CRM digunakan untuk menghasilkan personalisasi pemasaran
otomatis berdasarkan informasi pelanggan yang tersimpan di dalam sistem.
Menurut Kalakota dan Robinson (2001), tujuan CRM adalah sebagai berikut :
a. Menggunakan hubungan dengan pelanggan untuk meningkatkan keuntungan
perusahaan
b. Menggunakan informasi untuk memberikan pelayanan yang memuaskan
c. Mendukung proses penjualan berulang kepada pelanggan
C.1.2. Fungsi-fungsi CRM
Sebuah sistem CRM harus bisa menjalankan fungsi:
a)
Mengidentifikasi faktor-faktor yang penting bagi pelanggan.
b) Mengusung falsafah customer-oriented (customer centric)
c)
Mengadopsi pengukuran berdasarkan sudut pandang pelanggan
d) Membangun proses ujung ke ujung dalam melayani pelanggan
e)
Menyediakan dukungan pelanggan yang sempurna
f)
Menangani keluhan/komplain pelanggan
g) Mencatat dan mengikuti semua aspek dalam penjualan
h) Membuat informasi holistik tentang informasi layanan dan penjualan dari
pelanggan
4|Halaman
C.1.3. Tahapan CRM
a) ACQUIRE (mendapatkan pelanggan baru)
Tahap ini berorientasikan pasar dengan tujuan meraih pelanggan baru melalui
kemudahan pengaksesan informasi dan pelayanan yang menarik.
b) RETAIN (mempertahankan pelanggan)
Tahap ini berusaha mempertahankan shareholder yang dimiliki (pelanggan)
dengan menciptakan value perusahaan di mata pelanggan dan berusaha meraih
loyalitasnya
c) EXTEND (memperluas pelanggan)
Tahap ini memanfaatkan inovasi teknologi informasi untuk dapat memperluas
pelanggan
C.1.4. Klasifikasi CRM
a) CRM operasional
i. Terkonsentrasi pada kolekting data dan praktisi strategi
ii. Mencakup proses otomatisasi yang terintegrasi dari keseluruhan proses
bisnis, seperti otomatisasi pemasaran, penjualan, dan pelayanan
iii. Berperan dalam interaksi dengan pelanggan. Dikenal sebagai front office
perusahaan
iv. Contoh : Aplikasi Web
b)
CRM analitik
i. Terkonsentrasi pada pemrosesan data dan format strategi
5|Halaman
ii. Berperan dalam memahami kebutuhan pelanggan dan melaksanakan analisis
pelanggan dan pasar, seperti analisis trend pasar dan analisis perilaku
pelanggan
iii. Dikenal sebagai back office perusahaan
iv. Input data berasal dari CRM operasional
c) CRM kolaborasi
i. Facilitates interactions with customers through all channels (personal, letter,
fax, phone, web, e-mail) and supports co-ordination of employee teams and
channels
ii. Dengan CRM kolaborasi ini setiap orang, proses dan data terintegrasi
sehingga perusahaan dapat lebih baik melayani dan mempertahankan
pelanggan
iii. Benefit dari CRM kolaborasi:
Interaksi dengan pelanggan produktif dan efisien
Biaya customer service dapat dikurangi
Memungkinkan interaksi multi channel dengan pelanggan secara
personal
C.1.5. Metode Implementasi CRM
a) On-premise CRM, cocok untuk perusahaan yang :
i. Ingin mengimplementasikan highly customized customer-management
practices
ii. Membutuhkan data spesialis yang terstruktur
iii. Mempunyai kebutuhan integrasi yang kompleks & real time serta didukung
sistem in-house IT resources
iv. Mampu menanggulangi modal investasi awal dan biaya tetap lainnya
v. Berhadapan dengan data sensitif yang tidak boleh dilihat perusahaan lain
b) On-demand/hosted CRM cocok untuk perusahaan yang:
i. Ingin mengimplementasikan proses standar dari varietas industri dan
perusahaan
ii. Mampu menggunakan struktur data standar
iii. Mempunyai kebutuhan integrasi dasar
iv. Personal dan tenaga teknikalnya terbatas
v. Mencari harga bervariasi dan biaya inisiasi lebih rendah
vi. Berhadapan dengan data non-proprietary
6|Halaman
C.1.6. Keunggulan CRM
a) Meningkatkan akses ke informasi mengenai pelanggan
b) Pelayanan pelanggan yang lebih baik
c) Respon yang lebih cepat ke kebutuhan pelanggan
d) Meningkatkan kepuasan pelanggan
e) Mempertahankan loyalitas pelanggan
C.2.
Supply Chain Management (SCM)
Manajemen Rantai Suplai (Supply chain management) adalah sebuah proses payung di
mana produk diciptakan
dan
disampaikan
kepada konsumen dari
sudut
struktural.
Sebuah supply chain (rantai suplai) merujuk kepada jaringan yang rumit dari hubungan
yang mempertahankan organisasi dengan rekan bisnisnya untuk mendapatkan sumber
produksi dalam menyampaikan kepada konsumen (Kalakota, 2001).
Tujuan yang hendak dicapai dari setiap rantai suplai adalah untuk memaksimalkan nilai
yang dihasilkan secara keseluruhan (Chopra, 2001, h5). Rantai suplai yang terintegrasi
akan meningkatkan keseluruhan nilai yang dihasilkan oleh rantai suplai tersebut.
Manajemen Rantai Suplai adalah koordinasi dari bahan, informasi dan arus keuangan antara
perusahaan yang berpartisipasi. Manajemen rantai suplai bisa juga berarti seluruh jenis
kegiatan komoditas dasar hingga penjualan produk akhir ke konsumen untuk mendaur
ulang produk yang sudah dipakai.
a)
Arus material melibatkan arus produk fisik dari pemasok sampai konsumen melalui
rantai, sama baiknya dengan arus balik dari retur produk, layanan, daur ulang dan
pembuangan.
b) Arus informasi meliputi ramalan permintaan, transmisi pesanan dan laporan status
pesanan, arus ini berjalan dua arah antara konsumen akhir dan penyedia material
mentah.
c)
Arus keuangan meliputi informasi kartu kredit, syarat-syarat kredit, jadwal pembayaran
dalam penetapan kepemilikandan pengiriman (Kalakota, 2001)
7|Halaman
Menurut Turban, Rainer, Porter (2004), terdapat 3 macam komponen rantai suplai, yaitu:
a) Rantai Suplai Hulu/Upstream Supply Chain
Bagian upstream (hulu)
supply
perusahaan manufaktur dengan
chain
para
meliputi
penyalurannya
aktivitas
(yang
dari
suatu
mana
dapat
manufaktur, assembler, atau kedua-duanya) dan koneksi mereka kepada pada penyalur
mereka (para penyalur second-trier). Hubungan para penyalur dapat diperluas kepada
beberapa strata, semua jalan dari asal material (contohnya bijih tambang,
pertumbuhan tanaman). Di dalam upstream supply chain, aktivitas yang utama adalah
pengadaan.
b) Manajemen Internal Suplai Rantai/Internal Supply Chain Management
Bagian dari internal supply chain meliputi semua proses pemasukan barang ke gudang
yang digunakan dalam mentransformasikan masukan dari para penyalur ke dalam
keluaran organisasi itu. Hal ini meluas dari waktu masukan masuk ke dalam organisasi.
Di dalam rantai suplai internal, perhatian yang utama adalah manajemen produksi,
pabrikasi, dan pengendalian persediaan.
c) Segmen Rantai Suplai Hilir/Downstream Supply Chain Segment
Downstream (arah muara) supply chain meliputi semua aktivitas yang melibatkan
pengiriman produk kepada pelanggan akhir.
Di dalam downstream supply chain,
perhatian diarahkan pada distribusi, pergudangan, transportasi, dan after-sales-service.
C.2.1. Permasalahan SCM
Manajemen suplai rantai harus memasukan problem dibawah:
a) Distribusi Konfigurasi Jaringan
Jumlah dan lokasi supplier, fasilitas produksi, pusat distribusi ( distribution
centre/D.C.), gudang dan pelanggan.
8|Halaman
b) Strategi Distribusi
Sentralisasi atau desentralisasi, pengapalan langsung, Berlabuh silang, strategi
menarik atau mendorong, logistik orang ke tiga.
c) Informasi
Sistem terintregasi dan proses melalui rantai suplai untuk membagi informasi
berharga, termasuk permintaan sinyal, perkiraan, inventaris dan transportasi dsb.
d) Manajemen Inventaris
Kuantitas dan lokasi dari inventaris termasuk barang mentah, proses kerja, dan
barang jadi.
e) Aliran dana
Mengatur syarat pembayaran dan metodologi untuk menukar dana melewati
entitas di dalam rantai suplai.
Eksekusi rantai suplai ialah mengatur dan koordinasi pergerakan material, informasi
dan dana di antara rantai suplai tersebut. Alurnya sendiri dua arah.
C.2.2. Aktivitas/Fungsi SCM
Manajemen rantai suplai ialah pendekatan antar-fungsi (cross functional) untuk
mengatur pergerakan material mentah kedalam sebuah organisasi dan pergerakan
dari barang jadi keluar organisasi menuju konsumen akhir. Sebagaimana korporasi
lebih fokus dalam kompetensi inti dan lebih fleksibel, mereka harus mengurangi
kepemilikan mereka atas sumber material mentah dan kanal distribusi.
Fungsi ini meningkat menjadi kekurangan sumber ke perusahaan lain yang terlibat
dalam
memuaskan
permintaan
konsumen,
sementara
mengurangi
kontrol
manajemen dari logistik harian. Pengendalian lebih sedikit dan partner rantai suplai
menuju ke pembuatan konsep rantai suplai. Tujuan dari manajemen rantai suplai
ialah meningkatkan kepercayaan dan kolaborasi di antara rekanan rantai suplai, dan
meningkatkan inventaris dalam kejelasannya dan meningkatkan percepatan
persediaan.
Secara garis besar, fungsi manajemen ini bisa dibagi tiga, yaitu distribusi, jejaring
dan perencaan kapasitas, dan pengembangan rantai suplai. Beberapa model telah
diajukan untuk memahami aktivitas yang dibutuhkan untuk mengatur pergerakan
material di organisasi dan batasan fungsional. SCOR adalah model manajemen
rantai suplai yang dipromosikan oleh Majelis Manajemen Rantai Suplai. Model lain
ialah SCM yang diajukan oleh Global Supply Chain Forum (GSCF). Aktivitas suplai
rantai bisa dikelompokan ke tingkat strategi, taktis, dan operasional.
9|Halaman
C.2.3. Strategis Penerapan SCM
a)
Optimalisasi jaringan strategis, termasuk jumlah, lokasi, dan ukuran
gudang, pusat distribusi dan fasilitas
b) Rekanan strategis dengan pemasok suplai, distributor, dan pelanggan, membuat
jalur komunikasi untuk informasi amat penting dan peningkatan operasional
seperti cross docking, pengapalan langsung dan logistik orang ketiga
c)
Rancangan produk yang terkoordinasi, jadi produk yang baru ada bisa
diintregasikan secara optimal ke rantai suplai,manajemen muatan
d) Keputusan dimana membuat dan apa yang dibuat atau beli
e)
Menghubungkan strategi organisasional secara keseluruhan dengan strategi
pasokan/suplai
C.2.4. Taktis
a)
Kontrak pengadaan dan keputusan pengeluaran lainnya
b) Pengambilan Keputusan produksi, termasuk pengontrakan, lokasi, dan kualitas
dari inventori
c)
Pengambilan keputusan inventaris, termasuk jumlah, lokasi, penjadwalan, dan
definisi proses perencanaan.
d) Strategi transportasi, termasuk frekuensi, rute, dan pengontrakan
e)
Benchmarking atau pencarian jalan terbaik atas semua operasi melawan
kompetitor dan implementasi dari cara terbaik diseluruh perusahaan
f)
Gaji berdasarkan pencapaian
C.2.5. Operasional
a)
Produksi harian dan perencanaan distribusi, termasuk semua hal di rantai suplai
b) Perencanaan produksi untuk setiap fasilitas manufaktru di rantai suplai (menit ke
menit)
c)
Perencanaan permintaan dan prediksi, mengkoordinasikan prediksi permintaan
dari semua konsumen dan membagi prediksi dengan semua pemasok
d) Perencanaan pengadaan, termasuk inventaris yang ada sekarang dan prediksi
permintaan, dalam kolaborasi dengan semua pemasok
e)
Operasi inbound, termasuk transportasi dari pemasok dan inventaris yang
diterima
f)
Operasi produksi, termasuk konsumsi material dan aliran barang jadi (finished
goods)
g) Operasi outbound, termasuk semua aktivitas pemenuhan dan transportasi ke
pelanggan
10 | H a l a m a n
h) Pemastian perintah, penghitungan ke semua hal yang berhubungan dengan rantai
suplai, termasuk semua pemasok, fasilitas manufaktur, pusat distribusi, dan
pelanggan lain
C.2.6. Strukturisasi dan Tiering
Jika dilihat lebih dekat pada apa yang terjadi dalam kenyataannya, istilah rantai
suplai mewakili sebuah serial sederhana dari hubungan antara komoditas dasar dan
produk akhir. Produk akhir membutuhkan material tambahan kedalam proses
manufaktur.
C.2.7. Arus Material dan Informasi
Tujuan dalam rantai suplai ialah memastikan material terus mengalir dari sumber ke
konsumen akhir. Bagian-bagian (parts) yang bergerak di dalam rantai suplai
haruslah berjalan secepat mungkin. Dan dengan tujuan mencegah terjadinya
penumpukan inventori di satu lokal, arus ini haruslah diatur sedemikian rupa agar
bagian-bagian tersebut bergerak dalam koordinasi yang teratur. Istilah yang sering
digunakan ialah synchronous.
Terkadang sangat susah untuk melihat sifat arus "akhir ke akhir" dalam rantai suplai
yang ada. Efek negatif dari kesulitan ini termasuk penumpukan inventori dan respon
tidak keruan pada permintaan konsumen akhir. Jadi, strategi manajemen
membutuhkan peninjauan yang holistik pada hubungan suplai.
Teknologi informasi memungkinkan pembagian cepat dari data permintaan dan
penawaran. Dengan membagi informasi di seluruh rantai suplai ke konsumen akhir,
kita bisa membuat sebuah rantai permintaan, diarahkan pada penyediaan nilai
konsumen yang lebih. Tujuannya adalah mengintegrasikan data permintaan dan
suplai jadi gambaran yang akuarasinya sudah meningkatdapat diambil tentang sifat
dari proses bisnis, pasar dan konsumen akhir. Integrasi ini sendiri memungkinkan
peningkatan keunggulan kompetitif. Jadi dengan adanya integrasi ini dalam rantai
suplai akan meningkatkan ketergantungan dan persediaan minimum.
C.3. Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP (Enterprice Resource Planning) adalah suatu cross-functional atau sistem informasi
yang diperuntukkan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa guna mengintegrasikan dan
mengotomasikan proses bisnis di dalam pabrik, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan,
dan sumber daya manusia. Implementasi ERP merupakan investasi dan juga tulang
punggung perusahaan guna meningkatkan efisiensi kinerja serta mengembangkan bisnis.
11 | H a l a m a n
Pada prinsipnya dengan sistem ERP, sebuah industri atau perusahaan dapat berjalan secara
optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien, seperti biaya
inventory maupun biaya kerugian akibat kesalahan teknis.
ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II), yaitu merupakan hasil
evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem
ERP secara modular biasanya mengangani proses manufaktur, logistik, distribusi,
persediaan, pengapalan, dan akunting perusahaan. Artinya bahwa sistem ini kemudian akan
membantu mengontrol seluruh aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi,
manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
Pendekatan pada sistem ERP dalam aplikasi bisnis pembelian dapat dilakukan dengan 2
cara, yaitu: Pertama, modul ERP terintegrasi, terutama pada suatu definisi umum dan
database umum. Suatu transaksi diproses di dalam satu area, seperti penerimaan pesanan,
dampak transaksi ini dengan seketika dapat dicerminkan di dalam semua area lain yang
berhubungan, seperti agenda produksi akuntansi, suatu pembelian. Kedua, modul ERP telah
dirancang untuk mencerminkan cara tertentu dalam melakukan suatu satuan proses bisnis
tertentu.
Sistem ERP didasarkan pada suatu pandangan terhadap nilai bisnis, dimana departemen
fungsional yang mengkoordinir pekerjaan mereka. Untuk menerapkan suatu sistem ERP,
selanjutnya, suatu perusahaan mengubah proses bisnisnya.
Jika perusahaan membeli suatu sistem ERP, perusahaan harus mengubah prosesnya agar
dapat sesuai dengan paket software yang digunakan. Perusahaan menyesuaikan diri dengan
paket software ERP dan sebaliknya. Tujuan ERP system adalah memberikan satu aplikasi
tunggal yang bekerja secara terintegrasi yang meliputi berbagai divisi dalam perusahaan,
seperti planning, marketing, manufacturing, sales, finance, purchasing, Human Resource.
12 | H a l a m a n
C.3.1. Keuntungan Implementasi ERP
Keuntungan implementasi ERP bagi PT. XYZ adalah:
a) ERP membantu memperlancar proses bisnis dan membuatnya jadi lebih mudah,
murah, cepat dan efisien.
b) Mengurangi biaya-biaya berupa penghematan biaya operasional PT. XYZ. Hal
ini disebabkan karena sistem ERP sudah didesain sedemikian rupa sehingga
dapat mengurangi dan menghilangkan duplikasi data.
c) Pengambilan
keputusan,
Sistem
ERP
yang
merupakan
sistem
yang
mengintegrasikan seluruh data dan informasi sangat membantu PT. XYZ dalam
pengambilan keputusan, terutama apabila akan muncul masalah dalam PT. XYZ
maka dengan cepat mereka dapat mengetahuinya dan segera mencari dan
mengambil keputusan guna memecahkan masalah tersebut.
d) Meningkatkan etos kerja karyawan, karena proses kerja tersusun sesuai dengan
standar operasi perusahaan yang sudah dibakukan.
e) Meningkatkan jumlah penjualan, karena sistem ERP ini membantu dalam keluar
masuknya arus barang.
f) Menambah daya saing perusahaan, karena ERP membantu dalam distribusi
produk XYZ dengan memberikan informasi yang cepat dan akurat bagi
konsumen.
g) Mengurangi kecurangan dan biaya dengan menghapuskan aktifitas yang tidak
memiliki nilai tambah.
Manfaat yang diperoleh PT. XYZ dengan penerapan ERP sistem dalam proses
bisnisnya antara lain:
a) Kecepatan informasi lebih dari 1 bagian ke bagian lain serta mampu menambah
jam kerja. Contohnya:
i. Keberhasilan dalam memengkas lama barang di gudang dari 180 hari menjadi
110 hari. Seperti pada saat ada perubahan inventory seehingga tidah terjadi
off production (terhentinya kegiatan oprasional atau produksi perusahaan)
ii. Laporan konsolidasi bulanan yang tadinya telat 10 hari, kini dapat dilaporkan
tiap tanggal 4 (sebelumnya selesai pada tanggal 10 atau 12 pada bulan
berikutnya). Artinya bahwa pihak manajemen mendapatkan informasi yang
lebih cepat dan dapat mengetahui naik turunnya suatu produk secara detail.
b) Meningkatkan kepuasan konsumen
Kebutuhan informasi antar kantor cabang XYZ sudah online, termasuk juga
online dengan bagian produksi. Dari segi keuangan, tiap-tiap divisi atau bisnis
13 | H a l a m a n
unit yang ada tidak perlu menunggu lama untuk memperoleh memo dari bagian
keuangan. Hal ini karena proses approval yang langsung dapat dicek oleh
pimpinan via jaringan elektronik.
c) Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan
penjualan obat.
d) Adanya Batch Number yang mengikuti mekanisme cara pembuatan obat (CPO)
yang benar, berguna untuk:
i. Menelusuri hingga bahan baku apabila terjadi kesalahan atau masalah dengan
produksi.
ii. Mendeteksi produk yang mendekati kadaluarsa obat maupun makanan
kesehatan.
C.3.2. Kendala Implementasi ERP
Dalam menjalankan bisnisnya, PT Kalbe menemui beberapa kendala terutama dalam
penerapan ERP. Kendala yang ditemui PT. XYZ dalam implementasi ERP, yakni:
a. Biaya yang tinggi
Biaya implementasi ERP yang sangat bervariasi dari ribuan dollar hingga jutaan
dollar, serta biaya Business Process Re-engineering yang sangat tinggi.
b) Perangkat keras dan lunak merupakan bagian kecil dari total biaya.
Manajemen PT. XYZ menganggarkan US$500.000 untuk sistem dan Rp. 2-3
Milyar untuk perangkat keras. Ini ditujukan agar keuntungan yang akan
diperoleh semakin tinggi.
c) Mengenai change management terkait proses pemeliharaan dan pengembangan
serta pendamping pada saat proses penerapan ERP di PT. XYZ.
d) Resiko yang tinggi
Jika terjadi kegagalan dalam implementasi ERP maka akan menimbulkan resiko
yang sangat tinggi yang kemudian akan membahayakan bahkan membunuh
bisnis yang bersangkutan.
Cara yang dilakukan PT. XYZ dalam menyikapi kendala-kendala yang dihadapi
adalah:
a) Melakukan Risk Assesment dengan melakukan pemetaan titik-titik yang
dianggap rawan jika terjadi suatu musibah.
b) Membangun sebuah Disaster Recovery Center untuk menghindari kejadiankejadian yang tidak diinginkan seperti kebakaran maupun gempa bumi atau
lainnya yang dimana sebelumnya telah dilakukan kegiatan risk assesment untuk
14 | H a l a m a n
memlih lokasi yang tepat. XYZ menggunakan Key Perfomance Indikator untuk
menilai kinerja para vendor yang pengukurannya didasarkan atas 5 parameter,
yaitu right delivery, right quality, right quantity, right price dan right service.
C.3.3. Keuntungan ERP bagi Perusahaan
Mempergunakan sebuah sistem ERP dapat memberikan banyak keuntungan, baik
langsung maupun tidak langsung. Fan, et al dalam Yahaya Yusuf, et al (2006)
menyatakan ERP merupakan fungsi sistem aplikasi software yang dapat membantu
organisasi dalam mengendalikan bisnis yang lebih baik karena dapat mengurangi
tingkat stok dan inventori, meningkatkan perputaran stok, mengurangi cycle time
order, meningkatkan produktivitas, komunikasi lebih baik serta berdampak pada
peningkatan benefit (keuntungan) perusahaan.
Menurut Leon (2005) yang hampir sama dengan Fan, et al menyatakan bahwa ERP
mempunyai keuntungan yakni : Pengurangan lead-time, pengiriman tepat waktu,
pengurangan dalam waktu siklus, kepuasan pelanggan yang lebih baik, kinerja
pemasok yang lebih baik, peningkatan fleksibilitas, pengurangan dalam biaya-biaya
kualitas, penggunaan sumber daya yang lebih baik, peningkatan akurasi informasi
dan kemampuan pembuatan keputusan.
D. SARANA KOMUNIKASI DAN KOLABORASI BISNIS
E-business dapat diterapkan melalui berbagai sarana komunikasi untuk menjamin terbangunnya
kolaborasi yang baik. Adapun beberapa saran komunikasi dan kolaborasi berdasarkan waktu dan
lokasi komunikan, antara email, VoIP, dan video conference.
Grudin memplotkan telah
mengklasifikasikan sarana komunikasi yang dapat dipakai berdasarkan waktu dan tempat.
Same Place
Same Time
Different
Time
Different Time,
Not Known
Meeting Room
Work Shift
Team Rooms
Different Places,
Known
Tele/Video/Desktop
Conferencing, Instant
Messaging
E-Mail
Collaborative
Writing,
Discussion
Forum
Different Places,
Unknown
Interactive Multicast
Seminar, Instant
Messaging
Bulletin Board
Workflow
15 | H a l a m a n
E. KESIMPULAN DAN SARAN
E.1. Kesimpulan
Perlahan namun pasti E-business mulai merevolusi aktivitas bisnis konvensional yang
sebelumnya resource intensive menjadi technology intensive. Kerasnya persaingan bisnis
menuntut perusahaan untuk lebih sensitif terhadap perubahan yang mampu meningkatkan
efisiensi waktu dan biaya secara signifikan. Terlebih lagi perusahaan yang bergelut dalam
aktivitas bisnis yang kompleks dan berketelitian tinggi.
Kombinasi ICT dan e-business menawarkan reliabilitas informasi yang cepat dan tepat bagi
penggunanya.
Kecepatan dan ketepatan informasi merupakan modal penting dalam
peningkatan produktivitas dan membangun hubungan kerja yang baik antar stakeholders.
E-business yang diterapkan dalam sebuah organisasi meliputi CRM, SCM, HRM, FCM,
ERP, dsb yang saling berelasi satu sama lain untuk memberikan masukan bagi pengambil
keputusan. Output yang dihasilkan umumnya berupa informasi digital, sehingga dapat
diubah dari ke dalam berbagai bentuk keluaran.
E.2. Saran
Andam (2003) menyatakan bahwa perkembangan e-business di sebagian negara
berkembang masih belum memuaskan karena beberapa hal, antara lain:
a) Biaya akses internet yang masih tinggi, termasuk biaya layanan koneksi, biaya
komunikasi, biaya hosting website dengan bandwidth yang memadai;
b) Ketersediaan kartu kredit dan sistem perkartu-kreditan nasional yang masih terbatas;
c) Belum berkembangnya infrastruktur transportasi yang berakibat keterlambatan dan
ketidaktentuan pengiriman barang dan jasa
d) Masalah keamanan jaringan dan jaminan keamanan yang kurang memadai;
e) Minimnya jumlah sumber daya manusia terampil dan kunci teknologi (seperti
terbatasnya pekerja teknologi informasi yang professional);
f) Pembatasan isi demi alasan kemanan nasional dan kebijakan public lain yang
berdampak buruk bagi aktivitas bisnis berbasis pelayanan informasi, seperti media dan
sektor hiburan;
g) Masalah lintas batas, seperti pengenalan transaksi atas ketentuan hukum dan peraturan
lain seperti keanggotaan ASEAN, sertifikasi pelayanan, peningkatan metode
pengiriman dan fasilitasi bea cukai; dan
h) Rendahnya upah tenaga kerja yang pada akhirnya menempatkan bahwa perubahan
menuju aktivitas baru (e-busness) menjadi pilihan yang kurang menarik (capital
intensive).
16 | H a l a m a n
DAFTAR PUSTAKA
Amit, Raphael and Christoph Zott. 2001. Value Creation in E-Business. Strategic Management
Journal
22:
493–520.
Diakses
http://uazuay.edu.ec/bibliotecas/e-
business/Value_Creation_in_E-Business.pdf pada tanggal 10 Juli 2011.
Andam, Zoraya Ruth. 2003. E-Commerce and E-Business. E-Asean Task Force. Diakses
http://www.apdip.net/publications/iespprimers/eprimer-ecom.pdf pada tanggal 10 Juli 2011
Anonymous.
2004.
ICT,
E-Business,
and
SMEs.
OECD.
Diakses
http://www.oecd.org/dataoecd/32/28/34228733.pdf pada tanggal 13 Juli 2011
Kalakota, Ravi dan Marcia Robinson. 2001. E-Business 2.0: Roadmap for Success. Atlanta: AddisonWesley Professional.
Kalakota, Ravi and Marcia Robinson. 2000. E-Business 2.0: Looking Over The New Horizon.
Diakses http://files.myopera.com/Alibobo/blog/e-Biz2.pdf?1310285850 pada pada tanggal
10 Juli 2011.
Shalahuddin,
M.
2008.
Keterkaitan
Sistem
Informasi
dengan
E-Business.
Diakses
http://uazuay.edu.ec/bibliotecas/e-business/Value_Creation_in_E-Business.pdf pada tanggal
13 Juli 2011.
17 | H a l a m a n