KOMUNIKASI BERKESAN (Effective Communication)

KOMUNIKASI BERKESAN
Dr Suriyakatun Osman
c/o Klinik Taqwa, MT663
HOLISTIC
LEADERS
Masjid
Tanah, Melaka 78300
tel 063842200
Pengenalan program
Fasa 1
 Pemecah kedinginan
 Pengenalan dan Sinopsis
 Sumbangan dari Anda
 Sumbangan dari Saya
 Cara pengendalian program
 Acara simbolik
Peta Program
Peta program:

Definisi dan skop program hari ini
 Definisi
 Anatomi dan fisiologi komunikasi
 Dengan?
 Komunikasi dengan diri sendiri
 Komunikasi dengan Allah
 Komunikasi dengan Manusia
 Jenis-jenis komunikasi
 Melalui perbuatan dan bahasa badan
 Melalui pemikiran
Sambungan Peta Program



Komunikasi berkesan
Rintangan yang menghalang
7 cabaran komunikasi








Mendengar
Keterangan niat/tujuan
Expressi
Ubah bahasa kritis
Teknik menyoal,
Ucapan apresiasi,
Tumpuan pada pembelajaran
Rumusan
Definisi 1 APAKAH KOMUNIKASI ??
SIAPA bercakap
APA dengan
SIAPA melalui
saluran APA
bagi kesan
APA
Komunikasi adalah
Proses Menyampai
& Menerima
Pandangan (idea)
& Perasaan
dengan tujuan
menukar persepsi
atau tingkahlaku
(manusia) !!
Definisi 2

is the process of exchanging information and
ideas. An active process, it involves encoding, transmitting, and decoding intended
messages. There are many means of communicating and many different language systems. Speech and language are only a portion of communication. Other aspects of
communication may enhance or even eclipse
the linguistic code. These aspects are paralinguistic, nonlinguistic, and metalinguistic.
...
Definisi 3



The transmission of information so that the recipient understands what the sender intends.
Communication is a movement of matter or energy between two parts of the universe. This
matter or energy can be a carrier of information.
A fundamental component of social behavior;
the transmission of information (messages) between a sender and a receiver using any of the
five senses. Language is a form of communication specific to humans.
A natomi Komunikasi
• Sains Berkomunikasi
(Science of Communication)
– Anggota badan utama
 Mulut & anggota
dalamnya
 Paru
– Anggota Sekunder
 Raut muka, mata,
bibir
 Tangan, badan, kaki
 Telinga, kulit
• Kesenian Berkomunikasi (Art of Communication)
– Menggunakan
kemudahan sediada bagi
‘menghidupkan’
matlamat berkomunikasi = bijak
menggunakan
kemahiran
Anatomi 2
6 BENTUK KOMUNIKASI
1. Inter organisational
–
Between organisations
e.g. customer, supplier
2. Intra organisational
–
Within an organisation
e.g. meeting btw
department
discussion
3. Intergroup
–
Btw. Groups within an organisation
4. Intragroup
– Within a group
5. Interpersonal
– Btw. individuals
6. Intrapersonal
– Talk to ourselves
e.g. to help us
remember something
Fisiology
Berkomunikasi…..
Cara
Pen
Kenal
Penerima
dek
a
tan
Dengan Siapa?
Diri
Allah
Keluarga
Pelanggan
Rakan sekerja/luar
Manusia lain
LATIHAN: Dalam skala 1-10 dimana1 paling rendah dan 10 paling baik, nilai setiap aspek komunikasi anda






Kenapa komunikasi tidak
baik? Alam berbeza?
tapi??Emmm … tak sama..
boleh Komunikasi?
PROSES KOMUNIKASI
mesej
saluran
feedback
JENIS KOMUNIKASI
VERBAL
NON
VERBAL
APAKAH KOMUNIKASI
BERKESAN ???
MAKNA yang
DIMAKSUDKAN
(Dari sumber
Pengeluar /
Pemberi)
MAKNA yang
DIFAHAMI
(oleh Penerima)
APAKAH KOMUNIKASI
??? BERKESAN
Jika anda boleh
membayangkan
perkataan yg
diucapkan, anda
boleh ingat
mesej yg
dimasudkan
Untuk lebih berkesan ….
Apa yg
dikatakan
VERBAL
+
Intonasi
Bagaimana
dikatakan
7%
+
38 %
Untuk lebih berkesan ….
NON VERBAL
• Raut muka
• Bahasa badan
(body language)
• Ketrampilan diri
• Peradaban
• Lain…
55 %
Adakah anda tahu ….
Dalam sehari….
• Wanita bercakap lebih
kurang 15,000 -20,000
perkataan
tetapi…..
•
Lelaki hanya bercakap
7,000 -12,000 perkataan
Musibah kerana ‘kecelakaan
komunikasi’



Tak bertegur sapa  pemulauan / boikot
Tak ambil perduli  sabotaj / merosakkan
harta benda
Salah faham  pembunuhan / peperangan
Halangan kepada Komunikasi
Halangan
dalaman
Halangan
luaran
10 Halangan Utama
Komunikasi
1. BAHASA
– Telo, loghat
– Perkataan yg dipilih
2. PERSEPSI, PREJUDIS
& STEREOTYPING
– Mirip mendengar
apa yg kita suka
dengar sajar
– Lihat apa yg kita
suka trengok saja
– Fikir apa yg ikita
selalu fikirkan saja
– Membuat tanggapan / andaian terhadap seseorang /
keadaan
3. IMEJ DIRI SENDIRI
– Bagaimana kita lihat diri
sendiri
• Professional atau
amatur
• Peramah atau malu
• Konfiden atau gugup
•Imej diri akan terserlah
dalam pertuturan
4.STATUS
– Membataskan
pergaulan
antara kedudukan
– Terdapat keadaan
dimana “tapisan
informasi”
5. PERCANGGAHAN
•
Isyarat badan tak
menyokong apa yg
dilafazkan
6. FAKTOR TERSENDIRI
– Komunikasi dgn OKU
– pekak atau atas
kereta roda
– Berlainan nilai atau
pandangan
– Perbezaan umur yg
ketara
7. FAKTOR
PERSEKITARAN
•
Kawasan yg bising
8. KESESUAIAN MASA
•
Tak ada masa utk
berkomunikasi secara
berkesan
9. MESEJ YG RUMIT
10. MENDENGAR
Halangan kepada Komunikasi
Berkesan
Bunyi (bising)
= Bunyian yang
bising yang
menjejaskan
komunikasi
Sumber Utama Kebisingan
• Salah pilihan saluran
• Arahan lisan / tulisan yg
lemah
• Gagal kesan isyarat badan
yg diberi
• Gangguan fizikal
• Kesan kedudukan
Halangan kepada Komunikasi
Berkesan
???
?
idea
saluran
Fasa
Kommunikasi dalam konsep
coaching
 Connect
 Contract
 Clarify
 Challenge
 Co-create
 Commit
 Change
 Continue
 Close
7 Challenges in Communication
Skills
Holistic Leaders
From the free online resource by Dennis Rivers
www.newconversations.net/workbook/
Communication Challenge
Skills one
Listening more carefully
and more responsively
- acknowledging the
feelings and wants that
others are expressing compassionately allowing people to feel whatever they feel (which
sets the example for
others to hear & accept
my feelings, also).
Kunci Menjadi Pendengar

Beri tumpuan sepenuhnya




Emosi, minda & fizikal
Beri laluan kepada orang yg bercakap
(speaker)
Cuba dengar idea utama yg dicakapkan / dibincangkan
Habiskan mendengar sebelum anda
mula bercakap
Kunci Menjadi Pendengar

Tanya soalan




Fikir secara pantas



Jika perlu
Bagi mendapatkan penjelasan
Tanpa mengganggu mood
Jika perlu beri maklumbalas
‘Mencerna’ matlumat secara pantas
Tidak terlalu beremosi
Communication Challenge 1
•1. Ignoring.
•2. Pretending to listen.
•3. Selective listening.
•4. Attentive listening.
•5. Emphatic listening.
8th Habit Steven C
5 levels of
listening:
KEMAHIRAN BERKOMUNIKASI
 Tunjukkan
minat
 Kenalpasti isu-isu penting
 Buat rumusan & semak selalu
 Kenalpasti ancaman utama
Communication Skills Challenge two

Explaining my conversational intent and inviting
consent by using conversational openers such as,
"Right now I would like to
take a few minutes and
ask you about...
[subject]." The more important the conversation,
the more important it is to
know & share the overall
goal.
Communication Skills Challenge three
 Expressing myself more
clearly and more completely - giving my listeners the information they
need to understand (mentally reconstruct) my experiences. One good way
is to use "the five I-messages": what/how I observe,
feel,interpret/evaluate,
want, and hope for.
Communication Skills Challenge four
 Translating my criticisms
and complaints into requests & explaining the
positive results of having
my request granted -doing this for both my
own complaints and the
complaints that others
bring to me.
Communication Skills Challenge Five
 Asking questions more
"open-endedly" and more
creatively. "How did you
like that movie?" is an openended question that invites
a wide range of answers.
"Did you like it?" suggests
only "yes" or "no" as answers and does not encourage discussion. (How do
you feel about this suggestion?)
Communication Skills Challenge Six:

Thanking. Expressing
more gratitude, appreciation, encouragement and
delight in everyday life.
In a world full of problems, look for opportunities to give praise. Both
at home & at work, it is
the bond of appreciation
that makes relationships
strong enough to allow for
problem-solving.
Kemahiran Komunikasi
Berkesan
• ada empati
• cari masa yg sesuai
• berfikiran positif
• memilih lokasi yg sesuai
• fikir dulu ‘masak-masak’
• 'mendengar' emosi
KEMAHIRAN BERKOMUNIKASI
 Sensitif
& responsif kpd emosi
 Jadikan setiap sessi komunikasi
sebagai input positif & berhasil
(jgn banyak cakap2 kosong)
 Tinggalkan tanggapan / persepsi
yang positif & berkekalan selepas
itu.
KEMAHIRAN BERKOMUNIKASI
 Sensitif
& responsif kpd emosi
 Jadikan setiap sessi komunikasi
sebagai input positif & berhasil
(jgn banyak cakap2 kosong)
 Tinggalkan tanggapan / persepsi
yang positif & berkekalan selepas
itu.
Mengelakkan •Salah Faham
•Pertelingahan
•Penangguhan
•Kesilapan
Communication Skills Challenge
Seven:

Focusing on learning...
Making better communication an important part
of my everyday life... instead of just enduring difficult conversations, seeing each conversation as
an opportunity to grow in
skill, awareness and
compassion... turning
each opponent into a
learning and problemsolving partner.