BAB 2 STUDI PUSTAKA

BAB 2
STUDI PUSTAKA
2.1
Penelitian Terdahulu
James E. Grunig dari University of Maryland dan Yi-Hui Huang dari
National University Chengchi di Taiwan berpendapat, berdasarkan penelitian
yang telah mereka lakukan terdahulu, bahwa beberapa atribut yang paling
penting dari pembentukan hubungan yang harmonis adalah terciptanya
kepercayaan, pengertian, kredibilitas, sikap, mutualitas kontrol atau
menghindari konflik, dan akhirnya adalah pemeliharaan hubungan yang
kondusif antara organisasi dan konstituen kunci.1
Pada penelitian lain yang dilakukan dua profesor, Robert M. Morgan
dari University of Alabama dan Shelby D. Hunt dari Texas Tech University,
dalam sebuah artikel di Juli 1994 Journal of Marketing, mengklaim bahwa
penelitian yang mereka lakukan telah menunjukkan bahwa hubungan yang
sukses membutuhkan "Komitmen dan kepercayaan”. Mereka berpendapat
bahwa kedua variabel sangat penting untuk mengukur apakah hubungan
relasi internal cenderung bertahan dalam jangka panjang.2
Hubungan antara peneliti sebelumnya dengan penelitian yang peneliti
lakukan sekarang adalah pada dua penelitian sebelumnya juga meneliti
tentang signifikansi relasi internal, sedangkan yang membedakan penelitian
1
http://search.proquest.com/docview/222390718/13E71137D3538CD1676/5?accountid=31532
[Diakses 10 Mei 2013]
2
Ibid.
9
10
sebelumnya dengan penelitian yang peneliti lakukan sekarang adalah pada
penelitian ini peneliti melihat dampak yang dihasilkan melalui peran Public
Relations internal dalam menciptakan signifikansi relasi internal karyawan
melalui program Huddle Up yang dilaksanakan oleh PT. Pariwara.
2.2
Teori-teori Umum
Teori umum merupakan teori yang digunakan untuk mendukung
penelitian secara keseluruhan mengenai peran Public Relations dalam
menciptakan signifikansi relasi internal perusahaan melalui program Huddle
Up pada PT. Pariwara. Teori-teori dasar yang dipakai oleh peneliti yang
berkaitan dengan penelitian adalah teori komunikasi, teori komunikasi
organisasi dan Public Relations.
2.2.1 Komunikasi
2.2.1.1 Model Sirkuler
Model sirkuler ditandai dengan adanya unsur feedback .
Dengan demikian, proses komunikasi tidak berawal dari satu titik dan
berakhir pada titik yang lain. Jadi, proses komunikasi sirkuler itu
berbalik satu lingkaran penuh. Komunikasi yang efektif mempunyai
ciri-ciri, yaitu dua arah (two ways). Model seperti ini menunjukkan
adanya arus dari satu orang kepada orang lain atau dari kelompok
kepada kelompok lainnya, melalui umpan feed back , kembali kepada
orang semukla, membuat loop atau putaran penutup (Nurjaman, 2012:
40).
11
2.2.1.2 Proses Komunikasi
Proses komunikasi adalah setiap langkah mulai dari saat
menciptakaninformasi sampai dipahami oleh komunikan. Komunikasi
adalah sebuah proses, sebuah kegiatan yang berlangsung kontinu.
Joseph De Vito (1996) mengemukakan komunikasi adalah transaksi.
Hal tersebut dimaksudkan bahwa komunikasi merupakan suatu
proses, di mana komponen-komponen saling terkait. Bahwa para
pelaku komunikasi beraksi dan bereaksi sebagai satu kesatuan dan
keseluruhan. (Suprapto, 2011: 7).
Dalam aplikasinya, langkah-langkah dalam proses komunikasi
adalah sebagai berikut :
IDE
ENCODING
PENGIRIMAN
DECODING
FEEDBACK
Gambar 2.2.1.2 Proses Komunikasi
Sumber : Suprapto, 2011 : 7
Sedangkan menurut Lasswell (Mulyana, 2005: 62) komunikasi
adalah: “Who says what in which channel to whom with what effect ”.
Terdapat lima unsur atau komponen di dalam komunikasi yaitu :
1.
Who, yakni berkenaan dengan siapa yang mengatakan.
(communicator)
12
2.
Says What, yakni berkenaan dengan menyatakan apa.
(message)
3.
In Which Channel, yakni berkenaan dengan saluran apa.
(channel)
4.
To Whoam, yakni berkenaan dengan ditunjukan kepada siapa.
(communicant/receiver)
5.
With What Effect, yakni berkenaan degan pengaruh apa.
(effect)
Komunikasi adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi
ketidak jelasan (ambiguity) yang melekat dalam perusahaan.
Komunikasi
menurut perilaku dapat dibedakan menjadi tiga (Romli,
2011: 2-3), yaitu :
1.
Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh
organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan
organisasi, misalnya berupa cara kerja di dalam organisasi,
produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan
dalam organisasi seperti memo, kebijakan, pernyataan, jumpa
pers, dan surat-surat resmi.
2.
Komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara
sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada
anggotanya secara individual.
3.
Komunikasi nonformal adalah komunikasi yang terjadi antara
komunikasi
yang
besifat
formal
dan
informal,
yaitu
komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas
13
pekerjaan organisasi atau perusahaan tersebut, misalnya rapat
mengenai ulang tahun perusahaan.
2.2.1.3 Dimensi Komunikasi
Dimensi-dimensi komunikasi dalam kehidupan organisasi
dapat dibagi
1.
menjadi :
Komunikasi Internal (Romli, 2011: 6)
Komunikasi internal organisasi adalah proses penyampaian
pesan antara anggota-anggota organisasi yang terjadi untuk
kepentingan organisasi, seperti komunikasi antara pimpinan
dan bawahan, antara sesama bawahan, dan lain sebagainya.
Komunikasi internal lazim dibedakan menjadi dua, yaitu :
a.
Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke
bawah (komunikasi dari pimpinan kepada bawahan)
dan dari bawah ke atas (komunikasi dari bawahan
kepada pimpinan).
b.
Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu komunikasi
antara sesama seperti dari karyawan kepada karyawan,
manajer kepada manajer, dan lain sebagainya.
2.
Komunikasi Eksternal (Romli, 2011: 7)
Komunikasi eksternal organisasi adalah komunikasi antara
pemimpin organisasi dengan khalayak di luar organisasi.
a.
Komunikasi
komunikasi
dari
ini
organisasi
dilaksanakan
kepada
umumnya
khalayak,
bersifat
informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga
14
khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidaknya ada
hubungan batin. Komunikasi ini dapat melalui berbagai
bentuk, seperti: majalah organisasi, press release;
artikel surat kabar atau majalah; pidato radio; film
dokumenter; brosur; leaflet; poster; konfrensi pers.
b.
Komunikasi
dari
khalayak
kepada
organisasi.
Komunikasi
dari
khalayak
kepada
organisasi
merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan dan
komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.
Komunikasi
organisasi.
merupakan
hal
yang
mengikat
kesatuan
Komunikasi membantu anggota-anggota organisasi
mencapai tujuan
mengimplementasikan
individu dan juga organisasi, merespon dan
perubahan
mengkoordinasikan aktivitas organisasi, dan ikut
organisasi,
memainkan peran
daam hampir semua tindakan organisasi yang relevan
(Romli,
2011: 7).
Keterkaitan teori komunikasi dengan penelitian ini adalah
karena penelitian ini membahas bagaimana perusahaan melakukan
komunikasi terarah melalui peran divisi Public Relations yang
menjalankan fungsi Internal Public Relations dengan menciptakan
sebuah program demi meningkatkan signifikansi relasi internal yang
disebut dengan program Huddle Up.
15
2.2.2 Komunikasi Organisasi
Istilah organisasi berasal dari bahasa Latin Organizare,
yang secara leksikal berarti panduan dari bagian-bagian yang satu
sama lainnya saling bergantung (Romli, 2011: 1).
Rogers mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang
mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan
bersama, melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas. Robert
Bonnington (dalam Romli, 2011: 1), mendefinisikan organisasi
sebagai sarana dimana manajemen mengkoordinasikan sumber bahan
dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugastugas dan wewenang.
Menurut
Wiryanto
(2005)
dalam
buku
“Komunikasi
Organisasi Lengkap”, komunikasi organisasi adalah pengiriman dan
penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal
maupun informal dari suatu organisasi (Romli, 2011: 2).
Komunikasi
organisasi
(Organizational
Communication)
terjadi dalam suatu organisasi, bersifat formal dan juga informal, dan
berlangsung dalam jaringan yang lebih besar dari pada komunikasi
kelompok. Oleh karena itu, organisasi dapat diartikan sebagai
kelompok dari kelompok-kelompok. Komunikasi organisasi seringkali
melibatkan juga komunikasi diadik, komunikasi antarpribadi, dan ada
kalanya juga komunikasi publik. Komunikasi formal adalah
komunikasi menurut struktur organisasi, yakni komunikasi ke bawah,
ke atas, dan komunikasi horizontal, sedangkan komunikasi informal
tidak bergantung pada struktur organisasi (Mulyana, 2007: 83).
16
Menurut Goldhaber (Arni, 2007: 70) komunikasi organisasi
memiliki makna yaitu :
“Organizational communications is the process of
creating and exchanging message within a
network of independent relationship to cope with
environment uncertainly”
Artinya, komunikasi organisasi adalah proses saling menukar
pesan dalam satu jaringan organisasi yang saling ketergantung satu
sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti. Definisi di
atas mengandung 7 konsep kunci komunikasi organisasi, yaitu (Arni.
2007: 70) :
a.
Proses, suatu oraganisasi adalah suatu sistem terbuka yang
dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan diantara
anggotanya.
Karena
gejala
menciptakan
dan
menukar
informasi ini berjalan terus menerus dan tidak ada hentihentinya maka dikatakan sebagai suatu proses.
b.
Pesan, adalah suatu susunan simbol yang penuh arti tentang
orang, objek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan
orang lain. Untuk berkomunikasi seseorang harus sanggup
menyusun suatu gambaran mental, memberi gambaran itu
nama dan mengembangkan suatu perasaan terhadapnya.
Komunikasi tersebut efektif kalau pesan yang dikirimkan itu
diartikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh sang
pengirim.
17
c.
Jaringan organisasi, terdiri dari dari satu orang atau lebih yang
tiap masing-masing menduduki posisi atau peranan tertentu
dalam
organisasi.
pertukaran
pesan
dari
orang-orang
sesamanya ini terjadi melewati satu set jalan kecil yang
dinamakan jaringan komunikasi.
d.
Keadaan saling ketergantungan antara satu bagian dengan
bagian lainnya menjadi sifat dari suatu organisasi yang
merupakan suatu sistem terbuka.
e.
Hubungan manusia dalam organisasi yang memfokuskan
kepada tingkah laku komunikasi dari orang yang terlibat suatu
hubungan perlu dipelajari.
f.
Lingkungan, adalah suatu totalitas secara fisik dan faktor sosial
yang diperhitungkan dan pembuatan keputusan mengenai
individu dalam suatu sistem.
g.
Ketidak pastian, adalah perbedaan informasi yang tersedia
dengan informasi yang diharapkan. Ketidakpastian dalam
organisasi juga disebabkan oleh terlalu banyaknya informasi
yang diterima daripada yang sesungguhnya diperlukan untuk
menghadapi lingkungan mereka. Salah satu urusan utama dari
komunikasi organisasi adalah menentukan dengan tepat berapa
banyaknya informasi yang diperlukan untuk mengurangi
ketidakpastian tanpa informasi yang berlebihan.
18
Keterkaitan teori komunikasi organisasi dengan penelitian ini
adalah karena program Huddle Up merupakan alat dari komunikasi
organisasi yang dirumuskan oleh manajemen perusahaan. Hasil
perumusan ini berbentuk sebuah program yang diterapkan kepada
publik internal perusahaan secara langsung dengan harapan dapat
menciptakan relasi internal perusahaan yang signifikan dan positif.
2.2.3 Public Relations
Public
Relations
adalah
fungsi
manajemen
yang
mengidentifikasi, membangun, dan mempertahankan hubungan yang
saling menguntungkan antara organisasi dengan berbagai publik yang
menjadi penentu kesuksesan dan kegagalannya (Cutlip, et. al, 2000:
6).
Menurut IPRA (International Public Relation Association)
Humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan
berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik
untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka
yang terkait
atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian
opini publik di antara merek. Public Relations membantu suatu
organisasi dan publiknya untuk beradaptasi satu sama lain. Public
Relations adalah upaya organisasi untuk meraih kerja sama dengan
sekelompok orang. Public Relations membantu organisasi berinteraksi
dan berkomunikasi secara aktif dengan publik utama mereka.
(www.prsa.org)
19
Dalam buku “The Handbook Of Public Relations” (Ardianto,
2010:
13-14),
kata-kata
kunci
yang
perlu
diingat
untuk
mendefenisikan Public Relations adalah :
1.
Sengaja (deliberate). Kegiatan public relations adalah sesuatu
yang disengaja, dirancang untuk mempengaruhi, mendapatkan
pengertian, memberikan informasi dan memperolah umpan
balik (reaksi dari mereka yang terkena dampat kegiatan).
2.
Terencana (planned). Kegiatan public relations adalah suatu
yang terorganisasi, solusi masalah diketahui dan logistik
dipikirkan, dengan kegiatan yang memerlukan jangka waktu,
kegiatan ini sistematis, membutuhkan riset dan analisis.
3.
Kinerja
(performance).
Public
relations
yang
efektif
didasarkan pada kebijakan dan penampilan nyata dari
seseorang atau sebuah organisasi. tidak ada public relations
yang dapat menciptakan simpati serta dukungan jika organisasi
yang bersangkutan merupakan pemilik usaha yang tidak
tanggap terhadap kepentingan masyarakat.
4.
Kepentingan publik (public interest). Dasar dari kegiatan
public relations adalah melayani kepentingan publik dalam
suatu masyarakat, bukan sekedar memperoleh keuntungan bagi
organisasi, idealnya saling menguntungkan bagi organisasi dan
masyarakat. Ini adalah benang yang menjalin kepentingan diri
organisasi dengan kepentingan dan urusan masyarakat.
20
5.
Komunikasi dua arah (two way communication). Kamus sering
kali memberikan kesan bahwa public relations terdiri dari
penyebaran materi melalui informasi. Namun, penting juga
bahwa definisi itu termasuk umpan balik dari khalayak.
Kemampuan mendengarkan adalah bagian dari keahlian
komunikasi yang pokok.
6.
Fungsi manajemen (management function). Public relations
paling
efektif
apabila
berfungsi
menjadi
bagian
dari
pengambilan keputusan oleh manajemen puncak. Public
relations melibatkan konsultasi dan pengentasan masalah
tingkat tinggi, tidak hanya mengeluarkan informasi setelah
keputusan dibuat.
Keterkaitan teori Public Relations dengan penelitian mengenai
program Huddle Up ini karena terdapat keterikatan antara fungsi dari
penerapan program tersebut terhadap fungsi nomor enam yang
terangkum pada buku “The Handbook Of Public Relations” yaitu
fungsi manajemen dimana manajemen puncak PT. Pariwara secara
langsung terkait dengan aktifitas dari divisi Public Relations yang
menjalankan fungsi Internal Public Relations di dalam publik internal
perusahaan.
2.3
Teori-teori Khusus
Teori khusus merupakan teori yang digunakan peneliti untuk
mendukung teori-teori umum yang telah dijabarkan sebelumnya. Teori
21
khusus ini akan memperkuat penelitian ini mengenai peran Public Relations
dalam menciptakan signifikansi relasi internal perusahaan melalui program
Huddle Up PT. Pariwara. Teori khusus yang digunakan terkait dengan
penelitian ini adalah teori peran Public Relations internal, media internal,
publik internal, Employee Relations dan Human Relations.
2.3.1 Peran Public Relations internal
Humas internal (internal public relations) itu sama pentingnya
dengan humas eksternal. Jika uang yang menjadi ukurannya, maka
humas internal mampu memberi kontribusi profitabilitas perusahaan
sama besarnya dengan yang diberikan oleh oleh humas eksternal.
Hubungan antara sesama pegawai pada suatu perusahaan (staff
relations) atau sesama anggota di sebuah organisasi lebih berfokus
pada aspek-aspek manusiawi, sehingga hal tersebut tidak sepenuhnya
sama dengan hubungan-hubungan industri (industrial relations).
(Jefkins, 1992: 172)
Tingkat efektivitas dari humas internal sangat dipengaruhi
oleh tiga hal pokok, yaitu (Jefkins, 1992: 172-173) :
1.
Keterbukaan pihak manajemen
2.
Kesadaran dan pengakuan pihak manajemen akan nilai dan
arti penting komunikasi dengan para pegawai
3.
Keberadaan seorang manajer komunikasi yang tidak hanya
ahli dan berpengalaman, tetapi juga didukung oleh sumbersumber daya teknis yang modern.
22
Berdasarkan poin-poin dari Grunig dan Hunt, dalam
pengelolaan sistem Public Relations suatu organisasi atau perusahaan,
Praktisi Public Relations internal harus membentuk suatu comfort
(keharmonisan) dengan berbagai unsur dalam organisasi atau
perusahaan itu sendiri : (1) secara fungsi : the real job dari komponenkomponen suatu organisasi atau perusahaan; (2) secara terstruktur :
hirarki organisasional individu dan posisi; (3) secara proses:
pengambilan keputusan formal tentang peraturan dan prosedur yang
terdapat dalam organisasi atau perusahaan; dan (4) secara umpan balik
mekanisme evaluatif formal dan informal organisasi atau perusahaan.
(Ardianto, 2010: 88)
Public Relations internal menyelenggarakan komunikasi
timbal balik antara organisasi atau lembaga dengan publiknya untuk
menciptakan saling pengertian (public understanding) dan dukungan
(public support) bagi terciptanya tujuan, kebijakan dan langkah serta
tindakan lembaga atau organisasi itu. Semua itu ditunjukkan untuk
mengembangkan pengertian dan kemauan baik (goodwill) publiknya
serta untuk memperoleh opini publik yang menguntungkan atau untuk
menciptakan kerjasama berdasarkan hubungan yang harmonis dengan
publik. (Ardianto, 2010: 89).
Ruang lingkup tugas Public Relations internal adalah
(Ardianto, 2010: 89) :
23
1.
membina sikap mental karyawan agar dalam diri mereka
tumbuh ketaatan, kepatuhan, dan dedikasi terhadap lembaga
atau perusahaan dimana mereka bekerja
2.
Menumbuhkan semangat korp atau kelompok yang sehat dan
dinamis
3.
Mendorong tumbuhnya kesadaran lembaga atau perusahaan.
Menuru Cutlip & Center proses Public Relations internal
sepenuhnya mengacu kepada pendekatan manajerial. Peran ini terdiri
dari (Abdurachman, 2001: 31) :
1.
Fact Finding adalah mencari dan mengumpulkan fakta atau
data sebelum melakukan tindakan. Misalnya Public Relations
sebelum melakukan suatu kegiatan harus terlebih dahulu
mengetahui, misalnya: apa yang diperlukan publik, siapa saja
yang termasuk kedalam publik, bagaimana keadaan publik
dipandang dari berbagai faktor.
2.
Planning adalah berdasarkan fakta membuat rencana tentang
apa yang harus dilakukan dalam menghadapi berbagai
masalah itu.
3.
Communicating adalah rencana yang disusun dengan baik
sebagai hasil pemikiran yang matang berdasarkan fakta atau
data tadi, kemudian dikomunikasikan atau dilakukan kegiatan
operasional.
4.
Evaluation adalah mengadakan evaluasi tentang suatu
kegiatan, apakah tujuan sudah tercapai atau belum. Evaluasi
24
itu dapat dilakukan secara kontinyu. Hasil evaluasi ini menjadi
dasar kegiatan Public Relations berikutnya.
Public Relations internal memiliki fungsi dan tugas dalam
membina hubungan komunikasi publik internal dengan ruang lingkup
dimensi-dimensi komunikasi didalam komunikasi organisasi. Peranan
tersebut menuntut seorang praktisi Public Relations internal untuk
dapat menjadi komunikator dan mediator antara pihak perusahaan dan
karyawan ataupun sebaliknya dari para karyawan kepada pihak
perusahaan. Membina hubungan dalam hal ini adalah kemampuan
mengorganisasikan
atau kemampuan manajerial dalam mengelola
program Public Relations internal. Kemampuan ini juga berarti
mampu mengantisipasi masalah didalam organisasi atau perusahaan.
(Ardianto, 2010: 160).
Hubungan Public Relations internal dalam suatu perusahaan, terdiri
dari:
1.
Hubungan dengan pekerja atau karyawan (employee relations)
pada umumnya beserta keluarga karyawan pada khususnya.
2.
Hubungan dengan pihak jajaran pimpinan dalam manajemen
perusahaan (management relations).
3.
Hubungan dengan pemilik perusahaan atau pemegang saham
(stockholders relations).
Dengan
demikian
Public
Relations
internal
berupaya
melakukan hubungan komunikasi yang efektif yang dimulai dari
25
pihak atasan (pimpinan). Selain itu Public Relations internal juga
menjadi corong informasi dari para karyawan kepada pihak
perusahaan atau sebaliknya, mampu bertindak sebagai mediator dari
perusahaan
(pimpinan)
terhadap
para
karyawannn,
mampu
mempertemukan atau menyampaika tujuan-tujuan dan keinginankeinginan dari pihak karyawan kepada perusahaan atau sebaliknya.
Dalam penelitian ini peneliti akan membahas mengenai peran
Public Relations dalam menciptakan relasi internal antar karyawan di
dalam perusahaan PT. Pariwara melalui program Huddle Up, sehingga
peneliti memerlukan teori Internal Public Relations untuk mengerti
fungsi dan peran-peran Internal Public Relations secara mendalam.
2.3.2
Media Internal
Tujuan dari media internal adalah peningkatan hubungan
antara karyawan dengan pihak manajemen. Media internal harus
memenuhi kebutuhan organisasi dan antara karyawan. Audiensi
karyawan harus dapat melihat informasi dalam medium sebagai
sesuatu yang bermanfaat dan bermakna bagi mereka. (Lattimore, et.al.
2010: 241-242). Sebuah medium internal dapat mencapai sasaran ini
jika media memenuhi kebutuhan karyawan, mengatakan sesuatu yang
ingin disampaikan atau dipikirkan karyawan, serta menarik dan
mudah untuk dibaca.
26
2.3.2.1 Jenis Media Internal
Untuk menjangkau khalayak tertentu dalam rangka mencapai
tujuan-tujuan humas, adakalanya penggunaan media massa pers,
radio, televisi tidak sesuai, apalagi jika khalayak tersebut hanya terdiri
dari beberapa kelompok kecil saja. Berikut adalah jenis media dan
teknik-teknik Public Relations internal (Jefkins, 1992: 173-178) :
1.
Jurnal Internal
Jurnal internal atau surat kabar perusahaan semata-mata
bersifat internal (khusus untuk para staf dan pegawai) dan yang
sampai batas tertentu bersifat eksternal (yang juga diarahkan
kepada
pihak
luar
tertentu).
Publikasi
atau
terbitan
didistribusikan hanya kepada para anggota atau pun khalayak
pendukung dari suatu organisasi.
2.
Papan Pengumuman
Papan pengumuman standar dapat ditempatkan pada berbagai
lokasi yang ramai atau yang sering disinggahi agar segenap
pegawai dapat memperoleh informasi yang sama dalam waktu
yang bersamaan pula.
3.
Kaset Video dan CCTV
Layar televisi, yang sudah menjadi bagian dari kehidupan kita
sehari-hari, merupakan suatu media penyampaian pesan yang
efektif, baik itu direkam terlebih dahulu maupun disiarkan
secara langsung.
4.
Stasiun Radio
27
Radio internal perusahaan berisikan berita-berita internal
perusahaan, laporan dan komentar terhadap suatu peristiwa
dalam rangka menciptakan program semenarik dan seramah
mungkin untuk mengirimkan pesan yang mudah dikonsumsi
oleh publik internal.
5.
Jasa Penyampaian Berita dan Ide Lewat Telepon
Buletin berita perusahaan dapat dikemas dalam bentuk kaset
rekaman, dan setiap pegawai yang ingin menyimak isinya
tinggal memutar nomor telepon unit humas dan langsung dapat
“membaca” buletin tersebut.
6.
Kotak Saran
Dalam rangka memperoleh dan menampung berbagai masukan
dari para pegawai, pihak manajemen dapat menempatkan
sejumlah kotak saran di tempat-tempat tertentu di seluruh
penjuru lokasi perusahaan.
7.
Rangsangan Berbicara
Teknik “pintu terbuka” merupakan metode untuk memperoleh
umpan balik dari para anggota atau pegawainya secara
langsung. Metode seperti ini biasanya memerlukan sedikit
dorongan dan penjelasan. Setiap unsur pimpinan harus rajin
menegaskan dan membuktikan kepada pegawainya bahwa
pintu kantornya senantiasa terbuka untuk menampung aneka
rupa masukan.
8.
Siaran Umum (Public Address Broadcast)
28
Pihak manajemen dapat memanfaatkan sistem siaran umum
yang terdiri dari sejumlah pengeras suara dan instalasi sentral
untuk
menyampaikan
pesan-pesan
kepada
segenap
pegawainya.
9.
Obrolan Langsung
Pembicaraan tatap muka secara pribadi dan langsung sejak
dahulu sampai sekarang merupakan salah satu cara yang paling
efektif untuk memperlihatkan sikap terbuka pihak manajemen.
Kelebihan
cara
ini
dibanding
penyampaian
pesan
menggunakan media lainnya adalah si pegawai atau bawahan
dapat mengajukan komentar, pernyataan dan menyatakan
pendapat atau isi hatinya secara angsung.
10.
Dewan dan Komite Pekerja
Dewan dan komite kerja adalah salah satu media komunikasi
yang
dapat
digunakan
manajemen
untuk
menciptakan
komunikasi dan interaksi antara manajemen dan pegawai.
11.
Presentasi Video atau Slide
Perangkat-perangkat audio visual dapat dipergunakan oleh
manajemen
untuk
berbagai
tujuan
perusahaan
untuk
menyampaikan suatu pesan ataupun tujuan kepada pegawai.
12.
Literatur Pengenalan
Literatur pengenalan adalah berbagai macam naskah, materi
atau buklet yang berisikan riwayat singkat perusahaan,
berbagai kegiatan pokoknya, cara kerjanya, dan aneka hal
penting lainnya yang harus diketahui oleh pegawai baru.
29
13.
Konfrensi Staf dan Pertemuan Dinas
Pertemuan-pertemuan dinas yang melibatkan para staf dan
pegawai, baik itu yang diselenggarakan di markas besar
maupun di kantor-kantor cabang, merupakan acara berkumpul
yang
bermanfaat
untuk
menggalang
kebersamaan
dan
keakraban, sekaligus untuk menciptakan hubungan yang baik
antara pihak manajemen dengan para pegawai. Dalam acaraacara tersebut, berlangsung suatu bentuk komunikasi yang
paling efisien, yakni komunikasi tatap muka.
14.
Kunjungan oleh Pihak Manajemen
Merupakan cara yang ampuh utuk menggalang kedekatan dan
hubungan baik antara manajemen puncak dan bawahannya.
Metode ini ampuh bagi perusahaan yang memiliki cabang
perusahaan tersebar.
15.
Kunjungan Staf
Pihak manajemen juga harus mengupayakan agar para stafnya
tidak terisolasi dalam unit-unitnya sendiri sehingga mereka
tidak tahu apa yang terjadi di unit-unit atau bagian lain.
16.
Acara-acara Kekeluargaan
Berbagai kegiatan dan acara tidak resmi sangat besar
mafaatnya untuk merekatkan hubungan baik antara pihak
manajemen dengan segenap pegawainnya.
17.
Pameran dan Peragaan
30
Pameran dan peragaan yang diselenggarakan secara permanen
bisa dimanfaatkan untuk mendemonstrasikan dan menjelaskan
sejarah atau suatu kebijakan perusahaan
18.
Klub-klub Sosial
Klub sosial merupakan wadah komunikasi sosial yang
digunakan manajemen dalam mempererat hubungan antara
pihak manajemen dengan pegawainya.
Dari teori media internal peneliti dapat mengerti dan
memahami secara praktis bagaimana sebuah komunikasi dapat
dijalankan juga dibentuk. Jika kita kaitkan dalam penelitian ini, kita
dapat mengerti lebih dalam bagaimana seorang praktisi Public
Relations menjalankan program menggunakan fungsi-fungsi seorang
Internal Public Relations dengan menggunakan alat media internal.
2.3.3 Publik Internal
Publik adalah sekelompok orang yang menaruh perhatian pada
sesuatu hal yang sama, mempunyai minat dan kepentingan yang sama.
Istilah publik merujuk pada kelompok individu, yang memiliki rasa
solidaritas dan keterikatan terhadap kelompoknya, walaupun mungkin
tidak memiliki struktur formal dan tidak berada dalam suatu tempat
yang sama. Istilah publik ini dalam bahasa Indonesia diterjemahkan
menjadi khalayak yang dituangkan dalam istilah bermakna majemuk.
Hal ini untuk menekankan bahwa kegiatan humas tidak ditujukan
31
pada masyarakat umum yang seluas-luasnya, tetapi secara khusus
didesain untuk khalayak terbatas atau pihak-pihak tertentu sesuai
dengan tujuan kegiatan humas. Unsur tertentu sengaja dipilih dan
ditekankan untuk mengefektifkan penerimaan pesan oleh masingmasing kelompok, baik ditekankan untuk kelompok publik internal
ataupun publik eksternal.
Internal publik yaitu publik yang berada di dalam organisasi
atau perusahaan seperti supervisor, karyawan pelaksana, manajer,
pemegan saham dan direksi perusahaan. (Ardianto, 2010: 15)
Dalam diktat Public Relations, lembaga pendidikan Public
Relations, interstudi school of Public Relations, terdapat tujuh macam
publik yang dapat dibedakan dalam ruang lingkup masing-masing dan
dilihat dari kepentingannya, dan yang termasuk kedalam publik
internal adalah karyawan perusahaan, di sini akan terlihat banyak
ragamnya ditinjau dari kedudukan, masalah-masalah status ekonomi,
usia, dan karakteristik demografis lainnya. Melihat karakteristik
karyawan, maka masalah informasi menjadi bidang spesialis
tersendiri. (Ardianto, 2010: 17)
Berikut adalah publik internal dan bentuk hubungan internal
perusahaan (Hendrix dan Hayes, 2007: 17) :
a.
Publik internal dari perusahaan :
1. Publik Pegawai (employee public)
2. Publik Manajer (manager public)
32
3. Publik Pemegang Saham (stockholder public)
4. Publik Buruh (labour public)
b.
Bentuk hubungan dalam perusahaan :
1. Employee Relations (hubungan dengan para pekerja/para
karyawan).
2. Stockholder Relations (hubungan dengan para pemegang
saham)
3. Labour Relations (hubungan dengan pada buruh)
4. Manager Relations (hubungan dengan para manajer)
Dengan mengerti penjabaran publik internal, peneliti dapat
memahami ruang lingkup penelitian dan seberapa besar dampak yang
dihasilkan dari berjalannya suatu program Internal Public Relations
pada penelitian ini.
2.3.4 Employee Relations
Employee Relations adalah sekelompok orang bekerja
(karyawan/ pegawai) didalam suatu perusahaan. Hubungan kerja
(employee relations) merupakan hubungan kerja sama antara semua
pihak yang berada dalam proses produksi di suatu perusahaan.
Komunikasi karyawan adalah suatu spesialisasi Public Relations yang
berhubungan dengan “bagaimana para professional public relations di
korporasi, perusahaan konsultan dan organisasi nirlaba membantu
mewujudkan komunikasi yang efektif antara karyawan dan antara
karyawan dengan manajemen puncak” (Lattimore, et.al. 2010: 234).
33
“Internal relations is the specialized part of public
relations that builds and maintains a mutually beneficial
relationship between managers and the amployees on
whom an organization’s success depends”
(Wilcox, et. al, 2012: 28).
Hal tersebut memiliki pengertian bahwa hubungan internal
adalah bagian khusus dari public relations yang membangun dan
memelihara hubungan yang saling menguntungkan antara manajer
dan karyawan yang mempengaruhi kesuksesan dari suatu organisasi.
Employee Communications telah lama dianggap sebagai bagian dari
fungsi Public Relations. Wright (1997) menyatakan bahwa Public
Relations
dapat
memberikan
kontribusi
untuk
keberhasilan
komunikasi karyawan hanya ketika membantu organisasi membangun
hubungan baik dengan karyawan (Rhee, 2004: 338).
Pelaksanaan program Employee Relations (hubungan publik
internal) yang tepat bagi suatu perusahaan merupakan sarana teknis
atau suatu kegiatan metode komunikasi yang memiliki kekuatan
mengelola sumber daya manusia demi pencapaian tujuan perusahaan.
Kemudian pada akhirnya hal tersebut bermuara pada peningkatan
produktivitas perusahaan, baik secara kualitas maupun kuantitas.
Bentuk produk, barang atau pemberian jasa yang ditawarkan kepada
publik sasarannya.
2.3.5 Human Relation
Human Relations atau Hubungan antar manusia dapat
mendasari terciptanya interaksi dan komunikasi yang harmonis dan
34
kondusif. Berikut ini adalah ciri hakiki dari Human Relation, yaitu
(www.lusa.web.id/hubungan-antar-manusia-human-relation/) :
1.
Proses
rohaniah
yang
tertuju
kepada
“kebahagiaan”
berdasarkan watak, sifat, perangai, kepribadian, sikap, dan
tingkah laku.
2.
Aspek kejiwaan yang terdapat pada diri manusia.
Proses rohaniah dengan perasaan bahagia dapat berlangsung
pada komunikasi antar personal. Karena sifatnya dialogis, maka
masing-masing tahu, sadar, dan merasakan efeknya. Davis
berpendapat “human relation at work” adalah interaksi seseorang
dengan orang lain dalam situasi kerja dan dalam organisasi kekaryaan.
Ditinjau dari kepemimpinannya, yang bertanggung jawab dalam suatu
kelompok merupakan interaksi orang-orang menuju situasi kerja yang
memotivasi untuk bekerjasama secara produktif, sehingga dicapai
kepuasaan
ekonomi,
psikologi
dan
sosial.
(www.lusa.web.id/hubungan-antar-manusia-human-relation/)
Dalam penelitian ini, peneliti melihat secara langsung bahwa
teori Human Relation memiliki peran penting dalam mempengaruhi
kinerja karyawan perusahaan dalam melakukan aktivitas oprasional
perusahaan. Dalam hal ini Public Relations internal PT. Pariwara
memiliki tanggung jawab dan kewajiban moril dalam menjaga
hubungan interaksi dan komunikasi antar karyawan didalam struktur
perusahaan Pariwara, tidak hanya memandang individu-individu kerja
35
sebagai asesoris perkantoran atau tanggungan kerja saja, tetapi lebih
daripada itu seorang praktisi Public Relations internal harus
memandang karyawan perusahaan lebih personal dan lebih dalam
secara emosional dan manusiawi.
2.4
Kerangka Teori
Teori Umum
36
Teori Khusus
37
2.5
Kerangka Pemikiran
PT. Pariwara
Divisi Public
Relations
Peran Public Relations Dalam
Menciptakan Signifikansi Relasi Internal
Karyawan
Strategi
Internal Public
Objek Penelitian
:
Publik internal
PT. Pariwara
Business Development
Penerapan dilakukan oleh
Public Relations PT.
Pariwara
Penerapan Program Huddle
Up pada Publik Internal
(Tujuan :
Keberlangsungan
perusahaan)
Social Development
(Tujuan : Teamwork)
Signifikansi relasi internal perusahaan
yang positif
Karena program Huddle Up membawa
dampak positif diberbagai aspek
terhadap publik internal perusahaan
Gambar 2.4 Kerangka Pemikiran