(magang) di PT.PLN (Persero)

BAB III
LAPORAN PELAKSANAAN MAGANG
3.1 Pengenalan Lingkungan Kerja
Dalam proses praktek kerja (magang) di PT.PLN
(Persero) Distribusi Jakarta Raya area Menteng yang
beralamat Jalan Muhammad Ikhwan Rais No. 1, Daerah
Khusus Ibukota Jakarta yang dilaksanakan selama satu
bulan dari tanggal 01 Februari sampai dengan 29 Februari
2016, penulis didampingi oleh beberapa pembimbing
yang juga merupakan pegawai dari kantor tersebut.
Pada hari pertama kegiatan magang, penulis
terlebih dahulu mengunjungi seksi bagian umum untuk
menghadap bagian kepegawaian penulis dipersilahkankan
untuk memperkenalkan diri dan menjelaskan maksud dan
tujuan penulis melaksanakan praktek kerja (magang).
Setelah
menjelaskan
maksud
dan
tujuan
penulis
diperkenalkan kepada sub bagian KSA beserta jajaran
staffnya, selanjudnya penulis di tempatkan di bagian yang
35
http://digilib.mercubuana.ac.id/
tugasnya membantu seksi Keuangan, Sumber Daya
Manusia, dan Akuntansi dan penulis dipersilahkan untuk
menempati ruang kerja yang tersedia.
Penulis diberikan penjelasan tentang peraturan di
PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya area Menteng
seperti, jam masuk kerja dan jam pulang kerja, waktu
istirahat, pakaian kerja, dan lain-lain. Penulis juga
diberikan kesempatan untuk memahami dan mempelajari
suasana lingkungan kerja yang sesungguhnya sehingga
dalam melakukan aktivitas kerja penulis sudah mengenal
lingkungan kerja.
Pengenalan pekerjaan pertama adalah diberikan
penjelasan mengenai cara kerja dan jenis pekerjaan yang
akan dikerjakan oleh penulis. Dalam mengerjakan
pekerjaan yang diberikan, jika terdapat kesulitan atau
kendala yang tidak diketahui, penulis dapat
langsung
ditanyakan kepada pembimbing atau kepada salah satu
36
http://digilib.mercubuana.ac.id/
pegawai yang ada pada bagian KSA. Hal ini sangat
membantu penulis dalam menyelesaikan tugas yang
diberikan dengan baik.
Pada hari kedua penulis diberikan kesempatan
oleh bagian keuangan yang dibantu oleh ibu Idayati untuk
mencoba melakukan pekerjaan, namun sebelumnya
penulis terlebih dahulu diberikan penjelasan tentang
pekerjaan dan bagaimana cara pengerjaanya. Adapun
pekerjaan
yang penulis kerjakan adalah membuat
rekapitulasi PFK, Tagihan Operasi dan Investasi.
Dokumen yang terdapat di PFK, Tagihan Operasi,
investasi meliputi Kwitansi, Surat Perintah Kerja (SPK),
Uraian Pekerjaan dan nominal tagihan yang harus di bayar
oleh pelanggan. Dalam mengerjakan perekapan ini
penulis sedikit mengalami kendala karena ada beberapa
dokumen penting namun hal ini tidak menjadi kendala
yang berarti karena dalam proses pengerjaanya penulis
masih dibimbing dan didampingi oleh pegawai bagian
keuangan yaitu ibu Idayati.
37
http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.2 Kegiatan Selama Praktek Magang
Kegiatan penulis selama melakukan magang di
PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya area Menteng
selama satu bulan dari tanggal 01 Februari 2016 sampai
dengan 29 Februari 2016. Penulis melakukan kerja
praktek (magang) selama 5 (lima) hari dalam seminggu
dari hari Senin sampai dengan hari Jum’at dan untuk
waktu kerjanya dari jam 07.30 WIB sampai dengan jam
16.00 WIB.
Selama kegiatan kerja praktek (magang) pada bagian
KSA, penulis melakukan kegiatan yang dikelompokan
menjadi dua yaitu : kelompok kegiatan rutin dan
kelompok kegiatan non rutin.
3.2.1 Kelompok Kegiatan Rutin
Kelompok kegiatan rutin adalah kegiatan yang hampir
setiap hari dilakukan oleh penulis antara lain :
a. Mencocokan piutang di SAP dengan di AP2T.
38
http://digilib.mercubuana.ac.id/
b. Melakukan kunjungan ke cabang APP Utara
untuk merekap data Arsip Induk Langganan
(AIL).
c. Melakukan
pendataan
dokumen-dokumen
penting langganan seperti berkas restitusi dan
melakukan pengecekan berkas AIL (Arsip
Induk Langganan) serta mengcross checknya
ke dalam kartu indeks Arsip Induk Langganan
(AIL).
d. Memeriksa kelengkapan dokumen pelanggan
pada box file Arsip Induk Langganan (AIL),
yang meliputi Formulir Survey, Rekonsiliasi
Anggaran Belanja (RAB), SIUP, Surat Kuasa,
Surat Permohonan Pelanggan, Berita Acara
Penyambungan, Surat Perjanjian Jual Beli
Tenaga Listrik (SPJBTL), dll.
e. Merapikan box file Arsip Induk Langganan
(AIL) sesuai dengan ID Pelanggan dan No
katalog yang terdapat pada box file tersebut.
39
http://digilib.mercubuana.ac.id/
f. Melakukan pengarsipan dokumen restitusi
pelanggan.
g. Menghitung jumlah piutang dari nota kredit.
h. Menginput piutang sesuai dengan golonganya.
3.2.2 Kelompok Kegiatan Non Rutin
Selain kegiatan rutin yang dilakukan penulis, penulis
juga melakukan kegiatan yang sifatnya tidak rutin
antara lain :
a. Membuat rekapitulasi PFK, Tagihan Operasi,
dan Investasi.
b. Merekap dokumen pegawai, seperti Absensi,
Jaminan Kesehatan dengan menggunan sistem
yang sudah diotorisasi oleh perusahaan.
c. Mengerjakan
pelanggan
jurnal
selama
koreksi
periode
dan
2015
nota
dengan
menggunakan SAP.
d. Merekap data AIL dan membuat Berita Acara.
40
http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.3 Masalah yang Ditemui Pada Unit Kerja
Selama mengikuti kegiatan praktek kerja magang
di PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya area
Menteng, penulis menemukan permasalahan. Masalah ini
timbul karena beberapa faktor diantaranya Human Error
dan faktor teknis, yang tentunya dapat menghambat
kelancaran
aktifitas
bekerja.
Selama
melaksanakan
praktek kerja magang di PT. PLN (Persero), penulis
mengalami
beberapa
masalah
yang dihadapi
oleh
perusahaan diantaranya :
3.3.1 Masalah Kebijakan
a. Lemahnya kontrol pada sisi pengawasan
administrasi pada saat pengadaan material.
3.3.2 Masalah Operasional
a. Masalah pengarsipan (Filling)
PT. PLN (Persero) yang merupakan suatu
unit instansi pemerintah yang tidak lepas dari
sistem
pengarsipan
yang
baik.
Penulis
ditempatkan di bagian KSA, yang mana pada
41
http://digilib.mercubuana.ac.id/
bagian ini tidak hanya berhubungan dengan
Akuntansi dan Keuangan namun juga terdapat
bagian Administratif yang tidak
lepas dari
surat menyurat dan pengarsipanya. Namun
pada saat melaksanakan praktek kerja magang
penulis mengalami masalah pada pengarsipan.
Banyak berkas-berkas penting yang hilang dan
ada juga yang tercampur dengan berkas
pelanggan yang lain.
Tidak hanya itu PT. PLN (Persero)
merupakan perusahaan yang bisa dibilang
sangat besar dan sangat vital keberadaanya
yang mana perusahaan ini adalah perusahaan
yang menyediakan jasa kelistrikan, tentu saja
perusahaan banyak sekali melakukan transaksi
keuangan. Meskipun begitu dalam melakukan
transaksinya masih saja ditemukan beberapa
bukti transaksi yang hilang dan kesalahan
nominal saat menginput data transaksi.
42
http://digilib.mercubuana.ac.id/
b. Masalah Penjurnalan
Kesalahan penjurnalan juga terjadi pada
bagian keuangan dan akuntansi sehingga
menyebabkan neraca menjadi tidak balance.
c. Sistem Komputer Akuntansi yang digunakan
sering error sehingga menghambat kinerja
karyawan
dalam
khususnya
saat
mengentry
mengentry
data-data,
data
bagian
penjualan.
d. Kurang telitinya pegawai saat memverifikasi
kelengkapan
dokumen
tagihan
dan
keterlambatan pembayaran tagihan vendor.
e. Pada berkas restitusi juga tidak lepas dari
beberapa masalah yang menghambat, yaitu
masalah kelengkapan dokumen. Kelengkapan
dokumen ini sangat berpengaruh pada realisasi
dana restitusi pelanggan. Karena bila berkasberkas
restitusi
tidak
lengkap
permohonan restitusi tidak bisa diproses.
43
http://digilib.mercubuana.ac.id/
maka
f. Terdapat temuan yang membuat perbedaan
saldo antara divisi niaga dan akuntansi.
3.4 Penyebab dan Alternatif Pemecahan Masalah Pada
Unit Kerja
3.4.1
Penyebab Masalah
1. Masalah Kebijakan
a. Lemahnya kontrol pada sisi pengawasan
administrasi pada saat pengadaan material.
Sehingga
menyebabkan
penyerahan
saat
rekonsiliasi di SAP dengan realisasi terjadi
ketidaksinkronan
2. Masalah Operasional
a. Masalah Pengarsipan (Filling)
Masalah
filling
ini
disebabkan
karena
kurangnya tempat untuk penyimpanan berkasberkas tersebut. Karena jumlahnya yang
sampai ribuan tentu saja perlu disediakan
tempat khusus untuk menyimpannya. Dan
lemari yang terdapat di PT. PLN (Persero)
44
http://digilib.mercubuana.ac.id/
tidak cukup untuk menampung berkas yang
jumlahnya
melebihi
kapasitas
yang bisa
ditampung oleh lemari. Selain itu masalah ini
juga terjadi karena kurang rapinya karyawan
dalam menyimpan berkas.
b. Masalah Penjurnalan
Masalah ini disebabkan karena kesalahaan saat
menyusun neraca, seperti kesalahan saat
menjumlahkan salah satu neraca saldo atau
saldo yang harusnya dicatat pada kolom debet
tapi dicatat pada kolom kredit begitu juga
sebaliknya. Selain itu seringkali neraca tidak
balance karena karyawan salah memasukan
nominal.
c. Terdapat
kendala
dalam
pengoperasian
software akuntansi disebabkan sistem yang
sering error sehingga menganggu kelancaran
aktivitas kerja karyawan.
45
http://digilib.mercubuana.ac.id/
d. Ketidak telitian pada saat memverifikasi
tagihan dan berlebihan beban pekerjaan serta
sikap menunda-nunda pekerjaan yang dialami
user terkait.
e. Adanya
perbedaan
saldo
antara
bagian
akuntansi dan bagian niaga hal ini dikarenakan
sistem yang kurang mendukung kegiatan
internal SAP (divisi akuntansi) dan AP2T
(divisi niaga) masih baru sehingga aplikasinya
masih belum sempurna, jadi unsur piutang
yang ada di AP2T belum terinterface di SAP
semua, begitupun sebaliknya.
3.4.2 Alternatif Pemecahan Masalah
1. Masalah Kebijakan
a. Membekali user terkait dengan ketrampilan
potensi di bidangnya agar bisa meningkatkan
kemampuan dalam melakukan pengawasan
46
http://digilib.mercubuana.ac.id/
pengadaan material agar terjadi kesinkronan
antara data di SAP dan di realisasinya.
2. Masalah Operasional
a. Masalah Pengarsipan (Filling)
1) Menyediakan tempat khusus untuk
menempatkan dokumen, agar terlihat
rapi dan tidak tertukar dengan berkasberkas
pelanggan
memudahkan
dokumen
user
bila
lain
saat
serta
mencari
sewaktu-waktu
dibutuhkan.
2) Memberikan
pengarahan
kepada
karyawan agar lebih memperhatikan
skema pengarsipan agar hal-hal seperti
dokumen hilang atau dokumen tertukar
tidak lagi ditemui dikemudian hari.
b. Masalah Penjurnalan
47
http://digilib.mercubuana.ac.id/
1) Memberi pengarahan kepada karyawan
atau pegawai agar lebih teliti dalam
perjunalan.
c. Sebaiknya perusahaan melakukan perawatan
dan pengecekan secara berkala pada sistem
software sehingga gangguan-ganguan error
bisa diminimalisir.
d. Menyediakan form verifikasi tagihan untuk
memudahkan
pegawai
saat
pengecekan dokumen tagihan.
48
http://digilib.mercubuana.ac.id/
melakukan