1. Pendahuluan - Repository

1. Pendahuluan
1.1
Latar Belakang
Masalah mengenai pengelolaan keuangan merupakan masalah yang banyak
dialami oleh setiap orang, institusi, institusi maupun instansi-instansi. Permasalahan
dalam pengelolaan dan manajemen merupakan masalah keuangan yang sering
muncul. Pengelolaan data keuangan yang sekarang ini masih menggunakan metode
manual inilah yang menjadi penyebab munculnya berbagai masalah dalam
memanajemen keuangan itu sendiri. Seperti masalah dalam penanganan pengelolaan
data dengan jumlah yang banyak dan masalah penghitungan Rencana Kerja dan
Anggaran (RKA) menjadi kurang efisien dan efektif karena dilakukan dengan cara
yang manual.
Perkembangan dunia IT yang semakin pesat membuat hampir seluruh kegiatan
sehari-hari ditunjang oleh sesuatu yang berbau IT, tidak terkecuali pekerjaan
administrasi bidang keuangan. Kemampuan komputer yang semakin baik dan
ukurannya yang semakin kecil, membuat hampir di tiap kantor dan institusi-institusi
yang ada saat ini telah memiliki perangkat komputer untuk menunjang pekerjaan
administrasi sehari-hari, seperti pengelolaan administrasi keuangan yang tidak lagi
menggunakan cara manual melainkan mmenggunakan suatu system informasi
berbasis web.
IT Telkom merupakan salah satu universitas terkemuka diIndonesia yang
berbasiskan IT. Salah satu fakultas yang terdapat di IT Telkom adalah Fakultas
Informatika yang berkantor di gedung F. Seluruh kegiatan perkantoran Fakultas
Informatika bepusat dibagian adminisrasi yang terletak di lantai dasar gedung F.
Sebagai pusat kegiatan administrasi, bagian admin bertanggung jawab atas seluruh
kegiatan administrasi di Fakultas Informatika IT Telkom. Fakultas Informatika IT
Telkom tentunya juga memiliki mekanisme administrasi pengelolaan keuangan yang
berbeda dengan institusi lain.
Perencanaan keuangan adalah suatu perencanaan kebutuhan keuangan yang
digunakan untuk mendukung perencanaan program kerja RKM. RKM(Rencana Kerja
Manajerial) merupakan program kerja penyusunan rencana anggaran yang dibuat oleh
unit. RKM akan didetailkan menjadi sub yang lebih kecil lagi yang disebut
RKA(Rencana Kerja dan Anggaran). Penyusunan RKA di Fakultas Informatika IT
Telkom melibatkan beberapa staff yaitu Dekan, Wakil Dekan, Kaprodi, Ka.BK,
Ka.Ur.Administrasi dan Keuangan, dan Ka.Ur.Bengkel. Tahap pertama Proses
penyusunan RKA dilakukan oleh Kaprodi, Ka.BK, Ka.Ur.Administrasi dan
Keuangan, dan Ka.Ur.Bengkel. Setelah itu, RKA akan diserahkan ke bagian fakultas.
Fakultas akan mengoreksi RKA dan menyerahkannya ke Institusi. Pihak institusi akan
merevisi ulang RKA. Kemudian RKA akan diserahkan ke pihak yayasan. RKA yang
disetujui oleh yayasan akan diturunkan kembali ke pihak institusi dan pihak institusi
akan menurunkan lagi ke bagian fakultas. Kondisi saat ini, sistem administrasi
perencanaan keuangan di Fakultas Informatika IT Telkom masih menggunakan cara
manual. Proses penghitungan RKA dilakukan secara manual memiliki kekurangan
yaitu, proses penghitungan RKA yang dilakukan dengan perhitungan manual
membuat staff dan pegawai membuang banyak tenaga dan waktu. Selain itu, masalah
kurangnya integrasi data antar staff keuangan membuat data anggaran menjadi tidak
valid dan mengalami perbedaan.
1
Keterbatasan sumber daya yang ada serta mobilitas dosen dan karyawan
Fakultas Informatika IT Telkom yang tinggi mengakibatkan terhambatnya pekerjaan
administrasi khususnya dalam hal perencanaan keuangan. Walaupun terdapat
komputer sebagai penunjang pekerjaan administrasi, pada kenyataannya pekerjaan
administrasi keuangan masih mengalami hambatan. Untuk itu, perlu dibuat suatu
Aplikasi berbasis web yang dapat memindahkan perencanaan keuangan dari manual
menjadi elektronis sehingga memudahkan staff keuangan untuk melakukan integrasi
data. Pemilihan aplikasi berbasis web dapat memudahkan untuk melakukan share
data informasi keuangan antar staff. Sehingga pemberitahuan informasi-informasi
mengenai perencanaan keuangan yang tadinya di share antar staff hanya melalui sms
dapat digantikan dengan membuka aplikasi berbasis web ini.
Dengan dibangunnya aplikasi ini, diharapkan dapat membantu dan
memfasilitasi pekerjaan administrasi perencanaan keuangan di Fakultas Informatika.
Aplikasi ini juga dapat dikembangkan dikemudian hari untuk membuat suatu aplikasi
yang lebih handal .
1.2
Perumusan Masalah
Permasalahan yang muncul berdasarkan latar belakang di atas yaitu :
Belum tersedianya aplikasi berbasis web yang dapat digunakan untuk pengelolaan
perencanaan keuangan di Fakultas Informatika IT Telkom seperti pengelolaan data
keuangan yang masuk dan keluar, penghitungan RKA yang dilakukan secara otomatis
dan simulasi rencana per mata anggaran yang dapat dilakukan oleh system.
Penghitungan secara otomatis disini maksudnya staff tidak perlu melakukan proses
penghitungan yang dilakukan secara manual satu per satu dengan menggunakan alat
hitung untuk penghitungan anggaran karena aplikasi menyediakan fungsionalitas
untuk penghitungan anggaran.
1.3
Tujuan
Tujuan pembuatan proyek akhir ini adalah untuk membuat aplikasi yang dapat
digunakan untuk membantu perencanaan RKA.
1.4
Batasan Masalah
Dalam pembuatan Proyek Akhir ini ditentukan batasan-batasan masalah untuk
membatasi ruang lingkup permasalahan yang harus di tangani, batasan tersebut antara
lain:
1. Aplikasi Perencanaan Keuangan ini hanya berjalan di lingkungan Fakultas
Informatika IT Telkom.
2. Aplikasi ini dibangun hanya sebagai pendukung kegiatan administrasi perencanaan
keuangan dan tidak dapat menggantikan kegiatan administrasi perencanaan
keuangan secara menyeluruh.
3. Aturan mengenai hak user untuk pengaturan hak akses dalam aplikasi perencanaan
keuangan ini, berdasarkan aturan struktur institusi keuangan fakultas informatika
yang sudah ada sebelumnya.
4. Pembuatan skema RKA yang dilakukan oleh fakultas dapat lebih dari satu skema.
5. Aplikasi ini dibangun dengan bahasa pemrograman PHP dan MySql sebagai basis
datanya.
2
1.5
Metodologi Penyelesaian Masalah
a. Studi Literatur
Studi literatur dilakukan dengan mempelajari literatur atau sumber
pembelajaran ilmiah yang dapat membantu dalam pembangunan proyek akhir ini.
Literatur tersebut berupa pemahaman tentang administrasi perencanaan keuangan,
bagaimana membuat perangkat lunak yang baik, ataupun mengenai tools yang akan
digunakan dalam pembangunan proyek. Literatur tersebut bersumber dari buku,
artikel, dan situs di internet. Tujuanya adalah untuk memperdalam permasalahan serta
sebagai sebagai dasar dalam perancangan pembuatan perangkat lunak.
b. Pengumpulan data
Untuk membangun Aplikasi Perencanaan Keuangan ini dibutuhkan data
sebagai bahan yang akan diolah dalam sistem atau sebagai acuan dalam pembangunan
sistem. Data tersebut diperolaeh langsung dari Fakultas Informatika IT Telkom
dengan melakukan wawancara/diskusi dengan staf administrasi. Data yang diperoleh
yaitu struktur institusi dan data-data RKA yang ada di Fakultas Informatika IT
Telkom.
c. Analisa Masalah
Setelah melakukan studi literatur dan mengumpulkan data, kemudian
dilakukan analisa terhadap proses bisnis administrasi perencanaan keuangan di
Fakultas Informatika IT Telkom untuk mengidentifikasi kekurangan sistem
perencanaan keuangan yang lama (manual). Kekurangan tersebut kemudian dicarikan
solusinya untuk ditangani dalam aplikasi yang berbasis web ini.
d. Pembangunan Perangkat Lunak
Model proses pengembangan aplikasi yang digunakan pada pembuatan proyek
akhir ini terdiri dari tahapan:
1)
Analisis kebutuhan
Pada tahap ini dipelajari dan dianalisis antara lain :
Sistem kegiatan monitoring saat ini,
dan
kekurangannya
Sistem kegiatan monitoring dengan aplikasi monitoring
Target pengguna dari aplikasi
Fungsionalitas aplikasi
Kebutuhan untuk pembangunan aplikasi (perangkat
keras dan lunak)
2)
Perancangan
Pada tahap ini dibuat rancangan-rancangan sistem. Rancangan yang dibuat
antara lain :
Perancangan aplikasi, dengan diagram aliran data
Perancangan basis data
Perancangan struktur menu
3)
Implementasi
Pada tahap ini aplikasi diimplementasikan dengan melakukan pengkodean
program antara lain :
- Implementasi basis data, menggunakan fasilitas DBMS Oracle
- Implementasi antarmuka aplikasi berbasis web, dengan menggunakan
HTML, dan CSS.
- Implementasi fitur visualisasi jaringan distribusi menggunakan flash
- Pengkodean program menggunakan bahasa pemrograman PHP
3
Hasil keluaran dari tahap ini adalah sebuah produk aplikasi berbasis web.
4) Pengujian (testing)
Pada tahap ini akan dilakukan pengujian dan evaluasi terhadap aplikasi yang
dibangun. Pengujian yang dilakukan antara lain :
Pengujian unit fungsionalitas, menggunakan teknik black box
testing. Pengujian dilaksanakan setelah tahap implementasi selesai.
e. Pengujian
Pada tahap ini dilakukan pengujian terhadap aplikasi yang telah dibuat.
Pengujian berfokus pada fungsionalitas yang ada dalam sistem. Hal ini dilakukan
untuk mengetahui kinerja dan kekurangan sistem serta untuk menguji apakah sistem
sudah dapat memenuhi kebutuhan yang telah didefinisikan sebelumnya. Hasil
pengujian dapat dijadikan acuan untuk tahap perbaikan sistem selanjutnya.
f. Pembuatan laporan
Setelah menyelesaikan seluruh tahap pembangunan Proyek Akhir diatas, tahap
selanjutnya adalah pembuatan laporan akhir dan dokumentasi dari aplikasi yang telah
dibuat dalam bentuk buku Proyek Akhir. Buku tersebut berisi seluruh dokumentasi
sistem yang dibangun, dari awal pembuatan hingga tahap pengujian secara lengkap
dan terperinci. Hal ini berguna untuk pengembangan aplikasi dikemudian hari.
1.6
Sistematika Penulisan
Secara keseluruhan, sistematika penulisan pada proyek akhir ini adalah sebagai
berikut:
BAB I
Pendahuluan
Menjelaskan tentang latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah,
tujuan, metode penyelesaian masalah, dan sistematika penulisan proyek akhir.
BAB II
Landasan Teori
Menjelaskan tentang dasar-dasar teori yang digunakan dalam pembuatan
perangkat lunak ini.
BAB III
Analisa dan Perancangan
Pada bagian ini dilakukan analisa terhadap sistem yang dibuat untuk
mendefinisikan kebutuhan perangkat lunak. Dilanjutkan dengan pembuatan
ER diagram, DAD (Diagram Aliran Data), Class diagram dll.
BAB IV
Implementasi dan Pengujian
Pada bagian ini berisi perancangan perangkat lunak untuk memenuhi
kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya serta uji coba dari perangkat
lunak yang telah dibangun.
BAB V
Penutup
Berisi kesimpulan dari keseluruhan proyek akhir dan saran tentang
pengembangan perangkat lunak selanjutnya.
4