BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Dewasa ini

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Dewasa ini banyak perusahaan berlomba–lomba menyelenggarakan
sebuah event yang baik. Event–event yang diselenggarakan tersebut sangat
beragam, mulai dari launching product, company gathering, anniversary,
exhibitions, seminar, promosi, talkshow dan sebagainya. Perusahaan–perusahaan
tersebut mencoba membuat konsep yang berbeda dengan yang lain untuk
membuat event mereka lebih berkesan dan berbeda dari yang lain. Karena event
yang diselenggarakan tentunya memiliki dampak, baik dampak positif maupun
dampak negatif. Dampak yang timbul dari event akan berpengaruh terhadap
lingkungan disekitar tempat event diselenggarakan atau kepada stakeholder yang
terlibat dalam penyelenggaraan event.
Setiap dampak positif yang muncul dari event harus dapat dikelola dengan
baik dan dikembangkan secara maksimal, sementara dampak negatif harus ditekan
seminimal mungkin atau bahkan dihilangkan dalam event. Untuk itu sangat perlu
untuk membuat konsep perencanaan event yang baik dan matang. Tujuan dari
pembuatan konsep dan penyelenggaraan yang baik tidak lain adalah membuat
event tersebut menjadi lebih unik, menarik dan menjadi sebuah event yang sukses.
Kesuksesan dalam menyelenggarakan sebuah event akan mempunyai
pengaruh yang besar terhadap perusahaan atau organisasi. Event-event ini banyak
dimanfaatkan oleh perusahaan atau organisasi sebagai ajang untuk promosi,
1
2
memperluas koneksi serta tujuan-tujuan lainnya. Baik dari perusahaan secara
mandiri, organisasi, asosiasi, profit maupun non-profit.
Dalam arti sempit event diartikan sebagai pameran, pertunjukan atau
festival, dengan syarat ada penyelenggara, peserta dan pengunjung. Dalam arti
luas, event diartikan sebagai suatu kurun waktu kegiatan yang dilakukan oleh
sebuah organisasi
dengan mendatangkan orang orang ke suatu tempat agar
mereka memperoleh informasi atau pengalaman penting serta tujuan lain yang
diharapkan penyelenggara.1
Event atau lebih dikenal sebagai special event didefinisikan sebagai
fenomena yang muncul dari kejadian-kejadian yang sifatnya non rutin, yang di
dalamnya ada unsur hiburan, budaya, personal (khusus) atau tujuan perusahaan
yang merupakan bagian dari aktifitas normal/kehidupan sehari-hari, yang
tujuannya adalah mencerahkan, merayakan, menghibur atau memberikan
pengalaman sekelompok orang.2
Dibalik dari kesuksesan sebuah event tersebut tidak terlepas dari adanya
sebuah manajemen yang baik. Menyelenggarakan sebuah event bukannya
pekerjaan mudah. Keberhasilan sebuah event tentu ditunjang oleh alat ukur yang
sudah disiapkan. Agar semua tujuan berhasil dicapai, banyak faktor yang
mempengaruhi. Kualitas manajamen adalah hal yang utama dalam hal ini. 3 Mulai
dari konsep acara, perencanaan, pelaksanaan hingga evaluasi kegiatan harus
dipikirkan dengan
1
matang. Manajemen dalam hal strategi mempunyai peran
John E. Kennedy. Manajemen Even. Jakarta: PT. Bhuana Ilmu Populer. 2009. hal. 3
Anton Shone and Bryn Parry. Successful Event Management. London: Thomson Learning.2004.
hal.8
3
Kennedy, op.cit., hal.5
2
3
untuk membantu perusahaan menyesuaikan diri dari perubahan
lingkungan
usaha. Perubahan lingkungan tentu mempengaruhi prestasi sebuah perusahaan
dalam meraih keuntungan atau konstribusi kepada pihak-pihak yang terkait.
Kegagalan event bisa terjadi apabila tidak terkoordinasi dengan akurat, rekruitmen
yang tidak maksimal, dan prioritas waktu yang tidak konsisten. Semua itu adalah
tindakan manajemen. 4
Manajemen sendiri dapat dirumuskan sebagai suatu proses dari kelompok
orang-orang yang secara koordinatif, memimpin kegiatan-kegiatan tertentu untuk
mencapai tujuan-tujuan bersama. Umumnya aktivitas manajemen pada setiap
lembaga atau oganisasi berkaitan dengan usaha mengembangkan potensi dan
memimpin suatu tim atau sekelompok orang dalam satu kesatuan, dengan
memanfaatkan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan tertentu dalam
organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.5
Manajemen
event
adalah
bagian
ilmu
yang
menciptakan
dan
mengembangkan sebuah kegiatan untuk mengumpulkan orang – orang disuatu
tempat, melakukan serangkaian aktivitas yang teratur untuk memperoleh suatu
informasi atau menyaksikan suatu kejadian. Manajemen event adalah suatu
kejadian-kejadian yang terjadi pada saat tertentu yang digunakan untuk mengatur,
membimbing, dan memimpin semua orang yang menjadi bawahannya agar usaha
yang sedang dikerjakan dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya
pada suatu badan organisasi tertentu.6
4
Kennedy, op.cit., hal.7
Sukarna. Dasar-Dasar Manajemen. Bandung: Mandar Maju. 2011.hal. 75
6
Kennedy, op.cit., hal.1
5
4
Pengaruh dari kesuksesan penyelenggaraan sebuah event akan berdampak
kepada citra dari perusahaan atau organisasi. Sedangkan kesuksesan sebuah event
dipengaruhi oleh tahapan manjemennya. Apakah tahapan atau proses manajemen
untuk sebuah event sudah terlaksana atau belum. Event adalah salah satu bentuk
aktivitas Public Relations(PR) yang berarti event juga merupakan alat bagi Public
Relations untuk menyampaikan pesan kepada khalayak. Pesan tersebut akan
selalu berorientasi pada pencitraan atau reputasi dari sebuah perusahaan ataupun
organisasi. Untuk itu PR menjalankan fungsi manajemen untuk menjalankan
sebuah event agar berjalan sesuai yang diharapkan, yaitu berorientasi pada citra
perusahaan atau organisasi.
Public Relations serta kaitannya dengan kemajuan perusahaan lewat eventevent yang berlangsung, karena seorang Public Relations haruslah mengetahui
dan memahami secara mendalam tentang bagaimana ia berkomunikasi dengan
khalayaknya, menggunakan cara berkomunikasi yang baik sesuai dengan situasi
dan kondisi yang berlangsung pada saat itu, menggunakan dan menyusun serta
merencanakan proses komunikasi yang baik, menciptakan atau membangun
reputasi dan citra perusahaan, mengatasi masalah-masalah yang terjadi di dalam
perusahaan yang menyangkut pihak internal dan eksternal.
Berdasarkan peran Public Relations dalam “Effective PR” yakni teknisi
komunikasi, penentu ahli, fasilitator komunikasi atau fasilitator pemecahan
masalah. Berdasarkan peran tersebut, maka ruang lingkup dalam tugas PR dalam
organisasi meliputi programming, relationship, writing, editing, information,
production, speaking, research, evaluation, event dan special event adalah salah
5
satu diantaranya.7 Dalam pelaksanaan pekerjaannya, PR akan menggunakan
konsep-konsep manajemen untuk mempermudah pelaksaaan tugas-tugasnya.
Bahwa proses pekerjaan humas mulai dari tahapan perencanaan hingga evaluasi
sepenuhnya mengacu pada pendekatan teori fungsi manajemen.
Dalam hal ini fungsi seorang Public Relations dalam mengelola event
sangat dibutuhkan, karena perusahaan atau organisasi memanfaatkan event
sebagai sarana mengkomunikasikan pesan perusahaan. Pesan perusahaan dengan
mengadakan event sangat beragam, mulai dari menaikan penjualan, membuat
inovasi produk hingga mempertahankan atau memperbaiki citra perusahaan.
Seorang PR tidak hanya dituntut untuk menjaga hubungan baik dengan
khalayak atau media. Tapi kegiatan PR saat ini sudah luas cakupannya baik dari
segi manajemen, pemasaran, periklanan, promosi, propoganda dan publisitas.
Seorang PR dituntut untuk mampu merencanakan serta menjalankan programprogram yang mampu menumbuhkan suatu kepercayaan, kepuasan atau pun
minat beli suatu produk atau jasa dari perusahaan yang kemudian akan
membentuk suatu citra.
Keinginan sebuah organisasi untuk mempunyai citra yang baik kepada
publik sasaran berawal dari sebuah pengertian yang tepat mengenai citra sebagai
salah upaya yang perlu dilaksanakan. Dalam upaya tersebut banyak cara untuk
mendapatkan hasil yang diinginkan salah satunya dengan melaksanakan sebuah
event.
7
Scott M. Cutlip, Allen H. Center, Glen M. Broom. Effective PR (Merancang & Melaksanakan
Kegiatan Kehumasan Dengan Sukses) Prentice Hall. Jakarta: Kelompok Gramedia. hal .32
6
Umumnya kesuksesan pelaksanaan suatu event pada setiap lembaga atau
organisasi berkaitan dengan usaha mengembangkan potensial dan memimpin
suatu tim dan kelompok orang dalam satu kesatuan, dengan memanfaatkan
sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan tertentu dalam organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya.
Dari penjabaran–penjabaran diatas dapat diperoleh suatu kesimpulan
bahwa menyelenggarakan suatu event merupakan suatu bagian yang bertujuan
memperoleh good will, kepercayaan, saling pengertian dan citra yang baik dimata
publik. Perusahaan atau organisasi perlu memiliki cara untuk memperoleh itu
semua. Pada hal ini Jakarta Scout Check melakukan penyelenggaraan event untuk
mempertahankan citra positifnya.
Organisasi bernama Jakarta Scout Check (JSC) didirikan sekitar tahun
1969. Selama bertahun-tahun JSC telah berubah menjadi salah satu organisasi
yang handal dan terpercaya dalam industri minyak dan gas di Indonesia. Jakarta
Scout Check sendiri merupakan organisasi formal untuk pertukaran informasi
tertentu yang berkaitan dengan kegiatan industri minyak dan gas di Indonesia.
Kegiatan rutin JSC adalah rapat bulanan dengan para anggota, dalam rapat
ini para anggota berbagi informasi seputar minyak dan gas serta aktivitas
eksplorasi yang ada dalam perusahaan mereka. Kegiatan rutin lainnya yaitu rapat
dengan para pengurus, pengawas serta para pembina mengenai program kerja
serta laporan semua kegiatan dan acara yang akan, sedang ataupun yang telah
dijalankan.
7
Saat ini JSC telah menjadi salah satu organisasi yang banyak diikuti
perusahaan–perusahaan minyak dan gas terkemuka di Jakarta sehingga memiliki
reputasi dan citra yang baik dipublik internal dan eksternal perusahaan. Hal
tersebut dapat dilihat dari pentingnya data yang miliki JSC karena bersumber
langsung dari tangan pertama. Data tersebut didapatkan langsung dari anggota
JSC. Citra JSC yang baik juga dapat dilihat dari perusahaan mana saja yang
tergabung dalam di Jakarta Scout Check forum ini. Perusahaan besar seperti
Pertamina, TOTAL E&P dan Star Energy tergabung dalam organisasi ini. Dari
tahun ke tahun member JSC pun bertambah, hingga saat ini berjumlah 59
member.
Hal ini memperlihatkan bahwa citra JSC dikalangan dunia migas sudah
terbentuk dengan baik. Perusahaan – perusahaan besar dan ternama tergabung
menjadi anggota dan selalu hadir di setiap pertemuan JSC. JSC juga aktif
menyelenggarakan talkshow, ataupun pertemuan- pertemuan dengan para
anggotanya. Para anggota pun aktif dalam milis dan selalu hadir meramaikan
event-event Jakarta Scout Check. Hubungan dengan para pemangku kepentingan
seperti BPMIGAS dan Ditjen Migas juga terjalin dengan baik. Bisa dilihat dari
antusias mereka apabila hadir dan menjadi nasasumber apabila melaksanakan
kegiatan bersama Jakarta Scout Check.
Pada kali ini JSC menyelenggarakan event “Farmout Forum Indonesia
2012”. Event ini baru diadakan pertama kali di Indonesia. Event yang
diselenggarakan oleh JSC memberikan peluang kepada para perusahaan migas
untuk mempromosikan blok–blok
mereka kepada perusahaan lain dan
8
memberikan kesempatan bagi perusahaan tersebut untuk berbisnis. Pada sisi lain
acara ini memberikan kesempatan bagi perusahaan–perusahaan migas untuk
mendapatkan jaringan komunikasi dan bisnis.
Dalam acara “Farmout Forum Indonesia 2012” ini JSC juga
mempromosikan kegiatan JSC dan program kegiatan JSC, serta keuntungan –
keuntungan apa saja yang didapatkan apabila bergabung dengan Jakarta Scout
Check. Selain bermanfaat bagi para anggota dan visitor yang hadir, tentunya
event ini adalah salah satu upaya mempertahankan citra positif Jakarta Scout
Check di mata publik internal dan eksternal. Jika event ini berjalan lancar dan
berhasil mencapai tujuannya, JSC akan dianggap organisasi yang mempunyai
manfaat yang baik. Manfaat yang dirasakan oleh publik akan dirasakan juga
manfaatnya oleh internal Jakarta Scout Check. Event Farmout Forum Indonesia
pada bulan September 2012 ini adalah event yang pertama kali diselenggarakan di
Indonesia di kalangan dunia migas. Acara serupa sering diadakan di Singapura.
Maka dari itu panitia mempunyai ide melaksanakan acara Farmout Forum di
Indonesia. Event perdana ini diadakan di Bali dengan alasan karena Bali adalah
sebuah daerah pariwisata yang menarik dan tentunya hal ini menjadi daya tarik
pengunjung yang berminat hadir. Selain lokasi, alasan lain adalah banyak blok blok yang potensial untuk diinfokan kepada visitor dan yang pasti kepada calon
investor yang hadir.
Farmout Forum Indonesia 2012 yang baru pertama digelar di Indonesia
ini, boleh dibilang sukses. Kurang lebih 167 peserta yang terdiri dari perwakilan
Direktorat Jenderal Migas, BPMIGAS, PT. Patra Nusa Data, Pusat Data dan
9
Informasi (Pusdatin) Kementerian ESDM, beberapa perusahaan minyak dan gas
bumi, perusahaan survei, serta perusahaan jasa konsultan, hadir dalam acara itu.
Termasuk perwakilan investor dan stakeholder sektor migas dari Malaysia,
Australia, Jepang, Singapura, dan Italia.
Acara ini bekerja sama dengan banyak pihak, seperti Petrochina, Star
Energy, Total E&P, serta pemangku kepentingan dipemerintah. Service company
pun ikut meramaikan acara ini. Semua turut hadir dan membantu pelaksanaan
event Farmout Forum Indonesia 2012. Semua perusahaan ini mau bekerja sama,
tentunya karena sudah terjalin komunikasi dan kepercayaan yang baik dengan
Jakarta Scout Check.
Alasan penulis memfokuskan dimanajemen event dan mengapa harus
“Farmout Forum Indonesia 2012” dibandingkan event Jakarta Scout Check yang
lain ialah karena event ini merupakan program besar yang pertama kali dilakukan
oleh Jakarta Scout Check dan pertama kali di Indonesia. Tentunya program ini
akan
mempengaruhi citra Jakarta Scout Check kedepannya. Citra tersebut
dipengaruhi oleh manajemen yang dilakukan oleh Jakarta Scout Check. Banyak
unsur yang dapat diteliti dalam event ini yang diharapkan dapat mempertahankan
citra positif yang telah ada sekarang ini. Unsur berupa tahapan-tahapan
manajemen dalam menyelenggarakan sebuah event. Tahapan tersebut mulai dari
persiapan event, meliputi pembuatan konsep, pengaturan waktu, pembuatan desain
acara hingga evaluasi yang dilakukan oleh panitia Jakarta Scout Check dalam
menyelenggarakan event ini. Penelitian Event Farmout Forum Indonesia 2012
dijalankan dengan berdasarkan tahapan proses fungsi manajemen, seperti fungsi
10
manajemen yang dikemukakan oleh GR Terry yaitu Planning, Organizing,
Actuating dan Controlling. Tahapan manajemen ini adalalah cara pencapaian
tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu dengan menggunakan kegiatan orang
lain yang terdiri dari tindakan-tindakan POAC tersebut. Tujuan tahapan
manajemen ini untuk mencapai keteraturan, kelancaran dan kesinambungan usaha
untuk mencapai tujuan. Tentunya hasil akhir tujuan tersebut diharapkan
mempertahankan citra positif untuk Jakarta Scout Check.
Untuk itu peneliti ingin mengkaji Manajemen Event Farmout Forum
Indonesia 2012 dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan citra positif
Jakarta Scout Check, sebagai salah satu organisasi yang terpercaya dikalangan
dunia migas
1.2 Fokus Penelitian
Dalam penelitian ini fokus penelitian adalah tahapan manajemen
event
“Farmout Forum Indonesia 2012” mengacu kepada teori George R. Terry . Jadi
fokus penelitiannya sebagai berikut:
1. Planning sebagai dasar pemikiran dari tujuan dan penyusunan event
Farmout Forum Indonesia 2012, langkah-langkah yang akan dipakai untuk
mencapai tujuan event. Merencanakan berarti mempersiapkan segala
kebutuhan, memperhitungkan matang-matang apa saja yang menjadi
kendala, dan merumuskan bentuk pelaksanaan kegiatan yang bermaksuud
untuk mencapai tujuan dari event Farmout Forum Indonesia 2012.
11
2. Organizing
sebagai cara
untuk
mengumpulkan orang-orang
dan
menempatkan mereka menurut kemampuan dan keahliannya dalam
pekerjaan yang sudah direncanakan untuk event Farmout Forum Indonesia
2012.
3. Actuating sebagai cara untuk menggerakan organisasi agar berjalan sesuai
dengan pembagian kerja masing-masing serta menggerakan seluruh
sumber daya yang ada dalam organisasi agar pekerjaan atau kegiatan yang
dilakukan bisa berjalan sesuai rencana dan bisa mencapai tujuan event
Farmout Forum Indonesia 2012.
4. Controlling sebagai cara untuk mengawasi apakah gerakan dari organisasi
ini sudah sesuai dengan rencana atau belum. Serta mengawasi penggunaan
sumber daya dalam organisasi agar bisa terpakai secara efektif dan efisien
tanpa ada yang melenceng dari rencana event Farmout Forum Indonesia
2012.
Dari uraian diatas, maka peneliti mencoba mengidentifikasi permasalahan
yaitu “Bagaimana Manajemen Event Farmout Forum Indonesia 2012 dalam
Mempertahankan Citra Postitif Jakarta Scout Check?”.
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan dilakukan penelitian ini berdasarkan perumusan masalah adalah
untuk mengetahui Manajemen Event Farmout Forum Indonesia 2012 dalam
mempertahankan Citra Positif Jakarta Scout Check.
12
1.4 Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut :
1. Manfaat Akademis
Penelitian ini diharapkan mampu memberikan bahan bacaan atau referensi
bagi pembaca sebagai salah satu sarana untuk memperoleh kajian tentang
Manajemen Event Farmout Forum Indonesia 2012 dalam mempertahankan
Citra Positif Jakarta Scout Check.
2. Manfaat Praktis
Penelitian ini diharapkan mampu memberikan informasi yang berguna dan
dasar sumbangan pemikiran bagi perusahaan mengenai Manajemen Event
Farmout Forum Indonesia 2012 dalam mempertahankan Citra Positif
Jakarta Scout Check.
3. Manfaat Sosial
Penelitian ini diharapkan mampu memberikan manfaat kepada masyarakat
mengenai bagaimana langkah – langkah untuk menyelenggarakan sebuah
event seperti yang peneliti tuangkan dalam penelitian “Manajemen Event
Farmout Forum Indonesia 2012 dalam mempertahankan Citra Positif
Jakarta Scout Check”.