1 BAB 1 PENDAHULUAN 1 1.1 Latar Belakang

BAB 1
PENDAHULUAN
1
1.1
Latar Belakang
Pemanfaatan teknologi dan sistem informasi dalam dunia bisnis saat ini
sudah menjadi salah satu faktor utama kesuksesan organisasi. Banyak sektor
usaha saat ini yang berskala besar hingga kecil sekalipun telah memanfaatkan
teknologi dan sistem informasi dalam kegiatan operasional organisasi.
Berdasarkan survei yang dilakukan oleh John E. Van Decker (2013) tentang
Studi Teknologi CFO Eksekutif Keuangan International menunjukkan hasil
seperti yang digambarkan di gambar 1.1 dibawah ini:
Gambar 1.1 Pengaruh Inverstasi TI Dibandingkan dengan Dua Tahun
Lalu (Analisis Survei: Studi Teknologi CFO Eksekutif Keuangan
International, Gartner 2 Mei 2013, John E. Van Decker)
Dari gambar 1.1 menunjukkan bahwa terjadi peningkatan investasi
teknologi informasi sebesar 44% dibandingkan dengan periode sebelumnya
1
2
yaitu tahun 2011. Alasan yang paling mempengaruhi dalam investasi teknologi
informasi adalah bahwa teknologi informasi merupakan kunci dari strategi
perusahaan.
Menurut jurnal Zayyana Shehu (2014) tentang Kelebihan Biaya pada
Pengerjaan Proyek di Malaysia menyatakan bahwa pengembangan dan
implementasi teknologi informasi dalam organisasi sering menghadapi masalah
kelebihan biaya dimana biaya merupakan kriteria fundamental untuk mengukur
kesuksesan sebuah proyek. Biaya proyek memiliki hubungan dengan kriteria
proyek lainnya seperti waktu, kualitas, dan nilai proyek terhadap perusahaan.
Sebagai kunci dari strategi organisasi, pengembangan dan implementasi
teknologi informasi akan memberikan dampak yang besar pada organisasi jika
terjadi kesalahan pada pengelolaan proyek. Berdasarkan survei dari McKinsey
dan BT Center for Major Programme Management di Universitas Oxford
(2010) tentang perbandingan proyek teknologi informasi berdasarkan biaya,
jadwal dan manfaat menunjukkan hasil seperti pada gambar 1.2 dibawah ini:
Gambar 1.2 Performa dari variasi tipe proyek secara signifikan (Analisis
Survei: Studi Referensi Perkiraan untuk Proyek TI, 2010, McKinseyOxford)
Dari gambar 1.2 menunjukkan bahwa 66% proyek teknologi informasi
terutama dalam pengembangan dan implementasi aplikasi perangkat lunak
selalu melebihi biaya yang direncanakan, 33% melebihi tenggat waktu yang
telah ditentukan dan 17% mengalami kerugian. Pertanyaan selanjutnya adalah
bagaimana caranya organisasi memaksimalkan peluang pengembangan dan
implementasi proyek teknologi informasi agar selesai sesuai dengan ekspektasi
biaya dan waktu yang telah ditentukan?
Berdasarkan survei dari Michael Bloch, Sven Blumberg, dan Jürgen
Laartz (2012) tentang Penyelesaian Proyek TI Skala Besar Sesuai Perencanaan
Waktu, Biaya dan Nilai Proyek menyatakan bahwa kunci keberhasilan proyek
bergantung pada penguasaan empat dimensi yang membentuk sebuah
3
metodologi untuk proyek teknologi informasi yang disebut dengan value
assurance. Keempat elemen tersebut adalah:
1. Fokus pada pengelolaan strategi dan stakeholder bukan berkonsentrasi pada
anggaran dan penjadwalan.
2. Menguasai teknologi dan konten proyek dengan mengamankan bakat
internal dan eksternal yang penting.
3. Membangun tim yang efektif dengan menyelaraskan insentif tim dengan
tujuan keseluruhan proyek.
4. Unggul di praktek inti proyek manajemen, seperti siklus pengiriman yang
singkat dan pemeriksaan kualitas yang ketat.
Pemanfaatan teknologi informasi yang berhubungan dengan proyek
manajemen ini telah diterapkan ke beberapa instansi-instansi umum dan
tersebar secara luas di Indonesia. Proyek manajemen ini sudah menjadi hal
yang wajar dan berperan penting dalam kehidupan bisnis dalam lingkungan
kerja. Maka tidaklah jarang ditemukan perusahaan maupun organisasi yang
melakukan kerja-sama dengan beberapa developer dalam pembuatan aplikasi
proyek manajemen untuk mengelola proyek internal perusahaan.
Universitas Bina Nusantara sebagai salah satu institusi pendidikan
swasta ternama di Indonesia merupakan contoh organisasi yang memiliki unit
yang berfungsi untuk mengelola proyek baik dari internal maupun eksternal.
Unit ini dikenal dengan nama Binus Creates. Binus Creates berperan sebagai
penghubung antara fakultas dengan pihak eksternal, hubungan yang dimaksud
meliputi kemitraan dalam pengerjaan dan distribusi proyek.
Berdasarkan hasil observasi penulis selama melakukan internship di
Binus
Creates,
ditemukan
cara
pengelolaan
proyek
secara
manual
menggunakan Microsoft Excel. Cara manual ini tentunya akan cukup sulit jika
semakin hari jumlah proyek yang dikerjakan akan semakin berkembang
jumlahnya dan semakin besar pula ruang lingkupnya. Besarnya ruang lingkup
dan banyaknya jumlah proyek yang harus dikerjakan menuntut dibutuhkannya
suatu aplikasi manajemen proyek untuk mendukung aktivitas pengelolaan
proyek yang lebih efektif dan efisien.
1.2
Rumusan Masalah
Rumusan masalah yang dapat ditarik dari latar belakang tersebut adalah:
4
1. Bagaimana cara mengembangkan aplikasi proyek manajemen yang dapat
membantu dan mempermudah pengelolaan proyek pada Binus Creates?
2. Bagaimana cara manajer proyek mendapatkan informasi yang akurat
tentang proyek-proyek yang sedang dikerjakan?
3. Bagaimana cara informasi terdistribusi antar tim yang terlibat dalam
proyek?
1.3
Ruang Lingkup
Ruang lingkup yang akan dibahas adalah sebagai berikut:
1. Perancangan dan pengembangan aplikasi proyek manajeman berbasis web.
2. Aplikasi proyek manajemen dikembangkan dengan bahasa pemrograman
PHP.
3. Aplikasi proyek manajemen memiliki fitur user management yang
digunakan untuk mengatur menu, user, dan akses user terhadap menu.
4. Aplikasi proyek manajemen memiliki fitur pendataan informasi proyek dan
pembagian tugas terhadap masing-masing konsultan yang terlibat dalam
proyek.
5. Aplikasi proyek manajeman memiliki fitur yang mendukung manajer
proyek dan Person In Charge (PIC) untuk melakukan monitoring terhadap
perkembangan pengerjaan proyek.
6. Pengguna aplikasi ditujukan untuk internal Binus Creates yang bertugas
sebagai PIC proyek dan manajer proyek.
1.4
Tujuan dan Manfaat
Adapun tujuan dari pengembangan aplikasi manajemen proyek ini adalah:
1. Mengembangkan aplikasi proyek manajeman yang dapat membantu
manajer proyek memonitor informasi tentang proyek yang dikerjakan dan
mendistribusikan informasi kepada tim yang terlibat.
2. Mengembangkan aplikasi proyek manajemen yang dapat menyimpan
perubahan variable. Manajer proyek dapat melakukan pegawasan terhadap
perubahan tersebut.
3. Mengembangkan aplikasi proyek manajemen yang dapat memberikan
informasi perkembangan proyek kepada tim yang terlibat dalam pengerjaan
proyek.
5
Berikut adalah manfaat yang ingin diperoleh dari pengembangan
aplikasi manajemen proyek ini adalah:
1. Manajer proyek dapat mengidentifikasi masalah lebih dini dan membuat
keputusan perbaikan.
2. Alokasi tugas PIC dalam pengerjaan proyek lebih terorganisir sehingga
mempermudah masing-masing PIC untuk memonitor tugasnya.
3. Evaluasi dan pengerjaan proyek lebih efisien dan proyek lebih cepat selesai.
1.5
Metode Pengumpulan Data dan Pengembangan Aplikasi
Dalam mengembangkan aplikasi ini, akan dua metode yaitu sebagai
berikut:
1.5.1 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang diperlukan dalam skripsi ini
diperoleh dengan:
1. Wawancara
Melakukan wawancara rutin dengan staf internal Binus Creates
untuk memahami kebutuhan perusahaan. Tujuan dari wawancara ini
adalah untuk mendapatkan requirement dari Binus Creates dan
membahas rancangan fitur yang akan dibuat pada aplikasi.
2. Observasi
Melakukan pengamatan terhadap internal Binus Creates untuk bisa
mendapatkan analisa perihal cara kerja dan sistem yang sedang
berjalan dalam Binus Creates. Pengamatan ini bertujuan untuk bisa
mendapatkan kriteria-kriteria dan fitur-fitur aplikasi yang sesuai
dengan kebutuhan dari staf Binus Creates.
3. Pembacaan Latar Belakang
Melakukan pembacaan dokumen-dokumen terkait cara kerja dan
sistem yang sedang berjalan di Binus Creates. Tujuan dari
pembacaan latar belakang ini untuk mendapatkan tabel-tabel yang
digunakan dalam pendataan proyek.
6
1.5.2 Metode Pengembangan Aplikasi
Metode yang digunakan dalam pengembangan aplikasi adalah
metode waterfall. Menurut Pressman & Maxim (2015:42), tahap-tahap
dalam metode waterfall adalah:
Gambar 1.3 Metode Waterfall (Sumber: Pressman & Maxim,
2015:42)
1. Communication (analisa kebutuhan dan mendefinisikan masalah)
2. Planning (memperkirakan dan membuat jadwal)
3. Modeling (analisis dan desain model)
4. Construction (coding dan testing)
5. Deployment (implementasi dan pengumpulan umpan balik)
1.6
Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan skripsi ini tersusun berdasarkan tahap-tahap berikut:
BAB 1 PENDAHULUAN
Berisikan latar belakang, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat,
metodologi penelitian yang digunakan, dan sistematika penulisan. Yang
menjadi landasan dari penulisan skripsi dan pengembangan aplikasi ini.
BAB 2 LANDASAN TEORI
Berupa teori, konsep, hasil pengembangan dasar (produk, sistem, model dan
sebagainya) yang diperlukan untuk mendukung penyusunan skripsi. Penjelasan
yang lebih spesifik dan mendetail mengenai aplikasi yang dijadikan sebagai
pedoman dalam penyelesaian pengembangan aplikasi dan penyusunan skripsi.
BAB 3 DESKRIPSI UMUM
Berisikan penjelasan dan informasi-informasi mengenai profil perusahaan
secara rinci, sistem dan cara kerja yang digunakan, identifikasi masalah,
kondisi yang sedang berjalan beserta solusi-solusi yang diajukan sebagai
penyelesaian masalah.
7
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil dan bahasan yang dikembangkan berisikan tahapan – tahapan dalam
penyelesaian aplikasi yang berupa hasil uji coba atau evaluasi yang telah
dilaksanakan terhadap hasil pengembangan sistem aplikasi dan berbagai
kebijakan lainnya. Dan juga di dalam bab ini, hasil dari diskusi analisis akan
dihubungkan terhadap konsep dan pendekatan pada dunia kerja. Data dapat
ditampilkan ke dalam bentuk grafik, tabel, gambar dan hasil yang telah sesuai
dengan bahasan yang diinginkan.
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
Berisi mengenai kesimpulan yang dihasilkan dari evaluasi seluruh tahap
perancangan dan implementasi yang telah dilakukan serta saran-saran untuk
pengembangan yang lebih lanjut di waktu mendatang.
8