BAB I PENDAHULUAN

BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Perkembangan ilmu dan teknologi yang saat ini sangat pesat berpengaruh
terhadap kemajuan bisnis disegala bidang. Baik perusahan swasta, instansi pemerintahan
dan atau organisasi lainnya. Karena dengan perkembangan ilmu dan teknologi ini dapat
diciptakan sebuah aplikasi dan atau sistem yang akan digunakan baik secara eksternal
maupun internal dengan harapan proses pekerjaan yang dilakukan akan lebih mudah
diselesaikan dan terciptanya hasil kerja yang maksimal. Hal ini sekaligus dapat
meningkatkan kualitas kerja serta dapat mengurangi biaya pengeluaran dan waktu yang
dibutuhkan. Dengan ilmu dan teknologi pula, proses pengambilan keputusan akan lebih
mudah karena data dan informasi sudah tersaji dengan baik.
Yayasan Waqaf Al-Muhajirien Jakapermai merupakan organisasi yang bergerak
dibidang pendidikan. Yaitu, pengelola sekolah islam Al-Azhar mulai dari tingkat
Kelompok Bermain hingga Sekolah Menengah Atas yang berlokasi di Kemang Pratama
dan Jakapermai Bekasi. Dalam sebuah organisasi diharapkan mempunyai manajemen
yang baik, agar dapat menghasilkan capaian yang diharapkan. Penggunaan inventaris
mobil kantor misalnya, haruslah dikelola dengan baik. Agar pengaturan jadwal
peminjaman dan penggunaan, pemantauan kondisi kendaraan dapat berjalan dengan baik.
Pengolahan data serta informasi yang cepat dan akurat, didukung proses peminjaman
yang sesuai pada bagian terkait merupakan hal yang sangat penting.
Pada saat ini proses peminjaman mobil inventaris kantor di Yayasan Waqaf
Almuhajirien Jakapermai masih menggunakan langkah tradisional. Yaitu dimulai dengan
pengisian kertas form oleh karyawan yang ingin meminjam, lalu dilanjutkan dengan
mendatangi dan menyerahkan form tersebut kepada kepala bagian terkait untuk
pemrosesan peminjaman. Proses ini mengakibatkan kurang efisien nya waktu dan
membutuhkan biaya dalam melakukan sebuah proses transaksi. Untuk mengatasi nya,
maka “Aplikas Sistem Informasi Peminjaman Mobil Inventaris Kantor Pada
Yayasan Waqaf Al-Mmuhajirien Jakapermai” merupakan langkah yang baik.
Dengan adanya aplikasi sistem informasi ini diharapkan dapat meningkatkan
efektifitas kerja dalam sisi waktu dan biaya. Karena informasi yang disampaikan akan
lebih mudah dan cepat, serta tidak perlu untuk mendatangi kepala bagian terkait untuk
melakukan pemrosesan peminjaman. Sehingga karyawan calon peminjam dapat
http://digilib.mercubuana.ac.id/
menggunakan waktu kerja semaksimal mungkin, dengan harapan capaian organisasi
meningkat.
1.2.
Rumusan Masalah
Berdasarkan urairan latar belakang, maka didapat rumusan masalah seperti yang
tercantum dibawah ini.
1.
Bagaimana cara untuk melakukan pengecekan ketersediaan mobil dan melakukan
proses peminjaman mobil?
2.
Bagaimana cara untuk melakukan penghematan anggaran?
3.
Bagaimana cara untuk melakukan inventarisasi mobil pada bagian Tata Usaha
Yayasan?
1.3.
Batasan Masalah
Untuk lebih memusatkan pada permasalahan yang ada agar dapat dimengerti
lebih jelas maka dibuatlah batasan-batasan masalah. Adapun batasan masalah yang
dibahas adalah seperti yang tercantum dibawah ini.
1.
Aplikasi sistem informasi ini hanya menjalankan proses dan penyimpanan data yang
dihasilkan dari peminjaman mobil inventaris kantor saja. Tidak meliputi
penyimpanan data lain nya seperti data kondisi kendaraan secara detail, jadwal
service, upah lembur yang didapat supir jika perjalanan melebihi jam kantor dan
dihari libur.
2.
Aplikasi sistem informasi ini akan dibuat web based sehingga dapat diakses
karyawan atau pengguna dari mana saja.
3.
Aplikasi sistem informasi ini dibuat menggunakan template responsive yang bersifat
open source.
4.
Aplikasi sistem informasi ini akan menggunakan hak akses, sehingga user hanya
bisa mengakses menu atau modul-modul yang ada dalam batasan akses nya.
5.
Pada aplikasi sistem informasi ini hanya kepala bagian terkait yang dapat melakukan
approval peminjaman mobil inventaris kantor.
1.4.
Tujuan dan Manfaat
Tujuan utama yang didapat dari penelitian ini adalah seperti yang tercantum
dibawah ini.
1.
Merancang dan membuat sebuah aplikasi sistem informasi peminjaman mobil
inventaris kantor yang mempunyai level hak akses.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
2.
Merancang dan membuat sebuah aplikasi sistem informasi yang mempunyai
tampilan baik saat di buka melalui gadget/smartphone.
3.
Merancang dan membuat sebuah aplikasi sistem informasi yang dapat diakses dari
mana pun oleh karyawan Yayasan Waqaf Almuhajirien Jakapermai guna
meningkatkan keefisienan waktu dan menekan biaya pengeluaran.
Sedangkan manfaat yang didapat Yayasan Waqaf Almuhajirien Jakapermai,
karyawan dan bagian terkait dengan adanya sistem informasi peminjaman mobil
inventaris kantor ini adalah seperti yang tercantum dibawah ini.
1.
Mempermudah karyawan dalam memperoleh informasi ketersediaan mobil
inventaris kantor.
2.
Mempermudah karyawan dalam melakukan proses peminjaman mobil inventaris
kantor.
3.
Penghematan waktu dan biaya yang dikeluarkan oleh organisasi untuk perjalanan
dinas dari unit ke kantor pusat dalam melakukan peminjaman mobil inventaris
kantor.
4.
Penghematan dalam penggunaan kertas untuk proses peminjaman mobil inventaris
kantor.
5.
Proses peminjaman mobil inventaris kantor jadi lebih rapi dan modern.
6.
Data peminjaman mobil inventaris kantor jadi lebih aman.
7.
Status kendaraan yang merupakan aset organisasi dapat dipantau dengan mudah.
8.
Data yang dihasilkan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bagi bagian
yang membutuhkan.
1.5.
Metodologi Penelitian
Guna memperoleh data-data sebagai bahan penyusunan Tugas Akhir, maka
penelitian ini telah melakukan pengamatan sebagai berikut :
1. Jenis Penelitian, yaitu :
Bedasarkan sumber penelitian, penelitian ini menggunakan metode field
research atau penelitian lapangan, dimana data diperoleh langsung dari responden
dan mengamati secara langsung tugas-tugas yang berhubungan dengan proses
peminjaman mobil inventaris. Berdasarkan analisis data, penelitian ini menggunakan
metode kualitatif, yaitu dengan cara merumuskan permasalahan lalu meneliti secara
yang mendalam. Berdasarkan eksplanasi laporan penelitian, penelitian ini
menggunakan metode deskriptif.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
2. Teknik Pengumpulan Data, yaitu:
a. Observasi.
Pengamatan yang langsung dilakukan oleh peneliti terhadap proses
peminjaman mobil inventaris kantor di Bagian Tata Usaha Yayasan untuk
mendapatkan data-data yang diperlukan.
b. Wawancara.
Teknik pengumpulan data dengan cara mengadakan tanya jawab secara
langsung dengan Kepala Bagian Tata Usaha dan Karyawan dengan permasalahan
yang diambil untuk memperoleh data dan informasi.
c. Dokumentasi.
Mengumpulkan data dan informasi berupa company profile, struktur
organisasi dan form peminjaman mobil inventaris kantor. Dari data-data tersebut
dapat menjadi bahan acuan dalam penyelesaian penelitian ini.
3. Metode Pengembangan Sistem, yaitu :
Metode pengembangan sistem yang akan digunakan adalah menggunakan
model air terjun (Waterfall Model), namun metode yang akan dibahas adalah tahapan
analisis sistem, tahapan desain dan tahapan implementasi.
Berikut adalah langkah-langkah tahapannya :
1) Analisis Sistem
Langkah ini merupakan analisa terhadap kebutuhan sistem dengan melakukan
sebuah penelitian, wawancara atau studi literatur. Penelitian ini akan
menggali informasi sebanyak-banyaknya dari user sehingga akan tercipta
sebuah sistem komputer yang bisa melakukan tugas-tugas yang diinginkan
oleh user tersebut. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen user requirment
atau bisa dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan keinginan user
dalam pembuatan sistem. Dokumen ini lah yang akan menjadi acuan sistem
analis untuk menerjemahkan ke dalam bahasa pemograman.
2) Desain
Tahapan dimana dilakukan penuangan pikiran dan perancangan sistem
terhadap solusi dari permasalahan yang ada dengan pemodelan berorientasi
objek menggunakan UML (Unified Modeling Language) sebagai tool
utamanya, dan digambarkan melalui use case diagram, activity diagram,
class diagram, serta sequence diagram.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
3) Implementasi
Pembuatan program atau coding yang digunakan adalah dengan bahasa
pemrograman PHP dan Database Management System (DBMS) adalah
MYSQL. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap
sistem yang telah dibuat tadi. Pengujian program aplikasi sistem pakar ini
dilakukan dengan metode Black Box Testing. Metode Black Box Testing ini
merupakan pengujian berdasarkan fungsi dari program. Dimana sistem yang
baru akan diuji kemampuan dan keefektifannya sehingga didapatkan
kekurangan dan kelemahan sistem yang kemudian dilakukan pengkajian
ulang dan perbaikan terhadap aplikasi menjadi lebih baik dan sempurna.
1.6.
Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dalam penelitian ini dapat dibagi dalam lima bab yaitu
pendahuluan, landasan teori, analisan dan perancangan, implementasi dan pengujian dan
kesimpulan dan saran. Adapun keterangan dari tiap – tiap bab tersebut seperti yang
tercantum dibawah ini.
BAB I: PENDAHULUAN
Bab ini berisi latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan
manfaat dan sistematika penulisan.
BAB II: LANDASAN TEORI
Bab ini membahas teori yang mendukung dan berhubungan dengan “Aplikasi
Sistem Informasi Peminjaman Mobil Inventaris Kantor Pada Yayasan Waqaf AlMmuhajirien Jakapermai”.
BAB III: ANALISA DAN PERANCANGAN
Bab ini berisi penjelasan tentang sejarah perusahaan dan struktur organisasi
perusahaan, analisa pada sistem berjalan, dan analisa kebutuhan dalam perancangan yang
akan dibuat dengan menggunakan usecase diagram, activity diagram, sequence diagram
dan class diagram serta perancangan basis data dan tampilan antar muka.
BAB IV: IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
Bab ini berisi tentang hasil pengujian keseluruhan sistem administrasi apakah
sesuai dengan skenario dan harapan. Serta sarana dan prasarana yang dibutuhkan sistem.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
BAB V: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan tentang kesimpulan dari penelitian yang dilakukan dan saransaran untuk mendukung pengembangan dari sistem administrasi yang dibuat.
http://digilib.mercubuana.ac.id/