FTEC2003 Authors Guide

Reka Integra ISSN: 2338-5081
© Teknik Industri Itenas | No.1 | Vol. 1
Juli 2013
Jurnal Online Institut Teknologi Nasional
Pengukuran Performansi Di PT XYZ dengan
MBCfPE Pada Kriteria Pengukuran, Analisis,
dan Manajemen Pengetahuan*
RYAN RAMADHAN SANJAYA, AMBAR HARSONO, SUGIH ARIJANTO
Jurusan Teknik Industri
Institut Teknologi Nasional (Itenas) Bandung
Email: [email protected]
ABSTRAK
Persaingan berkembang makin ketat, maka dibutuhkan suatu pengukuran
kinerja pada setiap perusahaan agar perusahaan dapat mengetahui dan
memperbaiki kinerjanya. Salah satu metode yang dapat digunakan untuk
pengukuran kinerja yaitu Malcolm Baldrige Criteria for Performace Excellence
(MBCfPE). MBCfPE terdiri dari Tujuh kriteria/kategori yang menjadi dasar
penilaian kinerja perusahaan. Penelitian ini berfokus hanya pada criteria 4
(pengukuran, analisis, dan manajemen pengetahuan). Pengambilan data
dilakukan melalui wawancara dan penyebaran kuesioner. Hasil analisis data
menghasilkan skor untuk kriteria 4.1 (pengukuran, analisis, dan perbaikan
kinerja) sebesar 10,35 dan untuk kriteria 4.2 (pengelolaan informasi, teknologi
informasi, dan pengetahuan) sebesar 17,1. Hasil ini digabungkan dengan hasil
beberapa peneliti lain untuk memperoleh skor total.
Kata kunci: Pengukuran Kinerja Perusahaan, Malcolm Baldrige, MBNQA, ADLI
ABSTRACT
Competition has grown increasingly tight, it takes a measure of performance on
each company so that the company can identify and improve its performance.
One method to measure the performance is the Malcolm Baldrige Criteria for
Excellence Performace (MBCfPE). MBCfPE consists of seven criteria/categories as
bases to assess the company performance. This research focuses only on
criteria 4 (measurement, analysis, and knowledge management).
Data
collection is conducted by means of interviews and questionnaires. The analysis
of the data produces scores for subcategory 4.1 (measurement, analysis, and
performance improvement) of 10.35 and for subcategory 4.2 (information
management, information technology, and knowledge) of 17.1. These scores
then combined with scores obtained by other research to produce the company
scores.
Keywords: Measuring Company Performance, Malcolm Baldrige, MBNQA, ADLI
*
Makalah ini merupakan ringkasan dari Tugas Akhir yang disusun oleh penulis pertama dengan
pembimbingan penulis kedua dan ketiga. Makalah ini merupakan draft awal dan akan
disempurnakan oleh para penulis untuk disajikan pada seminar nasional dan/atau jurnal nasional.
Reka Integra – 92
Pengukuran Performansi Di PT XYZ dengan MBCfPE Pada Kriteria Pengukuran, Analisis, dan
Manajemen Pengetahuan
1. PENDAHULUAN
Pada saat ini, perkembangan industri telah tumbuh dengan sangat pesat, dengan makin
banyaknya perusahaan besar maupun perusahaan kecil yang bermunculan. Selain banyak
perusahaan baru yang bermunculan, banyak perusahaan lama yang mengalami
perkembangan dalam perluasan usaha untuk mendapatkan profit yang lebih besar dari
sebelumnya. Agar perusahaan dapat bersaing dengan para pesaingnya, maka perusahaan
harus selalu melakukan inovasi dan memperbaiki setiap kekurangan yang ada khususnya
pada bagian produksi. Saat ini perusahaan belum pernah melakukan pengukuran
performansi sehingga perusahaan belum dapat mengetahui titik kelemahan perusahaan yang
perlu diperbaiki. Salah satu metode yang digunakan untuk melakukan pengukuran
performansi yaitu metode Malcolm Baldrige Criteria for Performance Excellence. Terdiri dari 6
kategori proses dan 1 kategori hasil diantaranya, kepemimpinan, perancanaan strategis,
pelanggan dan fokus pasar, pengukuran, analisis dan manajemen pengetahuan, fokus
tenaga kerja, fokus operasi dan hasil bisnis.
Tujuan penelitian yang dilakukan adalah melakukan pengukuran pada fokus tenaga kerja
dengan menerapkan konsep MBCfPE tersebut dan memberikan masukan kepada perusahaan
melalui strength dan opportunity for improvement (OFI) yang dimiliki perusahaan pada
waktu ini. Batasan masalah untuk penelitian ini adalah kriteria yang akan dibahas, hanya
meliputi: kriteria pengukuran, analisis, dan manajemen pengetahuan. Sedangkan kriteria
lainnya dibahas oleh penelitian yang lain.
2. PERMASALAHAN
1.1 Perumusan Masalah
PT. XYZ belum pernah menerapkan pengukuran performansi secara terintegrasi, sehingga
perusahaan tidak pernah mengetahui kelemahan yang harus diperbaiki. Oleh sebab itu
perusahaan memerlukan suatu pengukuran performansi yang terintegrasi sehingga
perusahaan dapat mengevaluasi hasil dari pengukuran performansi yang akan berpengaruh
terhadap peningkatan kinerja dan dapat bersaing pada bidang industri kuliner. Untuk itu
perusahaan membutuhkan metode yang dapat membantu meningkatkan performansi
kinerja. Metode yang digunakan yaitu Malcolm Bardrige For Performance Excellence
(MBCFPE), pada MBCFPE kriteria yang digunakan terdiri dari tujuh criteria, yaitu
kepemimpinan, perencanaan strategis, fokus pelanggan, pengukuran, analisis, dan
menejemen pengetahuan, fokus tenaga kerja, fokus operasi, dan hasil-hasil bisnis.
1.2 Studi Literatur
Metode yang dilakukan untuk pengukuran kinerja pada penelitian di J&C Cookies ini yaitu
metode Malcolm Baldrige Criteria for Performance Excellence (MBCfPE). MBCfPE dipilih
karena metode ini pendekatanya komprehensif dan melakukan analisis secara menyeluruh
pada sistem kerja organisasi. Selain itu, dalam studi literatur juga terdapat tabel panduan
penilaian yang digunakan sebagai acuan penilaian performansi perusahaan. MBCfPE terdiri
dari Tujuh kriteria/kategori yang menjadi dasar untuk menilai perfornsi perusahaan, yaitu
kriteria 1 (kepemimpinan), kriteria 2 (perencanaan Strategis, kriteria 3 (fokus pelanggan),
kriteria 4 (pengukuran, analisis, dan manajemen pengetahuan), kriteria 5 (fokus Tenaga
kerja), kriteria 6 (fokus operasi) dan kriteria 7 (hasil-hasil). Pengukuran dilakukan dengan
melakukan penilaian mengenai strength dan opportunity for improvement (OFI) serta
menggunakan pendekatan ADLI (Approach, deployment, Learning, Integration) (IQAF,
2011).
Reka Integra - 93
Sanjaya, dkk
3. METODOLOGI PENELITIAN
Dalam penelitian ini dibahas kriteria pengukuran, analisis, dan manajemen pengetahuan,
sedangkan untuk kriteria yang lain dikerjakan oleh Restyananda (2012), Putra (2012),
Novrianto (2012), Herdiana (2012), dan Hidayat (2012).
Kerangka keseluruhan pendekatan MBCfPE dapat dilihat pada Gambar 1 dibawah ini.
Profil Organisasi
Lingkungan, Hubungan dan Situasi Strategis
2
Perencanaan Strategis
Putra
5
Fokus – Tenaga Kerja
Herdiana
1
Kepemimpinan
Restyananda
7
Hasil
3
Fokus Pelanggan
Novrianto
6
Fokus Operasi
Hidayat
Restyananda
Putra
Novrianto
Herdiana
Hidayat
4
Pengukuran, Analisis, dan Manajemen Pengetahuan
Sanjaya
Gambar 1. Kerangka Kriteria Penelitian Malcolm Baldrige
(Ramadhan, 2012, dikembangkan dari IQAF, 2011))
Adapun langkah-langkah yang dilakukan untuk penelitian ini adalah seperti pada Gambar 2.
4. PENGUMPULAN DAN ANALISIS DATA
4.1 Pengumpulan Data
Data-data yang dikumpulkan dalam penelitian ini meliputi data umum perusahaan maupun
data hasil wawancara. Data umum perusahaan meliputi produk yang ditawarkan perusahaan,
visi, misi, profil tenaga kerja, sejarah perusahaan, tata nilai, kondisi perusahaan dll. Data
umum perusahan tersebut digunakan untuk membuat profil organisasi perusahaan. Data
hasil wawancara pun digunakan untuk membuat dokumen aplikasi proses dari pertanyaanpertanyaan yang telah dirancang sesuai kriteria Malcolm Baldrige. Perancangan pertanyaan
dibuat dengan bahasa yang mudah dimengerti oleh pihak perusahaan. Pertanyaanpertanyaan tersebut dibuat berdasarkan kriteria Malcolm Baldrige yaitu pengukuran, analisis,
dan manajemen pengetahuan. Proses pembuatan pertanyaan-pertanyaan tersebut
menggunakan pendekatan ADLI (Approach, deployment, Learning, Integration) (IQAF,
2012).
Reka Integra - 94
Pengukuran Performansi Di PT XYZ dengan MBCfPE Pada Kriteria Pengukuran, Analisis, dan
Manajemen Pengetahuan
Mulai
Identifikasi
Masalah
Studi
Literatur
Pengumpulan Data Dengan Wawancara dan
Menguji Kuesioner Kepemimpinana,
Kerekatan Tenaga Kerja, Kepuasan Tenaga
Kerja, dan Kepuasan Konsumen
Membuat profil
organisasi
Membuat Dokumen Aplikasi
Proses Pengukuran, Analisis, dan
Manajemen Pengetahuan
Review ADLI dan LetCI Dari 5
Kategori Lain:
1. Kepemimpinan
2. Perencanaan Stratagis
3. Fokus Pelanggan
4. Fokus Tenaga Kerja
5. Fokus Operasi
Review ADLI
Scoring Pengukuran, Analisis,
dan Manajemen Pengetahuan
A
Keterangan :
Scoring Malcolm
Baldrige
Keseluruhan
Usulan
Dikerjakan Sendiri
Dikerjakan Bersama
Analisis
Dikerjakan Partner
A
Kesimpulan
Selesai
Gambar 2. Langkah-langkah Penelitian
4.2 Pengolahan Data
Pengolahan data dilakukan berdasarkan profil organisasi dan hasil wawancara yang telah
dibuat. Kriteria-kriteria hasil wawancara tersebut diukur dengan menggunakan metode ADLI
(Approach, Deploy, Learning, dan Integration).
Reka Integra - 95
Sanjaya, dkk
4.3 Analisis dan Penghitungan Skor (Scoring)
Setelah menentukan review proses, langkah selanjutnya yaitu menentukan scoring
penilianan untuk setiap kriteria dengan menggunakan panduan penilaian dari IQAF (2011).
Perhitungan skor dilakukan atas dasar analisis dari setiap butir pertanyaan dalam kuesioner.
Penelitian ini khususnya menghasilkan skor untuk kategori 4. Seperti dinyatakan pada
metodologi penelitian, hasil ini kemudian digabungkan dengan hasil-hasil penilaian setiap
kategori dari ke lima penelitian lain, untuk menilai performansi PT XYZ. Setelah didapat
scoring untuk tiap-tiap kategori, maka langkah selanjutnya adalah menjumlahkan skor untuk
setiap kategori proses dan hasil, sehingga hasilnya menunjukkan tingkat performansi
perusahaan, dan dapat digunakan untuk peningkatan performansi perusahaan di masa
depan.
Bobot untuk pengukuran, analisis, dan perbaikan kinerja yaitu 45 poin, yang berisi
bagaimana perusahaan melakukan pengukuran beserta perbaikannya. Untuk approach,
didapat skor sebesar 45%. Hal tersebut dikarenakan pertanyaan sudah menjawab basic
requirement meskipun ada beberapa pertanyaan yang dijawab tidak sistematis. Untuk
deployment, didapat skor sebesar 30%. Hal tersebut dikarenakan dari pertanyaan yang
terjawab sudah dideploy meskipun beberapa unit kerja masih pada tahap awal. Untuk
learning, didapat skor sebesar 20%. Hal tersebut dikarenakan tahap awal transisi dari
bersifat teraktif terhadap masalah menuju orientasi pada perbaikan secara umum, sudah
terbukti. Sedangkan untuk integration, didapat skor sebesar 15%. Hal tersebut dikarenakan
sudah diselaraskan dengan area atau unit kerja lainya sebagian besar melalui pemecahan
masalah bersama. Sehingga didapat hasil untuk pengukuran, analisis, dan perbaikan kinerja
sebesar 23%, langkah selanjutnya hasil tersebut dikalikan dengan besarnya bobot didapat
hasil sebesar 10,35.
Bobot untuk pengelolaan informasi, teknologi informasi dan pengetahuan yaitu 45 poin yang
berisi bagaimana perusahaan mengelola informasi dan teknologi informasi. Untuk approach,
didapat skor sebesar 60%. Hal tersebut dikarenakan pertanyaan sudah menjawab basic
requirement meskipun ada beberapa pertanyaan yang dijawab tidak sistematis. Untuk
deployment, didapat skor sebesar 30%. Hal tersebut dikarenakan dari pertanyaan yang
terjawab sudah di deploy meskipun beberapa unit kerja masih pada tahap awal. Untuk
learning, didapat skor sebesar 15%. Hal tersebut dikarenakan tahap awal transisi dari
bersifat teraktif terhadap masalah menuju orientasi pada perbaikan secara umum, sudah
terbukti. Sedangkan Untuk integration, didapat skor sebesar 10%. Hal tersebut dikarenakan
sudah diselaraskan dengan area atau unit kerja lainya sebagian besar melalui pemecahan
masalah bersama. Sehingga didapat hasil untuk pengelolaan informasi, teknologi informasi
dan pengetahuan sebesar 38%, langkah selanjutnya hasil tersebut dikalikan dengan
besarnya bobot didapat hasil sebesar 17,1.
5. HASIL DAN PEMBAHASAN
5.1 Penilaian Performansi Kategori 4
Hasil analisis dan penghitungan skor untuk kategori 4 yang dilakukan dalam penelitian ini
adalah seperti pada Tabel 1.
5.2 Penilaian Performansi Perusahaan atas Dasar Semua Kategori
Berdasarkan hasil penilaian yang telah dilakukan dari 7 kriteria Malcolm Baldrige didapat hasil
akhir peniliaian untuk PT XYZ. Hasil skor masing-masing kriteria dan subkriteria, maupun
skor total dapat dilihat pada Tabel 2.
Reka Integra - 96
Pengukuran Performansi Di PT XYZ dengan MBCfPE Pada Kriteria Pengukuran, Analisis, dan
Manajemen Pengetahuan
Tabel 1. Rekap Skor Kategori 4
No
Kategori dan Subkategori
4
Pengukuran, Analisis, dan Manajemen Pengetahuan
4.1
4.2
Nilai
Maksimum
90
Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan Kinerja Organisasi
Manajemen Informasi, Teknologi Informasi, dan Pengetahuan
45
45
Skor
10.35
17,1
1.
Untuk keseluruhan proses kriteria Malcolm Baldrige terhadap PT XYZ didapat skor
sebesar 172,15 dengan nilai tertinggi skor sebesar 23,1 pada kriteria 1.1 yaitu
kepemimpinan senior hal tesebut dikarenakan pemimpin senior telah menerapkan visi,
misi, dan tata nilai kepada bawahanya. Dan nilai terendah skor sebesar 9,2 pada
kriteria 6.2 yaitu proses kerja hal tersebut dikarenakan masih banyak proses kerja dari
perusahaan belum terukur.
2.
Nilai hasil tertinggi skor sebesar 38,7 pada kriteria 7.2 yaitu hasil-hasil fokus pelanggan
hal ini dikarenakan perusahaan telah melakukan pengukuran terhadap pelanggan
sehingga perusahaan dapat memperbaiki jika terdapat kekurangan. Dan nilai hasil
terendah skor sebesar 18,4 pada kriteria 7.5 yaitu hasil-hasil keuangan pasal hal ini
dikarenakan perusahaan hanya memiliki rekap utang usaha pada periode 2011 saja,
sehingga perusahaan tidak dapat menghitung keuangan secara keseluruhan.
3.
Untuk skor hasil-hasil bisnis didapat skor sebesar 146,7 hal tersebut dikarenakan
perusahaan sebagian besar indikator hasil sudah terbukti dan untuk data pembanding
perusahaan hanya memiliki data produksi dan penjualan saja.
4.
Skor total proses dan hasil sebesar 318,85. Skor total akhir tersebut berada pada
kategori early results yang berarti kinerja perusahaan secara keseluruhan level poor
atau buruk.
Tabel 2. Rekap Skor Performansi Perusahaan
No
Kategori
Nilai
Maksimum
120
70
1
1.1
Kepemimpinan
Kepemimpinan Senior
1.2
Governance dan Tanggung Jawab Sosial
50
2
Perencanaan Strategis
85
2.1
Pengembangan Strategis
40
2.2
Penyebarluasan Strategis
45
Skor
23,1
16,5
15,2
17,1
REFERENSI
Herdiana, Irvan. (2012). Pengukuran Performansi di PT. XYZ dengan Pendekatan MBCfPE
pada Kriteria Tenaga Kerja. Jurnal Teknik Industri Reka Integra, vol. I no. 1, Agustus 2012.
Hidayat, Handry. (2012). Pengukuran Performansi di PT. XYZ dengan Pendekatan MBCfPE
pada Kriteria Operasi dan Hasil Bisnis. Jurnal Teknik Industri Reka Integra, vol. I no. 1,
Agustus 2012.
Reka Integra - 97
Sanjaya, dkk
Indonesia Quality Award Foundation. (2011). Kriteria Kinerja Ekselen (Malcom Baldrige
Criteria for Performance Exellence) 2011-2012.
Novrianto, Wisnu. (2012). Pengukuran Performansi di PT. XYZ dengan Pendekatan MBCfPE
pada Kriteria Pasar dan Pelanggan. Jurnal Teknik Industri Reka Integra, vol. I no. 1, Agustus
2012.
Pengukuran Performansi di PT. XYZ dengan Pendekatan MBCfPE
pada Kriteria Perencanaan Strategis. Jurnal Teknik Industri Reka Integra, vol. I no. 1,
Nugraha, Ben. (2012).
Agustus 2012.
Putra, Adhiguna. (2012). Pengukuran Performansi di PT. XYZ dengan Pendekatan MBCfPE
pada Kriteria Kepemimpinan. Jurnal Teknik Industri Reka Integra, vol. I no. 1, Agustus
2012.
Tabel 2. Rekap Skor Performansi Perusahaan (lanjutan)
No
Kategori
Nilai
Maksimum
85
40
3
3.1
Fokus Pasar dan Pelanggan
Pengetahuan Pasar dan Pelanggan
14,85
3.2
Hubungan dan Kepuasan Pelanggan
45
13,2
Pengukuran, Analisis, dan Manajemen Pengetahuan
90
Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan Kinerja Organisasi
Manajemen Informasi, Teknologi Informasi, dan Pengetahuan
45
45
Fokus Sumber Daya Manusia
85
Workforce Engagement
Workforce Environment
45
10.8
40
12,15
Manajamen Proses
85
6.1
Desain Sistem-sistem Kerja
35
12,6
6.2
Manajemen Proses Kerja dan Peningkatan Hasil-hasil
50
9,2
4
4.1
4.2
5
5.1
5.2
6
Jumlah
7
7.1
.7.2
7.3
7.4
7.5
Hasil-hasil
Skor
10.35
17,1
172,15
450
Hasil Produk dan Proses
Hasil-hasil Fokus Pelanggan
Hasil-hasil Fokus Tenaga Kerja
Hasil Kepemimpinan dan Tata Kelola
Hasil-hasil Keuangan dan Pasar
Jumlah
Total Keseluruhan
Reka Integra - 98
100
33.6
70
38.7
70
21.6
70
34.4
70
18.4
146.7
318,85
Pengukuran Performansi Di PT XYZ dengan MBCfPE Pada Kriteria Pengukuran, Analisis, dan
Manajemen Pengetahuan
Gambar 3. Kategori Hasil Skor Keseluruhan Malcolm Baldrige (IQAF, 2011)
Reka Integra - 99