BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN

BAB 3
ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN, PIUTANG
USAHA DAN PENERIMAAN KAS YANG SEDANG BERJALAN
3.1. Latar Belakang Perusahaan
PT. Niagatama Cemerlang adalah sebuah perusahaan yang berdiri sejak
tanggal 21 September 1993, yang bergerak di bidang importir dan penjualan bahan
– bahan kimia. Pada mulanya, perusahaan ini berlokasi di Komplek Taman Ratu
Indah Blok BBII No. 28, sebagai perusahaan yang kecil yang didukung sedikit
karyawan.
Pada tahun 2000, perusahaan ini resmi terdaftar sebagai Perseroan Terbatas
(PT) menurut Keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia No. C-3819HT01.01.01.TH.99 dengan Notaris Haji Asmawel Amin, S.H pada Akte Pendirian No.
55 Tanggal 4 Agustus Tahun 2000.
Seiring dengan berkembangnya perusahaan, pelanggan bertambah banyak,
produk semakin bervariasi, sehingga jumlah karyawan terus bertambah, maka
lokasi perusahaan dipindahkan ke komplek perkantoran yang beralamat di Rukan
Graha Arteri Mas II, Jalan Panjang No. 68, Kav. 58, Kebon Jeruk, Jakarta Barat.
PT. Niagatama Cemerlang kini bergerak sebagai importir bahan – bahan
kimia dalam skala besar dari pemasok Korea, China, Jepang, Singapore dan
Malaysia dan menjadi pemasok berbagai perusahaan besar di Indonesia, yang
bergerak di bidang food and beverages, kosmetik, parfume and fragnance,
perusahaan pengecer yang lebih kecil dan sebagainya.
Contoh produk – produk perusahaan ini antara lain :
68
• Prophylene Glycol
• Methylene Chloride
• Glycerine
• Dipophylene Glycol
• Mono Ethylene Glycol
• Dsb.
3.2. Visi dan Misi Perusahaan
Visi PT. Niagatama Semerlang
Menjadi perusahaan importir terbesar sekaligus pemasok utama bahan – bahan
kimia di Indonesia.
Misi PT. Niagatama Cemerlang
Menjadi perusahaan pemasok bahan – bahan kimia yang memiliki pangsa pasar
yang terbesar di Indonesia.
69
3.3. Struktur Organisasi
Struktur organisasi PT Niagatama Cemerlang ditunjukkan melalui Gambar 3.1 di bawah ini :
Komisaris
Direktur
Manajer Penjualan
Staf Penjualan
Manajer Keuangan dan Akuntansi
Kepala Gudang
Manajer Import dan Pembelian
Staff Administrasi
Staff Impor dan Pembelian
Kurir Penagihan
Buruh
Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT. Niagatama Cemerlang
Sumber : PT. Niagatama Cemerlang
70
3.4. Tugas dan Wewenang
Tugas dan wewenang dari masing – masing bagian dalam struktur organisasi
dijelaskan sebagai berikut :
a. Komisaris.
Tugas Komisaris adalah sebagai berikut :
•
Memastikan kelangsungan hidup perusahaan secara keseluruhan
•
Memikirkan arah perusahaan di masa depan dan menetapkan rencana
pengembangan jangka panjang.
Wewenang komisaris adalah sebagai berikut :
•
Mempekerjakan dan memberhentikan direktur
b. Direktur
Tugas Direktur adalah sebagai berikut :
•
Melakukan
pengawasan
dan
pengendalian
terhadap
kegiatan
operasional sehari – hari.
•
Menjalin hubungan dengan berbagai pihak yang menjalani kerjasama
dengan perusahaan, terutama dari pihak pemasok.
Wewenang direktur adalah sebagai berikut :
•
Mengambil keputusan mengenai penetapan harga jual kepada
pelanggan.
•
Mengambil keputusan dalam hal yang berhubungan dengan pembelian
dan import dari dalam maupun luar negeri.
•
Mengotorisasi segala dokumen yang ada dalam perusahaan.
•
Mengotorisasi seluruh lalu lintas pembayaran dalam perusahaan.
•
Mempekerjakan dan memberhentikan para manajer dan Bagianf.
71
c. Manajer Impor dan Pembelian
Tugas dan wewenang manajer impor dan pembelian antara lain :
•
Melakukan proses pembelian barang, mulai dari kontrak pembelian,
hingga negoisasi harga.
•
Memastikan kelancaran proses pengiriman barang dari pemasok hingga
sampai di gudang.
•
Menyelesaikan segala urusan yang berhubungan dengan pajak impor dan
bea cukai, serta notul.
•
Memberikan laporan mengenai pembelian kepada direktur.
Wewenang manajer impor dan pembelian antara lain :
•
Mengotorisasi segala dokumen yang berhubungan dengan impor dan
pembelian.
•
Mengambil keputusan untuk melakukan pembelian barang dari pemasok
d. Manajer Keuangan dan Akuntansi
Tugas Manajer Keuangan dan Akuntansi adalah sebagai berikut :
•
Memantau dan mengendalikan aliran kas masuk dan aliran kas dari dan
keluar perusahaan.
•
Memastikan kelancaran lalu lintas pembayaran utang dalam perusahaan.
•
Memastikan kelancaran proses penagihan dan pelunasan dari pelanggan.
•
Memastikan kelancaran pelaporan dan pembayaran pajak.
Wewenang Manajer Keuangan dan Akuntansi adalah sebagai berikut:
•
Mengambil keputusan mengenai keuangan perusahaan sehari – hari.
•
Mengotorisasi laporan dari Bagian keuangan, seperti laporan kas kecil,
laporan rekening koran, laporan penjualan dan laporan rekap PPN.
72
e. Manajer Penjualan
Tugas manajer Penjualan antara lain :
•
Memastikan kelancaran proses penjualan, mulai dari penawaran harga,
pemesanan, pengiriman ke pelanggan hingga penagihan dan penerimaan
pelunasan dari pelanggan.
•
Melihat peluang pasar untuk memperluas jangkauan penjualan.
•
Mengambil keputusan untuk memaksimalkan laba.
Wewenang manajer pemasaran adalah :
•
Mengotorisasi dokumen yang berhubungan dengan penjualan.
f. Kepala Gudang
Tugas kepala gudang antara lain :
•
Memastikan kelancaran proses penerimaan barang dan pengeluaran
barang dari gudang,
•
Memastikan kelancaran pengiriman sampai ke tempat pelanggan dengan
tepat waktu.
•
Bertanggung jawab menjaga keutuhan dan kualitas barang di gudang.
•
Mengatur jadwal pengiriman barang
Wewenang kepala gudang antara lain :
•
Mempekerjakan dan memberhentikan buruh
g. Bagian Administrasi
Tugas Bagian Administrasi meliputi :
•
Melakukan pencatatan atas penjualan yang dilakukan sehari – hari ke
dalam Rekap Faktur
73
•
Menyiapkan laporan Rekap PPN Masukan dan PPN Keluaran.
•
Mengumpulkan dan mengarsipkan dokumen – dokumen penagihan,
pengeluaran kas dan penerimaan kas.
•
Mencatat dan membukukan penerimaan kas melalui transfer bank dari
pelanggan.
Wewenang Bagian Administrasi meliputi :
•
Mengotorisasi dokumen – dokumen penerimaan kas yang berasal dari
transfer bank.
h. Bagian Impor dan Pembelian
Tugas Bagian Impor dan Pembelian, meliputi :
•
Bertanggung jawab atas semua prosedur administratif dalam prosedur
impor dan pembelian.
•
Mencatat transaksi pembelian dengan teratur.
•
Mempersiapkan dokumen – dokumen yang berhubungan dengan impor
dan pembelian.
i. Bagian Penjualan
Tugas Bagian Penjualan antara lain :
•
Bertanggung jawab atas segala proses penjualan dan pemasaran, mulai
dari membuat surat penawaran harga, menerima pesanan, membuat surat
jalan dan faktur.
•
Melakukan penagihan kepada pelanggan.
•
Menerima pelunasan dari pelanggan dalam bentuk tunai, cek maupun giro
dan menyetorkannya ke bank.
74
•
Melakukan pencatatan pada kartu persediaan.
•
Menangani proses retur penjualan.
Wewenang :
•
Melakukan negoisasi mengenai harga jual, jatuh tempo dan cara
pembayaran dengan pelanggan.
•
Mengotorisasi Surat Penawaran Harga
•
Mengambil keputusan untuk mengadakan prosedur retur penjualan dari
pelanggan.
j. Kurir Penagihan
Tugas dan tanggung jawab kurir penagihan adalah mengambil uang tunai
atau cek / giro dari Pelanggan sebagai pelunasan piuatng, kemudian
menyiapkan bukti peneriman kas.
75
3.5. Gambaran Sistem Informasi Akuntansi yang sedang berjalan.
3.5.1. Prosedur Penjualan Tunai
3.5.1.1. Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan
•
Pelanggan yang ingin memesan barang dapat menghubungi Bagian
Penjualan melalui telepon untuk menanyakan ketersediaan barang yang
diinginkan sekaligus membuat kesepakatan mengenai harga dan cara
pembayaran. Biasanya Bagian Penjualan akan membuat catatan kecil
atas kesepakatan ini.
•
Setelah itu, Bagian Penjualan akan menyiapkan Surat Penawaran Harga
dengan izin oleh Manajer Penjualan (tanpa otorisasi tertulis). Surat
Penawaran Harga dikirimkan kepada pelanggan melalui fax, kemudian
diarsip.
•
Apabila pelanggan setuju dengan penawaran yang diajukan, maka
pelanggan akan mengirimkan Purchase Order melalui fax. Untuk
pelanggan tetap yang rutin memesan barang, biasanya pelanggan akan
langung mengirimkan Purchase Order melalui fax.
•
Bagian Penjualan akan menghubungi gudang untuk memastikan
ketersediaan barang berdasarkan Purchase Order yang diterima dari
Pelanggan.
•
Apabila jumlah persediaan tidak mencukupi, maka Bagian Penjualan
akan menghubungi pelanggan tersebut untuk membuat kesepakatan
pengiriman barang secara bertahap. Purchase Order akan ditaruh ke
dalam arsip sampai barang tersedia.
•
Apabila barang tersedia, Bagian Penjualan akan mencatat data dari
Purchase Order ke dalam Buku Penjualan,
76
•
Apabila Pelanggan berjanji untuk membayar dengan cara transfer, maka :
o
Bagian Penjualan akan membuat Surat Jalan (4 rangkap), Faktur
Penjualan (4 rangkap) dan Faktur Pajak Standar (4 rangkap). Surat
Jalan diotorisasi oleh Manajer Penjualan, sedangkan Faktur Penjualan
dan Faktur Pajak Standar akan diotorisasi oleh Direktur. Distribusi
surat – surat tersebut adalah sebagai berikut :
ƒ Surat Jalan rangkap 1, 2, 3 dan 4, Faktur Penjualan rangkap 1,
Faktur Pajak Standar rangkap 1 dan 2 diarsip sementara sampai
ada konfirmasi pembayaran dari Pelanggan.
ƒ
Faktur Penjualan rangkap 2 dimasukan ke dalam arsip permanen.
ƒ
Faktur Penjualan rangkap 3 dan 4 diberikan kepada Bagian
Administrasi pada di Bagian Keuangan untuk diarsip sementara
dan dicatat pada Rekap Faktur
ƒ
Faktur Pajak Standar rangkap 3 dan 4 diberikan kepada Bagian
Administrasi pada Bagian Keuangan untuk diarsip sementara.
Berdasarkan dokumen ini, data dicatat pada Rekap Faktur.
ƒ
Purchase Order disimpan dalam arsip permanen.
o Apabila sudah ada konfirmasi pembayaran dari Pelanggan, maka
dokumen – dokumen akan diambil dari arsip sementara kemudian
diberikan ke Bagian Gudang.
•
Apabila Pelanggan berjanji untuk membayar dengan tunai, Bagian
Penjualan akan membuat Surat Jalan (4 rangkap), Faktur Penjualan (4
rangkap) dan Faktur Pajak Standar (4 rangkap). Surat Jalan diotorisasi
oleh Manajer Penjualan, sedangkan Faktur Penjualan dan Faktur Pajak
77
Standar akan diotorisasi oleh Direktur. Distribusi surat – surat tersebut
adalah sebagai berikut :
o Surat Jalan rangkap 1, 2, 3 dan 4 diberikan kepada Bagian
Gudang,
o Faktur Penjualan rangkap 1 diberikan ke Bagian Gudang
o Faktur Penjualan rangkap 2 dimasukan ke dalam arsip permanen.
o Faktur Penjualan rangkap 3 dan 4 diberikan kepada Bagian
Administrasi pada di Bagian Keuangan untuk diarsip sementara
dan dicatat pada Rekap Faktur
o Faktur Pajak Standar rangkap 1 dan 2 diberikan ke Bagian
Gudang.
o Faktur Pajak Standar rangkap 3 dan 4 diberikan kepada Bagian
Administrasi pada Bagian Keuangan untuk diarsip sementara.
Berdasarkan dokumen ini, data dicatat pada Rekap Faktur.
o Purchase Order disimpan dalam arsip permanen.
3.5.1.2.Prosedur Pengiriman Barang dan Pelunasan dari Pelangan
•
Setelah menerima dokumen dari Bagian Penjualan, Bagian Gudang akan
menyiapkan barang sesuai dengan data yang ada di Surat Jalan.
•
Bagian Gudang mencatat jenis dan jumlah barang yang akan dikirimkan
ke dalam Kartu Gudang, kemudian mengirimkan barang ke Pelanggan
dengan membawa :
o Surat Jalan Rangkap 1,2,3 dan 4
o Faktur Penjualan rangkap 1
o Faktur Pajak Standar rangkap 1 dan 2
78
•
Setelah pelanggan menerima barang, pelanggan akan menandatangani 4
rangkap Surat Jalan dan memberikan pembayaran berupa uang tunai
atau Bukti Transfer. Distribusi dokumen adalah sebagai berikut:
o Surat Jalan Rangkap 1,3 dan 4 diberikan kepada Pelanggan.
o Faktur Penjualan rangkap 1 diberikan ke Pelanggan
o Faktur Pajak Standar rangkap 1 dan 2 diberikan ke Pelanggan
o Surat Jalan rangkap 2 beserta uang tunai atau cek/giro diberikan ke
Bagian Gudang ke Bagian Penjualan.
•
Setelah Bagian Penjualan menerima uang tunai atau Bukti Transfer
maka ia akan membuat Bukti Penerimaan Kas.
•
Uang tunai, yang biasanya diterima dalam bentuk US Dollar, akan
disetorkan ketika jumlah yang terkumpul sudah banyak. Untuk
sementara disimpan dalam brankas. Untuk itu, Bagian Penjualan akan
membuat Slip Setoran.
•
Bukti Penerimaan Kas dan Copy Slip Setoran, serta Bukti Transfer akan
diberikan kepada Bagian Administrasi (Keuangan) untuk diarsip
sementara. Berdasarkan Bukti Penerimaan Kas itu, Bagian Administrasi
akan meng-update data di Rekap Faktur.
•
Setiap akhir bulan, Bagian Administrasi akan mencatat semua Faktur
Penjualan , Faktur Pajak Standar dan Bukti Penerimaan Kas pada Kartu
Piutang. Kemudian, membuat Laporan Penjualan, Laporan Rekening
Koran dan Laporan Rekap PPN, serta Jurnal. Manajer Keuangan dan
Akuntansi akan mengotorisasi laporan-laporan tersebut. Kemudian
Laporan Penjualan, Laporan Rekening Koran, Copy Slip Setoran dan
79
Bukti Penerimaan Kas, serta Faktur Penjualan rangkap 3 dan Faktur
Pejualan rangkap 3 diarsip permanen.
3.5.2. Prosedur Penjualan Kredit
3.5.2.1.Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan
•
Pelanggan yang ingin memesan barang dapat menghubungi Bagian
Penjualan melalui telepon untuk menanyakan ketersediaan barang yang
diinginkan sekaligus membuat kesepakatan mengenai harga dan cara
pembayaran. Biasanya Bagian Penjualan akan membuat catatan kecil
atas kesepakatan ini.
•
Setelah itu, Bagian Penjualan akan menyiapkan Surat Penawaran Harga
dengan izin oleh Manajer Penjualan (tanpa otorisasi tertulis). Surat
Penawaran Harga dikirimkan kepada pelanggan melalui fax dan
kemudian diarsip.
•
Apabila pelanggan setuju dengan penawaran yang diajukan, maka
pelanggan akan mengirimkan Purchase Order melalui fax. Untuk
pelanggan tetap yang rutin memesan barang, biasanya pelanggan akan
langung mengirimkan Purchase Order melalui fax.
•
Bagian Penjualan akan menghubungi gudang untuk memastikan
ketersediaan barang berdasarkan Purchase Order yang diterima dari
Pelanggan.
•
Apabila jumlah persediaan tidak mencukupi, maka Bagian Penjualan
akan menghubungi pelanggan tersebut untuk membuat kesepakatan
pengiriman barang secara bertahap. Purchase Order akan ditaruh ke
dalam arsip sampai barang tersedia.
80
•
Apabila barang tersedia, Bagian Penjualan akan mencatat sata dari
Purchase Order ke dalam Buku Penjualan, kemudian Bagian Penjualan
akan membuat Surat Jalan (4 rangkap), Faktur Penjualan (4 rangkap)
dan Faktur Pajak Standar rangkap (UU PPN No. 18 Tahun 2000 pasal
13 ayat (1)) sebanyak 4 , serta mencatat transaksi dalam Buku
Penjualan. Surat Jalan diotorisasi oleh Manajer Penjualan, sedangkan
Faktur Penjualan dan Faktur Pajak Standar diotorisasi oleh Manajer
Penjualan. Distribusi surat – surat tersebut adalah sebagai berikut :
o Surat Jalan rangkap 1, 2, 3 dan 4 diberikan kepada Bagian
Gudang.
o Faktur Penjualan Rangkap 1 diarsip sementara oleh Bagian
Penjualan.
o Faktur Penjualan Rangkap 2 diarsip permanen oleh Bagian
Peamsaran dan Penjualan.
o Faktur Penjualan rangkap 3 dan 4 diberikan kepada Bagian
Administrasi di Bagian Keuangan.
o Faktur Pajak Standar rangkap 1 dan 2 diarsip sementara oleh
Bagian Penjualan.
o Faktur Pajak Standar rangkap 3 dan 4 diberikan kepada Bagian
Administrasi di Bagian Keuangan.
o Faktur Penjualan rangkap 3 dan 4, serta Faktur Pajak Standar
rangkap 3 dan 4 dicatat ke dalam Buku Piutang, kemudian
dimasukan ke dalam Asrip Sementara oleh Bagian Administrasi.
81
3.5.2.2.Prosedur Pengiriman Barang.
•
Setelah menerima dokumen dari Bagian Penjualan, Bagian Gudang akan
menyiapkan barang sesuai dengan data yang ada di Surat Jalan.
•
Bagian Gudang mencatat jenis dan jumlah barang yang akan dikirimkan
ke dalam Kartu Gudang, kemudian mengirimkan barang ke Pelanggan
dengan membawa Surat Jalan rangka 1,2,3 dan 4.
•
Setelah Pelanggan menerima barang, ia akan menandatangani Surat
Jalan sebanyak 4 rangkap. Kemudian mengembalikan Surat Jalan
rangkap 1 dan 2 kepada Pengirim barang (Bagian Gudang).
•
Bagian Gudang akan memberikan Surat Jalan rangkap 1 dan 2 kepada
Bagian Penjualan.
•
Surat Jalan rangkap 1 dan 2 akan diarsip oleh Bagian Penjualan
3.5.2.3.Prosedur Tukar Faktur
•
Pada waktu yang telah disepakati atau kurang lebih satu minggu setelah
pengiriman, Bagian Penjualan akan mengeluarkan :
o Surat Jalan rangkap 1
o Faktur Penjualan rangkap 1
o Faktur Pajak Standar rangkap 1 dan 2
Kemudian memberikannya kepada Kurir Penagihan.
•
Kurir Penagihan akan memberikan dokumen – dokumen tersebut
kepada Pelanggan.
•
Pelanggan membuat Tanda Terima, kemudian memberikannya kepada
Kurir Penagihan.
•
Tanda Terima akan diarsip sementara oleh Bagian Penjualan.
82
3.5.2.4.Prosedur Penagihan dan Pelunasan dari Pelanggan.
•
Pada saat Pelanggan melunasi pembayaran, biasanya Pelanggan akan
melakukan konfirmasi melalui telepon.
•
Apabila pelunasan dilakukan melalui transfer, maka :
o Tanda Terima akan diberikan kepada Bagian Administrasi.
o Bagian Administrasi akan memeriksa saldo di Bank, kemudian
membandingkannya dengan Bukti Transfer yang di-fax oleh
Pelanggan.
o Setelah mencocokan, Bagian Administrasi akan membuat
Bukti Penerimaan Kas, kemudian meng-update Rekap Faktur.
Bukti Penerimaan Kas, Tanda Terima dan Bukti Transfer akan
diarsip sementara.
•
Apabila pelunasan dilakukan melalui Cek/Giro/Tunai, maka :
o Bagian Penjualan akan mengambil Tanda Terima dari Arsip
Sementara, kemudian memberikannya kepada Kurir Penagihan.
o Kurir Penagihan akan membawa Tanda Terima kepada Pelanggan
o Kurir Penagihan akan membandingkan jumlah tagihan diTanda
Terima dengan Cek / Giro / Tunai yang diberikan Pelanggan. Apabila
cocok, Tanda Terima akan dikembalikan kepada Pelanggan.
o Kurir Penagihan membuat Bukti Penerimaan Kas berdasarkan Tunai
/ Cek / Giro yang diterima.
o Bukti Penerimaan Kas bersama Cek/ Giro / Tunai diberikan kepada
Bagian Penjualan.
o Uang tunai, yang biasanya diterima dalam bentuk US Dollar, akan
disetorkan ketika jumlah yang terkumpul sudah banyak. Untuk
83
sementara disimpan dalam brankas. Cek / giro akan disetorkan ke
Bank. Untuk itu, Bagian Penjualan akan membuat Slip Setoran.
o Bukti Penerimaan Kas dan Copy Slip Setoran akan diberikan kepada
Bagian
Administrasi
(Keuangan)
untuk
diarsip
sementara.
Berdasarkan Bukti Penerimaan Kas itu, Bagian Administrasi akan
meng-update data di Rekap Faktur.
•
Setiap akhir bulan, Bagian Administrasi akan mencatat semua Faktur
Penjualan , Faktur Pajak Standar dan Bukti Penerimaan Kas pada Kartu
Piutang. Kemudian, membuat Laporan Penjualan, Laporan Rekening
Koran dan Laporan Rekap PPN, serta Jurnal. Manajer Keuangan dan
Akuntansi akan mengotorisasi laporan-laporan tersebut. Kemudian
Laporan Penjualan, Laporan Rekening Koran, Copy Slip Setoran dan
Bukti Penerimaan Kas, serta Faktur Penjualan rangkap 3 dan Faktur
Pejualan rangkap 3 diarsip permanen.
3.5.3. Prosedur Retur Penjualan
Pelanggan biasanya mengajukan komplain kepada Bagian Penjualan atas
barang yang dianggap tidak dapat digunakan karena kesalahan pengiriman
atau kondisi barang yang dinilai kurang baik. Kesalahan Pengiriman ini
biasanya terjadi karena kesalahan Bagian Penjualan dalam membuat Surat
Jalan atau kesalahan komunikasi dengan bagian Gudang.
Apabila hal seperti ini terjadi, maka Bagian Penjualan akan melakukan
negoisasi dengan Pelanggan, untuk melakukan penukaran barang. Kejadian
ini tidak disertai dengan dokumen.
84
3.6. Rich Picture Prosedur Penjualan Tunai
Gambar 3.2 Rich Picture Prosedur Penjualan Tunai yang berjalan
85
3.7. Rich Picture Prosedur Penjualan Kredit
Gambar 3.3 Rich Picture Prosedur Penjualan Kredit yang berjalan
86
3.8. Flowchart Prosedur Penjualan Tunai
Prosedur Penjualan Tunai dijalankan oleh 3 (tiga) fungsi, yaitu Bagian Penjualan,
Bagian Gudang dan Bagian Administrasi (Keuangan). Gambar 3.4, Gambar 3.5 dan
Gambar 3.6 menunjukan prosedur yang dilakukan oleh Bagian Penjualan. Gambar
3.7 merupakan prosedur yang dijalankan oleh Bagian Gudang. Sedangkan prosedur
yang dijalankan oleh Bagian Administrasi (Bagian Keuangan) dijelaskan pada
Gambar 3.8
87
Bagian Penjualan
Mulai
Melalui Telepon dari
Pelanggan
Menerima
Pesanan dari
Pelanggan
Catatan Pesanan
Membuat
Surat
Penawaran
Harga
Surat Penawaran
Harga
Melalui Fax
Pelanggan
N
Purchase Order
Memeriksa
ketersediaan
barang di
Gudang
Purchase Order
Tersedia ?
Purchase Order
Tidak
Ya
Diarsip sementara sampai
barang tersedia
Purchase Order
A
Menghubungi
pelanggan
untuk negoisasi
cara
pembayaran
Pelanggan
membayar
Transfer ?
Penjualan
Purchase Order
Ya
Tidak
Membuat Surat
Jalan, Faktur
Penjualan dan
Faktur Pajak
Standar
1
Purchase Order
4
3
2
Faktur Pajak
Standar 1
4
3
2
Faktur Penjualan 1
4
3
2
Surat Jalan 1
2
N
3
Gambar 3.4 Flowchart Prosedur Penjualan Tunai pada Bagian Penjualan
88
Bagian Penjualan
1
Purchase Order
Membuat Surat
Jalan, Faktur
Penjualan dan
Faktur Pajak
Standar
Purchase Order
4
3
2
Faktur Pajak
Standar 1
4
3
2
Faktur Penjualan 1
4
3
2
Surat Jalan 1
2
N
N
Ketika Pelanggan telah
melunasi pembayaran via
transfer
2
Faktur Pajak
Standar 1
2
Faktur Penjualan 1
4
3
2
Surat Jalan 1
3
Gambar 3.5 Flowchart Prosedur Penjualan Tunai pada Bagian Penjualan (Lanjutan)
89
Bagian Penjualan
Gambar 3.6 Flowchart Prosedur Penjualan Tunai pada Bagian Penjualan (Lanjutan)
90
Bagian Gudang
Gambar 3.7 Flowchart Prosedur Penjualan Tunai pada Bagian Gudang
91
Bagian Administrasi (Keuangan)
2
5
4
Bukti Transfer
Faktur Pajak
Standar 3
Copy Slip Setoran
4
Bukti Penerimaan
Kas
Faktur Penjualan 3
Rekap
Faktur
Rekap
Faktur
N
Tiap Akhir periode
N
4
Faktur Pajak
Standar 3
Tiap Akhir periode
4
Faktur Penjualan 3
Copy Slip Setoran
Bukti Penerimaan
Kas
Membuat Laporan
Rekening Koran,
Laporan Rekap
PPN dan Laporan
Penjualan
Kartu
Piutang
Kartu
Piutang
4
Faktur Pajak
Standar 3
4
Faktur Penjualan 3
Bukti Penerimaan
Kas
Laporan Rekening
Koran
Laporan Rekap
Laporan Penjualan PPN
Copy Slip Setoran
Bukti Transfer
Jurnal
N
Selesai
Gambar 3.8 Flowchart Prosedur Penjualan Tunai pada Bagian Administrasi (Keuangan)
92
3.9. Flowchart Prosedur Penjualan Kredit
Prosedur Penjualan Kredit dijalankan oleh 4 (empat) fungsi, yaitu Bagian
Penjualan, Bagian Gudang, Kurir Penagihan dan Bagian Administrasi (Keuangan).
Gambar 3.9, Gambar 3.10 dan Gambar 3.11 menunjukan prosedur yang dilakukan
oleh Bagian Penjualan. Gambar 3.12 merupakan prosedur yang dijalankan oleh
Bagian Gudang. Sedangkan prosedur yang dijalankan oleh Kurir Penagihan dan
Bagian Administrasi (Bagian Keuangan) berturut – turut dijelaskan pada Gambar
3.13 dan Gambar 3.14.
93
Bagian Penjualan
Gambar 3.9 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit pada Bagian Penjualan
94
Bagian Penjualan
4
3
2
Surat Jalan1
2
Faktur Pajak
Standar 1
2
Faktur Penjualan 1
N
N
N
Saat Tukar Faktur
2
Faktur Pajak
Standar 1
Faktur Penjualan 1
Surat Jalan1
5
Gambar 3.10 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit pada Bagian Penjualan (Lanjutan)
95
Bagian Penjualan
6
9
Bersama uang tunai
Tanda Terima
Cek / Giro
Bukti Penerimaan
Kas
A
Pada saat pelanggan
memberikan konfirmasi
pembayaran
Membuat
SlipSetoran
Tanda Terima
Bukti Penerimaan
Copy Slip Setoran Kas
Slip Setoran
Pelanggan
Membayar
Transfer ?
Tidak
Tanda Terima
Cek / Giro
Bersama uang tunai
Ya
Bank
8
Tanda Terima
Copy Slip Setoran
7
10
Gambar 3.11 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit pada Bagian Penjualan (Lanjutan)
96
Bagian Gudang
1
4
3
2
Surat Jalan1
Menyiapkan
Barang
4
3
2
Surat Jalan1
Bersama Barang
Ke Pelanggan
Kartu
Gudang
2
Surat Jalan1
4
Gambar 3.12 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit pada Bagian Gudang.
97
Kurir Penagihan
Pelanggan
8
Bersama uang tunai
5
Tanda Terima
Cek / Giro
2
Faktur Pajak
Standar 1
Faktur Penjualan 1
Surat Jalan1
Mencocokan
Tanda Terima
Ke Pelanggan
Cek / Giro / Tunai
Tanda Terima
6
Membuat
Bukti
Penerimaan
Kas
Pelanggan
Bersama uang tunai
Cek / Giro
Bukti Penerimaan
Kas
9
Gambar 3.13 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit pada Kurir Penagihan
98
Bagian Administrasi (Keuangan)
Dari Pelanggan
7
Tanda Terima
Bukti Transfer
Memeriksa
Saldo Bank
Tanda Terima
10
Bukti Penerimaan
Kas
Membandingkan
Copy Slip Setoran
2
Bukti Transfer
Tanda Terima
4
Faktur Pajak
Standar 3
Rekap
Faktur
4
Faktur Penjualan 3
Membuat Bukti
Penerimaan
Kas
Rekap
Faktur
Bukti Transfer
Tanda Terima
N
Bukti Penerimaan
Kas
Tiap Akhir periode
4
N
Faktur Pajak
Standar 3
Rekap
Faktur
4
Faktur Penjualan 3
Tiap Akhir periode
Tanda Terima
Bukti Penerimaan
Kas
Copy Slip Setoran
Bukti Transfer
Kartu
Piutang
A
Membuat Laporan
Rekening Koran,
Laporan Rekap
PPN dan Laporan
Penjualan
Kartu
Piutang
4
Faktur Pajak
Standar 3
4
Faktur Penjualan 3
Bukti Penerimaan
Kas
Laporan Rekening
Laporan Rekap Koran
Laporan Penjualan PPN
Copy Slip Setoran
Bukti Transfer
Jurnal
N
Selesai
Gambar 3.14 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit pada Bagian Administrasi
(Keuangan)
99
3.10.Identifikasi Masalah Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang Usaha
dan Penerimaan Kas.
Berdasarkan proses bisnis diatas, masalah – masalah yang dapat diidentifikasi
antara lain :
a. Belum adanya syarat dan prosedur standar dalam penetapan limit kredit dan
penilaian pelanggan.
Salah satu prosedur yang disarankan dalam sistem informasi akuntansi
penjualan adalah pemeriksaan terhadap limit kredit pelanggan dengan
memperhitungkan saldo piutang yang belum tertagih ditambah dengan total
pesanan yang diajukan kemudian memastikan bahwa total keseluruhannya tidak
melebihi limit kredit yang diberikan.
Pada saat ini, perusahaan belum memiliki prosedur standar dalam
penetapan limit kredit bagi pelanggan. Apabila pelanggan mengajukan kredit,
maka
Bagian
Penjualan
hanya
mengandalkan
ingatannya
saja
untuk
memperkirakan jumlah piutang yang belum tertagih dari pelanggan tersebut.
o Sebab : perusahaan masih bergantung kepada kepercayaan kepada
pelanggan dan kepada Bagian Penjualan.
o Akibat : Banyak terjadi kasus sulitnya penagihan piutang, sehingga
terjadi penghambatan pada aliran kas masuk. Pada akhirnya, perusahaan
mengalami kesulitan dana dalam melunasi tagihan dari pemasok atau
Pajak Impor yang biasanya harus segera dilunasi.
o Rekomendasi yang diusulkan adalah merancang ketentuan dan prosedur
baku dalam menentukan limit kredit bagi tiap pelanggan. Penentuan limit
kredit akan dilakukan oleh Bagian Kredit dengan melakukan penilaian
kepada pelanggan secara berkala. Penilaian Pelanggan awal diberlakukan
100
bagi pelanggan baru yang telah melakukan pembelian tunai. Penilaian
awal didasarkan atas criteria 5C, sedangkan Penilaian pelanggan lama
didasarkan pada tingkat penjualan, tingkat piutang dan tingkat
keterlambatan, yang dilakukan secara periodik. Limit kredit yang
dihasilkan harus diotorisasi oleh Direktur. Sebelum memproses sebuah
transaksi penjualan, Bagian Penjualan harus mengecek limit kredit
pelanggan yang bersangkutan. Apabila bisa diterima, barulah transaksi
diproses ke tahap selanjutnya. Untuk itu, Bagian Penjualan akan dibantu
oleh sistem yang secara terotomatisasi membandingkan saldo piutang
pelanggan
ditambah
dengan
pesanan
yang
diajukan,
kemudian
dibandingkan dengan limit kredit yang telah ditentukan.
b. Tidak ada pemisahan tugas dan tanggung jawab yang jelas pada prosedur
penjualan dan penerimaan kas.
Pada saat ini, Bagian Penjualan bertugas mengadakan penjualan
kemudian membuat Faktur Penjualan, Faktur Pajak Standar dan Surat Jalan, serta
melakukan pencatatan pada Buku Penjualan. Bahkan Bagian ini juga melakukan
penerimaan kas secara tunai, cek atau giro, membuat Bukti Penerimaan Kas serta
melakukan penyetoran ke Bank. Hal ini berarti, seorang Bagian Penjualan dapat
melakukan prosedur penerimaan pesanan, memerintahkan pengiriman, dan
penerimaan kas, yang merupakan satu siklus penjualan secara lengkap.
Salah satu nilai tambah yang diharapkan dari sebuah sistem informasi
akuntansi adalah meningkatkan struktur pengendalian internal supaya terhindar
dari kesalahan atau kecurangan. Oleh karena itu, setiap aktivitas dalam sistem
101
informasi akuntansi, dipisahkan tugas dan tanggung jawabnya sedemikian rupa
supaya mencapai pengendalian yang cukup.
Bagian Penjualan seharusnya memiliki tugas melakukan penjualan dan
menangani pemesanan dari pelanggan. Aktivitas ini dibakukan dengan dokumen
Pesanan Penjualan. Kemudian, Bagian Gudang melakukan pengiriman dengan
keyakinan bahwa ada pemesanan dari pelanggan. Kegiatan ini didokumentasikan
oleh Surat Jalan Sedangkan Bagian Keuangan yang menerima pelunasan dari
pelanggan serta menyetor ke Bank, sekaligus membuat Bukti Penerimaan Kas
o Sebab : Manajemen, yang dalam hal ini adalah Direktur, terbiasa
membebankan tugas – tugas yang dianggap penting kepada staf tertentu
saja.
o Akibat : Hal ini mungkin saja terjadi kecurangan. Misalnya, bagian
penjualan melakukan penjualan tanpa sepengetahuan Direktur. Atau,
pembayaran dari pelanggan tidak masuk ke rekening perusahaan
(Lapping). Bagian Penjualan bisa saja membuat Surat Jalan dan
memberikannya kepada Bagian gudang untuk mengirim barang ke
pelanggan tertentu, tapi pembayaran tidak diberikan kepada perusahaan.
Kemudian, dengan alasan retur, bagian penjualan mengirimkan barang
yang berbeda ke Gudang.
o Rekomendasi untuk masalah ini adalah dengan memberikan wewenang
dan tugas yang terpisah untuk menangani Prosedur Penjualan dengan
Prosedur Penerimaan Kas. Dengan wewenang masing – masing,
diharapkan dapat mencegah terjadinya kecurangan. Selain itu, diusulkan
untuk memindahkan kurir ke dalam Bagian Keuangan.
102
c. Belum ada ketentuan dan prosedur baku dalam penyetoran uang tunai ke Bank.
Tak jarang pelanggan lebih suka membayar dalam bentuk tunai,
khususnya untuk mata uang USD dengan nominal di bawah USD 5.000, untuk
menghemat biaya transfer. Kurir Penagihan atau Bagian Gudang biasanya
mengambil uang ini dari pelanggan kemudian memberikannya kepada Bagian
Penjualan. Bukti Penerimaan Kas terkadang dibuat oleh Kurir Penagihan atau
Bagian Penjualan, kemudian diberikan ke Bagian Administrasi. Uang tunai yang
diterima dimasukan ke dalam brankas, dan tidak disetorkan ke Bank secara rutin.
Penerimaan Kas, terutama dalam bentuk uang tunai, seharusnya
dilakukan oleh Bagian Keuangan dan Bagian Akuntansi. Bagian Keuangan yang
menerima fisik, sedangkan Bagian Akuntansi bertugas mencatat penerimaan
tersebut. Sebelum uang tunai disetorkan ke Bank, seharusnya dilakukan
rekonsiliasi terlebih dahulu antara jumlah fisik di Brankas dengan catatan Bagian
Akuntansi.
o Sebab : Perusahaan masih mengandalkan kepercayaan kepada Bagian
tertentu.
o Akibat : Permasalahan timbul karena tidak adanya pencatatan khusus arus
masuknya uang tunai ini, sehingga Manajer Keuangan dan Akuntansi dan
Direktur mudah rancu dengan jumlah uang tunai yang tersimpan. Bahkan,
tidak ada bukti bahwa jumlah yang disetor ke Bank adalah benar total
dari penerimaan tunai.
o Rekomendasi yang diusulkan adalah membuat sistem yang dapat
mencatat terjadinya pelunasan dalam bentuk tunai, yang dapat direkap
menjadi suatu laporan yang menunjukan berapa banyak uang tunai yang
diterima dalam US Dollar. Hasil dari sistem inilah yang dapat dijadikan
103
dasar pengendalian untuk meyakinkan bahwa jumlah tunai yang disetor
adalah benar. Penyetoran uang tunai ke Bank juga harus dilakukan secara
berkala.
d. Belum ada prosedur standar dalam proses penagihan piutang usaha pada saat
jatuh tempo.
Pada saat ini, perusahaan tidak memiliki prosedur khusus dalam
penagihan. Penagihan hanya dilakukan via telepon, hanya pada waktu Bagian
kebetulan mengingatnya. Pemeriksaan terhadap Kartu Piutang jarang dilakukan
karena banyaknya jumlah pelanggan, juga karena terkadang informasi dalam
Kartu Piutang itu kadang tidak diperbaharui.
Sistem Informasi Akuntansi dibuat bertujuan untuk memperlancar
aktivitas operasional perusahaan sehari – hari, termasuk proses penagihan.
o Sebab :
Transaksi yang banyak dari macam – macam pelanggan
membutuhkan penanganan yang memakan waktu. Tugas penagihan juga
dibebankan kepada Bagian Penjualan, sehingga penagihan jarang
dilakukan.
o Akibat : penagihan hanya akan dilakukan apabila perusahaan kebetulan
diharuskan untuk melunasi suatu pembayaran. Masalah terjadi ketika
pelanggan meminta waktu tambahan untuk melunasi pembayaran atau
pembayaran terhambat waktu proses kliring yang memakan waktu 2
sampai 3 hari. Aliran kas masuk menjadi macet dan akhirnya perusahaan
terpaksa harus meminjam kepada pihak lain.
o Rekomendasi untuk masalah ini adalah membuat sistem yang
terotomatisasi untuk mengingatkan Bagian melakukan penagihan pada
104
piutang yang jatuh tempo, sekaligus mencetak surat penagihan untuk
mengingatkan pelanggan akan piutang yang sudah jatuh tempo.
e. Belum ada prosedur standar dan ketentuan baku dalam proses retur penjualan.
Pada saat ini, apabila pelanggan ingin melakukan retur, pelanggan hanya
perlu menghubungi Bagian Penjualan untuk melakukan negoisasi penukaran
barang. Tidak ada catatan khusus mengenai kejadian ini.
Prosedur retur penjualan seharusnya paling tidak dibuktikan dengan
dokumen pendukung. Selain itu, ketentuan retur barang itu sendiri seharusnya
dipastikan dengan tenggat waktu.
o Sebab : Bagian Penjualan lebih suka mengganti faktur secara langsung
daripada harus membuat dokumen retur penjualan, serta masih
mengandalkan ingatan atas barang – barang apa yang diretur.
o Akibat : manajemen tidak mengetahui dengan jelas jenis dan jumlah
barang yang dikembalikan atau ditukar dan apa sebab retur.
o Rekomendasi yang diusulkan adalah membuat suatu prosedur khusus
untuk retur penjualan dengan didukung oleh dokumen yang dibutuhkan.
Dimulai dengan pembuatan Surat Retur Penjualan oleh Bagian
Penjualan, kemudian Bagian Gudang harus memeriksa kualitas dari
barang yang diretur. Setelah itu, Bagian Penjualan akan membuat Surat
Jalan Retur dan memberikannya ke Bagian Gudang untuk mengantar
barang pengganti ke Pelanggan.
105
f. Ketidaklengkapan
informasi
untuk
manajemen
perusahaan
sehingga
menghambat pengambilan keputusan yang tepat.
Laporan yang tersedia pada perusahaan sekarang ini adalah :
•
Laporan Penjualan, yang berisi mengenai ringkasan penjualan selama
satu bulan. Informasi yang tersedia antara lain : Nama Pelanggan, Jenis
Barang, Jumlah Tagihan dengan format daftar memanjang ke bawah.
•
Laporan Rekap PPN, yang berisi daftar PPN Keluaran selama satu bulan.
•
Laporan Rekening Koran, yaitu suatu daftar keluar masuknya kas selama
satu bulan.
Kesulitan dalam pengumpulan dokumen, terkadang menjadi hambatan dalam
penyusunan laporan – laporan ini, sehingga seringkali terjadi keterlambatan
informasi bagi manajemen. Selain itu, manajemen kurang menyadari betapa
pentingnya informasi – informasi lain, selain penjualan dan rekening koran,
dalam rangka pengambilan keputusan. Akibatnya, manajemen salah mengambil
keputusan dalam hal penting.
Salah satu contohnya adalah ketika manajemen berencana untuk
mengimpor produk baru, manajemen kekurangan informasi mengenai aliran kas
masuk. Akibantya pada saat jatuh tempo pembayaran, perusahaan tidak sanggup
melunasi utangnya dan terpaksa harus melakukan pinjaman. Hal ini tidak akan
terjadi seandainya perusahaam memiliki informasi yang lebih memadai.
Rekomendasi untuk masalah ini adalah dengan membuat sistem untuk
menghasilkan laporan yang dapat melengkapi informasi untuk pengambilan
keputusan. Laporan yang diusulkan antara lain :
•
Laporan Penjualan berdasarkan Pelanggan dan Barang setiap bulan
•
Laporan Pengiriman berdasarkan Pelanggan dan Barang setiap bulan
106
•
Laporan Penerimaan Kas, berdasarkan cara pembayaran tiap bulannya.
•
Laporan Analisa Umur Piutang.
•
Laporan Piutang secara keseluruhan, yang belum jatuh tempo dan yang
sudah jatuh tempo
•
Laporan Retur Penjualan
•
Laporan Selisih Kurs
107
Tabel 3.1. Analisis Kebutuhan Informasi
Analisis Kebutuhan Informasi
Sasaran
Kelancaran arus kas
perusahaan yang akan
digunakan untuk membiayai
kegiatan operasional
perusahaan.
Masalah
Tidak ada limit kredit
untuk tiap pelanggan,
sehingga banyak terjadi
piutang yang sulit
tertagih.
Meningkatkan efisiensi dan
efektivitas operasional
perusahaan, terutama
memperlancar proses
penagihan piutang yang
sudah jatuh tempo
Kesulitan informasi
yang berkaitan dnegan
piutang yang sudah jatuh
tempo
Meningkatkan pengendalian
internal yang lebih baik
untuk menjaga kekayaan
perusahaan.
1. Sulitnya mengetahui
informasi yang akurat
mengenai jumlah
uang tunai yang
diterima.
2. Tidak ada pembagian
tugas yang jelas
antara fungsi
penjualan dan fungsi
penerimaan kas.
Solusi
Menyediakan sistem aplikasi
yang menyediakan fasilitas
penilaian pelanggan untuk
penentuan limit kredit, serta
secara otomatis
membandingkan saldo
piutang dengan batas limit
kredit yang ditentukan
Menyediakan sistem aplikasi
yang menampilkan daftar
piutang yang sudah jatuh
tempo
Kebutuhan Informasi
1. Pesanan Penjualan
2. Kartu Piutang
3. Faktur Penjualan
4. Laporan Piutang
5. Laporan Analisa
Umur Piutang
Pihak yang Terkait
1. Bagian Penjualan
2. Bagian Kredit
1.
2.
3.
4.
Faktur Penjualan
Surat Penagihan
Laporan Piutang
Laporan Analisa
Umur Piutang
Bagian Keuangan
Menyediakan sistem aplikasi
yang dapat menghasilkan
laporan yang berkaitan
dengan penerimaan kas tunai
Laporan Penerimaan Kas
Tunai
Bagian Keuangan
Melakukan pembagian tugas
antara fungsi penjualan dan
fungsi penerimaan kas,
dengan membatasi hak akses
dalam pembuatan dokumen
Pesanan Penjualan
Surat Jalan
Faktur Penjualan
Bukti Penerimaan Kas
1. Bagian Penjualan
2. Bagian Gudang
3. Bagian Keuangan
108
penjualan, pengiriman dan
penerimaan kas.
3. Tidak ada
dokumentasi yang
jelas pada prosedur
retur penjualan.
Menyajikan berbagai
informasi untuk membantu
manajemen memahami
kondisi perusahaan yang
berkaitan dengan penjualan,
piutang usaha dan
penerimaan kas, serta
mendukung pengambilan
keputusan untuk
perkembangan perusahaan
ke depannya.
Kesulitan dalam
pengumpulan dokumen,
terkadang menjadi
hambatan dalam
penyusunan laporan –
laporan ini, sehingga
seringkali terjadi
keterlambatan informasi
bagi manajemen.
Menyediakan sistem aplikasi
yang membantu pembuatan
dokumen retur penjualan,
dengan batas penukaran
barang < 5 hari.
Menyediakan sistem aplikasi
yang dapat menghasilkan
laporan - laporan yang
berkaitan dengan penjualan,
piutang dan penerimaan kas
Surat Retur Penjualan
Surat Jalan Retur
Laporan Retur
Bagian Penjualan
1. Laporan Penjualan
per Barang
2. Laporan Penjualan
per Pelanggan
3. Laporan Pengiriman
4. Laporan Penerimaan
Kas
5. Laporan Analisa
Umur Piutang
6. Laporan Piutang
7. Laporan Retur
Penjualan
8. Laporan Selisih Kurs
9. Laporan Rekap PPN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Bagian Penjualan
Bagian Gudang
Bagian Kredit
Bagian Keuangan
Bagian Akuntansi
Manajemen