sistem informasi persuratan (studi kasus: pt. anugrah kreasi solusindo)

6
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Teknologi sudah menjadi bagian yang sangat penting dalam sebuah
perusahaan untuk membantu setiap proses bisnis yang ada. Dengan menggunakan
teknologi, perusahaan besar akan sangat dimudahkan dalam mengelola data dalam
skala besar dan mengolahnya menjadi sebuah informasi dalam waktu singkat.
Memperhatikan hal tersebut, maka bagian keuangan di PT.Anugrah Kreasi
Solusindo menginginkan suatu Sistem informasi yang dapat membantu beberapa
proses bisnis di perusahaan. Perekapan surat masuk dansurat keluar, pembuatan
surat penagihan, dan bukti pengeluaran kas masih dilakukan dengan cara yang
konvesional. Pendokumentasian data surat masuk dan surat keluar masih harus
ditulis secara manual ke dalam sebuah buku yang memungkinkan data hilang
karena buku tersebut rusak atau hilang. Pembuatan surat penagihan harus dibuat
dengan mengedit template surat penagihan dalam format Portable Document
Format (PDF) dan tidak dapat disimpan, maka apabila terjadi kesalahan teknis data
kemungkinan hilang dan bagian keuangan harus memasukkan data kembali dari
awal. Sedangkan pembuatan bukti pembayaran kas harus dibuat secara manual
dalam Microsoft Excel di mana mereka harus membuat banyak form sebanyak
surat penagihan yang dibutuhkan.
Berdasarkan permasalahan yang telah dipaparkan diatas, dibutuhkan
sistem informasi persuratan untuk membantu menyelesaikan masalah-masalah
tersebut.
1
1.2
Rumusan Masalah
1. Bagaimana sistem merekap surat masuk dan surat keluar?
2. Bagaimana pembuatan surat penagihan dan bukti pengeluaran kas ?
1.3
Tujuan
1. Sistem ini bertujuan untuk membantu bagian keuangan di PT.Anugrah Kreasi
Solusindo dalam merekap surat masuk dan surat keluar.
2. Memfasilitasi bagian keuangan di PT.Anugrah Kreasi Solusindo dalam membuat
surat penagihan dan bukti pengeluaran kas.
1.4
Batasan Masalah
1. Sistem informasi ini membahas:
a. Perekapan surat masuk, surat keluar.
b. Pembuatan surat penagihan dan bukti pembayaran kas.
2. Sistem informasi ini berbasiss web.
3. Di PT.Anugrah Kreasi Solusindo ini satu karyawan bisa memiliki beberapa
jabatan.
1.5
Metodologi Penelitian
Dalam hal ini, metode pengerjaan proyek menggunakan metode
Software Development Life Cycle (SDLC) dengan model waterfall. Dengan
menggunakan pemodelan ini, pembuatan sistem informasi akan lebih tersusun
dengan dokumentasi yang lengkap untuk membantu pada proses pemeliharaan
sistem ini. Model ini mengikuti tahap-tahap sebagai berikut:
1. Analisis Kebutuhan Sistem (System Requirements Analysis)
Analisa dari keseluruhan sistem yang dibutuhkan untuk Sistem
informasi ini dimulai dengan cara sebagai berikut:
a. Metodologi pengumpulan data
b. Wawancara bagian keuangan PT. Anugrah Kreasi Solusindo
c. Tinjauan pustaka, mempelajari, literatur, buku, artikel dan situs yang
berhubungan dengan masalah yang dihadapi.
2
Dari hasil diatas, maka dianalisa apa saja yang dibutuhkan untuk
membangun Sistem informasi ini.
2. Desain
Setelah memahami dan mendapatkan gambaran mengenai apa
saja kebutuhan user yang akan dibangun untuk Sistem informasi ini, maka
selanjutnya kebutuhan-kebutuhan tersebut dirancang ke dalam DFD (Data
Flow Diagram). Pemilihan DFD sebagai alat pembuatan model dikarenakan
perancangan sistem ini berorientasi pada alur data atau prosedural,
sehingga dengan menggunakan DFD alur data dan jaringan fungsi sistem
dapat terlihat jelas.
Model jaringan data akan digambarkan ke dalam ERD (Entity
Relationship Diagram), sehingga struktur dan relasi antar data store dapat
terlihat jelas.
3. Pembuatan Kode (coding)
Pada tahapan ini, dokumen desain yang telah dibuat
akan
diterjemahkan kedalam bahasa pemrograman. Bahasa pemrograman yang
digunakan adalah bahasa pemrograman PHP di karenakan PHP dapat
berjalan di semua operating system, dapat diterapkan pada komputer
berjaringan, sampai saat ini tidak ada virus yang dapat menginfeksinya,
multi user, dan juga open source. Pemograman dengan PHP ini akan
dilakukan menggunakan web editor Dreamweaver, karena web editor ini
mudah digunakan tanpa harus menuliskan tag-tag HTML secara manual
dan juga user dapat melihat tampilan dari desain yang sedang dibuat.
4. Pengujian (testing)
Pengujian terhadap sistem dilaksanakan setelah sistem tersebut
selesai di buat. Pengujian harus diarahkan untuk menemukan kesalahankesalahan dan memastikan bahwa input yang dimasukkan akan
memberikan hasil yang sesuai, sebagaimana yang direncanakan di dalam
dokumentasi desain. Pengujian yang digunakan dalam proses ini adalah
3
black box Testing untuk pengecekan input output pada sistem informasi
agar sesuai dengan yang diharapkan.
4
1.6 Jadwal Pengerjaan
Table 1.1 Jadwal Pengerjaan
Kegiatan
Maret
April
Mei
Juni
Juli
Agustus
September
2011
2011
2011
2011
2011
2011
2011
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Pengumpulan
Data:
1. wawancara
2. tinjauan
pustaka
Analisa Kebutuhan
Desain Perangkat
Lunak:
3. Flowmap
4. DFD
5. ERD
Seminar
Pengkodean
Pengujian
Sidang Akhir
5