bab ii tinjauan pustaka - Perpustakaan Universitas Mercu Buana

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2. 1
Komunikasi
Manusia diciptakan sebagai mahkluk sosial yang tidak dapat hidup
sendiri, membutuhkan komunikasi untuk berinteraksi dengan sesama manusia.
Melalui komunikasi manusia dapat menyampaikan apa yang diinginkan dan
mengerti akan apa yang diinginkan oleh sesamanya. Maka dari itu komunikasi
menjadi sebuah kebutuhan primer dalam hidup manusia.
2. 1. 1
Pengertian Komunikasi
Komunikasi didefiniskan sebagai berikut: 12
“Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan dalam bentuk
lambang, yang memiliki makna sebagai panduan pikiran serta perasaan
berupa ide, informasi, gagasan, harapan, imbauan, kepercayaan dan
lain, baik secara tatap muka maupun secara tidak langsung (melalui
media) dengan tujuan mengubah sikap, pandanan dan perilaku.”
Brent D. Ruben
13
memberikan definisi mengenai komunikasi manusia
yang lebih komprehensif sebagai berikut:
“Komunikasi manusia adalah suatu proses melalui mana individu
12
13
Onong Uchjana Effendy. Dinamika Komunikasi. Bandung: Citra Aditya Bakti, 2003. Hal. 28
Muhammad, Arni. Op. Cit. Hal. 3
10
11
dalam hubungannya, dalam kelompok, dalam organisasi, dan dalam
masyarakat menciptakan, mengirimkan, dan menggunakan informasi
untuk mengkoordinasi lingkungannya dan orang lain.“
Berdasarkan argumentasi di atas maka komunikasi dapat disimpulkan
sebagai proses penyampaian pesan antara satu individu dengan individu lainnya
dalam suatu bentuk dan wadah tertentu yang digunakan untuk mempengaruhi
tindakan sesuai dengan isi pesan yang disampaikan.
2. 1. 2
Model Komunikasi
Definisi model komunikasi menurut Serena dan Mortensen
14
ialah
“Model komunikasi adalah deskripsi ideal mengenai apa yang dibutuhkan untuk
tejadinya komunikasi.”
Vardiansyah
15
mendefinisikan
model
komunikasi
sebagai:
“Representasi fenomena komunikasi dengan menonjolkan unsur-unsur terpenting
guna memahami suatu proses komunikasi tersebut.”
Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss
16
menguraikan ada tiga model dalam
komunikasi:
1. Model Komunikasi Linier (one-way communication)
Dalam model ini komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan
melakukan respon yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan
14
Deddy Mulyana. Ilmu Komunikasi: Suatu Pengantar. Bandung. Remaja Rosdakarya. 2004.
Hal. 132
15
Dani Vardiansyah. Pengantar Ilmu Komunikasi. Bogor: Ghalia Indonesia 2004Hal. 113
16
Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss. Human Communications. Bandung: Remaja Rosdakarya.
2005. Hal. 170
12
interpretasi. Komunikasinya bersifat monolog.
2. Model Komunikasi Interaksional
Sebagai kelanjutan dari model yang pertama, pada tahap ini sudah terjadi
feedback atau umpan balik. Komunikasi yang berlangsung bersifat dua
arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda,
dalam arti pada satu saat bertindak sebagai komunikator, pada saat yang
lain bertindak sebagai komunikan.
3. Model Komunikasi Transaksional.
Dalam model ini komunikasi hanya dapat dipahami dalam konteks
hubungan (relationship) antara dua orang atau lebih. Pandangan ini
menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak ada
satupun yang tidak dapat dikomunikasikan.
Sesuai konteks penelitian ini komunikasi internal berbasis komputerisasi
lebih difokuskan sebagai model komunikasi interaksional dimana setiap pelaku
komunikasi dapat langsung menanggapi pesan yang diterima dan menciptakan
topik baru.
2. 1. 3
Unsur-unsur Komunikasi
Shannon dan Weaver
17
menyatakan bahwa “terjadinya proses
komunikasi memerlukan 5 unsur yang mendukungnya, yakni pengirim,
transmitter, signal, penerima, tujuan”. Berdasarkan 5 unsur yang dikemukakan
17
Wiryanto. Pengantar Ilmu Komunikasi. Bogor. Ghalia Indonesia 2004. Hal. 15
13
oleh Shannon dan Weaver, dapat diketahui dengan jelas mengenai bagian-bagian
penting yang membentuk proses komunikasi.
Selanjutnya Laswell
18
memaparkan unsur-unsur komunikasi yang
terdapat di dalam proses komunikasi sebagai berikut:
1. Sumber (source, sender, communicator)
Disebut juga komunikator yang menjadi pencetus terjadinya komunikasi.
Dalam realita, komunikator bisa berupa penemu, pemimpin, bahkan di
era komunikasi horizontal ini komunikator bisa jadi orang-orang awan
yang menyebarkan berita melalui internet.
2. Penyandian (encoding)
Penyandian adalah proses pengalihan pikiran ke dalam bentuk lambang
atau simbol tertentu.
3. Pesan (message)
Pesan adalah gagasan, informasi, ide yang hendak disampaikan oleh
komunikator. Isinya berupa ilmu, hiburan, informasi, nasehat, atau
propaganda, bersifat informatif, persuasif, dan koersif.
4. Media (channel)
Media adalah saluran komunikasi yang digunakan dalam proses
komunikasi. Jenis media yang dipakai sangat penting demi menjangkau
target audience yang ingin dicapai. Untuk itu, kegiatan segmentasi
audience dan media sangat penting.
18
Onong Uchjana Effendy. Op. Cit. Hal. 18-19
14
5. Pengawasandian (decoding)
Pengawasandian adalah proses dimana komunikan mengartikan atau
memberi makna pada setiap simbol yang disampaikan oleh komunikator
kepadanya.
6. Komunikan (audience, receiver)
Penerima disebut juga komunikan yang menjadi sasaran dan hendak
diubah pola pikir, prilaku, ataupun persepsinya. Komunikan hadir
sebagai unsur komunikasi yang memiliki latar belakang, karakter, dan
kebutuhan tertentu.
7. Respon (response)
Efek adalah seperangkat reaksi pada komunikan sebagai akibat dari
proses komunikasi. Efek ini mencakup kognitif, afektif dan prilaku
komunikan.
8. Umpan Balik
Umpan balik adalah respon komunikan terhadap pesan yang diterima.
Umpan balik ini bisa bersifat positif (menyetujui pesan yang dikirimkan)
atau negatif (menolak pesan yang dikirimkan). Umpan balik ini bisa
berwujud verbal maupun nonverbal. Karena pada dasarnya umpan balik
ini adalah informasi maka umpan balik ini dapat memicu kembali
terjadinya proses komunikasi.
9. Gangguan (noise)
Gangguan yang tidak terencana dapat terjadi dalam proses komunikasi
15
sebagai akibat diterimanya pesan lain oleh komunikan yang berbeda
maknanya seperti yang dimaksudkan oleh komunikator.
Berdasarkan pemikiran Kotler 19 dapat diketahui unsur-unsur komunikasi
dalam penelitian ini sebagai berikut:
1. Sumber
Divisi Corporate Information Centre selaku komunikan bertugas untuk
mengatur arus informasi yang ada pada Media Intra Net dan juga
bertanggung jawab atas ketersediaan data informasi mengenai Garuda
yang dibutuhkan oleh karyawan-karyawan PT. Garuda Indonesia.
2. Penyandian
Proses pengolahan data menjadi informasi yang atraktif dalam Media
Intra Net menjadi tangung jawab divisi Corporate Information System
dibawah naungan direktorat IT.
3. Pesan
Bentuk informasi yang akan diedarkan dalam Media Intra diatur oleh
Corporate Information System setelah mendapat input dari masingmasing divisi yang ada pada PT Garuda Indonesia (Persero).
4. Media
Media sebagai kunci keberhasilan sebuah proses komunikasi merupakan
alasan PT Garuda Indonesia (Persero) memiliki Media Intra Net sebagai
sarana komunikasi internal yang berbasis komputerisasi sehingga
19
Kotler, Philip. Manajemen Pemasaran. Jakarta. Prenhalindo. 2003. Hal. 565
16
menjadi lebih cepat dan komunikatif.
5. Pengawasandian
Setiap komunikasi yang terjadi diawasi oleh divisi Corporate Secretary
yang berperan sebagai humas perusahaan penerbangan nasional ini.
6. Komunikan
Komunikan adalah karyawan Garuda yang merupakan pengguna dan
bagian dari Media Intra Garuda Intranet. Karyawan PT. Garuda
Indonesia Persero mencakup 3 bagian yakni: karyawan terbang,
karyawan kantor, karyawan teknis.
7. Respon
Respon adalah sikap yang muncul dalam benak karyawan Garuda setelah
terekspos infromasi yang disalurkan melalui Media Intra Garuda. Respon
positif ditunjukkan dengan sikap karyawan yang memiliki pandangan
positif terhadap Media Intra Garuda. Respon negatif ditunjukkan dengan
sikap konsumen yang merasa Media Intra Garuda belum mampu menjadi
saluran informasi yang efektif.
8. Umpan Balik
Umpan balik adalah aksi yang dilakukan oleh para pengguna Media Intra
Net, dalam hal ini seluruh karyawan PT Garuda Indonesia sebagai bentuk
respon nyata. Umpan balik ini dapat berbentuk ide karyawan maupun
saran dan kritik yang merupakan salah satu sarana yang ada dalam Media
Intra Net.
17
9. Gangguan
Gangguan bisa terjadi di setiap unsur komunikasi dalam hal ini bisa
berwujud gangguan teknis seperti system error maupun gangguan dari
Sumber Daya Manusia itu sendiri (SDM) yang kurang dapat
menggunakan Media Intra secara maksimal.
2. 1. 4
Proses Komunikasi
Menurut Shaum Tyson dan Tony Jackson
20
proses komunikasi memiliki
dua perspektif pengertian, yaitu:
1. Perspektif Kognitif.
Komunikasi yang mewakili perspektif kognitif adalah penggunaan
lambang-lambang (symbols) untuk mencapai kesamaan makna atau
berbagi informasi tentang satu objek atau kejadian. Informasi adalah
sesuatu (fakta, opini, gagasan) dari satu partisipan kepada partisipan lain
melalui penggunaan kata-kata atau lambang lainnya. Jika pesan yang
disampaikan diterima secara akurat, receiver akan memiliki informasi
yang sama seperti yang dimiliki sender, oleh karena itu tindak
komunikasi telah terjadi.
2. Perspektif Perilaku
Dari perspektif perilaku memandang komunikasi sebagai perilaku verbal
atau simbolik di mana sender berusaha mendapatkan satu efek yang
20
Wiryanto. Op. Cit. Hal. 87
18
dikehendakinya pada receiver.
Kedua perspektif yang ada menunjukan bagaimana proses komunikasi
yang terjadi pada suatu organisasi. Bagi suatu organisasi, perspektif perilaku
dipandang lebih praktis karena komunikasi dalam organisasi bertujuan untuk
mempengaruhi penerima (receiver). Sebuah respons khusus diharapkan oleh
pengirim pesan (sender) dari setiap pesan yang disampaikannya. Ketika satu
pesan mempunyai efek yang dikehendaki, bukan suatu persoalan apakah
informasi yang disampaikan tersebut merupakan tindakan berbagi informasi atau
tidak.
2. 1. 5
Fungsi Komunikasi dalam organisasi
Bungin
21
menjelaskan mengenai fungsi komunikasi dalam organisasi
1. Fungsi Informatif
Organisasi dipandang sebagai suatu sistem proses informasi. Maksudnya,
seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh
informasi yang lebih banyak, lebih baik,dan lebih tepat.
2. Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku
dalam suatu organisasi. Ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi
regulatif. Yang pertama yakni atasan atau orang yang berada dalam
tataran
21
manajemen,
yaitu
Burhan Bungin. Op. Cit. Hal. 274-276
mereka
dengan
kewenangan
untuk
19
mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Kemudian yang
kedua berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya
berorientasi pada kerja.
3. Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan
selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan
ini, maka banyak pimpinan lebih suka mempengaruhi bawahannya dari
pada memberi perintah.
4. Fungsi integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan
karyawan dapat melaksanakan tugas atau pekerjaan dengan baik.
2. 1. 6
Hambatan Komunikasi
Kegiatan komunikasi itu sendiri memiliki hambatan-hambatan, seperti
yang dipaparkan oleh Cruden dan Sherman berikut: 22
1. Hambatan Teknis
Hambatan teknis mengacu pada keterbatasan fasilitas dan peralatan
komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin berkurang dengan adanya
temuan baru di bidang kemajuan teknologi komunikasi dan informasi,
sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan efesien sebagai media
komunikasi. Penyebab terjadinya hambatan teknis:
22
Cruden and Sherman. Personnel Management. Minnesota. Prentice Hall. 1976. Hal. 75-77
20
a.
Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas
b.
Kurangnya informasi atau penjelasan
c.
Kurangnya ketrampilan membaca
d.
Pemilihan media [saluran] yang kurang tepat
2. Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian
pengertian atau idea secara efektif. Definisi semantik sebagai studi atas
pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa.
3. Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi,
kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alatalat pancaindera seseorang, dan lain-lain.
4. Hambatan yang ditimbulkan Oleh Iklim Psikologis dalam Organisasi.
Suasana iklim kerja pada suatu organisasi menentukan sikap dan perilaku
para pekerja yang kemudian mempengaruhi efektivitas kerja organisasi
tersebut.
2. 2
Organisasi
Kotler
23
mengatakan bahwa organisasi adalah “Sistem hubungan yang
terstruktur yang mengkoordinasi usaha suatu kelompok orang untuk mencapai
23
Arni Muhammad. Op. Cit. Hal. 23-24
21
tujuan tertentu.”
Sedangkan Wright
24
mendefinisikan “Organisasi sebagai
bentuk suatu sistem terbuka dari aktivitas yang dikoordinasi oleh dua orang atau
lebih untuk mencapai suatu tujuan bersama.”
Peneliti dapat mengkaitkan korelasi antar ilmu komunikasi dengan
organisasi adalah terletak pada peninjauannya yang terfokus pada manusiamanusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.
Selanjutnya Everet M. Rogers
25
dalam bukunya Communication in
Organization mendefinisikan organisasi sebagai “Suatu sistem yang mapan dari
mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang
kepangkatan, dan pembagian tugas.”
2. 2. 1
Karakteristik Organisasi
Secara umum organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut: 26
1. Ada pembagian tugas dan tanggung jawab. Dimaksudkan untuk
mempermudah pencapaian tujuan.
2. Adanya pusat kekuasaan. Pusat kekuasaan akan menentukan pengawasan
dan kepemimpinan.
3. Adanya substitusi sumber daya manusia. Berkaitan dengan perihal
pensiun, mutasi, dan promosi dalam organisasi.
4. Adanya ketergantungan antar organisasi. Sebagai suatu sistem, organisasi
24
Arni Muhammad. Op. Cit. Hal. 24
Deddy Mulyana. Op. Cit. Hal. 62
26
Herimanto, Bambang. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta. Amara Books 2005. Hal. 24-25
25
22
akan terdiri dari subsistem-subsistem yang saling ketergantungan.
5. Adanya koordinasi antar komponen. Ditujukan agar semuanya berjalan
ke arah pencapaian tujuan.
6. Adanya interaksi yang berulang-ulang. Berkaitan dengan kontinuitas dan
permanennya organisasi.
2. 3
Teori Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi
27
ialah “Proses menciptakan dan saling menukar
pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling bergantung satu sama lain untuk
mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah.
Berdasarkan pernyataan Muhammad diketahui bahwa sebuah organisasi perlu
melakukan komunikasi untuk mencapai kesatuan visi dan misi dan integrasi
dalam kegiatan operasional sehari-hari.
2. 3. 1
Bentuk Komunikasi Organisasi
Bentuk-bentuk dari komunikasi organisasi tersebut menurut Poole dan
Mcphee 28 ada tiga, yaitu:
1. Komunikasi Vertikal
Alur komunikasi yang dijalankan dengan ciri utama informasi mengalir
dari jabatan yang lebih tinggi kepada yang lebih rendah. Umumnya jenis
27
Arni Muhammad. Op. Cit. Hal. 67
McPhee, R. D. dan Poole, M. S. Organizational Structures & Configurations. California. Jablin
& LL. Putnam Editions. 2001. Hal. 196
28
23
informasi yang disampaikan sangat erat kaitannya dengan aktifitas kerja
yang harus dilakukan oleh anggota organisasi, seperti memo, instruksi
kerja, pernyatan kebijakan.
Arus komunikasi ini terbagi lagi menjadi dua, yaitu Bottom Up dan Up
Bottom. Untuk jenis bottom up berfungsi untuk memberikan input dalam
proses pengambilan keputusan organisasi. Komunikasi jenis ini
mendukung terlaksananya komunikasi dua arah dalam suatu organisasi
dan juga sebagai salah satu cara untuk mengetahui dan menjawab
kebutuhan para anggotanya.
2. Komunikasi Horizontal
Memfokuskan pada penyampaian informasi kepada para anggota
organisasi, baik secara individu maupun divisi, yang berada pada level
atau otoritas yang sama atau sederajat. Fungsinya antara lain memberikan
dukungan dalam hubungan kerja yang produktif.
3. Komunikasi Eksternal
Merupakan komunikasi kepada pihak luar atau komunikasi kepada
stakeholder daripada organisasi tersebut dan memiliki aspek yang cukup
luas yang disesuaikan dengan visi dan misi dari organisasi. Tujuan
utamanya adalah untuk mencapai citra yang positif dari khalayak umum
dan
mendatangkan
keuntungan
bagi
organisasi
tersebut,
serta
mengurangi rumor-rumor negatif pada saat menghadapi krisis.
Sesuai kajian penelitian ini, bentuk komunikasi internal dapat
24
diaplikasikan dalam bentuk komunikasi vertikal dan horizontal, dimana isi pesan
yang disampaikan berupa tugas, maupun dukungan, saran, ataupun berita baru
seputar karyawan organisasi.
2. 3. 2
Arus Komunikasi Organisasi
Arus komunikasi organisasi mencakup: 29
1. Komunikasi ke Bawah (Downward Communication)
Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi
mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang
berotoritas lebih rendah.
2. Komunikasi ke Atas (Upward Communication)
Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi
mengalir di antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang otoritasnya
lebih rendah kepada yang otoritasnya lebih tinggi.
3. Komunikasi Horisontal
Komunikasi horisontal dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi
mengalir di antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang sama tingkat
otoritasnya.
4. Komunikasi Lintas Saluran
Komunikasi lintas saluran dalam sebuah organisasi berarti bahwa
29
Pace, R. Wayne dan Faules, Don. Komunikasi Organisasi. Bandung. Remaja Rosdakarya.
2001. Hal. 184
25
informasi mengalir di antara jabatan-jabatan yang tidak memiliki atasan
maupun bawahan satu dengan lainnya dan mereka menempati bagian
fungsional yang berbeda.
Dalam Media Intra Net yang dimiliki Garuda, bentuk komunikasi yang
dilakukan adalah komunikasi lintas saluran karena informasi ditujukan kepada
segenap karyawan PT. Garuda Indonesia.
2. 3. 3
Jenis-Jenis Komunikasi Organisasi
Menurut Jefkins
30
, “Khalayak (public) adalah kelompok atau orang-
orang yang berkomunikasi dengan suatu organisasi, baik secara internal maupun
eksternal”.
Mengacu pada dua golongan khalayak yang ada, maka bentuk
komunikasi organisasi dapat berupa:
1.
Komunikasi Eksternal
Menurut Moore
31
komunikasi eksternal dapat juga diartikan sebagai
pertukaran informasi antara manajemen dengan external public yaitu
pelanggan, masyarakat sekitar, penyalur dan pengedar, pemasok,
lembaga pemerintahan, para pendidik, dan lain-lain.
2.
Komunikasi Visual dan Multimedia
“Desain komunikasi visual senantiasa berhubungan dengan penampilan
rupa yang dapat diserap orang banyak dengan pikiran maupun
30
Frank Jefkins. Public Relations. Jakarta: Erlangga, 2004. Hal. 80
Moore, Frazier. Membangun Citra dengan Komunikasi. Bandung: Remaja Rosdakarya 2004.
Hal. 88
31
26
perasaannya. Rupa yang mengandung pengertian atau makna, karakter
serta suasana, yang mampu dipahami (diraba dan dirasakan) oleh
khalayak umum atau terbatas.”
3.
Komunikasi Internal
Menurut Brennan 32 komunikasi internal adalah:
“Interchange of ideas among the administration and its particular
structure (organization) and interchange of ideas horizontally and
vertically within the firm which gets works done (operation and
management).” (Pertukaran gagasan di antara administrator dan
struktur organisasi perusahaan (karyawan) dan pertukaran gagasan
secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan yang menyebabkan
pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen).
2.4. Public Relations (PR)
2.4.1. Pengertian Public Relations (PR)
Public Relations (PR) merupakan pendekatan yang sangat strategis dengan
menggunakan konsep-konsep komunikasi. Sebagai ilmu pengetahuan, PR masih
relatif baru bagi masyarakat Indonesia. PR sendiri merupakan gabungan berbagai
ilmu dan termasuk dalam jajaran ilmu-ilmu sosial seperti halnya ilmu politik,
ekonomi, sejarah, psikologi, sosiologi, komunikasi, dan lain-lain.
Menurut para pakar, hingga saat ini belum terdapat konsensus mutlak
tentang definisi PR. Hal ini disebabkan beragamnya definisi PR yang telah
dirumuskan oleh pakar maupun profesional PR, perbedaan latar belakang para
32
Onong Uchjana Effendy. Op. Cit. Hal. 122
27
pakar tersebut, dan adanya indikasi bahwa kegiatan PR bersifat dinamis dan
fleksibel. 33 Berikut pengertian PR menurut Cutlip-Center-Broom: 34
“The planned effort to influence opinion through good character and
responsible performance, based on mutually satisfactory two-way
communications”.
(Usaha terencana untuk mempengaruhi pandangan melalui karakter yang
baik serta tindakan yang bertanggungjawab, didasarkan atas komunikasi
dua arah yang saling memuaskan).
Pengertian lain menurut The British Institute of Public Relations 35 adalah:
“Public Relations practice is deliberate, planned and substain effort to
establish and maintain mutual understanding between an organization
and its publics”.
(Praktek Public Relations adalah memikirkan, merencanakan dan
mencurahkan daya untuk membangun dan menjaga saling pengertian
antara organisasi dengan publiknya).
Berdasarkan pengertian di atas, terlihat jelas bahwa Public Relations
memiliki peranan yang penting dalam membangun hubungan dan menciptakan
saling pengertian antara perusahaan dengan publik organisasi yaitu publik internal
dan publik eksternal perusahaan.
Berbeda dengan pendapat Cutlip dan Frank Jefkins, menurut Anggoro
36
public relations terdiri dari semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara
organisasi yang bersangkutan dengan siapa saja yang berkepentingan.
33
Rosady Ruslan. Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi. Jakarta: Raja Grafindo Persada.
2003. Hal.54
34
Scott M Cutlip, Allen H Center, Glen M Broom.. Effective Public Relations. Prentice Hall Int’l 2007. Hal 3 35
Frank Jefkins, Public Relations. Edisi Kelima (Alih bahasa Daniel Yadin) Jakarta. Penerbit Erlangga,
2000. Hal. 71
36
M. Linggar Anggoro. Teori & Profesi Kehumasan serta aplikasinya di Indonesia. Bumi Aksara 2001. Hal.
1
28
Sedangkan, pengertian Public Relations oleh The Brirish Institute of Public
Relations adalah:
“Public Relations activity is management of communications between an
organization and its public”.
(Aktivitas Public Relations adalah mengelola komunikasi antara organisasi
dan publiknya).
Pengertian lain menurut The British Institute of Public Relations 37 adalah:
“Public Relations practice is deliberate, planned and substain effort to
establish and maintain mutual inderstanding between an organization
and its publics”.
(Praktek Public Relations adalah memikirkan, merencanakan dan
mencurahkan daya untuk
membangun dan menjaga saling pengertian
antara organisasi dengan publiknya).
Tokoh
profesional
dan
akademik
di
bidang
kehumasan
telah
mengumpulkan hampir 500 definisi mengenai PR antara tahun 1900-an dan 1976.
Definisi yang disampaikan mencakup aspek konseptual dan operasional sebagai
berikut: 38
Public Relations adalah fungsi manajemen tertentu yang membangun dan
menjaga lini komunikasi, pemahaman bersama, penerimaan mutual dan kerjasama
antara organisasi dan publiknya; PR melibatkan manajemen problem atau
manajemen isu; PR membantu manajemen agar tetap responsif dan mendapat
informasi terkini tentang opini publik; PR mendefinisikan dan menekankan
tanggung jawab manajemen untuk melayani kepentingan publik; PR membantu
37
38
Frank Jefkins. Op. Cit. Hal.73
Scott M Cutlip, Allen H Center, Glen M Broom, Op. Cit. Hal. 5
29
manajemen tetap mangikuti perubahan dan memanfaatkan perubahan secara
efektif, dan PR dalam hal ini adalah sebagai sistem peringatan dini untuk
mengantisipasi arah perubahan (trends; dan PR menggunakan riset dan
komunikasi yang sehat dan etis sebagai alat utamanya.
Dengan demikian, definisi Public Relations (PR) adalah funfsi manajemen
yang membangun dan mempertahankanhubungan yang baik dan bermanfaat
antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan
organisasi tersebut. Publik atau khalayak PR terdiri dari publik internal dan publik
eksternal dan kedua publik merupakan hal yang terpenting yang harus
diperhatikan oleh Public Relations dalam organisasi sangat penting.
2.4.2. Fungsi Public Relations
Konsep
fungsi
public
relations
ketika
menjalankan
tugas
dan
operasionalnya, baik sebagai komunikator dan mediator, maupun negosiator,
menjelaskan sebagai berikut: 39
a. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.
b. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik internal dan
eksternal.
c. Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari
organisasi kepada publiknya dan menyalurkan opini publik kepada
39
Onong Uchjana Effendy. Op. Cit. Hal 137
30
organisasi. Melayani publik dan memberikan nasehat kepada pimpinan
organisasi demi kepentingan umum.
d. Operasionalisasi public relations adalah bagaimana membina hubungan
harmonis antara organisasi dengan publiknya.
Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa fungsi utama
Public Relations adalah sebagai berikut: 40
a. Sebagai communicator atau penghubung antara organisasi atau lembaga
yang diwakili dengan publiknya.
b. Membina relationship, yaitu berupaya membina hubungan yang positif
dan saling menguntungkan dengan pihak publiknya.
c. Peranan back up management, artinya peranan Public Relations berupaya
menciptakan citra bagi organisasi atau lembaganya.
d. Membentuk corporate image artinya peranan Public Relations berupaya
menciptakan citra bagi organisasi atau lembaganya.
2.4.3. Khalayak Public Relations
Khalayak (public) adalah kelompok atau orang-orang yang berkomunikasi
dengan suatu organisasi, baik secara internal maupun eksternal. 41
Penyebaran
suatu pesan PR tidak dilakukan secara merata ke semua orang seperti halnya
pesan-pesan iklan melalui media massa, Dalam memilih khalayak, PR bersifat
40
Rosady Ruslan. Kiat dan Strategi Kampanye Public Relations. Raja Grafindo Persada 2002. Hal
10
41
Frank Jefkins, Op.Cit. hal. 80
31
diskriminatif, unsur atau segmen tertentu sengaja dipilih dalam rangka lebih
mengefektifkan peranan pesan-pesan.
Setiap organisasi atau perusahaan memiliki sendiri khalayak khususnya.
Kepada khalayak yang terbatas itulah organisasi senantiasa menjalin komunikasi,
baik secara internal maupun eksternal. Oleh karena itu, suatu organisasi atau
perusahaan tidak hanya menyelenggarakan komunikasi dengan staf atau
konsumennya saja. Meskipun khalayak dari suatu organisasi boleh jadi berbeda
dari khalayak organisasi-organisasi lainnya, tetapi khalayak utama organisasi
dapat diidentifikasi yaitu sebagai khalayak utama organisasi dan sebagai khalayak
yang paling sering menjadi subjek khalayak dari berbagai macam organisasi
secara umum. Menurut Frank Jefkins 42 ada sepuluh khalayak utama pada sebuah
orgaisasi yaitu:
a. Masyarakat luas
b. Calon pegawai atau anggota
c. Para pegawai atau anggota
d. Pemasok jasa dan berbagai macam barang
e. Para investor – pasar uang
f. Para distributor
g. Konsumen dan pemakai produk organisasi
h. Para pemimpin pendapat umum
i. Serikat-serikat pekerja
42
Frank Jefkins. Op. Cit. Hal. 81
32
j. Media massa
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya bahwa khalayak public
relations terdiri dari khalayak internal dan eksternal. Khalayak internal terdiri dari
Menurut Kasali
43
“Karyawan adalah orang-orang di dalam perusahaan
yang tidak memegang jabatan structural”.
2. 5.
Komunikasi Internal
Lawrence D. Brennan 44 mendefinisikan komunikasi internal sebagai:
“Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam
suatu perusahaan atau jawatan yang menyebabkan terwujudnya
perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas
(organisasi) dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di
dalam perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan
berlangsung (operasi dan manajemen).”
Definisi lainnya
45
ialah “Komunikasi internal yaitu komunikasi
yang
terjadi di antara orang-orang yang berada dalam suatu perusahaan.”
Menurut Effendy
46
komunikasi internal meliputi berbagai cara yang
dapat diklasifikasikan menjadi dua jenis, yakni:
1.
43
Komunikasi persona (Personal Communication)
Rhenald Kasali. Manajemen Public Relations. Jakarta: Pustaka Utama Grafiti 2005. Hal. 72
Onong Uchjana Effendy. Human Relations & Public Relations. Bandung. Remaja Rosdakarya.
2001. Hal. 122
45
Yulianita, Neni. Dasar-dasar Public Relations. Bandung: Pusat Penerbitan Universitas (P2U),
2005. Hal. 90
46
Onong Uchjana Effendy. Loc. Cit. Hal. 125
44
33
Komunikasi persona ialah komunikasi antara dua orang dan dapat
berlangsung dengan dua cara:
a. Komunikasi Tatap Muka (Face to Face Communication)
Komunikasi persona tatap muka berlangsung secara dialogis sambil
saling menatap sehingga terjadi kontak pribadi (personal contact).
b.
Komunikasi Bermedia (Mediated Communication)
Komunikasi
persona
bermedia
adalah
komunikasi
dengan
menggunakan alat, umpamanya telepon atau memorandum. Karena
melalui alat, maka antara kedua orang tersebut tidak terdapat kontak
pribadi.
2. Komunikasi Kelompok (Group Communication)
Komunikasi kelompok ialah komunikasi antara seseorang dengan
sekelompok orang dalam situasi tatap muka. Kelompok ini bisa kecil
dapat juga besar, tetapi berapa jumlah orang yang termasuk kelompok
kecil dan berapa jumlah orang yang termasuk kelompok besar tidak
ditentukan dengan perhitungan secara eksak. Komunikasi kelompok ini
ditentukan berdasarkan ciri dan sifat komunikan dalam hubungannya
dengan proses komunikasi. Oleh karena itu, dalam komunikasi kelompok
dibedakan antara komunikasi kelompok kecil dan komunikasi kelompok
besar.
a. Komunikasi Kelompok Kecil (Small Group Communication)
Komunikasi kelompok kecil ialah komunikasi antara seorang
34
manajer atau administrator dengan sekelompok karyawan yang
memungkinkan terdapatnya kesempatan bagi salah seorang untuk
memberikan tanggapan secara verbal.
b. Komunikasi Kelompok Besar (Large Group Communication)
Kelompok besar (large group) adalah kelompok komunikasi yang
karena jumlahnya yang banyak, dalam suatu situasi komunikasi
hampir tidak terdapat kesempatan untuk memberikan tanggapan
secara verbal.
2. 5. 1
Tujuan Komunikasi Internal
Maksud dan tujuan komunikasi internal yang dilaksanakan dalam sebuah
organisasi menurut Ruslan ialah: 47
1. Sebagai
sarana
komunikasi
internal
secara
timbal
balik
yang
dipergunakan dalam suatu organisasi atau perusahaan.
2. Untuk menghilangkan kesalahpahaman atau hambatan komunikasi antara
manajemen perusahaan dengan para karyawan.
3. Sebagai sarana atau alat komunikasi dalam upaya menjelaskan tentang
kebijaksanaan, peraturan dan pekerjaan dalam sebuah organisasi atau
perusahaan.
4. Sebagai media komunikasi internal bagi pihak karyawan untuk
47
Ruslan, Rosady. Manajemen Public Relations & Media Komunikasi: Konsepsi & aplikasi.
Jakarta: Raja Grafindo Persada. 2003. Hal. 258-259
35
menyampaikan keinginan-keinginan atau sumbang saran dan informasi
serta laporan kepada pihak manajemen perusahaan (pimpinan).
2. 5. 2. Media Komunikasi Internal
Media komunikasi internal memiliki pengertian sebagai berikut: 48
“Semua sarana penyampaian dan penerimaan informasi di kalangan
publik internal perusahaan, dan biasanya bersifat non komersial. Baik
penerima maupun pengirim informasi ialah orang dalam atau publik
internal, terdiri atas pimpinan, anggota, pegawai,maupun unit-unit kerja
di dalam perusahaan tersebut.”
Menurut Frank Jefkins 49, wahana komunikasi internal memiliki berbagai
bentuk, antara lain:
1. Jurnal Internal (house journals)
2. Video
3. Slide
4. Kaset-kaset rekaman audio
5. Kursus-kursus pendidikan tambahan
6. Ucapan-ucapan lisan
7. Seminar dan konferensi
8. Eksibisi khusus
Menurut Sutedjo
48
50
saat ini perusahaan semakin dituntut untuk
Suranto. Komunikasi Perkantoran. Yogyakarta: Media Wacana. 2005. Hal. 124
Frank Jefkins. Op. Cit. 2004. Hal. 127
50
Sutedjo. Budi Dharma Oetomo. Terminologi Populer Sistem Informasi Yogyakarta: Graha ilmu 2003. Hal.
178
49
36
menemukan dan meningkatkan keunggulan kompetitif. Hal ini yang mendesak
perusahaan untuk segera melakukan otomatisasi, yang diharapkan dapat
mengintegrasikan data agar dapat meningkatkan kualitas informasi guna
pengambilan keputusan, meningkatkan kualitas komunikasi dan kontrol, serta
meningkatkan produktivitas.
2.6.
Informasi
Setiap organisasi menganggap bahwa informasi meruapakn suatu hal yang
penting sehingga perlu bagi semua anggota organisasi untuk mengetahui berbagai
informasi mengenai perusahaan ataupun karyawannya. Menurut R. Wayne Pace
dan Don F. Faules, informasi adalah:
51
“suatu istilah untuk merujuk kepada apa
yang disebut pertunjukan informasi dan sering digunakan untuk merujuk kepada
nilai keberuntungan dan kerugian, evaluasi kinerja, dan pendapat pribadi yang
dinyatakan dalam surat, memo, laporan teknis dan data”.
Sedangkan menurut Ference (1970), informasi adalah setiap masukanbagi
seseorang dalam suatu sistem komunikasi. 52
Dalam suatu organisasi, penyebaran informasi dapat dilakukan dengan tiga
cara, yaitu secara serentak, berurutan, maupun kombinasi dari keduanya:
1. Secara Serentak.
dilakukan
51
apabila
Penyebaran informasi dengan cara serentak
semua
anggota/pihak–pihak
berkepentingan
R. Wayne and Don F. Faules. Komunikasi Organisasi “Strategi Meningkatkan Kinerja
Perusahaan”. Editor Deddy Mulyana. Bandung: PT Remaja Rosdakarya 2006. Hal. 29
52
Ference, T.P. Organizational Communication System and The Decision Process. Management
Science. 1970. Hal. 83
37
menerima informasi dalam waktu bersamaan.
Teknik penyebaran
informasi ini dipilih dengan pertimbangan apakah informasi dapat
didistribusikan secara bersamaan.
Sejalan dengan berkembangnya
media telekomunikasi, penyebaran informasi secara serentak menjadi
lebih sederhana dan dapat dengan mudah dilakukan, misalnya melalui
media televisi, radio, surat elektronik, intranet, sehingga proses
penyebaran informasi menjadi lebih efektif dan efisien.
2. Secara Berurutan.
Penyebaran informasi dengan cara berurutan
dilakukan melalui beberapa pihak dengan waktu yang tidak
bersamaan, misalnya suatu informasi disampaikan oleh A kepada B
dan kemudian disampaikan kembali kepada C, Sehingga proses
penyebaran informasi cara ini memutuhkan waktu yang berbeda dan
dirasakan kurang efektif dan efisien.
2.7.
Sistem Informasi Berbasis Komputer (CBIS / Computer-Based
Information System)
Sistem informasi berbasis komputerisasi adalah 53 suatu sistem informasi
yang menggunakan komputer untuk mengolah informasi yang akan disebarkan
53
Gaol, Chr. Jimmy I. Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi. Jakarta:
Grasindo, 2008. Ghalia Indonesia 2008. Hal. 25
38
Gambar 1
Computer Based Information System
Masuk
an
(input)
Pengolah
an
(processi
ng)
Dokumen
dan
Keluaran
Lainnya
(d
Laporan
Informasi
(informatio
)
Informasi dari
Sumber Lain
(information
from other
)
Manajer
Pengola
han
(Process
Sumber: Gaol, 2008: 26
2. 7.1.
Computer Mediated Communications (CMC): 54
CMC menurut John December:
“A process of human communication via computers, involving people,
situated in particular contexts, engaging in processes to shape media for
a variety of purposes.” (Komunikasi dengan menggunakan media
komputer ialah sebuah proses dari komunikasi manusia via komputer,
melibatkan manusia, berlokasi dalam suatu konteks lingkungan,
menjembatani proses untuk mengelompokan media untuk berbagai
macam tujuan)
Sedangkan menurut Susan Herring CMC ialah “Communiaction that
takes place between human beings via instrumentality of computers.”
(Komunikasi yang mengambil tempat di antara manusia via suatu
intrumen komputer).
2.8.
Teknologi Informasi
Teknologi informasi menurut Kenneth C. Laudon yang diikutip yaitu: 55
Teknologi informasi adalah salah satu alat yang digunakan para
54
Thurlow, Lengel dan Tomic. Computer Mediated Communication, Social Interaction on the
Internet. London: Sage Publication 2004. Hal. 15
55
Chr. Jimmy L. Gaol. Op. Cit.. Hal. 33-34
39
manajer untuk mengatasi masalah. Perangkat keras komputer adalah
peralatan fisik yang digunakan untuk masukan, mengolah, dan
mengeluarkan aktivitas dalam sebuah sistem informasi. Perangkat lunak
terdiri atas perintah program yang terinci yang mengendalikan dan
menyelaraskan komponen perangkat keras dalam suatu sistem informasi.
2.9.
Definisi Intranet
Menurut Kenneth C. Lauden
56
“Intranet adalah jaringan organisasi
internal yang bisa memberikan akses data di lintas perusahaan.”
Pendapat lainnya adalah:
57
“Intranet adalah sistem jaringan yang hanya
bisa digunakan untuk keperluan internal dan hanya bisa diakses oleh anggota
organisasi. Biasanya hanya bisa digunakan untuk saling mengirimkan dan
menerima informasi dan laporan antar karyawan.”
Peneliti menyimpulkan intranet adalah sistem jaringan komunikasi yang
hanya bisa diakses dalam internal perusahaan dan bersifat seperti internet, yang
memungkinkan kita untuk melakukan komunikasi interaktif dan akses data
internal perusahaan.
2. 9.1.
Kelebihan Intranet
Intranet membantu organisasi untuk menciptakan lingkungan informasi
yang responsif dan kaya. Prinsip penggunaan intranet adalah menciptakan tempat
penyimpanan untuk informasi yang bisa diperbarui sesering mungkin.
56
Lauden, Kenneth C. dan Lauden, Jane P. Management Information System: Managing the
Digital Firm. New Jersey: Prentice-Hall, Inc 2004. Hal. 410
57
Sutedjo, 2003. Op. Cit. Hal. 92
40
Keuntungan-keuntungan Organisasi dari pemanfaatan intranet adalah: 58
1. Konektivitas: mudah diakses dari sebagian besar platform komputer
2. Bisa diikat dengan sistem internal perusahaan dan database dari transaksi
inti
3. Mudah diperluas atau diringkas sesuai kebutuhan perubahan platform
4. Mudah digunakan, antar muka Web universal
5. Biaya pemasangan murah
6. Informasi yang dibawanya lebih kaya dan responsif
7. Mengurangi biaya distribusi informasi
Selain itu, Agung Laksamana
59
juga mengatakan bahwa dengan
maraknya intranet kita bisa melihat beberapa manfaat positif yang nyata
berikut:
1. Implementasi tidak mahal
2. Mudah digunakan, tinggal klik saja
3. Hemat waktu dan uang, informasi lebih banyak dan cepat
4. Mengacu pada standar keterbukaan
5. Terukur dan fleksibel
6. Koneksi di seluruh akses
7. Pengguna bisa mengontrol datanya
8. Akses cepat pada informasi
58
59
Lauden. Op. Cit. 2004. Hal. 178
Agung Laksamana.. Internal Public Relations. Republika. Jakarta. 2010. Hal. 71
41
9. Pengambilan keputusan bisa cepat
10. Berbagi ilmu
Berikut adalah gambar pengguna Intranet menurut Agung Laksamana 60:
Gambar 2. Pengguna Intranet
2.10.
Komputer
Sudarman 61 memberikan pengertian mengenai komputer yaitu perangkat
elektronik yang dapat dipakai untuk mengolah data dengan perantaraan sebuah
program yang mampu memberikan informasi dan hasil dari pengolahan tersebut.
2.11
Pengertian Efektivitas
Pengertian efektivitas secara umum menunjukan sampai seberapa jauh
tercapainya suatu tujuan yang terlebih dahulu ditentukan. Hal tersebut sesuai
dengan pengertian efektivitas menurut Hidayat (1986)
62
yang menjelaskan
bahwa:
60
Agung Laksamana. Op. Cit. Hal. 71
Sudarman P. Belajar Efektif di Perguruan Tinggi. Bandung: Simbiosa Rekatama Media 2007.
Hal. 8
62
http://dansite.wordpress.com/2009/03/28/pengertian-efektivitas
61
42
“Efektivitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target
(kuantitas,kualitas dan waktu) telah tercapai. Dimana makin besar
presentase target yang dicapai, makin tinggi efektivitasnya”.
Sedangkan pengertian efektivitas menurut Schemerhon John R. Jr.
(1986:35) adalah sebagai berikut:
“Efektivitas adalah pencapaian target output yang diukur dengan cara
membandingkan output anggaran atau seharusnya (OA) dengan output
realisasi atau sesungguhnya (OS), jika (OA) > (OS) disebut efektif”.
Adapun pengertian efektivitas menurut Prasetyo Budi Saksono (1984)
adalah: 63
“Efektivitas adalah seberapa besar tingkat kelekatan output yang
dicapai dengan output yang diharapkan dari sejumlah input“.
Dari pengertian-pengertian efektivitas tersebut dapat disimpulkan bahwa
efektivitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target
(kuantitas,kualitas dan waktu) yang telah dicapai oleh manajemen, yang mana
target tersebut sudah ditentukan terlebih dahulu. Berdasarkan hal tersebut maka
untuk mencari tingkat efektivitas dapat digunakan rumus sebagai berikut:
Efektivitas = Ouput Aktual/Output Target >=1
Ø Jika output aktual berbanding output yang ditargetkan lebih besar
atau sama dengan 1 (satu), maka akan tercapai efektivitas.
Ø Jika output aktual berbanding output yang ditargetkan kurang
daripada 1 (satu), maka efektivitas tidak tercapai.
63
http://yudhim.blogspot.com/2008/01/contoh-karya-tulis.html
43
Menurut Hani T. Handoko
64
merumuskan definisi efektivitas sebagai
berikut:
"Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang telah
ditetapkan". Sementara ada yang mengatakan bahwa "Efektivitas
adalah kesanggupan untuk mewujudkan suatu tujuan".
Efektivitas menurut Henry Subiakto
65
adalah menyangkut bagaimana
penerima tindakan melakukan sesuai dengan makna yang diinginkan oleh si
pengirim.
Menurut kamus bahasa Indonesia, efektivitas adalah suatu keadaan yang
berhasil guna.
Dari rumusan-rumusan tersebut dapat disimpulkan bahwa efektivitas
merupakan kemampuan atau kesanggupan memilih dan mewujudkan tujuan
secara tepat.
2.11.1. Efektivitas Komunikasi dan Media Internal
Efektivitas menurut Hidayat (1996) adalah suatu ukuran yang menyatakan
seberapa jauh target (kuantitas, kualitas, dan waktu) yang dicapai. Semakin besar
persentase target yang dicapai semakin tinggi tingkat efektivitasnya.
Setiap
organisasi memiliki suatu tujuan, salah satunya adalah peningkatan efektivitas.
Hal tersebut karena adanya pengertian bahwa secara fungsional kinerja suatu
sistem ditentukan oleh kehebatan dalam pencapaian sasaran atau tujuan.
64
65
Hani T. Handoko. Pengantar Manajemen. Edisi II BPFE Jogjakarta 1986. Hal. 31
Henry Subiakto. Studi Efek Media Massa dalam Komunikasi Politik, Jakarta, 1996, hal. 192
44
Pendapat lain tentang efektivitas menurut Gibson (1991) adalah
pencapaian sasaran yang ditelah disepakati atas usaha bersama.
Konsep ini
berdasarkan pada pendekatan tujuan yang bertujuan untuk menentukan dan
mengevaluasi tujuan itu sendiri.
Definisi umum efektivitas menurut Andre Hardjana adalah: 66
1.
Mengajarkan hal-hal yang benar, sesuai dengan yang seharusnya
diselesaikan sesuai dengan rencana dan aturannya.
2.
Mencapai tingkat di atas pesaing, mampu menjadi terbaik dengan lawan
yang lain sebagai yang terbaik
3.
Membawa hasil, apa yang telah dikerjakan mampu memberi hasil yang
bermanfaat
4.
Menangani tantangan masa depan, semua yang telah direncanakan dan
hasil yang dicapai bermanfaat bagi masa depan
5.
Meningkatkan keuntungan atau laba, hasil yang diperoleh memberi
keuntungan atau laba
6.
Mengoptimalkan penggunaan sumber daya, sumber daya yang dipakai
telah optimal digunakan sampai tingkat maksimum
Efektivitas dalam komunikasi adalah bagaimana komunikator (pengirim
pesan) dan komunikan (penerima pesan) menimbulkan pengertian yang sama
tentang suatu efek (pesan). Efektivitas suatu media internal dapat diukur dengan
66
Andre Hardjana. Audit Komunikasi. Teori Praktek. Jakarta. PT. Grasindo. 2000. Hal. 24
45
melakukan evaluasi terhadap media internal tersebut. Evaluasi merupakan salah
satu fungsi manajemen yang menurut Steele
67
adalah proses penilaian secara
sistematis tentang nilai, tujuan, efektivitas atau ketepatan sesuatu berdasarkan
kriteria dan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Artinya, dalam evaluasi
kita memberi makna, tujuan, efektivitas atau kesesuaian program dengan acuan
pada dua hal yaitu standar atau kriteria dan tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya.
Efektivitas adalah kemampuan untuk menentukan sasaran yang tepat dan
melakukan hal-hal yang benar, mencapai tingkat di atas pesaing, membawa hasil
yang baik, menangani tantangan masa depan, meningkatkan keuntungan,
mengoptimalkan penggunaan sumber daya.
Dalam efektivitas komunikasi,
kriteria yang digunakan adalah siapa penerima atau pemakai (receiver / user), isi
pesan (content), ketepatan waktu (timing), media komunikasi (media), dan
pengirim/sumber (sender/source).
Efektivitas dalam penelitian ini adalah
bagaimana Media Intra Garuda dapat memenuhi kebutuhan informasi karyawan
Garuda Indonesia (Persero) di Cengkareng.
Empat hal pokok yang sangat mempengaruhi tingkat efektivitas humas
internal:
1. Transparansi pihak manajemen tentang segala aktivitas perusahaan
67
Yosal Iriantara. Community Relations. Konsep dan Aplikasinya. Bandung: Simbiosa Rekatama
Media 2004. Hal. 147
46
2. Kesadaran pihak manajemen akan nilai dan arti penting komunikasi
dengan para karyawan
3. Kompetensi seorang pemimpin
4. Dukungan seluruh sumber daya yang ada di perusahaan
Menurut Andre Hardjana
68
, efektivitas media internal dapat diukur
berdasarkan:
1. Penerima/pemakai: penerima pesan vs penerima yang dituju
Artinya, penerima pesan merupakan obyek yang diharapkan untuk
membina pesan tersebut
2. Isi: yang diterima/tersalur vs yang dimaksudkan
Artinya, isi pesan yang diterima memang sesuai dengan yang
dimaksudkan oleh pengirim pesan.
3. Ketepatan waktu: sesuai jadwal vs menyimpang jadwal
Artinya: pesan yang dimaksudkan sampai kepada penerima pesan tepat
pada waktunya.
4. Media: Saluran yang dimaksud vs saluran yang digunakan
Artinya, media yang digunakan untuk menyampaikan pesan sesuai dengan
kebutuhan dan diharapkan oleh pengirim pesan dan penerima pesan
5. Format: struktur yang diterima vs yang dikirim
Artinya, terdapat kesesuaian format antara yang dimaksudkan oleh
68
Andre Harjana. Op. Cit. Hal. 24
47
pengirim dengan penerima
6. Sumber: orang yang melakukan vs bertanggung jawab
Artinya, ada kejelasan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan
sehingga pesan yang disampaikan akurat.