BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi Organisasi Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi1. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan suratsurat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual. Hubungan masyarakat dalam pengertian sebagai metode komunikasi mengandung arti bahwa kegiatan hubungan masyarakat dilakukan sendiri oleh pemimpin. Hakikat komunikasi adalah proses pernyataan antar manusia, yang dinyatakan itu adalah pikiran atau perasaan seorang kepada orang lain dengan menggunakan bahasa sebagai alat penyalurnya2 Dalam pelaksanaannya komunikasi mempunyai beber apa teknik yang diantaranya: Komunikasi Informatif, Komunikasi Persuasif, Komunikasi Wiryanto. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta: Gramedian Wiasarana Indonesia: 2005 Effendi, Onong Uchjana. Ilmu Teori dan Filsafat Komunikasi. Bandung: PT. Citra Aditya Bakti: 2003 1 2 15 http://digilib.mercubuana.ac.id/ Pervasif, Komunikasi Koersif, Komunikasi Instruktif, Hubungan Manusiawi Kaitannya dengan pembahasan penelitian ini adalah teknik komunikasi apa yang digunakan pihak Pupuk Kaltim dengan pihak Media baik secara formal maupun informal dalam penanganan krisis. 2.1.1 Komunikasi Internal Komunikasi internal didefinisikan sebagai komunikasi dengan karyawan internal yang ada di dalam organisasi. Komunikasi internal berbeda dengan komunikasi eksternal berdasarkan stakeholdernya. Namun, karena kemajuan teknologi (internet blogs, e-mails, dll), pesan kepada karyawan tidak hanya di „dalam‟ organisasi. Teknologi baru ini mengaburkan batas antara komunikasi „internal‟ dan „eksternal‟. Inti dari komunikasi internal adalah membuat atmosfir hormat dari karyawan kepada organisasinya. Komunikasi seharusnya terjadi langsung dari satu manajer ke yang lainnya, dari supervisor ke karyawan, namun karena pertumbuhan perusahaan yang lebih kompleks, proses komunikasi ini menjadi lebih kompleks—karena itulah dibutuhkan fungsi komunikasi internal3 Tujuan dari komunikasi internal yang efektif, yang diurutkan dari skala prioritas, yakni: 3 Argenti, Paul A. 2009. Corporate Communication, Fifth Ed. New York: The McGraw-Hill Companies 16 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 1. Meningkatkan moral dan membangun niat baik (goodwill) di antara karyawan dan manajemen 2. Untuk menginformasikan perubahan internal seperti reorganisasi atau promosi staf. 3. Untuk menjelaskan kompensasi seperti asuransi kesehatan atau EAP (Employee Assistance Program) 4. Untuk meningkatkan pemahaman karyawan terhadap organisasi dan produk, etika, budaya, dan lingkungan eksternal perusahaan. 5. Untuk merubah sikap karyawan menjadi lebih produktif, berorientasi pada kualitas, dan memiliki jiwa wirausahawan. 6. Untuk mendorong partisipasi karyawan dalam aktivitas komunitas. Bila diuraikan, ada empat dimensi komunikasi dalam komunikasi internal perusahaan, yaitu supervisory communication, downward communication, upward communication, dan horizontal communication. a. Supervisory Communication Teori yang mendasari supervisory communication adalah teori LMX (Leader-Member Exchange) yang menyatakan bahwa hubungan antara karyawan dan atasannya dipengaruhi oleh kedua belah pihak dan pihak atasan memiliki hubungan yang berbeda dengan setiap bawahannya. 17 http://digilib.mercubuana.ac.id/ LMX, dalam praktik kerja karyawan, diasosiasikan kepada karyawan yang menolong pekerjaan orang lain tanpa diharuskan demikian. b. Downward Communication Setelah supervisory communication, hal kedua yang terpenting dalam menentukan iklim komunikasi perusahaan adalah downward communication. Komunikasi ini adalah komunikasi yang diprakarsai oleh manajemen yang lebih tinggi dan difiltrasi ke manajemen yang di bawa melalui “chain of command”. c. Upward Communication Upward communication adalah proses dimana ide, perasaan, dan persepsi dari karyawan yang jabatannya lebih rendah dikomunikasikan kepada manajemen yang jabatannya lebih tinggi. Para karyawan harus didorong untuk berkomunikasi dari bawah ke atas. Apabila karyawan tidak diberi tahu alasan untuk melakukan sesuatu dan hasil kerjanya tidak ditunjukkan, mereka cenderung merasa frustrasi dan dilusi tentang pekerjaan mereka. d. Horizontal Communication Horizontal communication adalah pertukaran komunikasi antara orangorang yang berada di jabatan atau tingkat yang sama dalam organisasi. Biasanya horizontal communication tidak berjalan baik karena loyalitas karyawan terhadap departemennya. Kelompok-kelompok dalam organisasi berkompetisi untuk kekuasaan dan sumber daya, sedangkan karyawan-karyawan baru diajarkan untuk loyal kepada departemennya dan tidak membantu orang lain di luar itu. 18 http://digilib.mercubuana.ac.id/ Sesuai dengan tujuan internal Public Relations yakni membina hubungan yang harmonis antara publik yang ada di dalam organisasi/perusahaan, yaitu dengan cara membina komunikasi dua arah (antara pimpinan dan karyawan atau antara sesama karyawan) yang bersifat persuasif dan informatif, yang dapat dilaksanakan dengan cara tertulis, yaikni mengadakan briefing, rapat-rapat, diskusi, ceramah; dan dengan cara konseling, yakni dengan menyediakan beberapa anggota staf yang telah medapat latihan atau pendidikan untuk memberikan nasehatnasehat kepada para karyawan, turut memecahkan masalahmasalah pribadi mereka, atau mendiskusikannya bersama-sama. Arus komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal. Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat tegas. Ronald Adler dan George Rodman dalam buku Understanding Human Communication, mencoba menguraikan masingmasing, fungsi dari kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut sebagai berikut: 1. Downward communication, yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orangorang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah: a. Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction) b. Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job relationnale) 19 http://digilib.mercubuana.ac.id/ c. Penyampaian informasi mengenai peraturanperaturan yang berlaku (procedures and practices) d. Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik 2. Upward communication, yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah: a. Penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan b. Penyampaian informasi tentang persoalanpersoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan c. Penyampaian saran-saran perbaikan oleh bawahan d. Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya. 3. Horizontal communication, yaitu tindak komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horizontal ini adalah: a. Memperbaiki koordinasi tugas b. Upaya pemecahan masalah c. Saling berbagi informasi d. Upaya pemecahan konflik 20 http://digilib.mercubuana.ac.id/ e. Membina hubungan melalui kegiatan bersama Komunikasi organisasi yang sukses adalah ketika arus komunikasi yang terjadi dalam perusahaan berjalan dari tingkatan pimpinan kepada bawahan serta sebaliknya. Begitu pula dengan sesama karyawan. Pengertian Komunikasi Internal, pada dasarnya, perantara hubungan antara manajemen dan karyawan ini merupakan salah satu bagian dari kinerja hubungan masyarakat. Namun, pada pelaksanaannya, di beberapa perusahaan, komunikasi internal ditempatkan di bawah divisi yang mengatur hubungan terhadap karyawan seperti human relations department dan divisi lainnya. Mengingat cukup signifikannya komunikasi internal dalam sebuah organisasi, maka diperlukan pengertian mendalam mengenai komunikasi internal. bahwa publik internal sama pentingnya dengan hubungan masyarakat eksternal, karena kedua bentuk hubungan masyarakat tersebut diumpamakan sebagai dua sisi mata uang yang mempunyai arti yang sama dan saling terkait satu sama lain4. Dalam pekerjaannya, komunikasi internal bekerja sama dengan bidang periklanan korporasi, media relations, employee relations, investor relations, government relations, community development, dan crisis management yang merupakan bagian dari komunikasi korporat. Dalam kacamata makro, komunikasi korporat dapat menjadi cara utama menghadapi perhatian ataupun berita tidak menyenangkan bagi perusahaan ataupun berita tidak menyenangkan bagi perusahaan dengan strateginya sendiri. Namun di tingkat mikro, komunikasi 4 Jefkin, Frank & Daniel Yadin. 2003. Public Relations, Jakarta: Erlangga 21 http://digilib.mercubuana.ac.id/ korporat memiliki dampak langsung terhadap pekerjaan karyawan yang berada dalam susunan organisasi. Karena komunikasi internal berhubungan langsung dengan setiap pekerjaan masing-masing di mana dalam hal ini apabila reputasi yang disiapkan atau dijaga oleh komunikasi korporat mengalami krisis ataupun peningkatan maka akan memiliki efek juga terhadap bagaimana orang-orang memandang perusahaan tersebut dan pemikiran apa yang terlintas untuk image perusahaan5 2.1.2 Komunikasi Eksternal Definisi Komunikasi eksternal merupakan komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi6. Pengertian lain bahwa komunikasi eksternal merupakan proses komunikasi antara sebuah organisasi dengan pihakpihak diluar organisasi (public eksternal). Sebagaimana diketahui bahwa keberadaan suatu organisasi pasti memerlukan bantuan, partisipasi, kepercayaan dan kerjasama dengan lingkungan sekitarnya, baik dari organisasi lain maupun masyarakat umum. Pentingnya Komunikasi Eksternal dalam Organisasi, organisasi sebagai sistem terbuka harus berhubungan dengan lingkungan luarnya, terutama sekali dengan pihak-pihak yang berpengaruh terhadap kehidupan organisasi tersebut. Misalnya saja dengan badan pemerintahan, pemakai jasa atau pengguna produk, 5 Argenti, Paul A. 2009. Corporate Communication, Fifth Ed. New York: The McGraw-Hill Companies Onong, Uchana, Effendi, Ilmu, Teori dan Filsafat Komunikasi(Bandung: Citra Aditya Bakti, 1993) 6 22 http://digilib.mercubuana.ac.id/ organisasi-organisasi lain yang berkepentingan dan lain sebagainya. Salah satu cara untuk mengadakan hubungan ini adalah dengan berkomunikasi. Kegiatan komunikasi ini bisa dilakukan dengan tatap muka secara langsung, tertulis maupun melalui media-media tertentu. Kegiatan komunikasi dari organisasi kepada khalayak pada umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidaktidaknya ada hubungan batin dengan organisasi atau lembaga yang bersangkutan. Kegiatan ini sangat penting dalam usaha memecahkan suatu masalah jika terjadi tanpa diduga. Karena dengan adanya hubungan baik sebagai akibat kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi, maka masalah yang dijumpai kemungkinan besar tidak akan terlalu sulit untuk dicarikan jalan keluarnya. Sebagaimana kegiatan komunikasi, pasti dibutuhkan umpan balik atau feedback dari komunikan. Maka dalam kegiatan komunikasi organisasi ini diperlukan pula komunikasi dari khalayak kepada organisasi sebagai umpan balik dari kegiatan komunikasi yang telah dilaksanakan oleh organisasi.Jika informasi yang disebarkan kepada khalayak itu menimbulkan efek yang sifatnya controversial (timbulnya pro dan kontra), maka ini disebut opini publik (public opinion). Opini publik ini seringkali merugikan organisasi. Oleh karena itu harus diusahakan agar segera dapat diatasi dalam arti kata tidak menimbulkan permasalahan, dan disinilah optimalisasi kegiatan komunikasi eksternal dari pihak organisasi kepada khalayak atau publik ini sangat diperlukan. Media komunikasi eksternal yang dapat dipergunakan untuk menjalin hubungan dan menyampaikan informasi dengan pihak-pihak yang berada diluar 23 http://digilib.mercubuana.ac.id/ organisasi. Menurut Suranto AW Media komunikasi eksternal yang sering dipergunakan oleh organisasi antara lain sebagai berikut: 1) Media cetak, seperti majalah, bulletin, brosur, leaflet, ialah media komunikasi tercetak atau tertulis dimaksudkan untuk menjagkau public eksternal seperti pemegang saham, konsumen, pelanggan, mitra kerja dan sebagainya. Media ini mempunyai fungsi: a) Sebagai media penghubung b) Sebagai sarana penyampaian keterangan-keterangan kepada khalayak (fungsi informatif) c) Sebagai media pendidikan d) Sebagai sarana membentuk opini publik e) Sebagai sarana membangun citra 2) Radio, ialah media audio yang mampu mengirimkan pesan berupa informasi lisan (suara) kepada khalayak. Beberapa perkantoran memilih memanfaatkan jasa radio untuk menyampaikan informasi secara meluas kjepada khalayak sasaran. Penggunaan media radio oleh suatu perkantoran dapat dilakukan dengan mendirikan pemancar, mengisi acara pada stasiun radio siaran, memasang iklan. 3) Televisi, dalam hal ini kepentingan perkantoran untuk menyampaikan pesan kepada publik melalui televise dapat ditempuh dengan memasang iklan, 24 http://digilib.mercubuana.ac.id/ mengundang wartawan atau reporter televisi agar memuat berita tentang kegiatan perkantoran. 4) Telepon, media ini sangat penting untuk menyampaikan dan menerima informasi lisan secara cepat dengan pihak publik eksternal. 5) Surat, ialah media penyampaian informasi tertulis. Dapat berupa surat konvensional maupun surat elektronik (e-mail). Surat menyurat merupakan salah satu kegiatan penting di perkantoran. Banyak informasi yang keluar atau masuk perkantoran dengan menggunakan media surat, karena surat merupakan media komunikasi yang efektif apabila pihak-pihak yang terkait tidak dapat berhubungan secara langsung atau lisan. Kecuali itu, dengan menggunakan surat maka proses penyampaian informasi menjadi lebih resmi. 6) Internet, ialah media komunikasi berbasis computer teknologi informasi . internet banyak dipilih oleh suatu perkantoran guna menjalin komunikasi dengan public eksternal, karena media ini memiliki kemampuan yang dalam menjangkau khalayak Tujuan umum dari komunikasi eksternal ini terutama sekali adalah untuk memberikan informasi kepada sejumlah besar orang mengenai organisasi atau lembaga, misalnya mengenai aktivitas-aktivitas organisasi, hasil-hasil yang diperoleh, mutu dari produk atau jasa organisasi, fasilitasfasilitas yang tersedia,keunggulan-keunggulan apa saja yang dimiliki dan lain sebagainya. Selain itu kegiatan ini juga bertujuan untuk menjalin hubungan antara organisasi dengan pihak di luar organisasi seperti pemakai jasa organisasi, instansi-instansi 25 http://digilib.mercubuana.ac.id/ lain yang berkepentingan dan juga masyarakat umum. Tujuan-tujuan tersebut berhubungan satu sama lain dan sulit untuk dipisahkan. Kadang-kadang walaupun suatu presentasi komunikasi eksternal dilaksanakan dengan satu tujuan tertentu akan tetapi tujuan yang lain juga bisa ikut tercapai. 2.2 Public Relations Pengertian public relation Peranan Humas atau publik relation sangat di butuhkan oleh semua bentuk organisasi atau lembaga, bersifat komersial maupun tidak komersial, dari perusahaan ataupun industri, organisasi profesi, institusi pendidikan, organisasi social budaya sampai pemerintahan. secara garis besar peran humas adalah komunikator sebuah organisasi/lembaga/perusahaan, baik kepada dan dari publik internal maupun publik eksternal. karena humas merupakan salah satu tombak dari organisasi/lembaga/perusahaan untuk bersaing dalam era globalisasi. bagi sebuah oraganisasi humas sangat di perlukan untuk menjalin komunikasi dengan para stakeholders ataupun untuk megkomunikasikan visi, misi, tujuan dan program organisasi kepada publik. keberadaan unit humas di sebuah instansi milik pemerintah merupakan suatu keharusan secara fungsional dan operasional dalam upaya menyebarluaskan atau mempublikasikan tentang suatu kegiatan atau aktifitas instansi bersangkutan yang ditunjukkan baik untuk hubungan masyarakat ke dalam, maupun ke luar masyarakat. Untuk meningkatkan komunikasi, humas juga membangun dan memelihara hubungan yang kooperatif dengan wakil-wakil komunitas, masyarakat, pegawai dan publik interes group. juga dengan perwakilan dari media cetak 26 http://digilib.mercubuana.ac.id/ dan broadcast. humas menyampaikan informasi kepada publik, mengenai kebijakan, aktifitas dan prestasi dari suatu instansi. Tugas tersebut juga berhubungan dengan mengupayakan pihak manajemen supaya tetap sadar terhadap tingkah laku public dan menaruh perhatian terhadap grup-grup dan organisasi, dengan siapa mereka biasa berhubungan. Broom menyatakan bahwa: Public relations is the management function which evaluates public attitudes, identifies the policies and procedures of an individual or an organization with the public interest, plans and executes a program of action to earn public understanding and acceptance”7. Public relations adalah fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasikan kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan public, serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih pengertian dan dukungan publik. Theaker menyatakan bahwa: Public relations is a distinctive management function which helps establish and maintain mutual lines of communication, understanding, acceptance and cooperation between and organization and its publics helps management to keep informed on and responsive to public opinion, defines and emphasizes the responsibility of management to serve the public interest, helps management to keep abreast of and effectively utilize change, serving as an early warning system 7 Effective Public Relation edisi 9 oleh Scot M Cutlip, Allen H. Center, Glen M. Broom 27 http://digilib.mercubuana.ac.id/ to help anticipate trends and used research and sound and ethical communication technique as its principal tools. Public Relation membantu manajemen dalam proses komunikasi antara perusahaan dengan publiknya. PR juga harus dapat menjalin hubungan yang baik dengan public perusahaan, sehingga terdapat saling pengertian antara perusahaan dengan publiknya. a. Tujuan public relation Rosady Ruslan (2001, 246) menyatakan bahwa tujuan public relation adalah sebagai berikut: 1) Menumbuhkembangkan citra perusahaan yang positif untuk publik eksternal atau masyarakat dan konsumen. 2) Mendorong tercapainya saling pengertian antara publik sasaran dengan perusahaan. 3) Mengembangkan sinergi fungsi pemasaran dengan public relation. 4) Efektif dalam membangun pengenalan merek dan pengetahuan merek. 5) Mendukung bauran pemasaran. 6) Membantu mengenalkan kepada lingkungan sekitar agar mendapat perhatian dan mendapat feedback Jefkins (2003: 54) menyatakan bahwa dari sekian banyak hal yang bisa dijadikan tujuan public relation sebuah perusahaan, beberapa diantaranya yang pokok adalah sebagai berikut: 28 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 1) Untuk mengubah citra umum di mata masyarakat sehubungan dengan adanya kegiatan kegiatan baru yang dilakukan oleh perusahaan. 2) Untuk meningkatkan bobot kualitas para calon pegawai. 3) Untuk menyebarluaskan suatu cerita sukses yang telah dicapai oleh perusahaan kepada masyarakat dalam rangka mendapatkan pengakuan. 4) Untuk memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat luas, serta membuka pangsa pasar baru. 5) Untuk mempersiapkan dan mengkondisikan masyarakat bursa saham atas rencana perusahaan untuk menerbitkan saham baru atau saham tambahan. 6) Untuk memperbaiki hubungan antar perusahaan itu dengan masyarakatnya, sehubungan dengan telah terjadinya suatu peristiwa yang mengakibatkan kecaman, kesangsian, atau salah paham di kalangan masyarakat terhadap niat baik perusahaan. 7) Untuk mendidik konsumen agar mereka lebih efektif dan mengerti dalam memanfaatkan produk-produk perusahaan. 8) Untuk meyakinkan masyarakat bahwa perusahaanmampu bertahan atau bangkit kembali setelah terjadinya suatu krisis. 9) Untuk meningkatkan kemampuan dan ketahanan perusahaan dalam menghadapi resiko pengambilalihan oleh pihak lain. 10) Untuk menciptakan identitas perusahaan yang baru. 29 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 11) Untuk menyebarluaskan informasi mengenai aktivitas dan partisipasi para pimpinan perusahaan organisasi dalam kehidupan sosial sehari-hari. 12) Untuk mendukung keterlibatan suatu perusahaan sebagai sponsor dari suatu acara. 13) Untuk memastikan bahwa para politisi benar-benar memahami kegiatankegiatan atau produk perusahaan yang positif, agar perusahaan yang bersangkutan terhindar dari peraturan, undang-undang, dan kebijakan pemerintah yang merugikan. 14) Untuk menyebarluaskan kegiatan-kegiatan riset yang telah dilakukan perusahaan, agar masyarakat luas mengetahui betapa perusahaan itu mengutamakan kualitas dalam berbagai hal. Dalam bukunya, menyatakan bahwa: Secara keseluruhan tujuan dari public relation adalah untuk menciptakan citra baik perusahaan sehingga dapat menghasilkan kesetiaan publik terhadap produk yang ditawarkan oleh perusahaan. Selain itu public relation bertujuan untuk menciptakan, membina dan memelihara sikap budi yang menyenangkan bagi lembaga atau organisasi di satu pihak dan dengan publik di lain pihak dengan komunikasi yang harmonis dan timbal balik. b. Fungsi Public Relation Public relation merupakan satu bagian dari satu nafas yang sama dalam organisasi tersebut, dan harus memberi identitas organisasinya dengan tepat dan benar serta mampu mengkomunikasikannya sehingga publik menaruh kepercayaan dan 30 http://digilib.mercubuana.ac.id/ mempunyai pengertian yang jelas dan benar terhadap organisasi tersebut. Hal ini sekedar memberikan gambaran tentang fungsi public relation yaitu: 1) Kegiatan yang bertujuan memperoleh itikad baik, kepercayaan, saling adanya pengertian dan citra yang baik dari publik atau masyarakat pada umumnya. 2) Memiliki sasaran untuk menciptakan opini publik yang bisa diterima dan menguntungkan semua pihak. 3) Unsur penting dalam manajemen guna mencapai tujuan yang spesifik, sesuai harapan publik, tetapi merupakan kekhasan organisasi atau perusahaan. Sangat penting bagaimana organisasi memiliki warna, budaya, citra, suasana, yang kondusif dan menyenangkan, kinerja meningkat, dan produktivitas bisa dicapai secara optimal. 4) Usaha menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi atau perusahaan dengan publiknya, sekaligus menciptakan opini publik sebagai efeknya, yang sangat berguna sebagai input bagi organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. dapat disimpulkan bahwa public relation lebih berorientasi kepada pihak perusahaan untuk membangun citra positif perusahaan, dan hasil yang lebih baik dari sebelumnya karena mendapatkan opini dan kritik dari konsumen. Tetapi jika fungsi public relation yang dilaksanakan dengan baik benar-benar merupakan alat yang ampuh untuk memperbaiki, mengembangkan peraturan, budaya organisasi, atau perusahaan, dan suasana kerja yang kondusif, serta peka terhadap karyawan, maka diperlukan pendekatan khusus dan motivasi dalam meningkatkan kinerjanya. Dengan singkat dapat dikatakan bahwa fungsi public relation adalah 31 http://digilib.mercubuana.ac.id/ memelihara, mengembangtumbuhkan, mempertahankan adanya komunikasi timbal balik yang diperlukan dalam menangani, mengatasi masalah yang muncul, atau meminimalkan munculnya masalah. c. Strategi Public Relations 1) Strategi persuasive memiliki ciri-ciri : a) Informasi atau pesan yang disampaikan harus berdasarkan pada kebutuhan atau kepentingan khalayak sebagai sasarannya. b) PR sebagai komunikator dan sekaligus mediator berupaya membentuk sikap dan pendapat yang poistif dari masyarakat melalui rangsangan atau stimulasi. c) mendorong public untuk berperan serta dalam aktifitas perusahaan/organisasi agar tercipta perubahan sikap dan penilaian d) perubahan sikap dan penilaian dari public dapat terjadi maka pembinaan dan pengembangan terus-menerus dilakukan agar peran serta tersebut terpelihara dengan baik. 2) Strategi melalui kontribusi pada tujuan dan misi perusahaan : a) Menyampaikan fakta dan opini yang ada didalam maupun diluar perusahaan. b) menelusuri dokumen resmi perusahaan dan mempelajari perubahan yang terjadi secara historis c) melakukan analisa SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats) 32 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 3) Strategi dibentuk dua komponen : a) Komponen sasaran Yaitu satuan atau segmen yang akan digarap (stake holder yang dipersempit menjadi public sasaran (target public) b) Komponen sarana yaitu melalui pola dasar „The 3 C‟s options yaitu : Conservation (mengukuhkan), Change (mengubah), Crystallization (mengkristalkan) 4) Strategi PR dilihat dari konteks profesional a) Hubungan internal Bagian khusus dari PR yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan saling bermanfaat antara manajer dan karyawan tempat organisasi menggantungkan kesuksesannya. b) Publisitas Informasi yang disediakan oleh sumber luar yang digunakan oleh media karena informasi itu memiliki nilai berita. c) Advertising Informasi yang ditempatkan di media oleh sponsor tertentu yang jelas identitasnya yang membayar untuk riang dan waktu penempatan informasi tersebut d) Press agentry Penciptaan berita dan peristiwa yang bernilai berita untuk menarik perhatian media massa dan mendapat perhatian public. e) Public affairs Bagian khusus dari PR yang membangun dan mempertahankan hubungan pemerintah dan komunitas local dalam rangka mempengaruhi kebijakan public. 33 http://digilib.mercubuana.ac.id/ f) Lobbying Bagian khusus dari PR yang berfungsi untuk menjalin dan memelihara hubungan dengan pemerintah terutama dengan tujuan mempengaruhi penyusunan undang-ndang dan regulasi. g) Manjemen isu Proses pro aktif dalam mengantisipasi, mengidentifikasi, mengevaluasi dan merespon isu-isu kebijakan publik yang mempengaruhi hubungan organisasi dengan publik mereka. h) Hubungan investor, Bagian dari PR dalam perusahaaan korporat yang membangun dan menjaga hubungan yang bermanfaat dan saling menguntungkan dengan shareholder dan pihak lain didalam komunitas keuangan dalam rangka memaksimalkan nilai pasar. i) Pengembangan Bagian khusus dari PR dalam organisasi nirlaba yang bertugas membangun dan memelihara hubungan dengan donor dan anggota dengan tujuan mendapatkan dana dan dukungan sukarela. e. Tahapan dalam proses PR Tahapan dalam proses public relation terdiri dari 4 langkah antara lain : 1) Definiskan permasalahan atau kesempatan (defining the problem or opportunity), tahap ini menjawan pertanyaan ”What happening now?” 2) Perencanaan dan program (planning and programming), tahap ini menjawan pertanyaan : “What should we change or do, and say?” 34 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 3) Aksi dan komunikasi (action and communication), Tahap ini menawab pertanyaan “Who should do and say it, and when, where and how?” 4) Evaluasi program (evaluating the program), tahap terakhir menjawab pertanyaan:” how are we doing, or how did we do?” f. model strategi management (Grunig and Hunt) untuk PR : 1) Tahap stakeholder 2) Tahap publik 3) Tahap isu 4) Relasi publik Kedudukan Public Relations adalah menilai sikap masyarakat (public) agar terciptanya keserasian antara masyarakat dan kebijaksanaan organisasi/instansi. Pada prinsipnya, secara struktural fungsi Public Relations dalam organisasi merupakan bagian integral yang tidak dapat dipisahkan dari suatu kelembagaan atau organisasi Kedudukan Public Relations dalam organisasi dan kewenangan tugasnya tidak selalu dapat dinyatakan dengan tegas. Menurut John Tondowijojo (2004:9), bila Public Relations diakui sebagai bagian jajaran kebijakan pimpinan, maka Public Relations harus berada langsung di bawah direksi. Public Relations harus mampu menyampaikan kebijaksanaan pimpinan, sehingga ia harus langsung 35 http://digilib.mercubuana.ac.id/ berada di pihak yang berhubungan dengan pimpinan seluruh jajaran manajemen. (Tondowidjojo, 2004:9). menurut Renald Khasali, public relations merupakan fungsi manajemen yang sama pentingnya dengan pemasaran, produksi, keuangan dan SDM. 2.3 Strategi “Istilah strategi manajemen sering pula di sebut sebagai rencana strategi atau rencana jangka panjang perusahaan”.8 Lebih jauh kasali menyebutkan rencana jangka panjang inilah yang menjadi pegangan bagi para praktisi PR untuk menyusun berbagai rencana teknis, dan langkah komunikasi yang akan di ambil sehari-hari. Untuk dapat bertindak secara strategis karena kegiatan PR harus menyatu dengan visi dan misi organisasi perusahaannya. 2.3.1 Langkah-langkah Dalam Menyusun Strategi Dalam buku dasar-dasar Public Relations 2003 Rosdakarya halaman 90 oleh Drs. Soleh Soemirat M.S dan Drs. Elvindro Adrianto, M.Si mengutip dari perkataan Pearce dan Robinson mengatakan langkah-langkah dalam strategi managemen sebagai berikut : Dasar-dasar Public Relations 2003 Rosdakarya halaman 90 oleh Soleh Soemirat, dan Elvindro Adrianto, M.Si 8 36 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 1. Menentukan missions Perusahaan. Termasuk di dalamnya adalah pernyataan yang umum mengenai maksud pendirian (purpose), filosofi, dan sasaran 2. Mengembangkan Company profile yang mencerminkan kondisi intern perusahaan dan kemampuan yang di milikinya 3. Penilaian terhadap lingkungan ekstern perusahaan, baik dari segi semangat kompititif maupun secara umum. 4. Analisis dalam peluang yang tersedia di lingkungan (yang melahirkan pilihan-pilihan) 5. Identifikasi atas pilihan yang di khendaki yang tidak dapat digenapi untuk memenuhi tuntutan misi perusahaan 6. Pemilihan strategi atas objektive tahunan serta rencana jangka panjang dan garis besar strategi yang di butuhkan untuk mencapai objektif tersebut. 7. Mengembangkan objektive tahunan dan rencana jangka pendek yang selaras dengan objective jangka panjang dan garis besar strategi. 8. Implementasi atas hasil hal-hal di atas dengan menggunakan sumber yang tercantum pada budget (anggaran) dan mengawinkan rencana tersebut dengan sumberdaya manusia, struktur teknologi dan sistem balas jasa yang memungkinkan 37 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 9. Review dan evaluasi atas hal-hal yang telah dicapai dalam setiap periode jangka pendek sebagai suatu proses untuk melakukan control dan sebagai input bagi pengambilan keputusan dimasa depan9 2. 4 Strategi Public Relations Menurut Cutlip-Center-Broom, praktisi humas profesional dalam melaksanakan program humas harus terdiri atas empat langkah kegiatan atau sering juga disebut dengan empat langkah pemecahan masalah humas.ini merupakan proses yang harus dijalankan setiap praktisi humas profesional. a. Menentukan masalah (defining the problem). Keempat langkah pertama ini meliputi kegiatan untuk meneliti dan mengawasi pendapat, sikap dan tingkah laku khalayak yaitu Langkah pengetahuan, pihak-pihak yang berkepentingan atau terpengaruh oleh tindakan dan kebijakan organisasi atau perusahaan. Pada intinya, langkah pertama ini merupakan kegiatan intelijen untuk mengumpulkan informasi atau data yang menjadi dasar berpijak praktisi humas guna mengambil langkah selanjutnya. Dalam kegiatan penentuan masalah ini praktisi humas harus menjawab pertanyaan "Apa yang terjadi saat ini?" b.Perencanaan dan penyusunan program (planning and programming). Masalah yang telah ditentukan pada langkah pertama digunakan untuk menyusun program, tujuan, tindakan, dan strategi komunikasi. Langkah kedua mencakup tindakan untuk memasukkan temuan yang diperoleh pada langkah pertama ke dalam kebijakan dan program organisasi. Langkah kedua ini merupakan proses 9 Dasar-dasar Public Relations 2003 Rosdakarya halaman 90 oleh Drs. Soleh Soemirat, M.S dan Drs Elvindro Adrianto, M.Si 38 http://digilib.mercubuana.ac.id/ untuk menjawab pertanyaan: "Berdasarkan situasi yang telah kita pelajari maka apa yang harus kita ubah, perbuat dan katakan?" Rencana dapat disusun setelah mengetahui apa masalah yang dihadapi, sementara masalah diketahui melalui riset yang dilakukan untuk itu. Terdapat dua jenis rencana, yaitu rencana strategis (strategic planning) atau sering disebut dengan strategi saja, dan rencana taktis (tactical planning) atau sering disebut taktik saja. Menurut Dominick, rencana strategis mencakup tujuan jangka panjang dan bersifat umum yang ingin dicapai perusahaan. Sedangkan renana taktis bersifat lebih spesifik yang meinci tugas yang harus dicapai oleh masing-masing departemen yang ada pada perusahaan untuk mencapai rencana strategis yang sudah ditetapkan. c. Melakukan tindakan dan berkomunikasi (taking action and communicating). Langkah ketiga mencakup kegiatan melaksanakan tindakan dan melakukan komunikasi yang sejak awal dirancang untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Pertanyaan yang harus diajukan pada tahap ini adalah: "Siapa yang harus melakukan dan mengatakannya, kapan, di mana, dan bagaimana caranya?" 1) Strategi Aksi (action strategy) Strategi aksi atau strategi tindakan humas mencakup berbagai hal termasuk melakukan perubahan pada kebijakan, prosedur, produk, jasa, dan tingkah laku organisasi atau perusahaan. Perubahan dirancang untuk mencapai tujuan program dan tujuan organisasi, namun pada saat yang sama menjawab kebutuhan khalayak organisasi. Singkatnya, strategi tindakan ditujukan untuk melayani kepentingan bersama, 39 http://digilib.mercubuana.ac.id/ yaitu perusahaan dan khalayaknya. Strategi tindakan didasarkan atas pengetahuan bagaimana kebijakan perusahaan prosedur, tindakan, dan output lainnya memberikan kontribusi terhadap masalah humas.Strategi tindakan terfokus pada upaya melakukan penyesuaian (adjustment) dan adaptasi pada organisasi atau perusahaan. Peluang untuk melaksanakan perubahan menghendaki manajemen dan praktisi humas untuk mendefinisikan humas tidak hanya sekedar publisitas atau komunikasi persuasif semata. 2) Strategi Komunikasi (communication strategy) Strategi tindakan (action strategy) merupakan penggerak utama program humas, namun pada umumnya strategi tindakan bersifat tidak tampak atau tidak mudah dikenali oleh pihak luar. Kegiatan komunikasi merupakan komponen yang jelas terlihat oleh siapa pun karena komunikasi memang ditujukan untuk masyarakat 3) Menyebarkan Pesan Penelitian menunjukan bahwa upaya menyampaiakna ide atau gagasan terkadang memerlukan kerja yang panjang. Strategi komunikasi tidak dapat digunakan untuk semua situasi. Strategi berbeda hanya akan efektif pada situasi yang juga berbeda. Dengan kata lain, tidak ada taktik yang sama untuk setiap keadaan. Praktisi humas harus dapat menggunakan tiga elemen Utama dalam proses komunikasi yang terdiri dari sumber atau pengirim (sender), pesan (message), dan penerima pesan (receiver) secara efektif dan efisien. Komunikator harus menggunakan saluran yang akan membawa pesan kepada pihak penerima. Komunikator haruslah memiliki informasi 40 http://digilib.mercubuana.ac.id/ yang cukup, ia juga harus memiliki kredibilitas di mata penerima pesan. Komunikator harus mampu menyam[aikan pesan dalam bahasa yang dapat Dipahami penerima dan pesan itu haruslah relevan dengan kebutuhan atau ketertarikan penerima pesan. Dalam hal ini, keberhasilan komunikasi dangat ditentukan oleh tujuh hal, yaitu: (a)Kredibilitas. Komunikasi dimulai dengan iklim atau situasi kepercayaan. Iklim dibangun melalui tindakan oleh perusahaan atau organisasi yang menggambarkan kesungguhan dalam melayani pihak-pihak yang berkepentingan dan masyarakat. Penerima pesan harus memiliki kepercayaan pada diri pengirim serta memiliki penghormatan terhadap kompetensi pengirim pesan atas masalah yang menjadi perhatian. (b) Konteks. Suatu program komunikasi harus disesuaikan dengan realita lingkungan. Komunikasi yang efektif memerlukan lingkungan sosial yang mendukung. (c) Isi pesan. Pesan harus memiliki makna bagi mereka yang menerimanya dan harus sesuai dengan sistem nilai yang mereka anut. Pesan harus memiliki relevansi dengan situasi yang dihadapi penerima pesan. 41 http://digilib.mercubuana.ac.id/ (d) Kejelasan. Pesan harus disampaikan dengan menggunakan istilah-istilah yang sederhana. Kata-kata harus mengandung makna yang sama, baik bagi penerima maupun pengirimnya. Isu-isu yang rumit harus dipadatkan ke dalam berbagai tema, slogan, stereotip yang sederhana, jelas, dan mudah dimengerti. Organisasi atau perusahaan harus berbicara dengan satu suara, bukan banyak suara. (e) Kontinuitas dan konsistensi. Komunikasi memerlukan repetisi (pengulangan) untuk mencapai penetrasi. Repetisi-dengan variasi- memberikan sumbangan untuk pembelajaran dan persuasi. Namun ceritanya haruslah tetap konsisten. (f) Saluran. Praktisi humas harus menggunakan saluran yang sudah mapan (established) untuk menyampaikan pesan. Saluran yang dipilih haruslah saluran yang digunakan dan juga dihormati oleh khalayak sasaran. Pemilihan saluran harus dilakukan secara selektif agar betuk-betul dapat mencapai khalayak sasarannya. (g) Kemampuan penerima. Komunikasi harus memperhitungkan kemampuan penerima. Komunikasi menjadi sangat efektifketika penerima melakukan upaya yang paling sedikit untuk memahami pesan yang disampaikan. 4) Memilih Media 42 http://digilib.mercubuana.ac.id/ Praktisi media harus memiliki pengetahuan yang baik mengenai media massa karena pemilihan media massa yang tepat akan menentukan keberhasilan penyebaran pesan kepada khalayak sasaran. Namun hal yang pertama kali harus diketahui adalah memahami jenis media massa dan sifat dari masing-masing media tersebut. Masing-masing media dalam menyampaikan pesan-pesannya juga mempunyai kekhususan. Upaya menyampaiajn informasi baik melalui media cetak, audio, dan audiovisual Masing-masing memiliki kelebihan tetapi juga kekurangan. d. Evaluasi program (Evaluating the program). Langkah terakhir ini mencakup penilaian atau evaluasi atas persiapan, pelaksanaan dan hasil-hasil program. Program dapat dilanjutkan atau dihentikan setelah menjawab pertanyaan: "Bagaimana kita telah melakukannya?" Penyesuaian dan perbaikan terhadap tindakan atau komunikasi yang telah dilaksanakan dapat dilakukan berdasarkan umpan balik yang diterima Strategi PR dalam berkomunikasi dikenal dengan istilah “7-Cs PR Communications” adalah sebagai berikut10: 1. Credibility (Kredibilitas) Komunikasi dimulai dari suasana saling percaya yang diciptakan oleh pihak komunikator secara sungguh-sungguh untuk melayani publiknya yang memiliki keyakinan dan respect. 2. Context (Konteks) 10 Cultip, Scott.M, Allen H. Center dan Gleen M Broom., 2006 , Effective Public Relations, Kencana, Jakarta 43 http://digilib.mercubuana.ac.id/ Menyangkut sesuatu yang berhubungan dengan lingkungan kehidupan sosial, pesan harus disampaikan dengan jelas serta sikap partisipatif. Komunikasi, efektif sangat diperlukan untuk mendukung lingkungan sosial melalui pemberitaan di berbagai media massa. 3. Content (Isi) Isi pesan dalam strategi ini, pesan harus menyangkut kepentingan orang banyak sehingga informasi dapat diterima sebagai sesuatu yang bermanfaat secara umum bagi masyarakat. 4. Clarity (Kejelasan) Pesan disusun dengan kata-kata yang jelas, mudah dimengerti, serta memiliki pemahaman yang sama (maksud, tema dan tujuan) antara komunikator dan komunikan. 5. Continuity and Consistency (Kontinuitas dan Konsistensi) Komunikasi merupakan proses yang tidak pernah berakhir, oleh karena itu dilakukan secara berulang-ulang dengan berbagai variasi pesan serta pesanpesan tersebut harus konsisten. Dengan cara demikian, akan mudah proses komunikasi, membujuk publiknya. 6. Channels (Saluran) Menggunakan saluran media yang tepat dan terpercaya serta dipilih oleh khalayak sebagai target sasaran. Pemakaian saluran media yang berbeda, 44 http://digilib.mercubuana.ac.id/ akan berbeda pula efeknya. Dalam hal ini seorang PR harus memahami perbedaan dan proses penyebaran informasi secara efektif. 7. Capability of The Audience(Kapabilitas Khalayak) Memperhitungkan kemampuan yang dimiliki oleh khalayak. Komunikasi akan kemampuan membaca dan pengembangan pengetahuan khalayak. 2.4.1 Jenis Strategi Public Relations Strategi adalah rencana yang menyeluruh dan terpadu mengenai kegiatankegiatan utama perusahaan yang akan menentukan keberhasilannya untuk mencapai tujuan pokok dalam lingkungan yang penuh tantangan. Suatu strategi terdiri dari beberapa taktik Strategi bersifat umum, mendasar, dan berjangka panjang, dibanding dengan taktik yang merupakan rencana yang lebih khusus, operasional, dan berjangka pendek. Terdapat tiga jenis strategi public relations sebagai berikut: 1.Strategi persuasif Strategi persuasif memiliki ciri-ciri: Informasi atau pesan yang disampaikan harus berdasarkan pada kebutuhan atau kepentingan khalayak sebagai sasarannya. PR sebagai komunikator dan sekaligus mediator berupaya membentuk sikap dan pendapat yang poistif dari masyarakat melalui rangsangan atau stimulasi. Mendorong publik untuk berperan serta dalam aktifitas perusahaan atau organisasi agar tercipta perubahan sikap dan penilaian 45 http://digilib.mercubuana.ac.id/ Perubahan sikap dan penilaian dari publik dapat terjadi maka pembinaan dan pengembangan terus-menerus dilakukan agar peran serta tersebut terpelihara dengan baik. 2. Strategi melalui kontribusi pada tujuan dan misi perusahaan (strategi edukatifinformatif): a. Menyampaikan fakta dan opini yang ada di dalam maupun di luar perusahaan. b. Menelusuri dokumen resmi perusahaan dan mempelajari perubahan yang terjadi secara historis c. Melakukan analisa SWOT (Strength, Weaknesses, Opportunities, Threats). 3. Strategi dibentuk oleh dua komponen a. Komponen sasaran Yaitu satuan atau segmen yang akan digarap (stakeholder yang dipersempit menjadi publik sasaran (target publik). b. Komponen sarana Yaitu melalui pola dasar „The 3 C‟s options‟ yaitu : Conservation (mengukuhkan), Change(mengubah), Crystallization(mengkristalkan). 2.5 Merger dan Akuisisi 2.5.1 Merger Merger berasal dari kata merge yang artinya bergabung atau melebur. Dalam pengertian manajemen, mergeadalah penggabungan dua perusahaan menjadi satu, dimana perusahaan yang memerger membeli semua asset dan liabilitas 46 http://digilib.mercubuana.ac.id/ perusahaan yang demerger. Dengan pembelian ini perusahaanyang memiliki minimal 50 persen saham perusahaan yang di merger. Selanjutnya, perusahaan yang demerger berhenti beroperasi dan digabungkan menjadi bagian dari perusahaanyang memerger. Pemegang saham perusahaan yang dimerger menerima sejumlah uang tunai atau saham sebagai bentuk pembayaran atas transaksi tersebut. Sebagai ilustrasi, perusahaan A yang mengakuisisi dan menggabunkan perusahaan B, akan melahirkan perusahaan A. Dalam istilah hukum, merger disebut juga dengan penggabungan. Menurut pasal 1 Undangundang Perseroan Terbatas, penggabungan adalah perbuatan hokum yang dilakukan oleh suatu Perseroan atau lebih baik menggabungkan diri dengan Perseroan lain yang telah ada yang mengakibatkan aktiva dan pasiva dari perseroan yang menggabungkan diri beralih karena hukum kepada perseroan yang menerima penggabungan dan selajutnya status badan hokum Perseoran yang menggabungkan diri berakhir. Ada catatan penting disini, perusahaan yang digabungkan ke perusahaanlain tidak perlu melewati proses likuidasi. Selain penggabungan, dalam undang- undang Perseroan Terbatas terdapat istilah peleburan. Menurut pasal 1 Undang- undang Perseroan Terbatas, Peleburan adalah perbuatan hokum yang dilakukan oleh dua Perseroan atau lebih untukmeleburkan diri dengan cara mendirikan satu Perseroan baru yang karena hokum memperoleh aktiva dan pasiva dari Perseroan yang meleburkan diri dan status badan hokum Perseroan yang meleburkan diri berakhir karena hokum. Dalam Pasal 1 undangn-undang Perseroan Terbatas ini, peleburan dikenal juga dengan istilah konsolidasi. Merger, dalam pengertian manajemen mencakup 47 http://digilib.mercubuana.ac.id/ pengertian penggabungan maupun peleburan. Penggabungan sering dimaknai sebagai mergers of unequal atau merger tidak setara atau merger of equals. 2.5.2 Akuisi Akuisisi berasal dari kata acquisition yang maknanya sama dengan take over atau pengambilalihan. Akuisisi adalah pengambilalihan sebuah perusahaan dengan membeli saham atau aset perusahaan tersebut, tetapi entitas yang dibeli tetap ada. Ini berbeda dengan merger, atau penggabungan, dimana selain diambil alih, perusahaan yang diakuisisi kemudian tidak beroperasi lagi. Menurut pasal 1 butir 11 undang-undang Perseroan Terbatas, Pengambilanalihan adalah perbuatan hokum yang dilakukan oleh badan hukum atau perseorangan untuk mengambil alih saham Perseroan yang mengakibatkan beralihnya pengendalian atas Perseroan tersebut. 48 http://digilib.mercubuana.ac.id/