BAB II LANDASAN TEORI

BAB II
LANDASAN TEORI
Landasan teori diperlukan dalam menganalisis sistem, karena sebelum kita
memahami sistem itu kita harus mengetahui konsep-konsep yang terlihat didalam
suatu sistem tersebut. Tanpa konsep yang jelas dari suatu pengertian sudah pasti
kita akan menemukan kesulitan-kesulitan didalam memahami sistem yang sedang
berjalan.
Perancangan atau pembangunan sistem informasi yang akan dilaksanakan
adalah mengenai sistem informasi pendataan aset biro perlengkapan provinsi
kepulauan riau.Untuk lebih jelasnya, secara teori tentang sistem informasi,
dibawah ini akan diterangkan mengenai :
2.1. Konsep Dasar Sistem
Sistem Menurut HM. Jogiyanto (Hal : 1) dalam bukunya Analisis dan
Design sistem informasi menyatakan sistem didefinisikan menjadi dua
pendekatan
yaitu
pendekatan
prosedur
dan
pendekatan
komponen,
pendekatan prosedur adalah : “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari
prosedur – prosedur yang saling berhubungan,berkumpul bersama – sama
untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran
yang tertentu1”. Sedangkan pendekatan komponen adalah : “sistem adalah
kumpulan dari elemen – elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu
tujuan tertentu”
Kumpulan komponen tersebut terdiri dari : perangkat keras, perangkat
lunak, sumber daya manusia dan data yang saling berhubungan dan saling
melengkapi satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
1
HM. Jogiyanto (Hal : 1) dalam bukunya Analisis dan Design sistem informasi
10
11
2.1.1. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu.
Karakteristik sistem tersebut adalah sebagai berikut :
1. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling
berinteraksi artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan.
2. Batasan Sistem
Batas (Boundary) merupakan daerah yang membatasi antara satu
sistem dengan sistem yang lain atau lingkungan luarnya.
3. Penghubung Sistem
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu
subsistem dengan subsistem lainnya yang memungkinkan sumbersumber daya mengalir antar subsistem tersebut.
4. Masukan Sistem
Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem.
Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input)
dan masukan sinyal (signal input). Masukan perawatan yaitu
energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut beroperasi,
sedangkan masukan sinyal yaitu energi yang diproses untuk
mendapatkan keluaran
5. Keluaran Sistem
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan
diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa
pembuangan.
6. Pengolahan Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau
pemroses yang akan merubah masukan (input) menjadi keluaran
(Output).
12
7. Sasaran Sistem
Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).
Apabila suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi
sistem tidak akan ada manfaatnya. Sasaran dari sistem sangat
menentukan sebuah masukan yang dibutuhkan sistem dan
keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan
berhasil bila mengenai sasaran dan tujuan.
2.1.2. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan,
diantaranya adalah sebagai berikut ini :
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract sistem)
dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem
yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.
Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiranpemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik
merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem
komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system)
dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah
adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan
manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem
buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan
mesin disebut human-machine sistem atau ada yang menyebut
dengan man-machine system. Sistem informansi merupakan
contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan
komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic
sistem) dan sistem tak tentu (probabilistic sistem). Sistem tertentu
beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.
13
Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti,
sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer
adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat
dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem
tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat
diprediksi karena mengandung unsure probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed sistem) dan
sistem terbuka (open sistem). Sistem tertutup merupakan sistem
yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan
luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut
campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup
ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar
tertutup, yang ada hanyalah relatively closed sistem (secara relatip
tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem
yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk
lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem
sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka
suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang
baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga
secara relatip tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara
otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.
2.2. Konsep Dasar Sistem
Definisi Informasi menurut HM. Jogiyanto (Hal : 8) dalam bukunya
Analisis dan Design bahwa : “Informasi (information) adalah data yang
diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para penerima dan pemakainya”2.
2
HM. Jogiyanto (Hal : 8) dalan buku Analisis dan Design
14
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian
menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan
tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan
membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan di tangkap sebagai input,
dip roses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus.
Siklus ini Oleh John Burch di sebut dengan Siklus Informasi (information
Cycle)3.
Siklus ini di sebut juga dengan siklus pengolahan data ( data
processing cylces)
Proses
(model)
Input
(Data)
Output
(information)
Dasar
Data
Data
(ditangkap)
Penerima
Hasil
Tindakan
Keputusan
tindakan
Gambar. 2.1 Siklus Informasi
Data yang diolah saja belum tentu cukup menjadi suatu informasi,
maka data tersebut harus berguna bagi para pemakainya. Untuk menjadi
suatu informasi, maka data yang diolah tersebut harus berguna bagi para
pemakainya.
Untuk dapat berguna, maka informasi harus dapat didukung oleh tiga
hal yaitu :
1. Relevan (relevance)
Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya, dan
relevan informasi untuk tiap-tiap orang berbeda.
3
John Burch, Gary grudnitski, information sistems theori and practice (edisi ke empat: newyork: john wiley & sons, 1986)
hal :3
15
2. Tepat Waktu (timeliness)
Berarti informasi yang dibutuhkan kepada penerima tidak boleh
terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi.
Karena informasi merupakan landasan dalam mengambil keputusan. Bila
pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal bagi
organisasi.
3. Akurat (accurate)
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan sehingga tidak
menyesatkan dalam pengambilan keputusan.
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi
Dalam sebuah modul yang berjudul Gambaran Umum Sistem Informasi
dan Teknologi yang kami ambil di Internet dari halaman 1-2. menyatakan
Definisi sistem informasi dari beberapa pendapat, yaitu :
1. Menurut Alter (1992) bahwa :
“Sistem Informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, orang, dan
teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam
sebuah organisasi”.
2. Menurut Gelinas and other (1993) bahwa :
“Sistem Informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum
terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang
dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta
menyediakan informasi keluaran kepada pemakai”.
3. Menurut Wilkinson (1992) bahwa :
“Sistem Informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan
sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input)
menjadi
keluaran
(informasi),
guna
mencapai
saasaran-sasaran
perusahaan”.
Dari berbagai definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi
mencakup sejumlah komponen (manusia, komputer, data, dan teknologi
16
informasi) yang dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan
tertentu.
2.4. Konsep Dasar Inventori (Persediaan)
Menurut Joel G Siegel dan Jae K. Shim (2005) Inventori adalah barang
dagangan atau persediaan yang ada di tangan atau dalam perjalanan pada
suatu waktu tertentu. Sedangkan Mulyadi (2005) Persediaan adalah barang
yang dimiliki untuk di jual atau untuk diproses selanjutnya dijual.
Dari dua pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa inventori adalah
persediaan barang pada suatu perusahaan atau lembaga. Selanjutnya barang
tersebut dapat digunakan sendiri atau dijual kembali.
Setiap kelompok kerja baik lembaga pemerintah maupun swasta, hampir
dipastikan memiliki bagian sarana/prasarana. Bagian ini merupakan yang
paling berwenang dalam mengelola peralatan dan perlengkapan yang terdapat
dalam kelompok kerja tersebut. Tugas pokok bagian ini yang umum dikenal
dengan istilah inventori. Jadi, Inventori adalah suatu sistem pendataan barang
pada suatu tempat atau organisasi yang bertujuan untuk memudahkan dalam
pengelolaan barang.
2.5. Konsep Dasar Basis Data
Terdapat beberapa kekangan yang harus dipatuhi pada file basis data agar
dapat memenuhi kriteria sebagai suatu basis data. Beberapa kekangan itu
berhubungan dengan masalah kerangkapan data, inkonsistensi data, data
terisolasi, keamanan data, dan integritas data.
1. Data Redudancy, yaitu munculnya data-data yang sama secara berulangulang pada file basis data yang semestinya tidak diperlukan.
17
2. Data Inconsistency, yaitu munculnya data yang tidak konsisten pada
medan yang sama untuk beberapa file dengan kunci yang sama. Ketidakkonsistenan data biasanya terjadi akibat kesalahan dalam pemasukan data
(data entry) atau update anomaly, yaitu suatu proses untuk meng-update
data, tetapi mengakibatkan munculnya data yang tuda konsisten atau
kehilangan informasi tentang objek yang ditinjau.
3. Data Terisolasi, disebabkan oleh pemakaian beberapa file basis data.
4. Security Problem, berhubungan dengan masalah keamanan data dalam
sistem basis data. Pada prinsipnya file basis data hanya boleh digunakan
oleh pemakai tertentu yang mempunyai wewenang untuk mengaksesnya.
5. Integrity Problem, berhubungan dengan unjuk kerja sistem agar dapat
melakukan kendali/kontrol pada semua bagian sistem sehingga sistem
selalu beroperasi dalam pengendalian yang penuh.
2.6. Konsep Permodelan Sistem
Untuk membangun sistem informasi yang besar dan kompleks,diperlukan
membuat model guna menggambarkan dan mengkomunikasikan secara
sederhana rancangan sistem yang dibuatnya kepada pengelola perusahaan,agar
sistem dapat dipahami dan dikoreksi.
Penggambaran pemeodelan dapat menggunakan sistem flow chart atau
blok diagram.melalui penggambaran,dapat dilakukan efisiensi aliran data dan
informasi sehingga sistem menjadi efisien.
2.6.1. Diagram Konteks
Model berikutnya menjawab sejumlah pertanyaan yang muncul
dalam pembuatan statement of purpose. Diagram konteks merupakan
kejadian tersendiri dari suatu diagram alir data. Dimana satu lingkaran
merepresentasikan seluruh sistem. Diagram konteks ini harus berupa
suatu pandangan, yang mencakup masukan-masukan dasar, sistemsistem dan keluaran.
Diagram konteks merupakan tingkatan tertinggi dalam diagram
aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara
keseluruhan. Proses tersebut diberi nomor nol. Semua entitas eksternal
yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran data-aliran data
18
utama menuju dan dari sistem. Diagram tersebut tidak memuat
penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan, begitu
entitas-entitas eksternal serta aliran data - aliran data menuju dan dari
sistem diketahui penganalisis dari wawancara dengan user dan sebagai
hasil analisis dokumen.
Diagram konteks menggaris bawahi sejumlah karakteristik penting
dari suatu sistem:
1. Kelompok pemakai, organisasi, atau sistem lain dimana sistem kita
melakukan komunikasi yang disebut juga sebagai terminator.
2. Data dimana sistem kita menerima dari lingkungan dan harus diproses
dengan cara tertentu dan Data yang dihasilkan sistem kita dan
diberikan ke dunia luar.
3. Penyimpanan data yang digunakan secara bersama antara sistem kita
dengan terminator. Data ini dibuat oleh sistem dan digunakan oleh
lingkungan atau sebaliknya, dibuat oleh lingkungan dan digunakan
oleh sistem kita.
4. Batasan antara sistem kita dan lingkungan.
Diagram konteks dimulai dengan penggambaran terminator, aliran
data, aliran kontrol penyimpanan, dan proses tunggal
menunjukkan
keseluruhan
sistem.
Bagian
termudah
yang
adalah
menetapkan proses (yang hanya terdiri dari satu lingkaran) dan diberi
nama yang mewakili sistem. Nama dalam hal ini dapat menjelaskan
proses atau pekerjaan atau dalam kasus ekstrim berupa nama
perusahaan yang dalam hal ini mewakili proses yang dilakukan
keseluruhan organisasi.
Terminator ditunjukkan dalam bentuk persegi panjang dan
berkomunikasi langsung dengan sistem melalui aliran data atau
penyimpanan
eksternal.
Antar
terminator
tidak
diperbolehkan
komunikasi langsung. Pada kenyataannya hubungan antar terminator
19
dilakukan, tetapi secara definitif karena terminator adalah bagian dari
lingkungan, maka tidak relevan jika dibahas dalam diagram konteks.
Diagram konteks memiliki aturan sebagai berikut:
1. Jika terdapat banyak terminator yang mempunyai banyak masukandan
keluaran diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu kali sehingga
mencegah penggambaran yang terlalu rumit, dengan ditandai secara
khusus untuk menjelaskan bahwa terminator yang dimaksud adalah
identik. Tanda tersebut dapat berupa asterik (*) atau pagar (#).
2. Jika terminator mewakili individu sebaiknya diwakili oleh peran yang
dimainkan personil tersebut. Alasan pertama adalah personil yang
berfungsi untuk melakukan itu dapat berganti sedang diagram konteks
harus tetap akurat walaupun personil berganti. Alasan kedua adalah
seorang personil dapat memainkan lebih dari satu peran.
3. Karena fokus utama adalah mengembangkan model, maka penting untuk
membedakan sumber resource dan pelaku handler, pelaku adalah
mekanisme, perangkat atau media fisik yang mentransportasikan data
ke/dari sistem, karena pelaku seringkali familier dengan pemakai dalam
implementasi sistem berjalan, maka sering menonjol sebagai sesuatu
yang harus digambarkan lebih dari sumber data itu sendiri. Sedangkan
sistem baru dengan konsep pengembangan teknologinya membuat
pelaku menjadi sesuatu yang tidak perlu digambarkan.
Aliran dalam diagram konteks memodelkan masukan ke sistem
dan keluaran dari sistem seperti halnya sinyal kontrol yang diterima atau
dibuat sistem. Aliran data hanya digambarkan jika diperlukan untuk
mendeteksi kejadian dalam lingkungan dimana sistem harus memberikan
respon atau membutuhkan data untuk menghasilkan respon. Selain itu,
aliran data dibutuhkan untuk menggambarkan transportasi antara sistem
dan terminator. Dengan kata lain aliran data digambarkan jika data
tersebut diperlukan untuk menghasilkan respon pada kejadian tertentu.
20
Dalam hal ini kita seharusnya menggambar context diagram
dengan asumsi bahwa masukan disebabkan dan diawali oleh terminator,
sedangkan keluaran disebabkan dan diawali oleh sistem. Dengan
mencegah interaksi yang tidak perlu extraneous prompts yang
berorientasi
pada
implementasi
masukan-keluaran
dan
mengkonsentrasikan pemodelan pada jaringan aliran data.
2.6.2
Data Flow Diagram
Empat simbol dasar yang digunakan untuk memetakan gerakan
Diagram aliran data adalah:
1. External Entity (Entitas)/terminator
Kotak ini digunakan untuk menggambarkan suatu entitas eksternal
(bagian lain, sebuah perusahaan, seseorang atau sebuah mesin) yang dapat
mengirim data atau menerima data dari sistem. Entitas ini disebut juga
sumber atau tujuan data, dan dianggap eksternal terhadap sistem yang
sedang digambarkan. Setiap entitas diberi label dengan sebuah nama yang
sesuai. Meskipun berinteraksi dengan sistem, namun dianggap di luar
batas-batas sistem. Entitas -entitas tersebut harus diberi nama dengan suatu
kata benda entitas yang sama bisa digunakan lebih dari sekali atas suatu
diagram aliran data tertentu untuk menghindari persilangan antara jalurjalur aliran data.
Bentuk dari eksternal entity diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Suatu kantor, departemen atau divisi dalam perusahaan tetapi di luar
sistem yang sedang dikembangkan.
2. Orang/sekelompok orang di organisasi tetapi di luar sistem yang sedang
dikembangkan.
3. Suatu organisasi atau orang yang berada di luar organisasi seperti misalnya
langganan, pemasok, dan lain – lain.
21
4. Sistem informasi yang lain di luar sistem yang sedang dikembangkan.
5. Sumber asli dari suatu transaksi.
6. Penerima akhir dari suatu laporan yagn dihasilkan oleh sistem.
a) Data Flow / Arus Data
Tanda panah ini menunjukkan perpindahan data dari satu titik ke
titik yang lain, dengan kepala tanda panah mengarah ke tujuan data.
Karena sebuah tanda panah menunjukkan seseorang, tempat atau
sesuatu, maka harus digambarkan dalam kata benda. Bentuk dari arus
data diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Formulir atau dokumen yagn digunakan di perusahaan.
2. Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem.
3. Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh
sistem.
4. Masukan untuk computer.
5. Komunikasi ucapan.
6. Surat-surat atau memo.
7. Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file.
8. Suatu isian yang dicatat pada buku agenda.
9. Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain.
b) Process / Proses
Bujur sangkar dengan sudut membulat/lingkaran digunakan untuk
menunjukkan adanya proses transformasi. Proses-proses tersebut
selalu menunjukkan suatu perubahan dalam didalam atau perubahan
data; jadi, aliran data yang meninggalkan suatu proses selalu diberi
label yang berbeda dari aliran data yang masuk. Proses-proses yang
menunjukkan hal itu di dalam sistem dan harus diberi nama
menggunakan salah satu format berikut ini.
22
Sebuah nama yang jelas memudahkan untuk memahami proses apa
yang sedang dilakukan.
Pemberian nama pada proses:
1. Menetapkan nama sistem secara keseluruhan saat menamai proses
pada level yang lebih tinggi. Contoh: sistem kontrol inventaris.
2. Menamai suatu subsistem utama, menggunakan nama - nama
seperti : Sistem pelaporan inventaris atau Sistem pelayanan
konsumen internet.
3. Menggunakan format kata kerja – kata sifat – kata benda
untuk
proses-proses yang mendetail. Kata kerja yang menggambarkan
jenis kegiatn yang seperti ini, misalnya menghitung, memverifikasi,
menyiapkan, mencetak atau menambahkan. Contoh-contoh nama
proses yang lengkap adalah: menghitung pajak penjualan,
memverifikasi status rekening konsumen, menyiapkan invoice
pengapalan, mencetak laporan
yang diurutkan kebelakang,
mengirim konfirmasi email ke konsumen, memverifikasi neraca
kartu kredit dan menambah record inventaris.
c) Data Store ( Penyimpanan Data )
Data store dilambangkan dengan bujur sangkar dengan ujung
terbuka yang menunjukkan penyimpanan data. Penyimpanan data
menandakan
penyimpanan
manual,
seperti
lemari
file/sebuah
file/basisdata terkomputerisasi. Karena penyimpanan data mewakili
seseorang, tempat atau sesuatu, maka diberi nama dengan sebuah kata
benda. Penyimpanan data sementara seperti kertas catatan/sebuah file
komputer sementara tidak dimasukkan kedalam diagram aliran data.
Bentuk dari penyimpanan data diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Suatu file atau database di sistem komputer.
2. Suatu arsip atau catatan manual.
3. Suatu kotak tempat data di meja seseorang.
23
4. Suatu tabel acuan manual.
5. Suatu agenda atau buku.
Dalam penggambaran penyimpanan data perlu diperhatikan
beberapa hal, antara lain:
1) Hanya proses saja yang berhubungan dengan simpanan data,
karena yang mengggunakan/merubah data di simpanan data adalah
suatu proses.
2) Arus data yang menuju ke simpanan data dari suatu proses
menunjukkan proses update terhadap data yang tersimpan di
simpanan data. Update dapat berupa proses:
1.
Menambah/menyimpankan record baru atau dokumen baru ke
dalam simpanan data.
2.
Menghapus record atau mengambil dokumen dari simpanan
data.
3.
Merubah nilai data di suatu record atau di suatu dokumen yang
ada di simpanan data.
4.
Arus data yang berasal dari simpanan data ke suatu proses
menunjukkan bahwa proses tersebut menggunakan data yang
ada di simpanan data.
5.
Untuk suatu proses yang melakukan kedua-duanya yaitu
menggunakan dan update simpanan data dapat dipilih salah
satu penggambaran.
1) Menggambarkan sebuah garis dengan panah mengarah
kedua arah yang berlawanan dari simpanan data sebagai
berikut:
2) Menggunakan arus data yang terpisah sebagai berikut:
Untuk menghindari garis arus data yang saling berpotongan
sehingga membuat gambar di DFD menjadi ruwet, maka
simpanan data/kesatuan luar dapat digambar lebih dari
sebuah.
24
2.6.3. Entity Relationship Diagram
Sistem
basis data ini mengenai Pengertian Entity Relation
Diagram (ERD), Notasi ERD, Kardinalitas.
1. Pengertian Entity Relation Diagram (ERD)
Merupakan abstrak dan konseptual representasi data. EntityRelationship adalah salah satu metode pemodelan basis data yang
digunakan untuk menghasilkan skema konseptual untuk jenis/model
data semantik sistem. Dimana sistem seringkali memiliki basis data
relasional, dan ketentuannya bersifat top-down. Diagram untuk
menggambarkan model Entitiy-Relationship ini disebut EntitiyRelationship diagram, ER diagram, atau ERD.
2. Notasi Entity Relationship Diagram (ERD)
Ada sejumlah konvensi mengenai Notasi ERD. Notasi
klasik sering digunakan untuk model konseptual. Berbagai notasi lain
juga digunakan untuk menggambarkan secara logis dan fisik dari
suatu basis data.
Notasi-notasi
simbolik
yang digunakan
dalam
Entity
Relationship Diagram adalah sebagai berikut :
1. Entitas, Adalah segala sesuatu yang dapat digambarkan oleh data.
Entitas juga dapat diartikan sebagai individu yang mewakili
sesuatu yang nyata (eksistensinya) dan dapat dibedakan dari
sesuatu yang lain. Ada dua macam entitas yaitu entitas kuat dan
entitas lemah. Entitas kuat merupakan entitas yang tidak memiliki
ketergantungan dengan entitas lainnya. Sedangkan entitas lemah
merupakan
entitas
yang
kemunculannya
keberadaaan entitas lain dalam suatu relasi.
tergantung
pada
25
2. Atribut, Atribut merupakan pendeskripsian karakteristik dari
entitas. Atribut digambarkan dalam bentuk lingkaran atau elips.
Atribut yang menjadi kunci entitas atau key diberi garis bawah.
3. Relasi atau Hubungan, Relasi menunjukkan adanya hubungan
diantara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang
berbeda.
4. Penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entitas dan
himpunan entitas dengan atribut dinyatakan dalam bentuk garis.
3. Kardinalitas
Menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi
dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Macam-macam
kardinalitas adalah:
a) One to One relationship
Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu
berbanding satu. Kejadian jenis ini terjadi jika kejadian atau
transaksi
diantara
dua
entitas
yang
berhubungan
hanya
memungkinkan terjadi sebuah kejadian atau transaksi pada kedua
entitas.
b) One to Many relationship
Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu
berbanding banyak. Kerelasian jenis ini terjadi jika kejadian atau
transaksi
diantara
dua
entitas
yang
berhubungan
hanya
memungkinkan terjadi satu kali dalam entitas pertama dan dapat
terjadi lebih dari satu kali kejadian atau transaksi pada entitas
kedua.
Gambar 2.2. One to Many Relationship
26
c) Many to many relationship
Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah banyak
berbanding banyak. Kerelasian jenis ini terjadi jika kejadian atau
transaksi diantara dua entitas yang berhubungan memungkinkan
terjadi lebih dari satu kali dalam entitas pertama dan entitas kedua.
Gambar 2.3. Many to Many relationship
2.6.4. Perangkat Lunak yang digunakan
a) Mengenal Lingkungan Kerja Borland Delphi 7
Delphi 7 merupakan salah satu perangkat lunak atau program
pengembangan aplikasi berbasis object Pascal produksi dari Borland.
Sebagai salah satu bahasa pemrograman Delphi 7 mempunyai keunggulan
dari segi produktifitas, yaitu :
1. Kualitas dari lingkungan pengembangan visual
2. Kecepatan dari compiler dibandingkan dengan kompleksitasnya
3. Kekuatan
dari
bahasa
pemrograman
dibandingkan
dengan
kompleksitasnya
4. Fleksibilitas dari arsitektur basis data
5. Pola disain dan pemakaian yang diwujudkan oleh framework-nya
Delphi 7 dapat digunakan untuk membuat berbagai jenis
aplikasi seperti permainan (games), internet, hingga ke aplikasi
database.
Khusus
untuk
pemrograman
database,
Delphi
7
menyediakan fasilitas objek yang kuat dan lengkap yang memudahkan
programmer dalam membuat program. Format database yang dapat
diakses Delphi 7 adalah format database Paradox, dBase, MS Access,
27
ODBC, SyBASE, Oracle, MySQL, MS SQL Server, Informix,
Interbase dan lain-lain.
a) Sesaat kemudian akan muncul tampilan lingkungan kerja Delphi 7
(IDE)
Gambar. 2.4. IDE Delphi 7
b) Mengenal IDE Delphi 7
IDE (Integrated Development Environment) Delphi 7 atau
lingkungan pengembangan terpadu merupakan lingkungan kerja
Delphi 7 yang terbagi menjadi delapan bagian utama, yaitu :
a) Component Palette
b) Form Designer
c) Object TreeView
d) Object Inspector
e) Code Editor
28
1.
Component Pallete
Component
Palette
berisi
kumpulan
icon
yang
melambangkan komponen-komponen yang terdapat pada
VCL (Visual Component Library). Pada Component Palette
Anda akan menemukan beberapa page control seperti
Standard, Additional, Win32, System, Data Access dan
lain-lain seperti pada gambar 1.7. Icon component terdapat
di setiap page control. Page control ini dipakai untuk
memilih icon component.
1) Form Designer
Form merupakan suatu objek yang dapat dipakai sebagai
tempat untuk merancang dialog program aplikasi. Form
berbentuk sebuah meja kerja yang dapat diisi dengan
komponen-komponen
yang
diambil
dari
Component
Palette. Pada saat Anda memulai Delphi 7, Delphi 7 akan
memberikan sebuah form kosong yang disebut Form1,
seperti gambar 1.8 diatas ini.
Sebuah form mengandung unit yang berfungsi untuk
mengendalikan form dan Anda dapat mengendalikan
komponen-komponen yang terletak dalam form dengan
menggunakan Object Inspector dan Code Editor.
2) Object Inspector
Object Inspector terdiri dari dua tab, yaitu Properties dan
Events seperti gambar 1.9 dibawah ini. Pada awalnya yang
kelihatan hanya tab Properties sedangkan tab Events tidak
kelihatan, untuk menampilkan klik tab Events
29
Object Inspector digunakan untuk mengubah properti atau
karakteristik dari sebuah komponen pada posisi tab
Properties, sedangkan pada posisi tab Events digunakan
untuk memilih dan membuka events procedure
3) Object Tree View
Object TreeView menampilkan diagram pohon dari
komponen-komponen
yang
bersifat
visual
maupun
nonvisual yang telah terdapat dalam form, data module,
atau frame. Object TreeView juga menampilkan hubungan
logika antar komponen. Apabila Anda mengklik kanan
salah satu item yang terdapat di dalam diagram pohon,
Anda dapat melihat konteks menu komponen versi
sebelumnya. Untuk mengakses menu secara penuh, klik
kanan pada komponen yang sama dalam form, data
module, atau frame
4) Code Editor
Pada saat Anda memulai Delphi 7, code editor ini tidak
kelihatan. Untuk menampilkannya klik icon Toggle
pada toolbar sehingga code editor ditampilkan seperti
gambar.
Code Editor merupakan tempat di mana Anda dapat
menuliskan kode program. Pada bagian ini Anda dapat
menuliskan pernyataan-pernyataan dalam Object Pascal.
Satu diantara keuntungan bagi pengguna Delphi 7 adalah
bahwa Anda tidak perlu menuliskan semua kode-kode
program sumber, karena Delphi 7 telah menyediakan
kerangka penulisan sebuah program seperti pada gambar.
30
5) Code Explorer
Code Explorer merupakan fasilitas baru yang terdapat di
dalam Delphi 7 yang tidak ditemukan pada versi-versi
sebelumnya. Code Explorer digunakan untuk memudahkan
pemakai berpindah antar file unit yang terdapat di dalam
jendela Code Editor. Untuk menutup Code Explorer, klik
tanda cross yang terdapat di sudut kanan atas, dan untuk
membukanya kembali pilih menu View  Code Explorer
dari menu utama atau klik kanan dalam jendela Code
Editor kemudian pilih View Explorer
a) Microsoft Access 2007
Microsoft Access 2007 merupakan salah satu software
pengolah database yang berjalan di bawah sistem windows. Database
yang dihasilkan oleh Access 2007 dapat diolah Borland Delphi 7
karena tipe data Access 2007 kompitabel dengan tipe data pada
Borland Delphi 7 . Nama file database Access 2007 diakhiri dengan
.mdb. Dalam mengelola database Microsoft Access 2007 memiliki
sarana objek diantaranya sebagai berikut :
1. Tables
Berupa tabel kumpulan data yang merupakan komponen utama
dari sebuah database.
2. Queries
Digunakan untuk mencari dan menampilkan data yang memenuhi
syarat tertentu dari satu tabel atau lebih. Queri dapat juga
digunakan untuk meng-update atau menghapus beberapa record
data pada satu saat yang sama. Selain itu queri dapat digunakan
untuk menjalankan perhitungan terhadap sekelompok data.
31
3. Forms
Dipergunakan untuk menampilkan data, mengisi data dan
mengubah data yang ada di dalam tabel. Ketika anda membuka
form, access mengambil data dari satu tabel atau lebih dan
menampilkannya ke layar monitor menggunakan layout yang anda
buat melalui form wizard atau dari layout yang anda rancang
sendiri.
4. Reports
Dipergunakan untuk menampilkan laporan hasil analisis data.
Dipergunakan untuk menampilkan laporan hasil analisis data.
Anda dapat mencetak sebuah report (laporan) yang telah
dikelompokkan, dihitung subtotal dan total datanya berdasarkan
kriteria tertentu. Anda juga dapat membuat report (laporan) yang
berisi grafik atau label data.
5. Pages
Dipergunakan untuk membuat halaman web berupa data access
page yang dapat ditempatkan di server jaringan intranet maupun
internet.
6. Macros
Dapat dipergunakan untuk mengotomatisasi perintah-perintah
yang sering digunakan dalam mengolah data.
7. Modules
Dipergunakan untuk perancangan berbagai modul aplikasi
pengolahan database tingkat lanjut sesuai dengan kebutuhan.
32
2.6.5. Struktur Organisasi
STRUKTUR ORGANISASI BIRO PERLENGKAPAN
SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI KEPULAUAN RIAU
BIRO PERLENGKAPAN
BAGIAN ADMINISTRASI
BAGIAN PENGADAAN DAN
PENYIMPANAN BARANG
BAGIAN
PEMELIHARAAN
BARANG
Sub Bagian Perencanaan
dan tata usaha Barang
Sub Bagian Pengadaan
Perlengkapan Dan Alat Tulis
Kantor
Sub Bagian Pemeliharaan
Barang Bergerak
Sub Bagian Tata Usaha
Biro
Sub Bagian Pengadaan
Barang Inventaris
Sub Bagian Pemeliharaan
Barang Tidak Bergerak
Sub Bagian Inventaris
Dan Pengawasan
Sub Bagian Penyimpan Dan
Distribusi Barang
Sub Bagian Pemeliharaan
Fasilitas Dan Utilitas Kantor
Gambar 2.5. Struktur Organisasi Biro Perlengkapan
Sekretariat Daerah Kepulauan Riau
a) Deskripsi Pekerjaan ( Job Description )
Deskripsi Pekerjaan adalah Uraian tugas yang merupakan suatu
rincian yang menunjukkan posisi, tanggung jawab dan wewenang.
Fungsinya harus dikerjakan oleh seorang personil di dalam suatu
organisasi. Adapun uraian tugas tersebut adalah sebagai berikut :
33
1. Biro Perlengkapan
Tugas dari Biro Perlengkapan adalah :
Biro Perlengkapan mempunyai tugas menyiapkan bahan
perumusan kebijakan di bidang penyelenggaraan kegiatan
perencanaan dan penentuan kebutuhan, penganggaran, standarisasi
barang dan harga, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian,
pemeliharaan, pengamanan dan pemanfaatan perlengkapan daerah.
2. Bagian Administrasi Barang
Tugas dari Bagian Administrasi Barang adalah :
1. Bagian Administrasi Barang mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan perumusan kebijakan, fasilitasi, koordinasi,
pembinaan pelaksanaan administrasi perencanaan dan tata
usaha barang, inventarisasi dan pengawasan barang daerah
serta melaksanakan ketatausahaan biro.
2. Sub Bagian Perencanaan dan Tata Usaha Barang mempunyai
tugas melaksanakan penyiapan dan mengolah bahan perumusan
kebijakan, fasilitasi, koordinasi, pembinaan pelaksanaan
perencanaan dan tata usaha barang daerah.
3. Sub Bagian Tata Usaha Biro mempunyai tugas melaksanakan
pengelolaan
administrasi
surat
menyurat,
kearsipan,
kepegawaian, perlengkapan, keuangan dan rumah tangga biro.
4. Sub Bagian Inventarisasi dan Pengawasan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan dan mengolah bahan perumusan
kebijakan, fasilitasi, koordinasi, pembinaan dan pengendalian
pelaksanaan inventarisasi dan pengawasan barang daerah.
3.Bagian Pengadaan dan Penyimpanan Barang
Tugas dari Bagian Pengadaan dan Penyimpanan Barang adalah:
1. Bagian Pengadaan dan Penyimpanan Barang mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan fasilitasi, koordinasi,
pembinaan pelaksanaan pengadaan perlengkapan dan alat tulis
kantor, barang inventaris, pendistribusian dan penyimpanan
barang daerah.
34
2. Sub Bagian Pengadaan Perlengkapan dan Alat Tulis Kantor
mempunyai tugas melaksanakan penyiapan dan mengolah bahan
fasilitasi, koordinasi, pembinaan pelaksanaan pengadaan
perlengkapan dan alat tulis kantor.
3. Sub Bagian Pengadaan Barang Inventaris mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan dan mengolah bahan fasilitasi,
koordinasi dan pembinaan pelaksanaan pengadaan barang
inventaris daerah.
4. Sub Bagian Penyimpanan dan Distribusi Barang mempunyai
tugas melaksanakan penyiapan dan mengolah bahan fasilitasi,
koordinasi dan pembinaan pelaksanaan penyimpanan dan
distribusi barang.
4.Bagian Pemeliharaan Barang
Tugas dari Bagian Pemeliharaan Barang adalah:
1. Bagian Pemeliharaan Barang mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan fasilitasi, koordinasi dan pembinaan
pelaksanaan pemeliharaan barang daerah, fasilitas dan utilitas
perkantoran.
2. Sub Bagian Pemeliharaan Barang Bergerak mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan dan mengolah bahan fasilitasi,
koordinasi dan pembinaan pelaksaaan pemeliharaan barang
bergerak daerah.
3. Sub Bagian Pemeliharaan Barang Tidak Bergerak mempunyai
tugas melaksanakan penyiapan dan mengolah bahan fasilitasi,
koordinasi dan pembinaan pelaksanaan pemeliharaan barang
tidak bergerak daerah.
4. Sub Bagian Pemeliharaan Fasilitas dan Utilitas Kantor
Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan dan mengolah
bahan perumusan kebijakan,fasilitasi,koordinasi dan pembinaan
pelaksanaan pemeliharaan fasilitas dan utilitas kantor daerah.