STRATEGI

PERTEMUAN 2
KONTEKS ORGANISASI
STRATEGI, STRUKTUR, dan BUDAYA
Konsep dan Proses
Manajemen Proyek Sistem Informasi
STRATEGIC MANAGEMENT
STRATEGI
• Ilmu merumuskan, melaksanakan, dan
mengevaluasi keputusan lintas
fungsional yang memungkinkan
organisasi untuk mencapai tujuannya
ELEMEN DARI STRATEGIC
MANAGEMENT
• Mengembangkan pernyataan visi dan
misi
• Merumuskan, melaksanakan, dan
mengevaluasi
• Keputusan lintas fungsional
• Mencapai tujuan
HUBUNGAN ANTARA ELEMENELEMEN STRATEGI
CONTOH DARI PROYEK YANG
MEREFLEKSIKAN STRATEGI
STRATEGI
PROYEK
• Teknikal atau evaluasi
(seperti desentralisasi
pabrik)
• Pembangunan kembali
produk untuk pasar yang
lebih besar
• Perubahan strategis atatu
konfigurasi ulang
portofolio produk
• Pembangunan pabrik
baru atau membaharui
fasilitas
• Reengineering projects
• Membuat produk baru
ILLUSTRATING ALIGNMENT BETWEEN
STRATEGIC ELEMENTS AND PROJECTS
PROJECT STAKEHOLDER
STAKEHOLDER
PROJECT STAKEHOLDER
RELATIONSHIP
• Semua individu atau kelompok yang
memiliki kepentingan yang aktif
dalam proyek dan berpotensi untuk
mempengaruhi perkembangan
proyek, baik secara positif ataupun
negatif.
MANAGING
STAKEHOLDER
• Menilai lingkungan
• Mengidentifikasi tujuan dari pelaku
utama (parent organization)
• Menilai kemampuan diri sendiri
• Menentukan masalah
• Mengembangkan solusi
• Menguji dan menyempurnakan solusi
PROJECT STAKEHOLDER
MANAGEMENT CYCLE
STRUKTUR
ORGANISASI
Tiga Elemen Kunci dari
Struktur Organisasi
• Struktur Organisasi menunjukan hubungan
formal, termasuk jumlah tingkatan dalam
hirarki dan rentang kendali seorang manajer
dan supervisor.
• Struktur organisasi mengidentifikasi
pengelompokan individu ke departemen dan
departemen ke dalam organisasi total.
• Struktur organisasi meliputi desain sistem
untuk memastikan komunikasi yang efektif,
koordinasi, dan integrasi usaha di seluruh
departemen.
BENTUK STRUKTUR
ORGANISASI
BENTUK STRUKTUR
ORGANISASI
Contoh dari Functional
Organization
• FUNCTIONAL ORGANIZATIONS –
Perusahaan disusun oleh sekelompok
orang yang melakukan kegiatan serupa
dalam satu departemen.
• PROJECT ORGANIZATIONS –
Perusahaan yang terstruktur dengan
mengelompokkan orang ke dalam suatu
tim proyek pada tugas sementara.
• MATRIX ORGANIZATIONS - Perusahaan
disusun dengan membuat hirarki ganda di
mana fungsi dan proyek memiliki
keunggulan yang sama.
Kelebihan & Kekurangan
Functional Structure
Kelebihan (untuk Manajemen
Proyek)
Kekurangan (untuk Manajemen
Proyek)
•
•
•
•
•
Proyek dikembangkan dalam
struktur fungsional dasar organisasi,
tidak ada gangguan atau perubahan
terhadap desain perusahaan.
Memungkinkan pengembangan
pengetahuan yang mendalam dan
menjadi modal intelektual
Allows for standard career paths.
Project team members only perform
their duties as needed while
maintaining maximum connection
with their functional group
Anggota tim proyek hanya
melakukan tugasnya sesuai dengan
kebutuhan, tetapi tetap menjaga
hubungan dengan kelompok
fungsional mereka
•
•
•
Terkadang sulit untuk membuat
kerjasama lintas fungsional
Fokus terhadap customer
kurang
Umumnya memakan waktu lebih
lama untuk menyelesaikan
sebuah proyek karena masalah
struktural, komunikasi yang
lambat, kurangnya keterlibatan
owner dalam proyek, dan
adanya persaingan prioritas di
antara departemen fungsional.
Hasil proyek tidak optimal
Contoh dari Project Organizations
Kelebihan & Kekurangan
Project Structure
Kelebihan (untuk Manajemen
Proyek)
Kekurangan (untuk Manajemen
Proyek)
•
•
•
•
•
•
Memberikan otoritas sematamata untuk manajer proyek.
Memimpin untuk meningkatkan
komunikasi di seluruh
organisasi dan di antara
kelompok-kelompok
fungsional.
Pembuatan keputusan yang
cepat.
Mempromosikan penciptaan
kader ahli manajemen proyek.
Mendorong respon yang cepat
terhadap peluang pasar.
•
•
•
Biaya persiapan dan
pemeliharaan tim mahal
Anggot tim proyek berpotensi
untuk mengembangkan
loyalitas mereka kepada
proyek daripada organisasi
secara keseluruhan
Sulit untuk mempertahankan
modal intelektual yang sudah
dikumpulkan
Kekhawatiran di antara
anggota tim proyek tentang
masa depan mereka setelah
proyek berakhir.
Kelebihan & Kekurangan
Matrix Structure
Kelebihan (untuk Manajemen
Proyek)
• Cocok untuk lingkungan
yang dinamis.
• Menekankan pentingnya
peran ganda dalam
manajemen proyek dan
efisiensi fungsional.
• Meningkatkan koordinasi
lintas unit fungsional.
• Memaksimalkan sumber
daya yang langka antara
proyek bersaing dan
tanggung jawab fungsional
Contoh dari Matrix Organizations
Kekurangan (untuk Manajemen
Proyek)
• Hirarki ganda berarti bos.
• Membutuhkan waktu yang
cukup banyak untuk
bernegosiasi tentang
berbagi sumber daya kritis
antara proyek-proyek yang
ada di departemen.
• Bisa membuat frustasi bagi
pekerja yang terperangkap
antara proyek dan tuntutan
fungsional.
Dampak Struktur Organisasi
Terhadap Kinerja Proyek
Budaya
BUDAYA
ORGANISASI
• Mengacu pada aturan-aturan tidak tertulis dari
perilaku, atau norma-norma yang digunakan
untuk membentuk dan membimbing perilaku,
yang dibagi oleh beberapa subset dari anggota
organisasi, dan diajarkan kepada semua anggota
baru perusahaan.
Faktor Kunci yang Mempengaruhi
Perkembangan Budaya
•
•
•
•
•
•
•
Teknologi
Lingkungan
Lokasi Geografis
Sistem Reward
Aturan dan prosedur
Anggota kunci organisasi
Insiden kritis
Implikasi dari Budaya Organisasi
pada Proses Manajemen Proyek
• Interaksi antar departemen
• Karyawan berkomitmen untuk
mencapai tujuan
• Perencanaan proyek
• Evaluasi kinerja
PROJECT LIFE CYCLE
CONSEPTUALIZATION
•
•
•
•
•
•
Term Of Reference
•
•
•
•
•
•
•
•
Pernyataan kebutuhan pekerjaan yang berisi :
Latar belakang
Tujuan (pelaksanaan pekerjaan)
Sasaran (dampak hasil pekerjaan)
Lingkup kegiatan
Deliverables (hasil pekerjaan ; dokumentasi)
Resouce (man power, equipment, tools, dll)
Waktu pelaksanaan
Syarat lain (metodologi, organisasi pelaksana, dll)
Inisiasi Proyek
Kelayakan Proyek
Permintaan Proposal
Proposal Proyek
Pemilihan Proposal
Negosiasi Kontrak
PLANNING
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Jadwal pekerjaan
Anggaran dan sistem pengendalian biaya
Work breakdown structure (rincian struktur kerja)
Bagian-bagian yang beresiko tinggi dan cukup
sulit dan rencana tentang kemungkinankemungkinan yang akan muncul
Rencana pemakaian SDM dan sumber daya lain
Rencana pengujian hasil proyek
Rencana dokumentasi
Rencana peninjauan pekerjaan
Rencana pelaksanaan hasil proyek
EXECUTION
•
•
•
•
Desain
Pengadaan
Produksi
implementasi
TERMINATION
Setelah hasil proyek diserahkan
kepada user, maka proyek dianggap
selesai
SOFTWARE LIFECYCLE
Waterfall (Sequence Linear)
Evolutionere
Sequence Linear
•
Kelebihan
– Terbukti handal terutama untuk sistem berskala besar
– Setiap tahapannya jelas
• Memudahkan mengontrol proyek pengembangan
software
•
Kekurangan
– Tahapan yang tidak fleksibel
– Sulit merespon perubahan persyaratan
• sehingga sistem kurang cocok dengan kebutuhan user
sebenarnya
– Memerlukan waktu yang lama
– Iterasi menyebabkan biaya menjadi mahal dan pengerjaan
ulang yang signifikan
Spiral
Spiral
Empat Sektor Spiral
• Penentuan tujuan
– Tujuan yang spesifik untuk fase proyek
didefinisikan
• Penilaian dan pengurangan risiko
– Dalam setiap risiko proyek yang telah
diidentifikasi, dilakukan analisis yang rinci
untuk memperkecil risiko
• Pengembangan dan validasi
– Pemilihan model pengembangan sistem
• Perencanaan
– Proyek ditinjau ulang dan membuat
keputusan untuk melanjutkan untaian spiral
berikutnya
Incremental
Pengembangan Incremental
Solusi beberapa masalah perubahan konstan
yang mencirikan pembuatan prototipe evolusioner
Arsitektur sistem yang menyeluruh
ditentukan pada awal proses
sebagai kerangka kerja
Komponen sistem dikembangkan
secara incremental, dan diserahkan
setelah divalidasi terlebih dahulu
Model incremental lebih dapat
dipahami daripada prototipe
evolusioner, karena berdasarkan
pada standar proses software
normal
Rapid Application Development (RAD)
(RAD)
• RAD ≈ seperangkat strategi, metodologi
dan peralatan yang terintegrasi dalam
satu kerangka kerja menyeluruh
(Information Engineering – IE).
• Metodologi RAD harus mampu merespon
dengan cepat terhadap kebutuhan
pengguna, tetapi ruang lingkup yang lebih
luas.
Unsur-unsur Penting RAD
• Manajemen menyediakan lingkungan kerja yang kondusif
kegiatan pengembangan software yang menyenangkan
• Perlu disusun beberapa Tim spesialisasi  dikenal istilah SWAT
(S killed With A dvanced Tools).
• Tahapan RAD :
perencanaan kebutuhan, rancangan pemakai, konstruksi, dan
cutover.
• Peralatan :
Bahasa pemrograman generasi ke-4 dan CASE Tools
(Computer Aided Software Engineering)
47
Keuntungan Evolutionere
• Penyerahan sistem yang dipercepat
– Kecepatan perubahan bisnis berarti pentingnya
penyediaan software pendukung yang cepat.
– Pada beberapa kasus, penyerahan dan
kemampupakaian (usability) dalam waktu cepat
(jangka pendek) lebih penting dari fungsionalitas atau
pemeliharaan software jangka panjang.
• Keterlibatan user dengan sistem
– Keterlibatan user dengan proses pengembangan
tidak hanya berarti bahwa sistem lebih mungkin
memenuhi persyaratan mereka.
– End-user sistem telah membuat komitmennya dan
ingin membuat sistem tersebut dapat dipakai
Prototyping
Perubahan yg
terus-menerus
cenderung
meruksak
struktur sistem
prototipe.
Kontrak
Manajer
kesulitan
menggunakan
staff yg ada yg
kurang ahli
Pengembangan
prototipe yg
cepat perlu
teknologi
khusus.
Pemeliharaan
Manajemen
Masalah Evolutionere
Pelanggan tidak
senang dengan
membayar
sampai batas
waktu proyek.
Pengembang
tidak menerima
kontrak dengan
harga yg fixed
karena susah
mengontrol
perubahan
kebutuhan user.
Dua tipe prototype
Evolutionere
• Memulai dengan persyaratan user yang dipahami paling baik dan
memiliki prioritas paling tinggi.
• Menyerahkan sistem yang dapat dipakai kepada end-user.
• Persyaratan dg prioritas lebih rendah dan lebih tidak jelas dibuat jika
diminta user.
Prototype Evolutionere
Identifikasi
Kebutuhan Pengguna
Mengembangkan
Prototipe
Throw-away
• Menvalidasi atau menurunkan persyaratan sistem.
• Mulai dari persyaratan yg tidak dipahami dengan baik karena perlu
mencari tahu lebih banyak ttg persyaratan tersebut.
• Persyaratan yg mudah tidak perlu dibuat prototype
Tidak
Ujicoba Sistem
Prototipe
Memenuhi
Syarat?
Delivery
Sistem
Ya
Prototipe Throw-away
Persyaratan
Outline
Buat
Prototype
Kegunaan Prototype
Evaluasi
Prototype
• Salah satu teknik analisis dan rancangan yang
memungkinkan pengguna ikut serta dalam
– menentukan kebutuhan sistem
• yang belum ditentukan dalam proses analisis
• yang belum didefinisikan dengan baik
Spesifikasi
Sistem
Kembangkan
Software
Validasi
Sistem
Delivery
Joint Application Development (JAD)
• Pengembangan Aplikasi Bersama
• Teknik yang dikembangkan oleh James Martin
dkk untuk menyatakan tujuan keterlibatan
pemakai dalam pengembangan sistem.
• JAD bisa digunakan dalam semua tahapan
metodologi pengembangan sistem.
• Terutama bermanfaat selama perencanaan
sistem, analisis sistem dan rancangan sistem
general(konseptual).
– pembentukan sistem yang akan dibuat dalam
memenuhi kebutuhan tersebut
• Mempersempit kesenjangan antara apa yang
pengguna pikirkan dengan yang mereka inginkan
dari sistem, dan apa yang sebenarnya yang
mereka bisa dapatkan
– apa yang pengguna minta tidak selalu apa yang
mereka inginkan
– apa yang mereka inginkan tidak selalu apa yang
mereka butuhkan.
Hasil JAD
Persetujuan antara para
pengguna dan
professional sistem
• Tentang apa kebutuhan sistem
informasi general
Syarat JAD
• Ruangan JAD tidak dilengkapi telepon, bel
atau lainnya yang dapat berkomunikasi
dengan dunia luar.
• Dijauhkan peserta dari kegiatan bisnis seharihari, agar bisa memusatkan perhatian pada
sesi JAD.
• Peserta diposisikan di meja berbentuk huruf
U.
• Tidak memperhatikan jabatan masing-masing,
apapun wewenang mereka di luar ruang JAD.
• Semua kepentingan pribadi ditinggalkan.
Tata Letak Ruang JAD
Pembagian Posisi JAD
•
•
•
•
•
Fasilitator
Penulis
Karyawan yang terkait
Professional
pengamat
Fasilitator
Penulis
Pengamat
Mencatat temuan dari
sesi JAD
Karyawan lain dari perusahaan
Mendokumentasikan
seluruh kegiatan JAD
Professional: DBA, Teknisi IT, Pengacara
yang bisa memecahkan masalah teknis,
hukum dan bisnis
FRAMEWORK MANAJEMEN
PROYEK