bab i pendahuluan - Perpustakaan Universitas Mercu Buana

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Penggunaan komputer saat ini sudah menjadi suatu kebutuhan primer di Indonesia.
Banyak bisnis atau proses kerja yang dilakukan dengan bantuan komputer dalam bentuk
sistem informasi. Sistem informasi merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi
untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan menjalankan operasional perusahaan
ataupun instansi, di mana sistem tersebut merupakan kombinasi dari SDM, teknologi
informasi, dan prosedur-prosedur yang terstruktur.
HRIS (Human Resource Information System) merupakan sistem berbasis web yang
dibangun untuk menggabungkan aktivitas yang berhubungan dengan manajemen sumber
daya manusia (SDM) dan teknologi informasi (TI). HRIS berfungsi untuk menyediakan
informasi yang tepat dan akurat yang digunakan dalam proses pengambilan keputusan. HRIS
juga dapat digunakan untuk memantau dan mengendalikan seluruh kinerja SDM, sehingga
dapat meningkatkan kinerja SDM yang ada dalam perusahaan maupun instansi tersebut.
Sistem yang berjalan saat ini di Universitas Kristen Indonesia(UKI) adalah Sistem
Informasi Payroll yang berperan dalam proses penggajian pegawai yang bekerja di UKI.
Pihak yang berperan dalam menangani proses penggajian adalah pihak BSDM (Biro Sumber
Daya Manusia). Untuk pengelolaan data pegawai seperti cuti pegawai, membuat histori
pegawai, mengelola studi lanjut, dan surat perjalanan dinas pegawai masih dilakukan secara
manual. Dan data pegawai telah disimpan dalam sistem payroll, namun data tesebut hanya
digunakan untuk penggajian. Proses lain yang membutuhkan data pegawai masih harus
bergantung kepada user sistem payrol tersebut. BSDM yang bertugas untuk mengelola data
hubungan kontrak dan jabatan yang berakhir mengalami kesulitan untuk mengetahui pegawai
yang kontrak dan jabatan yang telah berakhir, karena proses tersebut masih dilakukan secara
manual di excel. Hal ini mengurangi performansi kinerja dari BSDM, karena setiap proses
tersebut dilakukan oleh pegawai BSDM yang berbeda.Untuk meningkatkan kinerja BSDM
dalam mengerjakan tugasnya masing-masing, BSDM memerlukan suatu sistem untuk
1
http://digilib.mercubuana.ac.id/
2
menggabungkan proses-proses tersebut dengan aplikasi penggajian yang telah berjalan
sekarang ini.
Hal tersebut menjadi dasar untuk membangun HRIS (Human Resource Information
System) yang dibangun untuk menggabungkan sistem penggajian pegawai dengan proses
pengelolaan cuti, penggajian, pembuatan laporan, proses studi lanjut, dan membuat alert
sebagai pengingat untuk pegawai yang akan berakhir masa kontrak ataupun jabatannya.
Sistem informasi ini akan memberikan kemudahan bagi pihak BSDM untuk mengelola data
pegawai, serta mempermudah pihak BSDM dalam melakukan kinerja masing-masing.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas, maka rumusan masalah untuk
mencapai solusi tersebut adalah sebagai berikut.
1
Bagaimana cara untuk meningkatkan proses kerja BSDM dalam mengelola data pegawai,
seperti mengelola proses cuti, penggajian , pembuatan laporan pegawai, proses studi
lanjut.
2
Bagaimana cara untuk mengelola data pegawai, sehingga semua pihak BSDM
memperoleh data pegawai dengan cepat dan akurat.
3
Bagaimana untuk mengontrol hubungan kontrak , dan sk jabatan yang berakhir tanpa
harus melakukan secara manual di excel untuk meningkatkan proses tersebut.
1.3 Batasan Masalah
Agar dalam pengerjaaan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah, maka pembahasan
penulisan ini dibatasi pada ruang lingkup pembahasan sebagai berikut.
1
Ruang lingkup informasi dari HRIS ini adalah Universitas Kristen Indonesia.
2
HRIS ini bertujuan untuk menggabungkan aplikasi sistem payroll yang ada dengan
sistem untuk mengelola proses kepegawaian Universitas Kristen Indonesia yang akan
dibangun.
3
Tugas Akhir ini dilakukan sampai tahap pembangunan sistem yang digunakan untuk
mengelola proses kepegawaian Universitan Kristen Indonesia dengan tidak menangani
penggabungan aplikasi payroll.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
3
1.4 Tujuan
Tujuan dari HRIS ini adalah sebagai berikut.
1
Mempermudah pihak BSDM UKI untuk melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan
pengelolaan data kepegawaian yaitu proses cuti, penggajian, studi lanjut, membuat alert
sebagai pengingat untuk pegawai yang akan berakhir masa kontrak dan jabatannya.
2
Data yang dihasilkan lebih akurat dan tersistematis.
1.5 Metode Penelitian
Untuk memperoleh suatu informasi benar dan akurat, dalam kegiatan penelitian
diperlukan berbagai metode untuk mendapatkan kebenaran dari data tersebut.
1. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang dilakukan oleh penulias adalah sebagai berikut:
-
Wawancara
Mengumpulkan data dengan cara bertanya langsung kepada pegawai
BSDM yang bekerja di Universitas Kristen Indonesia.
-
Dokumentasi
Mengumpulkan data pendukung yang diperlukan dalam melakukan
analisa dan pembangunan aplikasi seperti data pegawai.
2. Metodologi Pengembangan Sistem
Tahapan rancangan menggunakan Metode System Development Life
Cycle menggunakan metode waterfall pada umumnya terdiri dari beberapa
tahapan yaitu Analysis, Design, Coding, dan Testing, Implementation dan
Operation & Maintenance.
Namun dalam penelitian ini, metode waterfall yang digunakan hanya meliputi:
-
Analisis
Melakukan analisis permasalahan yang terdapat di universitas UKI
bagian BSDM.
-
Design System
Menggunakan alat bantu UML (Unified Modelling Languange) yang
http://digilib.mercubuana.ac.id/
4
digambarkan dalam bentuk Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence
Diagram, dan Class Diagram.
-
Coding dan Testing
Tahap
ini
merupakan
proses
penulisan
kode
dalam
bahasa
pemrograman .net. Proses pengetesan dilakukan untuk memeriksa
apakah software telah dikembangkan sesuai dengan permintaan yang
diberikan atau tidak.
1.6 Sistematika Penulisan
BAB I Pendahuluan
Berisi tentang Latar Belakang Pembangunan aplikasi HRIS di UKI, Perumusan
Masalah yang ada di UKI, Tujuan Penelitian, Batasan Masalah, Metodologi
Penelitian dan Sistematika Penulisan.
BAB II Landasan Teori
Bab ini berisikan rangkuman informasi yang dihimpun dari pustaka yang relevan
dengan masalah yang menjadi objek kajian untuk memperluas informasi dalam
melakukan kajian.
BAB III Analisis dan Perancangan
Bab ini berisi hasil analisis yang telah dilakukan terhadap HRIS dan perancangan
database
BAB IV Desain
Berisi hasil perancangan aplikasi terhadap sistem yang akan dibangun.
BAB V Kesimpulan dan Saran
Berisi kesimpulan yang diperoleh dari pelaksanaan Tugas Akhir dan saran untuk
pengembangan selanjutnya.
http://digilib.mercubuana.ac.id/