faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN DAN
KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI PADA SUATU
PERUSAHAAN
TUGAS KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Hendy Rukmantara
P056132422
PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2013
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan
kesempatan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas makalah yang
berjudul “Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Keberhasilan dan Kegagalan Penerapan
Sistem Informasi Pada Suatu Organisasi”. Tugas makalah ini merupakan salah satu syarat
penunjang kelulusan dalam mata kuliah Sistem Informasi Manajemen, Program
Pascasarjana Manajemen dan Bisnis, Institut Pertanian Bogor.
Penyusunan makalah ini dilakukan dengan tujuan mengetahui dan mempelajari
faktor keberhasilan dan kegagalan penerapan sistem informasi di suatu organisasi serta
menganalisa manfaat yang akan diperoleh dari penerapan sistem ini terhadap proses dan
pengembangan bisnis di suatu organisasi.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh
karena itu diharapkan adanya kritik dan masukan yang membangun dari para pembaca.
Diharapkan melalui hasil pembahasan dalam makalah ini, diperoleh informasi tambahan
bagu pelaku bisnis tentang penerapan sistem informasi manajemen yang dapat
meningkatkan daya saing suatu organisasi.
Bogor, 28 November 2013
Penulis
Page | i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .......................................................................................
i
DAFTAR ISI ......................................................................................................
ii
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................
1
1.1 Latar Belakang Masalah .............................................................................
1
1.2 Perumusan Masalah ....................................................................................
2
1.3 Tujuan .........................................................................................................
2
BAB II LANDASAN TEORI ............................................................................
3
2.1 Sistem Informasi Manajemen ....................................................................
3
2.2 Komponen Sistem Informasi .....................................................................
3
2.3 Penggunaan Strategis Teknologi Informasi ...............................................
5
2.4 Pengembangan Sistem Informasi ..............................................................
7
BAB III PEMBAHASAN .................................................................................
8
3.1 Pertanyaan ...................................................................................................
8
3.2 Jawaban .......................................................................................................
8
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................ 12
4.1 Kesimpulan ................................................................................................ 13
4.2 Saran..................................................................................................... ..... 13
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 14
Page | ii
DAFTAR GAMBAR
Hal
Gambar 1 Komponen sistem informasi …...............................…………
3
Gambar 2 Developing Information System Solution (cycle)………………
3
Page | iii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
Sistem informasi merupakan tulang punggung informasi perusahaan. Oleh karena
itu adalah wajar apabila perusahaan mempunyai kebutuhan akan suatu sistem informasi
yang mudah, handal, dan tepat guna.
Proses bisnis dalam perusahaan harus berjalan dengan efektif oleh karena
persaingan yang semakin ketat. Implementasi IT dapat mendukung hal ini. Namun,
implementasi IT yang tidak tepat akan menambah beban perusahaan. Oleh karena itu,
implementasi IT sebaiknya dirancang sedemikian rupa untuk menciptakan sistem yang
sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan dapat meningkatkan efektifitas proses bisnis
yang berjalan.
Sistem Informasi didefinisikan sebagai kombinasi dari sumber daya manusia,
hardware, software, berbagai jaringan komunikasi (termasuk teknologi komunikasi),
sumber data, dan kebijakan dan prosedur dalam menyimpan, mencari kembali,
menjadikan, dan menyebarkan berbagai informasi dalam suatu organisasi (O’Brien 2008)
sedangkan Teknologi informasi adalah istilah umum untuk teknologi apa pun yang
membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengomunikasikan
dan/atau menyebarkan informasi.
Penting untuk menyadari bahwa teknologi informasi dan sistem informasi dapat
keliru dalam pengaturan dan penggunaan (misapplied), sedemikian rupa dapat
menyebabkan pelaksanaan sistem informasi mengalami kegagalan dalam teknologi dan
bisnis perusahaan
Page | 1
1.2 Perumusan Masalah
Apa saja faktor-faktor yang mempengaruhi kegagalan dan kesuksesan dalam
pembangunan dan penerapan sistem informasi di perusahaan?
1.3 Tujuan
Tujuan dari penulisan makalah ini mengetahui faktor-faktor yang menyebabkan
kegagalan atau kesusksesan dalam implementasi sistem informasi dalam suatu
perusahaan.
Page | 2
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Sistem Informasi
Sistem Informasi didefinisikan sebagai kombinasi dari sumber daya manusia,
hardware, software, berbagai jaringan komunikasi (termasuk teknologi komunikasi),
sumber data, dan kebijakan dan prosedur dalam menyimpan, mencari kembali,
menjadikan, dan menyebarkan berbagai informasi dalam suatu organisasi (O’Brien
2008). Setiap orang dalam organisasi bergantung pada sistem informasi modern untuk
berkomunikasi satu sama lain menggunakan perangkat keras (hardware), software,
jaringan komunikasi, sumber data (data yang tersimpan).
2.2 Komponen Sistem Informasi.
Sistem Informasi memiliki lima komponen utama antara lain sumber daya
manusia, hardware, software, data dan berbagai jaringan (termasuk jaringan
komunikasi). Masing-masing komponen tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
Gambar 1 Komponen Sistem Informasi
Page | 3
1. Sumber daya manusia adalah bagian yang terpenting bagi keberhasilan dari seluruh
operasi sistem informasi. Sumber daya manusia antara lain yaitu:
a) End-user (juga disebut dengan klien pengguna) adalah orang yang menggunakan
sistem informasi atau informasi yang dihasilkan. Contoh: pelanggan, pramu
niaga (salesperson), montir (engineers), kasir, akuntan, manajer dan semua yang
berada diberbagai tingkatan pada suatu organisasi.
b) Ahli Sistem Informasi adalah orang yang mengembangkan dan mengoperasikan
sistem informasi. Contoh: analis sistem, para pengembang software (perangkat
lunak), operator sistem, dan pihak manajerial lain, teknisi, serta personel lain
yang berhubungan dengan sistem informasi.
2. Sumber daya hardware
Sumber daya hardware termasuk semua peralatan fisik dan benda yang digunakan
dalam memproses informasi. Contoh dari hardware antara lain sebagai berikut:
a. Mesin yaitu komputer, monitor video, disk driver magnetis, printer dan pemindai
optik (optical scanners).
b. Media seperti compact disk (CD), kaset magnetis, disk optik, flashdisk dan lain
sebagainya.
3. Sumber daya software
Konsep dari sumber daya software meliputi semua instruksi pemrosesan informasi.
Konsep generik dari software tidak hanya termasuk sekumpulan instruksi operasi
yang disebut program, yang mengarahkan dan mengatur hardware komputer, tetapi
juga sekumpulan instruksi pemrosesan informasi yang disebut prosedur yang orang
butuhkan. Contohnya, antara lain sebagai berikut:
a. Sistem software, seperti sistem operasi, yang mengatur dan mendukung operasi
dari sistem komputer. Microsoft Windows dan Unix merupakan dua contoh
sistem operasi yang popular.
b. Aplikasi software, adalah program yang melakukan pemrosesan langsung pada
pemakaian komputer untuk kegiatan tertentu oleh end-user. Contohnya seperti
Program Analisis Penjualan, dan Program Payroll.
Page | 4
c. Prosedur, yaitu instruksi operasi untuk pengguna yang akan menggunakan sistem
informasi. Contoh: instruksi untuk pengisian form atau intstruksi cara
menggunakan paket software.
4. Sumber daya data
Data melebihi dari sekedar bahan mentah dari sistem informasi. Sumber daya data
dari sistem informasi biasanya terorganisir, tersimpan, dan diakses oleh berbagai
macam teknologi manajemen sumber daya data menjadi, antara lain:
a. Berbagai basis data yang terus diproses dan data yang terorganisir.
b. Basis pengetahuan yang menampung pengetahuan dalam berbagai bentuk seperti
fakta, aturan, dan contoh kasus mengenai berbagai praktik keberhasilan bisnis.
Contoh dari sumber daya data yaitu, Deskripsi produk, catatan atas pelanggan, catatan
karyawan, basis data persediaan, dan lain sebagainya.
5. Sumber daya jaringan
Teknologi telekomunikasi dan jaringan seperti internet, intranet dan ekstranet
merupakan hal yang penting untuk keberhasilan operasi e-business dan e-commerce
dari berbagai macam tipe organisasi dan keberhasilan sistem informasi berbasiskan
komputer organisasi tersebut. Konsep dari sumber daya jaringan menekankan bahwa
teknologi komunikasi dan jaringan merupakan komponen dasar sumber daya bagi
seluruh sistem informasi. Sumber daya jaringan termasuk:
a. Media komunikasi. Contohnya kabel twisted-pair, coaxial dan kabel fiber-optic,
gelombang mikro, selular, dan teknologi satelit tanpa kabel.
b. Infrastruktur jaringan. Kategori ini umum
menekankan kepada beberapa
hardware, software, dan teknologi data yang dibutuhkan untuk mendukung
operasi dan penggunaan jaringan komunikasi.
2.3 Penggunaan Strategis Teknologi Informasi.
Menurut O’Brien (2008) Setiap bisnis dapat menemui berbagai ancaman kekuatan
kompetitif yang mereka hadapi dengan mengimplementasi lima dasar strategi kompetisi,
antara lain cost leadership strategy, differentiation strategy, innnovation strategy, growth
strategies,
alliance
strategy.
Teknologi
informasi
dapat
digunakan
untuk
Page | 5
mengimplementasi lima dasar strategi kompetisi. Banyak perusahaan menggunakan
teknologi Internet sebagai fondasi untuk untuk lima dasar strategi kompetisi tersebut,
berikut ringkasan strategi dasar penggunaan teknologi informasi pada bisnis , antara lain
sebagai berikut:
1. Penurunan Biaya
Penggunaan Teknologi Informasi pada intinya mengurangi biaya dari proses bisnis
dan untuk menurunkan biaya-biaya pada pelanggan atau pemasok (suppliers)
2. Diferensiasi (pembeda)
Pengembangan fitur teknologi informasi untuk diferensiasi produk dan jasa, untuk
mengurangi keuntungan diferensiasi dari para pesaing, dan penggunaan teknologi
informasi untuk memfokuskan produk dan jasa pada kedudukan pasar yang sesuai.
3. Inovasi
Menciptakan produk dan jasa baru yang termasuk dalam komponen-komponen
teknologi informasi, mengembangkan pasar baru yang unik atau kedudukan pasar
yang sesuai dengan bantuan dari teknologi informasi, dan membuat perubahan radikal
pada proses bisnis dengan teknologi informasi yang dapat secara dramatis
mengurangi biaya, meningkatkan kualitas, efisiensi, atau pelayanan konsumen
(customer service), atau memperpendek waktu untuk masuk kedalam pasar.
4. Meningkatkan Pertumbuhan
Pengunaan TI untuk menangani ekspansi bisnis regional dan global, dan penggunaan
TI untuk mendiversifikasi dan mengintegrasi menjadi produk dan jasa lain.
5. Mengembangkan Aliansi
Penggunaan TI untuk menciptakan organisasi virtual dari rekanan bisnis dan
mengembangkan sistem informasi antar perusahaan yang terhubung melalui internet
dan ekstranet yang mendukung hubungan bisnis strategi dengan para pelanggan, para
pemasok, para sub-kontraktor, dan lain-lain.
Page | 6
2.4 Pengembangan Sistem Informasi
Gambar 2 Developing Information System Solution (cycle)
Mengembangkan
solusi
sistem
informasi
dalam
permasalahan
bisnis
dapat
diimplementasikan dan dikelola dengan beberapa tahapan proses atau siklus. Dalam
pengembangan siklus/proses, end user dan spesialis informasi merancang aplikasi sistem
informasi berdasarkan analisis persyaratan bisnis dari suatu organisasi. Beberapa contoh
dari aktivitas lain termasuk menginvestigasi kemungkinan ekonomis dan kemungkinan
teknikal dari aplikasi yang diusulkan, mendapatkan dan mempelajari bagaimana
menggunakan apa saja perangkat lunak yang perlu untuk mengimplementasi sistem
baru, dan melakukan improvisasi untuk mengelola nilai bisnis dari sebuah sistem.
Page | 7
BAB III
HASIL PEMBAHASAN
3.1 Pertanyaan
Faktor faktor yang dapat mempengaruhi kegagalan dan kesuksesan dalam pembangunan
dan penerapan sistem informasi di suatu perusahaan.
3.2 Jawaban
Keberhasilan suatu sistem informasi berbasis komputer dan teknologi informasi lain pada
perusahaan pada awalnya tidak akan luput dari kegagalan, namun kadang kegagalan ini
hanya terlihat sementara atau disebut keberhasilan yang tertunda atau lebih parah lagi
gagal sama sekali (idle).
Keberhasilan dari suatu sistem informasi tidak harus diukur hanya dari efisiensi dalam hal
meminimalkan biaya, waktu, dan penggunaan sumber daya informasi. Keberhasilan suatu
sistem informasi juga harus diukur dari efektivitas dari teknologi informasi dalam
mendukung strategi bisnis organisasi, memungkinkan berbagai proses bisnis, meningkatkan
struktur organisasi dan budaya, dan meningkatkan pelanggan dan nilai bisnis suatu
organisasi.
Penting untuk menyadari bahwa teknologi informasi dan sistem informasi dapat keliru
dalam pengaturan dan penggunaan (misapplied) sedemikian rupa menyebabkan
pelaksanaan sistem informasi mengalami kegagalan dalam teknologi dan kegagalan
dalam bisnis.
Menurut O’Brien dan Marakas (2008) menyatakan bahwa terdapat beberapa alasan yang
menyebabkan sukses atau tidaknya suatu organisasi/perusahaan dalam menerapkan
sistem informasi. Faktor-faktor tersebut antara lain sebagai berikut:
A. Dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen
Pada awal pembangunan hingga penerapan sistem informasi di perusahaan, tidak bisa
dipungkiri adanya perbedaan tanggapan dari setiap orang yang ada di perusahaan
Page | 8
tersebut. Perbedaan cara menerima sistem informasi yang dikembangkan bisa bersifat
positif bahkan negatif. Oleh karena itu manajemen perusahaan perlu meyakinkan
setiap karyawannya bahwa sistem informasi ini memiliki sumber dana dan sumber
daya yang memadai untuk sukses. Manajemen juga perlu menganggap sistem yang
baru ini merupakan prioritas sehingga akan diperhatikan lebih. Bentuk dukungan
manajemen adalah untuk membantu sistem informasi yang dikembangkan agar bisa
dipakai dengan baik, dengan membuat suatu aturan-aturan tertentu yang membuat
semua pihak di perusahaan merasa membutuhkan sistem tersebut.
Persetujuan dari semua level manajemen terhadap suatu proyek sistem informasi
membuat proyek tersebut akan dipersepsikan positif oleh pengguna dan staf
pelayanan teknis informasi. Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk
penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang telah dicurahkan pada proyek tersebut,
dukungan bahwa proyek akan menerima cukup dana, serta berbagai perubahan
organisasi yang diperlukan. Keterlibatan eksekutif dalam pengembangan sistem
informasi di perusahaan juga menentukan kesuksesan proses sosialisasi sistem
informasi. Proses sosialisasi sistem informasi yang baru merupakan proses perubahan
organisasional. Kebanyakan orang dalam organisasi akan bertahan dengan
kondisinya, karena perubahan mengandung ketidakpastian dan ancaman bagi posisi
dan peran mereka.
B. Keterlibatan dari end user
Sikap positif dari pengguna terhadap sistem informasi akan sangat mendukung
berhasil atau tidaknya penerapan sistem informasi. Sikap positif dalam bentuk
dukungan dan kompetensi dari user, serta hubungan yang baik antara user dengan
teknisi merupakan faktor sikap yang menguntungkan (favorable attitudes) dan sangat
penting bagi berhasilnya penerapan sistem informasi. Sikap positif menentukan
tindakan, dan akan berkaitan dengan tingkat penggunaan yang tinggi (high levels of
use) serta kepuasan (satisfaction) terhadap sistem tersebut. Kesenjangan komunikasi
antara pengguna dan perancang sistem informasi terjadi karena pengguna dan
spesialis sistem informasi cenderung memiliki perbedaan dalam latar belakang,
Page | 9
kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan
komunikasi antara pengguna dan desainer (user-designer communication gap).
C. Penggunaan kebutuhan
Jika sistem dibuat melebihi kebutuhan perusahaan, penerapan sistem akan menjadi
sia-sia, perusahaan akan merugi sebab biaya yang di keluarkan untuk penerapan
sistem informasi tidaklah murah, biaya dan investasi yang di keluarkan hanyalah
menjadi beban perusahaan atau pemborosan sedangkan jika sistem kurang memadai
untuk kebutuhan perusahaan, ini merupakan kondisi ketidakoptimalan di mana sistem
yang telah di buat tidak dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan, perusahaan
akan merugi meskipun biaya yang di keluarkan tidaklah begitu besar namun hal ini
menjadi sia sia karena sistem tidak dapat di gunakan secara optimal, belum lagi jika
pengguna merasa sistem yang telah dibuat tidak memuaskan hingga enggan beralih
ke sistem baru yang telah dikembangkan.
D. Perencanaan memadai
Pengembangan dan penerapan sistem informasi yang tidak didukung dengan
perencanaan yang matang tidak akan mampu menjembatani keinginan dan
kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Hal ini dikarenakan sistem yang
dijalankan tidak sesuai dengan arah dan tujuan perusahaan. Oleh karena itu,
perusahaan yang tidak memiliki kompetensi inti dalam bidang teknologi informasi
sebaiknya menjadi tidak memaksakan untuk menjadi leader dalam investasi teknologi
informasi. Sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang sensitif terhadap
manajemen perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang akan dikembangkan.
Kelemahan inilah yang mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi secara jelas
kebutuhan dan spesifikasi sistem informasi yang akan diterapkan berikut manfaatnya
terhadap perusahaan. Kemauan perusahaan dalam merancang penerapan sistem
informasi berdasarkan sumberdaya yang dimiliki diyakini dapat meningkatkan
keunggulan kompetitif perusahaan.
Page | 10
E. Harapan perusahaan
Ekspektasi atau harapan atas pengembangan sistem informasi yang diterapkan lebih
dapat dimengerti oleh orang-orang atau end-user (intern) yang berada dalam
organisasi tersebut, oleh karena itu perancang sistem informasi harus mengetahui
dengan benar harapan atas penerapan sistem informasi yang akan dibuat. Karena jika
harapan perusahaan tersebut memiliki tujuan yang lebih positif untuk kemajuan
seperti efisiensi, efektivitas, dan transparansi maka sistem informasi akan membantu
sekali untuk kemajuan. Namun bila harapan perusahaan tersebut hanya perencanaan
saja tanpa implementasi yang nyata maka pengembangan sistem informasi hanya
menjadi kerugian atau pemborosan bagi perusahaan.
F. Harapan perusahaan
Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada
penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia sebagai perancang dan
penggunanya. Bodnar dan Hopwood (1995) dalam penelitian Murdaningsih (2009)
berpendapat bahwa perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi tidak
hanya menyangkut perubahan teknologi tetapi juga perubahan perilaku dan
organisasional. Sekitar 30 persen kegagalan pengembangan sistem informasi baru
diakibatkan kurangnya perhatian pada aspek organisasional. Oleh karena itu,
pengembangan sistem informasi memerlukan suatu perencanaan dan implementasi
yang hati-hati, untuk menghindari adanya penolakan terhadap sistem yang
dikembangkan (resistance to change).
Sistem informasi harus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan
pengguna. Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan perbaikan kinerja,
bahkan menjadi kontraproduktif jika tidak didukung oleh kesiapan sumber daya
manusia dalam tahapan implementasinya. Hal ini sering terjadi terutama pada
perusahaan yang pengetahuan teknologi informasinya rendah. Jika pengembangan
sistem informasi diserahkan pada orang-orang yang kurang berkompeten dibidangnya
maka akan berakibat fatal bagi perusahaan ketika sistem tersebut telah diterapkan.
Page | 11
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Faktor-faktor
yang
mempengaruhi
kegagalan
dan
kesuksesan
dalam
pembangunan dan penerapan sistem informasi di perusahaan ditentukan antara lain;
dukungan dari manajemen eksekutif, kecakapan dari end user, mengetahui dengan benar
kebutuhan perusahaan akan sistem informasi secara jelas, melakukan perencanaan yang
memadai, memiliki harapan perusahaan yang nyata, dan kompetensi teknologi di
dalamnya. Faktor- faktor ini diharapkan dapat dijadikan acuan tiap pelaku profesional
agar implementasi sistem informasi sangat mendekati perencanaan awal yang ditargetkan
perusahaan.
4.2 Saran
Secara teoritis tidak akan terlihat permasalahan dari suatu sistem informasi, namun secara
profesional atau prakteknya dapat terlihat dan diterapkan bahwa, beberapa aktivitas besar
utama yang perlu dicapai dan dikelola dalam sistem informasi suatu perusahaan adalah
dengan siklus pengembangan sistem informasi (Information System developement cycle).
Oleh karena itu, penulis menyarankan agar dalam mengelola sistem informasi dalam
suatu perusahaan, end users bersama-sama dengan spesialis/ahli informasi untuk selalu
melakukan
Investigasi,
Analisa,
Merancang/Mendesain,
Mengimplementasi
dan
Memelihara nilai bisnis dari suatu sistem informasi secara berkesinambungan.
Page | 12
Daftar Pustaka
Murdaningsih A. 2009. Analisis Pengaruh Partisipasi pemakai terhadap Kepuasan
Pemakai Sistem Informasi dalam Pengembangan Sistem Informasi dengan Dukungan
Manajemen
Puncak,
Komunikasi
Pemakai-Pengembang,
Kompleksitas
Sistem,
Kompleksitas Tugas, pengaruh Pemakai sebagai Variabel Pemoderasi[skripsi]. Fakultas
Ekonomi Jurusan Akuntansi, Universitas Muhammadiyah. Surakarta.
O’Brien JA, Marakas G. 2008. Management Information sistem. Eight edition. Boston:
Mc Graw Hill, Inc.
http://nuryani48.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2012/09/25/faktor-faktorkegagalankesuksesan-dalam-pembangunan-penerapan-sistem-informasi/
http://benny45e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2013/11/25/faktor-faktor-yang-mempengaruhikeberhasilan-dan-kegagalan-penerapan-sistem-informasi-di-dalam-organisasi/
http://id.answers.yahoo.com/question/index?qid=20120612014828AAwlHGt
Modul Sistem Informasi Manajemen PMB 561 MB-IPB
Page | 13