BAB II

1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat dewasa
ini menimbulkan pengaruh terhadap seluruh aktivitas yang dilakukan oleh setiap
instansi, baik instansi pemerintah maupun swasta. Keduanya sangat memerlukan
informasi yang cepat, tepat dan dapat dipercaya agar dapat mendukung
pelaksanaan aktivitasnya.
Salah satu informasi yang sangat penting bagi organisasi atau instansi
adalah rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan. Rekaman tersebut disimpan
menjadi sebuah arsip yang diolah dan diatur pada suatu unit kerja yang dikenal
dengan unit kearsipan.
Unit kearsipan adalah unit yang melaksanakan tugas pengarahan dan
pengendalian terhadap arsip aktif, penyimpanan dan pengelolaan terhadap arsiparsip yang berasal dari unit pengolah (Wursanto, 1991:216). Menurut Gie
(2001:217-218), arsip dapat dirumuskan sebagai warkat-warkat dari suatu badan
pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai dokumen berharga untuk
diawetkan secara tetap guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan
disimpan atau telah dipiih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.
Arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi. Apabila arsip yang
dimiliki oleh setiap organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya dapat
mempengaruhi kegiatan organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan akan
mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan. Sedangkan menurut Wursanto
1
Universitas Sumatera Utara
2
(2004:11), arsip merupakan salah satu produk dari pekerjaan kantor atau
pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh unit pengelola pada setiap badan
usaha. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan
warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang
berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen
inilah yang disebut kearsipan.Kearsipan yang baik mempunyai metode dan
prosedur dalam pelaksanaannya, sehingga benar-benar mendukung kinerja suatu
organisasi atau perusahaan.
Metode yaitu cara yang telah menjadi pasti karena ketepatannya dan
merupakan pola dalam melakukan suatu pekerjaan. Rangkaian metode itu yang
menjadi prosedur. Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi
pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan,
misalnya prosedur penyimpanan arsip. (Wursanto, 2002:21)
Ruang baca adalah adalah sebuah ruangan, bagian gedung ataupun gedung
itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang
biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca,
bukan untuk dijual ataupun dipinjam. Ruang baca di Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah salah satu tempat yang mempunyai wewenang
dalam mengarsipkan dokumen yang berkaitan dengan karya ilmiah mahasiswa.
Dokumen pada ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat
diklasifikasikan sebagai dokumentasi public yang terbuka untuk mahasiswa
Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara. Dengan adanya dokumen tersebut
mahasiswa dapat meningkatkan ilmu pengetahuannya dan dapat menggali
Universitas Sumatera Utara
3
informasi yang berkaitan dengan dokum en. Karena banyaknya jumlah mahasiswa
di Fakultas Ekonomi maka pengarsipan dokumen harus dilakukan dengan metode
dan prosedur yang baik oleh perpustakaan. Hal ini dapat meningkatkan efektifitas
dan efisiensi terhadap arsip yang dikelola dengan baik tersebut. Untuk lebih
jelasnya, jumlah mahasiswa yang mengunjungi Ruang baca Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara pada tahun 2010 sampai Januari 2011 dapat dilihat di
Tabel 1.1
Tabel 1.1
Daftar pengunjung Ruang Baca
Fakultas Ekonomi USU Tahun 2010-2011
Bulan
Jumlah mahasiswa
Januari
407
Februari
1957
Maret
1864
April
1905
Mei
1891
Juni
221
Juli
109
Agustus
2073
September
1631
Oktober
1842
November
2478
Desember
_
Januari
1782
Sumber : Ruang Baca Fakultas Ekonomi USU
(2011)
Dengan alasan tersebut, timbul keinginan Penulis untuk memilih judul
“METODE DAN PROSEDUR KEARSIPAN PADA RUANG BACA
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA” dalam
penyusunan tugas akhir ini.
Universitas Sumatera Utara
4
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dibicarakan, maka yang menjadi
perhatian utama dalam penyusunan tugas akhir ini adalah :
1. “Bagaimana penerapan metode kearsipan pada Ruang baca Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara?”.
2. “Bagaimana prosedur kearsipan yang dilaksanakan pada Ruang baca Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian yang dilakukan pada Ruang baca Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah untuk mengetahui dan menganlisa Metode dan
Prosedur kearsipan pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun yang menjadi manfaat penelitian ini adalah :
1. Bagi Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memeberikan sumbangan pemikiran
yang berguna dalam meningkatkan maupun memperlancar kegiatan kerasipan
yang baik.
Universitas Sumatera Utara
5
2. Bagi Penulis
Untuk memperdalam pengetahuan penulis tentang metode dan prosedur
kearsipan yang baik.
3. Bagi Peneliti Lain
Sebagai bahan acuan atau referensi bagi peneliti lain yang tertarik untuk
melakukan penelitian yang terkait dengan masalah yang dibahas dalam
penelitian.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Ruang Baca Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara Jl.T.M Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara Medan.
Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan penelitian dapat dilihat pada Tabel 1.2 :
Tabel 1.2
Jadwal Kegiatan
No
1
2
3
Mingguan
Persiapan
Kegiatan
Pengumpulan
Data
Penulisan
Laporan
Minggu I
Minggu II & III
Minggu IV
Dalam kegiatan pengumpulan data, dilakukan penelitian selama 4 (empat)
minggu dimulai dari tanggal 7 Februari 2011 sampai dengan 5 Maret 2011 di
Ruang Baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
6
F. Sistematika Penulisan
Tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab, dimana setiap babnya dibagi
atas beberapa sub bab antara lain :
BAB I
: PENDAHULUAN
Dalam bab ini dijelaskan latar belakang penelitian, perumusan
masalah, tujuan dan manfaat penelitian.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini, dijelaskan sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU,
struktur organisasi dan job description, jenis kegiatan, kinerja usaha
terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, dijelaskan tentang metode dan prosedur penyimpanan
arsip, metode dan prosedur, pemeliharaan arsip, metode dan prosedur
penyusutan dan pemusnahan arsip.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini memuat kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang
dilakukan di Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara, dan saran penulis bagi perpustakaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara, serta daftar pustaka yang mencantumkan
semua reperensi yang digunakan.
Universitas Sumatera Utara