BAB II TINJAUAN PUSTAKA

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Komunikasi
Perusahaan menjalankan standar kerja
yang membutuhkan suatu
komunikasi yang baik dan tepat sasaran agar tujuan dari program perusahaan
tersebut dapat tercapai dengan baik
2.1.1. Pengertian komunikasi
Shanon dan Weaver (dalam Wiryanto, 2004), komunikasi adalah bentuk
interaksi manusia yang saling mempengaruhi satu sama lain, sengaja atau tidak
sengaja dan tidak terbatas pada bentuk pada bentuk komunikasi verbal, tetapi juga
dalam hal ekspresi muka, lukisan, seni , dan teknologi.
Dalam pengertian komunikasi menurut Shanon dan Weaver dengan suatu
proses sebab-akibat atau aksi-reaksi, yang arahnya bergantian. Seseorang
menyampaikan pesan, baik verbal atau nonverbal, seorang penerima bereaksi
dengan memberi jawaban verbal atau nonverbal, kemudian orang pertama
bereaksi lagi setelah menerima respon atau umpan balik dari orang kedua, dan
begitu seterusnya.
Definisi Brent D.Ruben (1988) memberikan definisi mengenai komunikasi
manusia yang lebih komprehensif sebagai berikut : komunikasi manusia adalah
suatu proses melalui makna individu dalam hubungannya, dalam kelompok,
10
11
dalam organisasi dan dalam masyarakat menciptakan, mengirimkan, dan
menggunakan informasi untuk mengkoordinasikan lingkungannya dan orang
lain.3
Dalam definsi ini Ruben menggunakan istilah informasi untuk maksud
itu, yang diartikannya sebagai kumpulan data, pesan (message), susunan isyarat
dalam cara tertentu yang mempunyai arti atau berguna bagi system tertentu.
Istilah menciptakan informasi yang dimaksudkan Ruben disini adalah tindakan
menyandikan (encoding ) pesan yang berarti, kumpulan data atau suatu set isyarat.
Sedangkan istilah mengirimkan informasi maksudnya adalah proses dengan
makna pesan dipindahkan dari si pengirim kepada orang lain atau dari satu tempat
ke tempat lain. Pesan dikirim melalui bahasa baik verbal maupun non verbal.
Istilah pemakaian informasi menunjuk kepada peranan informasi dalam
mempengaruhi tingkah laku manusia baik secara individual, kelompok, maupun
masyarakat. Jadi jelas bahwa tujuan komunikasi menurut Ruben ini adalah untuk
mempengaruhi tingkah laku orang lain.
2.1.2
Komunikasi yang efektif
Komunikasi efektif tejadi apabila suatu pesan yang diberitahukan
komunikator dapat diterima dengan baik atau sama oleh komunikan, sehingga
tidak terjadi salah persepsi. Karena itu, dalam berkomunikasi, khususnya
komunikasi verbal dalam forum formal, diperlukan langkah-langkah yang tepat.
Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut:
1. Memahami maksud dan tujuan berkomunikasi.
3
Arni Muhamad, Komunikasi Organisasi, Bumi Aksara, 2009, hal 3
12
2. Mengenali komunikan (audience).
3. Berorientasi pada tema komunikasi.
4. Menyampaikan pesan dengan jelas.
5. Menggunakan alat bantu yang sesuai.
6. Menjadi pendengar yang baik.
7. Memusatkan perhatian.
8. Menghindari terjadinya gangguan.
9. Membuat suasana menyenangkan.
10. Memanfaatkan bahasa tubuh dengan benar.
Jadi terlihat bahwa syarat utama dalam komunikasi efektif adalah karakter
yang kokoh yang dibangun dari fondasi integritas pribadi yang kuat.
2.2. Komunikasi Organisasi
2.2.1. Pengertian Komunikasi Organisasi
Manusia sebagai makhluk sosial saling membutuhkan satu sama lainnya
sehingga tercipta komunikasi dengan orang-orang dilingkungannya. Maka untuk
dapat memenuhi kebutuhan ini, manusia pada umumnya terlibat didalam suatu
organisasi. Dalam setiap komunitas banyak terbentuk organisasi-organisasi.
Manusia senang mengambil bagian dari suatu organisasi. Kegiatan organisasi ini
diperlukan komunikasi diantara sesama anggotanya, agar setiap anggota dapat
memahami dan menyetujui tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi itu.
Max Weber mendefinisikan organisasi sebagai, “ A system of purposeful,
interpersonal activity designed to coordinate individual task” ( suatu sistem
kegiatan interpersonal bertujuan yang dirancang untuk mengkordinasikan tugas
13
individu)4. Bila kita lihat dari teori ini maka ada perbedaan jelas antara organisasi
dengan kelompok. Suatu kelompok belum tentu organisasi bilamana tidak
mempunyai aturan-aturan dan tujuan yang jelas.
Schein (1982) mengatakan bahwa organisasi adalah suatu koordinasi
rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui
pembagian kerja dan fungsi melalui hierarki otoritas dan tanggung jawab. Schein
juga mengatakan bahwa organisasi mempunyai karakteristik tertentu yaitu
mempunyai struktur, tujuan, saling berhubungan satu bagian dengan bagian lain
dan tergantung kepada komunikasi manusia untuk mengkoordinasikan aktivitas
dalam organisasi tersebut.5
Suatu pendekatan subjektif memandang organisasi sebagai kegiatan yang
dilakukan orang-orang. Organisasi terdiri dari tindakan-tindakan , interaksi, dan
transaksi yang melibatkan orang-orang. Organisasi diciptakan dan dipupuk
melalui kontak-kontak yang terus menerus berubah yang dilakukan orang-orang
antar satu dengan yang lainnya dan tidak eksis secara terpisah dari orang-orang
yang perilakunya membentuk organisasi tersebut.6
Dari ketiga pengertian diatas, keduanya memiliki kesamaan yaitu samasama mempunyai kegiatan, adanya koordinasi dalam melakukan kegiatankegiatan tersebut dan mempunyai tujuan. Ada dua organisasi yaitu organisasi
sosial dan organisasi formal.
4
Morissan, Teori Komunikasi Organisasi, Ghalia Indonesia, 2009, hal. 28
Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, Bumi Aksara, 2009, hal 23
6
R. Wayne Pace dan Don F. Faules, Komunikasi Organisasi, eds. Deddy Mulyana, PT Remaja
Rosdakarya, Bandung, 2006, hal 11
5
14
Organisasi sosial lebih merujuk kepada pola-pola interaksi sosial
(frekuensi dan lamanya kontak antara orang-orang : kecenderungan mengawali
kontak : antara orang-orang : arah pengaruh antara orang-orang : derajat kerja
sama : perasaan tertarik, hormat dan permusuhan : dan perbedaan status). Dan
regularitas yang teramati pada perilaku sosial orang-orang yang disebabkan oleh
situasi sosial mereka alih-alih oleh karakteristik atau psikologis mereka sebagai
individu.7
Sedangkan organisasi formal dirancang secara khusus untuk menghasilkan
efisiensi dan kemudahan prediksi dalam situasi kerja. 8 Organisasi yang dijadikan
tempat penelitian dalam hal ini merupakan bentuk dari organisasi formal.
Mempunyai struktur dan system yang jelas sehingga keberadaan anggota
organisasi secara pasti untuk membantu agar tujuan organisasi berhasil dengan
baik dan pihak management yang bertugas mengkoodinasi kegiatan-kegiatan yang
ada dapat memonitor proses kerja dengan baik sehingga bisa memprediksi suatu
situasi kerja yang tidak menguntungkan bagi organisasi dengan cepat dan dapat
mengatasinya secara tepat.
Komunikasi organisasi, dibanding dari suatu perspektif interpretif
(subjectif) adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang merupakan
organisasi. Proses interaksi tersebut tidak mencerminkan organisasi; ia adalah
organisasi. Komunikasi organisasi adalah “perilaku pengorganisasian” yang
7
8
Ibid, hal. 41
R. Wayne Pace dan Don F. Faules, ibid, hal. 53
15
terjadi dan bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu bertransaksi dan
memberi makna atas apa yang sedang terjadi.9
Perspektif interpretif (subjektif) menekankan peranan “orang-orang” dan
“proses” dalam menciptakan makna. Makna tersebut tidak hanya pada orang,
namun juga dalam “transaksi” itu sendiri.10
Goldhaber
(1986)
memberikan
definisi
“organizational communications is the process of
komunikasi
organisasi,
creating and exchanging
messages within a network of interdependent relationship to cope with
environmental uncertainty”. Dengan kata lain komunikasi organisasi adalah
proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang
saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau
yang selalu berubah-ubah.11
Lingkungan disekitar organisasi bersifat dinamis dan selalu berubah-ubah.
Yang dimaksud dengan lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan factor
social yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam
suaut system. Lingkungan bisa dibedakan atas lingkungan internal dan eksternal. 12
Dapat dipastikan setiap organisasi mempunyai tantangan agar dapat terus
berlangsung keberadannya.
Salah satu cara untuk mengatasi adalah setiap bagian dalam organisasi
terus menerus melakukan komunikasi sehingga proses dari system tersebut
berlangsung. Dalam industry konstruksi sebagai jenis perusahaan jasa yang
9
R. Wayne Pace and Don F. Faules, komunikasi Organisasi, Strategi meningkatkan Kinerja
perusahaan, ed. Deddy Mulyana, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung. 2006, hal 53
10
Ibid, hal 34
11
Arni Muhammad, op.cit, hal 67
12
Arni Muhammad op.cit hal 73
16
dijadikan tempat penelitian, perubahan lingkungan baik internal maupun eksternal
sangat berpengaruh besar.
Komunikasi sangat diperlukan dari berbagai lapisan yang ada didalam
struktur organisasi. Isi pesan yang disampaikan bermacam-macam bisa berupa
aturan, kebijakan, perintah, opini, maupun ide-ide. Standar Kerja merupakan
sebagai patokan untuk menuju visi dan misi yang sudah ditetapkan.
Ada berbagai cara strukturisasi yang dilakukan oleh organisasi untuk
dmendapatkan kendali. Dengan adanya kendali dalam organisasi sangat berguna
terhadap komunikasi organisasi. Philip Tompkins, Geroge Cheney dan rekanrekan tertarik dalam cara-cara komunikasi biasa membentuk kendali atas pegawai.
Sebenarnya, kendali dinyatakan dalam organisasi dengan empat cara13 :
a. Kendali Sederhana (simple control), atau penggunaan kekuasaan yang
langsung terbuka.
b. Kendali teknis (technical control), atau penggunaan alat-alat dan teknologi
c. Kendali birokrasi (beraucracy control), yang merupakan penggunaan
prosedur organisasi dan aturan-aturan formal.
d. Kendali konsertif (concertive control), penggunaan hubungan interpersonal
dan kerjasama tim
13
Stephen W. Littlejohn dan Karen A.Foss, Theories of Human Communication, Salemba
Humanika, 2009, hal.379
17
2.2.2. Komunikasi Internal
Proses komunikasi di dalam suatu organisasi terbagi menjadi dua yaitu
komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Komunikasi internal didefinisikan
oleh Lawrence D. Brenna sebagai berikut :
“Interchange of ideas among the administrators and its particular
structure (organization) and interchange of ideas horizontally and vertically
within the firm which gets work done (operation and management), “ (pertukaran
gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan yang
menyebabkan terwujudnya perusahaan tersebut lengkap dengan struktur yang
khas (organisasi dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertical di dalam
perusahaan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen). 14
Komunikasi
internal
organisasi
dapat
dikatakan
sebagai
proses
penyampaian pesan antara anggota-anggota yang terjadi demi kepentingan
organisasi, seperti komunikasi antara pimpinan dan bawahan, atau sebaliknya
maupun komunikasi.
Komunikasi internal dapat dibagi menjadi dua dimensi :
1. Komunikasi vertical, yaitu komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke
atas. Komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada
pimpinan. Dalam komunikasi vertical, pimpinan memberikan instruksiinstruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, dll kepada bawahannya.
Sedang bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran, pengaduanpengaduan, dsb. Kepada pimpinan.
14
Onong Uchjana Effendy, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, PT. Remaja Rosdakarya 2009, hal
122
18
2. Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu komunikasi antara sesama seperti dari
karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer. Pesan dalam komunikasi
ini bisa mengalir di bagian yang sama di dalam organisasi atau mengalir antar
bagian. Komunikasi lateral ini memperlancar pertukaran pengetahuan,
pengalaman, metode dan masalah. Hal ini membantu organisasi untuk
menghindari beberapa masalah dan memecahkan yang lainnya, serta
membangun semangat kerja dan kepuasan kerja.
2.2.3 Komunikasi Verbal dan Non Verbal
Berbagai macam tipe pesan yang dikirim dan diterima
dalam suatu
organisasi, dan setiap pesan yang dikirim mempunyai alasan tertentu dan
ditujukan kepada seluruh anggota organisasinya. Pada akhirnya pesan yang
dikirim untuk membantu kegiatan-kegiatan organisasi yang pada akhirnya untuk
membantu visi dan misi organisasi.
Persepsi Thayer mengatakan bahwa fungsi pesan dalam organisasi adalah
untuk memberikan informasi, membujuk, memerintah, memberi instruksi dan
mengintegrasi
organisasi.
Greenbaum
mengemukakan
pendapatnya,
dia
mengatakan fungsi pesan adalah untuk mengatur melakukan pembaruan, integrasi,
memberikan informasi dan instruksi. 15
Kedua persepsi ini walaupun kelihatan agak sedikit berbeda tetapi
mempunyai kesamaan, empat fungsi pesan tersebut yaitu berhubungan dengan :
15
Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, Bumi Aksara, 2009, hal.99
19
1.
Pesan Tugas, yang mencakup pemberian informasi kepada karyawan untuk
melakukan pekerjaan mereka secara efisien, pemberian latihan kepada
karyawan, termasuk memberikan orientasi bagi karyawan baru dengan kata
lain pesan ini berhubungan dengan output yang diinginkan organisasi.
2.
Pesan Pemeliharaan, pesan-pesan yang berkenaan dengan kebijaksanaan dan
pengaturan organisasi sehingga organisasi dapat terus menerus dan kekal.
Contoh dari pesan ini mencakup perintah, ketentuan, prosedur, aturan dan
kontrol untuk mempermudah gerakan organisasi untuk mencapai output
system.
3.
Pesan Kemanusiaan, langsung diarahkan kepada orang-orang dalam
organisasi dengan mempertimbangkan sikap mereka,
kepuasan dan
pemenuhan kebutuhan mereka. Pesan ini berupa pemberian penghargaan
kepada karyawan, penyelesaian konflik, aktivitas informal dan bimbingan.
4.
Pesan
pembaharuan,
dengan
maksud
menjadikan
organisasi
dapat
menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan yang terjadi dalam
lingkungannya.
Pesan-pesan ini bisa disampaikan secara verbal maupun non verbal.
Komunikasi verbal adalah bentuk yang paling umum digunakan dalam organisasi.
Komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan symbol-simbol atau
kata-kata, baik yang dinyatakan secara oral atau lisan maupun secara lisan.16
16
Ibid. Hal. 95
20
Komunikasi verbal dalam pemakaiannya menggunakan bahasa. Bahasa
dapat didefinisikan seperangkat kata yang telah disusun secara berstruktur
sehingga menjadi kalimat yang mengandun arti.17
Dalam suatu organisasi komunikasi verbal memainkan peran yang sangat
besar. Dalam konteks ini penyampaian suatu komunikasi banyak sekali
menggunakan komunikasi verbal. Perincian mengenai standar kerja ISO 14001
dijabarkan melalui komunikasi verbal baik secara langsung atau yang biasa
disebut lisan ataupun melalui berbagai macam media internal yang ada di
perusahaan atau bisa kita sebut melalui tulisan.
Sedangkan yang dimaksud dengan komunikasi non verbal adalah
penciptaan dan pertukaran pesan dengan tidak menggunakan kata-kata seperti
komunikasi yang menggunakan gerakan tubuh, sikap tubuh, vocal yang bukan
kata-kata, kontak mata, ekspresi muka, kedekatan jarak dan sentuhan.18
Mark Knapp (1978) menyebut bahwa penggunaan kode non verbal dalam
berkomunikasi memiliki fungsi untuk :
1. Menyakinkan apa yang diucapkannya.
2. Menunjukkan perasaan dan emosi yang tidak bisa diutarakan dengan katakata.
3. Menunjukkan jati diri sehingga orang lain bisa mengenalnya.
4. Menambah atau melengkapi ucapan-ucapan yang dirasakan belum sempurna.
17
18
H.Hafied Cangara, Pengantar Ilmu Komunikasi, PT Raja Grafindo Persada, 2009, hal. 99
Arni Muhammad, op.cit. hal 130
21
Bila dilihat dari definisi komunikasi verbal dan non verbal, dapat
disimpulkan bahwa komunikasi non verbal bisa dipergunakan untuk memperkuat
penyampaian pesan melalui komunikasi verbal yang disampaikan secara langsung
oleh komunikator kepada komunikannya. Begitu juga sebaliknya komunikator
dapat melihat tanggapan dari komunikan mengenai isi pesan yang disampaikan
melalui bahasa tubuh atau sikap komunikan tersebut, apakah komunikan
menanggapinya secara positif maupun negatif.
2.2.4. Media Internal
Bahkan dengan adanya teknologi komunikasi baru, publikasi cetak masih
menjadi media utama untuk komunikasi internal di kebanyakan organisasi. Tujuan
publikasi ini umumnya 19 :
1. Menjaga karyawan tetap mendapatkan informasi strategi dan tujuan
organisasi.
2. Memberikan informasi yang dibutuhkan karyawan untuk bisa menjalankan
tugas mereka dengan baik.
3. Mendorong karyawan untuk memelihara dan memperkuat standar organisasi
dan
komitmen
pada
peningkatan
kualitas,
meningkatkan
efisiensi,
meningkatkan pelayanan, dan tanggung jawab social yang lebih besar.
4. Mengaku prestasi dan kesuksesan karyawan.
5. Menciptakan peluang komunikasi dua arah dengan meminta umpan balik,
pertanyaan dan perhatian karyawan.
19
Cutlip, Effective PR edisi kesembilan, hal. 271
22
Dalam kaitannya dengan penelitian ini, dimana komunikan Publik
Relation berkaitan erat dengan public internalnya. Media perusahaan yang biasa
dipergunakan sebagai saluran atau sarana komunikasi yang sering dipergunakan
oleh praktisi Public Relations untuk menyampaikan pesan kepada publiknya, dan
sekaligus mampu meningkatkan citra melalui berbagai jenis media publikasi.
Jenis-Jenis media publikasi antara lain sebagai berikut :20
1. House Journal
Media internal atau house organ (In House Journal) dipergunakan oleh Humas
untuk keperluan publikasi atau sebagai sarana komunikasi yang ditujukan pada
kalangan terbatas; seperti karyawan, relasi bisnis, nasabah atau konsumen.
Biasanya bebentuk; News Letter, Magazine, Tabloid, Bulletin, Company
Profile, Annual Report, Prospektus dan lain sebagainya.
2. Printed Material
Barang cetakan untuk tujuan publikasi Public Relations dalam upaya
penyampaian pesan-pesannya yang berbentuk, seperti :
Brochure, Leaflet, Booklet, Kop Surat, Kartu Nama, Kartu Ucapan Selamat
(Supplement), Kalender dan lain sebagainya.
3. Media Pertemuan (event)
Media pertemuan secara langsung dengan para audiensnya melalui tatap muka
langsung, misalnya dengan presentasi, seminar, pameran dan lain sebagainya.
20
Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations & Media Komunikasi, PT. Raja Grafindo Perkasa,
2007, hal 218
23
4. Broadcasting Media dan Internet.
Publikasi Public Relations yang disiarkan melalui Stasiun TV/RRI milik
pemerintah dan Stasiun TV Komersial atau Siaran Radio Komersial termasuk
media elektronik dan computer serta internet (email) yang dimanfaatkan
sebagai media publikasi dan komunikasi PR.
5. Media Sarana Humas/Public Relations
Media Humas yang berkaitan dengan penampilan identitas perusahaan
(corporate identity) yang merupakan symbol atau nama perusahaan, logo,
warna standar perusahaan dan kemasan produk (corporate and product colour
image), penampilan dan citra lobby kantor (front office lobby image), pakaian
seragam (uniform) dan hingga model huruf atau logo perusahaan (style of
identity mark) yang sekaligus merupakan citra perusahaan yang khas sebagai
pembeda dengan competitor lainnya.
6. Media Personal
Media personal ini merupakan media PR yang berkaitan dengan kemampuan
untuk mengadakan pertemuan secara langsung (face to face contact) untuk
maksud mengatakan pendekatan personal (personal approach) atau melobi dan
kemudian meningkat untuk bernegosiasi sehingga kedua pihak yang terlibat
dalam perundingan akan mencapai kata sepakat. Artinya kemampuan dalam
presentasi, melobbi, bernegosiasi dan lain sebagainya harus dikuasai oleh para
professional Public Relations dalam perannya mewakili perusahaan yang
berhadapan dengan public sebagai sasarannya.
24
2.3. Public Relations
2.3.1 Pengertian Public Relations
Public Relations biasa disebut Hubungan Masyarakat (Humas). Public
Relations merupakan elemen penting dalam suatu instansi, organisasi maupun
perusahaan. Public Relations mempunyai banyak definisi namun tetap
mempunyai esensi yang sama.
Definisi Institiute of Public Relations (IPR) tentang Public Relations
sampai pertengahan tahun 1980-an adalah ‘usaha terencana dan terus menerus
untuk mencapai tujuan serta mempertahankan niat baik dan saling pengertian
organisasi dan publiknya”21
Menurut Rosady Ruslan, Public Relations adalah suatu bidang yang
memerlukan segi perencanaan yang matang, sama dengan bidang periklanan yang
melakukan “komunikasi” yaitu gabungan antara komunikasi dan sekaligus
membujuk. Kemudian disimpulkan lebih spesifik lagi, yaitu seni dan gabungan
dari disiplin ilmu manajemen, komunikasi psikologi, sosial dan marketing, untuk
membentuk agar perusahaan atau lembaga, gagasan atau ide yang ditawarkan,
nama dan produknya menjadi disukai dan dapat dipercaya oleh publiknya. 22
Kehadiran Publik Relations dalam perusahaan sangat dibutuhkan terlebih
lagi pada perusahaan multinasional, dimana keberadaannya untuk menunjang
aktifitas manajemen dalam membangun dan menjaga hubungan dengan pihak
internal maupun eksternalnya.
21
22
Sandra Oliver, Strategi Public Relations, PT. Gelora Aksara Pratama, 2006, Hal. 4
Rosady Ruslan, Kiat & Strategi Kampanye Public Relations, PT. RajaGrafindo Persana, Cetakan
ke tiga, 2002, hal.6
25
2.3.2 Fungsi, Tugas, dan Peran Public Relations
Fungsi Public Relations adalah menumbuhkan dan mengembangkan
hubungan baik antara organisasi/lembaga dengan publiknya, intern dan ekstern,
dalam rangka menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi
public dalam upaya menciptakan iklim pendapat (opini public)
yang
menguntungkan lembaga/organisasi.
F. Rachmadi menjabarkan tugas Public Relations adalah sebagai berikutz:
a.
Menyelenggarakan dan bertanggungjawab atas penyampaian informasi/pesan
secara lisan, tertulis atau melalui gambar (visual) kepada public, sehingga
public mempunyai pengertian yang benar tentang hal perusahaan atau
lembaga, segenap tujuan serta kegiatan yang akan segera dilakukan.
b.
Memonitor,
merekam,
dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat
umum/masyarakat.
c.
Mempelajari dan melakukan analisis reaksi public terhadap kebijakan
perusahaan/lembaga, maupun segala macam pendapat.
d.
Menyelenggarakan hubungan baik dengan masyarakat dan media massa
untuk memperoleh public favour, public opinion, dan perubahan sikap.23
Dalam mengidentifikasi peran Public Relations dari waktu ke waktu,
praktisi Public Relations menyesuaikan pola perilakunya untuk menangani situasi
yang senantiasa terjadi di dalam pekerjaanmereka dan mengakomodasi harapan
orang lain tentang apa yang seharusnya dilakukan dalam pekerjaan mereka.
23
F. Rachmadi, Publik Relations dalam teori dan praktek, PT. Gramedia, 1996, Chapter 2.
26
Peran Public Relations dalam suatu organisasi dibagi menjadi empat
kategori, yakni :
a.
Teknik komunikasi, yakni Public Relations yagn melakukan peranannya
sebagai ahli komunikasi dan memiliki keterampilan jurnalistik.
b.
Communication Manager. Dalam peran ini Public Relations berperan untuk
merancang dan mengatur program Public Relations secara sistematik dan
member nasihat serta membuat kebijakan komunikasi.
c.
Media Relations. Dalam peran ini Public Relations berpran untuk memainkan
peran komunikasi dua arah dengan media.
d.
Liaison Komunikasi adalah Public Relations yang melayani Public Relations
manajer kelas atas dengan mengatasnamakan organisasi pada setiap acara dan
meeting.
2.3.3. Strategi Publik Relations
Menurut Drs. Anwar Arifin strategi adalah “keseluruhan kondisional
tentang tindakan yang akan dijalankan guna mencapai tujuan jadi dalam
merumuskan strategi komunikasi selain diperlukan perumusan tujuan yang jelas,
juga terutama memperhitungkan kondisi dan situasi khalayak.” 24
Ahmad S. Adnanputra , Ma, Ms, pakar humas dalam naskahnya berjudul
PR Strategi, yang mengatakan bahwa strategi adalah bagian terpadu dari suatu
rencana (plan), sedangkan rencana merupakan produk dari suatu perencanaan
(planning), yang pada akhirnya perencanaan adalah salah satu fungsi dasar dari
24
Anwar Arifin, 1984, Strategi Komunikasi, Armico, Jakarta, hal:59
27
proses manajemen. Mengacu kepada pola strategi Publik relations tersebut,maka
menurut Ahmad S. Adnanputra memberikan batasan pengertian tentang strategi
Public Relations,
antara lain “ alternative optimal yang dipilih untuk ditempuh
guna mencapai tujuan Public Relations dalam kerangka suatu rencana Public
Relations (Public Relations plan)”. (Ruslan ,1999:101)
Menurut Scott M. Cutlip, Allen H. Center dan Glen M. Broom, proses
perencanaan strategis dalam Public Relations adalah dengan proses empat langkah
yakni :
1. Mendefinisikan masalah
Langkah pertama ini mencakup penyelidikan dan memantau pengetahuan, opini,
sikap dan perilaku pihak-pihak yang terkait dengan, dan dipengaruhi oleh,
tindakan dan kebijakan perusahaan. Pada dasarnya ini adalah fungsi inteligen
organisasi. Fungsi ini menyediakan dasar untuk semua langkah dalam proses
pemecahan problem dengan menentukan “Apa yang sedang terjadi saat ini?”
Dalam point ini Perusahaan Kaliraya Sari, sebelumnya mendefinisikan problem
atau masalah yang terjadi saat ini melalui riset dan analisis. Yaitu masih
kurangnya kesadaran dan minat atau keinginan karyawan untuk peduli terhadap
lingkungan, terutama lingkungan disekitar area tempat kerja. Misalnya dengan
dibuatnya kebijakan baru mengenai pemakaian kertas dan peduli lingkungan
dalam pemilahan sampah organik dan non organik. Adanya masalah yaitu pada
karyawan yang tidak peduli terhadap kebijakan baru ini, sehingga hanya
melakukan kebijakan ini secara formalitas (hanya dikerjakan pada saat audit
internal dan eksternal).
28
Melihat permasalahan ini, maka Management Representatif dibantu oleh kepala
bagian HRD dan juga Manager K3L yang berkaitan dengan lingkungan untuk
mengadakan sosialisasi kembali tentang kebijakan lingkungan di perusahaan dan
seminar-seminar mengenai lingkungan yang berkaitan dengan kebijakan baru
yang telah ditetapkan oleh perusahaan agar karyawan dapat memahami, dan
mengimplementasikannya di perusahaan terutama di ruang lingkup pekerjaannya.
2. Perencanaan dan pemprograman
Informasi yang dikumpulkan dalam langkah pertama digunakan untuk membuat
keputusan tentang program publik, strategi tujuan, tindakan dan komunikasi,
taktik dan sasaran. Langkah kedua ini akan menjawab pertanyaan “Berdasarkan
apa kita tahu tentang situasi, dan apa yang harus kita lakukan atau apa yang harus
kita ubah, dan apa yang harus kita katakan?”
Setelah mendefinisikan permasalahannya, maka Management Representatif
bersama dengan Manager K3L membuat program “Sosialisasi Standar Kerja Iso
14001 di Perusahaan Kaliraya Sari baik di pusat maupun di cabang.”
3. Bertindak dan berkomunikasi, strategi tindakan dan komunikasi yang
dilakukan serta rencana implementasi program
Mengimplementasikan program aksi dan komunikasi yang didesain untuk
mencapai tujuan spesifik untuk masing-masing publik dalam rangka mencapai
tujuan program. Pertanyaan dalam langkah ini adalah “Siapa yang harus
melakukan dan menyampaikannya, dan kapan, di mana, dan bagaimana caranya?”
29
Dalam hal ini sebagai penyampai pesan “Sosialisasi standar kerja ISO 14001”.
Dimana pesannya adalah bersifat persuasif, mengharapkan, dan menginginkan
para karyawan untuk berperan dalam peduli lingkungan di perusahaan.
4. Mengevaluasi program.25
Dalam langkah terakhir ini melakukan penilaian atas persiapan, implementasi,
dan hasil dari program. Penyesuaian akan dilakukan sembari program
diimplementasikan, dan didasarkan pada evaluasi atas umpan balik tentang
bagaimana program itu berhasil atau tidak. Program akan dilanjutkan atau
dihentikan setelah menjawab pertanyaan “Bagaimana keadaan kita sekarang atau
seberapa baik langkah yang telah kita lakukan?”26
Setelah melakukan kegiatan atau program “Sosialisasi standar kerja ISO 14001”,
PR atau yang bertugas di perusahaan adalah Management Representatif dibantu
kepala bagian HRD dan juga Manajer K3L melakukan evaluasi untuk mengetahui
segala kekurangan dan kelebihan program yang telah dilaksanakan.
Dalam Public Relations, strategi biasanya mengacu kepada konsep,
pendekatan atau rencana umum untuk program yang didesain guna mencapai
tujuan27. Menurut Cutlip Center Broom, Perencanaan Strategi bidang humas
meliputi kegiatan :
1. Membuat keputusan mengenai sasaran dan tujuan program
2. Melakukan identifikasi khalayak penentu (Key publics)
25
Scott M. Cutlip, Allen H. Center, Glen M. Broom, Effektive Public Relations, edisi kedelapan,
2005, hal. 302
26
Scott M. Cutlip, Allen H. Center, Glen M. Broom. Hal. 320
27
Scott M. Cutlip, Allen H. Center, Glen M.Broom, Effective Public Relations, Edisi kesembilan,
Kencana Pernada media, 2009, hal. 389
30
3. Menetapkan kebijakan atau aturan untuk menentukan strategi yang akan
dipilih.
4. Memutuskan strategi yang akan digunakan.
Dalam pelaksanaan strategi komunikasi berkaitan dengan perencanaan
Public Relations. Model Perencanaan Public Relations ada enam langkah yang
sudah diterima secara luas oleh para praktisi Public Relations professional adalah
sebagai berikut : 28
a.
pengenalan situasi
b.
penetapan tujuan
c.
definisi khalayak
d.
Pemilihan media dan teknik-teknik Public Relations/Humas
e.
Perencanaan Anggaran
f.
Pengukuran hasil.
Tanpa ke enam langkah yang telah disebutkan sebelumnya, maka program
yang akan dilakukan oleh Public Relations akan berjalan tanpa arah dan tujuan
yang jelas selain itu akan sulit untuk mengukur keberhasilannya. Dari kesimpulan
ini bisa dipahami bersama bahwa strategi komunikasi Public Relations sangatlah
penting. Semua dilakukan sesuai dengan proses yang baik dan benar agar
menjadikan komunikasi yang efektif.
Setelah menetapkan strategi komunikasi maka tahap selanjutnya adalah
pemilihan media. Praktisi Public Relations harus memiliki pengetahuan yang baik
28
Daniel Yadin,, Public Relations, PT. Gelora Aksara Partama, 2008, hal 57
31
mengenai media, karena pemilihan media yang tepat akan menentukan
keberhasilan penyebaran pesan kepada khalayak sasaran. Pilihan media Public
Relations beserta berbagai tujuan dan jenis khalayak yang hendak dituju sebagai
landasan pemilihan media.
2.4
Karyawan
Karyawan merupakan salah satu asset yang penting didalam sebuah
organisasi atau perusahaan, sehingga komunikasi dengan mereka merupakan hal
terpenting di dalam pelaksanaan 5 (lima) proses manajemen serta pelaksanaan
tugas di dalam organisasi atau perusahaan. Karyawan juga merupakan salah satu
elemen di dalam pembentukan citra dari sebuah organisasi.29
Pengertian karyawan menurut Rhenald Kasali, karyawan adalah orangorang di dalam perusahaan yang tidak memegang jabatan structural, dan dibawahh
komando supervisor atau kepala seksi/kepala subseksi.30
Kata dasar dari karyawan adalah karya yang berarti kerja, sehingga
pengertian karyawan adalah orang yang berkerja pada sebuah organisasi atau
perusahaan, dimana mereka diberikan upah sebagai balas jasa untuk tenaga dan
pikiran yang mereka telah berikan kepada perusahaan. 31
29
Paul A. Agenti. The Power of Corporate Communication ; Crafting the voice & image of your
business. Jakarta : Salemba Humanika. 2002 : 45
30
Rhenald Kasali, Manjemen Public Relations : Konsep dan Aplikasinya di Indonesia, Jakarta :
Pustaka Utama Grafiti, 2006 : 72
31
Dan Lattimorre, Otis BAstin. Public Relations : Profesi dan Praktik. Jakarta : Salemba Humanika.
2009 : 72