9 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori – Teori Dasar / Umum Teori

BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1
Teori – Teori Dasar / Umum
Teori-teori yang menjadi dasar penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut:
2.1.1
Sistem
Menurut
O’Brien
(2004:8),
sistem
adalah
kelompok
komponen yang saling terintegrasi yang bekerja sama untuk mencapai
tujuan yang sama dengan menerima input dan memproduksi output
dalam sebuah proses transformasi yang terorganisasi.
Menurut
Satzinger
(2005:6),
sistem
adalah
kumpulan
komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk
menghasilkan suatu tujuan.
Dari kedua definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa
sistem merupakan sekelompok elemen atau lebih yang saling
berkaitan satu sama lain dan terintegrasi untuk mencapai tujuan dan
sasaran yang sama.
2.1.2
Informasi
Menurut O’Brien (2004:13), informasi adalah data yang telah
diolah, mempunyai arti, dan berguna secara konteks untuk end-user
tertentu.
Berdasarkan definisi diatas, dapat dikatakan bahwa informasi
adalah data yang telah diproses untuk digunakan oleh para pemakai
sesuai dengan kebutuhannya
9
10
2.1.3
Sistem Informasi
Menurut Turban (2003:15), sebuah sistem informasi (SI)
mengumpulkan, menyimpan, menganalisa, dan penyebaran informasi
untuk tujuan tertentu. Sistem informasi mengandung input (data dan
instruksi) dan output (perhitungan).
Menurut O’Brien (2005:5), sistem informasi dapat berupa
kombinasi terorganisasi dari manusia, perangkat keras, perangkat
lunak, jaringan komunikasi, dan sumber data yang mengumpulkan,
mengubah, dan menghasilkan informasi dalam suatu organisasi.
Berdasarkan definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem
informasi adalah beberapa komponen yang saling terorganisasi dan
saling terhubung yang berfungsi untuk mengumpulkan, mengubah,
menyimpan, memanipulasi, menghasilkan informasi, sehingga dapat
mendukung satu atau lebih kerja sistem.
2.1.4
Sistem ERP
2.1.4.1 Pengertian ERP
Menurut Hall (2008:31), Enterprise Resource Planning
(ERP) adalah model sistem informasi yang memungkinkan
sebuah
organisasi
untuk
mengotomatisasi
dan
mengintegrasikan proses bisnis utama. ERP merobohkan
hambatan fungsional tradisional dengan memfasilitasi data
sharing, arus informasi, dan pengenalan praktek bisnis
umum di antara semua pengguna organisasi.
11
Menurut O’Brien (2004:194), ERP adalah tulang
punggung lintas fungsi perusahaan yang mengintegrasi dan
mengotomatisasi banyak proses bisnis internal dan sistem
informasi dalam fungsi penjualan dan distribusi, produksi,
logistik, akuntansi, dan sumber daya manusia sebuah
perusahaan.
Program
membantu
Enterprise
proses
bisnis
Resource
Planning
perusahaan
besar
(ERP)
dalam
menggunakan database yang sama dan shared management
reporting tool. Program ERP mendukung operasi proses
bisnis yang efisien dengan mengintegrasikan aktivitas bisnis,
meliputi sales, marketing, manufacturing, accounting, dan
staffing.
ERP mengintegrasikan area fungsional bisnis. Sebelum
adanya ERP, setiap area fungsional beroperasi secara
independen, menggunakan sistem informasi dan pencatatan
transaksi
secara
independen.
Software
ERP
juga
menyebabkan pelaporan manajemen dan pengambilan
keputusan menjadi lebih cepat dan seragam dalam suatu
organisasi. Sebagai tambahan, ERP mendukung pemikiran
mengenai
tujuan
perusahaan,
dibandingkan
dengan
pemikiran hanya terbatas pada tujuan dari setiap departemen
atau area fungsional.
12
2.1.4.2 Keuntungan Sistem ERP
Menurut Monk (2009:28), keuntungan dari penggunaan
sistem ERP antara lain :
•
ERP memungkinkan integrasi global menjadi lebih
mudah. Rintangan yang disebabkan oleh kurs mata uang,
bahasa, dan budaya dapat dijembatani secara otomatis
dengan adanya data yang terintegrasi
•
ERP tidak hanya mengintegrasikan orang dan data, tetapi
juga mengeliminasi proses pembaharuan dan perbaikan
pada banyak sistem komputer yang terpisah
•
ERP memungkinkan manajemen untuk mengelola
operasi, tidak hanya memonitor hal tersebut. Karena
sistem ERP telah memiliki data yang terintegrasi, maka
manajer dapat berfokus pada perubahan yang dibutuhkan
bagi organisasi
•
ERP memungkinkan sistem informasi yang terintegrasi
dan hal ini berdampak pada proses bisnis yang lebih
efisien
Menurut Jacobs (2000: 17), banyak perusahaan yang telah
menerapkan konsep ERP ini dalam menjalankan bisnisnya. Beberapa
alasan perusahaan memakai SAP antara lain :
•
Mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis
•
Perusahaan mengimplementasikan ERP ketika mereka
memiliki banyak pabrik dan fasilitas yang tersebar dalam
berbagai negara di dunia
13
•
Perusahaan sadar bahwa perusahaan membutuhkan
perubahan untuk memanfaatkan komunikasi masa depan
dan teknologi computer untuk e-business dan aplikasi
lain
2.2
Teori – Teori Khusus
2.2.1
Kas
Menurut Warren (2009:360) dalam bukunya yang berjudul
“Principles of Accounting”, menyatakan bahwa :
“Kas meliputi uang kertas, cek, wesel (money order atau kiriman uang
melalui pos yang lazim berbentuk draft bank atau cek bank) dan uang
yang disimpan di bank yang dapat ditarik tanpa pembatasan dari bank
bersangkutan”.
Kas merupakan sumber daya fundamental dan merupakan
entitas untuk memperoleh sumber daya lainnya. Mengelola kas sama
dengan mengelola kemampuan untuk membeli asset, biaya servis,
membayar karyawan, dan operasi pengendalian.
Proses manajemen kas terdiri dari :
a) Cash management tools, seperti anggaran kas dan
peramalan kas, untuk mengendalikan ketersedian kas
dan memaksimalkan investasi dana idle.
b) Prosedur untuk mengumpulkan, menyalurkan dan
menginvestasikan kas.
c) Pengendalian internal untuk menjaga, merekam dan
pelaporan kas.
14
Proses ini harus mematuhi hukum dan peraturan, baik federal maupun
negara dan standard professional dan etika yang berlaku.
Menurut Telmoudi (2010:1) dalam jurnal internasional yang
berjudul “Factors Determining Operating Cash Flow: Case of the
Tunisian Commercial Companies”, berhubungan kas merupakan salah
satu sumber daya yang harus dijaga oleh organisasi. Adapun masalah
di dalam mengoperasikan arus kas tersebut. Masalah tersebut
mencakup variable seperti timely debt collection, timely debt payment,
timely flow of stock, gross commercial margin.
2.2.2
Petty Cash
Menurut Warren (2009:371), petty cash atau kas kecil adalah
suatu dana kas khusus yang digunakan untuk membayar jumlah biaya
yang relatif kecil. Dana kas kecil dibentuk dengan terlebih dahulu
memperkirakan jumlah
kas yang diperlukan
perusahaan
dari
pendanaan semacam itu untuk periode tertentu seperti satu minggu
atau satu bulan.
Dana kas kecil biasanya disii kembali dalam jangka waktu
tertentu atau bila dana tersebut telah habis atau telah mencapai jumlah
minimum.
2.2.3
Account Payabale
Menurut Warren (2009:12), account payable adalah liabilitas
yang terjadi ketika pembelian dilakukan secara kredit. Hal ini terjadi
15
ketika perusahaan belum melakukan pembayaran atas barang atau jasa
yang telah diterima.
Menurut Sari (2012:1) dikutip dari jurnal ilmiah yang berjudul
“Evaluasi Pengendalian Internal Utang Usaha di PT. Tiga Pilar
Logistik”, dikatakan bahwa perlunya pengendalian internal untuk
menjaga perusahaan agar meminimalisasi kecurangan sehingga tujuan
yang telah ditetapkan oleh perusahaan tercapai. Salah satu bagian dari
pengendalian internal itu sendiri mencakup bagian mengenai menjaga
kekayaan organisasi. Sehingga penting bagi perusahaan untuk
mengawasi utang maupun piutang yang dimiliki karena menyangkut
kekayaan atau sumber daya organisasi itu sendiri.
2.2.4
Account Payable Aging
Menurut
Wilkinson
(2000:487),
payable
aging
report
merupakan salah satu output informasi yang dihasilkan dari siklus
expenditure.
Payable
aging
report
merupakan
laporan
yang
menggambarkan status invoice atau voucher yang belum dibayar yang
dapat disebabkan karena masalah atau pertanyaan dengan pemasok
yang belum terselesaikan.
2.2.5
Invoice
Menurut Warren (2009:206), invoice adalah tagihan yang
diserahkan oleh penjual (disebut invoice penjualan) kepada pembeli
(disebut invoice pembelian) atas barang-barang yang terjual.
16
Dikutip dari jurnal berjudul “Close Invoice Finance: SMES
Get Creative To Secure Business Cashflow”, invoice finance adalah
salah satu rute alternatif untuk mengamankan pendanaan yang
memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan uang tunai dengan
cepat dan mudah terhadap buku penjualan mereka.
2.2.6
General Ledger (Buku Besar)
Menurut Hall (2008:46), buku besar adalah buku atau akun
yang mencerminkan dampak keuangan dari transaksi perusahaan
setelah akun tersebut di-posting dari berbagai jurnal. Apabila jurnal
menunjukan efek kronologis kegiatan usaha, buku besar menunjukan
aktivitas menurut jenis akun. Buku besar menunjukan kenaikan,
penurunan, dan keseimbangan setiap akun. Organisasi menggunakan
informasi ini untuk mempersiapkan laporan keuangan, mendukung
operasi sehari-hari, dan menyiapkan laporan internal.
Terdapat dua tipe dasar dari buku besar, yaitu :
1. Buku besar umum, yang berisi informasi akun perusahaan dalam
bentuk akun kontrol yang sangat ringkas.
Buku besar umum merangkum aktivitas untuk setiap akun
organisasi. Departemen buku besar umum meng-update catatancatatan dari voucher jurnal yang disiapkan dari jurnal khusus dan
sumber-sumber lain di seluruh organisasi. Buku besar umum
menyediakan nilai tunggal untuk setiap akun, seperti hutang,
piutang, dan inventaris. Informasi yang sangat ringkas ini cukup
untuk pelaporan keuangan, tetapi tidak berguna untuk mendukung
17
operasi bisnis sehari-hari. Misalnya, untuk tujuan pelaporan
keuangan, total nilai piutang perusahaan harus disajikan sebagai
suatu gambaran dalam neraca. Nilai ini diperoleh dari akun
kontrol piutang dalam buku besar umum. Untuk benar-benar
mengumpulkan kas yang diwakili oleh aset ini, bagaimanapun,
perusahaan harus memiliki informasi rinci tertentu tentang
pelanggan dimana gambaran ringkas tidak menyediakan informasi
ini.
Ringkasan
tersebut
harus
memberitahukan
informasi
pelanggan mana yang memiliki utang, berapa banyang uang yang
dipinjam setiap pelanggan, kapan pembayaran terakhir yang
dilakukan pelanggan, kapan pembayaran berikutnya jatuh tempo,
dan sebagainya.
2. Buku besar pembantu, yang berisi rincian mengenai akun individu
yang membutuhkan akun kontrol tertentu.
Buku besar pembantu disimpan dalam berbagai departemen
akuntansi apabila perusahaan memiliki persediaan, hutang,
penggajian dan piutang. Pemisahan ini memberikan kontrol yang
lebih baik dan mendukung operasi perusahaan. Jadi, selain
menyediakan informasi laporan keuangan, buku besar umum
adalah mekanisme untuk memverifikasi keakuratan data akuntansi
secara
keseluruhan
dimana
departemen
akuntansi
telah
memprosesnya secara terpisah. Setiap kejadian dideteksi selama
mengupdate
buku
besar
umum.
Dengan
secara
berkala
merekonsiliasi saldo dari akun pembantu, jurnal dan akun kontrol,
18
kelengkapan dan akurasi pemrosesan transaksi dapat dinilai secara
formal.
2.2.7
Business Area
Dikutip dari buku SAP AG (2001:34), business area adalah
segmen usaha, cabang dimana kelompok perusahaan beroperasi.
Business area menyediakan tingkat evaluasi tambahan pada segmen
pelaporan. Selain itu, business area secara umum merupakan
company code independent.
2.2.8
Chart of Account
Dikutip dari buku SAP AG (2001:128), chart of account
adalah suatu wadah atau induk, dimana semua G/L accounts yang ada
didefinisikan. Pada awalnya, chart of accounts perlu untuk diurutkan
sesuai dengan format bakunya, agar dapat di-manage secara sistematis
dengan G/L accounts management.
2.2.9
Cost
Menurut Olson (2003:34), cost berhubungan dengan sumber
daya yang sedang dikonsumsi sebagaimana diharapkan.
Menurut Remenyi (2001:86), cost adalah segala sesuatu yang
harus dikeluarkan dalam menjalankan suatu project IT.
Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa cost (biaya)
adalah setiap pengeluaran yang harus dikeluarkan yang berhubungan
dengan suatu proses untuk menerapkan suatu investasi IT.
19
Biaya diklasifikasikan menjadi beberapa bagian :
• Product costs
•
Direct material
•
Direct labor
•
Manufacturing overhead
• Period costs
•
Nonmanufacturing costs
•
Selling costs
•
Administrative costs
• Variable costs
• Fixed costs
• Direct cost
• Indirect cost
• Differential cost
• Sunk cost
• Opportunity cost
Adapun tujuan dari cost classification yaitu :
•
Mempersiapkan laporan keuangan untuk pihak eksternal
•
Memprediksi cost behaviour dalam merespon pergantian
aktifitas
•
Mengategorikan cost ke dalam cost object seperti departemen
atau produk
•
Pembuatan keputusan
Menurut Kasimu (2012:1) dalam jurnal yang membahas
mengenai cost overrun dalam bidang building construction dikatakan
20
bahwa cost overrun dianggap sebagai masalah yang menghambat
kemajuan
proyek,
karena
menurunkan
keuntungan
yang
mengakibatkan kerugian besar dan membuat proyek dalam masalah.
Permasalahan kelebihan biaya tersebut disebabkan oleh 5 faktor utama
yaitu fluktuasi harga material, kekurangan waktu, kurangnya
pengalaman dalam pekerjaan, dan sketsa yang tidak lengkap.
2.2.10 Cost Center Accounting
Cost center adalah sebuah wilayah yang bertanggung jawab
atas biaya yang dikeluarkan. Cost center merupakan salah satu unit
kecil di dalam struktur organisasi. Dalam cost center accounting, biaya
operasional dicatat oleh tiga objek master data terpisah seperti cost
center, activity types dan statistical key figure. Cost center diatur di
dalam suatu hierarki yang merupakan perwakilan dari internal
perusahaan
yang
menerapkan
pelaporan
atau
struktur
pertanggungjawaban. Pengembangan hierarki adalah pusat dari semua
pelaporan cost center dalam modul controlling.
Menurut Hurst (2002:444), fungsi penting dalam cost center
accounting adalah kemampuan untuk memproses alokasi, alokasi
secara tepat melalui perkiraan dan distribusi. Standar hierarki
memainkan peran penting sehingga semua cost center harus ditugaskan
ke salah satu standar hierarki. Pertama kita membuat cost element dan
kemudian kita menetapkan cost element untuk cost center. Kita juga
dapat
menggunakan
metode
alokasi
yang
berbeda
untuk
21
mengalokasikan biaya yang dikumpulkan dari cost center tertentu
untuk mengendalikan objek lainnya.
2.2.11 Financial Accounting
Menurut Warren (2006:15), akutansi keuangan (financial
accounting) adalah bagian dari akuntansi yang berkaitan dengan
pencatatan dan pelaporan data serta kegiatan perusahaan. Walaupun
laporan tersebut menghasilkan informasi yang berguna bagi manajer,
namun hal itu merupakan laporan utama bagi pemilik, kreditor,
lembaga pemerintah dan masyarakat. Prinsip utama yang dipakai dalan
akutansi keuangan adalah persamaan akutansi (Aset = Liabilitas +
Equity).
Akutansi keuangan berhubungan dengan masalah pencatatan
transaksi untuk suatu perusahaan atau organisasi dan penyusunan
berbagai laporan berkala dari hasil pencatatan tersebut. Laporan ini
yang disusun untuk kepentingan umum dan biasanya digunakan
pemilik perusahaan untuk menilai prestasi manajer atau dipakai
manajer
sebagai
pertanggungjawaban
keuangan
terhadap
para
pemegang saham. Hal penting dari akutansi keuangan adalah adanya
Standar Akutansi
Keuangan (SAK) yang merupakan aturan-aturan
yang harus digunakan di dalam pengukuran dan penyajian laporan
keuangan untuk kepentingan eksternal. Dengan demikian, diharapkan
pemakai dan penyusun laporan keuangan dapat berkomunikasi melalui
laporan keuangan ini, sebab mereka menggunakan acuan yang sama
22
yaitu SAK. SAK ini mulai diterapkan di Indonesia pada 1994,
menggantikan Prinsip-prinsip Akuntansi Indonesia tahun 1984.
2.2.12 Fiscal Year
Dikutip dari buku SAP AG (2001:125), definisi fiscal year
dikonfigurasikan untuk memastikan bahwa semua posting ataupun
transaksi dicatata dalam suatu periode accounting per tahun (periode
regular bulan 1 sampai dengan 12). Selain itu, definisi fiscal year,
digunakan sebagai dasar untuk mendeterminasikan periode posting,
sebagaimana pula untuk periode adjustment audit.
2.2.13 Trial Balance
Menurut Warren (2009:68), trial balance atau neraca saldo
adalah daftar ringkasan dari judul dan saldo akun dalam buku besar.
Neraca saldo merupakan salah satu cara untuk menentukan kesamaan
jumlah antara jumlah kredit dan debit dalam buku besar. Kesaamaan
ini harus terbukti pada setiap akhir periode akutansi . Pembuktian ini
yang disebut sebagai neraca saldo (trial balance).
Langkah pertama dalam menyiapkan neraca saldo adalah
menentukan saldo setiap akun ke dalam buku besar. Jika menggunakan
akun standar, maka saldo setiap akun akan terlihat dalam kolom saldo
pada baris posting terakhir.
Neraca saldo tidak memberikan bukti yang lengkap tentang
keakuratan buku besar. Neraca saldo hanya mengindikasikan bahwa
jumlah debit dan kredit adalah sama. Namun indikasi tersebut cukup
23
berharga karena kesalahan seringkali mengakibatkan jumlah debit dan
kredit yang tidak sama.
2.2.14 Testing
Menurut Myers (2004:11), testing merupakan proses yang
menjalankan suatu program untuk menemukan masalah.
Menurut Nidhra (2012:1) dalam jurnal yang berjudul “Black
Box
and White Box Testing Techniques”, dikatakan bahwa ada
beberapa metode testing yang dapat dilakukan untuk menguji suatu
kasus, tapi kebanyakan dari teknik ini lebih mengarah kepada
pengujian struktural yang memerlukan pemahaman kerja internal.
Pengujian dilakukan agar semua berjalan sesuai dengan yang
direncanakan dan mencapai tujuan dari pembuatan sistem itu sendiri.
2.2.15 User Acceptance Testing
Menurut Fajardo (2007:120), User Acceptance Testing adalah
test yang memungkinkan pengguna akhir dari sistem secara mandiri
mengeksekusi kasus pengujian dari perspektif bagaimana pengguna
akhir tersebut berencana untuk melaksanakan tugasnya.
Anggota tim konfigurasi dan pengujian mengatasi masalah
yang teridentifikasi saat user acceptance testing tersebut dilakukan.
2.2.16 SAP
2.2.16.1
SAP R/3
24
SAP merupakan singkatan dari Systems, Applications,
and Products in Data Processing. SAP AG mengacu pada
nama dari salah satu perusahaan perangkat lunak terbesar di
dunia, sering disebut sebagai SAP. Perusahaan yang
didirikan awalnya oleh mantan orang IBM dengan visi
menciptakan solusi software perusahaan yang terintegrasi,
berbasis di Jerman dan telah berdiri sejak 1972. SAP juga
label yang diberikan secara umum untuk perangkat lunak
yang dibuat dan dipasarkan oleh SAP AG. Paket aplikasi
mereka yang paling popular sejauh ini adalah SAP R/3,
yang bersaing dalam kategori software Collaborative
Business Solutions, yang dirancang untuk memfasilitasi
operasi bisnis seperti: entry order, manajemen gudang dan
material, logistik, penjualan dan distribusi, akuntansi
keuangan dan aset, manajemen sumber daya manusia, dan
banyak lagi. Aplikasi lain yang dibuat dan dipasarkan oleh
SAP telah menjadi sangat populer juga. Cukup dikatakan
bahwa
SAP
telah
menawarkan
solusi
dalam
data
warehouse (mySAP Business Intelligence, yang mencakup
Business
Information
Warehouse,
manajemen rantai pasokan
Optimizer,
atau
SAP
atau
(Advanced
APO),
SAP
Planner
manajemen
BW),
and
hubungan
pelanggan (mySAP CRM), manajemen siklus hidup produk
(mySAP PLM), business to business procurement (mySAP
Supplier Relationship Management, yang terdiri dari
25
Enterprise buyer Pro, atau EBP, dan predecessors BBP and
B2B), dan banyak lagi. Hal ini, dapat dikatakan bahwa jika
ada software yang dibutuhkan oleh perusahaan, SAP
mungkin menawarkan produk untuk memenuhi kebutuhan
itu. Ini adalah skenario yang jauh berbeda dari tiga atau
empat tahun lalu, ketika SAP merupakan sinonim untuk
simply R/3.
SAP R/3 mengintegrasikan informasi dalam suatu
organisasi, menyediakan keuntungan dengan memasukkan
data tunggal, akses yang cepat, dan data yang sama. Semua
user memiliki tampilan window yang sama dan semua
proses diintegrasikan dalam data yang sama. Data di-update
secara realtime, yang berarti bahwa ketika data dimasukkan
kedalam sistem, perubahan ini seketika tersedia untuk
setiap orang yang memakai sistem. Hal ini berarti integrasi
global, baik dari sisi informasi maupun proses. Tidak ada
informasi yang berulang. Data disimpan dalam satu tempat
dan
tersedia
untuk
digunakan
setiap
orang
dalam
perusahaan. Dengan adanya pengintegrasian ini, duplikasi
dari
informasi
dieliminasi,
menghemat
waktu,
dan
memperbaiki efisiensi operasi.
SAP R/3 menyediakan efisiensi dan meningkatkan
produktivitas melalui integrasi informasi dan proses dalam
keseluruhan perusahaan. Informasi yang terkait dengan
perusahaan, seperti data client dan data manufacturing,
26
masuk ke dalam sistem dalam satu waktu dan satu tempat.
Strategi ini mengurangi pemasukan informasi ke dalam
system yang berkali-kali, sebagaimana dengan tingkat
kesalahan yang terkait dengan entri yang berulang, dan
meyakinkan
bahwa
semua
divisi
dari
perusahaan
berhubungan memiliki data yang sama dan terbaru.
SAP R/3 merupakan paket software yang multi bahasa.
Sistem juga mengenal perbedaan mata uang. SAP R/3 dapat
mendukung operasi dari beberapa lokasi internasional yang
berbeda, pengadaan bahan global dari bagian atau jasa,
distribusi global, dan menyediakan metric performa yang
tepat untuk operasi di seluruh dunia.
Salah satu tugas besar dari penggunaan R/3 adalah untuk
mencocokkan
sistem
dengan
organisasi.
Usaha
ini
dinamakan konfigurasi. Perancang R/3 telah memasukkan
praktik atau proses bisnis yang kontemporer ke dalam
software. SAP menyebut proses ini sebagai ‘Best practices’.
SAP telah mendokumentasikan proses ‘Best practices’ dan
digabungkan bersama disebut sebagai R/3 Reference Model
Modul-modul yang terdapat di dalam SAP R/3 yaitu:
- Modul Sales and Distribution (SD)
- Modul Materials Management (MM)
- Modul Production Planning (PP)
- Modul Quality Management (QM)
- Modul Plant Maintenance (PM)
27
- Modul Human Resources (HR)
- Modul Financial Accounting (FI)
- Modul Controlling (CO)
- Modul Asset Management (AM)
- Modul project System (PS)
- Modul Workflow (WF)
- Modul Industry Solutions (IS)
Ada sejumlah alasan untuk tidak memakai sistem TI
yang
diterapkan
saat
ini.
Namun,
orang-orang
mengendalikan keuangan biasanya jauh lebih tertarik pada
bagaimana sebuah solusi SAP akan membahas masalah dan
tantangan yang muncul dalam perjalanan melakukan
“Jangan bilang tentang masalah, tunjukkan solusi” sebelum
mereka menulis cek besar. Beberapa alasan taktis berikut
mengapa
banyak
yang
memilih
untuk
mengimplementasikan SAP, antara lain :
-
Untuk meningkatkan kualitas produk atau ketersediaan
dengan mengelola dan melaporkan perakitan yang cacat
dengan lebih baik, mengurangi persediaan produk
secara keseluruhan di gudang dan pusat distribusi, dan
meningkatkan rantai pasokan lainnya.
-
Untuk meningkatkan layanan pelanggan dalam hal
peningkatan pengetahuan mengenai tren pelanggan,
status pesanan, turn around on returns yang lebih baik,
dan sebagainya.
28
-
Untuk mengatasi pergeseran permintaan pelanggan
melalui menganalisis tren membeli di berbagai geografi,
demografi pelanggan, saluran distribusi, dan sebagainya
-
Untuk meningkatkan keunggulan kompetitif dengan
mendukung perubahan yang cepat untuk proses bisnis
karena ini dianggap penting
-
Untuk mengurangi waktu penagihan pelanggan
-
Untuk
meningkatkan
perputaran
persediaan
atau
mengurangi persediaan
-
Untuk mengurangi lead time produksi
-
Untuk mengatasi perubahan peraturan pemerintah
melalui integrasi dengan standar pajak dan sistem lain
-
Untuk meningkatkan perencanaan dan alokasi sumber
daya melalui manajemen proyek yang lebih baik dan
perencanaan produksi usaha
-
Untuk merespon kondisi pasar yang terus berubah
dengan menganalisis pelanggan dan tren produk dengan
cepat
-
Untuk merangkul semua unit perusahaan ke dalam satu
sistem pencatatan
2.2.16.2
SAP R/3 Modul Financial Accounting
Modul dan aplikasi yang terdapat dalam suatu software
SAP R/3 tergantung pada versinya. SAP secara terus
menerus melakukan upgrade terhadap software R/3 agar
29
sesuai kebutuhan. Secara keseluruhan SAP R/3 terbagi
menjadi tiga fungsional area, yaitu :
1. Financial
2. Logistic
3. Human Resources
Aplikasi SAP R/3 menawarkan satu set lengkap dan fitur
terpadu
yang
secara
efektif
mengelola
dan
mengotomatisasikan semua proses akuntansi dan keuangan
di perusahaan. Seperti komponen inti dari SAP R/3 yang
menggabungkan manajemen keuangan dengan semua
proses akuntansi yang penting, seperti buku dan jurnal
entry, rekening piutang dan utang yang secara otomatis
memicu posting akuntansi secara real-time ketika bisnis
transaksi terjadi.
SAP R/3 modul Financial Accounting menyediakan fitur
dan laporan yang akan membantu perusahaan dalam
mengelola kegiatan keuangan. Fitur tersebut meliputi :
1. Chart of Accounts
Memungkinkan perusahaan untuk menandai semua
akun dan menentukan hubungan hirarkis
2. Journal Entries
Memungkinkan
perusahaan
untuk
masuk
dan
menempatkan entri jurnal secara manual dan
otomatis mengalokasikan setiap proyek transaksi
atau akun
30
3.
Transaction Template
Menghemat waktu dan mengurangi kemungkinan
terjadinya kesalahan saat memasukkan entri jurnal
secara manual
4. Recurrent Journal Transaction
Memungkinkan perusahaan untuk membuat set
custom dari transaksi berulang, termasuk pengingat
frekuensi otomatis
5.
Exchange Rate Differences
Mudah menyesuaikan mata uang asing menjadi mata
uang lokal
6. Trial Balance Report
Menunjukan account balance dan transaksi, yang
memungkinkan
untuk
melihat
semua
laporan
keuangan dalam mata uang dan detail yang telah
ditentukan
7.
Profit and Loss Report
Menampilkan pendapatan dan pengeluaran secara
langsung digunakan oleh akuntan
8. Balance Sheet
Menunjukkan aktiva dan kewajiban dengan cara
sederhana yang digunakan oleh akuntan
9. Comparative Reports
31
Memungkinkan
semua
laporan
yang
akan
dibandingklan dengan bulan, kuartal, tahun atau
periode lainnya
10. Budget
Memungkinkan perusahaan untuk menentukan dan
melacak anggaran dalam mata uang apapun dan
melihat
ringkasan
laporan
anggaran,
serta
memungkinkan perusahaan membandingkan angka
aktual versus perencanaan
11.
Financial Report Designer
Memungkinkan perusahaan untuk membangun angka
yang tak terbatas dari template laporan keuangan.
SAP R/3 modul Financial Accounting mengintegrasikan
jurnal entri akuntansi dan meng-update secara otomatis
transaksi bisnis secara relevan yang terjadi dalam aplikasi
kapanpun. Misalnya, posting penerimaan barang yang
secara
otomatis
membuat
entries
jurnal
untuk
menyesuaikan tingkat persediaan dan penilaian serta jika
perlu meng-update piutang. Setiap pembelian, penjualan
dan persediaan transaksi di SAP R/3 otomatis memicu
terkaitnya jurnal entri secara real time tanpa tambahan
manual entri atau posting. Bahkan untuk efisensi yang
lebih besar, SAP R/3 memungkinkan untuk menggunakan
posting-posting secara berulang dari satu periode ke
32
periode lain untuk menghilangkan tugas berlebihan dan
berpotensi terjadinya kesalahan.
SAP R/3 modul Financial Accounting juga secara
otomatis dapat menghitung pajak, seperti pajak penjualan,
nilai tambah pajak dan pemotongan pajak. Dengan ini
mengotomatisasikan perhitungan dan pelaporan proses
pajak yang memungkinkan perusahaan untuk sepenuhnya
memenuhi persyaratan hukum.
2.2.17 Gap Analysis
2.2.17.1
Definisi Gap Analysis
Menurut pendapat Ray (2011:163), Gap Analysis
merupakan analisis kesenjangan antara daftar kebutuhan
bisnis, yang diakibatkan oleh berbagai alasan. Sehingga
dibutuhkan suatu upaya untuk mengidentifikasi bagian
mana yang ternyata mungkin memiliki gaps karena
mungkin saja suatu bagian tidak sempurna atau memiliki
kekurangan.
Mengacu pada pendapat dari Bens (2005:160), Gap
analysis memiliki arti yaitu mengidentifikasi langkahlangkah yang hilang, yang diperlukan untuk mencapai
tujuan. Gap Analysis adalah alat perencanaan yang
menciptakan pandangan bersama tentang apa yang perlu
dilakukan
untuk menghilangkan
kesenjangan
keadaan sekarang dan keadaan yang diinginkan.
antara
33
Sehingga dapat disimpulkan bahwa Gap Analysis
merupakan alat untuk merencanakan dan menganalisis
kesenjangan ataupun langkah-langkah yang hilang yang
diperlukan untuk mencapai tujuan di berbagai daftar
kebutuhan bisnis.
2.2.17.2
Tujuan Gap Analysis
Menurut Bens (2005:160) berpendapat bahwa tujuan dari
Gap Analysis adalah untuk mendorong review realistis dari
sekarang dan membantu mengidentifikasi hal-hal yang
perlu dilakukan untuk sampai pada keinginan masa depan.
Gap Analysis bertujuan untuk mengevaluasi kebutuhan
pengguna terhadap sistem dan mengidentifikasikan apakah
ada fit atau gaps antara kebutuhan dari pengguna dengan
sistem. Fit berarti kebutuhan (requirement) terpenuhi oleh
sistem sedangkan Gap berarti kebutuhan (requirement)
tidak terpenuhi oleh sistem.
Tujuan dari Fit Gap Analysis adalah :
1. Mengumpulkan requirement dari perusahaan
2. Langkah
awal
untuk
menentukan
penyesuaian
(customization) yang diperlukan.
3. Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan
proses bisnis perusahaan.
4. Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi “best
pratices”
34
5. Mengidentifikasikan permasalahan yang membutuhkan
perubahan kebijakan.
2.2.17.3
Tahapan dalam menganalisis Gap
Berikut adalah tahap-tahap dalam menganalisis gap atau
kesenjangan
1.
Ranking requirement
Tahap ini mendukung tim proyek dan sponsor
proyek untuk memastikan proses bisnis dapat
diakomodasikan selama implementasi system yang
baru. Selain itu, berfungsi untuk memastikan tim
proyek berfokus pada area yang paling penting bagi
organisasi
agar
kegunaan
yang
baru
dapat
memberikan nilai tambahn bagi perusahaan dalam
meningkatkan proses bisnis. Requirement harus
diidentifikasikan sesuai dengan tingkat prioritasnya.
Adapun tingkat prioritasnya akan dijelaskan sebagai
berikut :
Ranking
H
M
Tabel 2.1 Tingkat Prioritas Requirement
Nama
Keterangan
High
Kebutuhan Penting
critical
requirement Merupakan kebutuhan yang sangat
penting untuk kegiatan operasi dan
tanpa adanya kebutuhan tersebut,
perusahaan tidak dapat berfungsi,
termasuk didalamnya kebutuhan akan
pelaporan internal dan eksternal yang
penting.
Medium
Kebutuhan Penambah Nilai
critical
Merupakan kebutuhan yang ditemukan,
requirement dan dimana apabila kebutuhan tersebut
dipenuhi maka akan meningkatkan
proses bisnis perusahaan.
35
Kebutuhan ini merupakan kebutuhan
yang tidak harus dipenuhi untuk
melengkapi proses bisnis, namun
apabila dilakukan akan memberikan
manfaat atau keuntungan tertentu bagi
perusahaan.
Low critical Kebutuhan yang Diinginkan
requirement Merupakan kebutuhan yang hanya
menambah nilai yang kecil atau minor
value bagi proses bisnis perusahaan
apabila kebutuhan tersebut terpenuhi.
L
Kebutuhan atau requirement tersebut kemudian
dikelompokan berdasarkan dua kategori yaitu :
•
Operasional
Requirement yang ada pada kategori operasional
merupakan
requirement
yang
bersifat
sebagai
peningkatan produktivitas karyawan seperti efisiensi
waktu dan penyempurnaan operasional perusahaan.
•
Strategis
Requirement pada kategori strategis ini merupakan
requirement yang bersifat sebagai alat pendukung
pengambilan keputusan bagi pihak manajemen.
2.
Degree of fit
Tahap selanjutnya dalam tahap analisis adalah
menentukan tingkat kesesuaian (degree of fit)
diantara kebutuhan pengguna dengan perangkat
lunak, serta menentukan sejauh mana kebutuhan atau
requirement dapat diakomodir oleh sistem yang baru.
Kategori ini terdiri dari :
Tabel 2.2 Tingkat Kesesuaian Dalam Tahap Analisis
36
Kode
Nama
Keterangan
F
Fit
Kebutuhan seluruhnya dapat dipenuhi
oleh software
G
Gap
Software
tidak
kebutuhan
dapat
memenuhi
penggunal.
Kritik
(komentar) dan saran alternatif yang
dibuat
rekomendasi
akan
menghasilkan
untuk
melakukan
customization terhadap software
P
Partial Fit
Software mempunyai fungsi yang
memenuhi
kebutuhan.
sementara,
laporan
Perubahan
khusus
atau
customization, akan dibutuhkan agar
dapat memenuhi kebutuhan secara
maksimal di kemudian hari.
2.2.18 Functional Specification
Menurut
Timms (2012:3) functional specification
atau
spesifikasi fungsional menjelaskan tentang bagaimana sistem akan
bekerja sepenuhnya dari perspektif pengguna. Spesifikasi fungsional
tidak terlalu memperhatikan masalah pengkodean, tetapi lebih
memperhatikan mengenai fitur dan aspek-aspek kunci yang harus
dimasukan. Spesifikasi fungsional menentukan bagaimana screen,
output dan sebagainya.
37
Sebuah spesifikasi fungsional menggambarkan fungsi dasar dari
sebuah
aplikasi
perangkat
lunak,
dalam
hal ini
SAP.
Ini
dikembangkan pada umumnya sebagai bagian dari analisis kebutuhan
dan bertindak sebagi blueprint bagi programmer yang akan
mengembangkan pengkodean yang ada untuk memenuhi persyaratan
tersebut.
Functional specification menggambarkan sebuah antarmuka dari
SAP (outbound interface) ke sistem (SAP atau non-SAP) ke dalam
sistem SAP kami (inbound interface). itu dianggap sebagai best
practice untuk memiliki functional specification tersendiri, bahkan
jika interface adalah bagian dari perkembangan yang sama dan saling
tergantung satu sama lain. Functional specification berbeda dengan
technical specification kunci perbedaannya yaitu
1.
Functional specification menjelaskan bagaimana sistem akan
bekerja sepenuhnya dari perspektif pengguna. tidak peduli
bagaimana hal tersebut dikode. Functional specification
berbicara tentang fitur, daftar aspek-aspek kunci yang harus
dimasukkan serta menentukan pemicu, aturan ekstraksi data,
aturan konversi, pengolahan khusus yang dibutuhkan dan
sebagainya. Functional specification menjelaskan bagaimana
interface akan digunakan, kapan dan mengapa.
2.
Technical specification menggambarkan implementasi internal
dari interface dan program-program yang dibutuhkan. Ini
berbicara tentang struktur data, model database relasional,
pengkodean yang digunakan dll.
38
Gambar 2.1 Functional specification dalam project life cycle yang sederhana
Walaupun setelah sukses melakukan testing, functional
specification merupakan sebuah dokumen yang penting. Team
training akan berpacu dari itu untuk memahami design yang ada
sehingga mereka mampu menyiapkan materi yang sesuai.
Functional specification akan menjadi:
•
Dasar untuk desain teknis
•
Dasar untuk apa yang perlu diuji dalam unit testing dan
bagaimana
•
Memberikan input ke dalam skenario mana yang
relevan (proses bisnis) yang harus dimasukkan ke
dalam business acceptance testing
•
Memberikan input ke cross functional processes
yang akan berpengaruh untuk lingkup integration
testing
39
•
Bertindak sebagai dasar bagi end user - apakah itu
memenuhi kebutuhan asli mereka?
•
Memberikan informasi penting untuk persiapan go
live dan kegiatan cut over, dan persiapan pelatihan
Functional specification dibagi menjadi 3 jenis yaitu :
•
Basic functional specification
•
Interface functional specification
•
Report functional specification