dasar-dasar pelelangan - Bagi-Bagi

DASAR-DASAR
PELELANGAN
PELELANGAN
Yaitu kegiatan yang dilakukan untuk
menjaring pemberi jasa konstruksi
dengan tujuan untuk mendapatkan jasa
konstruksi yang terbaik dalam melakukan
pelaksanaan pembangunan proyek
konstruksi.
JENIS-JENIS PELELANGAN
1. Pelelangan Umum atau Terbuka
Definisi : pelelangan yang dapat diikuti oleh
rekanan yang tercantum dalam Daftar
Rekanan Mampu (DRM) sesuai dengan
bidang usaha, ruang lingkup, atau kasifikasi
kemampuannya.
Rencana kegiatan pelelangan diumumkan
melalui media massa
JENIS-JENIS PELELANGAN
lanjutan
1. Pelelangan Terbatas
Definisi : pelelangan yang hanya diikuti oleh
rekanan tertentu, sekurang-kurangnya 5
rekanan yang tercantum dalam Daftar
Rekanan Terseleksi (DRT) yang dipilih
diantara DRM sesuai kualifikasinya.
Rencana kegiatan pelelangan diumumkan
melalui media massa
JENIS-JENIS PELELANGAN
lanjutan
1. Pemilihan/Penunjukkan Langsung
Definisi : kegiatan pengadaan barang dan
jasa tanpa melalui pelelangan umum
maupun terbatas. Dilakukan dengan
membandingkan sekurang2nya 3 penawar
yang tercatat dalam DRM.
Pembandingan ke 3 peserta dilakukan
melalui negosiasi baik dari segi teknis
maupun harga.
TATA CARA PELELANGAN
Proses lelang terbuka terdiri dari
Prakualifikasi dari Daftar Rekanan Mampu
(DRM) untuk mendapatkan Daftar Rekanan
Pendek (DRP), kemudian penyerahan
dokumen lelang.
ATAU
Tidak ada prakualifikasi, langsung
pemberian paket lelang.
TATA CARA PELELANGAN
Pihak pemberi tugas membentuk panitia
lelang yang sekurang-kurangnya
beranggotakan 5 orang dari tim konsultan
dengan tugas sebagai berikut :
1. Mengkoordinasikan penyusunan Dokumen
Lelang yang berisi Rencana Kerja dan
Syarat-syarat (RKS) serta gambar-gambar
perencanaan, menyusun dan menetapkan
tatacara penilaian terhadap penawaran,
syarat peserta pelelangan, serta perkiraan
harga.
TATA CARA PELELANGAN (lanjutan)
1. Mengumumkan segala sesuatu mengenai pelelangan
melalui media masa (untuk pelelangan terbuka) dimana
didalam pengumuman tercantum :
1. Latar belakang proyek ➔ uraian singkat yang memuat nama
proyek, pemberi tugas, direksi, maksud dan tujuan serta lingkup
proyek, lokasi, dan jadwal mulai.
2. Tanggal dan tempat pengambilan dokumen lelang
3. Penggantian uang dokumen lelang
4. Tanggal dan tempat rapat klarifikasi/penjelasan (pre-bid
meeting ) dan kunjungan ke lokasi yang dilakukan beberapa
hari setelah menerima dokumen lelang.
5. Jaminan lelang (bid bond ).
TATA CARA PELELANGAN (lanjutan)
1. Mengundang peserta yang tidak termasuk
dalam DRM untuk mengikuti prakualifikasi
2. Melakukan rapat klarifikasi/penjelasan (pre-bid
meeting ) dokumen lelang
3. Melaksanakan pembukaan dokumen
penawaran
4. Mengadakan evaluasi dan menetapkan calon
pemenang
5. Membuat laporan pertanggungjawaban hasil
pelelangan.
Tenggat Waktu Bagi Peminat Lelang
antara hari pengumuman dan hari pendaftaran
minimum 3 hari.
antara hari pendaftaran dan hari pengambilan
dokumen lelang minimum 3 hari dan tidak
melebihi 5 hari kerja.
antara hari pengambilan dokumen lelang dan
rapat penjelasan minimum 3 hari kerja dan tidak
melebihi 4 hari kerja.
antara hari rapat penjelasan dan pemasukan
dokumen penawaran minimum 7 hari kerja.
DOKUMEN LELANG
Dokumen Lelang berisi:
1. Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS)
2. Gambar-gambar perencanaan,
3. Tatacara penilaian terhadap penawaran,
4. Syarat peserta pelelangan
DOKUMEN PENAWARAN
Yaitu dokumen yang berisi surat penawaran lengkap
dan persyaratan administrasi dan teknis yang disusun
oleh peserta lelang.
Surat Penawaran
Memenuhi ketentuan administrasi
Bermaterai cukup
Bertanggal dan ditandatangani
Diajukan dalam sampul tertutup.
Harga penawaran dalam surat berupa angka dan huruf jelas.
Persyaratan administrasi yang disertakan
oleh peserta lelang adalah sbb :
1. neraca perusahaan terakhir
2. izin usaha
3. pengalaman-pengalaman
4. daftar peralatan yang diperlukan
5. surat Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
6. referensi bank (jika bank luar negeri harus
mendapat rekomendasi dari Bank Indonesia)
7. surat jaminan penawaran.
Cara Penyerahan Dokumen
Penawaran
Cara penyerahan dokumen penawaran harus
dicantumkan dalam dokumen lelang. Ada 3
cara penyerahan dokumen penawaran dari
peserta kepada panitia lelang, yaitu :
1. Sistem satu sampul
keseluruhan dokumen penawaran, yang mencakup
surat penawaran dan persyaratan, dimasukkan ke
dalam satu sampul.
Cara Penyerahan Dokumen
Penawaran (lanjutan)
2. Sistem dua sampul
Sampul Pertama berisi persyaratan administrasi dan
teknis, dan pada sampul ditulis Data Administrasi
dan Teknis.
Sampul Kedua berisi perhitungan harga penawaran
dan, dan pada sampul ditulis Data Harga
Penawaran.
Kedua sampul tersebut dimasukkan dalam satu
sampul lain yang disebut Sampul Penutup.
Cara Penyerahan Dokumen Penawaran
(lanjutan)
Sistem dua tahap
Tahap I : Peserta hanya memasukkan
sampul pertama yang berisi persyaratan
administrasi dan teknis. Setelah dilakukan
evaluasi oleh panitia pelelangan dan
dinyatakan lolos, maka dilakukan tahap II
Tahap II : Peserta yang lolos tahap I
memasukkan sampul kedua yang berisi
harga penawaran sesuai waktu yang
ditentukan
Pembukaan Dokumen Penawaran
1. Sistem satu sampul
Panitia membuka kotak dan sampul
dokumen penawaran dari setiap peserta dan
membacanya di hadapan para peserta.
Selanjutnya dilakukan analisis harga
penawaran secara detail bagi peserta yang
syarat administrasinya memenuhi kriteria.
Pembukaan Dokumen Penawaran
2. Sistem dua sampul
Panitia membuka kotak dan sampul penutup yang
berisi sampul I dan sampul II di hadapan para
peserta. Selanjutnya isi dari sampul I dibacakan
didepan para peserta sedangkan sampul II disimpan
oleh panitia dan baru dibuka bila peserta yang
bersangkutan lulus evaluasi administratif. Peserta
yang lolos pada sampul I akan diundang kembali
untuk mengikuti pembukaan sampul II dan panitia
menganalisis harga penawaran secara mendetail
Cara Penyerahan Dokumen
Penawaran (lanjutan)
3. Sistem dua tahap
Panitia membuka kotak dan sampul I dan
dibaca di hadapan peserta. Sampul II baru
boleh diserahkan kepada panitia bila peserta
telah dinyatakan lolos tahap I. Peserta yang
lolos tahap I diundang kembali untuk
menyampaikan sampul II dan panitia hanya
mempertimbangkan calon pemenang dari harga
penawaran yang terendah.
PEMILIHAN KONTRAKTOR
Panitia lelang dalam pemilihan kontraktor menyusun
Kriteria Prakualifikasi untuk memilih Daftar Rekanan
Pendek (DRP), sbb :
a. Aspek Nonkomersial dan Manajemen
pengalaman pekerjaan pada proyek sejenis
pernah menangani volume pekerjaan yang setara
pernah bekerja di daerah ybs.
Tersedianya tenaga ahli dan peralatan pada waktu
dibutuhkan
b. Aspek Finansial dan Komersial
Posisi finansial yang ditunjukkan oleh neraca dan cashflow
perusahaan selama 2-3 tahun terakhir
Total nilai kontrak yang saat ini sedang ditangani
Kemampuan memperoleh kredit atau jaminan keuangan.
Evaluasi Peserta Lelang
Yaitu kegiatan mengevaluasi dokumen penawaran yang
dilakukan oleh panitia evaluasi.
Prosedur :
1. Panitia evaluasi menentukan terlebih dahulu subyek/kriteria
yang akan dinilai beserta bobotnya.
2. Masing-masing anggota panitia melakukan evaluasi sendiri
dokumen penawaran dan mengisi kolom-kolom kriteria pada
lembar evaluasi.
3. Selanjutnya panitia menjumlahkan setiap nilai dari dokumen
penawaran yang telah dievaluasi sehingga didapat nilai
evaluasi total.
4. Dilakukan rapat paripurna oleh seluruh panitia untuk
memutuskan pemenangnya.
Penentuan Pemenang
Berdasarkan kombinasi berikut :
Lulus evaluasi kualitatif
Evaluated Price yang paling rendah.
Susunan Panitia Lelang
KETUA TIM
MANAJEMEN
Program
perencanaan
dan
pengendalia
n
Metodologi,
pengalaman,
sumber daya
Dll.
TEKNIK
Proses
teknologi
Pemilihan
alat
Rancangan
dasar
FINANSIAL
Harga
penawaran
Harga
satuan
Jaminan
asuransi
Klaim
dll
FUNGSIONAL
Hukum
Pajak
Audit
Perburuhan
Dll.