BAB 3

BAB 3
METODOLOGI
3.1. Kerangka Pikir
Dalam perancangan sistem Manajemen Pengetahuan ini, dilakukan pengamatan
dan analisa terhadap kondisi saat ini tentang pengelolaan informasi yang dilakukan
para karyawan perusahaan. Dari berbagai permasalahan yang dihadapi para karyawan
seputar pengelolaan informasi ini, akan dirancang suatu sistem manajemen
pengetahuan yang mampu mengambil informasi dan mengolahnya menjadi
pengetahuan yang berguna serta mengelolanya secara lebih baik serta mampu
menyampaikannya kepada karyawan yang memerlukan sesuai dengan kebutuhannya.
Corporate Portal
Model
Existing
Pengelolaan
Pengetahuan di
Perusahaan
Perancangan
System Manajemen
sistem Manajemen
Pengetahuan
Pengetahuan
Perusahaan
Analisa
Permasalahan
Menggunakan
Fishbone Analisis
Diagram
Tahapan Perancangan :
1. Analisa Infrastruktur yang
ada
2. Merancang Infrastruktur
sistem Manajemen
Pengetahuan
3. Membuat cetak biru dari
sistem Manajemen
Input for
Improvement
Gambar 3.1 : Kerangka pikir perancangan Sistem Manajemen Pengetahuan
3.2. Tahapan Perancangan
Pada gambar 3.2 dibawah ini dapat dilihat tahapan-tahapan dari perancangan
Sistem Manajemen Pengetahuan yang mengikuti metodologi yang dikenalkan oleh
Amrit Tiwana (2000) dalam bukunya “The Knowledge Management Toolkit”.
1
Analisa Infrastruktur yang telah ada
2
Merancang Infrastruktur sistem
Manajemen Pengetahuan
3
Membuat cetak biru dari sistem
Manajemen Pengetahuan
4
Pengembangan sistem Manajemen
Pengetahuan
5
Demonstrasi Prototipe Sistem Manajemen
Pengetahuan
Gambar 3.2 : Tahapan perancangan Sistem Manajemen Pengetahuan
Penjelasan dari tahapan-tahapan yang akan dilakukan dalam perancangan
Sistem Manajemen Pengetahuan adalah sebagai berikut:
Tahap 1: Analisa Infrastruktur yang telah ada
Dalam tahapan ini kita perlu memahami fungsi dan peran dari infrastruktur
jaringan yang telah ada seperti internet dan intranet terhadap pengelolaan informasi di
perusahaan. Peralatan apakah yang digunakan ?
Dalam konteks Manajemen Pengetahuan, jangkauan internet global mempunyai
beberapa implikasi yaitu :
•
Jaringan komunikasi global yang murah. Namun dalam kenyataannya,
perusahaan membayar biaya koneksi internet dan web yang kadang berharga
mahal, belum termasuk hilangnya jam kerja yang digunakan para karyawan
untuk menjelajah internet.
•
Bisa diakses dari mana saja dan kapan saja. Nilai lebih yang utama dari
internet adalah kemampuannya untuk menghubungkan pengguna dimanapun
dan kapanpun selama mereka dapat terhubung ke web. Bahkan sekarangpun
kita dapat menghubungkan lima kantor cabang di lima negara dengan
menggunakan teknologi semisal VPNs ( virtual private networks ).
•
Distribusi konektifitas. Sama seperti di atas, resources dan basis data dapat
dibuat saling terkoneksi melalui internet ( VPNs ). Web browsers telah
menyediakan interface tertentu yang mudah di buat untuk mendukung multi
bahasa, regional preference, dan fitur-fitur komunikasi antar perusahaan yang
mungkin melewati batasan wilayah negara.
•
Lebih murah, lebih cepat, dan dapat digunakan sebagai senjata berkompetisi.
Internet menghubungkan kita ke tempat lain seperti portal pesaing semudah
portal kita sendiri. Akses terbuka ini mengurangi biaya untuk memantau
dengan cara konvensional.
Amrit Tiwana memberikan daftar beberapa pertanyaan yang dapat membantu
proses analisa ini, diantaranya adalah :
a. Apakah perusahaan sudah memiliki local area / wide area network ?
b. Berapa bandwith yang dimiliki perusahaan (antara 10 – 100 Mbps) ?
c. Apakah perusahaan sudah memiliki fasilitas remote access ?
d. Apakah perusahaan sudah menjalankan aplikasi intranet ?
e. Apakah perusahaan sudah menjalankan aplikasi ekstranet ?
f. Apakah perusahaan sudah menjalankan aplikasi video conferencing ?
g. Apakah perusahaan sudah memiliki sebuah Decision Support System ?
h. Apakah perusahaan sudah menetapkan standar sistem operasi, ataukah
karyawan menjalankan bermacam-macam platform ?
i. Apakah
perusahaan
sudah
mempunyai
aplikasi
groupware
atau
collaborative system seperti misalnya Lotus Notes ?
j. Apakah perusahaan ataupun karyawan sudah menggunakan dokumen
manajemen sistem ?
k. Apakah perusahaan sudah menggunakan project management system
seperti misalnya Ms Project ?
l. Apakah perusahaan membeli lisensi sebuah produk perangkat lunak
dengan membayar melalui situs internet ?
Tahap 2 : Merancang Infrastruktur sistem Manajemen Pengetahuan
Pada tahapan ini, hal-hal yang perlu dilakukan antara lain adalah :
a. Mengintegrasikan semua komponen yang terkait dalam infrastruktur sistem
b. Mengidentifikasi sumber-sumber pengetahuan baik internal maupun eksternal
yang perlu diintegrasikan.
c. Memilih komponen IT yang sesuai untuk menemukan, membuat, mengolah dan
menghadirkan pengetahuan.
Knowledge Objective
Technology Enablers
- Find knowledge
- Search and retrieval tools that scan both formal and
informal sources of knowledge, employee skill
- Create new
- Collaborative decision-making processes, DSS
knowledge
tools, rationale capture tools, Notes databases,
decision repositories, externalization tools.
- Package & assemble
knowledge
- Apply knowledge
- Customized publishing tools, information refinery
tools, push technology, discussion groups.
- Search, retrieval, and storage tools to organize &
classify both formal & informal knowledge.
- Reuse & revalidate
knowledge
- Customer support knowledge bases, consulting
firm discussion databases.
d. Identifikasi interface yang diperlukan seperti clients, server, gateways, dan
platform.
e. Untuk kolaborasi yang efektif di dalam perusahaan,maka platform KM yang
digunakan haruslah memenuhi kebutuhan dasar sbb :
•
Protocol yang efisien : bandwith yang digunakan harus cukup lebar dan
mendukung untuk mobile clients dan traveling machines.
•
Portable operation : sudah hal yang lumrah bahwa tiap departemen di suatu
perusahaan menggunakan berbagai platform dan operating sistem yang
berbeda, maka kolaborasi platform harus dapat mengakomodir hal tersebut.
•
Consistent and easy-to-use client interface : Web yang digunakan haruslah
semudah mungkin dipahami dan dioperasikan oleh users.
•
Scalability : seiring dengan bertambahnya jumlah users, maka kolaborasi
platform haruslah tetap dapat mengakomodasinya tanpa adanya penurunan
performace dari sistem secara keseluruhan.
•
Legacy intregation : Kolaborasi platform yang digunakan haruslah dapat
mengintegrasikan data di mainframe database ke final interface.
•
Security : Kolaborasi platform yang berbasis Web haruslah sangat
memperhatikan masalah keamanan, misalnya dengan menggunakan VPNs
untuk berhubungan via internet.
•
Integration with existing system : Kolaborasi system haruslah dapat
diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada dengan baik.
•
Flexibility : keterbatasan users dalam menyaring informasi dari luar yang akan
dimasukkan ke dalam database menyebabkan overload. Platform yang
digunakan haruslah fleksible dalam menghadirkan report sesuaidengan
kebutuhan users.
•
Structure : Kolaborasi platform harus mempunyai high degree of structure of
the ways the content can be organized.
•
Putuskan platform untuk kolaborasi yang akan digunakan : Web ataukah
Notes ?
Perbandingan karakteristik kunci dari Lotus Notes dan Web adalah sbb :
Karakteristik
Notes
Web
Keterangan
Arsitektur
Proprietary
Open
Dunia telah menempatkan web sebagai sebuah
powerful collaborative platform.
Security
High
Low
Dapat diperbaiki dengan berbagai security tools
Authentication
Strong
Stronger
Window 2000 telah menyediakan authentication
in Win2K
and security features untuk Web server
Moderate
Close to
Biaya yang dikeluarkan hanyalah biaya koneksi
to High
none
ke internet via ISP
High
Low
Dapat digunakan Web development skills yang
Direct Cost
Developing –
Cost
Teknologi -
telah ada untuk membuat intranet.
High
Low
Maturity
Web protokol sedang berkembang. Namun,
kebanyakan browsers sudah mendukung fasilitas
plug-ins bagi client software.
Employee -
High
Low
training cost
Initial cost
Karyawan sudah cukup familiar dengan internet
dan Web browser interface.
High
Low
Biaya aplikasi Web sangat murah
Cross platform Low
High
HTTP berlaku sebagai universal protocol yang
Integration
Deployment -
menghubungkan semua platforms.
Fast
Slower
Time
Biasanya implementasi Lotus Notes lebih cepat
dibandingkan aplikasi intranet untuk fungsi yang
serupa.
Out-of-the box Yes
Solution
Tahap 3 :
No
Pembuat software dapat membuat generic
intranets untuk implementasi yang lebih cepat.
Membuat cetak biru dari sistem Manajemen Pengetahuan
Beberapa hal yang dilakukan pada tahapan ini adalah :
a. Memahami dan memilih komponen yang dibutuhkan perusahaan yaitu basis data
yang terintegrasi, dokumen dan content management, collaborative platform,
knowledge directories, dan user interface options.
b. Mendisain sistem untuk high levels of interoperability dengan IT investments,
untuk mengoptimalkan kinerja dan scalability.
c. Memahami dan eksekusi repository life-cycle management.
d. Position and scope sistem Manajemen Pengetahuan untuk memastikan bahwa
keuntungannya melebihi biaya yang dikeluarkan.
Tahap 4 : Pengembangan sistem Manajemen Pengetahuan
Hal-hal yang dilakukan pada tahapan ini adalah :
a. Membuat interface yang mempunyai platform independence, berbasis intranet,
dan memaksimalkan fungsi video and audio streaming.
b. Membuat akses dan authentication layer. Harus diperhatikan masalah keamanan
data, kontrol akses, dan kontrol distribusi.
c. Membuat collaborative filtering dan intelligence layer, menggunakan intelligent
agents and collaborative filtering systems. Pertimbangkan pilihan untuk memilih
inteligent agents atau tool yang mudah yang dapat dikembangkan sendiri.
d. Mengembangkan dan integrasi layer aplikasi dengan layer intelijen dan layer
transport.
e. Memaksimalkan transport layer untuk mendapat keuntungan dari jaringan yang
telah ada di perusahaan.
f. Mengembangkan middleware dan legacy integration layer untuk menghubungkan
sistem Manajemen Pengetahuan
dengan database yang telah ada dengan
meminimalkan biaya ataupun kekurangan fungsional.
g. Mengintegrasikan dan memaksimalkan repository layer.
Tahap 5 : Demonstrasi Prototype
Pada tahapan terakhir akan ditampilkan demonstrasi prototipe sistem yang
berupa ‘mockup’ tampilan layar (screen layout) dari sistem. Dari setiap fitur yang ada
di dalam sistem ini akan diberikan sedikit penjelasan tentang cara kerja fitur tersebut
dan contoh tampilan layar hasil output dari sistem Manajemen Pengetahuan tersebut.
3.3. Gambaran Perusahaan ( Company Profile )
PT Dynaplast Tbk adalah sebuah perusahaan manufaktur terkemuka yang
memproduksi komponen dan kemasan plastik untuk berbagai industri. Perusahaan ini
juga dikenal sebagai produsen plastik yang mengutamakan kualitas dan presisi tinggi.
PT Dynaplast Tbk telah berdiri sejak tahun 1959 dan menjadi perusahaan
publik pada tahun 1991. Tahun 1995, menjadi perusahaan plastik pertama di
Indonesia yang memperoleh pengakuan standar Internasional, ISO 9002 dan pada
akhir tahun 2000 juga menjadi perusahaan manufaktur pertama di Indonesia yang
memperoleh sertifikat ISO 9001 : 2000. Pertumbuhan rata-rata selama lima tahun
terakhir di atas 30%.
PT Dynaplast Tbk memproduksi komponen plastik untuk industri motor,
baterei, elektronik dan alat-alat listrik rumah tangga ; krat plastik untuk industri
minuman; kemasan plastik untuk barang-barang konsumen, oli pelumas, kimia dan
farmasi. Pelanggan PT Dynaplast Tbk saat ini terdiri dari perusahaan-perusahaan
nasional dan multinasional yang terkemuka dalam bidangnya. Saat ini PT Dynaplast
Tbk mengoperasikan 6 buah pabrik yang langsung berada dibawah manajemen
Dynapast, dan beberapa pabrik lain yang merupakan joint venture berupa 1 pabrik di
Surabaya bernama PT Rexplast Corporation , 4 pabrik di Jakarta termasuk PT
Summitplast Interbuana (2 pabrik), PT Dynaplast Cubic Indonesia , 1 pabrik
berlokasi di Gunung Putri, Bogor bernama PT Sanpak Unggul dan 1 pabrik berlokasi
di Thailand bernama Berli Prospack Co.Ltd .