31 BAB III DATA PERUSAHAAN III.1 Sejarah Singkat Organisasi PT

BAB III
DATA PERUSAHAAN
III.1 Sejarah Singkat Organisasi
PT Bank HK berdiri pada tanggal 31 Oktober 1989 di Jakarta dan
memperoleh status sebagai Bank Devisa pada tanggal 12 September 1995.
Semenjak berdirinya PT Bank HK memfokuskan usahanya pada sektor usaha
kecil dan menengah. Hingga saat ini telah berkembang dan memiliki 20 kantor
cabang yang tersebar di Jakarta, Jawa Timur dan Bali. PT Bank HK terus
mengembangkan
usahanya
dengan
prinsip
kehati-hatian
dan
saling
menguntungkan. Beragam produk dan jasa terus dikembangkan untuk
memenuhi kebutuhan nasabah.
Dalam meluaskan jangkauan usaha dan memberi kemudahan layanan
kepada nasabah, PT Bank HK juga mengembangkan kerjasama dengan
berbagai pihak. Jaringan ATM PT Bank HK telah bergabung dengan jaringan
ATM ALTO dan juga ATM PRIMA (ATM BCA) yang memungkinkan para
nasabah untuk bertransaksi di lebih dari 7.000 ATM berlogo ALTO dan
PRIMA, serta dapat digunakan sebagai kartu debit di lebih dari 30.000
merchant Debit BCA. Bersama dengan PLN, Telkom, Telkomsel, Satelindo,
IM3, CBN, Pajak ,dan Bea Cukai. PT Bank HK memberikan pelayanan
pembayaran tagihan, baik secara Autodebet melalui ATM atau langsung
melalui Counter Teller.
31
PT Bank HK berkantor pusat di Jakarta. Letaknya di Cideng Barat yaitu
Jl. Tanah Abang II No. 89 Jakarta 10150 – Indonesia, Telp: (021) 3506969,
Fax: (021) 2310008.
III.2 Visi dan Misi PT Bank HK
Adapun visi dan misi dari bank ini adalah:
Visi :
Bank yang memiliki reputasi.
Misi :
a. Menyediakan produk perbankan yang berkualitas.
b. Memberikan layanan prima.
c. Menghasilkan pertumbuhan bermanfaat dan berkesinambungan.
d. Memelihara keseimbangan manfaat bagi semua pihak yang
berkepentingan
32
III.3 Struktur Organisasi
BOARD OF
COMMISSIONERS
BOARD OF
DIRECTORS
INTERNAL AUDIT
RISK MANAGEMENT &
COMPLIANCE
LEGAL & REMEDIAL
SECRETARIAT
LOAN
RESTRUCTURING
TEAM
EXECUTIVE
COMMITTEES
GENERAL MANAGER
TREASURY & INT'L
BANKING GROUP
CREDIT & MARKETING
GROUP
TREASURY
BUS DEV & SQC
INT'L BANKING
CREDIT QUALITY
CONTROL
JAKARTA &
DENPASAR AREA
JAWA TIMUR AREA
ACCOUNTING &
INFORMATION
SYSTEM GROUP
HUMAN RESOURCES &
GENERAL AFFAIRS
GROUP
FIN. CONTROL &
ACCOUNTING
HUMAN
RESOURCES
INFORMATION
SYSTEM
GENERAL
AFFAIRS
CREDIT REVIEW
Tabel 3.1 Struktur Organisasi ( Sumber Laporan Tahunan Bank HK)
1.
Board of Comissioners
●Mengarahkan kebijaksanaan perusahaan secara keseluruhan (global).
●Menetapkan hal penting mengenai perkembangan dan kemajuan perusahaan.
33
2. Board of Directors
●Mengendalikan arah kebijaksanaan dan aktivitas perusahaan yang telah
ditetapkan, serta bertanggung jawab atas kemajuan perusahaan dan tindakan
seluruh staff karyawan kepada Dewan Komisaris.
●Meningkatkan kerjasama dengan perusahaan lain di dalam maupun di luar
negeri.
●Bertanggung
jawab
atas
mutasi,
jenjang
kenaikan
jabatan,
serta
kesejahteraan karyawan secara keseluruhan.
3. General Manager
●Mengusulkan sasaran dan rencana kerja di cabang-cabang.
●Mengatur penempatan karyawan baik di cabang dan unit kerja untuk
kepentingan
peruahaan
dan
pengembangan
karir
karyawan
yang
bersangkutan sesuai batasan yang ditetapkan Direksi.
●Menegur dan memberi peringatan kepada pemimpin cabang baik secara
lisan maupun tertulis atas tindakan-tindakan yang menyimpang dari
ketentuan, langkah-langkah dan perbuatan-perbuatan yang dapat merusak
nama baik perusahaan dan atau yang mengakibatkan kerugian material.
4. Internal Audit Group Head
●Menyusun strategi dan rencana kerja tahunan bagi unit kerja Internal Audit.
●Membuat rencana dan mengkoordinir kegiatan audit intern sesuai dengan
ukuran-ukuran yang telah ditetapkan dalam Standar Pelaksanaan Fungsi
Audit Intern Bank dan SOP Audit Intern.
34
●Mereview
dan
menandatangani
Laporan
Hasil
Audit
serta
menyampaikannya kepada Direktur Utama dan Dewan Komisaris.
●Memberikan
masukan
atau
rekomendasi
untuk
perbaikan
sistem
pengendalian intern maupun pengelolaan risiko kepada pihak menejemen
maupun unit kerja.
●Membuat Laporan Pelaksanaan dan Pokok-pokok Hasil Audit Intern untuk
diserahkan kepada Bank Indonesia setiap semester.
●Membuat laporan atas temuan khusus maupun laporan lainnya sesuai
ketentuan Bank Indonesia.
●Mengusulkan pelatihan yang dibutuhkan bagi auditor dalam menunjang
pelaksanaan tugasnya.
5. Risk Management & Compliance
●Memastikan bahwa aktivitas dan atau produk baru telah memperhitungkan
faktor risiko yang mungkin timbul.
●Memastikan bahwa proses manajemen risiko telah dilaksanakan pada setiap
unit kerja operasional.
●Memastikan akurasi dan validitas data yang digunakan oleh bank untuk
mengukur risiko.
●Memantau eksposur risiko secara keseluruhan, per jenis risiko maupun
peraktivitas fungsional.
●Memberikan rekomendasi kepada satuan kerja operasional dan atau komite
manajemen risiko sesuai kewenangan yang dimiliki satuan kerja
manajemen risiko.
35
●Menyusun
laporan profil risiko kepada Direktur Utama dan Komite
Majanemen Risiko secara berkala.
6. Head of Legal & Remedial
Legal
Fasilitas Kredit Baru
●Membuat Legal Opinion untuk semua cabang di Jakarta & luar Jakarta
dengan ketentuan batas limit plafon di atas nilai nominal tertentu.
●Menerima sertifikat asli dan diserahkan kepada Notaris.
●Menghadiri pelaksanaan penandatanganan pengikatan Perjanjian Kredit dan
pengikatan agunan di atas nilai nominal tertentu.
Fasilitas Kredit Lama untuk Perpanjangan/Perubahan
●Pembuatan Legal Opinion.
●Memantau pengisian perjanjian Perpanjangan/Perubahan Waktu Kredit.
Fasilitas Kredit Take Over dari Bank Lain
●Membuat Legal Opinion
●Melakukan pengecekan jaminan di BPN.
●Memantau dan mengawasi persiapan dan pelaksanaan perjanjian kredit
sampai dengan pencairan fasilitas.
Remedial
●Mengambil seluruh dokumen asli di Bank yang akan di-take over.
●Menangani debitur bermasalah mulai dari pemberian somasi sampai dengan
pelaksanaan sita jaminan di PN setempat.
36
●Memberikan masukan/opini dari segi hukum bagi seluruh divisi bila
dibutuhkan.
●Menyiapkan dokumen yang diperlukan bila ada RUPS, proses perjanjian
yang berkaitan dengan instansi pemerintah (Dep. Kehakiman dan Tata
Kota).
7.Head of Executive Secretary
●Mengkoordinasi seluruh kegiatan unit kerja sekretaris dan sekretaris seluruh
cabang.
●Mencatat dan mengatur seluruh jadwal kegiatan pimpinan kantor
(komisaris).
●Mengingatkan pimpinan kantor (komisaris) mengenai kegiatan harian yang
akan dilaksanakan.
●Membuat dan mengadministrasikan surat-menyurat kebutuhan pimpinan
kantor (komisaris).
8. Treasury & International Banking Group Head
●Menyusun dan mengevaluasi sistem prosedur dan kebijakan aktivitas
perdagangan internasional dan valuta asing.
●Memonitor pelaksanaan sistem prosedur dan kebijakan operasi devisa.
●Mengembangakan dan mengkoordinir kegiatan devisa kantor cabang.
●Membuat laporan-laporan transaksi perdagangan internasional dan valuta
asing yang diperlukan.
●Membantu menyelesaikan masalah transaksi devisa yang tidak dapat
diselesaikan oleh cabang.
37
●Mengamati perkembangan transaksi devisa dan hal-hal lain yang berkaitan
dengan layanan devisa.
9. Credit and Marketing Group Head
●Menentukan strategi marketing dan pengembangan cabang.
●Memantau perkembangan kualitas kredit yang disalurkan.
●Melakukan pemantauan perkembangan usaha nasabah dengan kunjungan
langsung ke lokasi usaha nasabah.
●Menyusun program pembinaan tenaga-tenaga di bidang kredit dan
marketing.
●Mencari lokasi-lokasi potensial untuk jaringan kantor yang dapat
mendukung pengembangan usaha dan jumlah nasabah.
10. Head of Financial Control and Accounting
●Memeriksa pembuatan data keuangan untuk laporan rencana bisnis.
●Memeriksa pembuatan data keuangan RKAP.
●Memonitor, memeriksa ,dan melaporkan pelaksanaan rencana bisnis.
●Mengatur jadwal pelaksanaan rapat review RKAP setiap triwulan.
●Memeriksa dan menyetujui laporan keuangan gabungan yang dikeluarkan
● Memonitor limit cash in transit dan cash in safe cabang-cabang.
● Memeriksa dan mengusulkan pembayaran angsuran PPh pasal 25.
11. Head of Information System
●Menjabarkan dan mengimplementasikan sistem operasional dalam rangka
meningkatkan kinerja bank secara menyeluruh.
38
●Mengevaluasi sistem dengan menganalisa perubahan lingkungan dan
teknologi.
●Mengkoordinasi pemeliharaan tabel komputer yang berkaitan dengan
operasional bank.
●Mengkoordinir pelaksanaan pemantauan kegiatan operasional cabang dan
kendala yang dihadapi Bank.
●Memonitor kelancaran operasional cabang dan mengkoordinir pemecahan
masalahnya.
12. Human Resources and General Affairs Group Head
●Membuat konsep-konsep pengembangan termasuk kebijakan-kebijakan
Sumber Daya Manusia untuk kemudian dimintakan persetujuan/dibahas
dalam Personnel Committee Meeting.
●Membuat rencana kerja tahunan bidang Sumber Daya Manusia termasuk
penyusunan anggaran biaya tenaga kerja dan biaya pendidikan/pelatihan.
●Melakukan fungsi counselling bagi seluruh karyawan baik yang ada di
Jakarta maupun yang berada di luar wilayah Jakarta.
●Mengusulkan rotasi bagi karyawan - karyawan tertentu guna perkembangan
karir yang bersangkutan.
●Membina hubungan baik dengan instansi pemerintah dan aspek-aspek
hukum yang berhubungan dengan masalah ketenagakerjaan.
●Mengelola kegiatan operasional sehari-hari Unit Kerja Human Resources
Group agar berjalan dengan lancar sesuai dengan ketentuan perusahaan.
39
13. Auditor Internal
Tugas utama Auditor Internal adalah mengevaluasi efektifitas sistem
pengendalian internal Indofood, dan memastikan bahwa seluruh prosedur telah
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang ada, memastikan keakuratan
informasi operasional dan keuangan, serta kepatuhan pada ketentuan dan
kebijakan Perseroan.
Auditor Internal bertanggung jawab kepada Direksi dan bertugas untuk
melaksanakan audit dan mengawasi unti-unit operasional Perseroan, serta
memberikan keyakinan yang memadai bahwa seluruh jajaran senantiasa
menerapkan azas kehati-hatian dalam mengelola usahanya. Hasil audit tersebut
dikomunikasikan secara rutin kepada anggota Komite Audit dan Direksi
14. Sekretaris Perusahaan
Sekretaris Perusahaan berfungsi sebagai penghubung antara Perseroan
dengan institusi pasar modal, pemegang saham dan masyarakat. Sekretaris
Perusahaan bertanggung jawab untuk memonitor kepatuhan terhadap peraturan
dan ketentuan pasar modal.
15. Quality & Standardization Department
Bertanggung jawab kepada: President Director dan VP Director
Tugas dan wewenang dari Quality & Standardization Department adalah
sebagai berikut:
a. Memastikan tercapainya tujuan perusahaan melalui implementasi sistem
pengendalian mutu (quality control system).
40
b. Meningkatkan kesadaran kualitas dengan menjalankan program perbaikan
yang berkelanjutan.
c. Memastikan seluruh proses kerja terdokumentasi sesuai standar dokumentasi.
d. Meningkatkan kesadaran kualitas dengan menjalankan program perbaikan
yang berkelanjutan.
16. Corporate Business Planning Department
Bertanggung jawab kepada: President Director dan VP Director
Tugas dan wewenang CBP Department adalah sebagai berikut:
a. Memfasilitasi pengaturan Perencanaan Induk organisasi (Visi, Misi, Market
Differentiation, Strategi Bisnis, Rencana Lima Tahunan, Rencana Satu
Tahun).
b. Memastikan semua aktivitas organisasi berjalan sesuai dengan Perencanaan
Induk Organisasi (Rencana Lima Tahunan, Rencana Satu Tahun) dengan
memonitor kemajuan aktivitas (mengumpulkan dan menganalisa laporan,
mengkoordinasi rapat / pertemuan, dan rapat laporan kemajuan).
c. Memastikan aktivitas PDCA (Plan-Do-Check-Action) berjalan sesuai dengan
jadwal.
d. Memfasilitasi dan memonitor KPI (Key Performance Indicator).
41
III.4
Aplikasi – Aplikasi Yang Dikonversi
III.4.1
Aplikasi Sistem Lama
Berikut ini adalah sebagian kecil contoh aplikasi sistem
lama yang dikonversi menjadi sistem yang baru. Aplikasi – aplikasi
ini dipilih sebagai bahan bahasan karena merupakan aplikasi yang
digunakan dan terkait dengan nasabah. Berikut ini adalah uraian
fungsi sistem lama dalam aplikasi –aplikasi yang dikonversi.
No
Nama
Description
Aplikasi
1.
Deposito
-
Berjangka
Perhitungan bunga secara harian untuk semua produk
deposito.
-
Pemeliharaan semua jenis produk deposito seperti :
deposito reguler, deposito alpha, beta, gamma, sertifikat
deposito, dan deposito dalam valuta asing.
-
Pencadangan bunga dan amortisasi pada akhir bulan
dalam mata uang rupiah.
-
Jurnal otomatis pada jatuh tempo deposito termasuk
bunga dan pajak.
-
Jurnal
beli
untuk
pencadangan bunga pada awal
bulan
2.
Loan
/
-
Perpanjangan deposito secara otomatis
-
Penempatan dan pencairan deposito untuk group nasabah.
-
Mencatat semua transaksi pinjaman dari pencairan
42
No
Nama
Description
Aplikasi
pinjaman
pinjaman, pembayaran pokok dan pencadangan bunga
pinjaman serta membuat transaksi jurnal secara otomatis
ke sistem retail dan ATM.
-
Pencairan pinjaman akan dikredit secara otomatis ke
rekening nasabah. Jurnal otomatis juga terbentuk untuk
sistem Retail.
-
Pencadangan bunga diperhitungkan secara harian dan
jurnal pencadangan pada akhir bulan dan jurnal balik pada
awal bulan dibuat secara otomatis.
-
Pada Jatuh tempo pinjaman sistem akan melakukan
pengecekan secara otomatis saldo nasabah dan akan
mendebet rekening tersebut jika dana tersedia, jika dana
tidak tersedia akan dibuatkan laporan yang akan
dipergunakaan
untuk
tindak
lanjut
marketing
manghubungi nasabah.
3.
LLD
Lintas
(Lalu
-
Laporan transaksi pertukaran
-
Otomatisasi transaksi LLD dari cabang dan kantor pusat
Devisa)
mata
uang
asing.
agar dapat disesuaikan dengan retail dan GL.
-
Untuk membuat laporan transaksi dan file untuk
dikirimkan ke Bank Indonesia.
-
Registrasi tabel kode batch akan digunakan untuk
43
No
Nama
Description
Aplikasi
membuat laporan transaksi dengan transaksi dalam
jumlah/nominal di bawah $100 dan transaksi akumulatif.
4.
PDN (Posisi
-
Devisa Neto)
Membuat laporan devisa neto dan posisi devisa neto
tengah hari posisi tengah hari.
-
Sumber data adalah dari pasar uang, retail, dan time
deposit data.
5.
SKN (Sistem
-
Kliring
Memelihara transaksi kliring yang diatur atau dicocokkan
oleh Bank Indonesia.
Nasional)
6.
LLG
(Lalu
-
Lintas Giral)
7.
SDB
(Safe
Memelihara modul untuk sentralisasi transfer antar bank
melalui SKN.
-
Memelihara kotak penyimpanan yang disewakan oleh
nasabah dan telah dijamin keamanannya oleh bank.
Deposit Box)
-
Membuat laporan batas waktu jatuh tempo penyewaan
SDB.
-
Mengawasi status SDB.
-
Melakukan pembagian biaya untuk tipe penyewaan SDB,
termasuk biaya khusus bagi karyawan.
-
Melakukan penomoran otomatis untuk SDB berdasarkan
skema pengkodean bank untuk setiap cabang.
8.
ATM
-
Modul ATM data center
44
No
Nama
Description
Aplikasi
1. Memelihara master data ATM,
(Automatic
seperti : cabang,
format pesan, dan konfigurasi mesin.
Transaction
2. Laporan link antar ATM.
Machine)
-
Kartu ATM
1. Menangani pemrosesan kartu ATM yang dimulai dari
penerimaan kartu, pengiriman kartu ke pusat kartu,
penomoran kartu di pusat kartu, pengabsahan kartu,
dan mendistribusikan ke cabang – cabang.
2. Memelihara
penggunaan
laporan
kartu
(persediaan
kartu,
pemblokiran
kartu,
kartu,
dan
permasalahan kartu yang rusak).
-
ATM CASH
Memelihara data ATM Cash, pengisian uang di ATM,
dan memantau keuangan di dalam kas ATM.
-
ATM PIN
Menangani masalah registrasi PIN yang dilakukan oleh
nasabah di customer service.
Tabel 3.1 Aplikasi Sistem Lama
III.4.2
Aplikasi Sistem Baru
Berikut ini akan dibahas mengenai fungsi – fungsi aplikasi
sistem baru. Dalam aplikasi sistem yang baru ini ada beberapa
fungsi – fungsi dari sistem lama yang dipindahkan ke aplikasi
45
sistem baru dan adanya penambahan fungsi – fungsi yang baru
dan berbeda dari sistem yang lama. Dari segi fungsi ada yang
diambil dari sistem lama, tetapi dari segi layout tampilan semua
dari sistem lama mengalami perubahan.
No
Nama
Description
Aplikasi
1.
Deposito
-
Berjangka
Perhitungan bunga secara harian untuk semua produk
deposito.
-
Pemeliharaan semua jenis produk deposito seperti :
deposito reguler, deposito alpha, beta, gamma, sertifikat
deposito, dan deposito dalam valuta asing.
-
Pencadangan bunga dan amortisasi pada akhir bulan
dalam mata uang rupiah.
-
Jurnal otomatis pada jatuh tempo deposito termasuk
bunga dan pajak.
-
Jurnal
beli
untuk
pencadangan bunga pada awal
bulan
-
Perpanjangan deposito secara otomatis
-
Penempatan dan pencairan deposito untuk group nasabah.
-
Diterapkannya sistem CIF (Customer Identification File)
untuk mengetahui nasabah – nasabah yang mempunyai
lebih dari satu deposito pada Bank HK.
46
No
Nama
Description
Aplikasi
-
Sistem CIF menggunakan sistem elektronik, di mana data
– data nasabah yang diperlukan untuk pengajuan
penggunaan fasilitas deposito tidak perlu mengkopi KTP
atau kartu identitas nasabah secara manual. Sistem CIF
mempunyai sistem scan, selain itu dengan adanya sistem
CIF semua data – data atau file – file/berkas – berkas yang
diperlukan berhubungan dengan pengajuan fasilitas
deposito discan dan semuanya tersimpan secara otomatis
di dalam database, sehingga tidak ada lagi sistem manual.
Jika memerlukan berkas – berkas tersebut dapat langsung
dicari di dalam database sehingga membuat kegiatan
operasional perbankan berjalan lebih efektif dan efisien.
Kartu identitas nasabah biasanya dapat langsung diambil
pada sistem pembukaan rekening pertama, sehingga jika
kartu identitas tersebut sudah lewat masa berlakunya,
maka pada sistem CIF akan memberikan peringatan untuk
meminta kartu identitas yang valid, mengenai kartu
identitas ini akan link secara otomatis dalam semua
aplikasi
yang
berhubungan
dengan
keperluan
menggunakan kartu identitas nasabah.
2.
Loan
/
-
Mencatat semua transaksi pinjaman dari pencairan
47
No
Nama
Description
Aplikasi
pinjaman
pinjaman, pembayaran pokok dan pencadangan bunga
pinjaman serta membuat transaksi jurnal secara otomatis
ke sistem retail dan ATM.
-
Pencairan pinjaman akan dikredit secara otomatis ke
rekening nasabah. Jurnal otomatis juga terbentuk untuk
sistem Retail.
-
Pencadangan bunga diberhitungkan secara harian dan
jurnal pencadangan pada akhir bulan dan jurnal balik pada
awal bulan dibuat secara otomatis.
-
Pada jatuh tempo pinjaman sistem akan melakukan
pengecekan secara otomatis saldo nasabah dan akan
mendebet rekening tersebut jika dana tersedia.
-
Jika dana tidak tersedia, maka pada sistem baru terdapat
sistem yang dapat langsung tersambung pada ponsel
pribadi debitur secara otomatis untuk pengiriman pesan
peringatan tanggal jatuh tempo pembayaran pinjaman,
berikut rincian nilai nominal per bulan berikut bunganya,
dan jumlah sisa pinjaman.
-
Jika tidak ada tindak lanjut dari nasabah setelah menerima
pesan tersebut, maka pada saat jatuh tempo sistem akan
secara otomatis
memunculkan peringatan pada sistem
48
No
Nama
Description
Aplikasi
aplikasi yang dioperasikan oleh pihak kredit, dan setelah
itu bagian kredit dapat membuat laporan untuk dikirimkan
kepada debitur tersebut.
-
Sistem CIF menggunakan sistem elektronik, di mana data
– data nasabah yang diperlukan untuk pengajuan kredit
tidak perlu mengkopi KTP atau kartu identitas nasabah
secara manual. Sistem CIF mempunyai sistem scan,
selain itu dengan adanya sistem CIF semua data – data
atau file – file/berkas – berkas yang diperlukan
berhubungan dengan pengajuan kredit discan dan
semuanya tersimpan secara otomatis di dalam database,
sehingga tidak ada lagi sistem manual. Jika memerlukan
berkas – berkas tersebut dapat langsung dicari di dalam
database
sehingga
membuat
kegiatan
operasional
perbankan berjalan lebih efektif dan efisien. Kartu
identitas nasabah biasanya dapat langsung diambil pada
sistem pembukaan rekening pertama, sehingga jika kartu
identitas tersebut sudah lewat masa berlakunya, maka
pada sistem CIF akan memberikan peringatan untuk
meminta kartu identitas yang valid, mengenai kartu
identitas ini akan link secara otomatis dalam semua
49
No
Nama
Description
Aplikasi
aplikasi
yang
berhubungan
dengan
keperluan
menggunakan kartu identitas nasabah.
3.
LLD
(Lalu
-
Tidak banyaknya fungsi aplikasi LLG yang berubah dari
Lintas
sistem yang lama ke sistem yang baru, perubahan total
Devisa)
terdapat pada tampilan layar dan penambahan tools –
tools pada tampilan sistem yang baru yang digunakan
oleh user.
4.
PDN (Posisi
-
Devisa Neto)
Tidak banyaknya fungsi aplikasi PDN yang berubah dari
sistem yang baru ke sistem yang lama, perubahan total
terdapat pada tampilan layar dan penambahan tools –
tools pada tampilan sistem yang baru yang digunakan
oleh user.
5.
SKN (Sistem
-
Tidak banyaknya fungsi aplikasi SKN yang berubah dari
Kliring
sistem yang baru ke sistem yang lama, perubahan total
Nasional)
terdapat pada tampilan layar dan penambahan tools –
tools pada tampilan sistem yang baru yang digunakan
oleh user.
6.
LLG
(Lalu
Lintas Giral)
-
Tidak banyaknya fungsi aplikasi LLG yang berubah dari
sistem yang baru ke sistem yang lama, perubahan total
terdapat pada tampilan layar dan penambahan tools –
tools pada tampilan sistem yang baru yang digunakan
50
No
Nama
Description
Aplikasi
oleh user.
7.
SDB
(Safe
-
Memelihara kotak penyimpanan yang disewakan oleh
nasabah dan telah dijamin keamanannya oleh bank.
Deposit Box)
-
Membuat laporan batas waktu jatuh tempo penyewaan
SDB.
-
Mengawasi status SDB.
-
Melakukan pembagian biaya untuk tipe penyewaan SDB,
termasuk biaya khusus bagi karyawan.
-
Melakukan penomoran otomatis untuk SDB berdasarkan
skema pengkodean bank untuk setiap cabang.
-
Pada sistem yang baru terdapat sistem online pada
aplikasi SDB, sehingga nasabah dapat memantau berapa
sisa waktu penyewaan SDB, mendapat informasi update
terhadap kegiatan pada SDB.
-
Sistem CIF menggunakan sistem elektronik, di mana data
– data nasabah yang diperlukan untuk pengajuan
penggunaan fasilitas SDB tidak perlu mengkopi KTP atau
kartu identitas nasabah secara manual. Sistem CIF
mempunyai sistem scan, selain itu dengan adanya sistem
CIF semua data – data atau file – file/berkas – berkas yang
diperlukan berhubungan dengan pengajuan fasilitas SDB
51
No
Nama
Description
Aplikasi
discan dan semuanya tersimpan secara otomatis di dalam
database, sehingga tidak ada lagi sistem manual. Jika
memerlukan berkas – berkas
tersebut dapat langsung
dicari di dalam database sehingga membuat kegiatan
operasional perbankan berjalan lebih efektif dan efisien.
Kartu identitas nasabah biasanya dapat langsung diambil
pada sistem pembukaan rekening pertama, sehingga jika
kartu identitas tersebut sudah lewat masa berlakunya,
maka pada sistem CIF akan memberikan peringatan untuk
meminta kartu identitas yang valid, mengenai kartu
identitas ini akan link secara otomatis dalam semua
aplikasi
yang
berhubungan
dengan
keperluan
menggunakan kartu identitas nasabah.
8.
ATM
(Automatic
Transaction
Machine)
-
Modul ATM data center
1. Memelihara master data ATM,
seperti : cabang,
format pesan, dan konfigurasi mesin.
2. Laporan link antar ATM.
3. Pada sistem yang
mengontrol
baru terdapat sistem yang dapat
transaksi di setiap mesin ATM HK
seluruh Indonesia.
4. Pada sistem yang baru terdapat sistem CIF (Customer
52
No
Nama
Description
Aplikasi
Identification File) yang memantau berapa ATM dan
PIN yang dimiliki oleh satu nasabah.
-
Kartu ATM
1. Menangani pemrosesan kartu ATM yang dimulai dari
penerimaan kartu, pengiriman kartu ke pusat kartu,
penomoran kartu di pusat kartu, pengabsahan kartu,
dan mendistribusikan ke cabang – cabang.
2. Memelihara
penggunaan
laporan
kartu
(persediaan
kartu,
pemblokiran
kartu,
kartu,
dan
permasalahan kartu yang rusak).
3. Pada sistem yang baru terdapat fasilitas kartu ATM
tambahan yang diberikan kepada nasabah yang
berminat, kartu ATM tersebut mempunyai PIN yang
berbeda dengan PIN kartu ATM utama, dan
mempunyai batasan limit transaksi.
-
ATM CASH
1. Memelihara data ATM Cash, pengisian uang di
ATM, dan memantau keuangan di dalam kas ATM.
2. Pada setiap cabang terdekat mempunyai sistem
online dengan mesin ATM, sehingga setiap cabang
dapat memantau jumlah cash dan dapat segera
53
No
Nama
Description
Aplikasi
mengetahui apabila adanya masalah pada mesin
ATM, seperti persediaan uang atau kertas struk di
mesin ATM menipis, sehingga cabang dapat secara
online
link
ke
kantor
pusat
agar
segera
ditindaklanjuti demi kenyamanan nasabah.
- ATM PIN
1.
Menangani masalah registrasi PIN yang dilakukan
oleh nasabah di customer service.
2. Pada sistem yang baru terdapat PIN kedua untuk
mengantisipasi dan memprotect tabungan nasabah di
ATM apabila terjadi tindakan kriminal (penodongan/
perampokan, pemerasan), karena apabila nasabah
menggunakan PIN kedua maka secara otomatis pada
mesin ATM akan muncul jumlah nominal 4 digit
pertama saldo, sehingga uang tidak dapat ditarik dan
apabila menggunakan PIN kedua, maka rekening
nasabah tersebut akan secara otomatis terblokir.
Tabel 3.2 Aplikasi Sistem Baru
III.4.3
Perbandingan Antara Sistem Lama dan sistem Baru
Proses konversi pada Bank HK ini adalah proses pergantian
sistem lama yang diberi bernama sistem CSB 2000 menjadi
sistem yang baru yang bernama BRIAN. Alasan Bank HK
54
melakukan proses konversi sistem ini adalah karena sistem CSB
2000 sudah terlalu lama digunakan sejak tahun 1998 sampai tahun
2008 dan dalam pemrosesan dari sistem yang lama banyak yang
masih dijalankan secara manual sehingga ditetapkan melakukan
konversi sistem dari sistem CSB 2000 menjadi BRIAN yang
merupakan
sistem
serba
terkomputerisasi
sehingga
dapat
membuat pemrosesan yang berkaitan dengan kegiatan operasional
perbankan berjalan dengan lebih efektif dan efisien. Antara sistem
CSB 2000 dan BRIAN terdapat perbedaan pada software yang
digunakan pada sistem lama dan sistem baru dan didukung oleh
hardware yang memadai untuk proses konversi sistem. Di bawah
ini adalah rincian perbandingan software antara sistem lama dan
sistem baru dan rincian hardware yang digunkan untuk
mendukung peroses konversi sistem.
Software
Sistem Lama
Sistem Baru
(CSB 2000)
(BRIAN)
Database Server (Advantage)
My SQL
Application Server (Citrix)
Webserver Linux
Programming
Language PHP/C Language, JAVA
(Clipper)
Development Library (Clipper
PHP/C Language, JAVA
Library)
55
Server
Operating
System Server Red Hat
(Novell)
Client Operating System (DOS)
Linux Fedora Core
1. Server /Workstation
Hardware
2. Processor
3. Memory
4. Harddisk
5. UPS
6. Monitor
7. Router/ Switch
8. Mouse/Keyboard
9. Stabilizer
Tabel 3.3 Hardware dan Software Pada sistem Lama
III.5
Sistem yang Berjalan
Berikut ini adalah proses konversi sistem yang telah
berjalan pada Bank HK. Bank HK telah mempersiapkan
perencanaan untuk mendukung kelancaran proses konversi
sistem. Perencanaannya meliputi perencanaan pemasangan
hardware dan software baru yang mendukung proses konversi
sistem, perencanaan pemberian training kepada para user
sehubungan
dengan
tampilan/layout/fungsi
yang
berbeda
dengan sistem yang lama, pengoperasian sistem dengan
menggunakan software yang baru. Perencanaan proses konversi
56
files/program dari sistem yang lama ke sistem yang baru, dan
perencanaan aktivitas pengujian operasional sistem baru.
Tahap
kedua
dari
proses
konversi
adalah
proses
penginstalan hardware dan software pada setiap unit PC user
yang berkepentingan. Hardware dan software yang digunakan
harus memenuhi syarat dan dapat mendukung pengoperasian
proses konversi sistem dan tidak mengalami masalah dalam
pengimplementasian sistem barunya. Hardware dan software
yang digunakan harus bersifat konsisten pada perencanaan
konversi sistem yang telah ditetapkan sebelumnya.
Tahap ketiga dari proses konversi adalah proses konversi
yang ditetapkan untuk dijalankan pada Bank HK adalah proses
konversi langsung di mana semua aplikasi yang menggunakan
sistem yang lama tidak lagi dimanfaatkan dan digunakan. Pada
tahap ini merupakan tahap pergantian dari sistem yang lama ke
sistem yang baru. Tahap ini sebagian kecil fungsi – fungsi yang
masih dapat digunakan pada sistem lama dipindahkan ke sistem
baru. Tetapi sebagian besar pada sistem yang baru
semua
aplikasi telah mempunyai layout tampilan yang baru, tools dan
fungsi yang baru serta dilengkapi dengan sistem, hardware dan
software yang berbeda dari sistem yang lama.
Tahap keempat dari proses konversi adalah tahap
pemberian training kepada para user yang berkepentingan
terhadap aplikasi sistem yang dikonversi. Training kepada para
57
user
yang
berkepentingan
antara
lain
penjelasan/cara
pengoperasian terhadap sistem yang baru, penjelasan fungsi –
fungsi icon – icon pada layout/tampilan layar pada sistem yang
baru, pengoperasian sistem yang baru dengan menggunakan
software yang baru. Training juga berisi tentang cara
penggunaan/ pengoperasian hardware dan software yang baru
yang digunakan untuk mendukung proses konversi sistem
kepada para user.
Tahap kelima dari proses konversi sistem adalah tahap
pengujian operasional sistem yang baru yang dilakukan oleh
para user. Pada tahap ini para user menguji sistem yang baru
apakah dapat diterima dan dapat beradaptasi dengan sistem yang
baru tersebut. Dalam tahap implementasi pengujian operasional
sistem yang baru terdapatnya kendala yang dihadapi para user
dalam beradaptasi terhadap sistem yang baru sehingga
menyebabkan dalam sistem aplikasi yang telah dikonversi
mayoritas tidak sesuai dengan perencanaan yang telah
direncanakan. Hal ini disebabkan karena menggunakan metode
konversi langsung sehingga menyebabkan para user sulit
menyesuaikan diri dengan mudah terhadap sistem yang baru
karena sistem yang lama sama sekali tidak digunakan,
melainkan menggunakan sistem yang baru dan berbeda dengan
sistem yang lama sehingga memerlukan waktu yang cukup
58
panjang untuk memberikan training kepada user agar dapat
beradaptasi dengan cepat terhadap sistem yang baru.
Tahap keenam dari proses konversi adalah penilaian
kinerja proses konversi sistem yang langsung dimonitori oleh
Direktur Operasional dan Teknologi Informasi bersama dengan
tim regional dari Singapore dan tim internal audit.
Tahap
ketujuh
adalah
tahap
pembuatan
laporan
dokumentasi dan laporan kegiatan konversi untuk dilaporkan
kepada Dewan Komisaris sebagai laporan tertulis jalannya
proses konversi sistem berikut masalah – masalah yang terjadi
pada proses konversi sistem. Laporan kegiatan proses konversi
merupakan
laporan
yang
digunakan
sebagai
bahan
pertimbangan untuk mengambil keputusan.
59