Analisis Pekerjaan dan Beban Kerja Karyawan PT
advertisement
I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Semua organisasi baik pemerintahan maupun swasta dituntut untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang proaktif terhadap setiap perubahan. Bagi perusahaan, dari semua faktor produksi yang ada, faktor sumber daya manusia merupakan kunci utama yang menentukan berhasil atau tidaknya perusahaan tersebut. Atas dasar itulah sumber daya manusia dalam suatu perusahaan harus senantiasa dibina dan dikembangkan, agar perusahaan mampu menghadapi tantangan dan persaingan yang terjadi. Sumber daya manusia adalah potensi yang terkandung dalam diri manusia untuk mewujudkan perannya sebagai makhluk sosial yang adaptif dan transformatif yang mampu mengelola dirinya sendiri serta seluruh potensi yang terkandung di alam menuju tercapainya kesejahteraan kehidupan dalam tatanan yang seimbang dan berkelanjutan (www.id.wikipedia.org, 2009). Berdasarkan definisi tersebut terlihat bahwa manusia berperan dominan dalam pencapaian tujuan organiasi, karena manusia dengan segala potensi yang dimilikinya merupakan unsur pengelola vital dalam suatu organisasi. Perencanaan sumber daya manusia merupakan elemen penting dalam mengembangkan strategi perusahaan. Ketersediaan sumber daya manusia yang berkualitas dengan kuantitas yang tepat adalah mutlak diperlukan di setiap perusahaan. Jumlah karyawan yang tepat dapat diketahui melalui analisis beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja. Beban kerja menjadi hal penting untuk diketahui perusahaan karena merupakan hal mendasar untuk identifikasi seberapa baik seorang karyawan melakukan pekerjaan. Jumlah karyawan yang tepat akan membantu perusahaan untuk lebih meningkatkan efektifitasnya. Beban kerja yang dibebankan kepada karyawan dapat dikategorikan kedalam tiga kondisi, yaitu beban kerja yang sesuai standar, beban kerja yang terlalu tinggi (over capacity) dan beban kerja yang terlalu rendah (under capacity). Ketiga macam beban kerja tersebut dapat terjadi tergantung dari deskripsi pekerjaan yang disusun oleh perusahaan. Semakin banyak deskripsi yang diberikan, maka semakin besar kemungkinan terjadinya over capacity, demikian 2 pula sebaliknya. Tinggi atau rendahnya beban kerja juga tergantung dari penggunaan teknologi. Semakin banyak teknologi yang digunakan untuk membantu penyelesaian suatu pekerjaan, maka semakin ringan beban kerja seorang karyawan. Over capacity dan under capacity akan berdampak negatif bagi perusahaan, terutama terhadap efektivitas tenaga kerja. Terjadinya over capacity dapat menyebabkan menurunnya kondisi fisik maupun psikologis karyawan, sedangkan jika terjadi under capacity maka perusahaan harus menggaji banyak karyawan sementara produktivitas yang dihasilkan tidak sebanding. Beban kerja yang baik adalah beban kerja yang sesuai dengan jumlah pekerja, tidak terlalu tinggi ataupun terlalu rendah. Beban kerja dihitung menggunakan metode Analisis Beban Kerja (Workload Analysis). Perhitungan beban kerja tersebut memerlukan deskripsi pekerjaan yang menjelaskan hal-hal yang dilakukan karyawan di tiap-tiap jabatan. Deskripsi pekerjaan merupakan dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk mempermudah membedakan jabatan yang satu dengan yang lain. Deskripsi pekerjaan berguna bagi banyak pihak, mulai dari pemegang jabatan, perekrut, atasan, hingga bagi pengelola pelatihan. Dokumen deskripsi pekerjaan disusun dalam suatu format yang terstruktur, sehingga mudah dipahami oleh setiap pihak yang berkaitan dengan pekerjaan tersebut. Penyusunan deskripsi pekerjaan harus dilakukan dengan baik agar mudah dimengerti, oleh karena itu diperlukan suatu proses yang terstruktur, yang dikenal dengan analisis pekerjaan. PT Ekanindya Karsa merupakan perusahaan swasta nasional yang dikelola oleh keluarga. Perusahaan ini bergerak dibidang usaha penangkaran buaya, penyamakan kulit reptil dan pembuatan produk berbahan kulit reptil. Produk yang dihasilkan yaitu berupa aneka ragam produk penunjang penampilan (fashion) berbahan kulit reptil dengan merek Raflo®. Pemasaran produk PT Ekanindya Karsa sebagian besar dilakukan ke mancanegara, yaitu ke Jepang, Korea, Cina, Australia, Amerika Serikat dan beberapa negara di Eropa. Pemasaran lokal dilakukan di Jakarta dan Bali. Prastudi penelitian tentang sumber daya manusia yang dilakukan di PT Ekanindya Karsa mengidentifikasi bahwa perusahaan ini belum pernah 3 melakukan analisis pekerjaan dan analisis beban kerja. Jumlah karyawan yang menangani pekerjaan operasional di perusahaan ini ditentukan oleh besarnya produksi yang dilakukan, sementara penentuan jumlah karyawan yang menangani pekerjaan non-operasional dilakukan secara intuitif oleh pemilik perusahaan. Disamping hal tersebut, perusahaan ini belum memiliki deskripsi pekerjaan yang baku, sebagian besar deskripsi pekerjaan disampaikan oleh atasan secara lisan. Hal ini dikarenakan PT Ekanindya Karsa hanya memiliki karyawan sejumlah 64 orang, sehingga kontrol mudah dilakukan oleh atasan. Hal yang ditemukan sebagai dampak tidak bakunya deskripsi pekerjaan yaitu adanya penugasan sejumlah pekerjaan kepada karyawan yang sebetulnya tidak bertanggung jawab atas pekerjaan yang ditugaskan tersebut. Pada non-operasional di PT Ekanindya Karsa, yaitu Divisi Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran ditemukan adanya kekosongan jabatan, yang mengakibatkan terjadinya jabatan rangkap. Dengan demikian, perhitungan beban kerja karyawan perlu dilakukan untuk mengidentifikasi adanya kemungkinan kelebihan atau kekurangan beban kerja, serta untuk mengetahui jumlah karyawan yang efektif pada ketiga divisi tersebut. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2008), efektif berarti ada efeknya (akibatnya, pengaruhnya, kesannya) atau dapat membawa hasil. Dalam hal ini, karyawan yang efektif berarti karyawan yang dimaksud mampu menghasilkan kinerja optimal dengan jumlah yang sesuai dengan beban kerja (tidak kelebihan atau kekurangan beban kerja). Berdasarkan uraian di atas maka penelitian ini dilakukan untuk menganalisis pekerjaan dan beban kerja karyawan Divisi Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran PT Ekanindya Karsa. Hasil yang diharapkan dari penelitian ini adalah perusahaan dapat mencapai efektivitas tenaga kerja. 1.2. Perumusan Masalah PT Ekanindya Karsa adalah sebuah perusahaan keluarga berjenis family business enterprise (FBE). Perusahaan keluarga jenis family business enterprise merupakan perusahaan yang dimiliki dan dikelola oleh keluarga pendirinya. Hal ini dicirikan oleh dipegangnya posisi-posisi kunci dalam perusahaan oleh anggota 4 keluarga (Susanto, 2005). Perusahaan ini memiliki karyawan yang relatif sedikit, oleh karena itu tugas dan pekerjaan sebagian besar disampaikan secara lisan oleh atasan. Pada Divisi Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran di perusahaan ini ditemukan adanya kekosongan jabatan yang mengakibatkan terjadinya jabatan rangkap. Salah satu faktor penting dalam menghadapi persaingan global bagi suatu perusahaan adalah adanya sumber daya manusia yang sesuai kebutuhan. Selama ini analisis pekerjaan dan perhitungan beban kerja di PT Ekanindya Karsa belum pernah dilakukan. Penentuan jumlah karyawan operasional di perusahaan ini mengacu pada besarnya produksi yang dilakukan, sementara jumlah karyawan yang menangani pekerjaan kepegawaian dan admininistrasif ditentukan secara intuitif oleh pemilik perusahaan. Oleh karena pentingnya analisis pekerjaan dan perhitungan beban kerja terkait dengan pengelolaan sumber daya manusia perusahaan, maka perlu dilakukan analisis pekerjaan dan beban kerja di PT Ekanindya Karsa. Hal tersebut dilakukan untuk mengetahui deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, serta mengetahui jumlah karyawan efektif bagi PT Ekanindya Karsa, terutama pada Divisi Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran. Berdasarkan uraian tersebut, maka permasalahan yang diteliti adalah: 1. Bagaimanakah deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan untuk karyawan Divisi Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran PT Ekanindya Karsa? 2. Berapakah jumlah beban kerja karyawan Divisi Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran PT Ekanindya Karsa? 3. Berapakah jumlah karyawan yang efektif berdasarkan beban kerja karyawan Divisi Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran PT Ekanindya Karsa? 4. Bagaimana implikasi manajerial yang perlu dilakukan perusahaan agar mencapai efektivitas tenaga kerja? 5 1.3. Tujuan Penelitian Berdasarkan latar belakang dan perumusan masalah diatas, adapun tujuan penelitian ini adalah: 1. Menganalisis deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan karyawan Divisi Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran PT Ekanindya Karsa. 2. Menghitung beban kerja karyawan Divisi Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran PT Ekanindya Karsa. 3. Menghitung jumlah karyawan efektif berdasarkan beban kerja karyawan Divisi Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran PT Ekanindya Karsa. 4. Merumuskan implikasi manajerial yang perlu dilakukan PT Ekanindya Karsa agar mencapai efektivitas tenaga kerja. 1.4. Manfaat Penelitian Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah: 1. Bagi perusahaan Penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi yang digunakan sebagai bahan pertimbangan bagi manajemen PT Ekanindya Karsa dalam melakukan perencanaan sumber daya manusia yang tepat terutama dalam hal analisis pekerjaan untuk meningkatkan pemahaman terhadap deskripsi pekerjaan yang harus dilakukan. Selain itu, diharapkan pula perusahaan dapat mengetahui jumlah karyawan yang sesuai dengan beban kerja serta menentukan alokasi jumlah karyawan yang efektif di masing-masing bagian. Hal tersebut penting karena membantu perusahaan dalam meningkatkan kinerja menuju kondisi yang lebih baik sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. 2. Bagi akademisi Penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai salah satu sumber informasi bagi penelitian selanjutnya di bidang perencanaan sumber daya manusia dan manajemen perusahaan. 6 3. Bagi penulis Penelitian ini diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan dan pengalaman yang diperoleh dari upaya identifikasi masalah, analisis, serta pencarian dan pemilihan alternatif dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan ilmu manajemen, khususnya manajemen sumber daya manusia. 1.5. Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup penelitian ini adalah melakukan analisis pekerjaan yang menghasilkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, serta perhitungan beban kerja dan jumlah karyawan efektif melalui analisis beban kerja yang dilakukan dengan menggunakan asumsi bahwa keadaan per. Analisis pekerjaan dan analisis beban kerja yang dilakukan dalam penelitian ini dikhususkan pada Divisi Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran PT Ekanindya Karsa.