BAB 4

BAB 4
ANALISA DAN PERANCANGAN
4.1. Analisa Kebutuhan Manajemen Pengetahuan Dengan Menggunakan
TOWS Matrik.
Untuk mengetahui apakah manajemen pengetahuan merupakan salah satu
permasalahan yang dihadapi oleh PT. MLTP, analisa TOWS Matrik merupakan suatu
alat yang dipakai untuk menyelidiki segala strategi yang dapat dipakai untuk mengatasi
permasalahan yang ada. TOWS digunakan untuk menggambarkan kekuatan dan
kelemahan yang ada dalam PT. MLTP.
TOWS matrik ini diharapkan akan dapat memberikan gambaran bahwa
kelemahan dan kekuatan yang ada dapat dibentuk suatu strategi untuk dapat bersaing
dalam berbisnis.
Pada analisa TOWS ini dilakukan wawancara dengan direktur atau manajer serta
melakukan observasi langsung di lapangan, untuk dapat lebih mengetahui apa kelemahan,
kekuatan, peluang dan hambatan yang ada.
Dengan interview dan observasi ini, maka ditemukan kekuatan dan kelemahan
yang ada dalam PT. MLTP serta peluang dan hambatan yang dihadapi PT. MLTP. Dari
hasil yang diperoleh, dapat dituliskan dalam TOWS matrik pada tabel 4.1.
Kekuatan
Kelemahan
1. Informasi mengenai jenis
barang yang cukup lengkap
2. Memiliki human resource
yang handal (Pemilik yang
cukup disegani)
3. Berani mencarikan /
supply barang yang
sulit
dicari
oleh
supplier lain
Strategi SO
Peluang
1. Pangsa pasar yang 1. Lebih meningkatkan
pema-saran
untuk
masih luas
mengambil
pangsa
2. Masih banyak merek
pasar yang ada. (S2, S3,
yang belum memiliki
O1, O4)
keagenan di Indonesia
3. Dibukanya hubungan 2. Mencari barang-barang
bu-atan Cina yang dapat
dagang dengan Cina
ber-saing di dalam
4. Banyak pabrik yang
negeri (S1, O3)
baru buka
3. Membuat suatu sumber
in-formasi yang dapat
dengan
cepat
dan
mudah diakses (S1, O2,
O3)
Strategi ST
Hambatan
1. Nilai tukar dollar yang 1. Mencari produk kelas
“dua” yang lebih murah
tinggi
dan dapat diterima (S1,
2. Keadaan keamanan
S3, T1)
yang ti-dak stabil
3. Munculnya pesaing- 2. Merangkul para pemain
baru untuk bekerja
pesaing baru
sama (S2, T3)
1. LTO yang tinggi
2. Hubungan antar personal kurang baik
3. Pemilik sebagai sumber
in-formasi tidak berada
di perusahaan (alasan
kesehat-an)
4. Tidak memiliki suatu
kea-genan
5. Informasi yang tersebar
6. Lambannya pelayanan
Strategi WO
1.
Membuat
suatu
manajemen
pengetahuan
untuk
merebut pangsa pasar
(W1, W2, W3, W5, W6,
O1)
2. Mencari dan membuat
per-janjian
dengan
merek ter-tentu untuk
memperoleh kea-genan
(W4, O2)
3. Memperbaiki workflow
/
ja-lur
pelayanan
terhadap
pe-langgan
(W6, O1)
Strategi WT
1.
Membentuk
joint
venture
un-tuk
mendapatkan ke-agenan
(W4, T3)
Tabel 4.1 TOWS Matrik pada bagian pemasaran PT. MLTP
Dari hasil analisa dengan TOWS Matrik ini, maka telah ditemukan salah satu
strategi yang akan dijalankan yaitu membuat suatu manajemen pengetahuan
merebut pangsa pasar.
untuk
4.2. Analisa Permasalahan Manajemen Pengetahuan Dengan Soft System
Methodology (SSM).
Setelah diketahui dan diambil keputusan bahwa akan ditempuh strategi untuk
membentuk suatu manajemen pengetahuan agar dapat merebut pangsa pasar, maka
dengan menggunakan Soft System Methodology (SSM) dapat menggambarkan lebih
jelas permasalahan yang ada dan memberikan suatu konsep model baru untuk dapat
menyelesaikan permasalahan yang ada.
Permasalahan yang timbul tidak hanya berasal dari sistem teknologi komputer
saja, akan tetapi dapat timbul dari kultur perusahaan. Untuk itu dengan analisa SSM
diharapkan dapat menganalisa seluruh permasalahan baik dari segi teknologi maupun sisi
manajerial.
4.2.1. Tahap 1 dan 2 : Menemukan dan Menggali Permasalahan
4.2.1.1. Latar Belakang Perusahaan.
Berawal dari sebuah toko keluarga kecil, kemudian menjadi CV.MA yang
bergerak hanya dibidang kimia analisa sejak tahun 1983 dan pada tahun1988 membentuk
PT yang dikenal dengan nama PT.VPP. Perusahaan ini bergerak dalam bidang kimia
analisa ditambah dengan gelas laboratorium. Dengan adanya kemajuan usaha dan
banyaknya jenis alat laboratorium lain yang belum dikembangkan, maka sebagian dari
personalnya membuka sebuah PT baru pada tahun1998 yang jenis usahanya mirip,
ditambah dengan beberapa jenis peralatan laboratorium baru. Perusahaan ini disebut
dengan PT. MLTP. Perusahaan keluarga ini bergerak dalam bidang kimia.
Produk yang dijual oleh PT. MLTP ini berupa bahan-bahan kimia baik bahan
baku maupun peralatan yang digunakan untuk laboratorium. Produk-produk tersebut
disupply baik dari dalam negeri maupun langsung dari luar negeri.
Saat ini PT. MLTP terdiri dari beberapa divisi yang dapat digambar dengan
gambar 4.1
Direktur
Manajer
Finacial
Pemasaran
Sistem Informasi
Gudang
Gambar 4.1. Susunan organisasi pada PT. MLTP
4.2.1.2. Permasalahan Yang Ada Pada Bagian Pemasaran.
Mulai berdirinya hingga sekarang, PT. MLTP masih dapat hidup karena keahlian
dari Direktur dan manajer. Keahlian tersebut adalah mengetahui banyak mengenai aneka
ragam produk yang berhubungan dengan kimia dan laboratorium. Direktur PT. MLTP
merupakan salah satu pendiri CV. MA, yang mana merupakan perusahaan awal sebelum
PT. MLTP. Sejak 1 tahun belakangan ini, direktur sudah tidak aktif lagi dalam
menjalankan perusahaan sehingga aset pengetahuan yang ada hilang terbawa olehnya.
Kini perannya digantikan seorang manajer yang sudah cukup berpengalaman dalam
bidang kimia, dimana sudah menjadi bawahan direktur ini sejak di PT. VPP.
Permasalahan yang ada juga timbul dari human resource yang dimiliki PT. MLTP
pada bagian pemasaran ini. Banyak pegawai yang belum memiliki pengetahuan yang
mencukupi mengenai produk-produk yang dijual PT. MLTP. Disamping produknya yang
beraneka macam, PT. MLTP selalu berusaha untuk memuaskan para pelanggannya
dengan membantu mencarikan barang yang sulit dicari meskipun mereka tidak
mengetahui jenis barang tersebut.
PT. MLTP juga mengalami kesulitan dalam mencari orang yang cocok untuk
menjadi sales atau pekerja pada bagian pemasaran. Sebab kultur dalam menjual yang
berkembang saat ini bukanlah menjual barang yang ada / disimpan oleh perusahaan,
tetapi barang-barang yang tidak disimpan oleh perusahaan. Sehingga diperlukan orang
yang sudah berpengalaman dalam bidang ini. Selain sulit ditemukan orang yang cocok,
perusahaan juga mengalami LTO (Labour Turn Offer) yang cukup tinggi.
Kultur pelanggan yang dihadapi oleh perusahaan berbeda dengan perusahaan
yang lainnya. Untuk melakukan suatu transaksi pembelian, pelanggan harus dapat
dilayani / dipenuhi seluruh kebutuhan yang diinginkan, bila salah satu jenis barang saja
seorang sales tidak mengetahuinya, maka transaksi pembelian tidak akan dilakukan oleh
pelanggan.
4.2.1.3. Rich Picture Bagian Pemasaran Pada PT. MLTP.
Pesan / Tanya
barang ( harus
melalui sales B )
Pelanggan B
Member
i
Member
i
Tanya
Informasi
Kompute
Cari
Sales
Tanya
Informasi
Sales
Pesan / Tanya
barang ( harus
melalui sales
Catalog
Membe
ri
Catalog
Membe
ri
Tanya
Informasi
Cari
Komput
Manaje
Memberi
penjelasa
Internet
Pelanggan A
Tanya
Informasi
Membe
ri
Cari
Komput
Direktur
Gambar 4.2. Situasi permasalahan pada bagian pemasaran PT. MLTP
4.2.2. Tahap 3 : Mendefinisikan “Root Definition” dari Sistem Yang Relevan
Melihat permasalahan yang ada, maka dapat diambil “root definition”. Adapun “root
definition” dari permasalahan yang ada :
“Suatu sistem yang dapat membantu bagian pemasaran dan dapat menyimpan
dan menyebarkan pengetahuan mengenai jenis-jenis produk guna memberikan
pelayanan yang lebih cepat dan efektif kepada pelanggan”
Dari “root definition” diatas, maka dapat ditentukan CATWOE :
•
Customer
: para staf pemasaran dan pelanggan
•
Actor
: para staf pemasaran
•
Transformation process
: Pelayanan yang kurang baik dan lamaÆ Pelayanan yang
lebih baik dan cepat kepada pelanggan
• Weltanschauung
: Pembuatan sistem yang baru dapat meningkatkan
pelayanan terhadap pelanggan.
•
Owner
: Direktur
• Environmental constraints : Kultur para staf pemasaran
4.2.3. Tahap 4 : Membuat Konsep Model.
Dari hasil yang diperoleh pada tahap sebelumnya, maka dapat digambarkan konsep
model dari suatu sistem yang diinginkan. Konsep model yang
dikembangkan memiliki beberapa modul :
•
Pengumpulan pengetahuan
•
Penyimpanan pengetahuan
•
Menyebarkan pengetahuan
•
Pencarian informasi
•
Pengelolaan dokumen
•
Berbagi pengetahuan
Konsep model tersebut dapat dilihat pada gambar 4.3.
Tacit Knowledge
Eksplicit
Pengum
-pulan
pengeta
h
Pengelolaan
Dokum
Penyim
-panan
pengeta
h
Penyebaran
pengeta
h
Berbagi
pengetahuan
Pencari
an
Informa
i
Mencari
informasi
Memperoleh
Informasi yang
Gambar 4.3 Konsep model yang diharapkan
4.2.4. Tahap 5 : Membandingkan Model Dengan Kenyataan.
Tahap ini merupakan suatu tahap dimana model yang telah dikembangkan
dibandingkan dengan kenyataan yang ada. Dengan cara melakukan pertanyaan, maka
dibuat suatu matriks perbandingan antara konsep model yang diinginkan dengan
kenyataan yang ada. Matrik perbandingan antara model dengan kenyataan dapat
dituliskan pada tabel 4.2.
4.2.5. Tahap 6 : Tentukan Perubahan Yang Diinginkan.
Melihat perbandingan antara konsep model yang ada dengan kenyataannya, perlu
adanya beberapa perubahan yang harus dilakukan oleh PT. MLTP untuk bagian
pemasaran. Beberapa perubahan tersebut berupa :
-
Merubah kebiasaan para staf pemasaran untuk dapat mandiri mencari
pengetahuan mengenai suatu jenis barang baik yang diperoleh dari eksternal
knowledge maupun internal knowledge.
-
Membuat manajemen dokumen yang terpusat sehingga terbentuk basis
pengetahuan untuk bagian pemasaran.
-
Merubah paradigma manajer dan direktur bahwa aset pengetahuan yang
dimilikinya bukan miliknya sendiri melainkan menjadi aset perusahaan.
4.2.6. Tahap 7 : Lakukan Tindakan Untuk Memperbaiki Sistem.
Pada tahap ini, melakukan tindakan untuk memperbaiki sistem yang telah
dirancang. Konsep model yang telah direncanakan dengan baik dijalankan /
diimplementasikan oleh staf pemasaran.
Siapa yang
Bagaimana
melakukan
dijalankan
aktifitas
pada sistem
tersebut ?
yang berjalan ?
Direktur dan
Pengumpulan Ada.
Hanya Dengan
pengetahuan dilakukan
oleh mencari data ma-nager
internet
direktur dan ma- dari
dan meminta
nager
bro-sur
dan
katalog
dari
supplier
Aktifitas
Apakah ada pada
sistem yang
berjalan ?
Bila
berupa - Masingmasing
doku-men
maka disim- personil
pan
oleh pema-saran
masing-masing - Manajer
personil.
Pengetahuan
juga disimpan
pada ke-pala
masing-masing personil
pe-masaran
bila
be-rupa
informasi yang
diperoleh
melalui
pembica-raan..
Tidak
secara pengetahuan
disenga-ja.
yang diketahui
--tidak
disebarkan
secara sengaja
ke seluruh staf
pemasaran.
Penyimpanan Ada. Tetapi masih
pengetahuan tersebar
dan
dimiliki
secara
perorangan
Penyebaran
pengetahuan
Berbagi
informasi
---
---
---
Komentar
Seharusnya pengetahuan
dikum-pulkan
oleh
seseorang
dari
bagian
pemasaran
yang
telah
ditugaskan
Penyimpanan
pengetahuan
seharusnya
dilakukan
secara terpusat
agar
tidak
terjadi
penduplikasian
dokumen.
Penyebaran
pe-ngetahuan
sebaik-nya
dilakukan setiap
ada
informasi baru,
sehingga
seluruh
staf
siap
menghadapi
per-tanyaan
atau ma-salah
yang ada.
Budaya untuk
berbagi
pengeta-huan
Pencarian
informasi
Ada.
Pengelolaan
dokumen
Tidak ada.
harus
lebih
diterapkan.
staf Dengan sistem
Masih secara Seluruh
manajemen pepe-masaran
manual.
ngetahuan
Mencari pada dan ma-nager
dapat mencari
dokumen yang
suatu
interdapat pa-da
formasi
masing-masing
dengan cepat.
tempat
penyimpa-nan
dokumen.
----Banyak
dokumen yang
terduplikasi
dan hilang.
Tabel 4.2 Tabel perbandingan konsep model dengan sistem yang berjalan
4.3. Analisa Manajemen Pengetahuan Dengan Kerangka Manajemen
Pengetahuan.
Melihat kerangka manajemen pengetahuan, kita dapat mengidentifikasi
pengetahuan apa saja yang akan menjadi basis pengetahuan pada bagian sales PT. MLTP
ini. Untuk itu, dengan mengikuti kerangka manajemen pengetahuan yang biasa dipakai
oleh Van der Spek dan de Hoog maka dapat mengidentifikasikan pengetahuan dan apa
kegunaannya bagi perusahaan.
Kerangka manajemen pengetahuan ini mencakup hingga sistem manajemen
pengetahuan berjalan dalam perusahaan. Sebab pada tahapan akhir dilakukan analisa
apakah manajemen pengetahuan yang telah berjalan tersebut benar-benar memberikan
nilai tambah untuk perusahaan.
4.3.1. Konseptual.
Aset pengetahuan yang berharga dalam membangun suatu manajemen
pengetahuan perlu diidentifikasi secara jelas. Sehingga perusahaan tahu seberapa besar
aset pengetahuan yang dimilikinya.
Ada 5 isu penting dalam mengidentifikasikan aset pengetahuan:
1. Letak aset pengetahuan.
Letak pengetahuan yang dimiliki oleh bagian sales PT. MLTP saat ini masih
berada pada :
-
Dokumen, berupa brosur, katalog, buku manual, dll.
-
Personal, maksudnya pengetahuan yang ada pada para pekerja yang berhubungan
dengan bagian sales seperti manajer, salesman dan staf pemasaran.
-
Internet
-
Program software.
2. Isi dari pengetahuan
Isi dari pengetahuan tersebut dapat bermacam-macam. Pengetahuan tersebut
dapat berupa :
-
Bentuk persamaan nama yang cukup bervariasi.
-
Dimana cara mendapatkan suatu barang apabila barang tersebut tidak siap tersedia
oleh perusahaan
-
Fungsi dari suatu jenis barang
-
Cara penggunaan suatu jenis barang
-
Cara membuat suatu campuran bahan kimia.
3. Pemakaian pengetahuan
Pemakaian pengetahuan tersebut digunakan untuk membantu para sales
menjelaskan atau memakai suatu jenis barang. Selain kegunaan tersebut, pengetahuan
yang ada juga berfungsi untuk memberikan pengetahuan kepada bagian pemasaran
mengenai persamaan nama suatu barang dan tempat dimana barang tersebut diperoleh.
4. Bentuk pengetahuan tersebut
Dari kegiatan yang dilakukan bagian pemasaran, pengetahuan yang ada masih
tersebar pada masing-masing personal atau bagian. Bentuk dari pengetahuan tersebut
adalah :
-
Dokumen, berupa kertas file, buku katalog, buku manual, file komputer, internet,
dll.
-
Pemikiran, maksudnya masih berbentuk suatu pemikiran pada masing-masing
personil dalam bagian sales PT. MLTP.
5. Pengaksesan
Saat ini cara pengaksesan kedalam pengetahuan yang ada masih secara manual
dengan mencari kedalam buku yang cukup menyita waktu. Selain itu, pengetahuan yang
terdapat dalam kepala manajer diakses dengan cara bertukar pikiran apabila terdapat
suatu kesulitan. Ironisnya hubungan dengan manajer lebih sering dilakukan karena
terdapat suatu budaya, dimana lebih cepat berkonsultasi dengan manajer daripada
mencari dalam dokumen yang sangat banyak dan tidak tahu harus memulai dari mana.
Menyelesaikan masalah dengan berkonsultasi pada manajer lebih efektif dari pada
mencari dalam dokumen yang ada. Tetapi disini terlihat bahwa kesibukan manajer bukan
lebih terfokus pada strategi perusahaan tetapi masih mengurus secara langsung pekerjaan
yang seharusnya dapat dilakukan oleh bagian sales.
4.3.2. Reflect (mencerminkan).
Dalam analisa pengetahuan yang sesuai dengan kerangka manajemen
pengetahuan Van der Spek dan de Hoog, memberikan analisa bagaimana peluang yang
akan diperoleh bila menggunakan aset pengetahuan. Beberapa keuntungan yang akan
diperoleh oleh PT. MLTP dengan menggunakan aset pengetahuan, antar lain :
-
Manajer dapat lebih terfokus pekerjaannya untuk menangani manajerial bukan
membantu untuk mencarikan barang pada katalog atau internet.
-
Workflow untuk mencari tahu suatu jenis barang lebih cepat sehingga pelanggan
tidak perlu menunggu terlalu lama.
-
Pengetahuan yang ada pada pegawai akan tersimpan dalam database pengetahuan
sehingga apabila pegawai tersebut mengundurkan diri maka pengetahuan yang
diketahui tidak akan hilang.
-
Pelanggan dapat dilayani oleh beberapa sales dengan melihat riwayat hubungan
pelanggan.
Dalam menggunakan pengetahuan ini, selain PT. MLTP memperoleh beberapa
keuntungan PT. MLTP juga akan menghadapi rintangan. Rintangan-rintangan tersebut
berupa :
-
Adanya suatu kebiasaan yang selalu bertanya kepada manajer sehingga sistem yang
akan dirancang ada kemungkinan tidak akan berjalan.
-
Kesibukan yang dialami masing-masing personal sehingga tidak sempat untuk
melakukan update pada dokumen.
-
Adanya kultur bahwa pengetahuan yang ada merupakan aset perusahaan, tetapi bukan
aset para staf perusahaan, sehingga manajer maupun direktur takut untuk berbagi
pengetahuan kepada para staf pemasaran.
Melihat keuntungan dan hambatan yang akan dihadapi maka dapat disimpulkan
bahwa manajemen pengetahuan akan sangat bermanfaat untuk membantu penyebaran,
pengaturan, dan penyimpanan pengetahuan agar dapat digunakan dalam mendukung
bagian sales.
4.3.3. Tindakan.
Dalam merencanakan pembuatan suatu sistem manajemen pengetahuan, perlu
adanya rencana untuk melakukan tindakan agar mencapai keberhasilan. Melihat
permasalahan yang ada, perlu direncanakan beberapa tindakan yang akan dilakukan,
antara lain :
-
Memberikan penjelasan kepada para staf pemasaran mengenai pentingnya
manajemen pengetahuan dalam meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.
-
Mengumpulkan pengetahuan yang ada, baik yang berada dalam bentuk dokumen,
brosur, dan katalog maupun yang berada dalam file komputer dan internet.
Setelah merencanakan tindakan yang akan dilakukan, selanjutnya perlu adanya
rencana bagaimana menggunakan aset pengetahuan tersebut. Aset pengetahuan tersebut
akan dipakai untuk melayani kebutuhan informasi dari pelanggan maupun sesama staf.
Selain itu sistem ini digunakan untuk saling berkolaborasi agar dapat melayani pelanggan
tanpa harus berhubungan “satu-satu” (Satu pelanggan dilayani hanya oleh satu sales).
Tindakan berikut yang harus dilakukan adalah merencanakan cara memonitor
tindakan yang dilakukan dalam menggunakan aset pengetahuan. Pengetahuan yang telah
dikumpulkan dari beberapa sumber, tidak seluruhnya harus diketahui oleh bagian
pemasaran. Untuk itu perlu dilakukan kategori / pengelompokan untuk pengetahuan yang
boleh atau tidak diakses oleh sales. Selain itu, untuk lebih meningkatkan pemakaian dan
penyebaran pengetahuan, manajer sebaiknya melemparkan beberapa permasalahan untuk
didiskusikan. Sehingga target untuk menyebarkan pengetahuan dan meningkatkan
pengetahuan para sales diharapkan dapat tercapai. Tindakan lainnya untuk meningkatkan
pemakaian aset pengetahuan ini, dapat dilakukan dengan memberikan bonus untuk para
staf pemasaran yang aktif menggunakan sistem manajemen pengetahuan.
4.4. Perancangan Sistem Manajemen Pengetahuan.
Dalam melakukan perancangan sistem dilakukan tahapan SDLC. Tahapan
tersebut meliputi : perencanaan, analisa dan design. Perancangan sistem ini dilakukan
untuk memberikan gambaran mengenai sistem yang akan dijalankan.
4.4.1. Perencanaan.
Pada tahap perencanaan, permasalahan yang ada digali hingga menjadi jelas
permasalahan apa yang dihadapi. Dengan cara Interview dan observasi maka ditemukan
permasalahan yang jelas.
Dilihat dari permasalah yang dihadapi oleh bagian pemasaran pada PT. MLTP
maka direncanakan untuk membuat suatu sistem yang dapat membantu dalam kegiatan
pemasaran. Pada perencanaan ini, digunakan analisa TOWS untuk menemukan dan
merencanakan strategi apa yang akan digunakan untuk menyelesaikan permasalahan
yang ada.
Setelah melihat hasil analisa dari TOWS matrik, maka diambil kesimpulan bahwa
salah satu strategi yang dapat diambil untuk menyelesaikan permasalahan yang ada
adalah membuat suatu manajemen pengetahuan.
4.4.2. Analisa.
Setelah diambil keputusan bahwa akan dibuat suatu manajemen pengetahuan,
maka selanjutnya menganalisa permasalahan. Untuk menganalisa permasalahan yang
ada, digunakan metode SSM dan kerangka manajemen pengetahuan Van der Spek dan
De Hoog. Dengan analisa SSM dapat diperoleh konsep model dari sistem yang
diharapkan. Sedangkan dengan kerangka manajemen pengetahuan dapat dianalisa
mengenai aset pengetahuan, dampak yang terjadi jika memakai manajemen pengetahuan,
dan melakukan tindakan yang perlu untuk membangun suatu manajemen pengetahuan.
Dari hasil analisa SSM dan kerangka manajemen pengetahuan, maka diperoleh
bahwa PT. MLTP membutuhkan sebuah sistem manajemen pengetahuan. Selain sistem
manajemen pengetahuan, PT. MLTP juga membutuhkan beberapa perubahan dalam segi
kultur untuk menunjang sistem agar dapat bejalan.
Untuk membuat sistem manajemen pengetahuan ini, dapat digunakan progam
groupware seperti produk microsoft maupun lotus notes yang dapat menunjang sistem
manajemen pengetahuan. Perubahan-perubahan kultural ini dapat didorong dengan
inisiatif dari manajer. Tindakan yang dapat dilakukan untuk merubah kultur para staf
pemasaran antara lain, dengan memberikan bonus kepada para pegawai yang aktif
menggunakan sistem manajemen pengetahuan tersebut.
4.4.3. Design.
Melihat hasil analisa yang diperoleh bahwa bagian pemasaran PT. MLTP
membutuhkan suatu manajemen pengetahuan. Manajemen pengetahuan dapat membantu
dalam proses pemasaran dan penyebaran pengetahuan. Perancangan manajemen
pengetahuan tersebut merupakan suatu rancangan dengan digital dashboard. Rancangan
digital dashboard dapat dilihat pada gambar 4.4.
Dengan rancangan digital dashboard dapat dilihat bahwa terdapat 5 menu utama,
yaitu :
•
Basis pengetahuan (Knowledge base)
•
Ruang diskusi
•
Pencarian
•
Kolaborasi
•
Sejarah jual-beli
Peraturan
Pemerintah
Internet
Buku
Manual
Brosur
Katalog
Perusahaan
Eksternal
Knowledge
Internal
Knowledge
Knowledge
Base
Katalog
Supplier
Yellow
Pages
Sejarah
penjualan
barang
Ruang
Diskusi
Digital
D hb d
Sejarah
pelanggan
Data
pelanggan
Komentar
Sejarah
Jual - Beli
Pencarian
Sejarah
supplier
Kolaborasi
Komentar
Personal
Email
outbox
Email
Inbox
Email
Email
Perusahaan
Inbox
Email
outbox
Email
Gambar 4.4 Rancangan digital dashboard
Sejarah
pembelian
barang
Data
supplier
4.4.3.1. Knowledge Base.
Pada menu knowledge base, merupakan suatu fasilitas untuk menyimpan,
mengoreksi maupun mencari dokumen. Dokumen yang tersimpan terbagi atas 2 yaitu:
- Internal knowledge
: Dokumen yang menjadi pengetahuan yang dimiliki
perusahaan.
- External knowledge
: Pengetahuan yang berasal dari luar yang perlu diketahui oleh
perusahaan.
Dokumen yang telah dimiliki oleh perusahaan akan disimpan kedalam knowledge
base, diberi kategori dan dikelompokkan menjadi 1 directory. Seluruh internal dapat
diakses oleh semua staf tetapi tidak dapat merubah atau menghapus. Tugas pembuatan
dokumen yang berupa buku menjadi dokumen elektronik dilakukan oleh seorang staff
yang khusus.
Dengan menggunakan word processor seperti MS-Word, Dokumen diketik
kemudian disimpan. Selain menggunakan word processor, dokumen juga dapat di-scan
untuk mempercepat pekerjaan. Tetapi hasil dari scan biasanya tidak baik, perlu dilakukan
editing agar menjadi baik. Hasil dari pembuatan dokumen diperiksa oleh manajer,
kemudian disimpan kedalam knowledge base.
Gambar 4.5 Tampilan layar internal knowledge base
Untuk external knowledge, pengetahuan dapat diperoleh dengan bantuan internet.
Pada dunia internet, banyak informasi yang dapat diperoleh dan sangat bermanfaat untuk
menjadi aset pengetahuan.
Fasilitas untuk memperoleh external knowledge, hanya dapat dijalankan oleh
manajer. Selain menghindari pemakaian internet yang tidak diinginkan, manajer bertugas
untuk mengumpulkan pengetahuan yang berasal dari luar untuk dijadikan aset
pengetahuan.
Gambar 4.6 Tampilan layar external knowledge base
4.4.3.2. Ruang Diskusi.
Fasilitas ruang diskusi disediakan agar para staf dan manajer dapat saling bertukar
pikiran. Dengan fasilitas ini, diskusi dapat terjadi tanpa ditentukan waktu. Maksudnya
adalah kapan saja para staf dapat saling bertanya atau berhubungan untuk menyelesaikan
permasalahan yang dihadapi.
Pada ruang diskusi ini terdapat fasilitas untuk menambah topik diskusi ataupun
menanggapi suatu topik diskusi. Disamping itu juga ada fasilitas search untuk mencari
suatu topik diskusi yang dibutuhkan.
Gambar 4.7 Tampilan layar Ruang Diskusi
Gambar 4.8 Tampilan layar untuk search topik diskusi
4.4.3.3. Pencarian.
Gambar 4.9 Tampilan Layar untuk Pencarian
Modul pencarian ini merupakan fasilitas pencarian yang lebih kompleks untuk
mencari segala topik yang berhubungan dengan kata yang dicari. Dengan fasilitas ini,
pencarian dilakukan pada setiap modul yang ada. Maksudnya bahwa dengan memasukan
kata yang hendak dicari, pencarian akan pada email, dokumen, history, dan ruang diskusi.
4.4.3.4. Kolaborasi.
Dengan fasilitas kolaborasi ini, digunakan untuk pada staf agar dapat saling
berhubungan satu dengan lainnya. Melalui e-mail, mereka dapat saling mengirim pesan
yang kira-kira perlu diketahui oleh orang yang bersangkutan. Fasilitas ini hanya untuk
internal perusahaan saja. Sehingga kolaborasi hanya dapat dilakukan antar staf saja.
Pada modul kolaborasi ini, terdapat email perusahaan. Fasilitas ini digunakan oleh
manajer untuk memesan barang ataupun berkorespondensi dengan perusahaan lain.
Korespondensi antar perusahaan ini dipisahkan dari personal e-mail bertujuan agar tidak
ada staf yang dapat memesan barang secara pribadi dengan menggunakan fasilitas
perusahaan.
Gambar 4.10 Tampilan Layar Kolaborasi
4.4.3.5. Sejarah Jual-Beli.
Pada modul sejarah, Terbagi atas 2 kelompok yaitu sejarah pelanggan dan sejarah
supplier. Kedua modul tersebut hampir sama, hanya perbedaannya antara jual dan beli.
Untuk pelanggan berarti seluruh data merupakan data penjualan perusahaan kepada
pelanggan. Sedangkan untuk supplier, data tersebut merupakan data pembeliaan. Layar
tampilan dapat dilihat pada gambar 4.10 dan 4.11.
Gambar 4.10 Tampilan Layar Sejarah Penjualan
Gambar 4.11 Tampilan Layar Sejarah Pembelian
Pada modul sejarah ini, baik pelanggan maupun supplier, terdapat 4 fungsi yaitu :
-
Ranking barang, berfungsi untuk memberitahukan kebiasaan pelanggan membeli
barang kepada perusahaan atau kebiasaan perusahaan membeli barang kepada
supplier.
-
Data pelanggan, digunakan untuk mencari nama pelanggan serta menampilkan data
yang dimilikinya seperti alamat, nomor telepon, berhubungan dengan, dll.
-
Komentar, Fungsi ini bertujuan untuk memberikan komentar mengenai pelanggan
atau supplier tersebut. Selain itu juga dapat menuliskan mengenai kegiatan terakhir,
diskon, dll.
-
Statistik, Fungsi ini menampilkan diagram harian, bulanan atau tahunan dimana telah
disepakati mengenai interval waktunya. Misalnya bila dipilih harian, maka
ditampilkan diagram dengan data penjualan 30 hari sebelumnya hingga hari ini. Atau
dengan bulanan menampilkan 6 bulan sebelumnya.