bab ii landasan teoritis - Universitas Sumatera Utara

BAB II
LANDASAN TEORITIS
2.1 Komunikasi dan Komunikasi Organisasi
A. KOMUNIKASI
a. Pengertian Komunikasi
Studi komunikasi dapat diterima sebagai suatu disiplin ilmu, baru pada
pertengahan abad ke-20. Walaupun telah diketahui bahwa komunikasi manusia itu
sesungguhnya telah hadir sejak diciptakannya manusia. Kehadirannya malah tidak
bisa dielakkan, karena perjumpaan itu sendiri memerlukan komunikasi agar dapat
berlanjut
menjadi
persahabatan,
pertemanan,
persekutuan
atau
bahkan
perkawinan. Oleh karena itu, dapat dikatakan bahwa komunikasi merupakan
perekat hubungan antar manusia.
Komunikasi dibutuhkan seseorang untuk berhubungan dengan orang lain,
karena komunikasi merupakan pengaruh dan alat dalam aktifitas manusia. Dengan
berkomunikasi manusia dapat bertanya mengenai suatu hal yang tidak
diketahuinya, menerima dan mengawasi. Komunikasi dapat menjadi saran-saran
guna terciptanya ide bersama, memperkuat perasaan kebersamaan melalui tukar
menukar pesan (informasi), menggambarkan emosi dan kebutuhan mulai dari
yang paling sederhana sampai yang kompleks.
Istilah komunikasi sudah demikian popular dan dipergunakan oleh
kebanyakan orang. Istilah tersebut dipergunakan dalam semua kesempatan baik
dalam pembahasan maupun dalam membicarakan berbagai masalah. Manusia
19
Universitas Sumatera Utara
sebagai mahluk individu maupun mahluk sosial mempunyai rasa ingin tahu, ingin
maju dan ingin berkembang, maka salah satu syaratnya adalah komunikasi.
Karenanya komunikasi merupakan kebutuhan yang mutlak bagi kehidupan
manusia.
Istilah komunikasi berasal dari bahasa Latin, communis yang artinya
membuat kebersamaan atau membangun kebersamaan antara dua orang atau
lebih. Komunikasi juga berasal dari akar kata dalam bahasa Latin yaitu
communico yang artinya membagi (Cangara,1998:17).
Komunikasi dapat diartikan sebagai ‘transfer informasi’ atau pesan-pesan
(messages) dari pengirim pesan sebagai komunikator dan kepada penerima pesan
sebagai komunikan, dalam proses komunikasi tersebut bertujuan (feed back)
untuk mencapai saling pengertian (mutual understanding) antara kedua belah
pihak (Rosady, 2001:77).
Sebuah definisi singkat dibuat oleh Harold D. Lasswell, bahwa cara yang
tepat untuk menerangkan suatu tindakan komunikasi adalah dengan menjawab
pertanyaan : siapa yang menyampaikan (komunikator), apa yang disampaikan
(pesan), melalui saluran apa (media), kepada siapa (komunikas) dan apa
pengaruhnya (efek) (dalam Effendy,1999:10).
Menurut Onong Uchjana Effendy (2001:2) mengatakan bahwa komunikasi
adalah suatu proses memberikan signal menurut aturan-aturan tertentu, sehingga
dengan cara ini suatu sistem dapat didirikan, dipelihara dan diubah.
Komunikasi menurut Carl I. Hovland adalah upaya yang sistematis untuk
merumuskan secara tegas asas-asas penyampaian informasi serta pembentukan
20
Universitas Sumatera Utara
pendapat dan sikap. Dalam hal ini ada upaya dari komunikator selaku penyampai
pesan untuk mempengaruhi sikap dan pendapat dari komunikan atau sasaran
komunikasi (dalam Effendy,1993:12).
H.A.W. Widjaja (2000:13), berpendapat bahwa komunikasi merupakan
suatu hubungan dimana terdapat tukar menukar pendapat atau informasi diantara
pihak-pihak yang berkomunikasi. Komunikasi juga dapat diartikan sebagai suatu
hubungan kontak antara manusia baik secara individu maupun kelompok.
Menurut Arifin Anwar (1999:17), komunikasi adalah proses individu
mengirim stimulus yang biasanya dalam bentuk verbal untuk mengubah tingkah
laku orang lain..
JB. Wahyudi (1999:15), memberikan definisi komunikasi yang lebih
bersifat universal yang menyebutkan bahwa komunikasi adalah proses dengan
mana symbol verbal dan non verbal dikirimkan, diterima dan diberi arti.
Menurut Delozier, komunikasi melibatkan berbagai tanda-tanda informasi
baik yang berbentuk verbal, nonverbal dan paralinguistik. Tanda-tanda nonverbal
meliputi ekspresi fasial, gerak anggota tubuh, pakaian, warna, musik, rasa, ruang
dan waktu, sentuhan serta bau. Sedangkan tanda-tanda paralingustik adalah tandatanda yang terdapat diantara komunikasi verbal dan nonverbal yang meliputi
kualitas suara seperti kecepatan berbicara, tekanan suara dan vokalisasi yang
digunakan untuk menunjukkan makna dan emosi tertentu (dalam Jahi,1993:3).
Definisi-definisi komunikasi di atas tentunya belum mewakili semua
definisi komunikasi yang telah dibuat oleh banyak pakar. Namun, sedikit
banyaknya dapat memberi gambaran seperti apa yang diungkapkan oleh Shanon
21
Universitas Sumatera Utara
dan Weaver (1949), bahwa komunikasi adalah bentuk interaksi yang saling
mempengaruhi satu sama lainnya, sengaja atau tidak disengaja serta tidak terbatas
pada bentuk komunikasi verbal, tetapi juga dalam hal ekspresi muka, lukisan, seni
dan teknologi (Cangara,1998:19).
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan / informasi. Di dalam
proses komunikasi terdapat tiga unsur yang sangat penting, yaitu komunikator,
pesan dan komunikan. Proses komunikasi dalam perspektif mekanistis dapat
diklasifikasikan menjadi dua bagian, yaitu:
1. Proses komunikasi secara primer, yaitu : proses penyampaian pikiran oleh
komunikator kepada komunikan dengan menggunakan suatu lambang
(symbol) sebagai media atau saluran.
2. Proses komunikasi secara sekunder, yaitu : proses penyampaian pesan oleh
komunikator kepada komunikan dengan menggunakan alat atau sarana
sebagai media kedua setelah memakai lambang sebagai media pertama.
Komunikator dalam hal ini menggunakan media kedua dalam melancarkan
komunikasinya karena komunikan sebagai sasarannya berada ditempat yang
relatif jauh dan berjumlah banyak (Effendy,1993:33).
b. Ciri Komunikasi
Komunikasi memiliki sifat atau ciri. Adapun sifat atau ciri dari
komunikasi, antara lain :
1. Komunikasi Verbal (Verbal Communication)
a) Komunikasi Lisan (Oral Communication)
22
Universitas Sumatera Utara
b) Komunikasi Tulisan / Cetak (Written/Printed Communication)
2. Komunikasi Niverbal (Nonverbal Communication)
a) Komunikasi Kial / Isyarat Badaniah (Gestured Communication)
b) Komunikasi Gambar (Pictorial Communication)
3. Komunikasi Tatap Muka ( Face to Face Communication)
4. Komunikasi Bermedia (Mediated Communication) (Effendy,1993:33)
c. Tujuan dan Fungsi Komunikasi
Suatu pesan disampaikan dari seseorang kepada orang lain dengan tujuan
agar pesan tersebut dapat dimengerti, memperkuat dan bahkan mampu mengubah
orang lain. Dengan kata lain, kegiatan atau proses komunikasi tidak begitu saja
diterima oleh komunikan, tetapi akan mengalami proses pengolahan terlebih
dahulu sebelum akhirnya diterima dan menghasilkan efek sesuai dengan
keinginan komunikator. Adapun tujuan komunikasi menurut Onong U. Effendy
(1993:55), adalah :
1. Mengubah sikap (to change the attitude)
2. Mengubah pendapat atau opini (to change the opinion)
3. Mengubah prilaku (to change the behaviour)
4. Mengubah masyarakat (to change the society)
Fungsi komunikasi dipandang dari arti yang luas, tidak hanya diartikan
sebagai pertukaran berita dan pesan akan tetapi sebagai kegiatan individu dan
kelompok mengenai tukar menukar data, fakta dan ide. Adapun fungsi dari
kegiatan komunikasi, dibagi atas empat fungsi utama (Effendy,1999)., yaitu:
23
Universitas Sumatera Utara
1. Menyampaikan informasi (to inform)
2. Mendidik (to educate)
3. Menghibur (to entertain)
4. Mempengaruhi (to influence)
d. Tatanan Komunikasi
Tatanan komunikasi adalah proses komunikasi yang ditinjau dari jumlah
komunikan, apakah satu orang, sekelompok orang atau sejumlah orang yang
bertempat tinggal secara tersebar. Berdasarkan situasi komunikan seperti itu,
maka komunikasi dapat diklasifikasikan menjadi bentuk-bentuk sebagai berikut:
1. Komunikasi Pribadi (Personal Communication), yaitu : komunikasi diri
sendiri, baik dalam fungsinya sebagai komunikator maupun sebagai
komunikan.
Komunikasi Pribadi ini terbagi atas:
a). Komunikasi intrapribadi (intrapersonal communication)
b). Komunikasi antarpribadi (interpersonal communication)
2. Komunikasi Kelompok (Group Communcation), yaitu: komunikasi yang
berlangsung antara seorang komunikator dengan sekelompok orang yang
jumlahnya lebih dari dua orang.
Komunkasi ini terdiri dari :
a). Komunkasi kelompok kecil (small group communication)
 Ceramah (lecture)
 Diskusi Panel (panel discussion)
24
Universitas Sumatera Utara
 Symposium
 Forum
 Seminar
 Lain-lain
b). Komunikasi kelompok besar (large group communication / Public
Speaking).
3. Komunikasi Massa (Mass Communication), yaitu: komunikasi yang
berlangsung pada peringkat masyarakat luas, yang identifikasinya ditentukan
oleh ciri khas institusionalnya (gabungan antara tujuan, organisasi dan
kegiatan yang sebenarnya).
Komunikasi Massa ini terdiri dari :
a). Komunikasi media massa cetak (printed mass media communication)

Surat Kabar (daily)

Majalah (magazine)
b). Komunikasi media massa elektronik (electronic mass media
communication)

Radio

Televisi

Film

Lain-lain
4. Komunikasi Medio (Medio Communication), yang terdiri dari:
a). Surat
b). Telepon
25
Universitas Sumatera Utara
c). Pamflet
d). Poster
e). Lain-lain (Effendy,1999).
B. KOMUNIKASI ORGANISASI
a. Pengertian Komunikasi Organisasi
Ilmu komunikasi mempunyai peranan penting dalam pengembangan ilmuilmu lain. Penggunaan ilmu komunikasi secara tepat akan memberi manfaat yang
besar dalam kelangsungan ilmu lainnya.
Komunikasi organisasi merupakan salah satu bidang komunikasi, dapat
berperan dalam menyediakan informasi komunikasi yang efektif bagi manajemen
dalam rangka pengambilan keputusan terhadap masalah-masalah
ataupun
peluang-peluang yang berkaitan dengan organisasi, untuk meningkatkan kinerja
organisasi itu sendiri.
Dalam kehidupan modern, sebagian besar dari kita paling tidak pernah
menjadi anggota sebuah organisasi. Ukurannya mungkin kecil, sederhana ataupun
besar. Ada organisasi yang berorientasikan semata-mata tanpa mementingkan
keuntungan dan ada juga yang mementingkan keuntungan. Wujud organisasi
dapat dibagi menjadi dua bagian yaitu organisasi sektor pemerintah dan organisasi
sektor swasta.
Louis E Boone (1997) mengatakan tentang komunikasi dan komunikasi
organisasi yaitu: (1) komunikasi adalah aktivitas yang berlaku dalam proses
pertukaran pesan yang bermakna melalui seseorang atau sekumpulan orang
26
Universitas Sumatera Utara
dengan pihak lain yang menerima semua tindakan dan ujaran. (2) komunikasi
organisasi adalah komunikasi yang dilakukan oleh seseorang atau sekumpulan
orang untuk memenuhi keperluan organisasi baik pada tingkat internal atau
eksternal dan lingkungannya yang kompleks.
Katz dan Khan (dalam Gohdhaber, 1983:17), berpendapat bahwa
komunikasi organisasi sebagai sebuah pengaturan informasi, petukaran informasi
dan penyampaian maksud dalam lingkungan organisasi. Jadi penyampaian pesan
atau maksud dari komunikator kepada komunikan tidak hanya vital
dalam
perumusan dan pencapaian tujuan organisasi tetapi juga merupakan sarana yang
penting untuk melaksanakan kegiatan organisasional.
Komunikasi organisasi terdiri atas komunikasi di luar perusahaan dan
komunikasi dalam perusahaan. Komunikasi di luar perusahaan adalah komunikasi
antara perusahaan dengan pelanggan, pemegang saham, pemasok, mitra kerja,
pemimpin dan komunitas lokal. Sedangkan komunikasi dalam perusahaan adalah
komunikasi dari atas ke bawah, dan dari bawah ke atas antara pimpinan dengan
pegawainya. Kedua hal ini merupakan hal yang penting dan harus ditingkatkan.
Dalam suatu organisasi komunikasi tersebut dapat terjadi antara pimpinan
dengan pegawai atau antara sesama pegawai dan antara organisasi yang satu
dengan organisasi yang lainnya.
Proses komunikasi antara pimpinan dengan pegawai atau komunikasi
sesama pegawai berfungsi untuk memberikan informasi atau mentransfer pesan
makna. Melalui transfer informasi atau pesan-pesan tersebut terjadi proses
interprestasi yaitu pihak komunikan akan menafsirkan makna ‘decode’ menjadi
27
Universitas Sumatera Utara
‘encode’ dari berbagai sudut pandangnya (perseptif), berasal dari kerangka
pengalamannya (field of experiences) dan kerangka referensinya (frame of
references).
Untuk dapat mengubah sesuatu, maka harus disampaikan pesan yang
berupa gagasan-gagasan, ide-ide maupun perintah-perintah agar dapat diterima
dan disetujui. Adapun pesan yang biasa digunakan dalam suatu perusahaan ,
biasanya berupa peraturan-peraturan yang dibuat oleh pimpinan untuk lebih
mengikat para pegawai. Selain itu, pimpinan juga biasanya membuat
kebijaksanaan-kebijaksanaan untuk lebih dapat mengatur para pegawainya dalam
melaksanakan setiap pekerjaan, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai dengan
baik.
Berhasil atau tidaknya suatu pesan yang disampaikan akan bergantung
pada pengemasan pesan, kemampuan komunikator menyampaikan pesan serta
kemampuan dalam memilih komunikasi apa yang efektif. Dengan demikian orang
lain akan menerima pesan tersebut dan bahkan mampu mengubah orang tersebut.
Pengemasan
pesan
sangat
menentukan
berhasil
tidaknya
suatu
komunikasi. Pesan yang dikemas sedemikian rupa tentu akan lebih mudah diserap
dan dimengerti sehingga tujuan komunikasi tepat mengenai sasaran.
Menurut Wilbur Schramm (Effendy,1992:37), agar proses penyampaian
pesan dapat berjalan secara efektif, maka komunikator harus memperhatikan
kondisi-kondisi (the condition of success in communication), berikut ini :
1. Pesan harus dirancang dan disampaikan sedemikian rupa, sehingga dapat
menarik perhatian komunikan.
28
Universitas Sumatera Utara
2. Pesan harus menggunakan lambang-lambang yang tertuju kepada pengalaman
yang sama antara komunikator dan komunikannya sehingga sama-sama
mengerti.
3. Pesan harus membangkitkan kebutuhan pribadi komunikan dan menyarankan
beberapa cara untuk memperoleh kebutuhan tersebut.
4. Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh kebutuhan tadi yang
layak bagi situasi kelompok di mana komunikan berada pada saat ia
digerakkan untuk memberikan tanggapan yang dikehendaki.
Kedudukan dan fungsi komunikator dalam upaya menciptakan
efektifitas dalam proses komunikasi adalah sangat penting, karena daripadanya
terletak efektif tidaknya pesan-pesan yang disampaikan. Komunikasi yang efektif
adalah komunikasi yang dipersiapkan. Persiapan dalam arti membuat perencanaan
dan strategi itu, adalah tugas dan fungsi komunikator.
Komunikasi yang efektif dalam sebuah organisasi dapat dicapai bila
derajat antara komunikator dan komunikan sama dalam setiap situasi. Dan untuk
melaksanakan komunikasi yang efektif menurut Drs. Onong U.Effendy (1981:3942), terdapat dua faktor penting yang harus diperhatikan oleh komunikator yaitu:
a. Kepercayaan terhadap komunikator (source credibility), yang ditentukan oleh
keahliannya dan dapat tidaknya ia dipercaya. Penelitian menunjukkan bahwa
kapercayaan yang besar akan dapat meningkatkan daya perubahan sikap,
sedang kepercayaan yang kecil akan mengurangi daya perubahan yang
menyenangkan. Lebih dikenal dan disenanginya komunikator oleh komunikan
29
Universitas Sumatera Utara
lebih cenderung komunikan untuk merubah kepercayaannya kearah yang
dikehendaki oleh komunikator.
Kredibilitas adalah seperangkat persepsi komunikan tentang sifatsifat komunikator. Karena itu kredibilitas tidak melekat pada diri seseorang,
artinya seorang pimpinan bisa jadi memiliki kredibilitas di mata keluarganya,
namun tidak di kalangan teman-temannya (Rakhmat,2000:257).
b. Daya Tarik Komunikator (source attractivness), seorang komunikator akan
mempunyai
kemampuan
untuk
melakukan
perubahan
sikap
melalui
mekanisme daya tarik, jika pihak komunikan merasa bahwa komunikator ikut
serta dengan mereka maka akan tercipta suatu opini publik yang
menyenangkan.
Menurut Cangara (1998:98), daya tarik seorang komunikator terletak
pada empat hal, yaitu :
1. Similarity, kesamaan demografik seperti bahasa, suku, agama, ideologi dan
lain-lain.
2. Familiarity, komunikator dikenal baik.
3. Liking, komunikator disukai atau didolakan oleh khalayak.
4. Physic, bentuk dan tampilan fisiknya sempurna.
Dengan demikian, setiap orang yang hendak memahami suatu organisasi,
sebaiknya memahami dahulu begaimana kondisi dan proses komunikasi
berlangsung dalam organisasi tersebut. Sebab organisasi tidak hanya sekedar alat
untuk menyediakan barang dan jasa bagi masyarakat yang membutuhkan tetapi
30
Universitas Sumatera Utara
juga memiliki peranan lebih luas, antara lain sebagai penyedia lingkungan hidup,
sebagai tempat bagi kehidupan sosia
b. Saluran Komunikasi Dalam Organisasi
Pola komunikasi harus memberikan kemungkinan komunikasi dalam
empat arah yang berbeda-beda yaitu ke atas, ke bawah, horizontal dan diagonal.
1. Komunikasi Ke Bawah (Downward Communication)
Komunikasi ke bawah mengalir dari orang pada jenjang hirarki yang lebih
tinggi ke yang lebih rendah. Bentuk yang paling umum adalah: instruksi, memo
resmi, pernyataan tentang kebijaksanaan perusahaan, prosedur, pedoman kerja dan
pengumuman perusahaan. Dalam banyak organisasi, komunikasi ke bawah sering
kali tetap dan kurang teliti. Ini terlihat dari pernyataan yang sering terdengar
diantara para anggota bahwa mereka tidak mengetahui informasi yang telah
disampaikan.
Katz dan Khan (dalam Reksohadiprojo & Hani, 1991:18) mengemukakan
bahwa aliran komunikasi ke bawah mempunyai lima tujuan pokok yaitu:
a. Untuk memberikan pengarahan-pengarahan atau intruksi kerja tertentu.
b. Untuk
memberikan
informasi
mengapa
suatu
pekerjaan
itu
harus
dilaksanakan.
c. Untuk memberikan informasi prosedur organisasi.
d. Untuk
memberikan
umpan
balik
pelaksanaan
kerja
kepada
para
pegawai/bawahan.
e. Untuk menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu
organisasi dalam menanamkan pengertian terhadap tujuan yang akan dicapai.
31
Universitas Sumatera Utara
2. Komunikasi Ke Atas (Upward Communication)
Organisasi yang efektif memerlukan komunikasi keatas yang sama banyaknya
dengan kebutuhan akan komunikasi ke bawah. Dalam situasi ini komunikator
berada dalam jenjang yang lebih rendah dari organisasi daripada si penerima.
Arus komunikasi ke atas yang sering dilakukan adalah pengadaan kotak saran,
pertemuan kelompok dan sebagainya.
3. Komunikasi Horizontal (Horizontal Communication)
Hal yang seringkali dilupakan oleh banyak organisasi adalah arus
komunikasi horizontal. Komunikasi ini terjadi terhadap sesama anggota dalam
kelompok kerja yang sama dan diantara departemen pada tingkatan organisasi
yang sama. Komunikasi horizontal sangat perlu untuk mengadakan koordinasi
dari bermacam-macam fungsi keorganisasian, misalnya antara produksi dan
penjualan dalam organisasi bisnis.
4. Komunikasi Diagonal (Diagonal Communcation)
Meskipun arus komunikasi ini paling sedikit digunakan tetapi pada dasarnya
komunikasi ini dapat juga dikatakan penting apabila para anggota tidak dapat
berkomunikasi secara efektif melalui cara yang lain. Komunikasi ini bila berlaku
secara informal tidak akan menimbulkan masalah tetapi apabila timbul rasa
ketidakpuasan bawahan akan informasi yang disampaikan oleh pimpinan akan
dapat mempengaruhi saluran komunikasi dalam organisasi.
32
Universitas Sumatera Utara
c. Hambatan-Hambatan Komunikasi dalam Organisasi
Ketidakefektifan komunikasi dalam suatu organisasi dapat disebabkan
oleh berbagai macam hambatan manusiawi dan teknis. Bentuk-bentuk hambatan
itu menurut Soekanto dan Handoko (1991:185) dapat diklasifikasikan kedalam
empat kategori yaitu: diri pribadi, antar pribadi, organisasional dan teknologi.
1.
Faktor Hambatan Dalam Diri Pribadi
a. Persepsi Selektif
Persepsi selektif adalah suatu proses menyeluruh dimana seseorang dapat
menyeleksi, mengorganisasikan dan mengartikan segala sesuatu yang terjadi
dalam lingkungannya. Dalam hal ini individu menpunyai kecenderungan untuk
melihat dan mendengar hanya terbatas pada apa yang diiinginkannya.
b. Perbedaan Individual Dalam Ketrampilan Komunikasi
Disamping perbedaan persepsi, individu juga memiliki perbedaan dalam
hal kemampuan untuk mengembangkan dan menerapkan ketrampilan komunikasi.
Ada individu yang merupakan pembicara yang baik tetapi menjadi pendengar
yang jelek. Ada yang tidak mampu mengungkapkan sesuatu secara verbal (lisan)
tetapi mampu menulis berita-berita dengan sangat jelas dan ringkas.
2.
Faktor Hambatan Antar Pribadi
a. Iklim (suasana)
Iklim akan mempengaruhi proses komunikasi. Pada saat pimpinan dan
bawahan berkomunikasi, perasaan-perasaan yang muncul akan membatasi atau
mendorong isi maupun frekuensi komunikasi mereka. Suasana yang kurang
33
Universitas Sumatera Utara
mendukung dapat dengan mudah menjadi sebuah penolakan bagi aliran
komunikasi yang dilakukan. Hal ini dapat mengakibatkan ketidakpercayaan dari
komunikan terhadap komunikator.
b. Kepercayaan
Tingkat kepercayaan komunikan terhadap komunikator sangat dipengaruhi
oleh pandangan dan reaksi komunikan terhadap gagasan dan tindakan
komunikator. Ketidakpercayaan dapat menyebabkan salah satu pihak bersikap
defensif sehingga dapat mengurangi kemungkinan untuk melakukan komunikasi
yang efektif.
c. Kredibilitas
Kredibilitas berhubungan erat dengan kepercayaan. Kredibilitas itu sendiri
menyangkut unsur: kejujuran, keahlian atau kemampuan, dinamisme atau
antusiasme dan keterbukaan atau objektivitas. Para pegawai akan lebih
mempercayai informasi yang berasal dari sumber yang menurut mereka paling
jujur, adil dan objektif.
d. Kesamaan Komunikator dan Komunikan
Adanya kesamaan seperti umur, jenis kelamin, ras atau suku bangsa, sikap,
minat dan kemampuan seseorang akan dapat meningkatkan efektifitas komunikasi
antara komunikator dan komunikan.
3.
Faktor Hambatan Organisasional
a. Status
Status seseorang dalam organisasi bergantung pada posisi yang sedang ia
duduki. Kenyataan menunjukkan bahwa:
34
Universitas Sumatera Utara
-
Orang yang memiliki status lebih tinggi biasanya lebih senang melakukan
komunikasi dengan mereka yang sama derajatnya daripada dengan mereka
yang berstatus lebih rendah .
-
Semakin lebar perbedaan status, semakin besar kecenderungan bahwa
informasi akan mengalir dari individu yang berstatus lebih tinggi ke individu
yang berstatus lebih rendah dan ini tidak berlaku sebaliknya.
-
Individu yang berstatus lebih tinggi pada umumnya lebih mendominasi
pembicaraan dibandingkan dengan individu yang berstatus lebih rendah.
b. Transmisi Hirarki
Perbedaan hirarki merupakan aspek pokok pengembangan sebuah
organisasi. Hirarki dimaksudkan untuk memudahkan pencapaian kegiatankegiatan melalui informasi yang disalurkan secara sistematik keseluruh bagian
organisasi. Namun kesulitan komunikasi juga akan timbul, jika semakin banyak
tingkatan yang harus dilalui pesan atau informasi maka semakin lama waktu yang
dibutuhkan untuk sampai ketempat tujuan sehingga ketepatan berita akan semakin
kecil pula.
4.
Faktor Hambatan Teknologis
Salah satu hambatan yang terbesar terhadap akurasi komunikasi adalah
anggapan bahwa setiap kata yang sama akan mengandung pengertian yang sama
pula. Latar belakang seseorang, kepentingan dan pendidikan sesorang akan
menentukan pengertiannya terhadap pesan yang diterima. Sebagai contoh perintah
atasan untuk mengerjakan tugas ‘secepat mungkin’ dapat mengandung arti satu
jam, satu hari bahkan satu minggu.
35
Universitas Sumatera Utara
2.2. Komunikasi Antar Pribadi
1. Pengertian Komunikasi Antar Pribadi.
Komunikasi antar pribadi adalah komunikasi yang dilakukan oleh dua
orrang atau lebih, dapat berlangsung secara tatap muka (face to face) maupun
dengan menggunakan media seperti telepon, telegram, surat dan sebagainya.
Dean C. Barluns menggemukakan bahwa komunikasi antar pribadi
biasanya dihubungkan dengan pertemuan antara dua orang, atau tiga orang atau
mungkin empat orang yang terjadi sangat spontan dan tidak berstruktur. (Liliweri,
1991:48)
William G. Glueck dalam bukunya manajemen mengatakan bahwa
komunikasi antar pribadi adalah proses pertukaran informasi serta pemindahan
pengertian antar dua orang atau lebih dalam suatu kelompok kecil. (Widjaya,
1986:8)
De Vito mengemukakan bahwa komunikasi antar pribadi mengandung
ciri-ciri sebagai berikut:
1.
Keterbukaan (openess)
2.
Empati (emphaty)
3.
Dukungan (support)
4.
Rasa positif (positiveness)
5.
Kesamaan (equality)
36
Universitas Sumatera Utara
Ad 1. Keterbukaan (openess)
Segala ide, gagasan maupun permasalahan hendaknya diungkapkan secara
bebas dan terbuka, karenanya antara komunikator dan komunikan harus
saling mengerti dan memahami.
Ad 2. Empati (emphaty)
Pesan-pesan yang dikomunikasikan ditanggapi dengan penuh perhatian
oleh kedua belah pihak tanpa berpura-pura.
Ad 3. Dukungan (supportiveness)
Ide maupun gagasan yang dikomunikasikan hendaknya mendapat
dukungan dari kedua belah pihak, dengan adanya dukungan tersebut akan
menimbulkan semangat dalam melaksanakan aktivitas untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
Ad 4. Rasa Positif (positiveness)
Rasa positif yang timbul di dalam berkomunikasi dapat menghindarkan
pihak-pihak yang berkomunikasi untuk berprasangka atau curiga antara
satu dengan yang lain.
Ad 5. Kesamaan (equality)
Komunikasi yang berlangsung akan terasa terjalin lebih akrab dan kuat
apabila
terdapat
berbagai
kesamaan
diantara
pihak-pihak
yang
berkomunikasi.
Dalam setiap kegiatan komunikasi antar pribadi selalu melibatkan orang
sebagai organ pelaksana dalam penyampaian pesan. Karenanya agar pesan yang
disampaikan oleh komunikator dapat memberikan hasil yang baik, dapat
37
Universitas Sumatera Utara
digunakan teknik persuasif. Teknik persuasif yang dimaksud adalah kegiatan
dalam upaya membujuk komunikan untuk melakukan atau berbuat sesuai dengan
maksud dan tujuan komunikator.
Untuk itulah seorang komunikator dalam melakukan komunikasi antar
pribadi hendaknya mempunyai kemampuan untuk melakukan perubahan sikap,
pendapat dan tingkah laku komunikasi melalui mekanisme daya tarik agar pihak
komunikan merasakan bahwa komunikator itu sendiri ikut serta dengannya.
Adanya rasa kesamaan tersebut akan dapat menimbulkan sikap simpati
komunikan terhadap komunikator yang pada akhirnya komunikan akan bersedia
untuk mengikuti pesan yang dikomunikasikan oleh komunikator.
2. Proses Dan Efektifitas Komunikasi Antar Pribadi
A. Proses Komunikasi Antar Pribadi
Pengertian proses dapat diartikan sebagai rangkaian kegiatan atau
peristiwa yang sedang berlangsung dalam mencapai suatu hasil tertentu. Proses
komunikasi itu sendiri merupakan rangkaian kegiatan atau peristiwa ketika pesan
mulai disampaikan sampai terjadinya tindakan sebagai pengaruh dari pesan itu.
Komponen komunikasi tersebut di atas harus saling berhubungan dan
tidak dapat dipisahkan. Jika suatu komponen diabaikan maka kegiatan proses
komunikasi tidak akan mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Dalam proses komunikasi antar pribadi memerlukan lambang-lambang
sebagai media. Lambang sebagai media yang terdapat dalam komunikasi antar
pribadi dapat dibagi atas dua bagian, yaitu:
38
Universitas Sumatera Utara
1. Lambang Verbal, yaitu penggunaaan bahasa sebagai media. Bahasa
merupakan lambang yang dapat mewakili kenyataan yang konkrit dan objektif
disamping juga dapat mewakili hal-hal yang bersifat abstrak.
2. Lambang Non Verbal, dimana proses komunikasi yang berlangsung dengan
gejala yang menyangkut gerak-gerik (gesture), sikap (postures), ekspresi
(facial expression) dan gejala lain yang sama.
B. Efektifitas Komunikasi Antar Pribadi
Efektifitas komunikasi antar pribadi dalam hal ini adalah apabila tercapai
tujuan dalam rangka mengubah pendapat, sikap dan tingkah laku.
Mc Grosky, Larson dan Knap dalam bukunya”An Introduction to
Interpesonal Communication” mengatakan bahwa komunikasi yang efektif dapat
dicapai dengan mengusahakan ketepatan yang paling tinggi derajatnya antara
komunikator dengan komunikan dalam setiap situasi. (effendy, 1981:37)
Steward L. Tubs dan Sylvia Moss mengemukakan bahwa komunikasi
yang efektif setidaknya akan menimbulkan lima hal yaitu: pengertian,
kesenangan, pengaruh pada sikap, hubungan yang makna baik dan tindakan.
(Rakhmat, 1986:38)
Pengertian, diartikan sebagai penerimaan yang cermat dari pesan-pesan
yang disampaikan oleh komunikator.
Kesenangan, komunikasi yang dilakukan bukan hanya menyampaikan
informasi, melainkan untuk menjalin hubungan yang lebih akrab dan
menyenangkan.
39
Universitas Sumatera Utara
Pengaruh pada sikap, bagaimana agar pesan yang disampaikan dapat
mempengaruhi pendapat, sikap dan tingkah laku sesesorang.
Hubungan yang semakin baik, Komunikasi ditujukan untuk dapat
membina hubungan sosial diantara para komunikannya.
Tindakan, merupakan tujuan yang diinginkan dari proses komunikasi.
Chester I Barnard mengatakan jika ditinjau dari unsur komunikasi maka
seseorang akan menerima pesan jika terjadi empat kondisi berikut:
1. Ia dapat dan benar-benar mengerti pesan komunikasi.
2. Pada saat ia mengambil keputusan ia sadar bahwa keputusanya bersangkutan
bagi kepentingan pribadinya.
3. Pada saat ia mengambil keputusan, ia sadar bahwa keputusannya itu sesuai
dengan tujannya.
4. Ia mampu untuk menempati baik secara mental maupun secara fisik. (Rahmat,
1986:38)
2.3. Efektifitas Kerja
Efek secara umum berarti dampak atau akibat. Efektifitas terdiri atas
gabungan dua kata yaitu efek dan aktifitas. Pengertian efek telah diuraikan di atas,
sedangkan aktifitas berarti tindakan (aksi) atau kegiatan yang dilakukan secara
rutin pada waktu tertentu. Jadi arti sederhana dari efektifitas adalah dampak atau
akibat dari tindakan yang dilakukan secara rutin pada waktu tertentu.
Efektifitas berasal dari bahasa Inggris “effective”, yang berarti hasil,
ditaati, mengesankan, manjur dan mujarab. Dengan demikian efektifitas dapat
40
Universitas Sumatera Utara
diartikan sebagai pencapaian tugas yang menunjukkan tingkat keberhasilan tugas
dan sesuai dengan tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya.
Kerja adalah kegiatan kemanusiaan yang mengandung makna ekonomis
bagi kehidupan manusia. Definisi tersebut mengandung dua unsur kegiatan, yaitu
kegiatan sosial dan kegiatan ekonomis. Dikatakan kegiatan sosial karena kegiatan
tersebut dilakukan oleh jasa yang diberikan oleh manusia atau sekelompok
manusia terhadap orang lain. Jasa tersebut kemudian mendapatkan imbalan
(resiprocity), berupa materi (uang), sehingga disebut dengan kegiatan ekonomis
(Benggolo,1973:6).
Berbicara mengenai atau definisi efektifitas kerja, bukanlah hanya satu
masalah teknis semata, tetapi merupakan suatu masalah yang kompleks. Ada
banyak pengertian tentang efektifitas, yang mana menunjukkan betapa
kompleksnya sesungguhnya arti dari efektifitas kerja dalam suatu organisasi. Ada
ciri yang sama dari berbagai pengertian yang diberikan yaitu menyangkut
keberhasilan suatu kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi.
Menurut Handayaningrat (2000:16), efektifitas adalah suatu keadaan yang
menunjukkan tingkat keberhasilan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan
manajemen yang efektif disertai dengan manajemen yang efisien.
Sondang P.Siagian mengetakan bahwa efektifitas adalah penyelesaian
pekerjaan tepat waktu yang telah ditentukan artinya pelaksanaan suatu pekerjaan
dinilai baik atau tidak sangat tergantung pada penyelesaian tugas tersebut,
bagaimana cara melaksanakan dan berapa biaya yang dikeluarkan untuk itu
(1991:151).
41
Universitas Sumatera Utara
Efektifitas menurut Sarwoto adalah pelayanan yang baik dan mutunya
benar-benar sesuai dengan kebutuhan dalam mencapai tujuan organisasi
(1991:126).
Dengan demikian efektifitas merupakan suatu keadaan keberhasilan kerja
baik dan sempurna, dalam arti sesuai dengan rencana yang ditetapkan. Efektifitas
kerja dalam pencapaiannya tidak dapat dipisahkan dari efisiensi kerja.
Agar dapat menjamin suatu keberhasilan usaha dalam meningkatkan
efektifitas kerja pegawai dalam suatu organisasi, maka seorang pemimpin harus
dapat menjalin komunikasi dengan baik terhadap pegawainya , sehingga dapat
menumbuhkan semangat, disiplin dan tanggung jawab dari para pegawai.
Menurut Nitisemito (1982:160), semangat kerja adalah kesenangan yang
mendalam terhadap pekerjaan yang dilakukan. Hal ini dapat dilihat dari hasil kerja
dan keadaan yang didapat atau dialaminya setelah atau selama bekerja.
Setiap perusahaan akan selalu berusaha agar efektifitas kerja dari
pegawainya dapat ditingkatkan. Untuk dapat meningkatkan efektifitas yang lebih
tinggi lagi perlu ditimbulkan dan ditingkatkan semangat dan kegairahan kerja
pegawainya. Karenanya suatu perusahaan selalu berusaha agar setiap pegawainya
memiliki moral kerja yang tinggi pula.
Displin kerja yaitu suatu sikap yang ditunjukkan oleh pegawai berupa
keputusan dan ketaatan secara sadar terhadap aturan-aturan organisasi yang
berlaku. Setiap pegawai diharapkan mampu untuk mematuhi segala aturan yang
berlaku dalam perusahaan. Selain itu, para pegawai juga harus dapat
mempergunakan waktu seefisien mungkin, terutama dengan cara datang tepat
42
Universitas Sumatera Utara
waktu ke kantor dan berusaha untuk menyelesaikan segala tugas dengan sebaikbaiknya.
Selain itu, seorang pegawai juga harus mempunyai tanggung jawab yang
besar dalam melaksanakan segala tugasnya. Dengan demikian dapat disimpulkan
bahwa upaya peningkatan efektifitas kerja pegawai selain dengan pembinaan
technikal skill (pengembangan dan latihan) pegawai, juga perlu diadakan
pembinaan kesejahteraan sosial para pegawai dan keluarganya serta jaminan
keamanan selama bekerja maupun sesudahnya dan yang paling penting adalah
terjadinya komunikasi yang lancar antara pimpinan dengan pegawai.
Peningkatan kualitas sumber daya manusia tentunya sangat diperlukan
guna mewujudkan hasil yang diharapkan oleh setiap perusahaan. Setiap pegawai
sudah sepatutnya diarahkan untuk lebih meningkatkan efektifitas kerja mereka
demi mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Efektifitas kerja
merupakan tahapan usaha bagi pendayagunaan tenaga kerja secara maksimal.
Sehingga dengan demikian pemanfaatan sumber daya manusia menjadikannya
lebih berpotensi dan lebih mendukung keberhasilan pencapaian tujuan
perusahaan.
Badan Infokom Provinsi Sumatera Utara sebagai sebuah perusahaan,
memberikan berbagai kebijaksanaan dan peraturan yang bertujuan agar para
pegawai dapat bekerja secara optimal. Dengan demikian, efektifitas kerja di
Badan Infokom Provinsi Sumatera Utara akan dapat terlaksana dengan baik pula.
43
Universitas Sumatera Utara
2.4. Teori Kemanusiaan (Humanistic Theory)
Teori ini dianggap para ahli muncul efektif sejak tahun 1930, dipelopori
oleh Elton Mayo (1933), Fritz J. Roethlisberger & William Dickson (1939) yang
semula mengadakan riset pada perusahaan listrik di Hawthorne sebagai reaksi
terhadap pendekatan klasik, yaitu menjelajahi prinsi-prinsip manajemen ilmiah
apakah keberlakuannya masih bisa dipertanggungjawabkan, dominan dan
konsisten antara teori dengan praktek.
Teori ini menjelaskan tentang faktor-faktor yang berkaitan erat dengan
komunikasi organisasi seperti : hubungan interpersonal (relasi sosial, kelompok
informal), norma-norma kelompok dan gaya kepemimpinan supervisor dalam
praktek kepenyeliaan (supervisory), perasaan karyawan terhadap kepuasan kerja
dan morale, yang juga memberi andil penting dalam mempengaruhi efektifitas,
efisiensi dan produktifitas karyawan, disamping juga pengaruh faktor-faktor lain
yang lebih dahulu dikenal.
Dengan kata lain, studi ini membuka dimensi pemahaman baru terhadap
hakekat organisasi. Yaitu perlunya memandang organisasi dan karyawan sebagai
suatu kelompok sosial atau sistem sosial yang berisikan baik struktur relasi formal
maupun informal, dimana antara dimensi sosial dan psikologis dengan dimensi
rasional formal dan emosional harus dipandang secara proporsional. Ganjaran
ekonomis material dan ganjaran sosial psikologis sama-sama signifikan
mempengaruhi motivasi kerja karyawan.
Teori ini terkenal dengan nama ‘Hawthorne Effect’, dimana sikap, emosi
dan perasaan karyawan secara signifikan memepengaruhi produktifitas.
44
Universitas Sumatera Utara
Implikasinya temuan ini bagi manajer adalah pentingnya manajer lebih
menekankan faktor sosial dan prilaku manusia sebagai yang lebih utama daripada
faktor lainnya. Artinya, produktifitas akan dicapai bila hubungan personal dan
sosialnya efektif (Pohan, 2005: 39).
Implikasinya bagi pengkajian dan perkembangan komunikasi organisasi
makin jelas, temuan Hawthorne dapat di interpretasikan bahwa kinerja
organisasional sangat tergantung pada pemahaman manajemen dan perhatiannya
terhadap kebutuhan dan ide-ide karyawan. Pada masa Human Relation inilah
dimulai gerakan dimana perhatian labih besar pada komunikasi dua arah (two way
flow of communication) antara karyawan dan manajemen lebih diintensifkan
dengan efektif.
45
Universitas Sumatera Utara