ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PERSEDIAAN BARANG DAGANG
PT INDOTECH SCIENTIFIC
Merza Saputra Gajahnata
Komplek BPK III Blok B No. 25, Kebon jeruk Jakarta Barat, (021) – 5303893,
[email protected]
Muzakkir Ipsal
Jl. Komplek Sandang No. 5a, Palmerah kemanggisan Jakarta Barat, 081291997555,
[email protected]
Lianawati Christian, S.kom., MM
Abstrak
Tujuan dari penelitian ini, yaitu merancang proses bisnis Sistem Informasi Akuntansi
Persediaan pada PT. Indotech Scientific, mengidentifikasi masalah terkait dengan Sistem
Informasi Akuntansi Persediaan pada PT. Indotech Scientific, membuat program sederhana
Sistem Informasi Akuntansi Persediaan PT. Indotech Scientific. Sistem informasi akuntansi
persediaan barang dagang merupakan hal yang penting bagi suatu perusahaan dagang.
Penulis melakukan penelitian tentang persediaan barang dagang pada PT. Indotech Scientific.
Hasil dari penelitian ini adalah penyajian informasi yang berkaitan dengan permintaan
pembeliaan, penerimaan barang, pengeluaran barang, pemeriksaan barang, dan laporan yang
terkait dengan persediaan. Metode yang digunakan pada penelitian ini antara lain, penelitian
kepustakaan atau studi pustaka, penelitian lapangan, metode analisis dan metode
perancangan. Dengan begitu proses bisnis pada PT. Indotech Scientific akan berjalan lebih
lancar, serta data dan informasi yang dihasilkan menjadi lebih akurat. Hal tersebut akan
memudahkan pimpinan untuk mengambil keputusan dengan cepat.
Kata kunci : Analisis, perancangan, sistem informasi, persediaan.
Abstract
The purpose of this study, namely designing business processes Inventory Accounting
Information Systems at PT. Indotech Scientific, identify problems associated with Inventory
Accounting Information Systems at PT. Indotech Scientific, make a simple program Inventory
Accounting Information Systems PT. Scientific Indotech. Accounting information system
merchandise inventory is important for a trading company. The author conducted research
on merchandise inventory at PT. Scientific Indotech. The result of this study is presentation of
information relating to the purchasing demand, goods receipts, expenditures, goods
inspection, and reports related to inventory. The method used in this study, among others, the
research literature or library research, field research, the method of analysis and design
method. So business processes in PT. Scientific Indotech will run more smoothly, as well as
the resulting data and information becomes more accurate. It will be easier for leaders to
make decisions quickly.
Key Words : Analysis, design, information systems, inventory
PENDAHULUAN
Sistem informasi akuntansi persediaan barang dagang merupakan hal yang penting
bagi suatu perusahaan dagang.Penulis melakukan penelitian tentang persediaan barang
dagang pada PT. Indotech Scientific. Menurut penelitian dari Lois Raymond, Anne-Marie
Croteau, dan Francis Bergeron dalam The Strategic Role of IT as an Antecedent to the IT
Sophistication and IT Performance of Manufacturing SMEs, Volume 4, No.3 & 4, 2011
(p,203): “Now, IT can play an important role in a company’s performance and its ability to
respond effectively to the changing needs of the market.”Artinya , Saat ini teknologi
informasi memiliki peran penting bagi kinerja dan kemampuan perusahaan agar dapat
menanggapi perubahan kebutuhan pasar secara efektif. Pada bagian gudang tidak terdapat
sistem pencatatan barng. Bagian penjualan dan pembelian harus turun langsung ke gudang
untuk memastikan bahwa barang yang akan dijual masih tersedia atau tidak, dan memeriksa
barang apa saja yang harus dibeli. Belum adanya laporan yang terkait dengan persediaan
seperti tidak adanya laporan barang masuk, laporab barang rusak/cacat, laporan barang
keluar, laporan barang kadaluarsa, dan laporan stock opname barang, dan laporan persediaan
akan sangat menyulitkan pimpinan untuk membuat keputusan. Menurut penelitian dari
Siamak Nejadhosseini Soudani dalam The Usefulness of an Accounting Information System
for Effective Organizational Performance, Volume 4, No. 5 2012 (p137): “Information is
available data processing that provides a basis for making decision and taking
action.”Artinya , Informasi merupakan data hasil pemrosesan yang bernilai dan mampu
menyediakan dasar bagi pembuat keputusan dan mengambil tindakan.
Menurut penelitian dari Elena, U.G., Raquel, P.E., Clara, M.C. dalam The Impact of
Accounting Information System (AIS) on Performance measures: empirical evidence in
Spanish SMEs, Volume 11, No.1, 2011 (p26): “Accounting Information System are systems
used to record the finacila transaction of a business or organization that combine the
methodologies, controls and accounting techniques with the technology of the IT industry:
user interface, computers and sophisticated software.” Artinya , Sistem informasi akuntansi
adalah sistem yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan bisnis atau organisasi yang
mengkombinasikan metodologi, pengendalian, dan teknik akuntansi dengan teknologi
industri dari IT: User Interface, komputer, sophisticated software. Mengingat pemasok,
barang, transaksi yang berhubungan dengan persediaan intensitasnya tinggi yang melibatkan
beberapa bagian dalam penyebaran dokumen hasil dari transaksi sulit untuk dipahami
pemakai/user.
Untuk mengatasi masalah yang terjadi pada PT. Indotech Scientific dalam mencatat
maupun mengelola data persediaan barang, agar standar akutansi yang digunakan dapat
mudah dipahami, pengelolaan data dapat lebih cepat, ringkas, dan untuk menjaga keakuratan
data serta untuk dapat menghasilkan laporan dengan tepat waktu, karena dalam pencatatan
dan pembuatan laporan keuangan msaih menggunakan MS. Exel yang telah di Hyperlink,
maka penulis akan menganalisa dan merancang secara sederhana Sistem Informasi Akuntansi
Persediaan Barang Dagang pada PT. Indotech Scientific dengan menggunakan Software
Microsoft Visual C# Professional 2010, yang dapat mengakses data dengan cepat dan mudah
sehingga tidak menyulitkan pengguna. Selain itu penulis juga bertujuan mengoptimalkan
fungsi komputer yang ada di bagian akutansi dan perdagangan dari pencatatan secara manual
menjadi terkomputerisasi serta untuk mempercepat dan mempermudah kerja bagian
persediaan dalam mengelolah data persediaan barang.
Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis tertarik untuk mengambil
“ANALISA
judul:
AKUNTANSI
DAN
PERSEDIAAN
PERANCANGAN
BARANG
SISTEM
DAGANG
PT.
INFORMASI
INDOTECH
SCIENTIFIC”.
Lingkup pembahasan tugas akhir ini mengenai Sistem Informasi Akutansi Persediaan
sebagai berikut :
Permintaan Pembelian
Dalam prosedur permintaan pembelian, bagian gudang mengajukan
permintaan pembelian dalam formulir PurchaseRequisition (PR) kepada bagian
pembelian.
Penerimaan Barang
Dalam prosedur penerimaan barang, bagian gudang melakukan pemerikasaan
mengenai jenis, kualitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok dengan cara
mencocokan barang yang diterima dengan Purchase Order (PO), dan kemudian
membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari
pemasok tersebut.
Pengeluaran Barang
Pada proses ini, bagian gudang akan menerima faktur penjualan dari bagian
penjualan. Lalu bagian gudang akan menyiapkan barang yang tercantum dalam faktur
penjualan tersebut. Kemudian barang yang telah disiapkan akan diberikan ke bagian
pengiriman beserta tembusan faktur penjualan tunai.
Pemerikasaan Barang
Pada proses ini akan dilakukan pemeriksaan atau pencocokan antara laporan
penerimaan barang dengan Purchase Order (PO). Jadi barang yang diterima harus
sama jumlah, jenis, kualitas, dan mutunya dengan yang tercatat pada Purchase Order
(PO).
Pembuatan Laporan yang Terkait dengan Persedian
Laporan yang akan dihasilkan berupa Laporan Barang Masuk, Laporan
Barang Rusak/Cacat, Laporan Barang Keluar, Laporan Barang Kadaluarsa, Laporan
Stock Opname
Barang dan Laporan Persediaan.
Tujuan dan Manfaat
Tujuan
Tujuan dari penulisan ini, yaitu :
1. Mengidentifikasi masalah terkait dengan Sistem Informasi
Akuntansi Persediaan pada PT. Indotech Scientific.
2. Merancang proses bisnis Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
pada PT. Indotech Scientific.
3. Membuat aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Persediaan PT.
Indotech Scientific menggunakan bahas pemrograman C#.
Manfaat
Adapun manfaat yang dapat diperoleh untuk perusahaan antara lain :
1. Membuat Sistem Informasi Persediaan di perusahaan menjadi
lebih terorganisasi.
2. Menghasilkan Informasi tentang persediaan yang lebih tepat dan
akurat.
3. Mempermudah dan mempercepat karyawan untuk mengelola,
mencatat, dan mencari informasi yang dibutuhkan dalam proses
pengadaan dan pengeluaran persediaan. Memudahkan pimpinan
untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan persediaan.
Metodologi Penelitian
Penelitian Kepustakaan atau Studi Pustaka
Penelitian kepustakaan dimaksudkan untuk memperoleh referensi atau
landasan teori sebagai acuan dalam penulisan laporan ini, yang diperoleh dengan cara
mempelajari beberapa
buku serta jurnal ilmiah yang berkaitan dengan topik
pada proposal ini.
Penelitian Lapangan
Penelitian lapangan atau survei ditujukan untuk memperolah data ditempat
objek penelitian secara langsung.Penulis melakukan survei ke perusahaan untuk
mengetahui
gambaran sistem yang sedang berjalan.Metode ini digunakan adalah
observasi dengan
mengamati prosedur – prosedur yang ada di dalam sistem
tersebut dan wawancara kepada
pihak – pihak (manager maupun karyawan)
yang terkait dengan sistem yang penulis teliti.
Metode Analisis
Dalam laporan ini, metode analisisnya dibagi ke dalam beberapa tahapan :
1. Menganalisis hasil temuan survei untuk mencari masalah yang ada
didalam sistem tersebut.
2. Mengidentifikasi kebutuhan informasi apa saja yang harus dapat
dihasilkan persyaratan dari sistem yang dirancang.
3. Mengidentifikasi persyaratan dari sistem yang dirancang.
Metode Perancangan
Dalam laporan ini, metode perancangan menggunakan pendekatan object
Oriented
Analysis and Design (OOAD) dengan notasi Unified Modelling
Language (UML) yang
meliputi :
1. Event table
2. Overview Activity Diagram (OAD)
3. Workflow table
4. Detailed Activity Diagram (DAD)
5. Rancangan Database
6. UML Class Diagram
7. Use Case Diagram
8. Rancangan formulir
9. Rancangan laporan
10. Rancangan layar entry
11. Rancangan layar
Analisis Masalah
Masalah
Terdapat beberapa masalah yang ditemukan dalam penelitian, yaitu:
1. Tidak terdapat sistem pencatatan persedian. Pada perusahaan belum
terdapat sistem pencatatan persediaaan, hal ini akan menyulitkan
perusahaan untuk menentukan harga pokok penjualan, dan kapan harus
menentukan harga pokok penjualannya, apakan setiap akhir periode
akuntansi atau pada setiap kali terjadinya penjualan.
2. Tidak ada pemisahaan tugas antara bagian General Affair dan bagian
gudang.Pada perusahaan ini, bagian General Affair selain melakukan
pembeliaan juga merangkap sebagai bagian penerimaan barang digudang.
Barang pesanan yang dikirimkan oleh pemasok akan diterima oleh bagian
ini. Bagian General Affair
juga memiliki tugas untuk memeriksa
kesesuaian antara barang yang dipesan dengan barang yang diterima dan
membuat dokumen barang untuk barang yang diterima. Hal ini dapat
menyebabkan terjadinya pencurian atau penggelapan barang oleh bagian
pembelian sebelum barang-barang tersebut diletakkan di gudang. Selain
itu dengan adanya perangkapan tugas maka bagian General Affair
memerlukan waktu yang lebih karena harus menangani dua hal sekaligus.
3. Terjadinya penumpukan barang yang telah melewati tanggal kadaluarsa.
Karena ketiksesuain pencatatan dan penempatan barang digudang dengan
jenis barang dan tanggal kadaluarsanya.
4. Belum adanya laporan yang terkait dengan persediaan seperti tidak adanya
Laporan Barang Masuk, Laporan Barang Rusak/Cacat, Laporan Barang
Keluar, Laporan Barang Kadaluarsa, Laporan Stock Opname Barang dan
Laporan Persediaan akan sangat menyulitkan pimpinan untuk membuat
keputusan
Usulan Pemecahan masalah
Berikut ini adalah beberapa masalah yang terdapat dalam sistem yang
sedang berjalan pada PT. Indotect Scientific dan usulan pemecahan atas
masalah yang ada :
1. Tidak terdapat sistem pencatatan persedian.
Usulan pemecahan masalah ini adalah dengan menentukan system
pencatatan persediaan, entah itu periodic atau perpetual.
2. Tidak ada pemisahaan tugas.
Usulan pemecahan masalah ini adalah menambahkan sistem
pengendalian pada sistem yang berjalan, dengan cara membuat suatau
bagian atau divisi Gudang yang terpisah dari bagian General Affair. Selain
itu bagian gudang juga bertugas untuk membuat Laporan Barang Masuk
atas barang yang diterima, yang tidak dimiliki sebelumnya pada sistem
yang berjalan.
3. Terjadinya penumpukan barang yang telah melewati tanggal kadaluarsa.
Usulan pemecahan masalah ini adalah dengan barang yang telah
mendekati tanggal kadaluarsa disusun di lemari penyimpanan paling depan
berdasarkan tanggal kadaluarsa untuk dijual terlebih dahulu sebelum
mancapai batas kadaluarsa.
4. Belum adanya laporan yang terkait dengan persediaan.
Usulan pemecahan masalah ini adalah Laporan Barang Masuk,
Laporan Barang Rusak/Cacat, Laporan Barang Keluar, Laporan Barang
Kadaluarsa, Laporan Stock Opname Barang dan Laporan Persediaan.
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Berdasarkan hasil analisa dan rancangan yang telah dilakukan terhadap Sistem
Informasi Akuntansi Persediaan PT. Indotech Scientific dengan menggunakan Object
Oriented Analysis and Design, maka disimpulkan :
1.
Sistem Informasi Akuntansi Persediaan pada PT. Indotech Scientific
tidak terintegrasi, sehingga proses bisnis berjalan lambat karena masih
ada karyawan yang bekerja tidak sesuai job description-nya.
2. Sistem pencatatannya masih secara manual sehingga terdapat beberapa
kelemahan seperti ketergantungan pada individu tertentu untuk
mendapatkan informasi, dan sistem belum terkomputerisasi.
3. Program yang telah dirancang dan dibuat akan menghasilkan laporan
yang akurat dan meningkatkan efisiensi dalam melakukan pencatatan
barang masuk dan barang keluar serta memudahkan bagian gudang
dalam mengelola persediaan.
Saran
Berdasarkan kesimpulan yang telah disampaikan, maka dapat diusulkan
beberapa saran yang dapat dilakukan PT. Indotech Scientific untuk meningkatkan
pengendalian Sistem Informasi Akuntansi Persediaan, yaitu :
1. PT. Indotech Scientific sebaiknya melakukan analisa pengendalian
Sistem Informasi Akuntansi Persediaan secara berkala, sehingga
perusahaan dapat mengetahui kelemahan pada Sistem Informasi
Persediaan yang sebaiknya diperbaiki.
2. Sebaiknya PT. Indotech Scientific menentukan job description untuk
masing-masing divisi, sehingga karyawan pada divisi tertentu hanya
mengerjakan tugas masing-masing divisinya dan sesuai dengan job
description-nya.
3. Diadakan pelatihan khusus kepada karyawan untuk meningkatkan skill
dalam penggunaan aplikasi program komputer agar pengolahan data
menjadi lebih cepat dan akurat
Referensi
Jurnal
Elena, U.G., Raquel, P.E., Clara, M.C. (2011). The Impact of Accounting Information System
(AIS) on Performance measures: empirical evidence in Spanish SMEs. 26(11): 1
Lois, R., Anne-Marie, C., Francis B. (2011). The Strategic Role of IT as an Antecedent to the
IT Sophistication and IT Performance of Manufacturing SMEs. 203(4): 3 - 4
Siamak, N.S. (2012). The Usefulness of an Accounting Information System for Effective
Organizational Performance. 137 (4): 5
RIWAYAT PENULIS
Merza Saputra Gajahnata lahir di kota Jakarta pada 27 Juni 1993. Penulis menamatkan
pendidikan D3 di Binus University dalam Jurusan Komputerisasi Akumtansi dan Akuntansi
Keuangan Perhotelan pada tahun 2014.
Muzakkir Ipsal lahir di kota Riau pada 5 April 1992. Penulis menamatkan pendidikan D3 di
Binus University
dalam Jurusan Komputerisasi Akumtansi dan Akuntansi Keuangan Perhotelan pada tahun
2014.
RIWAYAT HIDUP
Lianawati Christian, S.kom Lahir 11 Januari, 1969, S1 jurusan Komputerisasi Akuntansi
Universitas Bina Nusantara, S2 jurusan Manajemen Keuangan Trisakti, Dosen Universitas
Bina Nusantara pada School Information System sejak tahun 1993 sampai sekarang.