15 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi Organisasi Untuk
advertisement
15 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi Organisasi Untuk menyampaikan pesan mengenai segala hal yang menyangkut budaya organisasi, diperlukan pengetahuan tentang bagaimana komunikasi organisasi yang efektif antar pihak – pihak yang berkaitan di dalam suatu orgnisasi. Komunikasi Organisasi adalah komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi, yang bersifat formal dan berlangsung dalam suatu jaringan yang lebih besar dari pada komunikasi kelompok. Komunikasi organisasi seringkali melibatkan komunikasi pribadi, komunikasi antar pribadi dan adakalanya juga komunikasi publik. Menurut persepsi Geenbaunm mengatakan bahwa komunikasi organisasi termasuk arus komunikasi formal dan informal dalam organisasi. Dia membedakan komunikasi internal dengan eksternal dan memandang peranan komunikasi terutama sekali sebagai koordinasi pribadi dan tujuan organisasi dan masalah menggiatkan aktifitas8. Kita berusaha menjadi anggota organisasi terbaik, dan kita mengharapkan manfaat tertentu atas keikutsertaan kita dalam kegiatan yang terorganisasi. Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit – unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Komunikasi organisasi terjadi kapanpun setidak – tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam organisasi menafsirkan suatu pertunjukan. Para ahli 8 Muhammad Arni, Bumi Aksara, Jakarta 16 memiliki definisi yang berbeda – beda mengenai komunikasi organisasi. Bermacam – macam definisi mereka tentang komunikasi organisasi sebagai berikut.9 Definisi Zelko dan Dance menyatakan “ Komunikasi organisasi ádalah suatu sistem saling bergantung yang mencakup komunikasi internal dan komunikasi eksternal “ Definisi Thayer menyatakan “ Komunikasi organisasi sebagai arus data yang akan melayani organisasi dan proses interkomunikasi dalam beberapa cara “ Dia memperkenalkan tiga sistem komunikasi dalam organisasi yaitu : 1. Berkenaan dengan kerja organisasi 2. Berkenaan dengan pengaturan organisasi 3. Berkenaan dengan pemeliharaan dan pengembangan organisasi Meskipun bermacam – macam definisi dari para ahli mengenai komunikasi organisasi, tapi dari semuanya itu terdapat beberapa hal yang dapat di simpulkan bahwa : a. Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu sistem terbuka yang kompleks yang dipengaruhi oleh lingkungannya sendiri baik internal maupun eksternal b. Komunikasi organisasi meliputi pesan dan arusnya, tujuan, arah dan media c. Komunikasi organisasi meliputi orang dan sikapnya, perasaannya, hubungan perasaannya, hubungannya dan ketrampilan 9 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, Jakarta : Bumi Aksara, 2005, Hal.66 17 Sedangkan Goldhaber memberikan definisi :10 “Organizational communication is the process of creating and exchanging messages within a network of interdependent relationship to cope with environmental uncertainly “ Terjemahan : Komunikasi ádalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah – rubah. Komunikasi organisasi yang baik akan mengarah pada kepuasan kerja, motivasi hingga citra baik organisasi. Dan hal tersebut dapat terwujud jika interaksi dalam komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok kecil, dan komunikasi publik11. 2.2 Budaya Organisasi Budaya Organisasi berasal dari kata budaya dan organisasi, kata budaya dalam bahasa Indonesia sama artinya dengan kebudayaan. Kebudayaan mencakup kemampuan dan kebiasaan – kebiasaan yang sebenarnya dapat diperoleh, dipelajari dari pola – pola perilaku yang normatif, yaitu mencakup segala cara – cara atau pola berpikir, merasakan dan bertindak 12 Kebudayaan memberikan pola berpikir, merasa dan menanggapi yang menuntun anggota organisasi dalam pengambilan keputusan dan dalam kegiatan – kegiatan organisasi lainnya. Organisasi merupakan kumpulan 10 Ibid, Hal.67 11 Muhammad Arni, Komunikasi Organisasi, Jakarta : Bumi Aksara, 2005 hal.66 Soekanto, Soejono, Sosiologi Suatu Pengantar, Jakarta : Raja Grafindo Persada,1968 hal.154 12 18 atau sistem individual yang melalui satu hierarki jenjang dan pembagian kerja berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan. Atau dengan kata lain organisasi adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi melalui hierarki otoritas dan tanggung jawab. Budaya Organisasi merupakan sesuatu yang samar atau tidak nyata dimana setiap orang memiliki persepsi yang sama mengenai lingkungan mereka. Budaya adalah kreasi komunikasi yang stabil melalui tindakan atau perilaku secara simbolik 13 Budaya tidak timbul secara terpisah dari seseorang yang berkomunikasi dengan orang lain. Secara umum, bila orang – orang berinteraksi selama beberapa waktu mereka membentuk suatu budaya, setiap budaya mengembangkan harapan – harapan yang tertulis maupun yang tidak tertulis tentang perilaku yang kemudian menjadi aturan atau norma – norma yang mempengaruhi para anggota budaya tersebut 14. Kebudayaan adalah kompleksitas dari pengetahuan, seni, hukum, moral kebiasaan, tingkat kemampuan dan kebiasaan manusia sebagai bagian anggota masyarakat. Budaya Organisasi tujuannya adalah untuk melihat hal – hal yang ingin kita lihat yang sebenarnya tak terlihat begitu saja. Setiap organisasi memiliki makna sendiri – diri terhadap kata budaya itu sendiri, antara lain : identitas, ideologi, etos, budaya, pola, eksistensi, aturan, pusat kepentingan, filosofi, tujuan, spirit, sumber 13 Harcourt – Bace, Strategic Organizational Communication, Edition 3, Conrad 1994 Wayne Pace, R & Faules, Don F. Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, Bandung : Remaja Rosdakarya, 2002 hal.91 14 19 informasi, gaya, visi dan cara 15 Budaya organisasi merupakan konsep yang dapat digunakan untuk dapat menjelaskan mengapa suatu hal kelihatannya ada dan berjalan normal atau kenapa suatu organisasi terlihat lebih sukses dari orang lain. Yang dilihat adalah bagaimana individu yang ada dalam organisasi terlihat berperilaku, asumsi – asumsi apa yang menggerakan perilaku mereka lalu kepentingan apa yang membuat seorang pekerja merasa terikat pada suatu organisasi. Schein mendefinisikan bahwa budaya organisasi sebagai suatu pola dari asumsi – asumsi dasar yang ditemukan diciptakan atau dikembangkan oleh suatu kelompok tertentu dengan maksud agar organisasi belajar mengatasi atau menanggulangi masalah – masalah yang timbul akibat adaptasi eksternal dan integrasi internal yang telah berjalan dengan cukup baik untuk diterima sebagai yang benar dan oleh karenanya perlu diajarkan kepada anggota – anggota baru sebagai cara yang benar untuk memahami, memikirkan dan merasakan berkenaan dengan masalah – masalah tersebut 16 Robbin memberikan rumusan tentang pengertian budaya organisasi adalah : nilai – nilai dominan yang didukung oleh organisasi yang dapat menggambarkan tentang cara – cara melakukan suatu pekerjaan ditempat tertentu serta asumsi kepercayaan dasar yang terdapat diantara organisasi 17 Menurut Luthans budaya organisasi merupakan norma – norma dan nilai – nilai yang mengarahkan 15 Moeljono, Djokosantoso, Budaya Korporat dan keunggulan korporasi, Jakarta: Elex Media Komputindo, 2000 hal. 18-19 16 Luthans, Organizational Behavioral 7th Edition McGraw-Hill Newyork dikutip dari Andreas Lako Budaya Organisasi dan Kesuksesan Kerja Ekonomi, Kumpulan Buku Strategi Organisasi, Jakarta: Amara Books, 2004 hal.111 17 Ibid 20 perilaku anggota organisasi setiap anggota akan berperilaku sesuai dengan budaya yang berlaku agar diterima oleh lingkungannya 18 Stoner, Freeman dan Gilbert mendefinisikan bahwa budaya adalah sebagai suatu cognitive framework yang meliputi sikap, nilai – nilai, norma perilaku dan harapan – harapan yang disumbangkan oleh anggota organisasi 19. Dalam setiap organisasi terdapat pola mengenai kepercayaan , ritual, mitos serta praktek – praktek yang telah berkembang sejak beberapa lama. Kesemua itu pada gilirannya menciptakan pemahaman yang sama diantara para anggota mengenai bagaimana sebenarnya organisasi itu dan bagaimana anggotanya harus berperilaku. Budaya adalah satuan set nilai, penuntun kepercayaan akan suatu hal, pengertian dan cara berpikir yang dipertemukan oleh para anggota organisasi dan diterima oleh anggota baru seutuhnya 20 Budaya Organisasi merupakan ideologi bagi semua orang yang hidup dalam suatu organisasi, yang harus diyakini dan dilaksanakan sebagai pedoman hidup atau the way of life. Budaya menentukan struktur organisasi, strategi, kebijakan dan program kerja. Selanjutnya menentukan budget, pelaksanaan, evaluasi, kontrol dan umpan balik untuk penyempurnaan visi, misi dan strategi organisasi 21 Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa Budaya Organisasi merupakan suatu nilai dan keyakinan yang mendasari identitas organisasi, atau suatu wujud anggapan yang 18 Luthans, Organizational Behavioral 7th Edition McGraw-Hill Newyork dikutip dari Andreas Lako Budaya Organisasi dan Kesuksesan Kerja Ekonomi, Kumpulan Buku Strategi Organisasi, Jakarta: Amara Books, 2004 hal.111 19 Ibid 20 Kasali, Rhenald, Manajemen Public Relations Konsep dan Aplikasinya di Indonesia, Jakarta: Pustaka Utama Grafit, 2000 hal.108 21 P. Darsono, Budaya Organisasi Kajian tentang organisasi, media, budaya,ekonomi, social dan politik, Jakarta : Diadit Media 2006 hal.171 21 dimiliki, diterima secara implisit oleh kelompok dan menentukan bagaimana kelompok tersebut rasakan, pikirkan, dan bereaksi terhadap lingkungannya yang beranekaragam. Rhenald Kasali menyatakan bahwa Budaya Organisasi terdiri atas unsur nilai – nilai dasar yang dapat dilihat ( logo, merek, cara berpakaian ) dan yang tidak dapat dilihat ( keyakinan, asumsi, kepercayaan, sikap, dan perasaan ). Salah satu negara yang berhasil menerapkan strategi organisasi dengan pendekatan budaya adalah Jepang. Selain itu dia juga menambahkan bahwa logo yang dipakai oleh organisasi atau perusahaan Jepang memiliki makna yang mencerminkan budaya yang mereka miliki. Lebih lanjut lagi, Rhenald Kasali memaparkan, nilai – nilai budaya dapat digali dengan dua pendekatan yaitu sub culture ( penggalian nilai – nilai yang sudah ada ) dan menciptaktan budaya baru. Hal yang harus diperhitungkan dalam penggalian nilai budaya adalah kesesuaian nilai tersebut dengan faktor lingkungan. Fungsi Budaya Organisasi menurut Ouchi adalah sebagai sarana untuk mempersatukan kegiatan para pegawainya yang terdiri dari sekumpulan individu dengan latar belakang kebudayaan yang khas 22 Sedangkan menurut Robbins, fungsi budaya organisasi adalah : 1. Menentukan peran yang membedakan organisasi yang satu dengan yang lain 2. Menentukan tujuan bersama yang lebih besar dari sekedar tujuan individu 3. Menjaga stabilitas organisasi 22 W.G. Ouchi, Teori Z: Bagaimana Amerika menghadapi Jepang dalam Dunia Bisnis, Jakarta : Aksara Persada, 1985 22 4. Membuat identitas bagi anggota organisasi 5. Membuat pengertian dan mekanisme kontrol yang memberi pedoman pada sikap dan tingkah laku Budaya organisasi merupakan suatu sistem pengertian yang diterima bersama yang mengimplikasikan adanya dimensi dan karakteristik tertentu yang berhubungan secara erat dan interdependen 23 Tujuan Budaya adalah melengkapi para anggota dengan rasa ( identitas ) organisasi dan menimbulkan komitmen terhadap nilai – nilai yang dianut organisasi24 Tujuan penerapan budaya organisasi adalah agar seluruh individu dalam perusahaan atau organisasi mematuhi dan berpedoman pada sistem nilai keyakinan dan norma – norma yang berlaku dalam perusahaan atau organisasi tersebut 25. Penerapan budaya organisasi tergantung pada hal – hal sebagai berikut : 1. Memerlukan perhatian, pelaksanaan, kontrol yang teratur, kontinu dan sistematis 2. Mampu mengkomunikasikan pesan atau slogan budaya organisasi baik internal maupun eksternal 3. Keterlibatan penuh dari pimpinan puncak 23 Ibid Kasali, Rhenald, Manajemen Public Relations Konsep dan Aplikasinya di Indonesai, Jakarta : Pustaka Utama Grafiti, 2000 hal. 108, 109 25 Prabu Mangkunegara, A.A. Anwar, Perilaku dan Budaya Organisasi, Bandung: Refika Aditama, 2005 hal.114 24 23 4. Memberi contoh secara langsung oleh pimpinan kepada bawahannya dalam hal penerapan budaya organisasi 5. Komitmen penuh dari lapisan pimpinan, menengah hingga bawahan sebagai pelaksananya 26 Tipe budaya organisasi yang banyak dianut oleh organisasi – organisasi besar di Indonesia antara lain : a. Budaya Macho Menghadapi bisnis yang penuh resiko serta umpan balik yang cepat, keras, dinamis dan kompetisi yang tajam. Selain itu, faktor kecepatan dalam mengambil suatu keputusan selalu mengandung resiko tinggi b. Budaya Kerja Keras Budaya seperti ini dianut oleh organisasi yang mengarah kepada pola kerja yang hiperaktif & agresif, misalnya : bidang marketing dengan penjualan yang gencar melakukan berbagai promosi dan publikasi dalam menawarkan produk barang dan jasa kepada khalayak sasarannya. c. Budaya Petaruh Budaya ini akan berupaya untuk menekan resiko tetapi umpan baliknya lamban karena sisitem pengolahan investasi organisasi yang bersangkutan bersifat jangka panjang melalui persiapan – persiapan teknis yang rinci, matang dan jelas hasil yang akan diraih 26 Ruslan, Rosady, Manajemen Humas & Manajemen Komunikasi ( Konsep dan Aplikasi ), Jakarta: Raja Grafindo Persada, 1998 hal.200 24 d. Budaya Proses Budaya organisasi ini lebih menyukai serba ” keteraturan ” tepat waktu, sangat rinci dan detail pada setiap langkah – langkah atau keputusan yang akan diambil 27 Kuatnya budaya organisasi yang dimiliki masih memerlukan syarat lain dalam mencapai tujuan utama organisasi, yaitu pemimpin organisasi yang memiliki karakter kuat dalam membimbing, serta berjiwa pengusaha sejati. Pemimpin yang baik tidak hanya menyalahkan bawahannya saja, tetapi bagaimana dia berjiwa besar untuk mengakui ikut bersalah. Sumber daya daripada organisasi adalah para pendiri yang telah memiliki visi dan misi sebagai wawasan menuju masa depan organisasi yang lebih baik. Pemilik atau pendiri atau top manajemen menentukan visi dan misi organisasi sebagai pedoman berperilaku semua orang dalam suatu organisasi dalam mengoperasikan organisasi. Hasil operasi yang cocok dengan standar yang telah ditetapkan disebut ” sukses ” kemudian dijadikan acuan berperilaku untuk periode operasi selanjutnya dalam jangka panjang sehingga merupakan suatu ” kebiasaan ” atau adat- istiadat organisasi dan inilah yang disebut budaya organisasi. Dengan demikian budaya organisasi adalah aktualisasi visi dan misi top manajemen ditambah dengan pengalaman para manajer pelaksana dalam merealisasikan visi dan misi tersebut 28 Budaya organisasi dirumuskan oleh pimpinan organisasi dengan memperhatikan unsur – unsur diluar organisasi ( lingkungan ). Dalam merumuskan strategi, 27 Ibid hal.290-294 P. Darsono, Budaya Organisasi Kajian tentang organisasi, media, budaya, ekonomi, sosiall dan politik, Jakarta : Diadit Media 2006 hal.172 28 25 organisasi didesain dengan mengembangkan budaya yang cocok dengan keadaan lingkungannya. Daniel R. Denison menyatakan bahwa hubungan yang pas antara nilai – nilai budaya, strategi organisasi dan lingkungan bisnis dapat memperkuat keberhasilan organisasi 29 Untuk menyebarluaskan budaya organisasi dapat dilakukan dengan kegiatan – kegiatan ritual, dengan simbol material dan dengan bahasa Dalam proses perkembangannya, budaya organisasi dipengaruhi oleh faktor – faktor antara lain kebijakan organisasi atau perusahaan ( corporate wisdom ), gaya organisasi atau perusahaan ( corporate style ), dan jati diri organisasi ( corporate identity ). Kebijakan organisasi ditunjang oleh filosofi organisasi yakni serangkaian nilai – nilai yang menjelaskan bagaimana organisasi berhubungan dengan pelanggan, produk atau pelayanannya, bagaimana karyawan berhubungan satu sama lainnya, sikap perilaku, gaya pakaian, ( seragam ) dan lain – lain serta apa yang bisa mempengaruhi semangat. Selain itu, juga ditunjang oleh ketrampilan yang dimiliki dan pengetahuan yang terakumulasi dalam organisasi itu sendiri. Gaya organisasi ditunjang oleh profil karyawannya, pengembangan SDMnya dan masyarakat organisasi ( corporate community ) atau bagaimana penampilan organisasi tersebut di lingkungan organisasi lainnya. Menggabungkan pendapat tersebut diatas, maka dapat disimpulkan bahwa budaya organisasi merupakan penggabungan antara gaya kepemimpinan manajemen puncak dan norma – norma, sistem dan nilai – nilai yang mempunyai makna sama bagi para anggotanya serta keyakinan yang sama tentang 29 Kasali, Rhenald, Manajemen Public Relations Konsep dan Aplikasinya di Indonesia, Jakarta : Pustaka Utama Grafiti, 2000 hal.112 26 keberadaan organisasi dan perilaku tertentu yang diharapkan ditampilkan oleh semua anggota organisasi. Pentingnya kesesuaian antara strategi manajemen dengan budaya, Budaya organisasi sangat penting karena hubungannya yang sangat erat dengan efektifitas organisasi. Budaya organisasi berfungsi karena adanya sumsi – asumsi, norma – norma yang membentuk perangkat nilai dan kegiatan serta tujuan organisasi. Dengan budaya tersebut, karyawan diberitahu apa yang harus dilakuakannya di dalam organisasi, bagaimana mereka harus berperilaku, bersikap dan bertindak serta sejauh mana sikap dan perilaku mereka itu mendukung tujuan organisasi. Terminologi tentang budaya organisasi, merupakan nilai – nilai dominan yang disebarluaskan di dalam organisasi dan diacu sebagai filosofi kerja karyawan. Sebuah sistem pemaknaan bersama dibentuk oleh para warganya yang sekaligus menjadi pembeda dengan organisai lain. Sistem pemaknaan bersama merupakan seperangkat karakter kunci dari nilai – nilai organisasi. 2.2.1 Filosofi Organisasi Filosofi atau philosophy adalah sejumlah kebijakan yang menyatakan keyakinan organisasi tentang bagaimana para karyawan dan atau para pelanggan diperlakukan 30 30 Luthans, W.G. Ouchi, Teori Z: Bagaimana Amerika menghadapi Jepang dalam Dunia Bisnis, Jakarta: Aksara Persada, 1985 27 Filosofi organisasi merupakan pandangan hidup atau prinsip yang mendasari setiap tindakan dan perilaku organisasi. Oleh karena itu, filosofi organisasi perlu ditegaskan agar seluruh sumber daya manusia ( SDM ) dalam organisasi menghayati dan menjiwai dan menjadikannya acuan dalam segala tindak dan perilaku dalam operasional organisasi. Filosofi organisasi baru mempunyai arti apabila diakui, dihayati, dan diramalkan oleh setiap anggota dalam organisasi. Filosofi merupakan falsafah atau pedoman sebagai dasar orientasi dalam bekerja dan berkarya. 2.2.2. Norma – norma Organisasi Sarplin menyatakan bahwa budaya organisasi merupakan suatu sistematika, kepercayaan dan kebiasaan dalam suatu organisasi yang saling berinteraksi dengan struktur sistem formalnya untuk menghasilkan norma – norma perilaku organisasi 31 Norma adalah standar – standar perilaku yang ada mencakup pedoman tentang perbuatan apa saja yang boleh dan tidak boleh dilakukan 32 Norma yang terdapat dalam suatu organisasi yaitu menyangkut adat – istiadat, kebiasaan, tingkah laku di dalamnya yang tertulis maupun yang tidak tertulis yang sudah menjadi aturan main yang mempengaruhi serta mengikat para anggota organisasi atau para anggota budaya tersebut. 31 Luthan, Organizational Behavioral 7th Edition McGraw-Hill Newyork dikutipp dari Andreas Lako Budaya Organisasi dan Kesuksesan Kerja Ekonomi, Kumpulan Buku Strategi Organisasi Jakarta : Amara Books, 2004 hal.111 32 Luthans, W.G. Ouchi, Teori Z: Bagaimana Amerika menghadapi Jepang dalam Dunia Bisnis, Jakarta : Aksara Persada, 1985 28 2.2.3. Identitas Organisasi Identitas Organisasi diartikan sebagai konsensus tentang ” siapa kita sebagai suatu organisasi ”. Dalam identitas organisasi terdapat konsensus yang jelas untuk membuat perbedaan antara identitas dan budaya. Definisi lain tentang identitas organisasi adalah sebagai suatu kumpulan karakteristika suatu organisasi yang saling tergantung, memberikan spesifitas, stabilitas dan pertalian sehingga bisa diidentifikasikan. Sebetulnya yang lebih pas adalah bahwa identitas organisasi merefleksikan eksistensi sistemnya dengan pola yang khusus. Identitas juga merefleksikan bagaimana organisasi berpikir tentang dirinya sendiri dan bagaimana dilihat dari luar. Identitas suatu organisasi secara nyata dapat terlihat dari seragam serta perlengkapan yang dipakai oleh para karyawannya dalam bekerja, merek produk yang dihasilkan atau diproduksi, logo, atau tipografi yang dimiliki oleh organisasi itu sendiri. 2.2.4. Fungsi – fungsi Budaya Organisasi33 Sebuah budaya organisasi memiliki fungsi – fungsi sebagai berikut : 1. Memberikan identitas organisasi kepada karyawannya Dikenal dengan sebagai perusahaan yang inovatif yang memburu pengembangan produk baru. Salah satu cara mempromosikan inovasi adalah 33 Robert Kreitner & Angelo Konicki, Perilaku Organisasi Buku Satu, Jakarta : Salemba Empat, 2003, Hal.83-84 29 dengan mendukung riset dan pengembangan produk dan jasa baru. Identitas ini di dukung dengan cara mengadakan penghargaan yang mendorong inovasi. 2. Memudahkan komitmen kolektif Salah satu nilai perusahaan adalah untuk menjadi sebuah perusahaan dimana para karyawannya bangga menjadi bagian darinya. Orang – orang ini dapat tetap bekerja diperusahaan tersebut dalam waktu yang lama. 3. Membentuk perilaku dengan membantu manajer merasakan keberadaannya. Fungsi budaya ini membantu karyawan memahami mengapa organisasi melakukan apa yang seharusnya dilakukan dan bagaimana perusahaan bermaksud mencapai tujuan jangka panjangnya. Contoh : Perusahaan menerapkan program cooperation dan pelatihan karyawan baru di ukur dan dinilai berdasarkan perjalanan karir selama enam bulan pertama hingga tiga tahun bekerja. Kita memperlakukan budaya dalam cara – cara yang tidak menghakimi. Kita tidak mengatakan baik atau buruk, tetapi budaya itu memang ada. Banyak fungsi – fungsinya sebagaimana disebutkan, berguna bagi organisasi dan karyawan. Budaya mendorong terciptanya komitmen organisasi dan meningkatkan konsistensi sikap karyawan. Keadaan ini jelas akan menguntungkan sebuah organisasi. Dari sudut pandang karyawan, budaya menjadi bermanfaat karena budaya tersebut mengurangi keambiguan. Budaya menyampaikan kepada karyawan bagaimana pekerjaan dilakukan dan apa saja yang bernilai penting. Budaya merupakan suatu 30 kecenderungan pada saat nilai – nilai bersama tidak selaras dengan efektivitas organisasi untuk waktu – waktu selanjutnya. 2.2.5 Peranan Budaya Organisasi Budaya Organisasi yang dominan mempunyai pengaruh kuat terhadap anggota organisasi. Deal dan Kennedy ( 2002 ) mengemukakan bahwa budaya yang dominan berpengaruh terhadap performa atau kinerja perusahaan secara singkat Andreas Budiharjo mengemukakan budaya organisasi memiliki berbagai peran antara lain : a. Peran batas artinya suatu karakteristik yang khas yang membedakan organisasi satu dengan yang lainnya b. Pemberi identitas artinya anggota suatu organisasi tertentu berbeda dengan anggota organisasi lainnya. Budaya perusahaan senantiasa memberi identitas bagi para anggotanya c. Perekat Komitment. Budaya Organisasi menyatukan para anggotanya agar komit terhadap pencapaian sasaran perusahaan. Fungsi ini sangat penting, sebab tanpa adanya fungsi ini biasa terjadi setiap karyawan atau departemen suatu perusahaan akan cenderung mengutamakan kepentingan sendiri dan mengorbankan kepentingan yang lebih besar yaitu perusahaan 31 d. Peningkat stabilitas sistem sosial. Budaya organisasi berperan meningkatkan kestabilan sosial anggotanya melaui pencapaian iklim kerja yang nyaman dan bersahabat sehingga mereka termotivasi dalam bekerja 34 Untuk mendalami hakikat budaya organisasi, perlu terlebih dahulu memahami tentang perilaku organisasi, yang didefinisikan sebagai studi mengenai perilaku di dalam organisasi yang menggunakan ilmu pengetahuan tentang bagaimana orang bertindak di dalam organisasi. Budaya Organisasi merupakan suatu realita asumsi dasar , nilai – nilai, kebiasaan – kebiasaan yang hidup dan dihayati dan dilakukan anggotanya jadi BO bukan sekedar slogan yang merefleksikan nilai – nilai yang diinginkan. Sedangkan indikator – indikator Budaya Organisasi menurut Manahan M.P Tampubolon antara lain : 1. Inovatif memperhitungkan resiko 2. Sedikit banyaknya karyawan mendorong untuk terus berinovasi tetapi tetap terus memperhitungkan resiko 3. Perhatian pada setiap masalah secara detail 4. Setiap karyawan diharapkan bisa memamerkan lebih cermat dengan menganalisa setiap masalah secara detail dan menyeluruh 5. Berorientasi kepada hasil 6. Manajemen memfokuskan pada hasil atau keluaran dari pada teknik atau proses yang digunakan 34 Andreas Budi Harjo 32 7. Berorientasi kepada semua karyawan 8. Biasanya pihak manajemen memutuskan untuk mengambil kebijakan terhadap efek yang dihasilkan dari karyawan didalam setiap perusahaan 9. Agresif dalam bekerja 10. Stabilitas 35 2.2.6 Menciptakan dan Mempertahankan Budaya Organisasi Suatu budaya organisasi tidak muncul begitu saja. Kebiasaan, tradisi dan cara – cara umum dalam mengerjakan suatu organisasi berkaitan erat dengan apa yang telah di lakukan sebelumnya dan tingkat keberhasilan organisasi tersebut dengan upaya – upayanya. Dengan demikian sumber utama budaya organisasi adalah para pendirinya. Para pendiri suatu organisasi secara tradisional memiliki pengaruh yang dominan dalam membentuk budaya awal. Mereka memiliki visi bagaimana wujud organisasi tersebut. Budaya organisasi dihasilkan dari interaksi antara bias dan asumsi para pendiri dengan apa yang dipelajari selanjutnya oleh anggota awal organisasi, dari pengalaman mereka sendiri. Apabila suatu budaya sudah berlaku, praktik – praktik di dalam organisasi berfungsi untuk menjaga budaya tersebut dengan cara mengekspos karyawan yang memiliki pengalaman yang serupa. Sebagai contoh banyak praktik – praktik sumber daya manusia satu organisasi yang mengukuhkan kembali budaya mereka. 35 Manahan M.P Tampubolon, op.cit. p. 98 33 Tiga kekuatan memainkan suatu peranan penting dalam mempertahankan budaya organisasi yaitu :36 1. Seleksi Tujuan yang jelas dari proses seleksi adalah untuk mengidentifikasi dan mempekerjakan individu – individu yang memiliki wawasan, ketrampilan dan kemampuan dalam melaksanakan pekerjaan untuk keberhasilan perusahaan tetapi biasanya, akan terdapat lebih dari seorang kandidat yang dapat memenuhi persyaratan dari pekerjaan yang ditawarkan. Keputusan akhir mengenai siapa yang akan dipekerjakan sangat dipengaruhi oleh penilaian pembuat keputusan, yaitu seberapa bagus kandidat – kandidat tersebut memiliki kesesuaian dengan organisasi. 2. Manajemen Puncak Tindakan manajemen puncak juga memiliki dampak utama terhadap budaya organisasi. Para eksekutif membentuk norma – norma penyaring yang menyeluruh didalam organisasi melalui apa yang mereka katakan dan lakukan, apakah yang harus diberikan manajer kepada bawahannya, seragam apa yang dipakai, tindakan apa yang harus dilakukan untuk kenaikan gaji, promosi, penghargaan dan sebagainya. 3. Sosialisasi Bagaimanapun bagusnya pelaksanaan penerimaan dan penyeleksian pegawai baru yang dilakukan suatu organisasi, karyawan baru tidak sepenuhnya terdoktrin dengan budaya organisasi tersebut. Karyawan – karyawan baru memiliki kecendurungan 36 Stephem P. Robbins, Prinsip – Prinsip Perilaku Organisasim Edisi Kelima, Jakarta : PT. Erlangga, 2002, Hal.284-287 34 untuk menggangu kepercayaan dan kebiasaan yang sudah berlaku. Dengan demikian, organisasi perlu membantu karyawan – karyawan baru tersebut dalam beradaptasi dengan budaya mereka 2.3 Public Relations 2.3.1 Pengertian Public Relations Public Relations adalah fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antar organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut 37 Menurut The International Public Relations Associations ( IPRA ) sebuah organisasi profesi di tingkat international, memberi definisi sebagai berikut : Public Relations adalah fungsi manajemen dari sikap budi yang direncanakan dan dijalankan secara kesinambungan yang oleh organisasi – organisasi dan lembaga umum dan pribadi dipergunakan untuk memperoleh dan membina saling pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang ada sangkut pautnya dengan cara memiliki opini public mereka, dengan tujuan sedapat mungkin menghubungkan kebijaksanaan dan ketatalaksanaan, guna mencapai kerjasama yang lebih produktif dan untuk memenuhi kepentingan bersama yang lebih efisien dengan kegiatan penerangan, yang berencana dan tersebar luas 38 Menurut The British Institude of Public Relations : Public Relations adalah suatu usaha yang berkelanjutan terus menerus yang terencana dengan pertimbangan – pertimbangan yang matang untuk membentuk dan memelihara saling pengertian bersama antara suatu organisasi dengan publiknya 37 38 Scott M. Cutlip, Effective Public Relations, Jakarta, Kencana Media Group, 2006, Hal. 6 Uchjana, Unong, Ilmu Komunikasi – Teori dan Praktek, Hal.2 35 Dari definisi – definisi tersebut, dapatlah kita melihat ciri – ciri pokok dari Public Relations, yaitu antara lain : 1. Bahwa public relations merupakan fungsi manajemen ( juga merupakan seni ) 2. Bahwa kegiatan Public Relations itu harus terencana 3. Bahwa Public Relations itu harus merupakan kegiatan berkesinambungan 4. Bahwa tujuan Public Relations adalah pengertian bersama yang menimbulkan “ The favorable Public Opinion and Participation “ Public Relation senantiasa mengemban misi untuk memberikan pelayanan informasi kepada masyarakat tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan kebijaksanaan, kegiatan dan tindakan organisasi. Tujuan dari Public Relations adalah mengembangkan good will dan memperoleh opini public yang menyenangkan serta menguntungkan kedua belah pihak atau menciptakan kerjasama berdasarkan hubungan yang harmonis dengan berbagai publik. Secara operasional, disamping tugas penyebaran informasi dan pembinaan opini public. Public Relations juga berupaya untuk menumbuhkan saling pengertian antara organisasi perusahaan dengan publiknya. Tujuan strategis adalah untuk mencegah timbulnya konflik, meredakan atau menghilangkan konflik itu. Adapun sasaran strateginya adalah terbentuknya saling pengertian yang memadai antara subyek organisasi dan obyeknya. 2.3.2 Fungsi dan Tujuan Public Relations Menurut F. Rachmadi fungsi utama public relations adalah menumbuhkan dan mengembangkan bubungan baik antar lembaga atau organisasi dengan publiknya, 36 intern maupun ekstern, dalam rangka menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik dalam upaya mencipatakan iklim pendapat ( opini publik ) yang menguntungkan lembaga atau organisasi. Dalam buku Public Relations Teori dan Praktek yang ditulis Djanalis Djanaid disebutkan dua fungsi Public Relations yakni :39 1. Fungsi Konstruktif Djanalis menganalogikan fungsi ini sebagai “ Perata Jalan “ Jadi Public Relations merupakan “ garda “ terdepan yang dibelakangnya terdiri dari “ rombongan jalan “ tujuan – tujuan perusahaan. Ada tujuan marketing, tujuan produksi, tujuan personalia. Peranan Public Relations dalam hal ini mempersiapkan mental publik untuk menerima kebijaksanaan organisasi untuk memahami kepentingan publik, mengevaluasi perilaku publik maupun organisasi untuk direkomendasikan kepada manajemen, menyiapkan prakondisi untuk mencapai saling pengertian, saling percaya dan saling membantu terhadap tujuan publik organisasi yang diwakilinya. Fungsi konstruktif ini mendorong Public Relations membuat aktivitas ataupun kegiatan – kegiatan yang terencana, berkesinambungan yang cenderung bersifat proaktif, termasuk juga bertindak secara preventif ( mencegah ). 2. Fungsi Korektif Fungsi korektif berperan sebagai “ pemadam kebakaran “ Yakni apabila api sudah terlanjur menjalar dan membakar organisasi, maka peranan yang dimainkan 39 Hal.23 Frida Kususastuti, Dasar – Dasar Hubungan Masyarakat, Bogor: Ghalia Indonesia, 2004, 37 oleh Public Relations adalah memadamkan api tersebut. Artinya apabila sebuah organisasi terjadi masalah – masalah krisis dengan public, maka Public Relations harus berperan dalam mengatasi masalah tersebut. Sementara Cultip and Center mengatakan bahwa fungsi Public Relations meliputi hal – hal berikut :40 1. Menjunjung kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi 2. Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan informasi dari perusahaan kepada publik dan menyalurkan opini publik pada perusahaan. 3. Melayani publik dan memberikan nasihat kepada pimpinan organisai untuk kepentingan umum 4. Membina hubungan secara harmonis antara organisasi dan publik, baik internal maupun external Public Relations pada hakikatnya adalah aktivitas, maka sebenarnya tujuan Public Relations dapat dianalogikan dengan tujuan komunikasi, yakni adanya penguatan dan perubahan kognisi, afeksi dan perilaku komunikasinya. Namun karena kata relations menunjukan kata kerja aktif, maka harus dilihat tujuan ini berdasarkan kepentingan kedua belah pihak, artinya meskipun Public Relations milik organisasi namun tujuannya hendaknya dipandang sebagai tujuan yang netral antara organisasi dengan tujuan public. 40 Ibid, Hal.35 38 Dengan demikian, rumusan yang paling tepat mengenai tujuan Public Relations adalah sebagai berikut :41 1. Terpelihara dan terbentuknya saling pengertian ( aspek kognisi ) saling pengertian dimulai dari saling mengetahui atau mengenal. Ungkapan tak kenal maka tak sayang pada banyak fenomenal memberikan jalan disitulah Public Relations berawal. 2. Menjaga dan membentuk saling percaya ( aspek afeksi ) Tujuan ini lebih pada tujuan emosi, yakni pada sikap saling percaya. Untuk mencapai tujuan saling percaya ini, maka perlu diterapkan komunikasi persuasive. 3. Memelihara dan menciptakan kerjasama ( aspek psikomotoris ) 4. Tujuan berikutnya adalah dengan komunikasi diharapkan akan terbentuknya bantuan dan kerjasama nyata. Artinya, bantuan dan kerjasama ini sudah dalam bantuan perilaku atau termanifestasikan dalam bentuk tindakan tertentu. Mengacu pada tiga tujuan diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa setelah pengetahuan atau pikiran dibuka, emosi atau kepercayaan disentuh maka selanjutnya perilaku positif dapat diraih. Pada akhirnya, semua itu kembali pada tujuan yang lebih besar, yakni terbentuknya citra atau image yang favorable terhadap organisasi dimana Public Relations itu berada. 41 Frida Kususastuti, Dasar – Dasar Hubungan Masyarakat, Bogor: Ghalia Indonesia, 2004, Hal.20-22 39 2.3.3 Tugas Public Relations Ada 3 tugas Public Relations dalam organisasi yang berhubungan erat dengan tujuan dan fungsi Public Relations. Ketiga tugas tersebut adalah sebagai berikut :42 1. Menginterpretasikan, menganalisis dan mengevaluasi kecenderungan perilaku publik, kemudian direkomendasikan kepada manajemen untuk merumuskan kebijakan organisasi. Kecenderungan perilaku publik diklasifikasikan dengan baik oleh Frank Jeffkins menjadi empat situasi yaitu tidak tahu, apatis prasangka dan memusuhi. Mengacu pada klasifikasi Publik menurut Jeffkins tersebut, maka tugas Public Relations adalah merubah publik yang tidak tahu menjadi tahu, yang apatis menjadi peduli, yang berprasangka menjadi menerima dan yang memusuhi menjadi simpati. Tugas ini melekat dengan kemampuan praktisi Public Relations mengamati dan meneliti perilaku berdasarkan kajian ilmu – ilmu sosial. 2. Mempertemukan kepentingan organisasi dengan kepentingan publik 3. Kepentingan public dapat jadi jauh berbeda dengan kepentingan organisasi dan sebaliknya, namun dapat juga kepentingan ini sedikit berbeda bahkan dapat juga kepentinganya sama. Dalam kondisi yang manapun, tugas public relations adalah mempertemukan kepentingan ini menjadi saling dimengerti dipahami, dihormati, dan dilaksanakan. Bila kepentingan berbeda, maka public relations dapat bertugas untuk menghubunginya. 4. Mengevaluasi program – program organisasi, khususnya yang berkaitan dengan publik. Tugas mengevaluasi program manajemen ini mensyaratkan kedudukan 42 Ibid, Hal. 25 40 dan wewenang public relations yang tinggi dan luas. Karena tugas ini dapat berarti public relations memiliki wewenang untuk memberi nasihat apakah suatu program sebaiknya diteruskan ataukan ditunda ataukah dihentikan. Disini Public Relations bertugas untuk senantiasa memonitor semua program Sementara munurut Cutlip dan Center menyatakan tugas public relations perusahaan adalah sebagai berikut :43 1. Mendidik melalui kegiatan nonprofit suatu publik untuk menggunakan barang atau jasa instansinya 2. Mengadakan usaha untuk mengatasi salah paham antara instansi dengan publik 3. Meningkatkan penjualan barang atau jasa 4. Meningkatkan kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan kegiatan masyarakat sehari – hari 5. Mendidik dan meningkatkan tuntutan serta kebutuhan masyarakat akan barang dan jasa yang dihasilkan oleh perusahaan 6. Mencegah pergeseran penggunaan barang atau jasa yang sejenis dari pesaing perusahaan oleh konsumen 2.3.4 Peran Public Relations Dalam menjalankan tugasnya seorang public relations mempunyai peran yang sangat penting. Adapun peran Public Relations dapat diklasifiksikan menjadi 4 yaitu : 44 43 Scot M Cultip,Allen Center, Effective Public Relations, Pearson Education Inc, 2006, Hal.45 41 1. Penasehat ahli (expert presciber) Ketika para praktisi mengambil peran sebagai pakar/ahli, orang lain akan menganggap mereka sebagai otoritas dalam persoalan Public Relations dan solusinya. Manajemen puncak menyerahkan Public Relations di tangan para ahli dan manajemen biasanya mengambil peran pasif saja. Praktisi yang beroperasi sebagai praktisi pakar bertugas mendefinisikan problem, mengembangkan program, dan bertanggung jawab penuh atas implementasinya. Manager lainnya mungkin ingin membuat Public Relations sebagai satu-satunya pihak yang bertanggung jawab sehingga mereka bisa menjalankan bisnis seperti biasa dengan berasumsi segala sesuatu akan dibereskan oleh “ pakar-pakar Public Relations ”. Peran “ pakar perumus ” atau expert prescriber ini menarik perhatian praktisi karena menjalani peran ini akan membuat orang dilihat sebagai pihak yang punya otoritas ketika ada sesuatu hal yang harus mengerjakan segala sesuatu. Pimpinan dan klien menginginkan posisi ini diisi orang yang ahli karena mereka ingin memastikan bahwa Public Relations sudah ditangani oleh pakar Public Relations. Mereka secara keliru juga berasumsi bahwa mereka sudah memperkerjakan ahli-ahli Public Relations. Akan tetapi, partisipasi terbatas oleh manager utama ini akan membuat pengetahuan mereka yang relevan tidak akan diperdulikan dalam proses pemecahan masalah. Akibatnya Public 44 Scott M. Cutlip, Allen H. Center dan Glen M. Broom, Effective Public Relations, Edisi Bahasa Indonesia, Jakarta, Indeks, 2005, Hal. 32 42 Relations menjadi terpisah dan terisolusi dari aktivitas utama perusahaan/organisasi. Manager yang tidak berpartisipasi sendiri akan menjadi tergantung kepada praktisi pakar setiap kali muncul isu Public Relations. Manager juga tidak akan banyak memberikan komitmen kepada kegiatan Public Relations dan tidak bertanggung jawab atas kesuksesan atau kegagalan program. Akibatnya, manager lain dalam organisasi berasumsi bahwa soal-soal Public Relations adalah “bukan bidang dan tugas saya”. Mereka memandang Public Relations sebagai pekerjaan yang kadang-kadang saja dibutuhkan, dan ditangani oleh staf yang tidak secara langsung terlibat dalam lini utama bisnis organisasi. Ketika expert prescriber dipanggil dalam situasi krisis dan secara periodik selama menjalankan proses program, dalam jangka panjang ia merintangi difusi pemikiran Public Relations diseluruh organisasi. Hal ini juga akan menimbulkan kekecewaan yang lebih besar bagi praktisi, karena mereka hanya punya sedikit atau bahkan tak punya kontrol atas bagian-bagian penting dari situasi dan kontrol atas faktor-faktor yang menyebabkan munculnya problem Public Relations. Manajemen puncak sering kali merespon keberatan ini dengan mengganti satu pakar dengan pakar lainnya dan terus-menerus mencari seseorang yang bisa membuat Public Relations menghilang tanpa perlu melakukan perubahan dalam kebijakan organisasi, produk organisasi, dan prosedur organisasional. 43 2. Fasilisator komunikasi (communication facilicator) Peran fasilitator komunikasi bagi seorang praktisi adalah sebagai pendengar yang peka dan broker (perantara) komunikasi. Fasilitator komunikasi bertindak sebagai perantara (liaison), interpreter dan mediator antara organisasi dan publiknya. Mereka menjaga komunikasi dua arah dan menfasilitasi percakapan dengan menyingkirkan rintangan dalam hubungan dan menjaga agar saluran komunikasi tetap terbuka. Tujuannya adalah memberi informasi yang dibutuhkan oleh baik itu manajemen maupun publik untuk membuat keputusan demi kepentingan bersama. Praktisi yang berperan sebagai fasilitator komunikasi ini bertindak sebagai sumber informasi dan agen kontak resmi antara organisasi dan publik. Mereka menengahi interaksi, menyusun agenda, diskusi, meringkas dan menyatakan ulang suatu pandangan, meminta tanggapan dan membantu mendiagnosis dan memperbaiki kondisi-kondisi yang mengganggu hubungan komunikasi di antara kedua belah pihak. Fasilitator komunikasi menempati peran itu ditengah-tengah dan berfungsi sebagai penghubung antara organisasi dan publik. Mereka beroperasi di bawah asumsi bahwa komunikasi dua arah akan meningkatkan kualitas keputusan yang diambil oleh organisasi dan publik dalam hal kebijakan, prosedur, dan tindakan demi kepentingan bersama. 44 3. Fasilisator pemecah masalah (problem solving fasilisator) Ketika praktisi melakukan peran fasilitator pemecah masalah, mereka berkolaborasi dengan manager lain untuk mendefinisikan dan memecahkan masalah. Mereka menjadi bagian dari tim strategis. Kolaborasi dan musyawarah dimulai dengan persoalan pertama dan kemudian sampai ke evaluasi program final. Praktisi pemecah masalah membantu manager lain dan organisasi untuk mengaplikasikan Public Relations dalam proses manajemen bertahap yang juga dipakai untuk problem organisasional lainnya. Fasilitator pemecah masalah dimasukkan ke dalam tim manajemen karena mereka punya keahlian dan ketrampilan dalam membantu manager lain untuk menghindari masalah atau memecahkan masalah. Akibatnya, pandangan Public Relations akan dipertimbangkan dalam pembuatan keputusan manajemen. 4. Teknisi komunikasi (communication technician). Kebanyakan praktisi masuk ke bidang ini sebagai teknisi komunikasi. Deskripsi kerja dalam lowongan pekerjaan biasanya menyebutkan keahlian komunikasi dan jurnalistik sebagai syarat. Teknisi komunikasi disewa untuk menulis dan mengedit newsletter karyawan, menulis new release dan feature, mengembangkan isi web, dan menangani kontrak media. Praktisi yang melakukan peran ini biasanya tidak hadir saat manajemen mendefinisikan problem dan memilih solusi. Mereka baru bergabung untuk melakukan 45 komunikasi dan mengimplementasikan program, terkadang tanpa mengetahui secara menyeluruh motivasi atau tujuan yang diharapkan. Meskipun mereka tidak hadir saat diskusi tentang kebijakan baru atau keputusan manajemen baru, merekalah yang diberi tugas untuk menjelaskannya kepada karyawan dan pers. Dalam ke empat peranan Public Relations tersebut, dapat terlihat mana yang berperan dan berfungsi pada tingkat manajerial skill, ketrampilan hubungan antar individu dan ketrampilan teknis dalam manajemen Public Relations. Seorang Public Relations bisa juga gagal menjalankan perannya dengan baik di suatu perusahaan karena ia tidak mengenal budaya organisasi tersebut. Sangat sulit sekali bila budaya yang dianut oleh orang itu ternyata tidak cocok dengan budaya organisasi yang di tanganinya. Oleh karena itu penting sekali seorang Public Relations mengenal betul budaya organisasi yang di tanganinya. Jenis – jenis media Public Relations45 : 1. Media Pers ( press ) 2. Audio Visual : Media ini terdiri dari slide dan kaset video atau bias juga gulungan film – film documenter 3. Radio 4. Televisi 5. Pameran 6. Bahan – bahan cetakan 45 Module Pengantar Public Relations, Dosen : Ispawati Asri 46 7. Penerbitan buku khusus 8. Surat langsung 9. Pesan – pesan lisan 10. Pemberian sponsor 11. Jurnal organisasi 12. Ciri khas dan identitas perusahaan