FORM MP TRP - Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan, Bappenasa
advertisement
TIM PENYUSUN Pengarah: Dr. Ir. Imron Bulkin, MRP (Deputi Bidang Pengembangan Regional dan Otonomi Daerah, Bappenas) Ketua: Dr. Ir. Oswar Muadzin Mungkasa, MURP (Direktur Tata Ruang dan Pertanahan, Bappenas) Anggota: Mia Amalia, ST, M.Si, PhD Santi Yulianti, SIP, MM Uke Mohammad Hussein, S.Si, MPP Ir. Rinella Tambunan, MPA Ir. Nana Apriyana, MT Herny Dawaty, SE, ME Aswicaksana, ST, MT, MSc Raffli Noor, SSi Pendukung: Sylvia Krisnawati Cecep Saryanto i KATA PENGANTAR Pesatnya perkembangan teknologi dan sistem informasi beberapa tahun terakhir menjadi kebutuhan di setiap organisasi dalam mengelola data dan pengetahuan yang dimiliki. Hal ini seiring dengan meningkatnya kompleksitas kegiatan organisasi dan meningkatnya kemampuan teknologi informasi. Dengan tersedianya informasi yang berkualitas, dapat mendorong para pemimpin untuk meningkatkan kemampuan kompetitif (competitive advantage) organisasi yang dikelolanya. Hal ini berdampak pada kebutuhan untuk mengintegrasikan berbagai pengalaman, wawasan berikut berbagai data yang diperlukan ke dalam bentuk manajemen pengetahuan atau yang dikenal dengan Manajemen Pengetahuan. Manajemen Pengetahuan adalah upaya terstruktur dan sistematis dalam mengembangkan dan menggunakan pengetahuan yang dimiliki untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi peningkatan kinerja organisasi. Aktivitas dalam manajemen pengetahuan meliputi upaya perolehan, penyimpanan, pengolahan dan pengambilan kembali, penggunaan dan penyebaran, serta evaluasi dan penyempurnaan terhadap pengetahuan sebagai aset intelektual organisasi. Dengan mulai berlakunya Peraturan Pemerintah No. 61 Tahun 2010 tentang pelaksanaan UndangUndang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, maka Indonesia menjadi negara ke-5 di Asia setelah Nepal, India, Jepang, dan Thailand yang menjamin warga negara untuk mendapatkan informasi publik. Hal ini berdampak pada kebutuhan kementerian dan lembaga pemerintah untuk mengelola pengetahuan dan informasi yang dimiliki untuk menjangkau publik lebih luas sesuai dengan ketentuan Undang-Undang tersebut. Bidang Tata Ruang dan Pertanahan telah menjadi salah satu pondasi pelaksanaan pembangunan di Indonesia yang bersifat multi sektor, sehingga terkait erat dengan banyak sektor yang menggunakan serta membentuk ruang nasional. Untuk itu, kebijakan terkait kedua bidang tersebut menjadi hal penting untuk diketahui oleh publik sehingga tidak terdapat ketimpangan informasi dan meminimalisir potensi konflik yang dapat terjadi. Manajemen Pengetahuan berperan sebagai alat pendukung dalam pengelolaan pengetahuan termasuk data dan informasi yang termasuk di dalamnya. Implementasi manajemen pengetahuan akan memberikan pengaruh positif terhadap proses kinerja lembaga baik secara langsung maupun tidak langsung. Beberapa manfaat yang didapat dengan penerapan manajemen pengetahuan, antara lain: penghematan waktu dan biaya, peningkatan aset pengetahuan, kemampuan beradaptasi, dan peningkatan produktivitas. Penerapan Manajemen Pengetahuan di Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan merupakan langkah awal untuk memperkuat sekaligus memperkaya aset pengetahuan yang tersebar di semua sektor. Lebih lanjut, penerapan manajemen pengetahuan tersebut diharapkan mampu meningkatkan daya saing kelembagaan, serta efektivitas dan efisiensi kerja, sehingga sasaran dan target kinerja lembaga dapat tercapai dengan baik. ii Akhir kata, semoga laporan akhir ini menjadi bahan referensi dan masukan yang bermanfaat bagi perkembangan sistem informasi terkait tata ruang dan pertanahan di seluruh kelembagaan yang terkait dengan Bidang Tata Ruang dan Pertanahan, maupun di lingkungan Kementerian PPN/Bappenas. Jakarta, 31 Desember 2014 Direktur Tata Ruang dan Pertanahan Kementerian Negara PPN/Bappenas Ir. Oswar Muadzin Mungkasa, MURP iii DAFTAR ISI TIM PENYUSUN .................................................................................................................................................... i KATA PENGANTAR ........................................................................................................................................... ii DAFTAR ISI .........................................................................................................................................................iv DAFTAR SINGKATAN .......................................................................................................................................vi DAFTAR GAMBAR .......................................................................................................................................... viii DAFTAR TABEL............................................................................................................................................... viii BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................................................................1 1.1 Latar Belakang ............................................................................................................................................................. 1 1.2 Tujuan dan Sasaran Kegiatan ............................................................................................................................... 3 1.3 Ruang Lingkup Kegiatan ......................................................................................................................................... 3 1.4 Keluaran .......................................................................................................................................................................... 3 1.5 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan ............................................................................................................................... 3 1.6 Sistematika Penulisan............................................................................................................................................... 4 BAB II LANDASAN TEORI MANAJEMEN PENGETAHUAN ........................................................................6 2.1 Pengertian Pengetahuan ......................................................................................................................................... 6 2.2 Konsep Dasar Manajemen Pengetahuan ......................................................................................................... 8 2.2.1 Teori Dasar Manajemen Pengetahuan .......................................................................................... 9 2.2.2 Elemen Manajemen Pengetahuan ................................................................................................ 10 2.2.3 Tiga Komponen Manajemen Pengetahuan .............................................................................. 11 2.2.4 Empat Pilar Manajemen Pengetahuan ....................................................................................... 12 2.2.5 Berbagi Pengetahuan.......................................................................................................................... 13 2.2.6 Alat dan Teknik Manajemen Pengetahuan............................................................................... 14 2.3 Budaya Organisasi ................................................................................................................................................... 16 2.4 Contoh Penerapan Manajemen Pengetahuan ............................................................................................ 17 2.4.1 Luar Negeri .............................................................................................................................................. 17 2.4.2 Dalam Negeri .......................................................................................................................................... 18 BAB III PROFIL DIREKTORAT TATA RUANG DAN PERTANAHAN .................................................... 19 3.1 Tugas Pokok dan Fungsi Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan ................................................... 19 3.2 Struktur Organisasi................................................................................................................................................. 19 3.3 Sistem Informasi Tata Ruang dan Pertanahan .......................................................................................... 20 iv 3.4 Manajemen Pengetahuan Pusat Data dan Informasi Bappenas....................................................... 23 BAB IV PENGEMBANGAN MANAJEMEN PENGETAHUAN DIREKTORAT TATA RUANG DAN PERTANAHAN .................................................................................................................................. 25 4.1 Proses Penyusunan Manajemen Pengetahuan .......................................................................................... 25 4.2 Sistem Aplikasi MP TRP ........................................................................................................................................ 34 4.3 Peta jalan MP TRP.................................................................................................................................................... 39 4.4 Kebijakan MP TRP ................................................................................................................................................... 40 4.5 Standar Operation Procedure (SOP) MP TRP .............................................................................................. 41 4.6 Perangkat dan Teknik MP TRP.......................................................................................................................... 42 BAB V KESIMPULAN DAN REKOMENDASI ............................................................................................... 45 5.1 Kesimpulan ................................................................................................................................................................. 45 5.2 Saran dan Rekomendasi ....................................................................................................................................... 45 DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................................................................... 47 LAMPIRAN ......................................................................................................................................................... 48 v DAFTAR SINGKATAN A AAR: After Action Review ABA: Asset Based Approach AI: Appreciative Inquiry B BAPPENAS: Badan Perencanaan Pembangunan Nasional BKPRD: Badan Koordinasi Penataan Ruang Daerah BKPRN: Badan Koordinasi Penataan Ruang Nasional BTOR: Back to Office Report. Merupakan laporan singkat dari hasil kegiatan yang diikuti oleh para staf di Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan C CD: Compact Disk COP: Community of Practices D Dit. KKDT: Direktorat Kawasan Khusus dan Daerah Tertinggal Dit. TRP: Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan E EFQM: The European Foundation for Quality Management I Infosos: Informasi dan Sosialisasi IRSA: Indonesian Regional Science Association IT: Information Technology J Jobdesk: Job description K K-Map: Knowledge Map. Merupakan pemetaan pengetahuan yang menjadi dasar pembuatan aplikasi dari sistem manajemen pengetahuan. KMS: Knowledge Management System Knowledge: Pengetahuan K/L: Kementerian/Lembaga L LAKIP : Laporan Kinerja Instansi Pemerintah LAMPID: Lampiran Pidato Presiden LBKB: Lingkar Belajar Komunitas Bervisi LP2B: Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan M MP: Manajemen Pengetahuan vi N NSPK: Norma, Standar, Prosedur, dan Kriteria P PIC: Person In Charge PP: Peraturan Pemerintah PPN: Perencanaan Pembangunan Nasional PRODA: Program Daerah Agraria Pusdatinrenbang: Pusat Data dan Informasi Perencanan Pembangunan R RAN: Reforma Agraria Nasional R&D: Research and Development. Riset dan pengembangan. RDTR: Rencana Detail Tata Ruang RKA: Rencana Kerja Anggaran RKP: Rencana Kerja Pemerintah RPJMN: Rencana Pembangunan Jangan Menengah Nasional RPWP3K: Rencana Pengelolaan Wilayah Pesisir dan Pulau-Pulau Kecil RTR KSN: Rencana Tata Ruang Kawasan Strategis Nasional RTRWN: Rencana Tata Ruang Wilayah Nasional RTR Pulau: Rencana Tata Ruang Pulau S SAF: Singapure Armed Forces SCDRR: : Safer Communities through Disaster Risk Reduction SDM: Sumber Daya Manusia SECI: Socialization, Externalization, Combination, dan Internalization. Merupakan salah satu model pengembangan manajemen pengetahuan yang diinisiasi oleh Nonaka dan Takeuchi, serta dikenal pula sebagai model Pengetahuan Spiral. SMP: Sistem Manajemen Pengetahuan SOP : Standar Operational Procedure Subdit: Sub Direktorat T TIK: Teknologi Informasi dan Komunikasi TORA: Tanah Objek Reforma Agraria TRP: Tata Ruang dan Pertanahan U UU: Undang-Undang vii DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Proses Manajemen Pengetahuan dalam Bidang TRP ............................................................................ 2 Gambar 2. Model SECI Nonaka dan Takeuchi................................................................................................................... 9 Gambar 3. Tiga Komponen Manajemen Pengetahuan menurut Bhatt .............................................................. 11 Gambar 4. Empat Pilar Manajemen Pengetahuan ....................................................................................................... 13 Gambar 5. Struktur Organisasi Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan 2014 ............................................. 20 Gambar 6. Menu Portal Tata Ruang dan Pertanahan ................................................................................................ 21 Gambar 7. Statistik Portal Tata Ruang dan Pertanahan ........................................................................................... 22 Gambar 8. K-Map Subdit Informasi dan Sosialisasi .................................................................................................... 29 Gambar 9. K-Map Sekretariat Reforma Agraria Nasional (RAN) ......................................................................... 30 Gambar 10. K-Map Sekretariat Badan Koordinasi Penataan Ruang Nasional (BKPRN) .......................... 30 Gambar 11. K-Map Subdit Pertanahan ............................................................................................................................. 31 Gambar 12. K-Map Subdit Tata Ruang .............................................................................................................................. 31 Gambar 13. Halaman Muka Aplikasi MP - TRP ............................................................................................................. 35 Gambar 14. Halaman Beranda Aplikasi MP – TRP ...................................................................................................... 35 Gambar 15. Halaman Pengetahuan Pribadi User pada Aplikasi MP - TRP ...................................................... 36 Gambar 16. Halaman Profil User Aplikasi MP – TRP .................................................................................................. 36 Gambar 17. Halaman Pengetahuan per Bidang Aplikasi MP - TRP..................................................................... 37 Gambar 18. Halaman Tampilan Dokumen pada Aplikasi MP - TRP ................................................................... 37 Gambar 19. Halaman Seluruh User Tim TRP pada Aplikasi MP - TRP............................................................... 38 Gambar 20. Jumlah Statistik Pengetahuan yang terkumpul pada Sistem Aplikasi MP - TRP ................ 38 Gambar 21. Peta Jalan Manajemen Pengetahuan Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan .................... 39 Gambar 22. Elemen Kebijakan MP – TRP Bappenas .................................................................................................. 40 Gambar 23. Proses Berbagi Pengetahuan MP – TRP Bappenas............................................................................ 42 Gambar 24. Proses Administrasi Sistem MP – TRP Bappenas .............................................................................. 42 Gambar 25. Perangkat dan Teknik MP – TRP Bappenas .......................................................................................... 43 Gambar 27. Kegiatan Lokakarya Awal Manajemen Pengetahuan pada Bulan Februari 2014 .............. 55 Gambar 28. Kegiatan Diskusi Kelompok dengan TA MP TRP, Bpk. Haitan Rachman ................................ 55 Gambar 29. Kegiatan Lokakarya Manajemen Pengetahuan di Hotel AMPani, 20 Februari 2014........ 56 Gambar 30. Kegiatan Lokakarya Akhir Manajemen Pengetahuan di Hotel Oria, 21 Juli 2014.............. 56 DAFTAR TABEL Tabel 1. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan ..................................................................................................... 4 Tabel 2. Jumlah Pengunjung Portal TRP ................................................................................................ 22 Tabel 3. Jadwal Diskusi Manajemen Pengetahuan ................................................................................ 27 Tabel 4. Jadwal Diskusi Berdasarkan per Sesi ....................................................................................... 27 Tabel 5. Daftar Kepakaran Subdit/Sekretariat di Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan ................ 28 viii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Di era globalisasi dan pesatnya perkembangan teknologi, menjadi kebutuhan di setiap organisasi dalam mengelola data dan informasi untuk menjadi pengetahuan yang dimiliki, sehingga pengetahuan yang telah ada dan terbentuk selama beberapa periode terkelola, tersimpan dan terarsipkan dengan baik. Kebutuhan untuk membangun dukungan manajemen pengetahuan (Knowledge Management) pun semakin tinggi. Pengetahuan merupakan bagian penting yang menentukan kekuatan bertahan hidup sebuah organisasi, baik organisasi yang bergerak untuk tujuan mencari laba maupun nirlaba. Salah satu langkah yang dapat dilakukan untuk membangun dukungan manajemen pengetahuan di organisasi adalah dengan bertukar pengetahuan antaranggota. Anggota yang mempunyai pengetahuan, gagasan, keterampilan atau pun pengalaman merupakan aset yang penting bagi organisasi. Diharapkan dengan semakin banyaknya pengetahuan, semakin banyak inovasi baru yang tercipta, sehingga mampu meningkatkan daya saing suatu organisasi. Anggota organisasi juga harus mampu berbagi pengetahuannya kepada anggota lain, sehingga tercipta pemikiran yang sama dan oleh karenanya dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Untuk itu, manajemen pengetahuan menjadi hal penting yang harus diterapkan di dalam sebuah organisasi. Sumber daya seperti pengetahuan (knowledge) sangat erat berhubungan dengan sumber daya manusia yang merupakan aset dan modal intelektual terpenting organisasi. Namun, semakin berkembangnya kompleksitas manajemen, dinamika internal dan eksternal organisasi, metode manajemen, dan teknologi informasi organisasi seringkali terlupakan dan tanpa disadari bahwa aset sumber daya manusia yang perlu dikelola guna menyikapi kondisi tersebut semakin penting (Munir, 2008). Berbagi pengetahuan (knowledge sharing) adalah sumber penting bagi organisasi dan merupakan fungsi utama di dalam manajemen pengetahuan. Berbagi pengetahuan adalah proses timbal balik ketika individu saling bertukar pengetahuan (tacit dan explicit knowledge) dan secara bersama-sama menciptakan pengetahuan/solusi baru (Van den Hoof dan De Ridder, 2004). Manajemen Pengetahuan (MP) terdiri atas berbagai kegiatan di dalam suatu organisasi untuk mengidentifikasi, menciptakan, mendistribusikan serta mengadopsi berbagai wawasan dan pengalaman. Wawasan dan pengalaman yang dikumpulkan ini mewakili knowledge (pengetahuan) yang dimiliki oleh satu individu dan tertanam di dalam organisasi dalam bentuk kegiatan dan proses pelaksanaan kegiatan. Salah satu strategi yang digunakan dalam Manajemen Pengetahuan adalah peran aktif untuk mengelola pengetahuan (push strategy). Dalam strategi ini, individu yang berada di dalam satu organisasi untuk secara langsung membagi serta mengambil pengetahuan yang mereka miliki ke dan dari dalam satu sistem penyimpanan bersama, misalnya dalam bentuk basis data. Strategi lain adalah mencari pengetahuan baru dengan melibatkan berbagai ahli di bidang yang digelutinya (pull strategy). Dalam strategi ini, ahli memberikan wawasan baru kepada individu yang memerlukan. Kedua strategi di atas dikenal dengan strategi codification dan personalization. Codification fokus 1 pada pengumpulan dan penyimpanan pengetahuan yang telah melalui proses coding ke dalam basis data elektronik. Basis data ini akan mempermudah suatu organisasi untuk mengakses sumber pengetahuan tersebut. Strategi personalization bertujuan untuk mendorong satu individu untuk membagi pengetahuan secara langsung. Teknologi informasi berperan penting untuk memfasilitasi komunikasi dan berbagi pengetahuan di antara anggota organisasi. Instrumen manajemen pengetahuan lain yang dapat digunakan dalam satu organisasi adalah cross-project learning, after action reviews, knowledge mapping, expert directories serta best practices transfer. Sebagai sebuah institusi pemerintah, Kementerian PPN/Bappenas telah banyak melakukan berbagai kegiatan keilmuan/birokratis dalam penyusunan berbagai kebijakannya, terutama dalam penyelenggaraan penataan ruang dan pertanahan. Kegiatan diskusi, lokakarya, seminar, dan kajian yang selalu diadakan setiap tahunnya telah menghasilkan berbagai pengetahuan baik dalam bentuk peraturan maupun kebijakan lainnya. Di Bidang Tata Ruang, telah dilakukan Kajian Kebijakan Insentif dan Disinsentif Tata Ruang dalam Penataan Ruang, dan Kajian Penyeimbangan Penataan Ruang, Produksi Biomassa yang Berkelanjutan dan Konservasi. Di Bidang Pertanahan, telah dilakukan Kajian Sertifikasi Tanah. Hal ini menjadi sangat penting untuk pengembangan kebijakan yang tepat di Bidang Tata Ruang dan Pertanahan yang diacu oleh berbagai sektor. Manajemen Pengetahuan menjadi sangat penting untuk Bidang Tata Ruang dan Pertanahan (Bidang TRP) yang bersifat multi sektor, sehingga terkait erat dengan banyak sektor yang menggunakan serta membentuk ruang nasional. Bidang Tata Ruang dan Pertanahan di Indonesia menjadi salah satu pondasi pelaksanaan pembangunan. Kedua bidang ini bersifat lintas sektor, lintas wilayah, dan lintas pemangku kepentingan. Oleh karenanya, Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System) yang akan dibangun merupakan sistem (umumnya berbasis teknologi informasi) terkait yang digunakan untuk melakukan pengelolaan atas pengetahuan pada tiap tahapan, baik saat perolehan, penyimpanan, pengambilan kembali, pemanfaatan maupun penyempurnaannya dalam melaksanakan berbagai kebijakan bidang tata ruang dan pertanahan. Dalam rangka pelaksanaan kegiatan tersebut, Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan telah melakukan pengintegrasian berbagai pengalaman, wawasan meliputi berbagai data yang diperlukan ke dalam bentuk Manajemen Pengetahuan (MP). MP dapat menjadi solusi bagi berbagai organisasi dan individu pengguna ruang secara efektif dengan mengurangi kesenjangan pengetahuan pada setiap elemen di dalamnya. Secara sederhana proses manajemen pengetahuan dalam bidang TRP dapat digambarkan pada Gambar 1. Aturan Peta Pilah, simpan Gunakan Media Komunikasi Data Input Proses Sebarkan sesuai dengan tipe pengguna Gambar 1. Proses Manajemen Pengetahuan dalam Bidang TRP 2 1.2 Tujuan dan Sasaran Kegiatan Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mempermudah proses penciptaan, pengumpulan, penyimpanan, dan berbagi-tukar pengetahuan, menutup kesenjangan pengetahuan, baik di dalam internal organisasi, maupun dengan masyarakat, dan meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengelola aset intelektual, pengetahuan, dan pengalaman yang ada. Dalam rangka mencapainya, penetapan indikator kinerja diarahkan pada hasil yang memiliki sasaran dan indikator yang terukur. Adapun sasaran yang akan dicapai, antara lain: 1. Terkumpulnya data dan informasi bidang TRP; 2. Analisis data dan informasi bidang TRP; 3. Penyusunan data dan informasi sesuai dengan target pengguna; dan 4. Tersosialisasikan dan tersebarnya data dan informasi bidang TRP sesuai dengan kebutuhan pemangku kepentingan melalui berbagai media. 1.3 Ruang Lingkup Kegiatan Kegiatan Manajemen Pengetahuan (MP) ini mencakup: 1. Pengelolaan sistem informasi di bidang tata ruang dan pertanahan; 2. Pelaksanaan kegiatan kehumasan yang aktual dan dokumentasi melalui pengembangan website/situs: <tataruangpertanahan.com>; <trp.or.id>; <bappenas.go.id>; dan <bkprn.org>. 3. Mengkoordinasikan penyusunan media sosialisasi tentang TRP seperti Portal TRP, Buletin Tata Ruang dan Pertanahan, leaflet ringkasan undang-undang, dan eNewsletter; 4. Pelaksanaan kegiatan analisis dan sosialisasi melalui lokakarya dan seminar, khususnya untuk kegiatan kajian; 5. Publikasi cetak dan digital yang meliputi CD, leaflet, dan Buletin. 1.4 Keluaran Keluaran yang diharapkan melalui pelaksanaan kegiatan ini adalah: 1. eKM-TRP sebagai sistem basis data kegiatan tata ruang dan pertanahan; 2. Informasi kepada publik melalui website/situs: <tataruangpertanahan.com>; <trp.or.id>; <bappenas.go.id>; dan <bkprn.org>. 3. Media publikasi: eNewsletter, buletin, leaflet, dan CD; 4. Hasil diskusi dengan ahli dan narasumber; dan 5. Diskusi publik melalui seminar/lokakarya dan portal tata ruang dan pertanahan. 1.5 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Kegiatan pengembangan manajemen pengetahuan Bidang Tata Ruang dan Pertanahan ini dilaksanakan dalam jangka waktu 12 (dua belas) bulan. Pelaksanaan kegiatan ini dilaksanakan dalam bentuk pengumpulan data dan informasi, analisis, dan pendistribusian/sosialisasi. Adapun jadwal pelaksanaan selengkapnya dapat dilihat pada Tabel 1 di bawah ini: 3 Tabel 1. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan No 1. 2. 3. 1.6 Kegiatan 1 2 3 4 5 Bulan ke6 7 8 9 10 11 12 Pengumpulan Data dan Informasi TRP Analisis Data dan Informasi TRP Penyebarluasan Data dan Informasi melalui Media : Portal TRP Buletin TRP Leaflet eNewsletter Website/situs Sistematika Penulisan Laporan kegiatan ini disusun dengan sistematika sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN Merupakan pendahuluan yang membahas latar belakang kegiatan Manajemen Pengetahuan (MP), tujuan dan sasaran kegiatan, ruang lingkup kegiatan, keluaran, jadwal pelaksanaan kegiatan, dan metodologi penyusunan. BAB II LANDASAN TEORI MANAJEMEN PENGETAHUAN Membahas mengenai teori umum Manajemen Pengetahuan (MP) dan contoh proyek unggulan (best practices) yang ada di dalam negeri maupun di luar negeri secara singkat. BAB III PROFIL DIREKTORAT TATA RUANG DAN PERTANAHAN Membahas secara singkat mengenai profil Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan, termasuk di dalamnya tugas pokok dan fungsi, struktur organisasi, sistem informasi yang ada di Direktorat serta penerapan Manajemen Pengetahuan itu sendiri. BAB IV PROSES PENYUSUNAN SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN DI DIREKTORAT TATA RUANG DAN PERTANAHAN KEMENTERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/BAPPENAS 4 Menjelaskan mengenai proses penyusunan sistem MP yang dibangun di Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan meliputi pengumpulan data sampai pembangunan sistem aplikasi. BAB V KESIMPULAN DAN REKOMENDASI Berupa kesimpulan dan hasil dari kegiatan yang telah dilaksanakan dan membahas secara singkat mengenai rekomendasi dan saran yang diberikan untuk perbaikan dan pengembangan sistem MP mendatang. 5 BAB II LANDASAN TEORI MANAJEMEN PENGETAHUAN 2.1 Pengertian Pengetahuan Pengetahuan merupakan campuran dari pengalaman, nilai-nilai, informasi yang mempunyai konteks, pandangan pakar yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan membangun pengalaman dan informasi baru. Pengetahuan itu berasal dan dipergunakan dalam pikiran-pikiran yang mempunyainya. Dalam organisasi, pengetahuan sering melekat tidak hanya pada dokumen, tetapi dalam rutinitas organisasi, proses, praktek-praktek dan norma-norma yang berkaitan dengan organisasi” (Davenport and Prusak, 1998). Fungsi Pengetahuan oleh Achterbergh dan Vriens (2002) mempunyai dua komponen utama yaitu: 1. Pengetahuan menyajikan semacam dasar untuk isyarat penilaian, yang pada gilirannya, memungkinkan untuk melakukan tindakan. 2. Peran pengetahuan dalam menghasilkan tindakan yang tepat adalah bahwa pengetahuan menyajikan dasar untuk menyampaikan tindakan yang memungkinkan, mempertimbangkan apakah tindakan yang sesuai dengan hasil yang diharapkan, menggunakan pertimbangan tersebut dalam memilih, untuk memutuskan bagaimana tindakan harus dimplementasikan dan untuk benar-benar mengimplementasikan tindakan tersebut. Sebelum beranjak pada manajemen pengetahuan, kita perlu memahami terlebih dahulu hubungan antara data, informasi, dan pengetahuan. Tuomi pada tahun 2000 mengumpulkan definisi – definisi tersebut adalah sebagai berikut: 1. Data, Merupakan suatu kumpulan angka atau fakta objektif mengenai sebuah kejadian atau hal tanpa konteks dan penafsiran. Data dapat berupa sebagai data mentah, karena bentuk fakta maupun angka tersebut tidak bermanfaat bagi yang menggunakannya apabila ia tidak mempunyai nilai dan makna. Data merupakan bahan baku yang harus diolah dan disusun terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga berubah sifat dan fungsinya menjadi informasi. Untuk itu, data dapat diubah menjadi informasi dengan menambah nilainya melalui konteks, kategorisasi, kalkulasi, koreksi, dan pengendapan. 2. Informasi, Berupa data yang diorganisasikan atau dikelola sehingga mempunyai arti. Informasi yang dikemas sebagai sebuah pesan, biasanya dalam bentuk dokumen atau komunikasi yang terdengar atau terlihat (audio visual) dan bertujuan untuk mengubah cara pandang penerimanya terhadap sesuatu, yang berpengaruh pada penilaian dan tingkah laku. Selanjutnya, informasi yang terdiri dari data yang sudah diolah akan memiliki nilai dan mulai bermanfaat bagi yang menggunakannya. 3. Pengetahuan, Informasi yang telah memiliki nilai dan kegunaan disebut Pengetahuan. Pengetahuan merupakan pemahaman seseorang yang didapatkannya dari informasi. Pengetahuan tidak terletak pada informasi, akan tetapi terletak pada diri seseorang. Karena dengan didukung oleh pengalaman yang dimiliki seseorang itu, maka informasi yang semula telah tersedia selanjutnya 6 dikembangkan dan terus dilakukan pembaharuan hingga akhirnya terbentuk menjadi sumber pengetahuan. Pengetahuan merupakan himpunan dari pengalaman, nilai, informasi yang mempunyai konteks dan pendapat pakar/ahli yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan membangun pengalaman dan informasi baru. Dalam lingkungan organisasi/perusahaan, pengetahuan tidak hanya terdapat pada dokumen-dokumen atau sistem penyimpanan, tetapi juga proses rutin organisasi, praktek-praktek yang dilakukan ataupun dalam bentuk produk-produk. Secara umum di bawah ini beberapa kepentingan pengetahuan dan informasi bagi perusahaan/organisasi: 1. Pengetahuan dan informasi telah dirasakan sebagai hal yang sangat penting untuk seluruh perusahaan/organisasi di mana pun 2. Pengetahuan sekarang ini telah dikenal sebagai aset yang sangat mempunyai nilai untuk perusahaan 3. Mewujudkan kemampuan untuk menghasilkan pengetahuan dalam perusahaan meningkatkan fleksibilitas perusahaan terhadap tantangan baru yang muncul 4. Informasi dan pengetahuan telah menjadi pengendali utama untuk daya saing dari perusahaan melalui efisiensi perusahaan dan juga inovasi-inovasi baru Kategori pengetahuan dalam organisasi adalah: 1. Pengetahuan implisit (tacit), yaitu pengetahuan yang masih berada dalam pikiran individu yang memiliki pengetahuan tersebut. Tacit knowledge adalah pengetahuan yang didapatkan dari pengalaman, kegiatan yang dilakukan, dan susah didefinisikan dimana biasanya dibagikan lewat diskusi, cerita. Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995), tacit knowledge diartikan sebagai suatu pengetahuan yang personal, spesifik, dan umumnya sudah diformulasi dan dikomunikasi kepada pihak lain. Dalam bahasa sehari-hari, Tacit Knowledge berarti ilmu pengetahuan atau pengalaman yang didapatkan seseorang melalui kegiatan yang dilakukan sehari-hari di dalam melakukan suatu bidang pekerjaan. Tacit knowledge akan hilang begitu saja apabila orang yang bersangkutan tidak membagikan ilmunya kepada orang lain (transfer knowledge) atau tidak didokumentasikan dengan baik dalam bentuk hard/soft copy. 2. Pengetahuan eksplisit (explicit), yaitu pengetahuan yang sudah secara eksplisit diutarakan dan tersedia dalam organisasi. Umumnya pengetahuan eksplisit bersifat terstruktur dan tercermin dalam berbagai rujukan peraturan dan standar kerja dalam organisasi. Pengetahuan akan dapat memberikan manfaat terbesar bagi organisasi mana kala bisa disebarkan kepada segenap pihak yang berkepentingan dalam organisasi tersebut. Dalam arti lainnya, explicit knowledge adalah pengetahuan yang sudah diformulasikan, biasanya disajikan dalam bentuk tulisan misalnya peraturan, buku-buku literatur. Dalam organisasi proses penyebaran/sharing pengetahuan akan membantu pencapaian tujuan organisasi. Explicit atau codified knowledge diartikan sebagai pengetahuan yang dapat ditransformasikan dalam bentuk formal dan bahasa yang sistematis. Penggabungan kedua jenis knowledge ini sangat dibutuhkan untuk pengembangan sistem manajemen pengetahuan di manapun. Perusahaan ataupun organisasi harus dapat menanamkan 7 pemahaman mengenai manfaat pentingnya mengenai manajemen pengetahuan kepada para penggunanya atau karyawan yang ada di dalam perusahaan. 2.2 Konsep Dasar Manajemen Pengetahuan Istilah manajemen pengetahuan pertama kali diperkenalkan kira-kira pada awal tahun 1990an. Namun studi awal tentang manajemen pengetahuan telah dilakukan pada pertengahan tahun 1980an antara lain oleh Karl Erik Sveiby dan Tom lloyd (1987) dengan bukunya yang berjudul Managing Knowhow: Add Value...by Valuing Creativity. Sementara istilah intellectual capital yang merupakan unsur dari manajemen pengetahuan pertama kali diperkenalkan secara popular oleh Thomas A. Stewart pada tahun 1991 di majalah Fortune yang mendefinisikan intellectual capital sebagai berikut: “Intellectual capital is the sum of everything the people of the company know which gives a competitive advantage in the market” (Thoms A. Stewart) Manajemen Pengetahuan kemudian berkembang menjadi ilmu yang banyak diterapkan di berbagai perusahaan. Manajemen Pengetahuan memiliki sejarah yang cukup panjang antara lain terlibat dalam diskusi internal pekerjaan, forum diskusi, pelatihan profesional, program pendampingan, dan masih banyak lainnya. Tahun 1999, personal manajemen pengetahuan diperkenalkan ke publik yang berdasarkan pada manajemen dari pengetahuan yang ada di tingkat individu (Wright 2005). Menurut Gartner Group (1998), manajemen pengetahuan adalah suatu disiplin yang mempromosikan suatu pendekatan terintegrasi terhadap pengidentifikasian, pengelolaan dan pendistribusian semua aset informasi suatu organisasi. Selanjutnya disebutkan bahwa informasi yang dimaksud meliputi basis data, dokumen, kebijakan, dan prosedur dan juga keahlian dan pengalaman yang sebelumnya tidak terartikulasi yang terdapat pada pekerja perorangan. Manajemen Pengetahuan (MP) adalah upaya terstruktur dan sistematis dalam mengembangkan dan menggunakan pengetahuan yang dimiliki untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi peningkatan kinerja organisasi. Aktivitas dalam manajemen pengetahuan meliputi upaya perolehan, penyimpanan, pengolahan dan pengambilan kembali, penggunaan dan penyebaran, serta evaluasi dan penyempurnaan terhadap pengetahuan sebagai aset intelektual organisasi. Pada prinsipnya ada tiga proses dasar dalam Manajemen Pengetahuan (MP) yaitu perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a) Perolehan/Akuisisi Pengetahuan, yaitu proses perolehan ataupun pengembangan aset intelektual, termasuk pemahaman personal, keahlian, pengalaman dan relasi antar data. Dalam proses ini terjadi perekaman data dan penyimpanannya ke dalam basis data pengetahuan organisasi atau knowledge repository. b) Berbagi Pengetahuan, yaitu proses menyebarkan dan membuat pengetahuan tersedia untuk berbagai kalangan yang membutuhkan di dalam organisasi penggunanya. Proses berbagi dapat terbentuk melalui proses sosial pada kultur organisasi yang menghargai aktivitas berbagi pengetahuan. Proses tersebut dapat berlangsung secara tradisional melalui diskusi dan kolokium, maupun melalui medium modern dengan berbasiskan teknologi. c) Memanfaatkan Pengetahuan, yaitu proses penggunaan pengetahuan di dalam organisasi. Termasuk di dalamnya adalah penerapannya dalam pembentukan panduan-panduan kerja berdasarkan pengalaman dan pengetahuan di masa lampau. Dalam proses ini juga terjadi 8 aktivitas pengembangan dan penyempurnaan lebih lanjut dari pengetahuan yang telah didapatkan. 2.2.1 Teori Dasar Manajemen Pengetahuan Nonaka dan Takeuchi mengembangkan sebuah model manajemen pengetahuan yang populer disebut Knowledge Spiral Model. Model ini menggambarkan bagaimana tacit dan explicit knowledge bertransformasi dari satu bentuk ke bentuk lainnya sebagai bagian dari proses penciptaan knowledge. Metode ini terkenal dengan sebutan SECI (Socialization, Externalization, Combination dan Internalization). Secara sederhana dari ke empat teori tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Socialization; Metode ini lebih kepada pengalaman seseorang (tacit knowledge). Dimana seseorang yang memiliki pengalaman diharapkan mau membagikan pengalaman atau ilmu yang didapat tersebut kepada orang lain (sharing knowledge). Bentuk sharing knowledge bisa berbagai cara, misalnya: melalui seminar, diskusi kelompok, menjadi motivator dan masih banyak lagi. 2. Externalization; Singkatnya adalah Tacit to Explicit. Ini lebih kepada bagaimana ilmu yang sudah di-sharingkan tersebut didokumentasikan dengan baik sehingga dapat rapi tersimpan dengan sempurna. Bentuknya bisa berupa: ebook, perpustakaan, jurnal dan masih banyak lagi. 3. Combination; Mengandung arti bahwa dari dokumen yang sudah ada tersimpan sebelumnya, kandungan materi atau isinya bisa diubah (ditambah/dikurangi) menyesuaikan dengan kondisi yang ada. Dengan demikian, sejumlah teori ilmu-ilmu yang tersimpan tersebut akan semakin bertambah baik lagi. Gambar 2. Model SECI Nonaka dan Takeuchi 4. Internalization; Ini lebih kepada bagaimana seseorang tersebut belajar atau mempelajari hal-hal baru yang belum pernah dipelajari sebelumnya, sehingga dia akan memperoleh ilmu pengetahuan baru untuk menunjang karir pekerjaannya. 9 Secara umum, ada 5 (lima) hal komponen penting dari manajemen pengetahuan yaitu: People, Processes, Culture, Structure, dan Technology. Lima hal tersebut tergantung pada perspektif atau pandangan yang spesifik (Spender & Scherer, 2007). Ada 4 (empat) kemampuan pengetahuan yang ditawarkan agar organisasi dapat fokus kepada penggunaan pengetahuan dalam meningkatkan kecepatan organisasi dalam melakukan pengambilan keputusan. Empat hal tersebut adalah : 1. Impact of IT on Knowledge Management Dampak dari pesatnya teknologi informasi sangat berpengaruh pada sistem manajemen pengetahuan, termasuk metode penerapannya di setiap sistem informasi dapat berbedabeda tergantung pada kebutuhannya. 2. Workplace Tempat kerja menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi penggunaan manajemen pengetahuan tersebut. Kondisi lingkungan tempat kerja dapat menjadi patokan akan tingkat kebutuhan sistem MP ini. Semakin rumit dan luas, maka akan semakin beragam sistem yang dapat diterapkan. 3. Community Salah satu cara penerapan manajemen pengetahuan adalah melalui komunitas-komunitas tertentu. Pada komunitas tersebut, pengetahuan yang dibagikan dapat lebih fokus dan menambah wawasan di lingkup komunitasnya. 4. Individual Kemauan dari masing-masing individu untuk berbagi pengetahuan merupakan tantangan tersendiri dalam penggunaan manajemen pengetahuan. Dengan komitmen dan konsitensi dalam berbagi, maka sistem MP dapat berjalan dengan baik. 2.2.2 Elemen Manajemen Pengetahuan Terdapat dua elemen pokok di dalam manajemen pengetahuan yaitu kejelasan posisi pengetahuan dalam organisasi dan kejelasan tata kelola pengetahuannya. Kejelasan akan dua hal tersebut harus tertuang secara eksplisit dalam rencana dan strategi penerapan manajemen pengetahuan, yakni: a) Kejelasan Posisi Pengetahuan Organisasi harus secara tegas menyatakan bahwa ke depan akan menjadi organisasi pembelajaran yang mendasarkan segenap aktivitas dan proses pengambilan keputusan pada data dan informasi yang valid, termasuk dalam penyusunan mekanisme, prosedur, tata laksana maupun pengelolaan mobilitas personel di dalamnya. Organisasi perlu secara tegas menyatakan bahwa semua pengetahuan adalah milik institusi. Setiap unit kerja bisa saja menjadi produsen, pengelola atau pun penanggung jawab validitas pengetahuan, tetapi bukan berarti memiliki hak untuk memiliki dan membatasi kepemilikan dan akses akan pengetahuan. b) Kejelasan Tata Kelola Pengetahuan Setelah posisi data dan informasi sebagai sumber pengetahuan jelas, maka organisasi selanjutnya perlu menetapkan tata kelola pengetahuan tersebut. Prinsip tata kelola pada Manajemen Pengetahuan (MP) bersumber pada kejelasan posisi pengetahuan. Walaupun semua pengetahuan adalah milik institusi, tidak berarti tidak ada kejelasan otoritas yang dapat mengakses, merubah, dan menyebarkan pengetahuan 10 tersebut. Penanggung jawab terhadap validitas pengetahuan juga harus ada. Karena sifatnya yang mencakup seluruh lini organisasi, maka aturan tata kelola ini harus dikeluarkan oleh pucuk pimpinan dalam organisasi. Pengetahuan-pengetahuan di dalam organisasi tersebut bisa saja hilang, hal ini dapat terjadi karena perpindahan pekerjaan atau meninggal dunia dari orang yang memilikinya atau pengetahuan tersebut sudah tidak dipergunakan lagi atau sudah usang. Kehilangan pengetahuan ini tentunya merupakan kehilangan investasi yang sangat berharga dari perusahaan. Jika organisasi kurang memperhatikan pengelolaan pengetahuan dengan sistematik, maka perusahaan akan mendapatkan hal-hal yang merugikan seperti: 1. Kehilangan investasi yang dilakukan untuk sumber daya manusia (SDM), riset dan pengembangan (R&D), dan juga pengalaman-pengalaman yang diperoleh, 2. Kehilangan peluang-peluang perusahaan dalam pasar dan pengembangan bisnis (business development), dan 3. Kehilangan visi dan misi perusahaan untuk dapat tumbuh. Dengan adanya kerugian-kerugian yang terjadi dikarenakan tidak adanya pengelolaan pengetahuan di dalam perusahaan, maka organisasi harus mempunyai tiga langkah utama yang sangat penting untuk dilakukan: 1. Menjadikan pengetahuan dan proses pengetahuan yang lebih eksplisit di lingkungan perusahaan, 2. Mengembangkan kerangka strategik untuk mengarahkan eksploitasi pemanfaatan pengetahuan yang terdapat dalam produk, jasa dan juga proses perusahaan, dan 3. Memperkenalkan metoda yang lebih sistematik untuk pengelolaan pengetahuan (Knowledge Management). 2.2.3 Tiga Komponen Manajemen Pengetahuan Dalam artikelnya yang berjudul EFQM Excellence Model and Manajemen Pengetahuan Implications, Dilip Bhatt seorang konsultan Manajemen Pengetahuan mengungkapkan tiga komponen Manajemen Pengetahuan yang terdiri dari (Bhatt, 2000): Gambar 3. Tiga Komponen Manajemen Pengetahuan menurut Bhatt 1. People aspects terdiri dari pendidikan, pengembangan, rekrutmen, motivasi, retensi, organisasi, uraian pekerjaan, perubahan budaya perusahaan, dan mendorong adanya pengembangan 11 pemikiran, kerjasama dan partisipasi seluruh pegawai (share knowledge to creating value through social interaction); 2. Process aspects terdiri dari proses inovasi, perbaikan berkelanjutan, dan perubahan radikal seperti reengineering; 3. Technology aspects terdiri dari informasi dan decision support system, knowledge based system, dan data mining. Ketiga elemen tersebut merupakan elemen penting yang dapat menentukan keberhasilan implementasi sistem MP. Bahkan dikatakan bahwa Manajemen Pengetahuan (MP) itu sendiri tak lain adalah integrasi dari masyarakat dan proses, yang kemudian dimungkinkan dengan teknologi dapat memfasilitasi pertukaran informasi, pengetahuan dan keahlian untuk meningkatkan kinerja organisasi. Hubungan di antara masyarakat, proses, dan teknologi dapat dikatakan sebagai berikut: a. Manajemen pengetahuan dibangun dari pengetahuan yang ada pada pekerja yang ada di organisasi. Dalam hal ini, orang-orang yang berkepentingan tersebut berbagi pengetahuan yang mereka punya, mengelola pengetahuan tersebut dalam siklus berkesinambungan, serta menggunakan pengetahuan tersebut dalam menganalisa dan menyelesaikan suatu masalah; b. Aktivitas transfer dan berbagi pengetahuan hanya akan efektif jika proses diterapkan di organisasi yang mendukung untuk itu. Tanpa adanya proses yang jelas, maka tidak akan dapat tercipta budaya berbagi pengetahuan di dalam organisasi; c. Sebagai perekat kedua elemen tersebut, teknologi merupakan elemen yang tak kalah penting untuk menjadikan proses berbagi pengetahuan menjadi suatu kegiatan yang mungkin dilakukan dengan seefisien mungkin. Tanpa teknologi, proses yang telah didefinisikan tidak akan dapat berjalan dengan optimal. 2.2.4 Empat Pilar Manajemen Pengetahuan Hal terpenting dalam manajemen pengetahuan adalah empat pilar utama dalam penerapannya sebagaimana yang dikemukakan oleh Stankosky (2000), seperti tercantum pada Gambar 4. Stankosky menjelaskan bahwa empat pilar tersebut menopang kekuatan dalam arsitektur manajemen pengetahuan: 1. Kepemimpinan (Leadership). Kepemimpinan mengembangkan strategi yang dibutuhkan untuk keberhasilan dalam sebuah lingkungan. Strategi itu menentukan visi dan harus menyelaraskan MP dengan strategi bisnis untuk mendorong nilai dari MP ke seluruh organisasi. Fokusnya adalah membangun dukungan dari para eksekutif. 2. Organisasi (Organization). Memperkenalkan MP membutuhkan perubahan dalam organisasi, dan MP dituntut untuk menjadi katalis dalam budaya perusahaan. Untuk memulai perubahan dalam organisasi, MP harus diintegrasikan dengan proses bisnis. 3. Teknologi (Technology). Sebagai alat dalam MP yang sangat penting. Menentukan dan mendefinisikan kemampuan IT sangat penting agar sesuai dan sejalan dengan kebutuhan organsisasi. 12 Kepemimpina n Kepemimpina n Organisasi Teknologi Pembelajara n Gambar 4. Empat Pilar Manajemen Pengetahuan 4. Pembelajaran (Learning). Pembelajaran dalam organisasi (organizational learning) harus diarahkan kepada pendekatan seperti peningkatan komunikasi, menjalankan tim yang lintasfungsi, dan menciptakan komunitas belajar. Dalam konteks ini belajar dapat dideskripsikan sebagai mendapatkan knowledge atau kemampuan melalui belajar, pengalaman, atau instruksiinstruksi. Manusia (people) memainkan peranan penting dalam hal ini, baik dalam mengoperasikan SMP sebagai alat untuk mendukung perusahaan, berkolaborasi, berkomunikasi, sharing idea, dan sebagainya. 2.2.5 Berbagi Pengetahuan Secara konseptual perilaku berbagi pengetahuan dapat didefinisikan sebagai tingkatan sejauh mana seseorang secara aktual melakukan kegiatan berbagi pengetahuan (Bock dan Kim, 2002a; Bock dan Kim, 2002b). Berbagi pengetahuan dapat pula dipahami sebagai perilaku ketika seseorang secara sukarela menyediakan waktu terhadap orang lain mengenai pengetahuan dan pengalamannya (Hansen dan Avital, 2005). Lin Lu et al. (2006) menyatakan bahwa dimungkinkan terjadinya proses yang berbeda dalam berbagi pengetahuan tacit dan pengetahuan eksplisit. Oleh karena itu, dalam penelitiannya, perilaku berbagi pengetahuan diuraikan ke dalam perilaku berbagi pengetahuan tacit dan perilaku berbagi pengetahuan eksplisit. 13 2.2.6 Alat dan Teknik Manajemen Pengetahuan Berikut beberapa alat dan teknik yang dapat digunakan pada penerapan manajemen pengetahuan: 1. Brainstorming Brainstorming adalah cara yang mudah untuk membantu sekelompok orang untuk menghasilkan ide-ide yang baru dan tidak biasa. Prosesnya dibagi menjadi dua bagian, yaitu divergensi dan konvergensi. Selama fase divergen, setiap orang sepakat untuk menunda pertimbangan mereka. Dengan kata lain, semua ide akan dibenarkan. Sementara itu, selama fase konvergen, para peserta akan menggunakan pertimbangan mereka, tetapi melakukannya dengan cara ‘positif’ yaitu, mereka mencari apa yang mereka sukai tentang ide-ide tersebut sebelum menemukan kekurangannya. Brainstorming berguna ketika ada kebutuhan untuk menghasilkan sejumlah pilihan atau ideide yang relatif besar. Hal ini tidak sesuai ketika sebuah masalah diketahui memiliki solusi tepat tunggal yang membutuhkan analisis cermat untuk menentukan solusi tersebut. Misalnya, brainstorming tentang solusi yang tepat untuk masalah matematika mungkin akan menjadikan penggunaan waktu yang buruk. Brainstorming dapat digunakan di hampir semua situasi di mana sekelompok (terdiri dari dua orang atau lebih) dapat menemukan ruang untuk bekerja bersamasama. Ruang yang sederhana seperti dilengkapi dengan meja-bersama dan beberapa potongan kertas kosong di atasnya untuk dituliskan ide-ide. 2. Learning Reviews Ini adalah teknik yang digunakan oleh tim proyek untuk membantu pembelajaran tim dan individu selama proses kerja. Hal ini dapat dilakukan setelah kejadian yang diidentifikasi. Sebuah kejadian dapat berupa seluruh tindakan kecil atau bagian diskrit dari tindakan yang lebih besar, misalnya, pertemuan perencanaan proyek. Tujuan dari Learning Reviews adalah agar anggota tim terus belajar secara berkelanjutan sambil melaksanakan proyek. Anggota tim harus mampu belajar dengan cepat, dan beradaptasi dalam rangka meningkatkan proyek. Biasanya, anggota tim meneruskan sebuah proyek atau tugas tanpa menggambarkan sampai selesainya proyek tersebut. Hal ini tidaklah cukup baik, jika harus menunggu selesainya proyek, untuk tinjauan dalam mengambil pelajaran (lesson learned). Belajar sambil mengerjakan, memungkinkan baik individu dan tim untuk belajar langsung dari keberhasilan dan kegagalan, terlepas dari lamanya durasi proyek. 3. Communities of Practice Dr Etienne Wenger dan timnya ilmuwan sosial adalah salah satu pelopor awal untuk membangun konsep Communities of Practice (COP) melalui studi mereka pada saat magang sebagai model pembelajaran. Mereka menemukan bahwa hubungan sosial ketika magang memungkinkan pembelajaran secara efektif dan kemudian menamai mereka dengan Communities of Practice. COP menjadi salah satu fokus utama dari manajemen pengetahuan (Knowledge Management) setelah buku pertama mereka untuk COP, Communities of Practice – Learning, Meaning, and Identity, diterbitkan pada tahun 1998. Sejak itu, COP telah memainkan peran penting dalam konteks manajemen pengetahuan (MP) terutama untuk berbagi pengetahuan umum di luar divisi/departemen resmi dan, memang, sebagai alat untuk mem-break-down pembatas untuk aliran pengetahuan di seluruh organisasi. 14 COP adalah kelompok masyarakat yang membagikan perhatian atau passion untuk sesuatu yang mereka lakukan, dan belajar bagaimana melakukannya dengan lebih baik saat mereka berinteraksi secara teratur. Dalam konteks MP, COP dibentuk―sengaja atau spontan―untuk membagikan dan membuat keterampilan umum, pengetahuan, dan keahlian di antara karyawan. COP biasanya adalah untuk berbagi dan mengembangkan keterampilan umum, pengetahuan, dan keahlian, contohnya seperti sekelompok engineer yang bekerja untuk masalah yang sama, ahli jaringan yang mengeksplorasi teknik baru, atau pertemuan manajer pertama kali untuk membantu satu sama lain. Ada juga beberapa COP yang fokus untuk menghasilkan pengetahuan dan inovasi baru. Ukuran COP bervariasi dari 2-3 orang hingga ribuan orang, dan anggota keahlian bisa jadi homogen atau heterogen. 4. Taxonomy Taxonomy adalah sebuah teknik yang menyediakan struktur untuk mengatur informasi, dokumen, dan perpustakaan dengan cara yang konsisten. Struktur ini membantu orang menavigasi, menyimpan, dan mengambil data dan informasi yang dibutuhkan di seluruh organisasi secara efisien. Itu membangun alur kerja alami dan pengetahuan kebutuhan dalam struktur intuitif. Taxonomy dapat dianggap sebagai sistem klasifikasi, dengan kata lain, 'Daftar Isi' untuk modal pengetahuan organisasi. Taxonomy juga menyediakan petunjuk untuk keahlian dan pengetahuan yang berbasis manusia. Taxonomy biasanya mencakup hirarki yang mengacu pada konsep dan istilah, dan Informasi "tag" yang selanjutnya mengidentifikasi dan mengkategorikan elemen-elemen konten. Taxonomy juga dapat mencakup pelabelan metadata, yang memungkinkan data atau informasi primer dikelola dan dimanipulasi secara sistematis. Hasil metadata ini dalam struktur hirarki, yang jika dilakukan dengan benar, tidak hanya memungkinkan pemetaan dengan bagian-bagian kata tetapi juga memungkinkan pemetaan dengan konsep dan inferensi. Banyak organisasi membangun dan menerapkan struktur taksonomi sebagai tata kelola pada aset pengetahuan mereka dan untuk membangun tenaga kerja yang kolaboratif. Taxonomy juga dapat digunakan untuk membangun konsensus, pemahaman, dan visi bersama untuk membantu mem-break-down pondasi fungsional dari sebuah organisasi. Organisasi kini mulai menyadari pentingnya hubungan antara taxonomy dan budaya perusahaan dan pentingnya memiliki bahasa yang umum untuk membicarakan tentang informasi mission-critical. 5. Knowledge Mapping (Pemetaan Pengetahuan) Knowledge Mapping atau pemetaan pengetahuan adalah suatu proses ketika organisasi dapat mengidentifikasi dan mengkategorikan aset pengetahuan dalam organisasi mereka―orang, proses, konten, dan teknologi. Itu memungkinkan organisasi untuk meningkatkan keahlian dari orang-orang yang ada dalam organisasi, serta mengidentifikasi hambatan dan kendala untuk memenuhi tujuan dan sasaran strategis. Hal itu untuk membangun peta jalan untuk mencari informasi yang dibutuhkan untuk membuat penggunaan yang terbaik dari sumber daya, terlepas dari sumber atau bentuknya. Dengan demikian, bentuk Knowledge Mapping adalah bervariasi, tergantung pada strategi pengetahuan perusahaan. Jika berfokus pada kodifikasi dan penggunaan kembali pengetahuan eksplisit, peta akan diisi dengan pengetahuan eksplisit, seperti dokumen inti, konten di intranet, data transaksi dengan pelanggan, dan lain-lain. Di sisi lain, jika perusahaan berfokus pada peningkatan kemampuan individu, peta akan terdiri dari banyak pengetahuan tacit, seperti pengetahuan bagaimana caranya, jaringan sosial, dan lain-lain. 15 Pemetaan pengetahuan mencakup semua proses dan alat untuk menggambarkan perspektif pemain/pemeran, sumber, aliran, hambatan, dan merosotnya pengetahuan dalam suatu organisasi. Knowledge mapping adalah bantuan navigasi untuk pengetahuan baik eksplisit dan tacit, menunjukkan pentingnya dan hubungan antara penyimpanan dan dinamika pengetahuan. Peta yang terakhir dapat mengambil beberapa bentuk, dari tampilan bergambar hingga direktori yellow pages, dengan topik terkait. 6. Portal Pengetahuan Ada sering banyak kebingungan antara perihal 'information portal’ dan ‘knowledge portal’. Portal informasi sering digambarkan sebagai pintu gerbang menuju informasi yang dikodifikasi dan digital, biasanya dimuat pada dokumen dan basis data, untuk memungkinkan pengguna memiliki satu lagi cara sederhana dalam menavigasi ke arah informasi yang diinginkan. Biasanya, informasi ini disusun dan direncanakan. Namun, ‘knowledge portal’ jauh lebih dari information portal. Portal pengetahuan dibangun di atas portal informasi. Jika informasi merupakan penyedia pengetahuan, yang terbuat secara eksternal dan eksplisit untuk berkomunikasi dengan yang lain dalam cara yang terstruktur, hal itu ditetapkan sebagai informasi sampai para pencari/pembaca memprosesnya (proses pembelajaran) dan mengintegrasikanya ke dalam pengetahuan akal sehat yang dimiliki oleh pencari tersebut (di dalam kepala). Portal pengetahuan mempercepat proses pembelajaran ini dan mempermudah perpindahan antara bentuk pengetahuan tacit dan eksplisit dengan lebih efektif. Portal pengetahuan serta yang mengandung informasi terstruktur, berisi jaringan dan komunitas pengetahuan, forum diskusi, dan ruang kerja yang kolaboratif untuk lebih baik lagi dalam mendorong, memunculkan, dan mentransfer pertukaran yang lebih 'spontan' bagi pengetahuan tacit. Portal pengetahuan juga biasanya berisi 'expert locator'―semacam direktori 'Who's Who' untuk membantu orang menemukan dan terhubung dengan para ahli. Portal pengetahuan yang baik adalah 'knowledge asset centric' atau dapat disebut juga sebagai Pusat Aset Pengetahuan. Itu artinya, ia dirancang untuk pegawai pengetahuan agar mencari dan bekerja pada aset pengetahuan yang kuncinya dengan mudah di dalam area pengetahuan kunci dari organisasi. 7. Video Sharing Dalam bentuk yang paling sederhana, video sharing adalah kemampuan untuk mempublikasikan konten video, baik kepada audiens yang spesifik atau seluruh dunia. Selain membagikan konten, sebagian besar pengelolaan situs juga memungkinkan beberapa tingkat diskusi. Video adalah media yang sangat kuat untuk menangkap, membagikan, dan memakai pengetahuan. Ketersediaan hari-hari ini atas murahnya kamera video dan software editing berbasis PC telah mengartikan bahwa sekarang hampir semua orang praktis untuk membuat video mulai dari yang sederhana seperti petunjuk ‘how to ...', sampai merekam presentasi konferensi secara lengkap. Video sharing memungkinkan siapa saja untuk merasakan pengalaman terbaik berikutnya untuk berada di sana. 2.3 Budaya Organisasi Budaya organisasi memiliki hubungan yang sangat erat dengan manajemen pengetahuan dalam hal dukungan terhadap terciptanya lingkungan dan suasana yang memungkinkan terjadinya proses berbagi pengetahuan di dalam lingkungan organisasi tersebut. Apabila organisasi tidak menganggap 16 bahwa berbagi pengetahuan merupakan sesuatu hal yang penting bagi kemajuan organisasi, maka budaya yang tercipta dalam organisasi tersebut tidak akan mendukung terciptanya atmosfir knowledge sharing. Sebagai contoh organisasi yang sudah terbiasa membiarkan karyawannya bekerja secara individualis atau tidak pernah meminta masukan dan saran dari karyawan melalui forum diskusi atau rapat maka tidak akan pernah terjadi proses berbagi pengetahuan dalam organisasi. Dengan kondisi seperti ini, maka yang terjadi adalah karyawan selalu bekerja sendiri dan tidak dalam kelompok, organisasi dalam mengambil keputusan tidak pernah melibatkan karyawan. Solusi untuk permasalahan di atas adalah dengan membangun budaya berbagi pengetahuan di dalam organisasi tersebut, sehingga: 1. Berbagi pengetahuan adalah suatu hal yang biasa (norma), 2. Orang-orang didorong untuk bekerja bersama, berkolaborasi, dan berbagi, serta 3. Menghargai mereka yang mau melakukan hal-hal tersebut. Dengan kata lain istilah pengetahuan adalah kekuatan (knowledge is power) telah bergeser menjadi berbagi pengetahuan lebih kuat (knowledge sharing is more powerful). 2.4 Contoh Penerapan Manajemen Pengetahuan 2.4.1 Luar Negeri 2.4.1.1 Manajemen Pengetahuan Singapure Armed Forces (SAF) SAF adalah sebuah organisasi tertutup milik pemerintah yang biasanya cenderung "merahasiakan" metode kerja dan penggunaan sistem aplikasi dalam standar operasional mereka. Namun yang terjadi pada SAF justru sebaliknya. SAF cukup terbuka dan mau berbagi dengan masyarakat luas. Dan itu menunjukkan bahwa mereka adalah organisasi yang solid, terorganisir dengan rapi dan layaknya siap menghadapi segala tantangan. Ada dua hal yang bisa kita contoh dari SAF dalam penerapan Manajemen Pengetahuan (MP) di sebuah organisasi. Pertama adalah penerapan budaya pembelajaran dalam menerima kesalahan (tolerant of mistakes). Toleransi terhadap kesalahan disini merupakan bagian dari proses pembelajaran dimana sekecil apapun kesalahan harus terdokumentasi dengan baik sehingga bisa mencegah hal tersebut terulang lagi dan membantu orang lain untuk tidak melakukan kesalahan yang sama. Jadi kesalahan juga harus dihargai sebagai pengetahuan dan bukan sebagai hal yang harus ditutup-tutupi atau bahkan tabu untuk dibicarakan. Dalam model Manajemen Pengetahuan (MP), manusia memegang peranan kunci dalam menentukan keberhasilan penerapan sebuah sistem MP, dan justru pada faktor inilah kesalahan seringkali terjadi (human error). Jika sebuah kesalahan terjadi, hal tersebut harus dibicarakan dan bahkan diperdebatkan pada sesi Leadership Dialogues yang kemudian di-share kepada bagian terkait berdasarkan chain of command (jalur komando). Hal kedua yang bisa kita contoh dari SAF dalam penerapan MP adalah adanya sebuah forum diskusi online untuk berbagi informasi dan pengalaman. SAF menggunakan sistem learning network yang mereka namakan eSILK. Ini merupakan sebuah sistem dengan platform serbaguna dan fleksibel yang memungkinkan para anggota SAF saling berbagi informasi dan pengalaman dengan cara membuat sebuah blog pribadi sehingga siapa saja bisa langsung memberikan komentar dan belajar 17 secara online. Sebagai contoh jika ada anggota SAF yang dikirim ke sebuah pelatihan combat strategy terbaru, mereka diwajibkan untuk sharing hal-hal apa saja yang sudah dipelajari dengan cara mengupdate blog pribadi mereka. Dengan demikian, anggota SAF lainnya dapat dengan segera mengetahui informasi terbaru tersebut. Ini juga membantu proses coaching dan pembahasan hal tersebut lebih lanjut secara online. 2.4.2 Dalam Negeri 2.4.2.1 Manajemen Pengetahuan di LSM Perkumpulan Pikul - Lingkar Belajar Komunitas Bervisi PIKUL adalah organisasi nirlaba, non-pemerintah yang didirikan pada tahun 1998. Sejak berdirinya, PIKUL diberi mandat untuk memperkuat kapasitas lokal dan lembaga-lembaga di Indonesia Timur. Saat ini, PIKUL melayani mandatnya dengan memfasilitasi para champions dan masyarakat untuk membuat dan mencapai visi mereka yang resilien/berketahanan. Pendekatan yang dilakukan oleh PIKUL berdasarkan Aset (Asset Based Approach/ABA), PIKUL percaya bahwa semua manusia dan masyarakat memiliki KEKUATAN dan SUMBER DAYA, dan dengan visi yang jelas mereka akan mampu merebut kembali masa depan mereka. A. Kerangka Kerja dan Pembelajaran PIKUL menggunakan Appreciative Inquiry (AI) sebagai kerangka dari bekerja dan belajar. Dengan AI, PIKUL terus menyelidiki apa yang terbaik dalam masyarakat dan komunitas, apa potensi dan peluang yang akan memungkinkan mereka untuk mencapai visi masa depan mereka. B. Strategi dan Aktifitas Strategi 1 | Lingkar Belajar Komunitas Bervisi (LBKB): 1. Menemukan aktor yang melakukan aktifitas inovatif di tingkat lokal 2. Melakukan “visioning” champions (aktor perubahan) dan masyarakat, berbasis daerah dan berbasis tema/isu 3. Memfasilitasi percepatan inovasi dan pengembangan aktor perubahan. 4. Memfasilitasi jaringan aktor perubahan yang efektif, memungkinkan proses belajar mereka terjadi melintasi batas-batas geografis Strategi 2 | Membangun dan Mengembangkan Wacana Tanding: 1. Penelitian krisis sosio-ekologi dan inovasi di Indonesia Timur 2. Mempublikasikan profil para pelaku perubahan di masyarakat, termasuk visi dan inovasi mereka. 18 BAB III PROFIL DIREKTORAT TATA RUANG DAN PERTANAHAN 3.1 Tugas Pokok dan Fungsi Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan Secara singkat uraian tugas pokok dan fungsi Unit Kerja Eselon II Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan yang berada di Kedeputian Bidang Pengembangan Regional dan Otonomi Daerah, berdasarkan Peraturan Menteri PPN/Kepala Bappenas No 5/2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara PPN/Bappenas adalah melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, koordinasi, sinkronisasi pelaksanaan penyusunan dan evaluasi perencanaan pembangunan nasional di bidang tata ruang dan pertanahan serta pemantauan dan penilaian atas pelaksanaannya (Pasal 437). Sementara dalam menyelenggarakan fungsinya, Direktorat mempunyai fungsi sesuai dengan Pasal 438, sebagai berikut: a. penyiapan perumusan kebijakan perencanaan pembangunan nasional di bidang tata ruang dan pertanahan; b. sosialisasi dan koordinasi pelaksanaan kebijakan perencanaan pembangunan nasional di bidang tata ruang, dan pertanahan; c. pelaksanaan penyusunan rencana pembangunan nasional dan rencana pendanaannya di bidang tata ruang dan pertanahan dalam jangka panjang, menengah, dan tahunan; d. pengkajian kebijakan perencanaan pembangunan nasional dibidang tata ruang dan pertanahan; e. pemantauan, evaluasi dan penilaian kinerja pelaksanaan rencana pembangunan nasional di bidang tata ruang dan pertanahan; f. penyusunan rencana kerja pelaksanaan tugas dan fungsinya serta evaluasi dan pelaporan pelaksanaannya; dan g. melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan-kegiatan pejabat fungsional perencana di lingkungan direktoratnya. 3.2 Struktur Organisasi Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan, Kementerian PPN/Bappenas terdiri dari Direktur, Sub Direktorat Tata Ruang, Sub Direktorat Pertanahan, dan Sub Direktorat Informasi Sosialisasi Tata Ruang Pertanahan. Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, peran para Fungsional Perencana Pertama, Muda, dan Madya yang ada sangat membantu dalam penyelesaian tugas terkait bidang tata ruang dan pertanahan serta pengelolaan sistem informasi sosialisasi tata ruang dan pertanahan. Struktur Organisasi Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan dapat dilihat pada Gambar 5. 19 Direktur TRP: Dr. Ir. Oswar Mungkasa, MURP Kasubdit Tata Ruang: Kasubdit Pertanahan: Kasubdit Infosos: Fungsional Mia Amalia, PhD Uke M. Hussein, MPP Santi Yulianti, MM Perencana Administrasi: Sylvya K. Cecep Saryanto Fungsional Perencana •Madya: Rinella Tambunan, MPA; Nana Apriyana, MT; Hernydawati, ME. •Muda: Khairul Rizal, ST, MPP; Aswicaksana, MT, MSc; Agung Dorodjatoen, MSc; •Pertama: Raffli Noor, SSi. Tenaga ahli (outsource) •Riani Nurjanah, ST; Cindie Ranotra, ST; Octavia Rahma M, SH; Chandrawulan Padmasari, ST; Zaharatul ST; Linggar Wahyusagara, S.Kom. •Idham Khalik, MP; Gita Nurrahmi, ST; Dea Chintantya, ST; Marhensa Aditya Hadi, S.Si; Reza Nur Irhamsyah, ST. •Indra Ade, S.Kom; Gina Puspitasari, ST; Astri Yulianti, S.I.Kom. Tenaga pendukung •Redha Sofiya, ST; Pratiwi Khoiriyah; Sukino •Sukwad; Ujang S; Maman H •Mahfudin; Widodo; Agung Pribadi Yahya Gambar 5. Struktur Organisasi Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan 2014 3.3 Sistem Informasi Tata Ruang dan Pertanahan Berdasarkan tugas pokok dan fungsi serta struktur organisasi yang ada di Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan, salah satu Sub Direktorat yang menangani langsung dalam pengelolaan sistim informasi adalah Sub Direktorat Informasi Sosialisasi Tata Ruang dan Pertanahan (Subdit Infosos TRP). Tugas dari Subdit Infosos TRP ini mengumpulkan data dan informasi tata ruang dan pertanahan, melaksanakan inventarisasi kebijakan di bidang tata ruang dan pertanahan, serta melakukan sosialisasi dalam pelaksanaannya. Oleh karena itu, dalam penyelenggaraannya Subdit Infosos mempunyai fungsi sebagai berikut: pelaksanaan sosialisasi hasil pengkajian kebijakan di bidang tata ruang dan pertanahan; pelaksanaan koordinasi dan sinkronisasi perencanaan pembangunan nasional di bidang informasi tata ruang dan pertanahan; penyusunan rencana pembangunan nasional di bidang informasi tata ruang dan pertanahan; penyusunan rencana pendanaan pembangunan di bidang informasi tata ruang dan pertanahan; pelaksanaan inventarisasi dan analisis berbagai kebijakan dan informasi yang berkaitan dengan penyiapan rencana pendanaan pembangunan di bidang informasi tata ruang dan pertanahan; pemantauan, evaluasi, penilaian, dan pelaporan atas pelaksanaan rencana, kebijakan, dan program-program pembangunan di bidang informasi tata ruang dan pertanahan. 20 Untuk mendukung tugas pokok dan fungsi tersebut Subdit Infosos TRP mempunyai beberapa kegiatan dan produk yaitu: 1) Sosialisasi Kajian Direktorat TRP. Tahun 2014, kajian TRP kembali disosialisasikan pada konferensi Indonesian Regional Science Association (IRSA), yang telah dilaksanakan pada 23 Juni 2014 di Makassar. Pada konferensi ini, Direktorat TRP mempresentasikan dua makalah, yaitu: (i) Background Study of The National Medium Term Development Plan 20152019; dan (ii) Spatial Planning Policy: Third National Medium Term Development Plan’s Background Study. Kedua kajian tersebut merupakan kajian yang telah dilaksanakan pada tahun 2013, sebagai bagian dari proses penyusunan RPJMN 2015-2019. Hasil kajian ini juga telah dipublikasikan melalui media publikasi lainnya, seperti portal TRP, newsletter, buletin TRP, milis, dan website TRP. 2) Portal TRP (tataruangpertanahan.com). Portal TRP berbentuk portal informasi yang berfokus pada isu tata ruang dan pertanahan. Update konten berita dan kliping dilakukan setiap hari. Untuk menu portal dapat dilihat pada Gambar 6. Pada menu berita, konten di dalamnya meliputi: (i) kegiatan internal; (ii) kegiatan eksternal TRP; dan (iii) berita seputar tata ruang dan pertanahan. Gambar 6. Menu Portal Tata Ruang dan Pertanahan Beranda Berita Pustaka Regulasi Data Kebijakan Ketetapan MRP Fakta Kliping Panduan Data Dasar Buku UU/Perpu Disertasi/ Berita dan isu-isu terbaru terkait TRP Thesis PP Status Penyelesaian RTRW Kabupaten Majalah Perpres Artikel Bahan Tayangan Status Penyelesaian RTRW Provinsi Status Penyelesaian RTRW Kota Kepmen Hari Penting Booklet Leaflet Perda Profil Tata Ruang 21 Berdasarkan data statistik Januari – Juni 2014, jumlah pengunjung portal TRP cenderung meningkat setiap bulannya, termasuk pengunjung baru, seperti terlihat pada Tabel 2 dan Gambar 7. Tabel 2. Jumlah Pengunjung Portal TRP Month Jan Feb Mar April Mei Juni Juli Agu Sept Okt Nov Unique Visitor 0 208 183 196 247 276 847 1263 1868 2185 2340 Number visits 0 361 392 383 346 412 2541 3789 5604 6555 7020 Pages 0 1530 3049 1531 1019 1892 2402 2920 4343 6895 7400 Total 0 2099 3624 2110 1612 2580 5790 7972 11815 15635 16760 ( Sumber: Google Analytic. Data hingga 30 November 2014) Gambar 7. Statistik Portal Tata Ruang dan Pertanahan STATISTIK PORTAL TRP 10000 9000 8000 PENGUNJUNG 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 Jan Feb Mar Apr Mei Juni Unique Visitors 0 0 361 392 383 346 412 2541 3789 5604 6555 7020 Juli Agu Sept Okt Nov Number of visits 0 0 208 183 196 247 276 847 1263 1868 2185 2340 ( Sumber: Google Analytic. Data hingga 30 November 2014) 3) e-BKPRN. e-BKPRN merupakan aplikasi yang diciptakan untuk memudahkan koordinasi antar-anggota BKPRN. Dalam pengembangannya, telah dilakukan pemutakhiran aplikasi 22 berdasarkan hasil evaluasi uji coba di sekretariat BKPRN, dan juga telah dilakukan perbaikan terhadap buku panduannya. 4) Buletin Tata Ruang dan Pertanahan secara berkala. Buletin Tata Ruang dan Pertanahan (disebut dengan Buletin TRP) adalah buletin yang terbit dua kali dalam setahun, yang bertujuan mengupas isu-isu terkini terkait bidang tata ruang dan pertanahan. Buletin ini akan disampaikan kepada seluruh anggota Badan Koordinasi Penataan Ruang Nasional (BKPRN), pemerintah daerah, perguruan tinggi dan para pemangku kepentingan penataan ruang dan pengelolaan pertanahan. Buletin TRP Edisi I Tahun 2014 telah terbit pada awal Agustus 2014 dan telah didisribusikan ke lingkungan Kementerian PPN/Bappenas. Tema yang diangkat pada edisi kali ini adalah “Babak Baru Pembangunan Bidang Tata Ruang dan Pertanahan: RPJMN 2015-2019”. Tema ini diangkat mengingat pada tahun 2014 ini adalah tahun penyusunan RPJMN 2015-2019. 5) Newsletter Tata Ruang dan Pertanahan. Newsletter TRP merupakan bagian dari kegiatan sosialisasi informasi terbaru mengenai tata ruang dan pertanahan yang diterbitkan setiap bulannya. 6) Website/Situs Tata Ruang dan Pertanahan (trp.or.id). Secara reguler, dilakukan update konten berita setiap harinya pada website TRP. Beberapa konten di dalamnya, meliputi kegiatan internal TRP dan berita seputar tata ruang pertanahan dari beberapa koran dan situs berita. Proses ini dilakukan bertahap dan bersamaan dengan update konten pada portal TRP. 7) Milis TRP (http://groups.google.com/forum/#!forum/tata-ruang-pertanahan). Milis TRP merupakan forum komunikasi bagi pemangku kepentingan tata ruang dan pertanahan. Milis TRP memiliki tujuan untuk menjadi wadah komunikasi bagi pemangku kepentingan di Bidang Tata Ruang dan Pertanahan. Anggota milis terbuka untuk umum, baik individu maupun institusi. 3.4 Manajemen Pengetahuan Pusat Data dan Informasi Bappenas Pusat Data dan Informasi Perencanaan Pembangunan (Pusdatinrenbang) adalah unsur penunjang yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bappenas melalui Sekretaris Utama. Pusat Data dan Informasi Perencanaan Pembangunan mempunyai tugas menyediakan dan mengembangkan prasarana Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), melaksanakan pengumpulan dan pengelolaan dokumen, arsip, kepustakaan, data, dan Informasi, serta mengkoordinasikan pengembangan jaringan Informasi dan perpustakaan untuk menunjang perencanaan pembangunan. Pusat Data dan Informasi Perencanaan Pembangunan menyelenggarakan fungsi: 1. penyediaan dan pemeliharaan prasarana TIK; 2. pengkajian dan pengembangan prasarana TIK; 3. pengumpulan dan pengelolaan bahan pustaka, arsip, data dan informasi untuk menunjang perencanaan pembangunan; 4. penyajian informasi dan publikasi perencanaan pembangunan; 23 5. pengelolaan perpustakaan dan pengembangan jaringan perpustakaan; dan 6. pelaksanaan koordinasi dalam penyajian basis data, informasi, dan penentuan platform TIK sebagai sarana untuk mendukung perencanaan pembangunan. Secara umum, Pusdatin memiliki tupoksi untuk mendukung data informasi dan teknologi informasi. Untuk itu, Pusdatin telah menyusun MP di lingkup Bappenas dari tahun 2013, berupa Kajian sebatas teori dan konsep MP secara menyeluruh jika nantinya sistem MP tersebut akan diterapkan di Kementerian PPN/Bappenas. Tahun 2014, kegiatan MP Pusdatin dilanjutkan dengan Kajian berupa Penguatan Instrumen Teknologi Informasi untuk MP. MP yang disusun oleh Pusdatin masih bersifat makro, antara lain meliputi pengumpulan informasi terkait kegiatan proses penyusunan RPJMN dan RKP di Kementerian PPN/Bappenas. Saat ini Pusdatin memiliki tiga aplikasi yang bernaung di bawah kegiatan MP, yakni: (i) Hasil Rapat Bappenas, yang didapat dari hasil rapim; (ii) Buka Warung, pengumpulan data proses penyusunan RKP dari setiap Direktorat; dan (iii) e-monev, yang merupakan implementasi dari PP No. 39 Tahun 2006 yang memberikan informasi mengenai program kegiatan K/L. Sebelumnya, Pusdatin pernah membuat aplikasi Jejaring Kerja yang merupakan bagian dari pemetaan kompetensi, namun aplikasi tersebut kurang mendapat respon yang baik. Untuk aplikasi MP yang meliputi RPJMN dan RKP tersebut, Pusdatin menggunakan aplikasi timeline sederhana yakni SMILE WIDGETS. Terkait dengan kegiatan MP, Pusdatin mendapatkan kesulitan karena kurangnya tanggapan dari pimpinan untuk kegiatan ini. Harapan pada masa yang akan datang, perlu dukungan dan komitmen dari pimpinan dan seluruh unit kerja/Direktorat terkait kegiatan MP dan dapat memberi peranan penting untuk perkembangan MP tersebut. Secara umum, MP di TRP dan MP di Pusdatin memiliki konsep yang sama. Perbedaaannya, Pusdatin lebih kepada memberi dukungan untuk bagian teknologi informasi yang memiliki cakupan luas di lingkup Bappenas. Sementara MP TRP fokus kepada substansi dengan cakupan yang lebih kecil untuk lingkup Direktorat. Dilihat dari ruang lingkupnya, MP TRP dapat menjadi sub-bagian dari MP Pusdatin untuk lingkup Bappenas. Ke depan, MP TRP diharapkan dapat menjadi Pilot Project MP Pusdatin untuk lingkup Bappenas. 24 BAB IV PENGEMBANGAN MANAJEMEN PENGETAHUAN DIREKTORAT TATA RUANG DAN PERTANAHAN 4.1 Proses Penyusunan Manajemen Pengetahuan Upaya penerapan Manajemen Pengetahuan di Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan secara tidak langsung sudah dirintis sejak tahun 2007. Melalui Subdit Informasi dan Sosialisasi Tata Ruang dan Pertanahan, mulai diciptakan situs internet/website, leaflet ringkasan peraturan, Buletin TRP, dan informasi digital lainnya yang didistribusikan kepada berbagai pemangku kepentingan. Seiring perkembangan, sejak Tahun 2011 Direktorat TRP mulai aktif mengikuti konferensi internasional untuk mensosialisasikan hasil kajian di Bidang Tata Ruang dan Pertanahan, sekaligus untuk berbagi-tukar pengetahuan dengan pihak di luar birokrasi serta dengan peneliti dari berbagai negara. Selain itu, untuk menutup kesenjangan pengetahuan internal Direktorat TRP, kami membuat sistem informasi, yaitu e-TRP dan e-BKPRN. Tahun 2014, seluruh upaya tersebut akan diintegrasikan dalam naungan Manajemen Pengetahuan (MP) Bidang Tata Ruang dan Pertanahan. Inisiasi kegiatan Manajemen Pengetahuan atau yang kemudian disebut MP sudah dimulai sejak tahun 2013. Awal 2014 dilakukan pertemuan pertama dengan mengundang Ir. Moh Haitan, seorang ahli Sistem Informasi khususnya “Designing Knowledge Management System” (KMS) yang sudah mempunyai banyak pengalaman dalam mengembangkan dalam bidang KMS. Oleh karena itu, Direktorat TRP telah melakukan berbagai diskusi dan berbagi informasi serta pengetahuan dengan tenaga ahli untuk mengidentifikasi dan memperoleh pemahaman awal tentang MP serta melihat kebutuhan apa saja yang diperlukan dalam mengembangkan MP tersebut. Berikut adalah proses kegiatan yang telah dilakukan: 1. Lokakarya (Workshop) Perdana Manajemen Pengetahuan TRP (5 Februari 2014) Kegiatan lokakarya ini bertujuan untuk menyosialisasikan dan berdiskusi aktif dengan saling berbagi dan belajar dalam mengupas konsep MP serta kemungkinan penerapannya untuk bidang tata ruang dan pertanahan. Di masa mendatang, diharapkan kegiatan MP ini dapat menjangkau lingkup yang lebih luas, yakni lingkup Kementerian PPN/Bappenas. Kegiatan diskusi yang dilakukan merupakan langkah awal dari pengembangan MP di Dit. TRP dalam meningkatkan kualitas kebijakan dan efektivitas kegiatan. Secara singkat, materi yang disampaikan pada kegiatan tersebut, meliputi: 1) Konsep Manajemen Pengetahuan; 2) Pemetaan Pengetahuan; 3) Portal Pengetahuan; 4) Manajemen Pengetahuan Reformasi Birokrasi Indonesia; dan 5) Manajemen Pengetahuan Kementerian PPN/Bappenas dan TRP. Melalui lokakarya tersebut, diketahui bahwa faktor utama dalam mengembangkan MP faktor adalah keberadaan champion/leader. Sementara di dalam proses penerapan MP, tahapan yang paling krusial adalah dari tahap pengumpulan-penyimpanan (store) ke tahap pendistribusian (share). Tahap selanjutnya yang perlu dilakukan adalah perubahan paradigma dari masing-masing anggota, kemudian dilakukan internalisasi dan implementasi. Namun, perubahan paradigma tersebut 25 menjadi salah satu kendala, karena paradigma yang dimiliki setiap orang berbeda, sehingga tidak semua orang mau untuk saling berbagi data dan informasi. Dengan mengembangkan sistem MP, maka akan terciptalah pengetahuan baru. Salah satu yang termasuk di dalam sistem MP di Direktorat TRP adalah portal TRP yang fokus membahas mengenai Tata Ruang dan Pertanahan. Portal TRP didefinisikan sebagai tempat untuk menyimpan semua data, informasi, dan pengetahuan di satu lokasi. Sistem MP sendiri seharusnya tidak hanya berhenti di portal saja, tetapi dapat dilakukan melalui advokasi, menyebarkan informasi secara luas melalui milis, dan lain sebagainya. Dalam lokakarya ini, ditemukan bahwa kondisi saat ini, penerapan MP untuk Kementerian PPN/Bappenas masih berada pada tahap pengumpulan-penyimpanan, meskipun di beberapa direktorat sudah pada tahap berbagi (share). Dari temuan ini, para peserta mengemukakan bahwa seharusnya Kementerian PPN/ Bappenas telah berada pada tahap penciptaan (create). Dalam prosesnya dari store ke share, selain diperlukan proses validasi, seharusnya pengetahuan di-create terlebih dahulu, setelah itu baru kemudian di-share. Dalam lokakarya dibahas secara singkat mengenai peta jalan manajemen pengetahuan dalam lima tahun ke depan khusus untuk Bidang Tata Ruang dan Pertanahan serta implementasinya secara internal Direktorat TRP maupun internal terbatas di Kedeputian Bidang Pengembangan Regional dan Otonomi Daerah. Melalui penerapan manajemen pengetahuan, secara khusus diharapkan aset intelektual, pengetahuan, dan pengalaman yang ada di dalam organisasi dapat dikelola dengan baik. Secara umum, seluruh pengetahuan yang telah terkumpul ini dapat meningkatkan kualitas pengambilan keputusan. Dari hasil diskusi ini, disepakati bahwa Direktorat TRP akan mulai menyusun peta jalan MP TRP, menyusun K-Map TRP dan menyusun jadwal dari setiap tahap proses pengembangan MP. 2. Lokakarya Penyusunan K-MAP Tata Ruang dan Pertanahan (20 Maret 2014) Lokakarya dihadiri oleh tenaga ahli MP Direktorat TRP dan staf Infosos, serta Direktorat TRP. Adapun tujuan kegiatan ini untuk menyusun rencana kerja kegiatan MP untuk Januari – Juli 2014. Selain itu, dilakukan pula pembagian kelompok terkait pengumpulan pengetahuan TRP yang disesuaikan dengan jumlah Subdit/Sekretariat yang berada di Direktorat TRP. Pembagian kelompok ini terdiri atas lima kelompok yaitu Sekretariat BKPRN, Sekretariat RAN, Subdit Tata Ruang, Subdit Pertanahan dan Subdit Infosos. Setiap kelompok tersebut memiliki seorang penanggung jawab untuk membantu mempermudah komunikasi dalam proses penerapan MP tersebut. Pembahasan yang dilakukan pada lokakarya ini, mencakup: a. Finalisasi K-Map (Mind-Map) TRP b. Terkumpulnya pengetahuan TRP yang ada c. Kesiapan pengetahuan untuk digunakan d. Aktifitas Pengembangan K-Map TRP. Dari lokakarya ini, tenaga ahli menyampaikan bahwa untuk penetapan alat dan teknik yang akan diterapkan bisa menggunakan COP atau AAR, yakni komunitas yang memiliki aktivitas, minat, dan praktek yang sama. Biasanya penerapan MP di Indonesia lebih kepada sistem teknologi informasi saja, padahal tidak seluruhnya terbatas pada teknologi informasi. Hal ini dikarenakan dalam MP ada yang berupa dokumen saja maupun non dokumen yang terdapat di dalamnya pengetahuan yang bisa memberikan masukan, seperti komentar. 26 Hasil dari kegiatan ini menyebutkan bahwa pemahaman sistem manajemen pengetahuan lebih lanjut perlu dilakukan penjadwalan rutin terkait dengan pembagian kelompok, yang akan membahas mengenai K-Map masing-masing kelompok. Pertemuan rutin tersebut dilakukan setelah awal Mei 2014 dengan pembagian setiap kelompok masing-masing selama 1,5 jam dalam seminggu. 3. Pengumpulan Data, Informasi, dan Pengetahuan (April-Juli 2014) Pada bulan Februari-Maret 2014, telah dilaksanakan lokakarya MP di tataran internal direktorat, rapat koordinasi rutin dengan tenaga ahli, pembagian form MP, dan rapat koordinasi rutin internal. Dari kegiatan-kegiatan tersebut telah dihasilkan K-Map Direktorat TRP dan sistem aplikasinya yang dapat diakses di laman landspatial.bappenas.go.id./km. Kegiatan MP TRP salah satunya berupa pengumpulan data pengetahuan. Proses pengumpulan tersebut dilakukan secara bertahap melalui diskusi yang disesuaikan dengan kelima grup yang sudah dibagi pada lokakarya sebelumnya. Namun pada prosesnya, terkendala oleh pemahaman yang berbeda mengenai beberapa komponen MP dan perubahan waktu diskusi internal dengan masingmasing Subdit TRP. Jadwal selengkapnya dapat dilihat pada Tabel 3 dan Tabel 4 di bawah ini: Tabel 3. Jadwal Diskusi Manajemen Pengetahuan No 1 2 3 4 5 Mei Subdit 3 Sekretariat BKPRN Sekretariat RAN Subdit. Pertanahan Subdit. Tata Ruang Subdit. Infosos 4 28 21 21 21 1 Juni 2 12 4 12 26 1 Juli 2 5 5 5 28 3 8 3 21 21 21 21 21 Tabel 4. Jadwal Diskusi per Sesi Tanggal Jam Bulan Mei – Juni 2014 21 Mei 2014 09.00 – 10.30 WIB 10.30 – 12.00 WIB 28 Mei 2014 05 Juni 2014 09.00 – 10.30 WIB 10.30 – 12.00 WIB 09.00 – 10.30 WIB 10.30 – 12.00 WIB 12 Juni 2014 09.00 – 10.30 WIB 10.30 – 12.00 WIB 26 Juni 2014 09.00 – 12.00 WIB Bulan Juli 2014 03 Juli 2014 09.00 – 12.00 WIB Subdit/Unit Subdit. Tata Ruang Subdit. Pertanahan Sekretariat RAN Subdit. Infosos Sekretariat BKPRN Sekretariat RAN Subdit Pertanahan Subdit. Tata Ruang Subdit. Infosos Sekretariat BKPRN Subdit Infosos & Dir Subdit Infosos dan Pusdatinrenbang Penanggung Jawab Riani Dea Dea Astri Chachan Dea Dea Riani Astri Chachan Astri 27 08 Juli 2014 09.00 – 12.00 WIB 21 Juli 2014 09.00 – 12.00 WIB Subdit Infosos dan Pusdatinrenbang Seluruh Subdit TRP Astri Subdit Infosos Pada proses pengumpulan tersebut, tenaga ahli memberikan tiga form khusus untuk mengidentifikasi pengetahuan yang dimiliki oleh Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan, yakni: 1) Form Pemilik Pengetahuan/Pembagi Pengetahuan (Untuk kepakaran dibagi menjadi dua bagian, untuk kepakaran yang sesuai dengan K-map/jobdesk dan kepakaran individual), 2) Form Bagian/Group sebagai deskripsi untuk setiap grup, dan 3) Form Pengetahuan yang diisi dalam bentuk softcopy (5) dan bentuk hardcopy (5), sehingga total 10 form untuk per individu yang harus diisi pada awal uji coba sistem MP. Pada Form Pengetahuan ada beberapa poin tambahan, yakni: a. Untuk poin tanggal catat menjadi dua bagian, yakni: tanggal catat dokumen dan tanggal catat komputer. b. Tanggal catat dokumen adalah tanggal penyusunan/pembuatan/penerimaan dokumen tersebut. Sementara tanggal catat komputer adalah tanggal pada saat dokumen di-unggah ke sistem. c. Untuk poin pemilik dapat ditulis lebih dari satu orang. d. Ditambahkan poin penggunggah sebagai orang yang akan mengunggah dokumen/pengetahuan tersebut. e. Pengetahuan bisa didapat dari berbagai sumber dan kategorinya disesuaikan dengan K-Map yang sudah disusun oleh masing-masing grup. Pengisian form tersebut didasarkan pada K-Map yang telah dihasilkan oleh masing-masing Subdit/Sekretariat. Dalam mengisi form pemilik pengetahuan, terdapat kesulitan untuk mengidentifikasi kepakaran dari masing-masing Subdit/Sekretariat. Untuk mengatasi hal tersebut, maka ditentukanlah kepakaran sementara yang disesuaikan dengan lingkup kerja yang dilakukan oleh Subdit/Sekretariat. Daftar kepakaran tersebut dapat dilihat pada Tabel 5 berikut. Tabel 5. Daftar Kepakaran Subdit/Sekretariat di Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan NO NAMA GRUP KEPAKARAN 1 Subdit Tata Ruang 1) 2) 3) 4) 5) 2 Subdit Pertanahan 1) 2) 3) 4) 3 Subdit Infosos 1) 2) 3) Perencanaan Pembangunan Perencanaan Tata Ruang Pemantauan Evaluasi Penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Perencanaan Pembangunan Analisa Kebijakan Management Strategy Penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Jurnalistik Exhibition Management Media and Web Management 28 4 Sekretariat RAN 5 Sekretariat BKPRN 4) Analisa Kebijakan 5) Penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) 1) Analisa Kebijakan 2) Management Strategy 1) Penyusunan SOP 2) Report Management 3) Analisa Kebijakan/Peraturan 4) Information Management 5) Meeting Management (Pengelolaan rapat dan pertemuan) Berdasarkan pada ketiga form tersebut, K-Map setiap Subdit/Sekretariat, dan kepakaran dari masing-masing Subdit/Sekretariat, maka dibuatlah aplikasi sistem K-MAP TRP yang dikerjakan oleh staf Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan. Sistem ini kemudian diberi nama Knowledge Management TRP. Secara singkat, sistem ini akan dibahas pada 4.2. 4. Pembuatan Sistem MP TRP (Mei – Juli 2014) Pembuatan Sistem MP TRP memerlukan waktu hampir tiga bulan untuk mendapatkan berbagai data, informasi, dan pengetahuan hingga menjadi suatu K-Map Direktorat TRP. K-Map yang disusun oleh setiap kelompok disesuaikan dengan jobdesk secara umum yang dilakukan oleh setiap Subdit/Sekretariat. Hal ini yang kemudian menentukan bidang dari masing-masing pengetahuan yang dimiliki oleh setiap Subdit/Sekretariat. Secara umum, K-Map Subdit Infosos terdiri dari empat hal pokok, yakni sosialisasi, koordinasi, pemantauan dan evaluasi, serta analisis kebijakan. Keempat hal pokok tersebut merupakan jobdesk keseluruhan yang dilakukan oleh Subdit Infosos sehingga memberikan output media sosialisasi dan informasi yang menjadi perangkat dari distribusi informasi Bidang Tata Ruang dan Pertanahan. Adapun K-Map tersebut dapat dilihat pada gambar-gambar di bawah ini: Gambar 8. K-Map Subdit Informasi dan Sosialisasi 29 Gambar 9. K-Map Sekretariat Reforma Agraria Nasional (RAN) Sekretariat RAN memiliki dua program utama yakni intervensi kebijakan dan koordinasi lintas sektor dan daerah. Adapun pada prosesnya, intervensi kebijakan mengalami perubahan sesuai dengan arahan kebijakan pertanahan nasional. Kamar khusus pertanahan pada pengadilan diusulkan untuk dihapuskan karena masih membutuhkan kajian lebih dalam. Gambar 10. K-Map Sekretariat Badan Koordinasi Penataan Ruang Nasional (BKPRN) Kementerian PPN/Bappenas berlaku sebagai Sekretaris BKPRN yang salah satu tugas pokoknya adalah menjalankan sistem informasi dan kehumasan di lingkup seluruh anggota BKPRN. 30 Gambar 11. K-Map Subdit Pertanahan Pada Subdit Pertanahan, terdapat lima hal pokok yakni koordinasi perencanaan, penyusunan kebijakan perencanaan pembangunan, analisa kebijakan, monitoring dan evaluasi, serta penugasan lain. Gambar 12. K-Map Subdit Tata Ruang 31 Tidak jauh berbeda dengan Subdit Pertanahan, Subdit Tata Ruang memiliki fokus pada perencanaan, pemantauan dan evaluasi, kajian dan penugasan lain. Kajian yang dilakukan oleh Subdit Tata Ruang tersebut terkait dengan Bidang Tata Ruang dan Pertanahan, salah satunya Backgroud Study RPJMN. Pada pembuatan K-Map ini diperlukan suatu form-form pengetahuan untuk memudahkan dalam proses identifikasi dan pengumpulan pengetahuan yang terdapat di Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan (TRP) Bappenas. Di samping hal tersebut, form-form ini diperlukan untuk melakukan perbaikan terhadap sistem aplikasi MP yang akan dikembangkan. Jenis form tersebut dapat dilihat lampiran. 5. Sesi Diskusi dengan Mitra MP – Pusdatinrenbang Bappenas (Juli 2014) Diskusi ini dilakukan dalam dua kali pertemuan, yakni pada tanggal 3 Juli dan 8 Juli 2014. Adapun tujuan diskusi ini yakni untuk mengetahui seberapa jauh kegiatan MP yang selama ini telah dilaksanakan oleh Pusdatinrenbang Bappenas, dan sejauh mana kedua sistem MP yang ada dapat saling mendukung antara satu dengan yang lain. Dari hasil diskusi tersebut, disebutkan bahwa MP Pusdatinrenbang yang dilaksanakan pada tahun 2013 baru sebatas teori dan konsep, yang mengkaji mengenai MP secara keseluruhan untuk Bappenas. Pada Tahun 2014, akan dilanjutkan dengan kegiatan pada penguatan instrumen teknologi informasi untuk MP. Sistem MP yang terdapat di Pusdatin berpedoman pada konsep manusia, proses, dan kebijakan. Namun, proses MP masih terkendala pada bagaimana proses pengumpulan pengetahuan itu sendiri. Pihak Pusdatinrenbang merasa kesulitan untuk menjadikan proses berbagi pengetahuan sebagai kebiasaan (habit) pada setiap orang sehingga diperoleh pengetahuan baru dan dapat dishare ke orang lain. Terkait dengan kegiatan MP, Pusdatin mendapatkan kesulitan karena kurangnya respon dari pimpinan untuk kegiatan ini. Untuk mendatang, harapannya dukungan dan komitmen dari pimpinan terkait kegiatan ini dapat memberi peranan penting untuk perkembangan MP tersebut. 6. Lokakarya Akhir Manajemen Pengetahuan (21 Juli 2014) Pada tanggal 21 Juli 2014 telah diselenggarakan peluncuran awal MP Direktorat TRP yang mengundang direktorat mitra K/L di Kedeputian Pengembangan Regional dan Otonomi Daerah dan mitra direktorat terkait. Dalam prosesnya, disusunlah peta jalan MP, rancangan kebijakan penerapan MP, dan rancangan SOP oleh tenaga ahli. Kegiatan lokakarya ini merupakan presentasi akhir mengenai perkembangan sistem manajemen pengetahuan dari hasil diskusi yang dilakukan pada periode Mei – Juli 2014. Lokakarya ini dibuka oleh Direktur Tata Ruang dan Pertanahan lalu dilanjutkan dengan paparan dari Tenaga Ahli dan terakhir demo aplikasi sistem MP yang telah disusun oleh Staf Infosos, Direktorat TRP. Adapun lokakarya ini bertujuan untuk: a) Diseminasi kebijakan, peta jalan, dan perangkat/media penerapan manajemen pengetahuan di Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan, dan b) Peluncuran sistem aplikasi manajemen pengetahuan di Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan. Keluaran yang diharapkan pada lokakarya ini yakni adanya masukan dari para pengguna sistem dan pengembang manajemen pengetahuan untuk perbaikan penerapan MP di Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan. 32 Dalam kesempatan ini dibahas mengenai beberapa hal terkait dengan: a) Kebijakan MP TRP yakni: (a) penerapan kegiatan MP diharapkan dapat menjadi bagian dari semua aktifitas TRP; (b) sistem aplikasi MP TRP yang telah disusun dikembangkan secara bertahap dan berkelanjutan; dan (c) aplikasi MP TRP diharapkan sudah digunakan oleh seluruh staf TRP pada pertengahan Agustus 2014 (18 Agustus 2014). b) Peta jalan MP TRP untuk lima tahun ke depan, yakni: (1) Tahap Permulaan (Getting Started) pada Tahun 2014; (2) Tahap Percobaan (Explore and Experiment) pada Tahun 2015; (3) Tahap Pengembangan (Expand and Support) pada Tahun 2016; (4) Tahap Institusionalisasi (Institutionalize) pada Tahun 2017; (5) Tahap Integrasi (Integrate) pada Tahun 2018. c) Perangkat yang digunakan MP TRP yakni: (i) Community of Practice; (ii) Learning Reviews; (iii) Meeting and Brainstorming; (iv) Video and Audio; dan (v) Sistem Aplikasi MP. Penyusunan sistem aplikasi MP didasarkan dari form yang diberikan sebelumnya, yakni form pribadi, form kelompok, dan form pengetahuan. Terdapat kesulitan saat menentukan komponen kepakaran, karena persyaratan kompetensi tidak ada. Namun demikian, kepakaran disesuaikan dengan K-Map yang telah disusun oleh masing-masing Subdit/Sekretariat. Oleh karenanya MP diharapkan tidak dianggap sebagai kegiatan yang episodik, namun terus menerus dan berkelanjutan, karena akan bermanfaat bagi perkembangan dan pertumbuhan sebuah organisasi. Untuk saat ini, sistem aplikasi MP khusus untuk TRP dan tidak dapat dilihat oleh Direktorat lain kecuali memang jika ada permintaan khusus. Hasil dari diskusi akhir ini menyarankan agar sistem MP TRP tersebut diperkuat terlebih dahulu dalam segi informasi dan pengetahuan secara internal, setelah dirasa penguatan tersebut cukup, maka sistem MP TRP ini dapat dibuka untuk pihak eksternal. Perkiraan waktu penguatan di internal TRP disarankan selama dua tahun dan berikutnya sistem tersebut dapat dibuka ke Direktorat lain di lingkup Kementerian PPN/Bappenas. Nantinya, sistem MP TRP yang telah disusun dapat direplikasi dan digunakan oleh Direktorat lain, namun demikian untuk masing-masing Direktorat akan berbeda, disesuaikan dengan konten/substansi dan struktur yang dimiliki oleh masing-masing Direktorat yang ada. K-Map yang disusun saat ini bukan final, melainkan bisa berubah-ubah disesuaikan dengan pengetahuan yang didapatkan oleh masing-masing Subdit/Sekretariat. Sistem MP tersebut berbeda dengan portal, situs/website, maupun milis, karena berfokus pada pengetahuan dan prosesnya, serta memiliki lingkup yang lebih luas. Sementara untuk portal, website, dan milis lebih kepada perangkat untuk menyebarluaskan pengetahuan tersebut. Untuk mendatang, bahan-bahan dari hasil rapat disarankan untuk diupload di sistem aplikasi MP, sehingga proses berbagi mulai dilaksanakan. Masukan lain untuk pengembangan sistem MP tersebut muncullnya grup baru yakni administrasi dan perpustakaan yang fokus untuk memasukkan informasi/pengetahun mengenai buku-buku. Sementara untuk perwakilan dari Direktorat lain, seperti Dit. KKDT akan dibuatkan username khusus yang hanya dapat melihat dan mendownload pengetahuan di TRP, namun tidak dapat mengupload. Username yang akan diberikan sementara bersifat sementara, dengan nama “Tamu TRP”. 33 Dengan diadakannya kegiatan lokakarya MP ini, sistem MP TRP sudah dapat berjalan secara efektif sejak bulan Agustus 2014 disertai dengan perbaikan sistem MP TRP yang akan dilakukan secara bertahap dan berkelanjutan. Ke depan, dalam pengembangan sistem MP ini, Direktorat TRP akan melakukan kerjasama dengan Biro Pusat Data dan Informasi, dan Direktorat Perumahan dan Permukiman Kementerian PPN/Bappenas terkait dengan pemahaman dan penerapan MP. Harapannya, pengembangan dan penerapan MP juga dapat dilaksanakan hingga lingkup Bappenas secara menyeluruh. Rangkaian proses penyusunan sistem MP TRP dapat dilihat pada bagan di bawah ini. Rangkaian Proses Penyusunan MP TRP Diskusi MP (internal Bappenas) (5 Februari 2014) Lokakarya Awal MP (20 Maret 2014) Pembuatan Sistem MP TRP (Mei – Juni 2014) Pengumpulan data dan pengetahuan (April 2014) Diskusi/sharing dengan MP di Pusdatin (Juli 2014) Lokakarya Akhir MP (21 Juli 2014) Laporan Akhir Kegiatan MP Bidang Tata Ruang Pertanahan (Desember 2014) Revisi/perbaikan MP TRP (Agustus – Oktober 2014) 4.2 Sistem Aplikasi MP TRP Sistem aplikasi MP TRP merupakan sistem MP TRP yang dibuat berdasarkan hasil K-Map yang disusun oleh seluruh Subdit/Sekretariat di Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan. Sistem tersebut dapat diakses pada alamat landspatial.bappenas.go.id./km. Pada awalnya aplikasi tersebut hanya terbatas untuk lingkup internal Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan, Kementerian PPN/Bappenas saja, namun dari hasil diskusi, maka sistem tersebut akan dibuka untuk lingkup eksternal Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan, yang berada dalam naungan satu Kedeputian, yakni Deputi Pengembangan Regional dan Otonomi Daerah. Namun untuk pengenalan sistem MP tersebut masih dalam tahap awal. 34 Berikut cara sederhana menggunakan aplikasi tersebut: 1. Open Browser melului Mozila Firefox atau Google Chrome, maupun browser lain, lalu akses alamat landspatial.bappenas.go.id./km. Setelah tersambung maka akan terlihat halaman untuk log in seperti gambar di bawah ini: Gambar 13. Halaman Muka Aplikasi MP - TRP Pada halaman ini terdapat dua kolom yang harus diisi yakni username dan password. 2. Isikan username dan password tersebut lalu klik LOG IN. Maka halaman berikutnya yang akan terlihat adalah halaman beranda seperti di bawah ini. Gambar 14. Halaman Beranda Aplikasi MP – TRP 35 Halaman beranda terdiri atas tiga menu utama, yakni: (i) dashboard; (ii) pengetahuan; dan (iii) tim TRP. Dashboard menampilkan seluruh menu yang ada di dalam aplikasi tersebut. Menu pengetahuan berisi daftar pengetahuan yang dimiliki oleh seluruh Subdit/Sekretariat yang berada di lingkungan Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan. Pada menu Tim TRP terdapat seluruh daftar staf Dit. TRP yang menggunakan aplikasi MP tersebut. Gambar 15. Halaman Pengetahuan Pribadi User pada Aplikasi MP - TRP Kita dapat membuka halaman pengetahuan pribadi pada foto profile kita di kanan atas halaman tersebut. Halaman pengetahuan pribadi berisi daftar pengetahuan yang telah kita upload dalam sistem MP tersebut. Pada halaman tersebut terdapat icon unggah pengetahuan. Gambar 16. Halaman Profil User Aplikasi MP – TRP 36 Selanjutnya kita dapat melihat profil user jika kita mengklik pada bagian foto profile di bagian kanan atas. Pada tampilan tersebut ada dua jenis, profile secara umum dan daftar pengetahuan yang sudah kita upload. Gambar 17. Halaman Pengetahuan per Bidang Aplikasi MP - TRP Halaman pengetahuan per bidang adalah halaman yang menampilkan seluruh pengetahuan yang telah diupload sesuai dengan pengelompokkan dari setiap Subdit/Sekretariat. Hal tersebut dapat kita lihat jika kita mengklik menu pengetahuan lalu Infosos. Hasilnya akan terlihat seperti gambar di atas. Gambar 18. Halaman Tampilan Dokumen pada Aplikasi MP - TRP Halaman berikut menampilkan dokumen pengetahuan yang hendak dilihat maupun akan didownload. 37 Gambar 19. Halaman Seluruh User Tim TRP pada Aplikasi MP - TRP Halaman berikut menampilkan seluruh user dari seluruh staf di Direktorat TRP yang menggunakan sistem MP TRP. Jika kita ingin keluar dari sistem MP TRP tersebut, kita hanya perlu mengklik foto profile lalu klik Sign Out, maka halaman pun akan kembali ke halaman tampilan utama. Gambar 20. Jumlah Statistik Pengetahuan yang terkumpul pada Sistem Aplikasi MP - TRP (data per 05 Desember 2014) Pada Gambar 20 berikut, merupakan statistik yang menunjukkan jumlah pengetahuan yang telah terkumpul hingga 05 Desember 2014 sesuai dengan masing-masing subdit/sekretariat. Pada perkembangannya, pada sistem MP-TRP ini ditambah satu kelompok lagi yakni administrasi dan perpustakaan yang mengumpulkan informasi mengenai buku-buku baru dan dokumen-dokumen administrasi lain yang penting. 38 4.3 Peta jalan MP TRP Peta jalan umumnya digunakan untuk memberikan pandangan secara 'gambaran besar' terhadap inisiatif baru atau kompleks, program atau 'perjalanan' bagi suatu organisasi. Dalam istilah sederhana, ini menunjukkan kepada para pemangku kepentingan dan pihak lainnya yang berkepentingan mengenai strategi dan taktik untuk mendapatkan dari 'awal hingga mencapai tujuan'. Peta jalan ini telah dikembangkan untuk membantu memberi petunjuk kepada orang dan organisasi dalam perjalanan MP mereka, di mana niat mereka adalah dengan menggunakan MP sebagai tuas bisnis untuk kinerja bisnis. Itu menjabarkan kecocokan dan aliran elemen kunci yang dibutuhkan untuk membangun, memberikan dan mempertahankan MP bagi suatu organisasi. Hal ini berlaku apakah ‘layanan’ MP disediakan secara internal maupun eksternal untuk meningkatkan kinerja organisasi. Hal ini dimaksudkan untuk melayani dengan cara sederhana, namun komprehensif, terarah dan checklist. Bagaimanapun, itu bukan rencana proyek formal, dan hal ini tentunya bukan seperti sebuah buku masak yang memberikan resep secara sempurna. Peta jalan MP mencerminkan proses yang berulang-ulang dan berubah-ubah, di mana pembelajaran saat Anda mengerjakan adalah faktor kunci untuk sukses. Hal ini juga berguna untuk menciptakan kesadaran, buy-in dan keselarasan, dan membantu mengelola ekspektasi di antara para pemangku kepentingan yang akan dikaitkan sepanjang perjalanan. Peta jalan manajemen pengetahuan (MP) Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan (TRP) Kementerian PPN/Bappenas terdiri dari 5 tahapan utama yaitu : 1. Tahap Permulaan (Getting Started), 2014 2. Tahap Percobaan (Explore and Experiment), 2015 3. Tahap Pengembangan (Expand and Support), 2016 4. Tahap Institusionalisasi (Institutionalize KM), 2017 5. Tahap Integrasi (Integrate KM), 2018 Deskripsi singkat mengenai peta jalan MP Direktorat TRP Kementerian PPN/Bappenas digambarkan dalam Gambar 21 sebagai berikut: TAHAP PERMULAAN (2014) Membangun Tim MP TRP Menyusun K-Map TRP Mengidentifikasi dan mengkoleksi pengetahuan TRP yang ada Membangun aplikasi dasar sistem MP TRP Mensosialisasi MP di lingkungan TRP TAHAP PERCOBAAN(2015) Mempertahankan aktifitas-aktifitas MP TRP Mengidentifikasi dan mengkoleksi pengetahuan hasil aktifitas bersama atau di luar TRP untuk dimasukan ke dalam MP TRP melalui Tim MP TRP Meningkatkan aplikasi sistem MP untuk lebih dapat diakses dari pihak luar TRP Memperjelas kebijakan MP TRP TAHAP PENGEMBANGAN (2016) Membuka MP TRP dengan lainnya dalam satu Deputi dengan TRP Meningkatkan sosialisasi aktifitas MP TRP dengan lainnya dalam satu Deputi dengan TRP Meningkatkan aplikasi sistem MP TRP yang dapat melibatkan pihak lainnya dalam satu Deputi dengan TRP Memperjelas Tata Laksana MP TRP TAHAP INSTITUSIONALISASI (2017) Melekatkan aktifitas MP kedalam semua aktifitas TRP Membuka MP TRP untuk seluruh Bappenas Meningkatkan aktifitasaktifitas MP TRP ke dalam semua bagian Bappenas Meningkatkan aplikasi sistem MP TRP untuk dapat melibatkan semua Bappenas yang relasi terhadap TRP TAHAP INTEGRASI (2018) Membuka MP TRP untuk di luar Bappenas yang berkepentingan Meningkatkan aktifitasaktifitas MP TRP dalam semua aktifitas dengan pihak di luar Bappenas Meningkatkan fitur aplikasi sistem MP TRP dengan Web 2.0 dan terbuka dengan pihakpihak yang berkepentingan Gambar 21. Peta Jalan Manajemen Pengetahuan Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan 39 4.4 Kebijakan MP TRP Manajemen Pengetahuan (MP) menggambarkan mengenai penangkapan, pembuatan, berbagi dan pengelolaan pengetahuan. MP secara umum terdiri dari tiga komponen (i) orang-orang yang membuat, berbagi dan menggunakan pengetahuan sebagai bagian dari pekerjaan sehari-hari mereka dan membantu membentuk budaya organisasi yang suka berbagi pengetahuan (ii) Proses yang meliputi metode untuk memperoleh, membuat, mengatur, berbagi dan transfer pengetahuan untuk menyesuaikan situasi yang berbeda dan (iii) teknologi yang meliputi mekanisme untuk menyimpan dan menyediakan akses ke data, informasi, dan pengetahuan yang harus terintegrasi dengan cara orang bekerja, dan mengalamatkan kebutuhan mereka yang sebenarnya. Manajemen senior dalam organisasi perlu membuat ekspektasi MP yang jelas dengan menyatakan apa yang perlu dilakukan secara eksplisit pada saat manajemen pengetahuan, dan oleh siapa. Mereka perlu menyatakan ekspektasi-ekspektasi tersebut, dan terus memperkuatnya dengan apa yang mereka putuskan. Mereka juga harus memastikan ekspektasi tersebut tidak bisa dilemahkan oleh, atau menuai konflik dengan, struktur dan ekspektasi dari perusahaan lain. Manajemen senior dapat menjadi jelas tentang apa yang mereka harapkan dalam hal manajemen pengetahuan, berdasarkan standar publikasi, dan dengan menetapkan akuntabilitas yang jelas. Mereka juga harus memastikan bahwa ekspektasi mereka untuk manajemen pengetahuan didukung oleh apa yang mereka putuskan dan lakukan. Misalnya, mereka harus menetapkan waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk mengelola pengetahuan. Mereka juga harus memastikan bahwa sistem penghargaan dalam organisasi bisa mendukung manajemen pengetahuan. Sebagai langkah awal kebijakan manajemen pengetahuan (MP) di lingkungan Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan (TRP) Bappenas ini terdiri dari 5 elemen utama kebijakan yaitu (a) Pimpinan TRP, (b) Waktu Dalam MP TRP, (c) Arah Penerapan MP TRP, (d) Kegiatan TRP dan Aktifitas MP TRP dan (e) Aplikasi dan Fitur Sistem MP TRP. Seperti yang digambarkan pada gambar di bawah ini. Gambar 22. Elemen Kebijakan MP – TRP Bappenas a. Pimpinan TRP Pimpinan mengarahkan penerapan MP secara berkelanjutan 40 Pimpinan mengarahkan penerapan MP menjadi bagian semua aktifitas TRP Pimpinan mengarahkan penerapan MP untuk terjadi integrasi dengan semua pihakpihak terkait dari Deputi, Kementerian PPN/Bappenas dan di luar Kementerian PPN/Bappenas b. Waktu Dalam MP TRP Proses aktifitas MP mempunyai waktu yang jelas untuk menyimpan dan menyebarluaskan pengetahuan-pengetahuan Waktu berbagi ke dalam sistem dicatat sebagai bentuk dari kinerja individu, team dan organisasi untuk semua aktifitas MP c. Arah Penerapan MP TRP Penerapan MP akan berlanjut sampai terbentuk aktifitas MP menjadi bagian seluruh aktifitas dari TRP Berbagi pengetahuan melalui MP TRP berkelanjutan mulai dari TRP sendiri, kemudian Deputi, hingga lingkup Kementerian PPN/Bappenas dan terbentuk pengetahuan dengan bagian-bagian di luar Kementerian PPN/Bappenas d. Aplikasi dan Fitur Sistem MP TRP Sistem aplikasi MP dikembangkan secara bertahap dan berkelanjutan Aplikasi MP dimulai dari TRP dan kemudian mendapatkan feedback dari lingkungan satu deputi yang mana TRP terdapat di dalamnya, kemudian seluruh Kementerian PPN/Bappenas dan akhirnya dari bagian-bagian luar Kementerian PPN/Bappenas untuk semua aktifitas MP TRP Sistem Aplikasi MP akan menggunakan pendekatan Web 2.0 untuk lebih luas dan terintegrasi 4.5 Standar Operation Procedure (SOP) MP TRP SOP adalah suatu set instruksi (perintah kerja) terperinci dan tertulis yang harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan tertentu (detailed, written instructions to achieve uniformity of the performance of a specific function) dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai. SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, dan sarana komunikasi antara pelaksana dan pengawas, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan secara konsisten. Para pekerja akan lebih percaya diri dalam bekerja karena tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan. SOP bisa digunakan sebagai salah satu alat training dan untuk mengukur kinerja karyawan. SOP Manajemen Pengetahuan (MP) Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan (TRP) Bappenas sebagai langkah awal terdiri dari 2 proses utama, yaitu : 1. Proses Berbagi Pengetahuan MP – TRP Bappenas 2. Proses Administrasi Sistem MP – TRP Bappenas 41 Direktorat TRP Aktifitas KM? Menyusun Laporan Kegiatan Ya Mengikuti Kegiatan KM Menyusun Laporan Kegiatan KM Menyusun File Dokumen Untuk Sistem KM Ya Memberikan Komentar Staff TRP Proses Berbagi Pengetahuan KM - TRP Aktifitas dan Kegiatan TRP Login Sistem KM Lanjut? Mengakses Sistem KM Logout Sistem KM Mengupload Pengetahuan Lanjut? Ya Administrasi Sistem KM Admin KM - TRP Proses Administrasi Sistem KM - TRP Gambar 23. Proses Berbagi Pengetahuan MP – TRP Bappenas Lanjut? Ya Memberikan Komentar Login Sistem KM Lanjut? Mengakses Sistem KM Logout Sistem KM Mengupload Pengetahuan Lanjut? Ya Gambar 24. Proses Administrasi Sistem MP – TRP Bappenas 4.6 Perangkat dan Teknik MP TRP Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan (TRP) Kementerian PPN/Bappenas sebagai langkah awal menetapkan perangkat dan teknik untuk mendukung penerapan Manajemen Pengetahuan (MP), dilakukan melalui: (a) Community of Practices, (b) Learning Reviews, (c) Brainstorming and Meeting, (d) Video and Audio dan (e) Sistem Manajemen Pengetahuan (MP). Perangkat ini akan terus berkembang ketika penerapan MP juga berkembang di lingkungan TRP sendiri. 42 Gambar 25. Perangkat dan Teknik MP – TRP Bappenas 1. Community of practice (COP) Dalam COP ini, Direktorat TRP telah melakukan pembentukan kelompok atau bagian sesuai dengan bidang yang ada di Direktorat TRP untuk berbagi pengetahuan. Adapun pengetahuan yang dikumpulkan tersebut berasal dari semua materi terkait dengan pelaksanaan kegiatan Tata Ruang dan Pertanahan selama Tahun 2014 serta pengumpulan informasi melalui media sosial seperti portal, e-trp, e-bkprn, milis, majalah, buku dan sebagainya, sehingga dari semua informasi tersebut terkumpul dan dapat berbagi dengan para anggota kelompok tersebut. 2. Learning Reviews Semua bahan pembelajaran/pelatihan/kegiatan/meeting yang diperoleh setiap staf TRP disimpan ke dalam sistem MP TRP. Salah satu input yang menjadikan perangkat ini bisa berjalan dengan baik dikarenakan dalam pengumpulan informasi dari setiap anggota kelompok dikumpulkan dalam bentuk BTOR (Back to Report Office). BTOR merupakan laporan hasil dari rapat/pertemuan/kegiatan yang telah dilakukan maupun diikuti oleh seluruh staf TRP, baik itu berupa bahan paparan, maupun diskusi, untuk dapat disimpan dalam sistem MP TRP. Dengan adanya BTOR yang didistribusikan ke seluruh staf TRP, diharapkan semua staf dapat meningkatkan wawasan dan pengetahuan terkait Bidang Tata Ruang dan Pertanahan. 3. Meeting and Brainstorming Setiap pertemuan aktifitas TRP menjadi bagian dari aktifitas MP. Hal ini juga dilakukan dengan berbagai pertemuan seperti rapat staf (mingguan, bulanan) dan rapat dengan para mitra kerja (Kementerian/Lembaga) dalam proses perencanaan, koordinasi, pemantauan dan evaluasi terkait dengan pelaksanaan tugas bidang tata ruang dan pertanahan. 43 4. Video and Audio MP Dalam menghadiri beberapa kegiatan diskusi penting yang terkait dengan Bidang Tata Ruang dan Pertanahan, Dit. TRP telah memanfaatkan alat voice recorder sebagai perekam audio, sehingga pengetahuan tersebut tersimpan dalam bentuk audio. Dalam penggunaan video saat ini belum dilakukan secara optimal, namun akan dilakukan secara bertahap. Media perekaman tersebut sangat penting untuk berbagi semua aktifitas MP TRP. 5. Sistem Aplikasi MP TRP Sistem aplikasi MP TRP merupakan sistem pendukung utama yang memiliki fungsi untuk menyimpan dan berbagi pengetahuan tentang Bidang Tata Ruang dan Pertanahan di lingkup Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan, Kementerian PPN/Bappenas. 44 BAB V KESIMPULAN DAN REKOMENDASI 5.1 Kesimpulan Penerapan sistem manajemen pengetahuan (Knowledge Management System) yang dilakukan Kementerian PPN/Bappenas tentu belum bisa memberikan hasil yang optimal dalam mengelola pengetahuan organisasi pemerintah khususnya Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan. Idealnya, penerapan sistem manajemen pengetahuan langsung diterapkan pada seluruh atau sebagian organisasi yang banyak mengelola pengetahuan dalam bentuk inovasi atau peraturan-peraturan. Manajemen pengetahuan diperlukan agar organisasi mampu melaksanakan fungsinya secara efektif sehingga kesenjangan pengetahuan pada setiap elemen organisasi dapat diminimalisir. Berdasarkan hasil kegiatan dalam mempersiapkan, menyusun, dan melaksanakan serta menerapkan sistem manajemen pengetahuan di Direktorat TRP maka dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut: 1) Sistem MP TRP sudah dapat berjalan dan telah mulai digunakan oleh seluruh staf TRP sejak 18 Agustus 2014. 2) Batas waktu diusulkan 2 (dua) hari kerja untuk meng-upload bahan-bahan dari hasil setiap pertemuan/rapat/meeting yang dilaksanakan maupun yang diikuti oleh staf Dit.TRP pada sistem MP TRP. 3) Adanya penambahan satu kelompok lagi yakni administrasi dan perpustakaan. 4) Untuk perwakilan dari Direktorat di luar TRP, dapat diberikan username “Tamu TRP”. 5.2 Saran dan Rekomendasi Berdasarkan hasil kegiatan MP TRP yang sudah berjalan selama satu tahun ini, maka saran dan rekomendasi yang dapat disampaikan adalah bahwa suatu organisasi akan mempunyai kinerja yang “okey punya” jika menerapkan sistem manajemen pengetahuan (Turban cs, Information technology for management). Disarankan agar semua informasi dan pengetahuan dari seluruh komponen organisasi dalam hal ini Direktorat TRP yang berasal dari aktifitas rapat – rapat harian, informasi mengenai peraturan – peraturan terbaru serta data – data lain yang menunjang dapat dikumpulkan dengan suatu sistem informasi yang mudah untuk diakses oleh seluruh anggota organisasi. Dengan demikian, jika sistem informasi tersebut (Knowledge Management System) sewaktu-waktu diperlukan, maka sistem tersebut dapat diakses oleh anggota organisasi guna keperluan rapat di manajemen puncak, sehingga data, informasi dan pengetahuan yang ada sudah merupakan gabungan dari pengetahuan seluruh anggota organisasi. 45 Oleh karena itu, rekomendasi bagi pengembangan dan peningkatan sistem MP TRP adalah sebagai berikut: 1) Perbaikan sistem MP TRP perlu dilakukan secara bertahap dan berkelanjutan. 2) Penguatan sistem MP TRP dengan melakukan perbaikan pada teknik dan perangkat MP yang telah digunakan. 3) Penggunaan sistem MP TRP dapat digunakan secara optimal oleh seluruh staf Direktorat TRP. 4) Melakukan diskusi dan berbagi pengetahuan lebih lanjut mengenai penerapan sistem informasi/MP dengan Direktorat lain di Kementerian PPN/Bappenas seperti Pusdantinrenbang dan Direktorat Perumahan dan Permukiman; maupun dengan instansi lain di luar Kementerian PPN/Bappenas untuk memperkaya referensi. Panjangnya tahapan penerapan manajemen pengetahuan mengindikasikan bahwa manajemen pengetahuan tidak dapat serta merta langsung diterapkan di Kedeputian secara khusus maupun Kementerian PPN/Bappenas. Selain itu, oleh karena banyak staf baik di Direktorat ataupun Kedeputian di Kementerian PPN/Bappenas tidak semuanya memahami konsep manajemen pengetahuan, maka diperlukan pihak lain di luar Kementerian PPN/Bappenas yang dapat membantu penerapan manajemen pengetahuan. Oleh karena itu, penerapan kegiatan manajemen pengetahuan (MP) pada Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan ini diharapkan membantu secara khusus Kedeputian Pengembangan Regional dan Otonomi Daerah dan secara umum Kementerian PPN/Bappenas untuk melihat lebih teknis apa-apa yang perlu dipersiapkan dalam penerapan manajemen pengetahuan pada level Direktorat maupun Kedeputian di Kementerian PPN/Bappenas. 46 DAFTAR PUSTAKA Aldi, B. Elnath. 2005. Menjadikan Manajemen Pengetahuan Sebagai Keunggulan Kompetitif Perusahaan Melalui Strategi Berbasis Pengetahuan. Semarang. Davenport, T. H. (1998). Working Knowledge: How Organization Manage What They Know. Davidson, C. a. (2003). Manajemen Pengetahuan, An Introduction to creating competitive advantage from intellectual capital. New Delhi: Vision Book. Jason Cole & Helen Foster. 2006. Using Moodle, 2th Edition, Teaching with the popular open source Course Management System. Jetter, Antoin, dkk. (2006). Knowledge Integration: The Practice of Manajemen Pengetahuan in Small and Medium Enterprises. Springer. 7. Halliday, Kelly, McMurray, Morrow (2007), Knowledge Elicitation. Jurnal JIBEKA Volume 7, No 3 Agustus 2013: 26 – 32 Manajemen Pengetahuan: Belajar dari Singapore Armed http://www.dunamis.co.id/knowledge/details/articles/167. Diakses pada 23 Mei 2014. Forces. Manajemen Pengetahuan. http://en.wikipedia.org/wiki/Knowledge_Management diakses 17 Juli 2014. Nonaka, I. a. (1995). The Knowledge Creating Company: How Japanesse Companies Create The Dynamics In Innovation. Oxford University Press. Profil Pikul Agustus 2011 English Version Siregar, Ahmad Ridwan. 2005. Manajemen Pengetahuan Perspektif Pustakawan. Disampaikan dalam Seminar Ilmiah Nasional IPI di PekanBaru Riau, 31 Mei – 3 Juni 2005. Tiwana, A. (2000). The Manajemen Pengetahuan Tollkit. Prentice Hall PTR. Upper Saddle River, NJ 07458. 47 LAMPIRAN NOTULENSI RAPAT KOORDINASI MANAJEMEN PENGETAHUAN NOTULENSI RAPAT KOORDINASI I Hari/Tanggal Tempat Pimpinan Rapat Peserta : : : : Kamis/05 Juni 2014 Ruangan Sekretariat BKPRN Bp. Haitan dan Tim Infosos Subdit Infosos, Subdit Pertanahan, dan Sekretariat RAN HASIL DISKUSI 1. Diskusi yang semula dijadwalkan tanggal 03 Juni 2014, diubah menjadi tanggal 05 Juni 2014 dan dihadiri oleh Tenaga Ahli MP, Staf Infosos, dan Staf Pertanahan beserta Sekretariat RAN. 2. Diskusi ini bertujuan untuk membahas mengenai K-Map dari masing-masing kelompok yang sebelumnya sudah terbagi menjadi lima, yakni: Sekretariat BKPRN, Sekretariat RAN, Subdit Tata Ruang, Subdit Pertanahan, dan Subdit Infosos. 3. Diskusi ini juga merupakan lanjutan dari Diskusi Manajemen Pengetahuan pada tanggal 21 Mei 2014 dan 28 Mei 2014. Pada tanggal 21 Mei 2014 membahas mengenai K-Map Subdit Tata Ruang, Subdit Pertanahan, dan Sekretariat RAN. Sementara tanggal 28 Mei 2014 membahas mengenai K-Map Subdit Infosos dan Sekretariat BKPRN. 4. Pada diskusi kali ini semula akan membahas mengenai isian form oleh Subdit Tata Ruang dan Subdit Pertanahan, dan Sekretariat RAN. Namun karena Subdit Tata Ruang tidak dapat hadir, maka diganti oleh Subdit Infosos. 5. Beberapa hal penting yang dibahas dalam diskusi tersebut, yakni: a. Proses Diskusi Manajemen Pengetahuan saat ini sudah masuk pada proses pengumpulan pengetahuan TRP yang disesuaikan dengan kelima grup yang sudah dibagi. b. Form yang diberikan oleh TA (Bp. Haitan) ada tiga jenis form, yakni: Form Pemilik Pengetahuan/Pembagi Pengetahuan (Untuk kepakaran dibagi menjadi dua bagian, untuk kepakaran yang sesuai dengan K-map/jobdesk & kepakaran individual), Form Bagian/Group sebagai deskripsi untuk setiap grup, dan Form Pengetahuan yang diisi dalam bentuk softcopy (5) dan bentuk hardcopy (5), sehingga total 10 untuk per individu. c. Pada Form Pengetahuan ada beberapa poin tambahan, yakni: Untuk poin tanggal catat menjadi dua bagian, yakni: tanggal catat dokumen dan tanggal catat komputer. Tanggal catat dokumen adalah tanggal penyusunan/pembuatan/penerimaan dokumen tersebut. Sementara tanggal catat komputer adalah tanggal pada saat dokumen di-unggah ke sistem. Untuk poin pemilik dapat ditulis lebih dari satu orang. Ditambahkan poin penggunggah sebagai orang yang akan mengunggah dokumen/pengetahuan tersebut. Pengetahuan bisa didapat dari berbagai sumber dan kategorinya disesuaikan dengan K-Map yang sudah disusun oleh masing-masing grup. d. Untuk kepakaran Subdit Pertanahan difokuskan sementara menjadi empat hal utama, yakni: 48 1) 2) 3) 4) Perencanaan Pembangunan Analisa Kebijakan Management Strategy Penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) 6. Aplikasi sistem K-MAP TRP sedang disusun oleh Mas Indra. Diharapkan sistem ini dapat diselesaikan akhir Juni, untuk selanjutnya di bulan Juli akan difokuskan bagian mana dari K-Map TRP ini yang akan diterapkan. NOTULENSI RAPAT KOORDINASI II Hari/Tanggal Tempat Pimpinan Rapat Peserta : : : : Kamis/12 Juni 2014 Ruangan Sekretariat BKPRN Bp. Haitan dan Tim Infosos Subdit Infosos dan Sekretariat BKPRN HASIL DISKUSI 1. Diskusi dihadiri oleh Tenaga Ahli MP, Staf Infosos, dan Staf Sekretariat BKPRN. 2. Diskusi ini bertujuan untuk: 1) membahas mengenai K-Map dari masing-masing kelompok yang sebelumnya sudah terbagi menjadi lima (Sekretariat BKPRN, Sekretariat RAN, Subdit Tata Ruang, Subdit Pertanahan, dan Subdit Infosos); 2) membahas mengenai aplikasi sistem K-Map yang sedang dibuat oleh Mas Indra. 3. Diskusi ini juga merupakan lanjutan dari Diskusi Manajemen Pengetahuan pada tanggal 05 Juni 2014 yang membahas mengenai isian form Subdit Infosos, Subdit Pertanahan, dan Sekretariat RAN. 4. Pada diskusi kali ini membahas mengenai isian form oleh Subdit Tata Ruang dan Sekretariat BKPRN secara singkat, dan sistem K-Map yang tengah dalam proses penyusunan. 5. Beberapa hal penting yang dibahas dalam diskusi tersebut, yakni: a. Proses Diskusi Manajemen Pengetahuan saat ini sudah masuk pada proses pengumpulan pengetahuan TRP yang disesuaikan dengan kelima grup yang sudah dibagi. b. Form Pengetahuan direncanakan akan dikumpulkan sebanyak 50, dengan rincian sebagai berikut: (i) bentuk softcopy sebanyak 40 dan (ii) bentuk hardcopy sebanyak 10. c. Untuk kepakaran Sekretariat BKPRN difokuskan sementara menjadi lima hal, yakni: Penyusunan SOP Penggunaan Aplikasi GIS (Sistem Informasi Geospasial) Analisa Kebijakan/Peraturan Exhibition Management (Pengelolaan kegiatan) Meeting Management (Pengelolaan rapat dan pertemuan) d. Berdasarkan hasil diskusi, aplikasi sistem K-MAP TRP yang disusun oleh Mas Indra diusulkan untuk dilakukan beberapa hal sebagai berikut: Penambahan untuk poin ‘kategori’, Untuk poin hardcopy dan softcopy yang terpisah, berikutnya akan digabungkan ke dalam direktori Knowledge. Penamaan sistemnya yakni Manajemen Pengetahuan TRP 49 TINDAK LANJUT 1. Jadwal pertemuan untuk membahas mengenai sistem aplikasi K- Map TRP (Bp. Haitan dengan Mas Indra), dijadwalkan pada minggu ke-4 Juni, sekitar tanggal 24 Juni 2014, pukul 09.00 – selesai di Sekretariat BKPRN. 2. Jadwal pertemuan berikutnya dengan Dir. TRP dan Subdit Infosos dijadwalkan pada tanggal 01 Juli 2014 pukul 09.00 – selesai di Sekretariat BKPRN. NOTULENSI RAPAT KOORDINASI III Hari/Tanggal Tempat Pimpinan Rapat Peserta : : : : Kamis/26 Juni 2014 Ruangan Sekretariat BKPRN Bp. Haitan dan Tim Infosos Subdit Infosos dan Sekretariat BKPRN HASIL DISKUSI 1. Diskusi dihadiri oleh Tenaga Ahli MP beserta tim dan Staf Infosos 2. Diskusi ini bertujuan untuk membahas pemutakhiran aplikasi sistem K-Map yang sedang dibuat oleh Mas Indra. 3. Diskusi ini juga merupakan lanjutan dari Diskusi Manajemen Pengetahuan pada tanggal 12 Juni 2014 yang membahas mengenai isian form Sekretariat BKPRN. 4. Beberapa hal penting yang dibahas dalam diskusi tersebut, yakni: a. Proses Diskusi Manajemen Pengetahuan saat ini sudah masuk pada proses pengumpulan pengetahuan TRP dan pembuatan aplikasi sistem MP TRP. b. Form Pengetahuan direncanakan akan dikumpulkan sebanyak 50, dengan rincian sebagai berikut: (i) bentuk softcopy sebanyak 40 dan (ii) bentuk hardcopy sebanyak 10. Form tersebut akan diinput pada sistem yang tengah disusun dan akan dijadikan sebagai model awal. c. Berdasarkan hasil diskusi, aplikasi sistem K-MAP TRP yang disusun oleh Mas Indra diusulkan untuk dilakukan penambahan hal sebagai berikut: Penambahan untuk menu ‘kategori’, Penambahan untuk menu ‘pengetahuan individu/pengetahuanku’, Penambahan untuk menu ‘komentar,’ d. Tenaga Ahli MP berencana untuk membantu dalam penyusunan laporan akhir untuk Bab III mengenai Peta jalan Manajemen Pengetahuan dan Bab IV. e. Output yang dihasilkan dari Manajemen Pengetahuan, yakni: 1) Peta jalan 2) SOP Manajemen Pengetahuan 3) K-Map TRP 4) Aplikasi sistem MP TRP TINDAK LANJUT Kesimpulan dan tindak lanjut sebagai berikut: berupa jadwal pertemuan berikutnya dengan Dir. TRP dan Subdit Infosos dijadwalkan pada tanggal 01 Juli 2014 pukul 09.00 – selesai di Ruang Direktur. 50 NOTULENSI RAPAT KOORDINASI IV Hari/Tanggal Tempat Pimpinan Rapat Peserta : : : : Selasa/1 Juli 2014 Ruangan Rapat Direktur TRP Bp. Direktur TRP Subdit Infosos dan Bp. Haitan HASIL DISKUSI 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Perlu SOP/kebijakan penggunaan aplikasi MP, yg nantinya dijelaskan dalam lokakarya. Untuk Direktur bisa masuk ke semua grup (kaya option disposisi). Untuk mengisi bidang Sekretariat RAN, bisa diambil dari Subdit Pertanahan Pengelompokan bahan berdasarkan keyword, kemudian masuk ke dalam master data. Keyword bisa di klik. Ada menu search. Diharapkan dapat dikomentari oleh siapa saja termasuk dalam 1 grup atau beda grup. Hal ini akan ditindaklanjuti dengan sistem yang ada.Termasuk untuk melihat pengetahuan individu atau kelompok lainnya. Tipe pengetahuan softcopy berbentuk link. Kebijakan penerapan MP akan disampaikan oleh Bp. Direktur TRP Draft sop, peta jalan, dan kebijakan akan disusun oleh Pak Haitan. SOP pake bussiness process management 2.0 Tindak lanjut Tanggal 21 juli akan diadakan Lokakarya berupa demo (mas indra), peta jalan, kebijakan, sop. Dengan mengundang peserta diluar staf Direktorat TRP termasuk Pusdatin Bappenas. Softlaunching wakil dari masing2 direktorat. NOTULENSI RAPAT KOORDINASI V Hari/Tanggal Tempat Pimpinan Rapat Peserta : : : : Selasa/8 Juli 2014 Ruangan Rapat Sekretariat BKPRN Subdit Infosos Subdit Infosos, Staf Pusdatin dan Konsultan MP Pusdatin dan Bp. Haitan HASIL DISKUSI 1. Diskusi dihadiri oleh Tenaga Ahli MP TRP dan Tenaga Ahli MP Pusdatin beserta staf Pusdatin dan Staf Infosos. 2. Diskusi ini bertujuan untuk berbagi informasi mengenai penerapan MP di TRP dan MP di Pusdatin, serta sejauh mana kedua sistem MP tersebut dapat saling mendukung antara satu dengan yang lain. 3. Diskusi ini juga merupakan lanjutan dari Diskusi Manajemen Pengetahuan pada tanggal 03 Juli 2014 yang membahas mengenai MP yang telah dilakukan oleh Pusdatin. 4. Reviu singkat mengenai MP di TRP: 51 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. a. MP TRP yang telah berjalan saat ini lebih fokus kepada proses pengumpulan pengetahuan/substansi yang dimiliki oleh Direktorat TRP. MP TRP yang disusun memiliki fungsi untuk mendukung aktivitas Direktorat. b. MP TRP yang tersusun didasarkan pada pemetaan pekerjaan yang dilakukan oleh setiap subdit/sekretariat di Direktorat, yang kemudian disesuaikan dengan kepakaran masingmasing subdit dan kepakaran masing-masing personal. c. Sistem MP TRP yang dibangun merupakan langkah awal dari aplikasi untuk berbagi pengetahuan/substansi dari masing-masing subdit/sekretariat di Direktorat TRP. d. Rencana peta jalan untuk 5 tahun mendatang, Sistem MP TRP diharapkan dapat dikembangkan dengan baik hingga tingkatan Bappenas. Namun demikian, prosesnya perlu dilakukan secara bertahap. Untuk tahun 2015 akan dicoba untuk dikenalkan di lingkup Deputi. e. Terkait dengan pelaksanaan sistem MP ini, harus didukung oleh kebijakan dan SOP serta dukungan dan komitmen dari pimpinan, sehingga dapat diaplikasi ke seluruh staf yang ada di Direktorat. Reviu singkat mengenai MP di Pusdatin: a. Pusdatin memiliki tupoksi untuk mensupport data informasi dan teknologi informasi. Untuk itu, Pusdatin mencoba mencuri start dengan menyusun MP di lingkup Bappenas. b. Pusdatin telah memulai kegiatan MP dari tahun 2013, yakni Kajian tentang Keseluruhan MP untuk di Bappenas. Tahun 2014, kegiatan MP Pusdatin yakni Penguatan Instrumen Teknologi Informasi untuk MP. c. MP yang coba disusun oleh Pusdatin secara makro meliputi RPJMN dan RKP di seluruh Bappenas. d. Saat ini Pusdatin memiliki 3 aplikasi yang bernaung di bawah kegiatan MP, yakni: (i) Hasil Rapat Bappenas, yang didapat dari hasil rapim; (ii) Buka Warung, pengumpulan data dari setiap Direktorat; dan (iii) e-monev, yang merupakan implementasi dari PP 39 yang memberikan informasi mengenai program kegiatan K/L. e. Sebelumnya, Pusdatin pernah membuat aplikasi Jejaring Kerja yang merupakan bagian dari pemetaan kompetensi, namun aplikasi tersebut kurang mendapat respon yang baik. f. Untuk aplikasi MP yang meliputi RPJMN dan RKP tersebut, Pusdatin menggunakan aplikasi timeline sederhana yakni SMILE WIDGETS. g. Terkait dengan kegiatan MP, Pusdatin mendapatkan kesulitan karena kurangnya respon dari pimpinan untuk kegiatan ini. Untuk mendatang, harapannya dukungan dan komitmen dari pimpinan terkait kegiatan ini dapat memberi peranan penting untuk perkembangan MP tersebut. Secara umum, MP di TRP dan MP di Pusdatin memiliki konsep yang sama. Perbedaaannya jika di Pusdatin lebih kepada support untuk bagian teknologi informasi yang memiliki cakupan luas seBappenas. Sementara MP TRP fokus kepada substansi dengan cakupan yang lebih kecil untuk lingkup Direktorat. Dilihat dari ruang lingkupnya, MP di TRP dapat menjadi sub-bagian dari MP Pusdatin untuk lingkup Bappenas. MP TRP dapat menjadi Pilot Project MP Pusdatin untuk lingkup Bappenas. Untuk penerapan MP sendiri, diperlukan standardisasi yang dapat diaplikasikan ke setiap pengguna MP, sehingga MP satu dengan yang lainnya saling mendukung. Perlu adanya kebijakan dan regulasi yang jelas jika mendatang MP akan diberlakukan di lingkup Bappenas. Dukungan dan komitmen dari pimpinan memiliki peranan penting untuk penerapan kegiatan MP. Perlunya dibuat semacam komunitas khusus untuk pengguna MP, atau dibangun semacam Knowledge Café. 52 TINDAK LANJUT 1) Dit. TRP akan melakukan perbaikan dan pemutakhiran dari sistem MP yang telah disusun dan mengadakan lokakarya pada tanggal 21 Juli 2014. Pada lokakarya tersebut akan diundang perwakilan dari masing-masing Direktorat di bawah Kedeputian Bidang Pengembangan Regional dan Otonomi Daerah. 2) Pihak Pusdatin akan menginformasikan hasil dari rapat koordinasi kepada pimpinan dan menindaklanjuti segera. NOTULENSI RAPAT KOORDINASI VI Hari/Tanggal Tempat Pimpinan Rapat Peserta : : : : Senin/21 Juli 2014 Hotel Oria, Jakarta Pusat Direktur Tata Ruang dan Pertanahan Subdit Infosos, Staf Pusdatin dan Konsultan MP Pusdatin dan Bp. Haitan HASIL DISKUSI 1. Lokakarya ini dihadiri oleh Tenaga Ahli MP TRP, seluruh staf Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan, dan perwakilan dari Direktorat KKDT, yakni Pak Togu. 2. Lokakarya ini bertujuan untuk: a) Diseminasi kebijakan, peta jalan, dan tool/media penerapan Manajemen Pengetahuan di Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan, dan b) Launching sistem aplikasi Manajemen Pengetahuan di Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan. 3. Keluaran yang diharapkan pada lokakarya ini yakni adanya masukan dari para user sistem dan pengembang Manajemen Pengetahuan untuk perbaikan penerapan MP di Dit Tata Ruang dan Pertanahan. 4. Lokakarya ini juga merupakan presentasi akhir mengenai perkembangan sistem Manajemen Pengetahuan dari hasil diskusi yang dilakukan pada periode Mei – Juli 2014. 5. Lokakarya ini dibuka oleh Direktur Tata Ruang dan Pertanahan lalu dilanjutkan dengan paparan dari Tenaga Ahli, Pak Haitan, terakhir demo aplikasi sistem MP yang telah disusun oleh Mas Indra, staf Infosos. Setelahnya diadakan tanya jawab dan buka puasa bersama. 6. Paparan Direktur Tata Ruang dan Pertanahan: d) Kebijakan MP TRP yakni: (a) Penerapan kegiatan MP diharapkan dapat menjadi bagian dari semua aktifitas TRP; (b) Sistem aplikasi MP TRP yang telah disusun dikembangkan secara bertahap dan berkelanjutan; dan (c) Aplikasi MP TRP diharapkan sudah digunakan oleh seluruh staf TRP pada pertengahan Agustus 2014 (18 Agustus 2014). e) Peta jalan MP TRP untuk lima tahun ke depan, yakni: (1) Tahap Getting Started - 2014; (2) Tahap Explore and Experiment – 2015; (3) Tahap Expand and Support – 2016; (4) Tahap Institutionalize MP - 2017; (5) Tahap Integrate MP – 2018. f) Tools yang digunakan MP TRP yakni: (i) Community of Practice; (ii) Learning Reviews; (iii) Meeting and Brainstorming; (iv) Video and Audio; dan (v) Sistem Aplikasi MP. 7. Paparan Tenaga Ahli MP, Bapak Haitan: a) Agenda pengetahuan TRP yakni: Membuat pengetahuan dan proses pengetahuan lebih eksplisit Pengembangan kerangka kerja strategis untuk memandu eksploitasi pengetahuan – dalam produk, jasa, dan proses; dan 53 Pengenalan metode yang lebih sistematiss untuk manajemen pengetahuan b) Penyusunan sistem aplikasi MP didasarkan dari form yang diberikan sebelumnya, yakni form personal, form group, dan form pengetahuan. Ada kesulitan saat menentukan komponen kepakaran, karena persyaratan kompetensi tidak ada. Namun demikian, kepakaran disesuaikan dengan K-Map yang telah disusun oleh masing-masing Subdit/Sekretariat. c) MP diharapkan tidak dianggap sebagai kegiatan yang episodik, namun terus menerus dan berkelanjutan, karena akan bermanfaat bagi perkembangan dan pertumbuhan sebuah organisasi. d) Untuk kebijakan penggunaa aplikasi MP TRP, dianjurkan setelah 2 (dua) hari kerja, bahan paparan yang didapatkan untuk segera diupload di sistem yang telah disusun tersebut. e) Untuk saat ini, sistem aplikasi MP khusus untuk TRP dan tidak dapat dilihat oleh Direktorat lain kecuali memang jika ada permintaan khusus. 8. Beberapa hal yang dibahas dalam diskusi: a. Perkuat terlebih dahulu informasi dan pengetahuan secara internal, lalu sistem MP tersebut dapat dibuka keluar. Untuk perkiraan waktu selama dua tahun penguatan di internal dirasa sudah cukup. Setelahnya sistem tersebut dapat dibuka ke Direktorat lain di Bappenas. b. Sistem yang telah disusun dapat direplikasi dan digunakan oleh Direktorat lain, namun demikian untuk masing-masing Direktorat akan berbeda, disesuaikan dengan konten/substansi dan struktur yang dimiliki oleh masing-masing Direktorat yang ada. c. K-Map yang disusun saat ini bukan final, melainkan bisa berubah-ubah disesuaikan dengan pengetahuan yang didapatkan oleh masing-masing Subdit/Sekretariat. d. Sistem MP berbeda dengan portal, website, maupun milis, karena berfokus pada pengetahuan dan prosesnya, serta memiliki lingkup yang lebih luas. Sementara untuk portal, website, dan milis lebih kepada tools untuk menyebarluaskan pengetahuan tersebut. e. Untuk mendatang, bahan-bahan dari hasil rapat disarankan untuk diupload di sistem aplikasi MP, kecuali untuk BTOR yang diupload melalui naskah dinas. f. Untuk memasukkan informasi/pengetahun mengenai buku-buku, disarankan untuk membuat grup baru yakni administrasi dan perpustakaan. g. Untuk perwakilan dari Dit. KKDT akan dibuatkan username khusus yang dapat melihat dan mendownload pengetahuan di TRP, namun tidak dapat mengupload. Username yang akan diberikan sementara bersifat sementara, dengan nama “Tamu TRP”. TINDAK LANJUT Kesimpulan yang didapat dari lokakarya tersebut, yakni: 1. Sistem MP TRP sudah dapat berjalan dan diharapkan sudah digunakan oleh seluruh staf TRP sejak 18 Agustus 2014, 2. Batas waktu diusulkan 2 (dua) hari kerja untuk upload bahan-bahan di sistem MP TRP, 3. Perlu penambahan satu grup lagi yakni administrasi dan perpustakaan, dan 4. Untuk perwakilan dari Direktorat di luar TRP, dapat diberikan username “Tamu TRP”. Tindak lanjut dari lokakarya tersebut, yakni: a) Perbaikan sistem MP TRP akan dilakukan secara bertahap dan berkelanjutan. b) Penyusunan laporan akhir MP c) Tim MP akan melakukan diskusi dan sharing dengan Dit. Perumahan dan Permukiman setelah Lebaran mengenai sistem informasi/MP yang dimiliki oleh mereka (waktu akan ditentukan kemudian). FOTO-FOTO KEGIATAN MP TRP 54 Gambar 26. Kegiatan Lokakarya Awal Manajemen Pengetahuan pada Bulan Februari 2014 Gambar 27. Kegiatan Diskusi Kelompok dengan TA MP TRP, Bpk. Haitan Rachman 55 Gambar 28. Kegiatan Lokakarya Manajemen Pengetahuan di Hotel AMPani, 20 Februari 2014 Gambar 29. Kegiatan Lokakarya Akhir Manajemen Pengetahuan di Hotel Oria, 21 Juli 2014 56 LAMPIRAN II FORM MP TRP FORM PEMILIK / PEMBAGI PENGETAHUAN Nama : Photo : Email : Telepon : Bagian / Grup : Kepakaran : Sesuai dengan K-Map: Kepakaran Individual: Username : Password : 57 FORM BAGIAN / GRUP Nama : Deskripsi : Pimpinan : Moderator : File K-Map : 58 FORM PENGETAHUAN Judul : Penjelasan Singkat : Keyword : Katagori : Tipe : Softcopy Hardcopy HARDCOPY Lokasi : Komentar : Pemilik : Ya Tidak PPT DOC Tanggal Catat : SOFTCOPY Nama File : Tipe : PDF ZIP VIDEO Tulisan Komentar : Pemilik : Ya Tidak 59 Pengunggah : Tanggal Catat Dokumen : Tanggal Catat Komputer : Catatan: 1. 2. 3. 4. Pemilik = Bisa lebih dari satu orang. Pengunggah = Orang yang menggunggah data tersebut. Tanggal catat dokumen = Tanggal penyusunan/pembuatan/penerimaan dokumen. Tanggal catat computer = Tanggal saat dokumen di-unggah pada system (tidak perlu diisi, karena akan tercatat otomatis saat mengunggah dokumen). 60