PORTFOLIO SKRIPSI

PORTFOLIO SKRIPSI
NIM
Nama
Jurusan
Nama Perusahaan
Pembimbing
Kode
Dosen
Nama
: 0900829224
: Josephine Leonita Bernadette
: Teknik Industri – Sistem Informasi
: PT Darmawan Surya Perkasa
:
D1507
Bambang Sugiharto, Ir., M.Eng.sc.
Kode
Dosen
Nama
D1206
Suparto Darudiato, S.Kom., MM.
Skripsi:
Manajemen persediaan yang belum terstruktur dengan baik dialami oleh PT.Darmawan Surya Perkasa. Solusi
yang diberikan dari sisi Teknik Industri adalah berupa metode persediaan, mulai dari peramalan, sampai reorder point. Sedangkan solusi dari sisi Sistem Informasi adalah perancangan aplikasi untuk memudahkan
perusahaan dalam melakukan proses pengadaan dan pencatatan pengeluaran barang. Inisiatif ini muncul
berdasarkan dari wawancara dengan pemilik PT Darmawan Surya Perkasa, dibantu dengan saran dan kritik
dari dosen-dosen pembimbing.
ABSTRACT
One measurement of a successful distributor company is able to meet customer needs and demand
with precise, both in terms of time, quality, and quantity of product. PT Darmawan Surya Perkasa
doesn’t have any appropriate methods for inventory management such as: sales forecasting to
determine the next period sales, safety stock, economic order quantity (EOQ), and when the reorder
point must be made . In addition, in terms of recording stock goods in and out of the warehouse, is
still done manually. The purpose of this paper is to help establish proper inventory management
methods and facilitate activities of the company in conducting procurement activities and
expenditures from the warehouse. The calculation starts from the sales forecasting for the next
period using the trend projection method, and next determine the safety stock, EOQ and Re-Order
Point (ROP) with traditional inventory methods for product Trupon DX. Followed by designing a
web-based system with the implementation of the object oriented & analysis design (OOAD) in the
form of use case diagram, class diagram, sequence diagram. This application is expected to be used
by PT. Darmawan Surya Perkasa to facilitate the procurement of goods and warehouse expense, as
a place to store historical data procurement and expenditures, and to know when to make orders to
suppliers. (JLB)
Keywords: Inventory, Forecasting, safety stock, EOQ, Re-Order Point (ROP), UML
ABSTRAK
Salah satu tolak ukur keberhasilan perusahaan penyalur produk yaitu mampu memenuhi kebutuhan
dan permintaan pelanggan dengan tepat, baik dari segi waktu, kualitas, maupun kuantitas produk.
PT Darmawan Surya Perkasa belum mempunyai metode yang tepat untuk manajemen
persediaannya seperti: peramalan untuk menentukan penjualan periode selanjutnya, jumlah stok
minimum yang harus dimiliki, jumlah pesanan ekonomis setiap kali memesan (EOQ), serta kapan
pemesanan kembali harus dilakukan. Selain itu dalam hal pencatatan stok barang yang masukkeluar gudang, masih dilakukan secara manual. Tujuan dari skripsi ini adalah membantu
menetapkan metode manajemen persediaan yang tepat dan memfasilitasi kegiatan perusahaan
dalam melakukan aktivitas pengadaan dan pengeluaran barang dari gudang. Perhitungan dimulai
dari peramalan penjualan untuk periode selanjutnya menggunakan metode trend projection, lalu
menentukan safety stock, EOQ dan titik Re-Order Point (ROP) dengan metode persediaan
tradisional untuk produk Trupon DX. Dilanjutkan dengan merancang sistem berbasis web dengan
metode OOAD yang implementasinya berupa dokumentasi dalam use case diagram, class
diagram, sequence diagram. Diharapkan aplikasi ini dapat digunakan oleh PT. Darmawan Surya
Perkasa untuk memfasilitasi proses pengadaan dan pengeluaran barang dari gudang, sebagai
tempat menyimpan data historis pengadaan dan pengeluaran barang, serta untuk mengetahui
kapan harus melakukan pemesanan barang ke supplier. (JLB)
Kata kunci: Persediaan, Forecasting, Safety stock, EOQ, Re-Order Point (ROP), UML
PENDAHULUAN
Persediaan merupakan masalah yang paling sering dijumpai pada bidang industri. Perencanaan yang baik dan
matang dalam hal persediaan sangat penting untuk mengurangi biaya persediaan. Menurut Mulyadi (2002,
p242), ada lima fungsi dari persediaan, yaitu:
1.
2.
3.
4.
5.
Untuk melakukan pembatasan terhadap inflasi dan perubahan harga.
Untuk menghindari terjadinya kekurangan stok (out of stock) yang dapat terjadi karena cuaca,
kekurangan pasokan, masalah mutu, atau pengiriman yang tidak tepat.
Untuk memberikan suatu stok barang-barang agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi
akan timbul dari produsen.
Untuk mengambil keuntungan dari potongan jumlah, karena pembelian dalam jumlah besar
dapat secara substansial menurunkan biaya.
Untuk memasangkan produksi dengan distribusi. Misalnya jika permintaan produk tinggi hanya
pada musim panas, suatu perusahaan dapat membentuk stok pada musim tinggi sehingga biaya
kekurangan stok dan kehabisan stok dapat dihindari.
PT. Darmawan Surya Perkasa mempunyai masalah pada manajemen persediaannya seperti: penentuan
peramalan stok untuk periode selanjutnya, penentuan stok pengaman yang harus disiapkan, penentuan jumlah
pemesanan optimal setiap kali memesan ke supplier, dan waktu pemesanan kembali yang harus dilakukan.
Dengan adanya masalah-masalah tersebut, PT. Darmawan Surya Perkasa pun kerap mengalami kekosongan
stok. Masalah lainnya yang ditemukan adalah dalam pencatatan persediaan, masih dijalankan secara manual.
Berikut ini adalah analisis kebutuhan informasi yang didapatkan dari hasil wawancara dengan pemilik PT.
Darmawan Surya Perkasa:
Tabel 1.1 Analisis Kebutuhan Informasi
Tujuan
Meningkatkan
pelayanan
perusahaan
kepada
pelanggan
dalam hal
persediaan.
Masalah
Perusahaan sering
kehabisan stok
barang sehingga
pelanggan harus
menunggu lama
untuk memperoleh
barang pesanannya.
Memperbaiki
proses
pencatatan
keluar-masuk
barang.
Terjadinya
ketidakakuratan
dalam pencatatan
barang yang masuk
dan keluar gudang.
Solusi
Membuat sistem informasi
pengendalian persediaan
dengan menggunakan
metode EOQ, ROP, dan
safety stock yang dapat
memberikan informasi
mengenai kapan persediaan
harus dipesan kembali
sebelum melewati batas
minimum persediaan.
Membuat sistem untuk
proses pencatatan barang
sehingga arus keluar-masuk
barang dapat tercatat dan
terpantau dengan baik.
Kebutuhan Informasi
- Waktu yang dibutuhkan
dari pemesanan ke
supplier hingga ke tangan
pelanggan.
- Laporan penjualan
(barang yang sering dibeli
oleh pelanggan).
- Laporan persediaan.
- Bukti Pengiriman Barang
- Surat Jalan
- Kertas Stok
- Purchase Order
Tujuan dari penelitian ini:
1.Agar perusahaan dapat mengetahui peramalan permintaan yang harus dipenuhi pada periode selanjutnya.
2.Agar perusahaan dapat mengetahui seberapa besar jumlah safety stock yang harus dimiliki di gudang.
3.Untuk mengetahui jumlah pemesanan ekonomis yang harus dipesan ke supplier setiap kali akan melakukan
pemesanan barang (EOQ).
4.Untuk mengetahui titik re-order point (kapan waktu pemesanan harus dilakukan), sehingga perusahaan
dapat segera melakukan pemesanan barang ke supplier.
5.Merancang sistem informasi persediaan pada PT Darmawan Surya Perkasa agar perusahaan dapat
mengetahui kuantitas persediaan yang terupdate.
METODE PENELITIAN
Metode peramalan yang digunakan adalah metode trend projection (regression).Persamaan yang digunakan
adalah:
Ŷ = a + bx
Metode persediaan yang akan digunakan adalah metode persediaan tradisional yang terdiri dari: Safety stock,
EOQ, dan ROP. Menurut Render dan Heizer (2001, p322-324) untuk menghitung EOQ dapat dilakukan
dengan menggunakan rumus:
EOQ =
Dengan adanya EOQ maka dapat diketahui:
a. Biaya pemesanan tahunan = (jumlah pesanan yang dilakukan per tahun)
(biaya
pemasangan atau pemesanan sekali pesan)
b. Biaya penyimpanan tahunan = (tingkat persediaan rata-rata) (biaya penyimpanan per unit
per tahun)
c. Biaya tahunan total = biaya pemesanan + biaya penyimpanan
Rumus Re-order Point yaitu:
ROP = Permintaan per hari
lead time untuk pemesanan baru dalam hari
Metode yang akan digunakan dalam perencanaan sistem informasi persediaan adalah metode pendekatan
beriorientasi objek pada umumnya UML dipakai dalam memodelkan sistem yang dibangun berbasiskan
objek. Hasil dari implementasi perancangan sistem menggunakan metode UML ini adalah berupa
dokumentasi sistem.
HASIL DAN BAHASAN
Gambar 1.1 Diagram Pareto Penjualan 2011- 2012
Dari diagram pareto diatas didapatkan produk dengan permintaan tertinggi adalah Trupon DX. Permintaan
yang tinggi berarti resiko kekosongan stok pun tinggi pula, untuk itu Trupon DX akan dijadikan bahan
penelitian untuk menentukan safety stock, EOQ, dan ROP.
Peramalan dengan Metode Trend Projection (Regression)
Tabel 1.4 Peramalan Trupon DX dengan Metode Trend Projection (Regression)
Bulan
Permintaa
n
Time
X^2
X*Y
Forecast
Error
|Error|
Error^2
Februari
2011
Maret
2011
April 2011
4920
1
1
4920
3892.31
1027.69
1027.69
1056146.74
|Pct
Error
|
0.26
6480
2
4
12960
4251.89
2228.11
2228.11
4964474.17
0.52
2640
3
9
7920
4611.47
-1971.47
1971.47
3886693.96
0.43
Mei 2011
3360
4
16
13440
4971.05
-1611.05
1611.05
2595482.10
0.32
Juni 2011
Juli 2011
7440
4800
5
6
25
36
37200
28800
5330.63
5690.21
2109.37
-890.21
2109.37
890.21
4449441.80
792473.84
0.40
0.16
Agustus
2011
September
2011
Oktober
2011
November
2011
Desember
2011
Januari
2012
TOTAL
AVERAGE
0
7
49
0
6049.79
-6049.79
6049.79
36599959.04
1.00
12720
8
64
6409.37
6310.63
6310.63
39824051.00
0.98
2400
9
81
10176
0
21600
6768.95
-4368.95
4368.95
19087724.10
0.65
7440
10
100
74400
7128.53
311.47
311.47
97013.56
0.04
12600
11
121
7488.11
5111.89
5111.89
26131419.37
0.68
5640
12
144
13860
0
67680
7847.69
-2207.69
2207.69
4873895.14
0.28
0
34198.3
2
2849.86
(MAD)
144358774.8
5.73
12029897.9
(MSE)
0.48
(MAP
E)
70440
5870
0
(bias)
Dari tabel peramalan dengan Trend Projection untuk produk Trupon DX didapatkan nilai MSE sebesar
12029897.9. Hasil peramalan permintaan Trupon DX periode selanjutnya dapat dilihat pada tabel di bawah
ini:
Tabel 1.5 Forecast Periode 2012-2013
Bulan
Februari
Maret
April
Mei
Juni
Juli
Agustus
September
Oktober
November
Desember
Januari
Total
Forecast
3892.31
4251.89
4611.47
4971.05
5330.63
5690.21
6049.79
6409.37
6768.95
7128.53
7488.11
7847.69
70440
Service Level =
100% = 93.3 % atau 0.93
Tabel 1.6 Biaya Pemesanan
Jenis Biaya
THC
DMG
Print B/L
Doc
Lif Of
Mandiri
PIB
Trucking
Order Cost
Harga
988800
1440000
100000
100000
154000
3000
13813760
1500000
18099560
Tabel 1.7 Jumlah Total Biaya Penyimpanan
No.
1
2
3
4
5
Keterangan
Biaya listrik
Biaya telepon
Biaya gaji pegawai
Depresiasi gudang
Biaya Perawatan gudang
TOTAL
Biaya Penyimpanan =
Biaya penyimpanan = Rp 1.216,44 per Kg
Safety Stock
SS = standard deviation * service factor * lead time factor
Safety stock = 4458.63 ~ 4459 kg
Biaya
Rp 4.800.000,00
Rp 1.800.000,00
Rp 41.400.000,00
Rp 18.866.887,52
Rp 3.200.000,00
Rp 70.066.887,52
Reorder Point (ROP)
ROP = Rata-rata peramalan permintaan + persediaan pengaman (SS) selama masa tenggang
ROP = 10563.5 kg
Tabel 1.8 Perbandingan Harga Sebelum dan Sesudah EOQ
Biaya Pemesanan
Frekuensi
Pemesanan
Sebelum
EOQ
Sesudah
EOQ
Biaya pemesanan
(per pesan)
Biaya Penyimpanan
Biaya pemesanan
tahunan
15
Rp 18.099.560,00
Rp 271.493.400,00
Rp 70.066.887,52
2
Rp 18.099.560,00
Rp 36.199.120,00
Rp 27.846.744,48
Analysis Document Perancangan Sistem Informasi Pengendalian Persediaan
Tabel 1.9 FACTOR
Functionality:
Application
Domain:
Condition:
Sistem yang dibangun ini diharapkan dapat membantu
perusahaan dalam proses pengadaan persediaan yang
meliputi pengadaan barang, penerimaan barang,
pengeluaran barang di gudang. Aplikasi ini juga
diharapkan dapat membantu perusahaan untuk
menentukan barang tipe apa yang harus segera dipesan.
Bagian gudang, bagian pembelian, bagian penjualan
Kondisi yang harus dipenuhi dalam pengembangan
sistem
ini
meliputi:
- Sistem ini dibangun sesuai dengan masalah yang
terjadi di dalam PT Darmawan Surya Perkasa.
- Perusahaan perlu menyesuaikan hardware dan
software yang dibutuhkan untuk implementasi sistem
usulan
ini.
- Perlu adanya pelatihan pengenalan sistem yang akan
diimplementasikan di perusahaan agar para pengguna
sistem dapat beradaptasi dan menggunakan sistem
dengan baik.
Technology:
Object:
Responsibility:
Teknologi hardware yang dibutuhkan adalah PC
(Personal Computer) yang terhubung dengan jaringan
LAN (Local Area Network) yang mempunyai pola
centralized, printer, fax,dan semua komputer akan
dihubungkan
dengan
server.
Sedangkan software yang dibutuhkan adalah ASP.Net
MVC 4, dengan database SQL Server 2012, dan Sistem
Operasi Microsoft Windows XP.
Supplier, Karyawan, barang, Surat Permohonan
Pengadaan Barang (SPPB), Purchase Order (PO),
Surat Jalan, Bukti Terima Barang (BTB), Stock
Opname
Sistem ini bertanggung jawab sebagai alat administrasi
yang dapat diandalkan dalam kegiatan pencatatan
persediaan, pengolahan data serta penyediaan informasi
yang berguna untuk pengguna sistem maupun pihak
manajemen perusahaan terhadap kegiatan-kegiatan
yang berkaitan dengan Sistem Informasi Persediaan.
7. Mengirim Barang
4. Menyerahkan PO
7. Mengirim Bukti Pengiriman
Supplier
barang
Bukti
pengiriman
3. Menyusun PO
Purchase
Order (PO)
Bagian Pembelian
2. Memeriksa SPPB
8. Menerima barang
8. Menerima barang
1. Membuat SPPB
9. Membuat
Bukti Terima Barang
(BTB)
11. Menyerahkan SJ
Surat Permohonan Pembelian
Barang (SPPB)
Bagian Gudang
Surat Jalan
Bukti Terima Barang (BTB)
13. Melakukan stock opname
12. Mengeluarkan Barang
10. Meminta
barang
14. Membuat laporan persediaan
barang
Laporan Persediaan
Bagian Penjualan
Gambar 1.2 Rich Picture Usulan
Gambar 1.3 Class Diagram Sistem Informasi Persediaan pada PT Darmawan Surya Perkasa
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
1.Metode Peramalan permintaan yang tepat untuk digunakan oleh PT Darmawan Surya Perkasa adalah
metode trend projection (regresi) dengan pnilai MSE sebesar 12029897.9. Dengan menggunakan metode
trend projection (regresi) perusahaan dapat menghindari resiko kekosongan stok.
2.Safety stock yang harus disiapkan untuk produk Trupon Dx adalah sebesar 4.459 kg. Jumlah pemesanan
optimum untuk produk Trupon Dx berdasarkan penghitungan dengan metode EOQ yaitu sebanyak 45.784 kg.
Waktu pemesanan barang yang tepat untuk menekan biaya pengadaan dan biaya penyimpanan persediaan
dapat ditentukan dengan menghitung nilai re-order point (ROP) untuk Trupon Dx, yaitu sebanyak 10.563,5
kg selama satu periode. Apabila stok Trupon Dx sudah mencapai angka tersebut, maka perusahaan harus
melakukan pemesanan kembali ke supplier.
3.PT Darmawan Surya Perkasa perlu menerapkan inventory control system. Dengan menerapkan inventory
control system, proses pengadaan dan pengeluaran persediaan dapat selalu termonitor dan ter-update dengan
baik. Perusahaan juga akan terbantu dalam proses pencatatan data sampai penyimpanan data ke dalam sistem
dengan mudah.
Saran
Saran yang diberikan kepada PT Darmawan Surya Perkasa sehubungan dengan implementasi skripsi ini
adalah:
1.Perusahaan disarankan untuk membangun sistem informasi yang terintegrasi dengan penjualan, pembelian,
piutang, hutang, dan keuangan serta akuntansi.
2.Perusahaan disarankan untuk mengembangkan DSS (Decision Support System) untuk menentukan tingkat
profit.
3.Perusahaan disarankan untuk mengembangkan EIS (Executive Information System) untuk memonitor
perkembangan penjualan perusahaan.
REFERENSI
Arman Hakim Nasution. (2003). Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Cetakan Kedua. Surabaya. Guna
Widya.
Booch, G. , Rumbaugh, J., Jacobson, I. (1998). The Unified Modeling Language User Guide. AddisonWesley, London
Gaspersz, V. (2012). All-in-one Production And Inventory Management. Edisi Revisi. Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama.
Jacobs, Robert; Chase, Richard; Aquilano, Nicholas J. (2006). Operations Management For Competitive
Advantage, (11th ed) Mc Graw-Hill., New York.
Mathiassen, Lars, et.al. (2000). Object Oriented Analysis & Design. Marko Publishing Aps., Denmark.
Mulyadi, 2001. Sistem Perencanaan & Pengendalian Manajemen. Salemba Empat. Jakarta.
Render, Barry; Heizer, Jay. (2001) Prinsip-prinsip Manajemen Operasi, Buku 2 (1st edition). Salemba
Empat., Jakarta.
Sholiq. (2010). Analisis Dan Perancangan Berorientasi Obyek. Cetakan-1. Bandung: Muara Indah.
Yamit, Zulian. (2003). Manajemen Persediaan. Penerbit Ekonisia Fakultas Ekonomi UI, Yogyakarta.
Aplikasi:
Aplikasi sistem persediaan ini berfungsi sebagai alat untuk memudahkan perusahaan dalam membuat dan
mendistribusikan dokumen ke departemen-departemen yang terkait dalam proses pengadaan dan pengeluaran
barang yang terjadi di PT Darmawan Surya Perkasa. Aplikasi ini dapat menampilkan notifikasi apabila ada
barang yang sudah mencapai titik re-order point, sehingga dapat mencegah perusahaan dalam menghadapi
stock-out. Mata kuliah yang terkait dalam perancangan aplikasi ini adalah Analisa Dan Perancangan Sistem
Informasi, Programming, Interaksi Manusia Dan Komputer. Dalam perancangan aplikasi ini terdapat
kontribusi dari rekan kerja. Kontribusi saya dalam perancangan aplikasi ini adalah dalam dokumentasi,
perancangan dan desain sistem sesuai dengan metode object oriented analysis and design.
Keistimewaan dari aplikasi ini yaitu user dibagi-bagi per departemen sehingga aktivitas user dalam
menggunakan sistem tidak tercampur dengan akitivitas user di departemen lain. Aplikasi ini juga dapat
menampilkan notifikasi untuk memberitahu user jenis barang yang sudah perlu dipesan karena sudah
mencapai titik re-order point. Di setiap user terdapat menu inbox, yang berisi semua pekerjaan yang harus
diselesaikan oleh user tersebut.Inbox ini juga berfungsi sebagai alat untuk memonitor status dokumen dalam
melakukan aktivitas pengadaan dan pengeluaran barang.
Dibuat oleh:
Josephine Leonita Bernadette
0900829224