5.1.1 Pengembangan sistem pengendalian akuntansi

5.1.1 Pengembangan sistem pengendalian akuntansi
Langkah pertama dalam pengembangan akutansi yang efektif
adalah mengidentifikasi bidang dimana penyalah gunaan atau kesalahankesalahan mungkin terjadi. Beberapa akuntan dapat memberikan checklist
(daftar pengecekan) atas bidang dan pertanyaa tentang waktu perencanaan
sistem. “price waterhouses booklest, effective internal acounting control
for profit organizations”.
Penerimaan kas
Untuk
memastikan
bahwa
seluruh
kas
telah
diterima,
didepositokan secara cepat, dicatat dengan sesuai, direkonsolisasi, dan
dipertahan kan menurut produsen yang memadai.
Penegeluaran kas
Untuk memastikan semua pembayaran kas hanya dilakukan atas
kewenangan pengelola yang cepat, untuk tujuan aktivitas yang valid, dan
dicatat secara tepat.
Kas kecil (petty cash)
Untuk memastikan bahwa kas kecil dan dana kerja lainya dibayar
hanya untuk tujuan yang tepat, disimpan secara aman, dan dicatat secara
tepat.
Gaji
Untuk memastikan bahwa pembayaran gaji hanya dibuat atas
kewenangan yang tepat untuk karyawan yang berhak serta dicatat secara
tepat dan berhubangan dengan persyaratan yang sah (seperti setoran pajak
gaji).
Hibah, Sumbangan , Dan Warisan
Untuk memastikan semua hibah, sumbangan, dan warisan diterima
serta dicatat secara tepat dan memenuhi persyaratan yang berlaku.
Aktiva Tetap
Untuk memastikan aktiva tetap diperoleh dan diaatur oleh otoritasi
yang tepat, dijaga dengan aman, dan dicatat secara tepat. Sistem
pengendalian akutansi juga diperlukan untuk memastikan pencatatanyang
tepat atas barang yang didermakan, sumbangkan , dan peneriamaan lainya.
Untuk mencapai tujuan ini, yayasan perlu menetapkan prosedur
yang jelas untuk menangani per bidang, termasuk sistem check and
balance.prinsip ini disebut juaga sebagai pemisahan tugas, diman tugas
diman tugas dapat membagi antara staf dan sukarelawan yang dibayar.
Pengeluaran Cek
Jumlah
tanda
tangan
pada
cek,
jumlah
rupiah
yang
memerlukanpersetujuan atau tanda tangan pengurus pada check, yang
mengakuai pembayaran , serta komitmen keuangan.
Setoran
Bagaimana pembayaran yang dilakukan secara taunai akan ditanda
tangani dan sebagainya.
Transfer
Jika dan kapan dana umum dapat dipinjamkan dari dana terikat dan
sebagainya.
Persetujuan Rencana Dan Komitmen Sebelum Dilaksanakan
aggapan tahunan dan perhitungan periodik antara laporan
keuangan dengan jumlah, sewa, persetujuan pinjaman, dan komitmen
lainya yang dianggarkan.
Kebijakan- kebijakan personalia
Tingkat gaji, liburan, lembur, waktu pengganti, keuntungan,
prosedur keluhan, uang pesangon, evaluasi, dan persoalan personaliya
lainya.
5.1.2 manual Prosedur Akuntansi
Kebijakn dan prosedur untuk menangani transsaksi keuangan
didokumentasikan kedalam manual prosedur akuntansi, di mana tugastugas administrasi dan siapa yang bertanggung jawab atas masing-masing
tugas tersebuat akan dijelaskan.
5.1.3 mempertahankan pengendalian yang efektif
Pelaksana biasanya bertanggung jawab atas penagaawasan
pelaksanaan kebijakan dan prosedur yang ada. Surat manajeman
merupakan indikator kualitas sistem dpengendalian akuntansi dan bagian
dokumen audit yang menyebutkan kelemahan signifikan dari sistem
yayasan
aatau
pelaksananya.
Dengan
surat
manejemen
tersebut,
penegelola diminta untuk melakuakan pearubahan sesuai dengan
rekomendasi yang diajukan oleh auditor.
5.1.4 pengendalian internal yang dibutuhkan untuk pembayaran kas
Menurut “price waterhouses booklest, effective internal acounting
control for profit organizations”.tujuan pengendalian atas pembayaran kas
adalah untuk memastikan ketepatan otoritas pembayaran kas, keakurasian
pencatatan tranksaksi, dan pencapaain tujuan yayasan.
Pemisahan tugas
Pemisahan tugas berarti penanganan transaksi keuanagn oleh lebih
dari satu orang sejak awal hingga akhir.
Otoritasi dan proses pembayaran
Kebijakan mengenai siapa petugas pengesahan pembayaran harus
ditentukan. Dalam berbagai yayasan, pengurus merupakan orang yang
bertanggung jawab atas pembayaran uang. Dalam kasus lain, staf juaga
bida menegesahkan pembelian sesuai dengan anggaran unit. Selurah
pembayaran sebaiknya disertai dengan dokumentasi yang memadai,
seperti kwitasnsi atau faktur.
Penegelolaan dana terbatas
Sumbangan terikat adalah bentuk peneriaan yang unik bagi
yayasan. Uang yang telah dibatasi penggunaanya oleh pendonor untuk halhal khusus (seperti pembuatan bangun baru, program baru dll), sebaiknya
digunakan untuk tujuan yang telah ditetapkan tersebut. Pada akhirnya
peranan pengelola adlah memastikan pemenuhan kewajiban yayasan
kepada pihak donor.
Penandatangan cek
Pengesahan cek merupakan titik kritis. Dalam beberapa kasus,
mungkin saja diperlukan dua tanda tangan pada cek, terutama untuk
pembelian diatas jumlah yang ditentukan, yang jumlah nya akan bervariasi
sesuai dengan anggaran; disini bendahara dapat membantu untuk
menentukan seberapa signifikan hal itu. Tujuan pengendalian internal ini
adalah untuk memastikan siapa yang membayar, seberapa besar jumlah
pembatyaran, dan kapan pembayaran tagihan dilakuakan.
Cheklist pengendalian akuntasi internal.
Pernyataan berikut ini mencerminkan pengendalian akuntasi atas
pembayaran tagihan. Daftar tagihan ini akan digunakan untuk meninjau
ulang pengendalian akuntansi.
Apakah Penegendalian Internal Diperlukan Untuk Gaji ?
Menurut “price waterhouses booklest, effective internal acounting
control for profit organizations: A guide for director and manajemen”,
tujuan pengendalian internal atas gaji adlaah untuk memastikan
pengeluaran atas hgaji hanya dibuat oleh otoritasi yang tepat untuk
karyawan yang berhak, dicatat secara, tepat, dan persyaratan hukum yang
terkait (seperti setoran pajak gaji) dipenuhi.
Presensi adalah alat dokumentasi jam kerja karyawan(termasuk
lembur). Prensi juga dapat dirancang untuk menggabungkan informasi
tentang libur, cuti, sakit, dan libur hari raya.
Cek gaji sebaiknya ditulis dalam pumbukuaan sesuai dengan
prosedur pengeluaran kas. Pemisahan kas dalam fungsi gaji (pay roll)
ditujukan untuk :
-
Menahan cek pembayaran yang tidak diterima
Meninjau ulang daftar gaji dan posting gaji ke buku besar
Meninjau ulang pemotongan pajak terkait gaji, setoran, dan pelaporan.
Mendistribusikan pajak akhir tahun kepada para karyawan.
Checklist (daftar pengecekan ) pengendalian gaji
Berisi tentang pertanyaan-pernyataan pengendalian akuntansi gaji.
5.2
AKTIVITAS PENGENDALIAN DALAM SIKLUS AKUNTANSI
TAHUNAN
5.2.1 Pengelolaan Anggaran Operasional
Anggaran menggambarkan apa yang diharapkan menyangkut pengeluaran
dan pendapatan pada suatu periode waktu. Anggaran tersebut berguna
untuk memproyeksikan berapa banyak uang yang dibutuhkan untuk
inisiatif utama.
Bagaimana Anggaran tahunan dipersiapkan
Pemilihan waktu aktivitas anggaran.
Anggaran untuk tahun yang akan datang sudah harus dipikirkan,
anggaran tersebut biasanya sesuai dengan tahun pembukuan,yang
mencerminkan siklus operasional yayasan.
siapa yang sebaiknya terlibat dalam prosses anggaran
pengelola harus berpasrtisipasi dalam semua tahap proses
penganggaran, dimana pertanggung jawaban atas setiap item juga akan
dilakukan. Bagi sebagian besar yayasan, manajemen perencanaan dan
keuangan adalah aktivitas yang cenderung memisahkan organisasi.
Staf program maupun keuanagan, sebaiknya mengembangkan
anggaran yang mencerminkan prioritas yayasan sehingga anggaran itu
dapat digunakan sebagai pedoman untuk mengeluarkan dan pengambilan
keputusan.
Langkah-langkah dalam proses penganggaran.
Langkah pertama dalam proses penganggaran adalah mereviem
program dan pencapain manajemen serta pelaksanaan keuangan pada akhir
tahun. Ini mencakup review yang akan dicapai, anggaran, dan kinerja
perorangan.
Selanjutnya, perkiraan biaya yang diperlukan meliputi staf,
persediaan, dan sumber daya lain.staf program dan keuangan akan
memastikan tersedianya sumber daya yang diperlukan.
Prakiraan
APBD
tidak
dapat
diprediksi,
terutama
yang
mencnyangkut biaya dan sumbangan, sementara prakiraan peneriamaan
dapat diprekirakan menurut pengalaman masa lalu.
Penerimaan
sumbangan
sebaiknya
diproyeksikan
dengan
menggunakan informasi yang terbaik yang tersedia. Hal itu bukan
merukan angka yang diturunkan dari perbedaan antara biaya yang
diproyeksikan dan pendapatan yang diperoleh lainya serta pengeluaran
yang diproyeksikan.
Akhirnya bandingkan antara proyeksi pengeluaran dan penerimaan.
Yayasan yang berbeda mungkinm akan memilih memproyeksikan pada
keadaan deafisit daaripada surplus, atau lebih mudah lagi titik impas.
Tidak ada aturan yang mengatakan bahwa anggaran harus seimbang pada
masing –masing periode anggaran.
Jika anggaran awal telah dipersiapkan dan penerimaan serta
pengeluaran yang tidak berhubungan ingin dibuang, program dan aktivitas
manajemen harus dievaluasi ulang dan disesuaikan.
Jika pengeluaran perlu dikurangi, maka hal itu akan membantu kita
ketika menentukan biaya apa yang ada dalam masing-masing program
pada tingkat pelayanan yang berbeda.
Ketika rencana diubah,termasuk anggaran, pengeluaran dan
penerimaan diharapkan bisa tepat. Pengelola yang memiliki peran sebagai
penentu harus menyetujui rencana tersebut untuk tahun berikutnya.
Menyiapkan Anggaran Bulanan
Menyiapkan anggaran bulanan yang mencerminkan anggaran
kedalam 12 bulan dari penerimaan dan pengeluaran yang ada secara
seimbang merupakan hal yan bermanfaat.
Mendidik
Suatu yayasan memiliki tanggung jawab untuk mendidik
konstituennya mengenai kebutuhan dan tujuan cadangan.
Survei
Dalam survei terbaru, hubungan antara dana tidak terikat lancar
(cadangan operasional) dan biaya tidak terikat untuk 25 perkumpulan di
Amerika Serikat (baik keanggotaan individu maupun perdagangan) telah
diuji.
Petty Cash (Kas Kecil)
Kas kecil memungkinkan pembelian atau pembayaran dalam
jumlah kecil secara tunai untuk item-item seperti perangko, persediaan
kantor, parkir, dan sebagainya. Pengelola harus mengembangkan suatu
kebijakan menyangkut berapa banyak uang yang sebaiknya tersedia di kas
kecil. Sebagai contoh, dana kas kecil ditetapkan sebesar Rp.100, dan
berlaku kebijakan bahwa pembayaran untuk item-item yang harganya
dibawah Rp.15 bisa dilakukan melalui kas kecil, sementara yang lebih dari
Rp.15 harus dengan cek. Dana kas kecil tersebut sebaiknya cukup untuk
menutupi pengeluaran minimal dalam satu bulan. Jika kas kecil terlalu
kecil, maka kas yang ada di tangan lebih aman jika disimpan di bank.
Dana kas kecil sebaiknya disimpan dalam kotak terkunci atau laci.
Auditor merekomendasikan agar hanya satu orang, yang disebut custodian
(pemasok), yang memiliki akses ke kas kecil ini dan orang tersebut
bertanggung jawab atas seluruh aktivitas kas kecil. Untuk mengeluarkan
kas kecil, yayasan perlu membayar atau menggunakan voucher kas kecil
sebagai dokumentasi atas berbagai transaksi, dan menentukan siapa yang
menyetujui pembayaran kas kecil.
5.2.2 Manjemen Kas
Pentingnya Manajemen Kas
Pengertian manajemen kas untuk yayasan maupun organisasi
swasta adalah sama. Usaha bisa berkembang dengan pesat dan meraih
keuntungan yang besar. Namun seorang pengelola yayasan tidak merasa
mempunyai cukup banyak uang untuk membayar beberapa tagihan.
Pengelola yayasan memiliki apa yang diketahiu sebagai “masalah
arus kas”, yang berarti bahwa kas yang mengalir ke dalam tidak sinkron
dengan kas yang keluar. Hal tersebut menggambarkan bahwa untuk
sementara waktu pengelola yayasan terjebak dengan tagihan-tagihannya.
Sang pengelola yayasan perlu perencanaan kedepan untuk mengetahui
apakah memiliki cukup kas atau tidak ketika membutuhkannya.
Pengertian Kas
Kas adalah uang yang siap dicairkan ke bank atau dalam yayasan,
dan bukan merupakan inventaris, akun piutang, serta harta kekayaan. Kas
bisa diubah atau dicairkan menjadi uang tunai setiap saat untuk membayar
para pemasok, membayar sewa, dan membayar gaji karyawan.
Arus Kas (Cash Flow)
Arus kas secara sederhana mengarah pada arus kas masuk dan
keluar yang terjadi dalam suatu yayasan dalam periode waktu tertentu.
Memperhatikan arus kas masuk dan keluar merupakan salah satu dari
tugas-tugas pengelolaan. Kas keluar diukur dengan cek yang akan ditulis
setiap bulan untuk membayar gaji, persediaan, dan kreditor. Sementara kas
masuk adalah kas yang diterima dari pelanggan, peminjam, dan investor.
Arus Kas Positif
Jika kas masuk lebih besar daripada kas keluar maka yayasan
memiliki arus kas positif. Jika arus kas positif sangat baik, maka hal yang
perlu dikhawatirkan adalah apa yang akan dilakukan dengan kelebihan
tersebut.
Arus Kas Negatif
Jika kas keluar lebih besar daripada kas masuk maka yayasan
memiliki arus kas negatif. Arus kas negatif juga dapat disebabkan oleh
beberapa alasan. Misalnya, terlalu banyak inventaris yang usang atau
penagihan yang buruk atas akun piutang dapat menyebabkan yayasan
memiliki kas yang sedikit. Jika yayasan tidak memiliki kas tambahan,
maka yayasan mungkin akan menghadapi masalah besar.
Komponen-komponen dalam arus kas
Laporan arus kas secara khusus dibagi kedalam 3 komponen yaitu:
Arus Kas Operasional
Arus kas operasional sering kali megarah pada modal kerja, yaitu arus kas
yang dihasilkan dari operasi internal. Arus kas ini merupakan kas yang
diperoleh dari penjualan produk atau jasa dalam usaha dan juga merupakan
darah kehidupan nyata dalam usaha, sehingga arus kas tersebut dihasilkan
secara internal dibawah pengendali yayasan.
Arus Kas Investasi
Arus kas investasi dihasilkan secara internal dari aktivitas nonoperasional.
Komponen ini akan memasukkan investasi dalam pabrik dan peralatanatau
aktiva tetap lainnya, rugi laba yang tidak berulang, atau sumber-sumber
lain dan penggunaan kas diluar operasi normal.
Arus Kas Keuangan
Arus kas keuangan adalah kas masuk untuk dan dari sumber eksternal,
seperti peminjam, investor, dan shareholder
Cara Mengelola Kas Dengan Baik
Pengelola yayasan mungkin dapat menghindarkan penggunaan kartu
kreditnya untuk membayar tagihan jika memiliki manajemen kas yang
baik.
Manajemen kas yang baik adalah yang sederhana yaitu:
-
Mengetahui kapan, dimana, dan bagaimana menggunakan kas tersebut
Mengetahui sumber terbaik apa untuk memenuhi kebutuhan kas tambahan
Menyiapkan dana untuk memenuhi kebutuhan kas ketika diperlukan
dengan mempertahankan hubungan baik dengan bankir dan kreditor
lainnya.
Tekhnik-Tekhnik Memperbaiki Arus Kas
-
Analisis dan klasifikasi piutang usaha menurut umur setiap bulannya.
Kurangi persediaan hanya untuk barang-barang yang perlu saja.
Lakukan setoran ke bank secepatnya.
Pertimbangkan pinjaman secara bijaksana.
Tingkatkan penjualan.
Tingkatkan harga.
Menyiapkan Laporan Arus Kas
Laporan arus kas digunakan untuk menganalisis arus kas masuk
dan keluar selama periode waktu tertentu. Seperti telah dibahas
sebelumnya, ada tiga komponen arus kas yaitu arus kas operasional,
investasi, dan pembiayaan. Jika yayasan secara rutin membuat laporan
keuangan laba-rugi maka ada item-item tertentu yang tidak mempengaruhi
laporan tersebut untuk beberapa waktu, seperti:
-
Tambahan pokok dalam pembelian persediaan
Tambahan dalam akun piutang
Pengurangan kredit oleh suplier/ pemasok
Pembelian peralatan
Keusangan persediaan yang tidak diakui (barang-barang basi)
Penolakan bank untuk memperbaharui atau memperpanjang pinjaman
Laporan arus kas akan menyoroti aktifitas tersebut dengan cara yang tidak
melibatkan laporan laba-rugi.bankir perlu melihat laporan arus kas yang
menyajikan penggunaan dana dari pinjaman yang diberikan sebelum
menyetujui perpanjangan pinjaman baru. Tanpa laporan arus kas,
gambaran yang lengkap mengenai yayasan tidak akan dimiliki.
Proyeksi Arus Kas Tahunan
Pada bagian penyiapan proyeksi arus kas tahunan, perincian atas
seluruh sumberoperasional dan penggunaan kas harus telah dilakukan.
Metode ini mungkin lebih mudah diterapkan ketika menyiapkan suatu
proyeksi, dan juga dapat digunakan untuk menyiapkan laporan arus kas
aktual pada akhir periode.
Proyeksi Arus Kas Jangka Panjang
Proyeksi arus kas merupakan salah satu bagian dari sebagian besar
alat manajemen yang dapat digunakan. Anggaran operasional tahunan
akan mengikuti proyeksi arus kas tahunan yang ada pada daftar, terutama
untuk bisnis kecil. Dengan melihat gambaran besar tentang rencana
strategis, berbagai persyaratan dapat ditentukan seperti proyeksi laba-rugi.
Sebagian besar investor atau pemberi pinjamanakan meminta untuk
menyertakan proyeksi arus kas jangka panjang dalam rencana usaha sesuai
dengan proyeksi laba-rugi.
Proyeksi Arus Kas Strategis
Berdasarkan proyeksi arus kas tahunan, perlu dibuat perkiraan
jangka panjang yang menyertai rencana strategis dan persyaratan modal.
Sebagian besar pemberi pinjaman pasti ingin melihat proyeksi arus kas 3
hingga 5 tahun. Perkiraan jangka panjang ini akan melibatkan:
-
Kapan arus kas positif akan tercapai
-
Berapa lama hal itu akan berlangsung untuk menutup kerugian modal
-
awal, khususnya arus kas negatif
Kapasitas untuk membayar pinjaman atau deviden
Kecenderungan pertumbuhan dan pengaruhnya terhadap arus kas
Persyaratan untuk investasi baru
Proyeksi Arus Kas Jangka Pendek
Proyeksi arus kas jangka pendek sebaiknya digunakan untuk
mengelola kas harian, mingguan atau bulanan. Jika ingin memanfaatkan
beberapa kas yang “nganggur” untuk menjalankan hal-hal yang dapat
memberikan penghasilan, maka kas tersebut harus dipindahkan dari
rekening cek ke pasar uang atau rekening deposito jangka pendek. Akan
tetapi, sejak rekening ini dibatasi penarikannya atau bahkan dikenakan
denda jika ditarik secara berlebihan, maka harus diperkirakan dulu jumlah
kas yang dibutuhkan.
Untuk menyiapkan proyeksi arus kas jangka pendek, akun-akun
neraca perlu diverifikasi, tambahkan kas yang diharapkan dapat diterima
dalam periode tersebut,kemudian kurangi kas yang dibayarkan selama
periode tersebut.
Menyiapkan Laporan Arus Kas
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menentukan arus
kas operasional. Setelah meraih pendapatanbersih dan menambahkan
kembali beberapa item nonkas seperti depresiasi (penyusutan), perubahan
dalam akun neraca akan menjadi bagian dari siklus pendapatan.
Perubahan wesel untuk pengelola tidak memerlukan penggunaan dana.
Dengan memasukkan trasaksi tersebut pada laporan arus kas untuk
menyoroti kejadian ini, pengelola telah mengkonversi utang menjadi
aktiva bersih guna membantu mendapatkan pinjaman yang akan
digunakanuntuk membeli peralatan dan memberikan modal kerja demi
perkembangan yayasan. Ketiga komponen tersebut akan diperlihatkan
secara bersamaan untuk menentukan total arus kas selama tahun berjalan.
Semua hal tersebut diperlukan untuk menyiapkan laporan arus kas,
yang merupakan salah satu dari sebagian besar alat manajemen yang
penting. Beberapa calon mitra kerja akan melihat laporan arus kas itu
untuk memberi tahu apa yang terjadi dengan yayasan tersebut, seperti
berapa banyak pendapatanyang dapat dihasilkan, apakah operasi yang
dilakukan menghasilkan kas atau justru menghabiskan kas. Selain itu juga
dapat ditemukan kerumitan dalam menentukan besarnya peningkatan atau
penurunan aktiva dan utang yang mempengaruhi laporan arus kas.