sop penyelenggaraan pim ( 2 )

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP )
PELAKSANAAN DIKLAT KEPEMIMPINAN
TINGKAT III BKKBN
Disusun Oleh :
MINTONO, SH.MH
19590309 198603 1 003
PEMBINA UTAMA MUDA IV/C
WIDYAISWARA MADYA
BADAN KEPENDUDUKAN KELUARGA BERENCANA NASIONAL
PROVINSI JAWA TENGAH
TAHUN 2013
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP )
PELAKSANAAN PENILAIAN PESERTA DIKLAT KEPEMIMPINAN
TINGKAT III
Abstrak
Penyusunan SOP Pelaksanaan Penilaian peserta Kepemimpinan Diklat Tingkat III meliputi
aspek identifikasi
kebutuhan, perumusan kebutuhan, penyusunan, pengembangan,
pemantauan dan evaluasi disetiap unit kerja organisasi sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Pengembangan SOP Pelaksanaan Penilaian peserta Diklat kepemimpinan Tingkat III
dilakukan melalui tahapan proses kegiatan secara berurutan meliputi Penerapan SOP
pelaksanaan penilaian peserta Diklat kepemimpinan Tingkat III, Penyusunan Rencana
Pengembangan Penilaian Diklat Kepemimpinan Tingkat III , Analisa Pengembangan SOP
Pelaksanaan Penilaian peserta Diklat kepemimpinan Tingkat III, Pengembangan SOP
Pelaksanaan Penilaian peserta Diklat kepemimpinan Tingkat III dan Penetapan SOP Diklat
kepemimpinan Tingkat III secara sistimatis.
Kata Kunci : Penerapan, Penyusunan Rencana dan Analisa Pengembangan SOP
PENDAHULUAN
A.
LATAR BELAKANG
Perubahan lingkungan strategis sebagai konsekuensi reformasi birokasi diperlukan
adanya peningkatan kualitas pelayanan dilingkungan BKKBN, yang mampu
menghasilkan birokasi yang efektif, efisien dan akuntabel.
Salah satu upaya untuk mewujudkan pelaksanaan reformasi birokasi dilingkungan
Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional ( BKKBN ) adalah menyusun
Standar Operasional Prosedur ( SOP ) terutama yang berkaitan dengan SOP
Administrasi Pemerintahan Pelayanan dilingkungan BKKBN.
Pengembangan SOP Diklat kepemimpinan Tingkat III dan IV dilakukan melalui tahapan
proses kegiatan secara berurutan meliputi Penerapan SOP pelaksanaan penilaian
peserta Diklat kepemimpinan Tingkat III dan IV, Penyusunan Rencana Pengembangan
Penilaian Diklat Kepemimpinan Tingkat III dan IV, Analisa Pengembangan SOP Diklat
kepemimpinan Tingkat III dan IV, Pengembangan SOP Diklat kepemimpinan Tingkat III
dan IV dan Penetapan SOP Diklat kepemimpinan Tingkat III dan IV secara sistimatis.
Untuk menyamakan persepsi dan pemahaman tentang langkah – langkah penyusunan
SOP disetiap unit kerja organisasi diperlukan pedoman penyusunan SOP dilingkungan
BKKBN.
B.
TUJUAN
Pedoman ini merupakan panduan bagi setiap unit kerja organisasi dilingkungan BKKBN
dalam menyusun SOP masing – masing agar semua kegiatan di setiap unit kerja
organisasi memiliki prosedur operasional yang pasti, terukur dan terstandar.
C.
RUANG LINGKUP
1. Sasaran
Sasaran yang diharapkan adalah :
a.
b.
c.
d.
e.
Identifikasi kebutuhan SOP.
Perumusan kebutuhan SOP.
Penyusunan SOP.
Pengembangan SOP.
Pemantaun dan Evaluasi SOP.
2. Jangkauan.
a. Setiap Eselon I ( Sekretariat Utama / Deputi / Inspektor Utama ).
b. Setiap Eselon II ( Direktorat / Biro / Pusat / Inspekturat Perwakilan BKKBN
Provinsi / Balai Diklat KKB ).
c. Setiap Eselon III ( Subdirektorat / Bagian / Bidang Sekretariat ).
d. Setiap Eselon IV ( Seksi / Subbagian / Subbidang ).
D.
PENGERTIAN
1.
2.
3.
4.
Standar Operasional Prosedur ( SOP ) adalah serangkaian Instruksi tertulis
yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan tugas dan fungsi
setiap unit kerja organisasi di lingkungan BKKBN meliputi bagaimana, berapa
lama dan dimana dilakukan serta oleh siapa yang melakukan.
Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan adalah Standar
Operasional Presedur ( SOP ) dilingkungan BKKBN yang dipergunakan untuk
melaksanakan tugas dan fungsi berdasarkan peraturan perundangan –
undangan yang berlaku.
Pelayanan internet ( Service Center ) adalah berbagai jenis pelayanan yang
dilakukan oleh Sekretaris Utama. Deputi Bidang Pelatihan, Penelitian dan
Pengembangan dan Inspektorat serta setiap unit kerja yang berada di bawah
kewenangan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Pelayanan eksternal ( Mission Center ) adalah berbagai jenis pelayanan yang
dilaksanakan unit – unit lini organisasi BKKBN ( Deputi Bidang Pengendalian
Penduduk, Deputi Bidang Advokasi, Penggerakan dan Informasi, Deputi
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Bidang Keluarga Berencana dan Kesehatan Reproduksi, Deputi Bidang
Keluarga Sejahtera dan Pemberdayaan Keluarga ) serta setiap unit kerja yang
berada di bawah kewenangannya sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Pekerjaan yang memerlukan SOP adalah pekerjaan operasional yang
memerlukan prosedur baku untuk menghasilkan kinerja yang efektif, efisien
dan akuntabilitas sesuai dengan tugas dan fungsi BKKBN.
SOP Teknis adalah standar prosedur yang mengarahkan setiap langkah
pekerjaan dan memiliki kekuatan intruksi yang mencakup hal – hal
administrative serta memiliki prosedur yang pasti dan terstandar.
SOP Administrasi adalah standar prosedur yang mengarahkan setiap langkah
pekerjaan dan memiliki kekuatan intruksi yang mencakup hal – hal
administrasi serta memiliki prosedur yang pasti dan terstandar.
Kegiatan adalah kumpulan dari proses dari beberapa aktifitas dalam upaya
menyelesaikan pekerjaan ( Tugas dan Fungsi ).
Proses adalah urutan pelaksanaan dari aktivitas atau kejadianyang didesain,
yang menggunakan waktu, ruang / tempat, keahlian atau sumber daya
lainnya, yang menghasilkan suatu hasil.
Aktifitas adalah salah satu kegiatan kerja yang dilaksanakan ditiap proses
kegiatan di unit kerja.
Prosedur adalah serangkaian urutan aktivitas yang spesifik, tindakan atau
operasi yang harus dijalankan atau dieksekusi dengan cara yang sama agar
selalu memperoleh hasil yang sama.
Penanggung jawab adalah pejabat strukturat yang bertanggung jawab
langsung terhadap pelaksanaan SOP sesuai dengan tugas dan fungsinya di
masing – masing unit kerja.
Tim Pemantau adalah Tim yang ditunjuk oleh Pejabat Eselon II di masing –
masing unit kerja, yang terdiri dari Pejabata Eselon III, Pejabat Eselon IV,
Fungsional baik dari unit kerjanya maupun di luar unit kerjanya.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan SOP Administrasi
Pemerintah di Lingkungan BKKBN antara lain sebagai berikut :
I. Simbol yang digunakan dalam SOP Administrasi Pemerintah hanya terdiri dari
5 ( lima ) symbol, yaitu 4 ( empat ) symbol dasar Flowcharts ( Basic Symbol or
Flowcharts ) dari 1 ( satu ) symbol penghubung ganti halaman ( Off – Page
Conector ). Kelima symbol yang dipergunakan tersebut adalah sebagai
berikut :
a) Simbol Kapsul / Terminator (
) untuk
mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir.
b) Simbol Kotak / Process (
) untuk mendeskripsikan proses
atau kegiatan eksekusi.
c) Simbol Belah Ketupat / Decision (
) untuk
mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan.
d) Simbol Anak Panah / Panah / Arrow (
) untuk
mendeskripsikan arah kegiatan ( arah proses kegiatan ).
e) Simbol Segilima / Off – Page Connector (
) untuk
mendiskripsikan hubungan antar symbol yang berbeda halaman.
PENUTUP
Untuk mengindentifikasikan perkembangan dan berbagai permasalahan yang
dihadapi dalam menerapkan SOP pelaksanaan penilaian peserta Diklat
kepemimpinan Tingkat III dan IV di setiap unit kerja perlu dilakukan
pemantauan dan
penilaian setiap saat . Pemantauan ini dimaksudkan
untuk menemukan permasalahan yang mungkin timbul, serta mencari
solusi dan menentukan cara untuk
meningkatkan
hasil
penerapan.
Pemantauan ini berfungsi untuk memantau secara langsung penerapan SOP
pelaksanaan penilaian peserta Diklat kepemimpinan
Tingkat III dan IV
disetiap unit kerja dilakukan mulai tahapan uji coba,
penyempurnaan,
pengembangan sampai tahapan penerapan SOP pelaksanaan
penilaian
peserta Diklat kepemimpinan Tingkat III dan IV
Oleh karena itu, SOP menjadi pedoman instrument yang penting untuk
mendorong masing – masing unit kerja di lingkungan BKKBN dalam
memperbaiki proses internal.Dengan demikian akan berpengaruh pada
peningkatan kualitas dan
akuntabilitas
kinerja
BKKBN
khususnya
pelaksanaan penilaian peserta Diklat
kepemimpinan Tingkat III dan IV.
DAFTAR PUSTAKA
1. Hisyam Zaeni, Bermawy Munthe Sekar Ayu Aryani.
2008. Strategi
Pembelajaran Aktif. Yogyakarta: Pustakqa Insan Madani .
2. Hamalik,Oemar.1994.Kurikulum dan Pembelajaran. Bandung: Bumi Aksara.
3. S Sudjana,D.2001.Metode & Teknik Pembelajaran Partisipatif. Bandung:
Falah Production.
4. Perwakilan BKKBN Provinsi Jawa Tengah 2011, Uraian Pekerjaan Bidang
Pelatihan dan Pengembangan ( Latbang BKKBN ),
5. Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional, Jakarta 2011,
Pedoman
Penyusunan Standard Operasional Prosedur di
Lingkungan Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPENDUDUKAN
DAN KELUARGA BERENCANA
Nomor SOP :
002
Tanggal Pembuatan :
05 November 2012
Tanggal Revisi :
3 Desember 2012
Tanggal Efektif :
2 Januari 2013
Disahkan oleh :
Kepala Pusat
Pendidikan dan
Pelatihan
Kependudukan dan
KB
BKKBN
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
KEPENDUDUKAN DAN KB
Nama SOP :
Pelaksanaan Penilaian Peserta Diklat
Kepemimpinan Tingkat III dan Tingkat IV
Dasar Hukum :
Kualifikasi Pelaksana :
1.
1. Pelaksana di bidang penyelenggaraan dan
evaluasi
2. Minimal Pendidikan SLTA atau sederajat
3. Pernah mengikuti Pelatihan Management of
Training (MOT) atau Diklat lain yang setara
4. Pernah mengikuti Training Officer Course
(TOC) atau Diklat lain yang setara
5. Pengalaman di Diklat minimal 1 tahun
6. Pelaksana memiliki ketelitian
7. Pelaksana memiliki keterampilan komputer
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Undang-Undang Nomor 52 Tahun 2009 tentang
Perkembangan
Kependudukan
dan
Pembangunan Keluarga (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 161,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5080) ;
Peraturan Pemerintah Nomor 101 tahun 2000
tentang Pendidikan danPelatihan Jabatan
Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2000 Nomor 198, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
4019) ;
Peraturan Presiden Nomor
62 Tahun 2010
tentangBadan Kependudukan dan Keluarga
Berencana Nasional;
Peraturan Kepala BKKBN Nomor 72 Tahun
2010tentang Organisasi dan Tata Kerja BKKBN;
Peraturan
Kepala
BKKBN
Nomor
205/PER/B4/2011 Tahun 2011 tentangPedoman
Penyusunan Standar Operasional Pelayanan
BKKBN;
Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara
Nomor193/XIII/10/6/2001
tentang
Pedoman
Umum Pendidikan dan Pelatihan Jabatan
Pegawai Negeri Sipil;
Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara
Nomor 8 tahun 2011 tentang Pedoman
Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan
Kepemimpinan Tingkat III;
Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara
Nomor 9 tahun 2011 tentang Pedoman
Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan
Kepemimpinan Tingkat IV;
Keputusan
Kepala
LAN-RI
Nomor
:
2042/I/13/14/2010, tanggal 13 Desember 2010
tentang Sertifikat Akreditasi A Pusat Pendidikan
dan Pelatihan KKB untuk menyelenggarakan
Prajabatan Golongan I dan II, Prajabatan
Golongan III, Diklat PIM III, dan Diklat PIM III.
Keterkaitan :
Peralatan/Perlengkapan :
-
Instrument penilaian, komputer, printer, ATK
-
SOP Pelaksanaan Diklat Kepemimpinan
Tingkat III BKKBN
SOP Pelaksanaan Diklat Kepemimpinan
Tingkat IV BKKBN
Peringatan :
Pencatatan dan Pendataan :
Jika pelaksanaan penilaian peserta Diklat
Kepemimpinan Tk. III dan Tk. IV ini tidak sesuai
dengan SOP, maka hasil penilaian peserta Diklat
Kepemimpinan Tk. III dan Tk. IV tidak optimal.
1. Data penilaian peserta (Nilai Sikap Perilaku,
Nilai KKP, Nilai KKK, Nilai OL)
Pelaksana
No
Aktifitas
Staf Evaluasi
Menyiapkan instrumeninstrumen penilaian (Nilai
Sikap Perilaku, Nilai KKP, Nilai
KKK, Nilai OL) peserta
Mendistribusikan instrumen
penilaian (Nilai Sikap Perilaku,
Nilai KKP, Nilai KKK, Nilai OL)
peserta ke masing-masing
fasilitator
Fasilitator
Kabid
Penyelenggaraan
dan Evaluasi
Mutu Baku
Kasubid
Evaluasi dan
Pelaporan
Ka. Pusdiklat
KKB
Kelengkapan
Waktu
Pedoman Diklat
Kepemimpinan
Tk. III dan Tk. IV
1 hari
Output
Instrument (Nilai
Instrument Nilai
Sikap Perilaku,
Nilai KKP, Nilai
KKK, Nilai OL)
Ket
1 jam
Sikap Perilaku,
Nilai KKP, Nilai
KKK, Nilai OL)
Instrument (Nilai
Sikap Perilaku,
Nilai KKP, Nilai
KKK, Nilai OL) di
terima oleh setiap
fasilitator

Instrument Nilai
Melaksanakan penilaian sikap
dan perilaku peserta
Mengumpulkan hasil
penilaian (Nilai Sikap Perilaku,
Nilai KKP, Nilai KKK, Nilai OL)
peserta dari fasilitator
Memasukan data hasil
penilaian (Nilai Sikap Perilaku,
Nilai KKP, Nilai KKK, Nilai OL)
kedalam komputer
Sikap Perilaku,
Nilai KKP, Nilai
KKK, Nilai OL) di
terima oleh setiap
fasilitator
Penilaian (Nilai
34 hari/
39 hari
Penilaian (Nilai
Sikap Perilaku,
Nilai KKP, Nilai
KKK, Nilai OL)
peserta
34 hari/
39 hari
Hasil penilaian
(Nilai Sikap
Perilaku, Nilai
KKP, Nilai KKK,
Nilai OL) yang
34 hari/
39 hari
terkumpul
Mengkoordinasikan hasil
penilaian ujian akademis
peserta ke LAN RI
Memasukkan data hasil
penilaian ujian akademis
peserta kedalam komputer
peserta
File data
penilaian (nilai
ujian) peserta
Terkumpulnya
hasil penilaian
(Nilai Sikap

Dikumpulkan
setiap hari
Perilaku, Nilai
KKP, Nilai KKK,
Nilai OL)
File data
penilaian
sementara (Nilai
Sikap Perilaku,
Nilai KKP, Nilai
KKK, Nilai OL)
peserta
File data
penilaian
sementara (Nilai
Sikap Perilaku,
Nilai KKP, Nilai
KKK, Nilai OL)
Sikap Perilaku,
Nilai KKP, Nilai
KKK, Nilai OL)
peserta
Diklat
Kepemimpi
nan Tk. III :
34 hari
Diklat
Kepemimpi
nan Tk. III :
39 hari
3 hari
File data
penilaian (nilai
ujian) peserta
1 jam
File data
penilaian
sementara (Nilai
Data
dimasukkan
setiap hari atau
setelah
penilaian
diterima
Data ujian
dimasukkan
langsung
Pelaksana
No
Aktifitas
Staf Evaluasi
Fasilitator
Kabid
Penyelenggaraan
dan Evaluasi
Mutu Baku
Kasubid
Evaluasi dan
Pelaporan
Ka. Pusdiklat
KKB
Kelengkapan
Waktu
Ket
Output
Sikap Perilaku,
Nilai KKP, Nilai
KKK, Nilai OL dan
nilai Ujian)
setelah data
ujian dari LAN di
terima
peserta
Data penilaian
sementara (Nilai
Menganalisa data hasil
penilaian (Nilai Sikap Perilaku,
Sikap Perilaku,
Nilai KKP, Nilai
KKK, Nilai OL dan
nilai Ujian)
Nilai KKP, Nilai KKK, Nilai OL dan
nilai ujian) peserta sesuai dengan
ketentuan
Data penilaian
(Nilai Sikap
2 hari
peserta
Hasil penilaian
(Nilai Sikap
Data penilaian
(Nilai Sikap
Mempublikasikan hasil
rekapitulasi penilaian peserta
Perilaku, Nilai
KKP, Nilai KKK,
Nilai OL, Nilai
Ujian) peserta
Perilaku, Nilai
KKP, Nilai KKK,
Nilai OL dan nilai
Ujian) peserta
3 hari
Perilaku, Nilai
KKP, Nilai KKK,
Nilai OL, Nilai
Ujian) peserta di
3 kali selama
penyelenggaraan
Diklat
Kepemimpinan
publikasi
Hasil penilaian
(Nilai Sikap
Menetapkan hasil peringkat
kelulusan peserta Diklat
Kemimpinan Tk. III dan IV
Perilaku, Nilai
KKP, Nilai KKK,
Nilai OL, Nilai
Ujian) peserta di
1 hari
Ranking
penilaian
peserta
publikasi
SELESAI
Disusun Oleh
Nama
NIP
Jabatan
Pangkat / Gol
INTANSI
:
: MINTONO, SH.MH.
: 19590309 198603 1003
: Widyaiswara Madya
: Pembina Utama Muda – IV/c.
: BKKBN PERWAKILAN PROVINSI JAWA TENGAH.