Akuntansi Dosen Pembimbing : Dr., Dra. Peni Sawitri, MM.
advertisement
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIMPAN PINJAM PADA PRIMER KOPERASI BHAYANGKARA UTARA JAYA Nama NPM Jurusan Dosen Pembimbing : Niken Wahyuning Putri : 25212316 : Akuntansi : Dr., Dra. Peni Sawitri, MM. Latar Belakang Masalah Perkembangan teknologi informasi mengalami kemajuan yang semakin pesat, karena menghasilkan beberapa produk yang canggih. Setiap organisasi yang menggunakan komputer untuk memproses atau mengolah data transaksi serta dalam proses perhitungan data yang bekerja dengan cepat dan ketelitian yang akurat. Suatu organisasi membutuhkan sistem informasi untuk dapat berdaya saing. Setiap organisasi juga perlu menelusuri pengaruh-pengaruh berbagai aktivitas atas sumber daya yang berada dibawah pengawasannya. Sistem informasi akuntansi harus mencakup pengendalian, yang memastikan keamanan dan ketersediaan data organisasi. Pengendalian juga diperlukan untuk memastikan bahwa informasi yang dihasilkan dari data tersebut dapat diandalkan dan akurat. Koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang-orang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan atas asas kekeluargaan. Dalam pengerjaannya koperasi juga memerlukan sebuah sistem informasi akuntansi yang baik untuk mempermudah dalam melakukan pekerjaannya. Primer Koperasi Bhayangkara Utara Jaya yang terletak di Jalan Yos Sudarso No. 1 Jakarta Utara berdiri sejak 28 januari 1984 dengan Badan Hukum NO. 1891 b/BH/Indonesia tanggal 20 Februari 1985. Koperasi ini terdiri dari 3 unit, yaitu Jasa, Pertokoan, dan Simpan Pinjam. Sebagian besar dalam prosedur simpan pinjam ini masih menggunakan sistem manual yaitu dengan mencatat kegiatannya dalam buku besar, dan belum menggunakan sistem informasi akuntansi untuk simpan pinjam. Dengan menggunakan sistem informasi akuntansi dapat memudahkan dan mempercepat proses dalam prosedur simpanan dan pinjaman. Dengan demikian penulis ingin membuat perancangan sistem informasi akuntansi simpan pinjam pada Primer Koperasi Bhayangkara Utara Jaya. Rumusan Masalah, Batasan Masalah dan Tujuan Penelitian Rumusan Masalah Batasan Masalah Tujuan Penelitian 1. Bagaimana sistem informasi akuntansi simpan pinjam yang diterapkan pada Primer Koperasi Bhayangkara Utara Jaya dengan menggunakan Flowchart, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram dan Normalisasi. 2. Bagaimana perancangan sistem informasi akuntansi simpan pinjam yang diusulkan kepada Primer Koperasi Bhayangkara Utara Jaya dengan menggunakan Microsoft Office Visio 2003 dan Microsoft Office Access 2010. Batasan masalah hanya pada perancangan sistem informasi akuntansi simpan pinjam yang baik pada Primer Koperasi Bhayangkara Utara Jaya. 1. Memberikan gambaran bagan alir dalam proses simpan pinjam yang diterapkan Primer Koperasi Bhayangkara Utara Jaya. 2. Memberikan alternatif perancangan sistem informasi akuntansi simpan pinjam yang dapat diterapkan pada Primer Koperasi Bhayangkara Utara Jaya. Metode Penelitian Dalam penelitian ini objek yang diteliti adalah Primer Koperasi Bhayangkara Utara Jaya yang terletak di Jalan Yos Sudarso No. 1 Jakarta Utara, koperasi ini didirikan sejak 28 Januari 1984 Badan Hukum NO. 1891 b/BH/Indonesia tanggal 20 Februari 1985. Jenis dan sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Dengan melakukan wawancara untuk mengetahui sistem informasi akuntansi yang diterapkan dan mengetahui sejarah pada Primer Koperasi Bhayangkara Utara Jaya. Metode pengumpulan data ini terdiri dari Studi Pustaka dan Studi Lapangan Alat analisis yang digunakan adalah alat analisis deskriptif kualitatif yaitu gambaran atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta yang berkaitan dengan objek yang akan diteliti. Dan menggunakan Sistem Pengendalian Internal COSO. Hasil dan Pembahasan Sistem Informasi Akuntansi Simpan Pinjam Pada Primer Koperasi Bhayangkara Utara Jaya Primer Koperasi Bhayangkara Utara Jaya di Polres Jakarta Utara merupakan koperasi yang salah satu kegiatannya adalah simpan pinjam. Sistem informasi akuntansi simpan pinjam pada Primkop Bhatara Jaya yang digunakan sampai saat ini masih menggunakan sistem secara manual. Setiap tahun koperasi ini diperiksa oleh Akuntansi Publik. Diperkirakan pertumbuhan simpan pinjam pada Primkop Bhatara Jaya ini akan terus meningkat dari tahun ketahun, demi tercapainya tujuan koperasi dan hasil yang memuaskan maka haruslah dimulai diciptakan suatu sistem yang cepat, akurat dan lengkap serta dapat mengantisipasi permasalahn dimasa yang akan datang. Sistem Pengendalian Internal Simpan Pinjam Pada Primer Koperasi Bhayangkara Utara Jaya 1. Lingkungan Pengendalian a. Struktur Organisasi Walaupun telah dibuat struktur organisasi dan pemisahan fungsi, namun hal ini masih belum berjalan dengan baik, dikarenakan masih terdapat pegawai yang merangkap tugas. b. Kebijakan Koperasi Anggota yang ada di Primkop Bhatara Jaya pada umumnya telah memenuhi peraturan-peraturan yang ada di koperasi, walaupun masih ada beberapa anggota koperasi yang melanggarnya, misalnya meminjam uang melebihi gaji, sehingga potongan saat peminjaman uang sangat besar dibandingkan dengan jumlah gaji yang diterima. 2. Penentuan Risiko a. Identifikasi Ancaman (Informasi) Belum adanya sistem untuk pimpinan yang dapat mengetahui kinerja bagian secara keseluruhan. Sehingga terdapat kemungkinan kecurangan dalam laporan simpan pinjam. 3. Aktivitas Pengendalian a. Pelaksanaan Review Kegiatan pengendalian dilakukan dengan mengadakan antara penampilan kerja aktual dengan prosedur yang telah ditetapkan. Tinjauan ulang atas pelaksanaan kerja ini biasanya dilakukan oleh Ketua terhadap bagian-bagian yang ada di koperasi. Jika terjadi penyimpangan maka akan dilakukan tindakan yang tegas. b. Pengendalian Fisik Pengendalian fisik ini terdiri dari prosedur-prosedur simpan pinjam. Kegiatan pengendalian fisik ini dilaksanakan untuk menjaga keuangan dari perbedaan perhitungan antara catatan dengan hasil perhitungan fisik. Primkop Bhatara Jaya telah melaksanakan pengamanan yang baik, yaitu dengan diperiksa nya oleh Akuntan Publik setiap tahun. c. Pemisahan Tugas Pengendalian Internal yang baik mensyaratkan bahwa tidak ada pegawai yang diberi tanggungjawab terlalu banyak, namun pada Primkoppol masih ada beberapa yang terjadi dengan hal tersebut. Tujuan utama pemisahan tugas adalah untuk menghindari timbulnya kesalahan-kesalahan yang disengaja atau tidak dalam melaksanakan tugasnya pada bagian-bagian yang terdapat di koperasi. 4. Informasi dan Komunikasi Informasi dan komunikasi terhadap pencatatan yang terlibat dalam sistem simpan pinjam pada Primkop Bhatara Jaya sudah berjalan dengan baik, karena telah dilaksanakannya rapat anggota. Namun proses pencatatan masih dilakukan secara manual yaitu hanya diinput dalam Buku Besar dan Microsoft Excel untuk menginput data anggota. Sehingga akan memakan waktu lama apabila dilakukan pemeriksaan. Komunikasi di dalam koperasi baik secara lisan yang berupa tindakan dan tulisan berupa laporan pertanggungjawaban yang dilakukan oleh unit simpan pinjam dan bendahara kepada ketua koperasi telah berlangsung dengan baik 5. Pemantauan Pemantauan kegiatan rutin Primkop Bhatara Jaya dilaksanakan oleh bagian-bagian yang terkait. Misalnya pengawasan untuk kegiatan penerimaan dan pengeluaran kas serta pencatatan dilaksanakan oleh badan pengawas, dan pemantauan oleh akuntan publik setiap tahun. Kemudian hasil dari pemantauan tersebut dievaluasi dan diambil tindakan koreksi apabila terjadi penyimpangan. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Simpan Pinjam Pada Primer Koperasi Bhayangkara Utara Jaya Flowchart Simpanan Yang Diterapkan Flowchart Pinjaman Yang Diterapkan Flowchart Simpanan Yang Diusulkan Flowchart Prosedur Pinjaman Yang Diusulkan Flowchart Prosedur Pinjaman Yang Diusulkan (Lanjutan) DFD Simpanan DFD Pinjaman ERD Sistem Simpan Pinjam Pada Primkop Bhatara Jaya Normalisasi Perancangan Desain Database Dengan Menggunakan Ms. Access 2010 Hasil Perancangan Desain Database Kesimpulan dan Saran Kesimpulan : Pelaksanaan prosedur simpan pinjam pada Primer Koperasi Bhayangkara Utara Jaya sudah berjalan dengan baik sesuai dengan syarat dan ketentuan yang berlaku. Namun terdapat kelemahan yang perlu diperbaiki, seperti: pelaksanaan prosedur dan pencatatan simpan pinjam yang masih dilakukan secara manual, pengarsipan, kerangkapan pekerjaan oleh salah satu karyawan koperasi. Saran : Dalam Sistem Informasi Akuntansi simpan pinjam pada Primer Koperasi Bhayangkara Utara Jaya Jakarta Utara, sebaiknya menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi yang dapat memudahkan dalam segala aktifitas mengenai simpanan dan pinjaman, serta lebih efisien dan efektif seperti menyimpan data anggota, pengecekan dan perhitungan dalam pinjaman, serta untuk memudahkan mencetak laporan simpanan dan pinjaman dalam transaksi simpan pinjam untuk kedepannya, agar perhitungannya lebih mudah, cepat dan akurat serta untuk mengurangi risiko kesalahan dan kecurangan dalam pencatatan atau pengarsipan.